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9 Producto: SISTEMA INTEGRADO DE TRÁMITE DOCUMENTARIO

10 Sistema Integrado de Trámite Documentario I. Definición del Producto El Sistema Integrado de Trámite Documentario (SITD) es un software, desarrollado íntegramente por la institución, cuyo objetivo es la automatización de la gestión administrativa, ello conlleva desde la generación, distribución, clasificación y almacenamiento de toda la documentación que se genere en los diferentes niveles orgánicos de la institución, a través del uso de un expediente electrónico. I.1. Propiedades Una de sus principales propiedades es el reconocimiento jurídico de los documentos emitidos, mediante la incorporación de la credencial digital (Certificado Digital 1 ) y el registro de la Firma Digital 2 en los documentos digitales en formato PDF que son generados por el Sistema Integrado de Trámite Documentario (SITD); constituyéndose en uno de los primeros sistemas innovadores en su género en la administración pública en América Latina, debido a que se viene utilizando desde el año Otra de sus principales propiedades es que por medio de este sistema se logra realizar un eficiente control del flujo de documentos y del envío de los mismos en formato electrónico protegido con firma digital, lo que permite además de darle validez legal al documento, identificar al remitente y garantizar su integridad. Asimismo, permite una total accesibilidad a la información, facilitando el poder consultar cualquier documento, referencia, sustento, y documentos relacionados, sin necesidad de recurrir a archivos físicos, facilitando de ese modo la trazabilidad del documento, lo cual contribuye a que la información que pudiera ser requerida por los ciudadanos sobre el estado de su trámite, sea entregada en el mismo momento en que fue solicitada. El aplicativo notifica respecto al estado de los documentos y plazos de cumplimiento de las disposiciones dadas, constituyéndose en una herramienta fundamental de apoyo a la gestión administrativa y a la de los tomadores de decisiones. El aplicativo emite todo tipo de reportes estadísticos y nominales, que permiten mejorar la gestión y seguimiento a los documentos. De esta manera, al administrar el 1 Ver Anexo V.1 - Glosario de Términos, Definiciones y Acrónimos. 2 Ver Anexo V.1 - Glosario de Términos, Definiciones y Acrónimos. Creatividad Empresarial 2011 (TI-AV) 2/11

11 Sistema Integrado de Trámite Documentario archivo electrónico de manera centralizada, se dispone de manera inmediata de toda la documentación, permitiendo minimizar los tiempos de espera y obteniendo en tiempo real, información del estado y ubicación exacta de un documento, así como del responsable de la gestión del mismo. El uso del Sistema Integrado de Trámite Documentario (SITD) propicia la reducción de costos asociados a la Gestión Documental y al empleo del papel, contribuyendo con la Gestión Administrativa Digital, así como con la preservación del medio ambiente debido a su alto índice de omisión del uso de papel. El uso del Sistema Integrado de Trámite Documentario (SITD) se encuentra orientado al cumplimiento de los objetivos establecidos en la Agenda Digital Peruana, aprobada por el Decreto Supremo Nº PCM I.2.- Características del Producto El Sistema Integrado de Trámite Documentario (SITD) es un aplicativo cliente servidor que forma parte del Sistema Integrado Administrativo del RENIEC (SIA), enlazando a las oficinas del RENIEC a nivel nacional, mediante una comunicación de línea dedicada. Ilustración 1: SITD RENIEC Características del Producto El Sistema Integrado de Trámite Documentario (SITD) presenta las siguientes principales características técnicas: Administración del documento en formatos digital (PDF Estándar ISO). Manejo del documento electrónico mediante el uso de la Firma Digital brindando seguridad y confidencialidad. Creatividad Empresarial 2011 (TI-AV) 3/11

