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1 Presentación proceedit & DocMining para Clientes the BPM process factory Servicio automatizado end-to-end en Cloud Computing para la captura, catalogación, procesado, almacenamiento y recuperación semántica 3.0 de documentos Versión 02 Presentación proceedit & DocMining para Clientes 1

2 Contenido BPM & BPMS Presentación proceedit Presentación DocMining Demostración DocMining Sumario Contacte con Nosotros Versión 02 Presentación proceedit & DocMining para Clientes 2

3 BPM & BPMS Cambio de Paradigma - Funcional Organización Tradicional Supervisores Función Proceso Usuarios Internos Organización Extendida Comunicación No Estructurada Empleados Aplicaciones Internas Terceros Terceros Terceros Aplicaciones Externas BPMS Usuarios Externos Aplicaciones Internas Usuarios Externalizados Usuarios Invitados Aplicaciones Externas Terceros Comunicación Estructurada Foco en Registro de Transacciones Foco en Soporte a Procedimientos Versión 02 Presentación proceedit & DocMining para Clientes 3

4 BPM & BPMS 5 Etapas para Desplegar Procesos BPM BPM 1 Establecer Consultoría de Negocio Procedimientos de Trabajo Elementos Actores BPMS 2 Desarrollar Consultoría Tecnológica Clases de Proceso BPM Sistemas Tareas Personales Tareas Automáticas BPO 3 Operar Operaciones Instancias de Proceso BPM Conectores Acciones Datos y MetaDatos BAM 4 5 Monitorizar Supervisión Optimizar KPI s de Instancias Transacciones Documentos KPI s Versión 02 Presentación proceedit & DocMining para Clientes 4

5 BPM & BPMS BPM & BPMS = Corazón de la Organización Organización Abierta Usuarios Colaborativos Internos Usuarios Colaborativos Externos Office, OCR, Outlook, Exchange, Web, Intranet, Extranet, Plataformas BPMS Aplicaciones Colaborativas DMS, Bases Documentales, Terceros ERP, SCM, Usuarios de Terceros Aplicaciones de Terceros BPMS Documentos y Metadatos Plataformas BPMS y Procesos BPM Datos y Relaciones Zona Cloud Aplicaciones Informativas Dirección Usuarios Supervisores BI, e-commerce Aplicaciones Transaccionales Bases de Datos Relacionales Organización Externalizada Usuarios Transaccionales Internos Usuarios Transaccionales Externalizados CRM, ERP, SCM, RRHH, Versión 02 Presentación proceedit & DocMining para Clientes 5

6 BPM & BPMS Funciones del BPM & BPMS 1 Motor Procedimental Hace funcionar los Procedimientos de Negocio, haciendo llegar las Tareas a los Actores en el momento adecuado y ejecutando las Tareas Automáticas y los Conectores contra los Sistemas internos y externos implicados Transporta Datos y Documentos entre los diversos Actores y Sistemas implicados en los Procedimientos de Negocio 2 Bus de Comunicación 3 Provee una única interface de trabajo colaborativo a los Usuarios de cualquier Organización Interface Unificada con Usuarios Versión 02 Presentación proceedit & DocMining para Clientes 6

7 BPM & BPMS Ejemplos de Procesos BPM El número de procesos distintos que opera una organización es enorme. Podemos hablar de decenas en Microempresas, centenares en Pymes, miles en Grandes Empresas y Administración Pública, y decenas de miles en Corporaciones. Entre algunos de los más comunes en cualquier organización, podríamos citar: Imputación de Horas a Proyectos. Imputación de Gastos a Proyectos. Planificación, Lanzamiento y Seguimiento de Actividades. Ingreso, Registro y Revisión Normalizados de Documentos de Entrada. Edición, Revisión, Aprobación, Emisión y Registro Normalizados de Documentos de Salida. Almacenamiento y Distribución de Documentos de Entrada y Salida. Gestión de las Decisiones por Consenso. Gestión de Artículos y Realización de Ofertas. Gestión de Pedidos de Clientes. Gestión de Pedidos a Proveedores. Facturación de Servicios a Clientes. Ingreso, Tratamiento y Contabilización Automatizada de Documentos Contables. Gestión y Contabilización de Anticipos y Gastos de Viaje. Gestión de Quejas y Reclamaciones. Solicitud y Control de Vacaciones. Organización y Seguimiento de Reuniones. Gestión de Recursos Compartidos. Versión 02 Presentación proceedit & DocMining para Clientes 7

