DIVISIÓN DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA

Transcripción

1 DIVISIÓN DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA Al contestar refiérase al oficio No Señor Martín Rojas Alfaro Director Señora Odilie Carmona Raya Presidente de la Junta de Educación Escuela Santa Rita Fax: de julio de 2013 DCA-1626 Estimados señores: Asunto: Se autoriza a la Junta de Educación de la Escuela Santa Rita, con fundamento en el artículo 2 bis, de Ley de Contratación Administrativa y artículo 138 de su Reglamento, realizar una contratación directa concursada, para la compra de abarrotes, verduras, frutas, legumbres y carnes, por un monto máximo de ,00 (veintisiete millones doscientos ochenta mil colones exactos). Nos referimos a su oficio sin número, del 17 de junio de 2013, recibido en este Despacho el día el mismo días, por medio del cual solicita autorización para llevar cabo un procedimiento de contratación directa concursada, para la contratación de abarrotes, verduras, frutas, legumbres y carnes, por un monto máximo de ,00 (veintisiete millones doscientos ochenta mil colones exactos). Mediante oficio sin número, del 27 de junio del año en curso se remitió información adicional solicitada, producto de un requerimiento efectuado por este Despacho, mediante oficio No. DCA-1458, del 25 de junio del año en curso. I.- Justificación y antecedentes de la solicitud: A efectos de justificar el trámite de autorización, la Junta de la Educación expone los siguientes aspectos: 1. Señala la Junta que la Escuela Santa Rita, se ubica en el Barrio Santa Rita (conocido como El Infiernillo) considerado como uno de los lugares más peligrosos de Alajuela, por el tráfico,

2 2 consumo y venta de drogas y por un alto índice de delincuencia. Manifiesta que al ser un lugar considerado tan peligroso, los distribuidores y vendedores de todos los productos, prefieren no entrar a ese pueblo por temor a ser asaltados, afectando a los estudiantes de esa localidad. 2. Manifiesta que cuentan con un presupuesto anual de (veintisiete millones doscientos ochenta mil colones) para la compra de alimentos. Indica que en virtud de dicho monto según lo que establece la Ley de Contratación Administrativa, lo que procede es un procedimiento de Licitación Pública. Sin embargo desean llevar a cabo una Contratación Directa Concursada ya que señalan desde los últimos doce años ha sido un único proveedor el que satisface la necesidad de la Junta de Educación y requieren un procedimiento más democrático. 3. Señala la Junta de Educación que, han invitado a participar a varios proveedores, sin embargo no ofertan. En esta ocasión desean realizar el concurso e invitar a por lo menos 6 proveedores de la zonas cercanas y cuando se reciban dichas ofertas la Junta de Educación en sesión decidirá cuál de las ofertas recibidas es la mejor por precio, calidad y servicio, pero si solo se recibe una única oferta (como ha sucedido en los últimos 12 años) entonces la Junta de Educación establecerá al proveedor las condiciones óptimas del servicio que se preste, con respaldo de contrato firmado por ambas partes. 4. Que los productos por adquirir son los siguientes: Abarrotes: Arroz, Frijoles, Azúcar, Macarrones Atún con vegetal, Atún Azul, Sal, Mantequilla, leche, Aceite, Dulce en Polvo, Chop Suey, Masa, Avena, Sirope Verduras Frutas y Legumbres: Sandía, Papaya, Piña, Limón, Plátano, Mora, Cas, Tamarindo, Huevos, Queso, Yuca, Camote, Culantro, Apio, Chile, Cebolla, Zanahoria, Papas, Chayote, Ajo, Maracuya, Melón, Ñampi. Carnes: Pechuga, Cecina, Molida Especial, Menudos, Mondongo, Pollo Limpio, Trocitos de Res, Muslo de Pollo, Abarrotes, Verduras, Frutas, Legumbres y Carnes Total Total Total Total: Que las razones por las cuales no tramita una Licitación Pública son las siguientes: a) Señalan que el proceso de licitación pública es oneroso y la Junta de Educación no cuenta con los medios para este trámite. b) Manifiesta que el servicio de comedor en la institución es vital, ya que en muchos casos es el único alimento que reciben los estudiantes por lo anterior debe de darse de forma continua. c) La solicitud de Contratación Directa Concursada, tiene el objetivo brindar el servicio de comedor de una manera eficiente como hasta la fecha se ha logrado, pensando principalmente en que ese servicio es indispensable para todos los estudiantes de la Escuela Santa Rita y que el mismo no se vea interrumpido por ninguna situación.

