Equipo auditor: Nombre Iniciales Tipo de auditor Patricia Guadalupe Camacho Cortez PCC Líder Magaly Elizabeth Gómez Hernández MGH Interno

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1 Fecha de realización: 19 de Junio del 2014 Tipo de informe: Auditoría completa Auditoría específica (Por proceso) Auditoría extraordinaria Información general: Nombre de la dependencia: -UDG Dirección: Av. La Paz No Col. Arcos Sur. Guadalajara, Jal. Alcance de la auditoría: En el Sistema Integral de Gestión Académica (SIGA), el proceso Gestión de calidad de la docencia (CDPC-01) y el procedimiento Seguimiento y Evaluación docente (CDPR-01), en cuanto al cumplimiento de los requisitos de la Norma ISO 9001:2008 de Control de Documentos, Control de Registros, Satisfacción del cliente, Seguimiento y Medición de los Procesos Representante de la dependencia: Cargo: Mtro. Manuel Moreno Castañeda Rector del Equipo auditor: Nombre Iniciales Tipo de auditor Patricia Guadalupe Camacho Cortez PCC Líder Magaly Elizabeth Gómez Hernández MGH Interno Código: FMMAM-10; Revisión: 1; Fecha: 16/11/12 Página 1 de 7

2 Documentos de referencia Norma UNE EN ISO 9001:2008 y la documentación del SIGA. RESUMEN DE AUDITORÍA Elemento de la norma ISO 9001:2000 NC * AUDITOR 4.1. Requisitos generales 4.2. Requisitos de la documentación Control de registros Compromiso de la Dirección 5.2 Enfoque al cliente 5.3 Política de calidad 5.4 Planificación 5.5 Responsabilidad, autoridad y comunicación 5.6 Revisión por la Dirección 6.1. Provisión de recursos 6.2. Recursos humanos 6.3. Infraestructura 6.4. Ambiente de trabajo 7.1. Planificación de la realización del producto 7.2. Procesos relacionados con el cliente 7.3. Diseño y desarrollo 7.4. Compras Control de la producción y de la prestación del servicio Validación de los procesos de la producción y de la prestación del servicio Identificación y trazabilidad Propiedad del cliente Preservación del producto 7.6. Control de los equipos de medición y de seguimiento 8.1. Generalidades Satisfacción del cliente Auditoría interna Seguimiento y medición de procesos Seguimiento y medición del producto 8.3. Control del producto no conforme 8.4. Análisis de datos * Marcar con X los elementos del Sistema Integral de Gestión Académica donde se hayan encontrado No Conformidades Identificar con sus siglas el(los) auditor(es) que ha(n) auditado cada elemento del Sistema Integral de Gestión Académica. Código: FMMAM-10; Revisión: 1; Fecha: 16/11/12 Página 2 de 7

3 Mejora continua Acción correctiva Acción preventiva Total de no conformidades Resumen de Auditoria Resumen: En la reunión de apertura a los presentes: Mtra. Ana Rosa Castellanos Castellanos (Responsable del Proceso) Mtra. Guadalupe Nolasco Virgen (Dueño de procedimiento) Mtra. Patricia Guadalupe Camacho Cortez Lic. Magaly Elizabeth Gómez Hernández Lic.Cinthya M. Reynaga Rodríguez (Dueño de proceso) Lic.Eva Luz Orozco Flores Se les expuso los motivos de la auditoria, haciendo hincapié de que se trata de una revisión al proceso Gestión de Calidad de la Docencia (CDPC-01) y al procedimiento Seguimiento y Evaluación Docente (CDPR-01), para identificar qué tan cercanos están a los métodos y procedimientos vigentes y si se estaba cumpliendo con los requisitos de la norma, específicamente el control de documentos y registros y la medición, análisis y mejora. También se aprovechó el espacio para invitarlas a colaborar como auditoras internas, aclarando la necesidad de formación previa. En cuanto a las personas: Se observa una actitud positiva ante la auditoria. Fueron puntuales en cada momento, se mostraron cordiales y con apertura durante todo el proceso. Amplia disposición y competencia profesional para el procesamiento, almacenamiento y recuperación de información. Noción del SIGA en cuanto a su navegación. Dominio de los procesos documentados en SIGA Fortalezas: En cuanto a la infraestructura física y tecnológica: Se cuenta con espacios ventilados e iluminados para la realización de funciones. Se cuenta con equipos de cómputo, en apariencia adecuados para la actividad laboral. En cuanto a los métodos de trabajo: Se recupera evidencia de que los puestos de trabajo están enfocados a una determinada función y actividades específicas. Existe complementariedad en todos los sub-sistemas de la Coordinación. En apariencia, no existen actividades duplicadas. Código: FMMAM-10; Revisión: 1; Fecha: 16/11/12 Página 3 de 7

