Recursos de los sistemas de información. Recursos humanos

Transcripción

1 Cncepts fundamentales de ls sistemas de infrmación Recurss de ls sistemas de infrmación Recurss humans Las persnas se requieren para la peración de tds ls sistemas de infrmación. Ests recurss humans incluyen usuaris finales y especialistas en SI. Ls usuaris finales (también llamads usuaris clientes) sn persnas que utilizan un sistema de infrmación la infrmación que éste genera. Pueden ser cntadres, vendedres, ingeniers, empleads de ficina, clientes gerentes. La mayría de nstrs sms usuaris finales de sistemas de infrmación. Ls especialistas en SI sn persnas que desarrllan y peran sistemas de infrmación: analistas de sistemas, prgramadres, peradres de cmputadres y tr persnal de SI gerencial, técnic y de ficina. En resumen, ls analistas de sistemas diseñan sistemas de infrmación cn base en ls requerimients de infrmación de ls usuaris finales, ls prgramadres preparan prgramas de cmputadr cn base en las especificacines de ls analistas de sistemas, y ls peradres de cmputadres peran sistemas cmputacinales grandes. Recurss de hardware El cncept de recurss de hardware incluye tds ls dispsitivs físics y materiales utilizads en el prcesamient de infrmación. Específicamente abarca n sól máquinas, cm cmputadres y trs equips, sin también tds ls medis de dats, es decir, tds ls bjets tangibles en ls cuales se graban dats, desde hjas de papel hasta discs magnétics. Entre ls ejempls de hardware en ls sistemas de infrmación basads en cmputadres están: Ls sistemas de cmputadr, que se cmpnen de unidades de prcesamient central que cntienen micrprcesadres, y una variedad de dispsitivs periférics intercnectads. Alguns ejempls sn ls sistemas de micrcmputadres, ls sistemas de cmputadres de rang medi y ls grandes sistemas de cmputadres mainframe. Ls periférics del cmputadr, que sn dispsitivs cm el teclad el muse electrónic para la entrada de dats y cmands, una pantalla de vide impresra para la salida de infrmación, y ls discs magnétics y óptics para el almacenamient de recurss de dats. Recurss de sftware El cncept de recurss de sftware incluye tdas las series de instruccines de prcesamient de infrmación. Este cncept genéric de sftware incluye n sól las series de instruccines peracinales llamadas prgramas, que dirigen y cntrlan el hardware del cmputadr, sin también las series de instruccines de prcesamient de infrmación que necesitan las persnas, llamadas, prcedimients. Es imprtante entender que inclus ls sistemas de infrmación que n utilizan cmputadres tienen un cmpnente de recurs de sftware. Est es ciert aun para ls sistemas de infrmación de tiemps antigus, ls sistemas de infrmación manuales respaldads pr máquinas que tdavía se utilizan en el mund en la actualidad. Tds ells requieren recurss de sftware en la frma de instruccines prcedimients y de prcesamient de infrmación, cn el fin de capturar, prcesar y diseminar en frma aprpiada la infrmación a sus usuaris.