8 BPM & BPMS BPMS versus ERP, SCM, DMS y CRM BPMS es una tecnología completamente nueva (la mayoría de fabricantes de software la tienen disponible desde hace sólo unos pocos años) y distinta, podríamos decir opuesta, a la de los ERP s*, SCM s*, DMS s* y CRM s*, y a las diversas aplicaciones colaborativas que manejan las empresas; tanto en su concepción técnica y su manejo del tiempo real, así como en su forma proactiva de interactuar con los usuarios. En cuanto a los entornos y funciones concretas de aplicabilidad de la Tecnología BPMS, podríamos resumirlo en la siguiente frase: Todoloqueesmuycomplejodeautomatizar,sinoinviableporsu elevado coste de implantación, con las tecnologías ERP, SCM, DMS y CRM;seresuelveconBPMSdeformanatural,enmenostiempo,con menor Inversión, mayor Sostenibilidad y alcanzando una mayor Satisfacción de los usuarios. * ERP = Enterprise Resource Planning; SCM = Supply Chain Management; DMS = Document Management Systems; CRM = Customer Relationship Management. Versión 02 Presentación proceedit & DocMining para Clientes 8

9 BPM & BPMS Proceso versus Transacción Conduce la Acción! BPMS Actores > Proceso > Tarea 1 Tarea 2 Tarea 3 Acciones Tarea Tarea Tarea Tarea Tarea Tarea Tarea n Guarda los Documentos Documentos Registra el Pasado Datos Transacciones DMS Documentos ERP Transacciones Trans acción 1 Versión 02 Presentación proceedit & DocMining para Clientes 9

10 BPM & BPMS Barreras y Frenos 1. Enorme Inversión. Se requiere una enorme inversión en Servicios de Consultoría, Licencias, Sistemas, Mantenimiento y Soporte. 2. Esfuerzo Elevado. El tiempo necesario para la transmisión del Conocimiento de Negocio y su transcripción sobre un soporte tecnológico es muy elevado. 3. Falta de Expertise. Hay una falta de expertos formados en BPM en sus dos aspectos, Consultoría de Negocio y Consultoría Tecnológica. 4. Miedo al Riesgo. Miedo al riesgo financiero por fallo de la Tecnología o del implantador. 5. Resistencia al Cambio. Miedo a las implicaciones por el cambio en la forma de gestionar la Organización y de cómo los usuarios van a reaccionar (romper comodidad de la rutina, obsolescencia del puesto de trabajo, evidenciar cargas reales de trabajo, cambio de responsabilidades, modelo colaborativo, ). 6. Confusión. Hay mucho ruido en el mercado, con muchos acrónimos, cada día apareciendo nuevos fabricantes de software BPMS (debe haber en la actualidad ya más de 200 presentes en el mercado) con productos de muy diverso tipo, todos comercializados como Plataformas BPMS. Versión 02 Presentación proceedit & DocMining para Clientes 10

11 proceedit Una Segunda Buena Pregunta Porqué pagar más de 1 SDR¹ por hora de esfuerzo² y por usuario interno concurrente³, para el desarrollo de sus Procesos BPM? Versión 02 Presentación proceedit & DocMining para Clientes 11