3 3 d) Que el presupuesto anual que se les asigna por parte de la Dirección de Programas de Equidad, Departamento de Alimentos y Nutrición, es para cubrir la necesidad de la población estudiantil desde el mes de febrero a el mes de diciembre. 6. Que la Junta de Educación requiere se exima este concurso de la interposición del recurso de objeción y apelación ante la esta Contraloría General, así mismo se exima el concurso del trámite del refrendo contralor y que sea la Junta de Educación la que resuelva si se presenta algún tipo de apelación a la contratación directa, esto con el objetivo de agilizar el trámite y que no se vaya a ver afectado el servicio por trámites de mucho tiempo. II.- Criterio del Despacho: Se debe indicar en primer lugar a la Junta de Educación que, la solicitud de contratación directa bajo estudio encuentra sustento en el artículo 2 inciso c) de la Ley de Contratación Administrativa, 2 bis, así como en el numeral 138 del Reglamento a dicha Ley. Es en virtud de dichas normas, es que esta Contraloría General está facultada, para autorizar, mediante resolución motivada, la contratación directa o el uso de procedimientos sustitutivos a los ordinarios para actividades o casos específicos en los que se acrediten suficientes razones para considerar que es la mejor forma de alcanzar la debida satisfacción del interés general, o de evitar daños o lesiones a los intereses públicos. Se debe señalar a la Junta de Educación de la Escuela Santa Rita, que si bien el procedimiento de licitación es el mecanismo establecido constitucionalmente, para realizar las adquisiciones de bienes y servicios que requieran las administraciones públicas para el desempeño de sus cometidos, existen situaciones en las cuales la aplicación de dicho procedimiento, podría conllevar una afectación a la satisfacción oportuna y adecuada del interés general. En la gestión bajo estudio, la Junta de Educación de la Escuela Santa Rita, justifica la solicitud de acudir al mecanismo de contratación directa concursada, en vista de que cuentan con el presupuesto asignado para este año 2013, por el monto de (veintisiete millones doscientos ochenta mil colones). En virtud de lo anterior citado, considera esta División de Contratación Administrativa que, se debe satisfacer por medio del procedimiento solicitado la necesidad de alimentos para los estudiantes, lo anterior, considerando que es parte de los objetivos establecidos por el Ministerio de Educación, el garantizar la alimentación a los estudiantes, todo en aras de complementar el proceso de enseñanza y lograr los objetivos de formación; por lo cual la contratación directa se convierte en el medio apropiado para la oportuna satisfacción del interés público involucrado. Por otra parte, señala la Junta de Educación que, se requiere se exima este concurso de la interposición de recursos ante esta Contraloría General, así mismo se exima la gestión bajo análisis del trámite del refrendo contralor y que sea dicha Junta la que resuelva con el objetivo de agilizar el trámite y que no se vaya a ver afectado el servicio por trámites de mucho tiempo. En virtud de lo anterior es que considera está División de Contratación Administrativa que, resulta procedente que sea la Administración la que conozca del régimen recursivo, pues efectivamente el procedimiento ordinario que por monto corresponde, es decir una Licitación Pública, se afectaría la población estudiantil, en el sentido de que no

4 4 se contaría de una manera pronto con los alimentos requeridos, ya que dicho procedimiento es más extenso y lo anterior ocasionaría que, se vea afectada la necesidad que se requiere satisfacer a la mayor brevedad. Es por ello que, se autoriza una contratación directa en forma concursada con el fin de alcanzar la debida satisfacción del interés general, o de evitar daños o lesiones a los intereses públicos, invitando al menos a tres potenciales oferentes idóneos, se le indica a la Administración que debe de tomar en consideración que debe conceder un tiempo prudencial de 10 días hábiles desde la publicación del procedimiento y el día para recibir ofertas. Además con el fin de garantizar la atención oportuna de la necesidad en justo equilibrio a los principios de igualdad y libre concurrencia, la Junta de Educación deberá aplicar el procedimiento regulado en el artículo 136 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, tanto en lo que se refiere a la selección de la contratista como en cuanto al régimen recursivo, todo en aras de que se pueda atender oportunamente la prestación del servicio a los estudiantes. Se debe de recordar que el citado artículo No. 136, señala lo siguiente:...el acto de adjudicación, deberá dictarse en un plazo máximo de diez días hábiles, prorrogable por un plazo igual en casos debidamente justificados, contados a partir del día de la apertura de ofertas y de inmediato será comunicado a los participantes, quienes podrá interponer recurso de revocatoria, dentro del plazo de dos días hábiles siguientes a su notificación. Si el recurso es admisible, se concederá audiencia al adjudicatario por el plazo de dos días hábiles, vencido el cual la Administración deberá resolver dentro de los tres días hábiles siguientes... Es en virtud de lo anterior es que procede el recurso de revocatoria ante la Administración, todo en aras de que la Junta de Educación, pueda satisfacer la necesidad requerida de manera oportuna, tomando en consideración que ya ha transcurrido más de medio año y no se quiere afectar el servicio de alimentación que se brinda a los estudiantes. Por otra parte en cuanto al refrendo contralor, se considera factible eximir del refrendo el contrato, ello en virtud del artículo No. 17, del Reglamento sobre Refrendos. Lo anterior con la finalidad de agilizar los plazos para atender la necesidad, dado que el requisito de eficacia se puede otorgar mediante la aprobación interna, y con ello de una manera pronta se verá satisfecho el interés público. La junta de Educación deberá tomar en cuenta lo indicado en el artículo 190 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa que en lo que interesa señala:...suscrita la formalización, la entidad contratante dispondrá de tres días hábiles para enviarlo a aprobación interna o refrendo, según corresponda. La Contraloría General de la República deberá resolver la solicitud dentro de un plazo de veinticinco días hábiles cuando se trata de contratos resultado de una licitación pública y de veinte días hábiles en los restantes casos. De requerir la contratación aprobación interna la solicitud deberá resolverse en un plazo de quince días hábiles para licitaciones públicas y diez días hábiles en los restantes casos... De conformidad con lo anterior se considera factible la aprobación interna del contrato producto de este procedimiento, ya que se contará con el servicio de alimentos de una manera más rápida, ágil y oportuna.

