EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL LA MISERICORDIA DE CALARCA MAPA DE RIESGOS INSTITUCIONAL

Transcripción

1 FACTURACIÓN COONTABILIDAD NIVEL DEL MAPA DE S INSTITUCIONAL Hechos económicos ocurridos sin registro contable Sanciones o multas por el no cumplimiento con la normativa relativa al registro y revelación los hechos económicos, ocasionando inconsistencias en la 0 Todos los hechos económicos susceptibles pago ben estar registrados previamente en el sistema Solicitar a todas las áreas don se generen hechos susceptibles registro contable que remitan dicha a Contabalidad para que esta sea incluida en los Estado Financieros la Institución Contadora, Auxiliar Contable % implementación procedimientos contables - % cumplimiento procesos conciliación Información contable no concordante con la realidad financiera, económica y social la Entidad Sanciones o multas por el no cumplimiento con la normativa relativa al registro y revelación los hechos económicos, ocasionando inconsistencias en la Manual funciones, procesos y procedimientos l proceso contable El Contador encargado l área contable be cumplir con los requisitos inmersos en el manual funciones. Se be procurar la asistencia l encargado l área a las diferentes capacitaciones impartidas por los entes control Contadora % cumplimiento en la generación los Estados Financieros Ingresos abiertos por parte l facturador No quedar registrado en el sistema la atención l usuario, no por efectuar el cobro a la respectiva entidad Revisión semanal los ingresos abiertos que existen en el sistema, solicitud las Historias Clínicas al archivo. Liquidar los ingresos que no necesiten ningun tipo soporte, llamar al usuario para que suministre los documentos. Coordinador Facturación semanal total ingresos abiertos/ # total Ingresos liquidados 4 Inconsistencias en los registros procedimientos e insumos acuerdo a los servicios salud prestados a los usuarios Inoportunidad en la generación las facturas, glosas tipo administrativo 0 Seguimiento y control a la facturación generada y su sconfirmación en el sistema Reinducción permanente al personal facturación en cuanto a tipos contratación que realiza el Hospital, autocontrol y servicio al cliente Coordinador Facturación semanal # facturas con inconsistencias/# total facuras generadas Glosas a cuentas por cobrar Perdida recursos para la Institución, procesos sancionatorios responsabilidad fiscal, trimento patrimonial 0 Auditoria glosas, capacitación continua Reinducción permanente al personal facturación en cuanto a tipos contratación que realiza el Hospital, autocontrol y servicio al cliente Coordinador Facturación % porcentaje glosas tipo administrativo

2 PRESUPUESTO NIVEL DEL FACTURACIÓN MAPA DE S INSTITUCIONAL 6 Actividas realizadas y no facturadas o mal facturadas No cobro actividas realizadas 0 Facturación actividas oportunamente, auditoria preradicación Verificación actividas por facturador Coordinador Facturación diario % cumplimiento en la facturación los servicios prestados 7 Incurrir en gastos sin contar con recursos presupuestales Gastos sin recursos asignados en el presupuesto Verificación constante saldos por ejecutar en cada uno los rubros presupuestales l gasto Verificación constante saldo presupuestales Coordionador Presupuesto # CDP`S expedidos con fecha posterior a la factura o contrato/# total CDP`S expedidos en el mes 8 Incumplimiento en la presentación informes a los entes control Sanciones tipo fiscal y disciplinario por parte los entes control Cronograma presentación informes con las fechas estipuladas por cada ente control Cumplimiento l cronograma para presentación informes a los entes control Coordionador Presupuesto Trimestral # informes reportados a los entes control/# total informes a reportar según cronograma * 00 9 Incumplimiento en la presentación presupuesto ingresos y gastos ante la Junta Directiva Programación presupuestal no ejecutada ntro las fechas programadas Cronograma para la presentación l proyecto presupuesto a la Junta Directiva Cumplir a cabalidad con las fechas establecidas para la presentación l proyecto presupuesto a la junta Directiva Coordionador Presupuesto Anual Aprobación l presupuesto ingresos y gasto la E.S.E hospital la misericordia Calarcá Quindío 0 Deficiencias en los procesos conciliación entre las áreas l proceso financiero Datos poco confiables en el reporte a los entes control y partes interesadas proceso conciliación entre las áreas l proceso financiero Continuidad al proceso conciliación entre presupuesto, tesoreria, contabilidad y cartera jando la evincia respectiva Presupuesto, Tesoreria, Contabilidad, # conciliaciones realizadas/# total conciliaciones programadas * 00 Girar cheques sin verificar el saldo disponible en bancos. Intereses por sobregiros, sanciones por volución cheques, mala imagen frente a proveedores Confrontando los saldos efectivo disponibles en bancos según boltén tesoreria, l sistema y la entidad bancaria Girar con base en el saldo disponible en bancos, teniendo como base fundamental la contenida en el boletin bancos generado por el sistema y la suministrada por la entidad bancaria Tesoreria # cheques vueltos por el banco/# total cheques girados