12 proceedit Notas 1. La tarifa que se aplica como Licencia de Uso Indefinido del Proceso BPM, conector y/o Solución Vertical de Software ( Productos ) desarrollado o personalizado para nuestro Cliente Final es de 1 SDR (Special Drawing Rate, cesta de divisas del Fondo Monetario Internacional), por hora de esfuerzo² en desarrollo o personalización del Producto, y por Usuario Interno Concurrente³ del mismo, equivalente a 1,12 o 1,60 US$ al tipo de cambio del día 12 de Agosto de El tipo de cambio diario del DEG / SDR puede consultarse en: Esta tarifa no incluye ni el coste de los servicios de Consultoría de Negocio para establecer los requerimientos funcionales de los Productos, ni el de las licencias de las Plataformas BPMS y otras aplicaciones complementarias que se requieran para la implantación de dichos Productos. Sobre el importe de la Licencia de Uso Indefinido de los Productos se aplica una tarifa anual del 30 % como coste del servicio de sostenibilidad de los mismos (mantenimiento, más soporte hot-line y formación ilimitados, más la garantía de extensión del modelo de negocio para nuevos desarrollos y/o personalizaciones de los productos inicialmente desarrollados o personalizados). 2. Total de horas-hombre de esfuerzo aplicados por proceedit al desarrollo y/o personalización del Proceso BPM, Conector y/o Solución Vertical de Software. 3. La concurrencia se mide y controla por concurrencia de tareas, personales y automáticas, resultando ser mucho más baja que la concurrencia de sesiones, normalmente en una relación entre 1 a 20 y 1 a 10 de usuarios concurrentes respecto a los nominales o nominativos. Versión 02 Presentación proceedit & DocMining para Clientes 12

13 proceedit Nuestra Respuesta proceedit, una innovadora iniciativa en forma de clúster multinacional que co-desarrolla y co-distribuye Procesos BPM, Conectores y Soluciones Verticales de Software, junto con nuestros Socios-Accionistas y Clientes Finales, compartiendo y aplicando un modelo de negocio Común: a. Capacidades: Factoría de Procesos BPM y nuestros Programas de Desarrollo y Estandarización. b. Producto: +300 Procesos BPM en nuestro catálogo corporativo. c. Modelo: propuesta de negocio try & buy y try & lease. d. Precio: 1 SDR¹/hora²/UIC³, un precio de licencia abordable. e. Retorno: 10 % Royalty como retorno para nuestros Clientes que participan en el desarrollo con su conocimiento de negocio. Versión 02 Presentación proceedit & DocMining para Clientes 13

14 Mercado BPM Nuestros 3 Principios 1. Desarrollo Colaborativo. 2. Estandarización. 3. Reutilización. Versión 02 Presentación proceedit & DocMining para Clientes 14

15 proceedit Un Modelo Colaborativo Innovador Clientes Co-desarrollo Socios - Accionistas +300 Clases de Proceso Factoría BPM y Programas proceedit Catálogo BPM Socios - Accionistas Co-distribución +30 Socios - Accionistas Clientes Versión 02 Presentación proceedit & DocMining para Clientes 15

16 proceedit Nuestro Fácil Modelo de Negocio 1 > 2 > 3 1 try & buy o try & lease Abordable y Escalable 2 Sin Compromiso = Sin Riesgo 1 SDR¹ por hora de esfuerzo² y por usuario interno concurrente³ 3 Justo y AutoFinanciable 10 % de Royalty para el Cliente! Versión 02 Presentación proceedit & DocMining para Clientes 16

17 proceedit Mecanismo de Desarrollo Colaborativo Cliente A proceedit Developer Socio Partner A Factoría de Procesos BPM proceedit Socio A Línea de Compromiso del Cliente!!! Propones Requirimientos Analiza Requirimientos Analisis + Presupuesto Aproximado Desarrollo y Pruebas Catálogo de Procesos BPM 1 try & buy 1 SDR¹/hora²/UIC³ Cliente A Cliente A Compra Licencias y Mantenimiento GO GO GO OR Opera los Procesos y Conectores End End End Contrata SaaS o Cloud Computing try & lease 9 %/mes OK try buy or lease End Versión 02 Presentación proceedit & DocMining para Clientes 17

18 proceedit Eliminamos Barreras y Frenos Enorme Inversión Esfuerzo Elevado Falta de Expertise Miedo al Riesgo Resistencia al Cambio Confusión??? Procesos bajo Modelo Tradicional Ventaja Competitiva Sostenible Cliente Final & Aplicando Tecnologías BPMS & try & buy try & lease 1 SDR¹/hora²/UIC³ 10 % Royalty!!! Procesos Bajo Modelo proceedit Ventaja Competitiva Sostenible Cliente Final Versión 02 Presentación proceedit & DocMining para Clientes 18

