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1 DIGITALIZACIÓN DIGITALIZACIÓN E INDEXACIÓN DE DOCUMENTOS Es un servicio de escaneo de documentos y libros con óptima resolución de imagen gracias a su proceso de tratamiento. Se entrega en soporte digital en diferentes formatos: PDF, TIFF, JPG, TXT,..., con posibilidad de búsquedas múltiples por campos previamente establecidos; nombre, DNI, número de factura, código de barras,... La implantación de dicho sistema consta de 3 apartados: 1. HARDWARE Disponibilidad de escáneres que permiten la obtención ágil y óptima de imágenes en grandes volúmenes. Con las siguientes características: - Tamaño de documentos: desde DIN-A9 (foto carnet) hasta DIN-A0 (planos) 60 páginas por minuto (p.p.m.) de formato A4 25 centímetros por segundo en el escaneo de planos Captura a una cara o dos caras de manera simultánea Digitalización en color, escala de grises y bitonal (blanco y negro) Densidad de digitalización: desde 75 p.p.p. hasta 600 p.p.p (puntos por pulgada) DIGITALIZACIÓN DE LIBROS, sus características son: - Versatilidad con toda clase de libros, ajustándose a su tamaño y cuidando el estado de aquellos que, cómo consecuencia del paso del tiempo, sean frágiles o se encuentren deteriorados. - Escaneo cara-arriba, minimizando los tiempos y protegiendo al libro de daños. Se puede escanear el libro sin abrirlo completamente. - Eliminación de la curvatura de página; otros escáneres producen pliegues y curvaturas en las páginas del libro, caso que no ocurre con ésta línea de escáner gracias a su forma en V. - Autocentrado del libro, posibilitando la eliminación de errores con los márgenes, generando así unos bordes más consistentes. - Bandas magnéticas para mantener los libros en su posición. 1/11

2 DIGITALIZACIÓN DIGITALIZACIÓN E INDEXACIÓN DE DOCUMENTOS 2. SOFTWARE PARA LA CORRECCIÓN DEL ESCANEO Permite hacer legibles los documentos estropeados o con características que dificulten su lectura (fondos de colores, sellos, anotaciones manuales, etc.), realiza rotados automáticos de las imágenes, colocándolas en el sentido correcto y ajusta los parámetros de digitalización para escanear de manera conjunta documentos en blanco y negro y en color sin necesidad de modificar la configuración del escáner. Ejemplo de cómo actúa el software de corrección: Documento original Doc. sin Software de corrección Doc. con Software de corrección 2/11

3 DIGITALIZACIÓN DIGITALIZACIÓN E INDEXACIÓN DE DOCUMENTOS 3. SOFTWARE DE CAPTURA Ofrece una captura de datos y documentos ágil y rápida a nivel de producción. En la captura de datos, extrae toda la información importante tal como, texto impreso a máquina, códigos de barras, las palabras escritas a mano e incluso las cajas de comprobación (check box). Además, utiliza ese mismo proceso de indexación y de validación para capturar la información que no comienza en el papel: documentos electrónicos, archivos de multimedia, e incluso las emisiones de XML de otros sistemas. Nuestro software de captura permite realizar las siguientes actividades: - Digitalizar documentos, generando lotes de documentos - Obtención de datos de las imágenes digitalizadas - Validación de los datos obtenidos - Liberar la información extrayendo la información obtenida, imágenes y datos, en diferentes formatos para su posterior consulta. 3/11

4 CUSTODIA GESTIÓN Y CUSTODIA DE ARCHIVOS El objetivo de este servicio es optimizar el espacio para sus archivos, impedir el extravío de documentación, evitar posibles siniestros (incendio, inundación, robo), permitiendole realizar consultas dinámicas, El servicio integral de custodia de archivos documentales le garantiza el más alto nivel de calidad, seguridad y confidencialidad en todos sus procesos. Gestión y custodia de expedientes: - Transporte de archivos - Recepción y preparación de documentos - Sistema de etiquetaje con código de barras para un perfecto control y trazabilidad de la documentación depositada. - Alta y custodia de la documentación - Grabación y/o digitalización - Inserciones de documentos - Custodia de expedientes tramitados - El sistema de archivo es garantía de confidencialidad, pues es necesaria la intervención de al menos dos empleados de la compañía, y la persona autorizada para realizar consultas de la base de datos del cliente para la localización de un documento. - El sistema de validación de todos los movimientos de archivo, consulta, rearchivo y expurgos, mediante lectura de código de barras, es garantía de absoluta seguridad y ofrece un control de calidad automático en el 100% de la actividad del archivo. - Cualquier movimiento de archivo queda registrado, conociéndose con precisión, quien consultó, y donde se encuentra el documento. Consultas vía correo electrónico o por acceso a web Posibilidad de hacer peticiones de consulta y revisión de archivos electrónicamente, con absoluta confidencialidad a través de un protocolo de actuación que le permite acceder desde su oficina a cualquiera de los archivos que guardamos para usted. Gracias a este procedimiento, su petición es atendida con absoluta inmediatez, ahorrándose un importante costo en transporte, y evitando el riesgo del traslado físico de la documentación. Resultado: acceso rápido y eficaz de consultas, con la máxima calidad y seguridad. Respuestas en tiempo record. Ofrecemos diferentes alternativas para facilitar la consulta de sus archivos: - Una flota de vehículos propia con entregas en un máximo de 48 h en las islas capitalinas. - Consultas vía web las 24 h. - Consultas vía teléfono de 8.00 h. a 19:00 h. de lunes a viernes. Información en tiempo real Disponemos de una aplicación web propia que ofrece entre otras cosas, un conocimiento en tiempo real de sus cajas custodiadas, nuevas entradas de documentación, consultas en proceso y expurgos; todo ello con la seguridad de una informatización de vanguardia. 4/11