3 ALMACEN TESORERIA NIVEL DEL MAPA DE S INSTITUCIONAL El pago cuentas sin los bidos soportes, lo que pue ocasionar sanciones por parte los entes control Hallazgos tipo administrativo, cuentas incompletas, incumplimiento procesos y procedimientos Lista chequeo para la relación los soportes adjuntos a las cuentas Dar cumplimiento a la lista chequeo anexa a las cuentas por pagar Auxiliar contable, tesoreria, contratación ment e # cuentas pagadas sin los bidos soportes/# total cuentas canceladas Jineteo fondos Apropiación dineros publicos, cambiar la stinación los recursos Los dineros recaudados son consignados diariamente Los dineros recaudados ben ser consignados diariamente spues realizado el cuadre diario caja Tesoreria Diario Dinero consignado diariamente/valor total recaudado 4 Efectuar pago a proveedor diferente Inconformidad por parte los proveedores por mora en el pago, svío recursos 0 Verificación l NIT, nombre l proveedor y cuenta a consignar Revisión permanente al momento efectuar los giros Tesoreria Diario # inconsistencias tectadas/# total pagos realizados El traslado l dinero recaudado en los servicios hacia las instalaciones tesoreria Perdida l recaudo l día Acompañamiento por parte personal la ESE al momento recoger el dinero Los dineros recaudados ben ser recogidos diariamente spues realizado el cuadre diario caja Tesoreria Diario Dinero consignado diariamente/valor total recaudado 6 No contar con un inventario actualizado en el sistema Inconsistencias entre los insumos en físico con los que aparecen en el sistema, generando incertidumbre frente a los stock inentario en caso una reposición por parte al gún servicio Revisiones periódicas l inventario físico contrastado con el que arroja el sistema Determinar acuerdo a las revisiones periódicas las inconsistencias encontradas y realizar los ajustes necesarios para llegar a valores reales Almacenista, Auxiliar Almacén # revisiones realizadas/# total revisiones programadas * 00 7 Entrega elementos a los servicios sin los bidos soportes para efectuar dicha entrega Alteraciones en el inventario la Institución por falencias en el proceso entrega bienes y suministros Despacho productos unicamente con la orn pedido interno o razonero Solicitar al personal que realiza pedidos internos la respectiva solicitud firmada Almacenista, Auxiliar Almacén permanente # inventarios realizados/# total inventarios programados * 00