12 Sistema Integrado de Trámite Documentario Extensión del almacenamiento del documento electrónico a Micro formas. Integración al Certificado Digital del DNI Electrónico, permitiendo la identificación y autenticación del usuario al sistema de manera segura. Extensión de la Firma Digital con el Documento Nacional de Identificación Electrónico (DNIe). Tecnología utilizada Este aplicativo integra una serie de herramientas tecnológicas, como base de datos Oracle, lenguaje de programación Oracle Forms/Reports, software de oficina Office Word y Acrobat Professional, así como un software propio para la generación de la Firma Digital, en caso que no se contara con licencias Acrobat Professional. Todo esto operando en una infraestructura computacional distribuida a nivel nacional. Para el desarrollo del Sistema Integrado de Trámite Documentario se tomaron en cuenta los siguientes conceptos tecnológicos: SISTEMA INTEGRADO DE TRÁMITE DOCUMENTARIO Plataformas de Desarrollo Cliente / Servidor Web Software Software Oracle Developer Suite 6i (Forms & Reports 6i). Oracle Developer Suite 10 g (Forms & Reports 10g). Servidores Base de Datos Aplicaciones Software Oracle Database 11g Enterprise Edition. Sistema Operativo Red Hat Linux Server Enterprise Edition 5.3. Equipo Informático Requerimiento mínimo: Quad Core Intel 2.67 Mhz, RAM 6 GB, 500 GB Disco Duro. Software Oracle Aplication Server 10g. Sistema Operativo Equipo Informático Red Hat Linux Server Enterprise Edition 5.3 o Red Had. Requerimiento mínimo: Qua Core Intel 2.67 Mhz, RAM 6 GB, 500 GB Disco Duro. Cliente (terminales usuarios) Compilados Sistema Operativo Windows Equipo Informático Sistema Operativo Software Requerimiento mínimo: Pentium 4, 2.6 Mhz, 2 GB RAM, 80 GB. Windows XP Professional SP3. - Office 2003 / 2007 / Java Virtual Machine 6.22 (versión web). - Internet Explorer 6 / 7 / 8. - Software de Firma Digital o Acrobat Professional 6.0. Creatividad Empresarial 2011 (TI-AV) 4/11

13 Sistema Integrado de Trámite Documentario Criptografía de Clave Pública Scanner de Producción Especificaciones Técnicas Certificado Digital Firma Digital Escáner de Mediana Producción: - Alimentador: automático (ADF) y manual. - Tecnología: CCD (color). - Resolución óptica: desde 150 a 400 dpi. - Velocidad en A4 horizontal: 60ppm / 120ipm (B&N y color). - Modo de escaneo: simplex y duplex color y monocromo. - Tamaño de documentos soportados: máximo: A3 mínimo: 74 x Capacidad de alimentador: 500 documentos. - Detección de doble alimentación: ultrasonido. - Interfaz: ultra wide SCCI. - Debe incluir software de gestión y administración del escáner. I.4. Funcionamiento del Producto El Sistema Integrado de Trámite Documentario (SITD) soporta el flujo documental para la atención de trámites administrativos, partiendo de la generación, almacenamiento en el origen, conversión a formato pdf y distribución hacia las Unidades Orgánicas de la institución involucradas con el trámite 3, las cuales recibirán los documentos en formato digital y realizarán las acciones correspondientes, según el asunto del documento, y responderán utilizando el mismo aplicativo. El flujo de las diferentes etapas que conforman el trámite documentario en las que se utiliza este producto se presenta en las siguientes gráficas. 3 Ver Anexo V.2 Infografía del Flujo de Trabajo del Sistema de Trámite Documentario. Creatividad Empresarial 2011 (TI-AV) 5/11

14 Sistema Integrado de Trámite Documentario Ilustración 2: Esquema General de Funcionamiento del SITD RENIEC Flujos Principales del Sistema Integrado de Trámite Documentario Recepción del Documento en el SITD Ilustración 3: Recepción del Documento en el SITD Creatividad Empresarial 2011 (TI-AV) 6/11

15 Sistema Integrado de Trámite Documentario Emisión del Documento en el SITD Ilustración 4: Emisión del Documento en el SITD Creatividad Empresarial 2011 (TI-AV) 7/11

16 Sistema Integrado de Trámite Documentario El funcionamiento del producto obliga la identificación de un usuario y la autorización del ingreso se realiza a través de una clave de acceso Creatividad Empresarial 2011 (TI-AV) 8/11