2 Ls siguientes sn ejempls de recurss de sftware: Sftware de sistemas, cm un prgrama de sistema perativ, que cntrla y respalda las peracines de un sistema cmputacinal. Sftware de aplicación, ls cuales sn prgramas que dirigen el prcesamient para un us particular de cmputadres pr parte de usuaris finales. Alguns ejempls sn un prgrama de análisis de ventas, un prgrama de nómina y un prgrama de prcesamient de palabras. Prcedimients, ls cuales sn instruccines peracinales para las persnas que utilizarán un sistema de infrmación. Alguns ejempls sn las instruccines para cmpletar un frmulari de papel para usar un paquete de sftware. Recurss de dats Ls dats sn más que la materia prima de ls sistemas de infrmación. El cncept de recurss de dats ha sid ampliad pr gerentes y prfesinales de ls sistemas de infrmación. Ells cmprenden que ls dats cnstituyen un recurs rganizacinal valis. De esta frma, usted debe cnsiderar ls dats cm recurss de dats que deben manejarse en frma efectiva para benefici de tds ls usuaris finales en una rganización. Ls dats pueden adptar muchas frmas, incluids ls dats alfanumérics tradicinales, que se cmpnen de númers, letras y trs signs que describen transaccines cmerciales y trs acntecimients y entidades. Ls dats de text, que cnstan de racines y párrafs en las cmunicacines escritas; dats de imágenes, cm frmas gráficas y figuras; y ls dats de audi, la vz humana y trs snids también sn frmas imprtantes de dats. Ls recurss de dats de ls sistemas de infrmación, pr l general, se rganizan en: Bases de dats que tienen dats prcesads y rganizads. Bases de cncimient que incluyen cncimient sbre una variedad de frmas cm hechs, reglas y ejempls de cass sbre prácticas empresariales exitsas. Pr ejempl, ls dats sbre transaccines de ventas pueden acumularse y almacenarse en una base de dats de ventas para psterir prcesamient que genere infrmes de análisis de ventas diaris, semanales y mensuales para la gerencia. Las bases de cncimient las utilizan ls sistemas gerenciales de cncimient y ls sistemas experts para cmpartir cncimient y dar asesría experta sbre temas específics. Dats versus infrmación. En inglés la palabra data (dats) es el plural de datum, aunque data cmúnmente representa tant las frmas singular cm plural. Ls dats sn hechs en brut u bservacines, pr l general, sbre fenómens físics transaccines cmerciales. Pr ejempl, el lanzamient de una nave espacial la venta de un autmóvil generaría una gran cantidad de dats que describen dichs events. Más específicamente, ls dats sn medidas bjetivas de ls atributs (las características) de las entidades (cm persnas, lugares, csas y events). Cn frecuencia, las persnas utilizan ls términs dats e infrmación de manera indistinta. Sin embarg, es mejr cnsiderar ls dats cm recurss de materias primas que sn prcesads en prducts de infrmación terminada. Entnces pdems definir infrmación cm dats que han sid cnvertids a un cntext significativ y útil para usuaris finales específics. Así, ls dats usualmente sn smetids a un prces de valr agregad (que llamams prcesamient de dats prcesamient de infrmación) dnde: 1) se agrega, manipula y rganiza su frma; 2) se analiza y evalúa su cntenid; y 3) se clca en un cntext aprpiad para un usuari human. Pr tant, usted debe cnsiderar la infrmación cm dats prcesads que se clcan en un cntext que la da valr, para usuaris finales específics.

3 Recurss de redes Las redes de telecmunicacines, cm Internet, las intranets y las extranets, se han vuelt esenciales para las peracines exitsas de tds ls tips de rganizacines y sus sstemas de infrmación basads en el cmputadr. Las redes de telecmunicacines se cmpnen de cmputadres, prcesadres de cmunicacines y trs dispsitivs intercnectads pr medis de cmunicacines y cntrlads pr sftware de cmunicacines. El cncept de recurss de redes hace énfasis en que las redes de cmunicacines sn un cmpnente de recurs fundamental de tds ls sistemas de infrmación. Ls recurss de redes incluyen: Medis de cmunicacines. Entre ls ejempls se incluyen el alambre de par trenzad, el cable caxial, el cable de fibra óptica, ls sistemas de micrndas y ls sistemas satelitales de cmunicacines. Sprte de redes. Esta categría genérica incluye tds ls recurss humans, hardware, sftware y de dats que respaldan directamente la peración y el us de una red de cmunicacines. Entre ls ejempls se incluyen ls prcesadres de cmunicacines, cm módems y ls prcesadres que intercmunican redes, y el sftware de cntrl de cmunicacines, cm ls sistemas peracinales de redes y ls paquetes de navegadres para Internet. Actividades de ls sistemas de infrmación Entrada de ls recurss de dats Ls dats sbre transaccines cmerciales y trs acntecimients deben capturarse y prepararse para prcesamient pr parte de la actividad de entrada. Pr l general, la entrada tma la frma de actividades de ingres de dats, cm registr y edición. Usualmente, ls usuaris finales registran dats sbre transaccines de algún tip de medi físic, cm el frmulari de papel, ls ingresan directamente a un sistema cmputacinal. Nrmalmente, est incluye una variedad de actividades de edición para garantizar que han registrad ls dats en frma crrecta. Una vez ingresads, ls dats pueden transferirse a un medi legible pr una máquina, cm un disc magnétic, hasta que se necesiten para prcesamient. Pr ejempl, ls dats sbre transaccines de ventas pueden registrarse en dcuments fuente, cm ls frmularis de pedids de ventas. (Un dcument fuente es el registr frmal riginal de una transacción). Alternativamente, ls vendedres pueden capturar dats de ventas utilizand teclads de cmputadr dispsitivs de escáner óptic; visualmente se les indica que ingresen ls dats en frma crrecta mediante presentacines de vide. Est les prprcina una interfaz de usuari más cnveniente y eficiente, es decir, métds de entrada y salida para usuari final cn un sistema cmputacinal. Ls métds cm el escane óptic y las presentacines de menús, ls indicadres (prmpts) y ls frmats del tip llene ls espacis en blanc hiciern más fácil para ls usuaris finales el ingres de dats crrects en un sistema de infrmación. Prcesamient de dats en infrmación Pr l general, ls dats están sujets a actividades de prcesamient, cm cálcul, cmparación, distribución, clasificación y resumen. Estas actividades rganizan, analizan y manipulan ls dats, cnvirtiéndls de esta frma en infrmación para usuaris finales. La calidad de cualquier dat almacenad en un sistema de infrmación también debe mantenerse mediante un prces cntinu de actividades de crrección y actualización. Pr ejempl, ls dats que se reciben sbre una cmpra pueden: 1) agregarse a un ttal lineal de resultads de ventas, 2) cmpararse cn un estándar para determinar la elegibilidad para un descuent de ventas, 3) distribuirse en rden numéric cn base en ls númers de identificación de prducts, 4) clasificarse en categrías de prduct (cm artículs