4 Se hace un uso racional de los recursos disponibles. En cuanto a las personas: Se observa poco conocimiento de la Norma ISO 9001:2008 La habilidad demostrada para la navegación en el portal del SIGA es susceptible a mejorar. Debilidades: En cuanto a la infraestructura física y tecnológica: Los espacios físicos con un tanto reducidos, afectando la seguridad e higiene. En cuanto a los métodos de trabajo: El método de trabajo para procesar información se observa excesivo. El tiempo de ejecución de los procesos de trabajo es amplio. Los métodos de trabajo no están permitiendo que la información que se obtiene, se comparta con otras áreas o coordinaciones. La auditoría a este proceso permite identificar algunas problemáticas que pudieran ser atendidas desde el enfoque del Sistema de Gestión de la Calidad y estas son: 1. Establecer normas de trabajo (procesos, procedimientos, lineamientos) que permitan planificar y aumentar las condiciones de seguridad y salud en el trabajo. La Norma ISO 9001:2008 dice [ ] determinar los criterios y los métodos necesarios para asegurarse de que tanto la operación como el control de estos procesos sean eficaces [ ] 4.1c Conclusiones: 2. Actualizar y simplificar los procesos de trabajo, buscando reducir actividades innecesarias o excesivas. 3. Mantener la satisfacer las necesidades del cliente a través de gestionar los procesos de manera eficiente y alinearlos a las necesidades del mismo, incrementando el intercambio de información y conocer su percepción sobre los servicios que se brindan. [ ] la organización debe realizar el seguimiento de la información relativa a la percepción del cliente, con respecto al cumplimiento de sus requisitos por parte de la organización. Deben determinarse los métodos para obtener y utilizar dicha información ISO 9001: Mejorar la evaluación de los procesos al integrar indicadores acordes con el tramo de autoridad y con las funciones que se Código: FMMAM-10; Revisión: 1; Fecha: 16/11/12 Página 4 de 7

5 realizan, asegurando que se cuente con los insumos necesarios para la construcción de los indicadores y que estos estén disponible. La norma de referencia dice: [ ] realizar el seguimiento, la medición cuando sea aplicable y el análisis de estos procesos. La Norma ISO 9001:2008 dice [ ] realizar el seguimiento, la medición cuando sea aplicable y el análisis de estos procesos. 4.1e Se recomienda: Dialogar sobre la visión que se tiene de la coordinación, las expectativas de mejora en cuanto a la ejecución de los procesos, determinar prioridades a atender y Revisión y actualización del proceso de Gestión de Calidad de la Docencia, pues es obsoleto ya que hay roles que ya no existen y por consiguiente actividades diferentes a las que están documentadas. La carátula del proceso también es susceptible de actualización, pues se identificaron proveedores y clientes que ya no participan en el proceso. Construcción de indicadores de gestión pertinentes. No. De NC 01 Descripción de la No Conformidad Se identifica que en la carátula (Diagrama Tortuga) de acceso al Mapeo CDPC-01 no aplica la siguiente información: Clientes: Solicitudes de formación de academias Salidas: Propuestas de formación por academias. Proveedores: Academias Clientes: Academias. En el mapeo Seguimiento y Evaluación Docente (CDPR- 01) la parte que corresponde al Monitoreo del Curso, está siendo efectuada como un proceso alterno, no es parte de este proceso. El documento Evaluación de Curso de Formación Docente (CDFM-02) no es vigente, además este proceso se realiza en línea, por lo que no tiene caso que se mantenga como parte de la estructura documental. El documento Formato de Incidencia de Curso de Formación Docente (CDFM-03) no se observa que sea parte del procedimiento CDPR- 01. Se detectaron los siguientes documento en uso, no identificados en la lista Maestras de Control de Documentos: Requisito de la Norma ISO 9001: Control de Documentos Tipo de No Conformidad Menor Código: FMMAM-10; Revisión: 1; Fecha: 16/11/12 Página 5 de 7

6 Formato de Monitoreo y Análisis General de formación Docente 02 También se observa que el nombre del proceso aparece en la carátula de acceso y en la lista maestra de control de documentos como Gestión de Calidad en la Docencia y en el mapeo: Gestión de la Calidad en la Docencia. En la carátula donde se muestra la relación con otros procesos, el nombre del mapeo aparece como: Gestión de Calidad de Docencia Se observaron bases de datos que no están identificados en la lista maestra de control de registros: Diagnóstico de habilidades (Ciclo) Evaluación Docente (Ciclo) Evaluación de Formadores (ciclo) Control de Registro Menor Indicador: Porcentaje de asesores con formación. Al respecto de la meta de formar el 60% de los asesores del SUV proceso CDPC-01. En la última medición del proceso de Gestión de calidad de la docencia se alcanzó a formar al 26% de los asesores; esto nos permite apreciar que la diferencia es significativa, por lo que se tendría que revisar el indicador, específicamente la meta a lograr. 03 Indicador: Comparativo de los resultados de la evaluación docente en los asesores formados. En la última medición se observa el análisis de la evaluación asociada a la captura de calificaciones; sin embargo, no se especifica cómo la formación del docente, podría estar incidiendo en que los asesores capturen calificaciones de manera oportuna Seguimiento y Medición de los procesos Mayor Esta no conformidad es mayor, dado que la medición es el recurso que permite el análisis de datos; el análisis de datos propicia la mejora del proceso y la mejora permanente es la naturaleza de los Sistema de Gestión de Calidad; al omitirse la acción de medir aquello que aporta valor, afecta directamente la función del SIGA e interfiere en su evolución y ascenso a mayores niveles de madurez. Código: FMMAM-10; Revisión: 1; Fecha: 16/11/12 Página 6 de 7

7 Lista de asistencia de Apertura Hojas de Auditorías s Anexos Listas de Verificación Informe de No Conformidades Lista de Asistencia de Cierre AUDITOR LÍDER FIRMA MTRA. PATRICIA GPE. CAMACHO CORTEZ REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN FIRMA MTRO. FERNANDO GUILLERMO NAVARRO NAVARRO Código: FMMAM-10; Revisión: 1; Fecha: 16/11/12 Página 7 de 7