19 proceedit 8 Ventajas para Nuestros Clientes Finales Modalidades de Acceso try & buy, try & lease y pay & use 1 0 Riesgo Clúster Multinacional Catálogo de Procesos BPM, Conectores y Soluciones Verticales de Software Catálogo de Procesos BPM, Conectores y Soluciones Verticales de Software MetaTecnología BPMS Flexible Modalidad de Acceso try & lease 1 SDR¹/hora de Esfuerzo² y por Usuario Interno Concurrente³ Modalidad de Acceso try & lease Conocimiento Anticipación Ahorro 80 % 0 Inversión proceedit Ventaja Competitiva Sostenible 10 % de Royalty Clúster Multinacional Catálogo de Procesos BPM, Conectores y Soluciones Verticales de Software MetaTecnología BPMS Flexible 6 7 Auto-Financiación Sostenibilidad Cliente Final 1 SDR¹/hora de Esfuerzo² y por Usuario Interno Concurrente³ Modalidad de Acceso try & lease 8 Flexibilidad Versión 02 Presentación proceedit & DocMining para Clientes 19

20 Presentación DocMining Gestión Documental - Situación Actual Dispersión. Los documentos están dispersos por diferentes repositorios de la Organización. Copia Incontrolada. Cada empleado y colaborador se guarda copia de los documentos que recibe o que genera. Procesos Caóticos. En la mayoría de las organizaciones, no existen procedimientos normalizados y formalizados de generación, etiquetado, catalogación, versionado y control de copias de documentos. Recepción Informal. La mayoría de documentos importantes llegan o se envían por correo de forma no reglada ni estructurada, lo que dificulta su búsqueda posterior. Dificultad de Búsqueda. Los sistemas de gestión documental actualmente disponibles no permiten búsquedas razonadas de documentos, ni catalogación flexible y evolutiva de los mismos. Fuentes Diversas. Cada vez más, la fuente de conocimiento más importante para la empresa está fuera, en la web, por lo que se requieren procedimientos de búsqueda unificados en el dominio privado y en el público. Falta de Accesibilidad. Los usuarios necesitan recuperar los documentos necesarios para su trabajo en el momento y en el lugar en donde estén y con el dispositivo de acceso del que dispongan. Descontrol. Es complejo controlar quien tiene qué y quien ha visto qué. Inseguridad. Es muy fácil que ciertos documentos importantes de desvíen a destinos no deseados. Es complejo asegurar que todos los documentos se podrían recuperar en caso de desastre. Versión 02 Presentación proceedit & DocMining para Clientes 20

21 Presentación DocMining Consecuencia Gestión Documental Caos! Versión 02 Presentación proceedit & DocMining para Clientes 21

22 Presentación DocMining Solución a los Retos Planteados DocMining, un servicio automatizado end-to-end de gestión integral automatizada de documentos y metadatos asociados, gestionado en modalidad Cloud Computing, y que integra siete tecnologías distintas en un solo entorno operativo, con unicidad de responsabilidad en el servicio y con una facturación mensual unificada: 1. CeN Acceso fácil a dispositivos y virtualización de redes. 2. Gidoc Escaneo, OCR, clasificación y extracción automatizadas. 3. proceedit - Procesos BPM y conectores. 4. Ultimus - Plataforma BPMS. 5. Axional Pasarela procedimental-transaccional (BPM<>ERP). 6. SharePoint Repositorio documental. 7. gnoss - Red social corporativa y gestión documental 3.0. Versión 02 Presentación proceedit & DocMining para Clientes 22

23 Presentación DocMining Procesos Diagrama de Bloques Recepción Generación Captura Procedimientos Procesado BPM: Validado Aprobado Asignado Entrada DocMining Salida Registro Contabilización Transacciones Archivado Publicación Distribución Envío a Custodia Versión 02 Presentación proceedit & DocMining para Clientes 23

24 Presentación DocMining Procesos Gestión Documental Integral Fuente Área Social Captura Archivo Publicación Intranet y Extranet Portal Web Publicación Búsqueda Semántica Gestión Documental Ingreso Recuperación Semántica Red Corporativa Tratamiento Procesado Web 3.0 Ingreso de Documentos Escaneo y OCR Clasificación y Extracción Procesado BPM Integración con ERP s, SCM s, DMS, Distribución y Custodia Área Procedimental Catalogación Distribución Destino Versión 02 Presentación proceedit & DocMining para Clientes 24