4 alimenticis y n alimenticis), 5) resumirse para prprcinar a un gerente de ventas infrmación sbre diversas categrías de prduct y, finalmente, 6) utilizarse para actualizar ls registrs de ventas. Salida de ls prducts de infrmación La infrmación en diverss frmats se transmite a ls usuaris finales y está a dispsición de ells en la actividad de salida. La meta de ls sistemas de infrmación es la generación de prducts de infrmación aprpiads para ls usuaris finales. Entre ls prducts de infrmación cmunes se incluyen ls mensajes, infrmes, frmularis e imágenes gráficas, que pueden suministrarse mediante presentacines de vide, respuestas auditivas, prducts de papel y multimedis. Rutinariamente utilizams la infrmación suministrada pr ests prducts si trabajams en rganizacines y vivims en sciedad. Pr ejempl, un gerente de ventas pdría cnsiderar una presentación de vide para verificar el desempeñ de un vendedr, para aceptar pr teléfn un mensaje de vz generad pr cmputadr y para recibir una impresión de ls resultads mensuales de ventas. Qué características harían que ls prducts de infrmación fuesen valiss y útiles para usted? Una manera de respnder esta imprtante pregunta cnsiste en examinar las características ls atributs de la calidad de la infrmación. La infrmación que es bsleta, inexacta difícil de entender n sería muy significativa, útil valisa para usted u trs usuaris finales. Las persnas quieren infrmación de alta calidad, es decir, prducts de infrmación cuyas características, atributs calidades ayuden a que ésta sea valisa para ellas. Es de utilidad cnsiderar la infrmación cm un element que psee las tres dimensines de tiemp, cntenid y frma. Resumen de ls atributs de la calidad de la infrmación. Aquí se describen ls atributs que deben estar presentes en ls prducts de infrmación de alta calidad. Dimensión tiemp Oprtunidad La infrmación debe suministrarse en el mment que sea necesaria Actualidad La infrmación debe ser reciente al mment de suministrarse Frecuencia La infrmación debe suministrarse cn la frecuencia que sea necesaria Períd La infrmación puede prprcinarse sbre períds pasads, presentes y futurs Dimensión cntenid Exactitud La infrmación debe estar libre de errres Pertinencia La infrmación debe estar relacinada cn las necesidades de infrmación de un destinatari específic para una determinada situación Integridad Debe suministrarse tda la infrmación que sea necesaria Brevedad Debe prprcinarse sól la infrmación que se necesite Alcance La infrmación puede tener u alcance ampli estrech, un enfque intern extern Desempeñ La infrmación puede revelar el desempeñ, al medir las actividades lgradas, el prgres alcanzad ls recurss acumulads Dimensión frma Claridad La infrmación debe suministrarse en un frmat que sea fácil de entender Detalle La infrmación puede prprcinarse en un frmat detallad de resumen Orden La infrmación puede rdenarse en una secuencia predeterminada Presentación La infrmación puede presentarse en frma narrativa, numérica, gráfica, u tras frmas Medis La infrmación puede prprcinarse en la frma de dcuments de papel impress, presentacines de vide u trs medis