17 II. Análisis de los Beneficios del Producto Sistema Integrado de Trámite Documentario II.1. Éxito del Producto (Reducción de costos de operaciones y de gastos) El SITD ha permitido al RENIEC gestionar la documentación administrativa en forma confiable, valedera y oportuna, en las diferentes áreas de la Institución a nivel nacional. Asimismo ha propiciado el ahorro de recursos en la institución, reduciendo los gastos en accesorios de impresión (impresora, toner, electricidad), gastos de mantenimiento de impresoras y preservando el medio ambiente con la disminución del consumo de papel. El Sistema Integrado de Trámite Documentario (SITD) basa su éxito en 4 pilares: Eficiencia Administrativa o Simplificación administrativa. o Optimización del flujo documentario. o Mejora en los tiempos de atención y traslado de documentos administrativos. o Eliminación del archivo físico. o Reducción del gasto administrativo. 4 Tecnología de punta o Uso del certificado digital y la firma digital. o Integración al Certificado Digital del Documento Nacional de Identificación electrónico (DNIe). o Extensión de la Firma Digital con el Documento Nacional de Identificación electrónico (DNIe). Protección del Medio Ambiente o Disminución del consumo del papel. 5 o Disminución del consumo de la tinta o tóner. 6 Gobierno Electrónico o Contribución a la integración de tecnologías en el Estado, sirviendo de base a otras instituciones del Estado. o Disponibilidad para la replicación de la experiencia en la gestión pública. o Generación de confianza en los medios electrónicos seguros. 4 Ver III Ahorro anual en documentos emitidos en el SITD. Ver III Ahorro anual por envío de documentos emitidos en el SITD. Ver III Incremento de usuarios del SITD (Ilustración 8: Ahorro Anual de Licenciamiento de Software para Generación de Firma Digital. 5 Ver III Ahorro anual en documentos emitidos en el SITD. 6 Ver III Ahorro anual en documentos emitidos en el SITD. Creatividad Empresarial 2011 (TI-AV) 9/11

18 Sistema Integrado de Trámite Documentario Ilustración 5: SITD Pilares del Éxito del Producto II.2. Beneficios del Producto Los beneficios que ha obtenido el RENIEC con la implementación y uso del Sistema Integrado de trámite Documentario son los siguientes: Administración y Control de Flujos de Documentos o La administración de la emisión y recepción de documentación administrativa que fluye por la organización (workflow 7 documentario). o Eficiente control y seguimiento del flujo de documentos a nivel de estados y tiempo de atención, así como el manejo de alertas para los pendientes y los vencidos enlazados con procesos determinados. o Seguimiento y control para atención oportuna de los requerimientos. Disponibilidad inmediata de la Información o Disponibilidad de la información en cualquier momento y desde cualquier lugar durante las 24 horas. o El conocimiento del estado y lugar exacto (Unidad Orgánica) donde se encuentra la documentación. Seguimiento y manejo de alertas. o La catalogación y ordenamiento de la documentación, mediante técnicas archivísticas. Permite la ubicación rápida de cualquier documento. o Generación de información para la toma de decisiones. Seguridad e Integridad de los Documentos o Autenticidad de los documentos electrónicos emitidos por el sistema, la cual está respaldada por la utilización de firmas digitales, lo cual asegura la integridad de los mismos. o Seguridad garantizada respecto a la pérdida y/o modificación de documentos, 7 Ver Anexo V.1 - Glosario de Términos, Definiciones y Acrónimos. Creatividad Empresarial 2011 (TI-AV) 10/11

19 al contar con registros de auditoría en el sistema. Sistema Integrado de Trámite Documentario Ahorro en Tiempo y Recursos o Reducción de tiempos de entrega y atención al cliente tanto interno como externo. o Reducción del trámite documentario y de la burocracia administrativa, evitando desperdiciar tiempo y recursos en firmar, sellar y trasladar documentos Adicionalmente, con el uso de documentos digitales se reduce completamente el uso de papel, toner, tinta, courier, etc. lográndose de esta manera, la reducción de los costos fijos. 8 o Ahorro en el costo de licencias de Adobe Acrobat Profesional, al contar con un aplicativo propio de generación de firmas digitales. 9 Solución Integrada o Contar con una solución Intranet de alta tecnología. o Contar con una misma plataforma para la solución intranet y cliente servidor. 8 Ver III Ahorro anual en documentos emitidos en el SITD. Ver III Ahorro anual por envío de documentos emitidos en el SITD. 9 Ver III Incremento de usuarios del SITD (Ilustración 8: Ahorro Anual de Licenciamiento de Software para Generación de Firma Digital. Creatividad Empresarial 2011 (TI-AV) 11/11

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