25 Presentación DocMining Generales Cuadro de Tecnologías Tecnologías Implicadas Procesos CeN Gidoc proceedit Ultimus Axional SharePoi nt gnoss Escaneado Fuente Planificación de Actividades Relacionadas con Documentos Creación, Edición, Revisión y Aprobación Recuperación Semántica Captura de Documentos Tratamiento OCR, Clasificación, Extracción de Contenido y Validación Catalogación y Etiquetado Validación, Asignación, Aprobación y Contabilización de Documentos Contables Archivo, Publicación y Distribución Versión 02 Presentación proceedit & DocMining para Clientes 25

26 Presentación DocMining Generales - Descripción Captura e Ingreso Extracción y Clasificación Procesado BPM Etiquetado y Catalogación Archivo y Custodia Recuperación Distribución Captura unificada automática desde cualquier fuente y canal de ingreso ( , correo, fax, ofimática, aplicación, disco, ) e ingreso del documento en un único punto Escaneado, OCR, clasificación por tipo, extracción de MetaDatos estructurados por tipo de documento, preetiquetado y precatalogación automáticos Procesado del documento con Procesos BPM ad-hoc según tipología del documento (edición, revisión, aprobación, validación, asignación, contabilización, ) Etiquetado normalizado y catalogación automatizada definitivas del documento por tipo de documento. Archivo y custodia automatizados, unificados, seguros y a prueba de desastres de los soportes digitales y físicos del documento. Recuperación asistida, inteligente y flexible, por tipo y significado del contenido del documento, desde cualquier lugar, momento y dispositivo de acceso. Distribución automatizada y centralizada del documento, sus originales y sus copias, desde un único punto a cualquier destino y por cualquier canal Versión 02 Presentación proceedit & DocMining para Clientes 26

27 Presentación DocMining Procesos Captura Unificada + documentos adjuntos Ofimática Fax Conversión a Discos ficheros de voz / SMS Proceso de Ingreso Aplicación carta + documentos adjuntos Escaneado SharePoint, gnoss, Internet Web 3.0 Versión 02 Presentación proceedit & DocMining para Clientes 27

28 Presentación DocMining Diagrama Operacional Usuarios Procedimentales Usuarios Externos DocMining proceedit Comprobación Validación Asignación Edición Revisión Aprobación Distribución Custodia Recuperación Rastreo Captura Limpieza Escaneado Extracción Ingreso Deduplicación Normalización Catalogación Contabilización Archivo Recuperación Archivo Publicación Recuperación CeN Gidoc Ultimus Axional SharePoint & gnoss Linked Open Data Documentos en Discos del Cliente Usuarios Colaborativos Documentos en y correo Usuarios Transaccionales Versión 02 Presentación proceedit & DocMining para Clientes 28

29 Presentación DocMining Procesos - Estrategia Operacional Escaneo y Prevalidación Procesado BPM/BPO Custodia Física de Documentos Por el Cliente In-House Tareas de Proceso BPM In-House Kernel Normadat DocMining by proceedit ReCall IronMountain SubCon tratado OutSourcing Outaskingit by proceedit OutSourcing Versión 02 Presentación proceedit & DocMining para Clientes 29

30 Presentación DocMining Aplicaciones Ingreso, Validación, Aprobación, Asignación y Contabilización de Facturas de Proveedores. Ingreso, Validación, Aprobación, Asignación y Contabilización de Pedidos de Clientes. Ingreso, Validación y Análisis de Documentación de Contratistas. Ingreso y Validación de Documentos para Solicitudes de Crédito. Versión 02 Presentación proceedit & DocMining para Clientes 30

31 Presentación DocMining Razones para el Éxito 1 Rastreo y Captura Automatizada 2 Único Punto de Entrada 3 Catalogación Automática 4 Repositorio Unificado 5 Búsqueda Semántica 6 Único Punto de Distribución Versión 02 Presentación proceedit & DocMining para Clientes 31