4 ACTIVOS FIJOS JURIDICA ALMACEN NIVEL DEL MAPA DE S INSTITUCIONAL 8 Entrega inoportuna los pedidos internos por parte l área l almacén Stock insuficiente mercancias en los servicios que pue ocasionar en caso una emergencia insuficiencia insumos Fechas establecidas para la entrega productos a los diferentes servicios Realizar la entrega pedidos ntro los tiempos establecidos por parte l área almacén Almacenista, Auxiliar Almacén mensual # pedidos entregados en su totalidad y ntro los tiempos establecidos/# total pedidos realizados 9 Almacenamiento bienes y suministros en condicines no acuadas, o con fechas vencimiento sin margen acuado Deterioro los productos, vencimiento productos. Utilización estibas y estanterias Revisiones periódicas l inventario físico l almacén para terminar el grado terioro los elementos utilizados para la conservación los bienes y suminietros que maneja el área Almacenista, Auxiliar Almacén # bienes y suministros dañados o vencidos/# total bienes y suministros en el área 0 Vencimiento términos los procesos judiciales que alanta la Institución Detrimento patrimonial por pérdida mandas. 0 Revisión periódica a los procesos judiciales para la respuesta a las mandas Cronograma presentación respuestas ante los juzgados Oficina Jurídica # procesos con términos vencidos/# total procesos judiciales que alanta la Institución Deficiente ejecución l plan mantenimiento hospitalario Incumplimiento la norma frente al mantenimiento preventivo y correctivo equipos la Institución, terioro equipos por falta mantenimiento Cronograma mantenimiento hospitalario Ejecutar en un 00% l plan mantenimiento hospitalario Coordinador Activos Fijos % cumplimiento l plan mantenimiento hospitalario Inventario Institucional sactualizado, sobrevalorado o subvalorado Estados financieros con incertidumbre 0 Inventarios periódico, valorización inventarios. Reallizar inventarios periódicos en cada uno los servicios terminando las inconsistencias y realizando los ajustes pertinentes Coordinador Activos Fijos Semestral # inventarios realizados/# total inventarios programados Hurto o extravio los bienes la Institución Detrimento patrimonial, sactualización l inventario 0 Tener asegurados los bienes l Hospital, procesos y procedimientos establecidos en al área activos fijos Asegurar los bienes no cubiertos por el ducible, mejorar el sistema vigilancia en el Entidad Gerencia, Activos fijos, Servicios Generales # activos perdidos/# total activos en el inventario

5 TALENTO HUMANO NIVEL DEL MAPA DE S INSTITUCIONAL 4 No realizar los procesos reinduccion Deterioro cultura Organizacional, incumplimiento la norma, Reprocesos Seguimiento al cronograma actividas Realizacion oportuina l proceso reinduccion Talento Humano Reinducciion semestral Numero reinducciones ejecutadas /Numero reinducciones Programadas. No Realizar la Evaluacion Desempeño a los funcionarios planta No contar con el personal idoneo ntro la institucion, no Prestar servicios acuados a los usuarios. 0 Informes presentados según los requerimientos ly cada que se haga evaluacion Realizacion evaluaciones semepeño manera parcial y total Subgerente Administrativa, Subgerente cientifico. Evaluaciones parciales y una evaluacion total Evaluaciones Realizadas / Evaluacioones requeridas 6 No dar tramite a las solicitus pago cesantias No ejecutar pago a funcionarios que soliciten el pago sus cesantias, Sancion por incumplimiento a la Ley. 0 Diligencia en el manejo documentacion que llega solicitud cesantias, Reunion comité cesantias Realizar periodicamente el Comité Cesantias para cidir el pago estas. Comité Cesantias Cada que haya solicitus Solicitud cesantias resueltas / Solicitud cesantias Presentadas 7 Incumplimiento l Plan Capacitación la Institución No impactar la cultura organizacional, no promover actualizacion en temas impacto para la institucion 0 Cumplimiento con las horas exigidas por la ley en capacitacion Realizar como minimo las horas capacitacion exigidas por la ley Talento Humano Durante todo el año Horas capacitacion realizadas/ Horas capacitacion exigidas 8 Manejo inacuado Hojas Vida Manejo inacuado las hojas vida los funcionarios, entorpeciedno la consulta y seguimiento. 0 Manejo acuado, según normas archivo. Archivo oportuno, ornado y según la normatividad Talento Humano Holas vida correctamente archivadas/hojas vida existentes