5 SERVICIO DE DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTACIÓN CONFIDENCIAL DESTRUCCIÓN Ofrecemos un servicio eficaz, cómodo y con plenas garantías de seguridad en la destrucción de su documentación confidencial. Emitimos un certificado que acredita la absoluta destrucción de la información confiada. Aportamos plenas garantías ambientales (Certificación en Calidad Ambiental, ISO14001) para la gestión de los residuos. 5/11

6 SERVICIO DE ARCHIVÍSTICA Y CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL ARCHIVÍSTICA Nuestra actuación permite establecer un Cuadro de Clasificación de Fondos, que refleja la estructura orgánica de un fondo documental de manera jerárquica estableciendo relaciones de dependencia entre las diferentes agrupaciones documentales, y con arreglo a éste se organizan los documentos y se cumplimentan sus descripciones para su fácil y pronta localización. La clasificación alcanza tanto a los documentos físicos como a la información contenida en ellos. 6/11

7 PROCESOS QUE ASEGURAN LA CALIDAD DE NUESTRO TRABAJO Nuestro departamento de digitalización está compuesto por personal con amplios conocimientos, experiencia y capacidad para el desarrollo de cualquier tarea en el ámbito de la gestión documental. CALIDAD Estas cualidades se traducen en un grupo humano que combina la especialización en tareas de identificación, selección, preparación para la digitalización, creación de metadatos y catalogación documental, así como soporte técnico altamente capacitado en el desarrollo y mantenimiento de bases de datos y sistemas de gestión, todo esto bajo un estricto control de calidad que redundará en procesos de modernización de los archivos de empresa y aportando soluciones encaminadas a la preservación y conservación de documentación de instituciones y empresas especializadas. Todos los procesos de: grabación de datos (entradas, salidas, incorporación a los expedientes), digitalización, indexación y validación, se realizan mediante la utilización de códigos de barra, evitando así posibles errores manuales o de grabación. Los procesos de gestión se encuentran normalizados y reglamentados por manuales de procedimiento. Realizamos una gestión eficiente de sus procesos documentales dando cumplimiento a la ley orgánica de protección de datos de carácter personal 15/99, con las máximas exigencias en cuanto a calidad y medio ambiente, (ISO 9001:2000 y ISO 14001:2004). Combinación que nos permite ofrecer un servicio de máxima calidad. 7/11

8 RAZONES PRINCIPALES POR LAS QUE UNA EMPRESA SE PLANTEA LA DIGITALIZACIÓN: Mejoras en la gestión - Acceso inmediato y concurrente a la documentación desde el propio puesto de trabajo (Pc). - Acceso a otros departamentos. - Eliminación de fotocopias. - Eliminación de faxes, al posibilitar el envío de un documento anexándolo a un correo electrónico. - Posibilidad de publicar documentos en la intranet / internet. - Posibilidad de incorporar la firma electrónica. - Agilización de las auditorías sin sobrecarga de trabajo. El auditor podría consultar o recibir directamente la información precisa. Ahorro de espacio y consecuentemente de costes RAZONES Seguridad y confidencialidad - Eliminar riesgos de pérdida. - Eliminar riesgos de los errores de re-archivo. Documentos bien archivados inicialmente, pero que después de ser consultados, se archivan mal, y que en un archivo mediano, supone en la práctica, la pérdida del documento. - Eliminar riesgos de deterioro. - Evitar la filtración, tanto la involuntaria como la intencionada. - Evitar la manipulación errónea de un documento al efectuar una copia (p.e. traspapelar páginas). - Otorgamiento de diferentes niveles de usuario: visualización, edición, impresión, exportación; con o sin restricciones. 8/11