32 Presentación DocMining Ventajas para el Cliente Ahorro Conocimiento Visibilidad Control Seguridad Flexibilidad Simplicidad Reduce esfuerzo, tiempo y costes directos (copia, archivo, distribución) de gestión de los documentos y elimina los costes de mantenimiento de sistemas propios para el soporte de la gestión de los mismos. Facilita la formación de los empleados y la adquisición, recuperación semántica y distribución del conocimiento, tanto de origen interno como externo, dentro de la Organización y hacia sus terceros Permite que los documentos publicados por la Organización sean accesibles a través de la web 3.0 y se posicionen de forma natural en la primera página de Google posicionando y dando reputación a la Organización, sin esfuerzo Todos los procesos de tratamiento de los documentos son normalizados, formalizados y automatizados, lo que permite evitar errores, supervisar por excepción y trazar el proceso de cada documento. Se unifica y se reduce el riesgo de pérdida de información ya que todos los documentos residen en un único repositorio centralizado con los máximos niveles de seguridad de acceso y recuperación La que proporciona el servicio Cloud Computing de la solución, de pago estrictamente variable, por uso, sin altas, sin permanencias, sin consumos mínimos, sin barreras ni de entrada ni de salida Todos los servicios proporcionados por un solo proveedor, con un solo interlocutor comercial, un único contrato, un único implantador de la solución, una sola factura y un único centro de soporte a los usuarios Versión 02 Presentación proceedit & DocMining para Clientes 32

33 Demostración DocMining Arquitectura Tecnológica - Ejemplo GiDoc Cliente Facturas de Proveedores Escaneado CeN Escaneado, OCR, Clasificación, Extracción de MetaDatos y Validación de la Factura Router Proceso de Validación, Aprobación y Asignación de la Factura Procesos BPM Ultimus GiDoc Server CeN Router ADSL Contabilización Automática de la Factura Axional LAN Archivo y Recuperación de la Factura por MetaDatos SharePoint FW Router Archivo y Recuperación Semántica de la Factura gnoss Versión 02 Presentación proceedit & DocMining para Clientes 33

34 Demostración DocMining Flujo de Proceso Escaneado, OCR, Clasificación, Extracción y Prevalidación Procesado BPM para Validación, Aprobación y Asignación Procesado BPM Contabilización Automática en ERP Axional Procesado BPM Ingreso Automático en SharePoint y gnoss Conectores Procesos BPM Conectores Conectores Gidoc Ultimus Axional SharePoint & gnoss Facturas de Proveedores Escaneado Versión 02 Presentación proceedit & DocMining para Clientes 34

35 Sumario Automatización: DocMining es un servicio automatizado end-toend de gestión integral de documentos y metadatos asociados, gestionado en modalidad Cloud Computing. Integración: DocMining incorpora, integra y opera siete tecnologías de primer nivel, integradas bajo un solo entorno operativo, y servidas de forma unificada con un solo proveedor, sin complicaciones ni tecnológicas ni administrativas para la Organización Cliente. Alta Disponibilidad: nuestro servicio DocMining permite un arranque prácticamente inmediato, una vez ajustado el mismo a las necesidades del Cliente, en alta disponibilidad, sin inversión y con una tarifa flexible en función del número y tipo de usuarios implicados, del número de documentos manejados, y de los procesos y servicios requeridos. Versión 02 Presentación proceedit & DocMining para Clientes 35

36 proceedit Contacte con Nosotros Estamos a su disposición en caso de que Usted desee más información o haya ya decidido co-desarrollar Procesos BPM, Conectores y/o Soluciones Verticales de Software en colaboración con nuestro Clúster Multinacional, o utilizar nuestro servicio Cloud Computing DocMining, o Usted quiera explorar cómo llegar a ser uno de nuestros socios: Región: Responsable: Cargo: Teléfono Fijo: Teléfono Móvil: Skype: Dirección Oficina: Norteamérica NA David Duran Rocha Gerente de Área +1 (305) david.duran.rocha 1221 Brickell Avenue, suite 1540 Miami, FL, 33131, USA Latinoamérica LATAM Gustavo Arcostanzo Gerente de Área gustavo.arcostanzo1 ceedit.com Calle Sarmiento 349 Martínez, Argentina EMEA & APAC Josep M. Cos Director General jmcos.proceedit Calle Caponata 13, At. 4ª Barcelona (Spain) Versión 02 Presentación proceedit & DocMining para Clientes 36

37 Agradecimiento Gracias por su atención! Versión 02 Presentación proceedit & DocMining para Clientes 37

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