6 NIVEL DEL TALENTO HUMANO MAPA DE S INSTITUCIONAL 9 Nombramiento personal sin requisitos legales. 0 Talento Humano Holas vida correctamente archivadas/hojas vida existentes 0 Seguimiento ficiente al cronograma vacaciones empleados publicos e inexistencia documentos que las autorice No autorizar el disfrute vacaciones el personal planta 0 Seguiento a las fechas vacaciones cada funcionario Realizar seguimiento a las fechas vacaciones y emitir las resocliones correspondientes. Talento Humano Cada que se cumpla un perioro laboral los funcionarios Numero vacaciones AUTORIZADAS / Numero vacaciones cumplidas Información Estados por Excel Sanción por parte los entes control por incumplimiento frente a la automatización l modulo cartera, por posibles alteraciones en la bido a que el programa no es confiable 0 Copias seguridad mensual, manejo exclusivo por parte l area cartera los informes excel. Depuraciones cartera tanto las vigencias anteriores, como las vigencias actuales ntro l modulo Dinamica Area # entidas puradas e incluidas en dinamica/total entidas en dinamica

7 CARTERA NIVEL DEL MAPA DE S INSTITUCIONAL Ingresos sin Intificar Falta intificación los ingresos por tesoreria lo cual dificulta el scargo los mismo en cartera Cruces semanales entre Tesoreria y para intificar los ingresos y scargarlos, al igual que a fin mes el cruce entre Contabilidad y los anticipos generados sin scarga Como politica la Nueva Administracion se implementó la intificación los Ingresos por medio los recibos caja. Area y Tesoreria Semanal # Ingresos sin intificar/total ingresos en tesoreria Pagos sin Reporte No se puen scargar los anticipos generados por tesorería Se realizan llamadas telefonicas dos veces por semana con el fin intificar los pagos realizados y solicitar soportes los mismos Llamadas telofonicas solicitando reportes, solicitud por medio la mensajeria l hospital, al igual que el correo electronico institucional. Area Dos veces por semana # pagos sin soporte/ Total pagos recibidos

8 NIVEL DEL CARTERA MAPA DE S INSTITUCIONAL 4 Anticipos generados por el area Facturacion que incrementa los saldos en cartera La mala anulacion las facturas, toma errada ingresos, recibos generados en hospitalización y cirugía, generan unos anticipos irreales que afectan a cartera y contabilidad, anticipos que se encuentran en un alto porcentaje Se da comienzo a la puracion tomando el mes anterior al que se esta trabajando y a su vez se toma uno la vigencia anterior con el fin no aumentar mas los saldos por este concepto e ir disminuyendo paulatinamente los ya existentes Informes mensuales generados por Sistemas que se cruzan en facturacion y cartera, intificando los errores y scargandolos para la puración Area Facturación y # anticipos purados/total anticipos existentes Conciliacion glosas y recobros Proceso puración la cartera mas difícil y prolongado en el tiempo 0 Se aplican estrategias como envios cartas solicitando la conciliacion, se evincia la disponibilidad l Hospital para conciliar. Acudir a la parte legal y contractual que se tiene con cada una las Entidas para pasar a la etapa cobro coativo, toda vez que se agota la via persuaciva. Area Auditoria y # recobros y glosas conciliadas/total Glosas y recobros a conciliar 6 Inexistencia l Manual que sirva soporte para las diferentes etapas l recaudo y puracion la misma Falta efectividad en la puración saldos diferentes a los conciliados y recaudados 0 Cobros persuacivos a los diferentes udores que presentan dificil recaudo, entidas en liquidacion, entre otros Implementación l Manual Juridica, Area Control Interno y Inmediato 00% l Manual Implementado 7 Virus informatico Perdida, sobrecostos y parálisis en los servicios Generación backups, dispositivo USB, antivirus actualizado Generar backups semanalmente, actualizar permanentemente el antivirus institucional Sistemas Semanal # backups generadas/# total backups programadas *00