5 5 Se recuerda a la Junta su obligación de iniciar la licitación que por monto corresponde para la atención de la necesidad a largo plazo, disponiendo con claridad y antelación los parámetros de selección, así como reglas de asignación de puntajes objetivas. De esa forma, deberán tomar las medidas para iniciar el procedimiento que por monto corresponda para contar con una alternativa al momento de vencer esta autorización. III.-Condiciones bajo las que se otorga la autorización: La verificación del cumplimiento de las condiciones aquí indicadas será responsabilidad del señor Martín Rojas Alfaro en su condición de Director y la señora Odilie Carmona Raya, Presidenta de la Junta de Educación, de la Escuela Santa Rita y solicitantes de la presente autorización, o en su defecto de la persona que ocupe ese cargo. En el caso de que tal verificación no recaiga dentro del ámbito de su competencia, será su responsabilidad instruir a la dependencia que corresponda para que realice el control sobre los siguientes condicionamientos. 1) El monto máximo autorizado es el que esa Administración indica, que según lo indicado en su misiva es de (veintisiete millones doscientos ochenta mil colones). 2) Deberá realizarse un cartel con los elementos esenciales atendiendo al objeto contractual, en armonía con los principios de contratación administrativa. 3) Para dicho propósito, queda bajo la absoluta responsabilidad de la Junta de Educación el deber de garantizar en todo momento, la existencia de contenido económico suficiente para cubrir dicho gasto, así como de verificar la procedencia de las partidas presupuestarias dispuestas al efecto. 4) De todo lo actuado durante el procedimiento de contratación directa deberá levantarse un expediente administrativo, en el que conste con claridad las decisiones tomadas por la Administración. 5) El procedimiento de contratación directa concursado que mediante este oficio se autoriza se exime del régimen recursivo ante este órgano contralor, correspondiéndole a esa Junta de Educación la atención de los eventuales recursos de revocatoria, de conformidad con el artículo 136 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa). 6) Queda bajo responsabilidad absoluta de esa Junta de Educación, las razones brindadas como justificaciones que motivaron a este órgano contralor a otorgar la presente autorización en los términos que constan en el presente oficio. 7) La contratación autorizada deberá formalizarse mediante contrato, la cual se encuentra únicamente sujeta al trámite de aprobación interna institucional. 8) Se deja bajo la exclusiva responsabilidad de esa Administración verificar que el contratista no cuente con prohibiciones para contratar con el Estado en los términos regulados por los

6 6 artículos 22 y 22 bis de la Ley de Contratación Administrativa. Así como que no se encuentre inhabilitado para contratar con la Administración Pública. 9) La Administración deberá verificar que la empresa se encuentran debidamente al día en sus obligaciones con la Caja Costarricense del Seguro Social. 10) De igual forma se deja bajo responsabilidad de la Administración la verificación del cumplimiento de las obligaciones previstas por el artículo 22 de la Ley No. 5662, en cuanto encontrarse al día con el pago de lo correspondiente al FODESAF. 11) La Junta deberá promover oportunamente el procedimiento de licitación que por monto corresponde para la atención de la necesidad al momento del vencimiento del plazo de esta autorización. 12) Es responsabilidad de esa Junta de Educación, la verificación de lo dispuesto en el artículo 5 de la Ley de Impuesto a las Personas Jurídicas (Ley No. 9024) 1, a los eventuales oferentes de esta contratación concursada. Atentamente, Lic. Elard Gonzalo Ortega Pérez Gerente Asociado Licda. Adriana Artavia Guzmán Fiscalizadora Asociada AAG/chc Ci:Archivo Central NI: G: Igualmente, los contribuyentes de este impuesto que se encuentren morosos no podrán contratar con el Estado o cualquier institución pública autónoma y semiautónoma.