9 SEGURIDAD DE LAS COMUNICACIONES HTTPS. Además, se tendrá especial cuidado en proteger la información transmitida a través de Internet, mediante el uso en todas las transferencias de protocolo seguro HTTPS: protocolo SSL y claves de 128 bits. Como referencia, cabe indicar que éste es el protocolo utilizado en las aplicaciones de banca online y compra electrónica con tarjeta a través de Internet. Este protocolo no supone incomodidad ni inversión adicional para el usuario. Puesto que no es necesario instalar ninguna aplicación específica para utilizar este protocolo seguro. Restricción de acceso por IP. Como medida añadida de seguridad, se limitará el acceso a la aplicación a determinadas direcciones IP relacionadas con el cliente. De esta forma se controlará en todo momento desde qué PCs es posible acceder a la aplicación. Sedicana se encargará de añadir, modificar o eliminar direcciones IP a petición del cliente. Este control de IP se realiza a dos niveles: - Sistema operativo: mediante filtrado de ips de acceso con firewall de iptables. - Aplicación: la aplicación también controla que tanto el usuario como la IP desde que accede tienen el acceso permitido. Otros aspectos de seguridad. Adicionalmente contamos con otros dispositivos de seguridad: protección del servidor en lugar seguro y con alarmas antirrobo y antiincendio, protección frente a cortes de energía, copias de seguridad diarias, y otros. SEGURIDAD Infraestructura para la seguridad logística y física - Software de control de accesos. Software de detección de intrusión y alarmas. Sistema de detección de incendios. Sistema de extinción de incendios. Circuito cerrado de TV en el interior y exterior del recinto. Red de hidrantes interior y exterior con rociadores automáticos. 9/11

10 LEY ORGÁNICA DE PROTECCIÓN DE DATOS Sedicana, S.L. ampara su actividad con un uso responsable y confidencial de los datos En cumplimiento de la ley orgánica de protección de datos (Ley 15/1999 del 13 del Diciembre) y el reglamento que aprueba las medidas de seguridad para ficheros automatizados que contengan datos de carácter personal (RD. 994/1999), Sedicana, S.L., ampara su actividad con el registro y la adopción de medidas de seguridad necesarias en todos los ficheros que contengan datos de carácter personal en sus instalaciones. SEGURIDAD-LOPD En este sentido, recogemos contractualmente nuestro compromiso responsable y confidencial de los datos para el buen fin y cumplimiento de las normativas, tanto las de carácter obligatorio que afectan a todo lo concerniente a la recogida, almacenamiento y uso de la información de carácter personal, como las que las buenas prácticas y el reglamento pudieran aconsejar en cada caso, las cuales añadirá Sedicana como mejora del producto final. 10/11

11 ENTORNO TECNOLÓGICO Servidor. Por motivos de seguridad, capacidad y operatividad la aplicación y las bases de datos se alojarán en un servidor con dedicación exclusiva. Configuración del servidor: - Sistema operativo Linux - Apache - PHP - Base de datos MySQL - 4 procesadores Intel Pentium IV 3 GHz - 4 GB Memoria RAM - Disco duro 180 GB - Protocolo HTTPS de seguridad en transmisión de datos Prestaciones de mantenimiento: - Mantenimiento general del servidor, ubicado en una sala segura refrigerada, y dotada de un sistema de alertas NAGIOS para informar en tiempo real de caídas eléctricas y otras incidencias referentes al servidor. Implantación, configuración y administración de la seguridad informática. - Gestión de servicios básicos de conectividad: DHCP y DNS. - Acondicionamiento de la sala: refrigeración, previsión frente a cortes eléctricos. Cuenta con 2 UPS y 1 motor diesel del edificio que asegura la corriente eléctrica frente a cortes del servicio. Además cuenta con dos aparatos de aire acondicionado independientes. - Sistema anti-incendios y alarma antirrobo. - 1 minilibrería de backup. - 2 firewall redundantes. - Se realizará una copia diaria de la base de datos y la aplicación. TECNOLOGÍA Dispone de las siguientes prestaciones y características de Red: - Red ATM con fibra óptica. - Gestión de conectividad interior y exterior. - Conectividad intercampus (MAN, red ATM) y de delegaciones remotas (WAN, red Gigabit). - Interacción con Rediris para asegurar la conectividad desde el exterior. - Control de las diferentes salidas a Internet. Distribución de carga. - Estadísticas y análisis de tráfico. - Generación de estadísticas de ocupación de enlaces. - Análisis de patrones de tráfico para detección de posibles ataques. 11/11

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