9 ARCHIVO SISTEMAS NIVEL DEL MAPA DE S INSTITUCIONAL 8 Incumplimiento frente al licenciamiento software utilizado en la Institución Sanciones por parte los entes control Instalación software open office, revisiones periodicas al software instalado en cada equipo, inventario los equipos computo que posee la Entidad Instalación en los equipos software libre que no hay que licenciar, revisiones l estado l software y aplicación correctivos al tectar aplicativos sin licenciamiento Sistemas # equipos sin licenciamiento/# total equipos con cuenta la Entidad * 00 9 Falta sistematización la Historia Clínica Demora en tramites y consultas, posible alteración, pérdida la H.C 0 Archivo Historia Clínica, herramientas alternas para la prooducción la Creación y aplicación herramientas alternas para la generación la infromación frente a solicitud partes interesadas Gerencia, Sistemas % sistematización la H.C. 40 Incumplimiento en la ejecución l plan mantenimiento preventivo equipos computo Deterioro en los equipos, vida útil más corta Plan mantenimiento equipos. Revisiones periódicas a los equipos computo Sistemas # equipos con mantenimiento preventivo/# total equipos la Institución 4 Pérdida corresponncia Mora en los trámites administrativos Libro radicador y libro prestamo Correcto diligenciamiento y control los libros radicación y prestamo Proceso Gestión Documental # documentos extraviados/# total documentos producidos * 00

10 CONTRATACIÓN NIVEL DEL MAPA DE S INSTITUCIONAL 4 Pago extemporaneo seguridad social Sancionesadminsitrativas y legales para los interventores y la entidad. 0 Seguimiento a contratos por parte los interventores Realizar acuerdo al contrato seguimiento a las polizas Interventores y area contratacion mensual No. De contratos verificados en la entidad/ No. De contratos suscritos 4 contratar sin poliza o garantias legales Sanciones fiscales para la entidad. 0 Seguimiento a los contratos Realizar acuerdo al contrato seguimiento en el cumplimiento polizas Interventores y area contratacion mensual No. De contratos verificados en la entidad/ No. De contratos suscritos 44 Contratacion coopertativas con Sanciones disiplinarias 0 Seguimiento y control las Hojas vida y requisitos legales. No realizar contratacion personal con cooperativas Asesoria y supervision s gerencia y contratacion la entidad mensual No. De contratos suscritos con cooperativas para el personal. 4 contratos incumpllimiento requisitos legales con Consecuencias legales y judiciales para el ornador l Gasto y para la entidad 0 Lista chequeo los contratos celebrados en la entidad Correcto diligenciamiento y control los contratos la entidad Asesor proceso contratación mensualmente No. contratos celebrados/ No. contratos con lista chequeo

11 PLANEACION INTERNO NIVEL DEL MAPA DE S INSTITUCIONAL 46 Incumplimento con los informes presentados ante los entes control Consecuencias legales y judiciales para el funsionario control interno, para el ornador l gasto y para la entidad 0 Informes realizados publicados en pagina web la entidad Cronograma informes realizados para lo entes control Coordinador Control Interno la entidad Semestralmente No. informes presentados. 47 Incumplimiento en la elaboracion los planes gestion, planes sarrollo y Planes operativos anuales la entidad Consecuencias legales ya que son requsitos legales para la evaluacion la gestion l Gerente/ Ornador l gasto la entidad 0 Planes sarrollo, gestion y planes operativos anuales planes elaborados coordinador planeacion anualmente No. planes elaborados Proyectó: Asesoria Plenacion; Control Interno y Asesoria Juridica Fecha: enero 0 Observacion: De acuerdo con el articulo 7 en su parragrafo la ley se presenta el Mapa riesgos en el que se evincia la implementacion un sistema integral administracion l riesgo en la entidad, en el que se incluyen las acciones lucha contra la corrupcion.