5 Almacenamient de ls recurss de dats El almacenamient es un cmpnente de sistemas básic de ls sistemas de infrmación. El almacenamient es la actividad de sistemas de infrmación en la cual ls dats y la infrmación se guardan de manera rganizada para us psterir. Pr ejempl, al igual que el material de text escrit se rganiza en palabras, racines, párrafs y dcuments, ls dats almacenads se rganizan cmúnmente en camps, registrs, archivs y bases de dats. Est facilita su psterir us en el prcesamient su recuperación cm salida cuand se necesite pr ls usuaris de un sistema. Elements lógics de dats. Éste es un métd cmún de rganizar ls dats almacenads en ls sistemas de infrmación Camp 1 n: un camp es una agrupación de caracteres que representan una característica de una persna, lugar, csa event. Pr ejempl, el camp nmbre de un emplead. Registr 1 n: un registr es un cnjunt de camps interrelacinads. Pr ejempl, el registr dats persnales de un emplead pdría estar cmpuest del camp nmbre, apellids, dirección, sex, edad, etc. Archiv 1 n: un archiv es un cnjunt de registrs interrelacinads. Pr ejempl, un archiv de empleads pdría estar cmpuest de ls registrs de dats persnales de tds ls empleads de una empresa. Base de dats: una base de dats es un cnjunt integrad de registrs archivs interrelacinads. Pr ejempl, la base de dats persnal de una empresa pdría incluir archivs de empleads, departaments, remuneracines, etc. Cntrl del desempeñ del sistema Una actividad imprtante de ls sistemas de infrmación es el cntrl de su desempeñ. Un sistema de infrmación debe generar retralimentación sbre actividades de entrada, prcesamient, salida y almacenamient. Esta retralimentación debe supervisarse y avaluarse para determinar si el sistema cumple ls estándares de desempeñ establecids. Entnces, las actividades aprpiadas del sistema deben ajustarse, de manera que se generen prducts de infrmación aprpiads para ls usuaris finales. Pr ejempl, es psible que un gerente descubra que ls subttales de las cantidades de ventas en un infrme de ventas n cinciden cn las ventas ttales. Est pdría implicar que ls prcedimients de ingres prcesamient de dats necesitan crregirse. Entnces deben hacerse ls cambis para garantizar que tdas las transaccines de ventas se capturen y prcesen en frma aprpiada mediante un sistema de infrmación de ventas. La cadena de valr y el SI estratégic Dems una mirada a un cncept imprtante final que puede ayudar a un gerente a identificar prtunidades de sistemas de infrmación estratégica. El cncept de cadena de valr fue

6 desarrllad pr Michael Prter. Este cncept ve a una empresa cm una serie, una cadena, de actividades básicas que agregan valr a sus prducts servicis y que, pr tant, agregan un margen de valr a la empresa. En el marc cnceptual de la cadena de valr, algunas actividades empresariales sn prcess primaris, trs sn prcess de respald. Este marc puede destacar dónde pueden aplicarse mejr en una empresa estrategias cmpetitivas. Es decir, ls usuaris finales gerenciales deberían tratar de desarrllar una variedad de sistemas de infrmación estratégica para aquells prcess básics que agregan el mayr valr a ls prducts servicis de una empresa y, pr tant, al valr empresarial glbal de la empresa. En la siguiente figura se muestra que ls sistemas de trabaj en clabración pueden incrementar las cmunicacines y la clabración que se requieren para mejrar de manera significativa la crdinación administrativa y ls servicis de sprte. Ls sistemas de bases de dats de las habilidades de ls empleads pueden ayudar a que la función de administración de recurss humans lcalice y asigne rápidamente empleads a cargs y pryects imprtantes. Ls sistemas de diseñ e ingeniería asistids pr cmputadr pueden autmatizar el diseñ de prducts y prcess cm parte del desarrll de la tecnlgía. Finalmente, las extranets y ls sistemas de intercambi electrónic de dats (EDI) pueden ayudar a mejrar la btención de recurss, al suministrar enlaces de telecmunicacines en línea cn ls prveedres de una empresa. En la misma figura se identifican trs ejempls de aplicacines estratégicas de la tecnlgía de sistemas de infrmación a prcess empresariales primaris. Éstas incluyen sistemas autmatizads de bdegaje just a tiemp para respaldar prcess lgístics de entrada que invlucran el almacenamient de inventari, ls sistemas de manufactura flexible asistida pr cmputadr (CAM, cmputer arded flexible manufacturing) para las peracines de manufactura, y sistemas en línea de prcesamient de pedids en el punt de venta para mejrar prcess lgístics de salida que prcesan ls pedids del cliente. Ls sistemas de infrmación también pueden respaldar prcess de marketing y ventas mediante el desarrll de una capacidad interactiva de marketing enfcad en Internet y su Wrld Wide Web. Finalmente, el servici al cliente puede mejrarse de manera significativa, al frecer a ls clientes servicis de sistema expert del mstradr de ayuda. De esta frma el cncept de cadena de valr puede ayudar a ls gerentes a decidir dónde y cóm aplicar las capacidades estratégicas de la tecnlgía de infrmación. Muestra cóm pueden aplicarse diverss tips de sistemas de infrmación estratégica a ls prcess empresariales específics que ayudan a una empresa a btener ventajas cmpetitivas en el mercad.

7 La cadena de valr de una empresa. Nótense ls ejempls de la variedad de sistemas de infrmación estratégics (SIS, strategic infrmatin Systems) que pueden aplicarse a ls prcess empresariales básics de una firma para btener una ventaja cmpetitiva. Bibligrafía O BRIEN, James A. Sistemas de Infrmación Gerencial. Capitul I. 4ta. Edición. Ed. Irwin McGraw-Hill. Clmbia pag. ISBN: