===!" ==Systems= Introducción al PM Book. Delivery Office

Transcripción

1 ===!" ==Systems= Introducción al PM Book Delivery Office

2 PMBook. Conceptos Generales. Mapa Procesos ======!" ==Systems= Página 2

3 Introducción al Project Management El proceso de Gestión de Proyectos describe los métodos y prácticas que deben tenerse en consideración desde que se inicia un proyecto hasta su finalización. La aplicación de estas prácticas permitirá llevar una buena gestión del proyecto y mantener un mayor control, permitiendo a los Project Managers y a su equipo realizar proyectos de manera eficaz y eficiente (en alcance, tiempo, coste), así como asegurar la calidad y transparencia a lo largo de toda la vida del proyecto. El proceso de Gestión de Proyectos sigue el modelo TSI PM Book, metodología de Gestión de Proyectos específica de T-Systems, basada en el estándar Project Management Body of Knowledge (PMBOK ). PMBOK recoge la suma de conocimientos y prácticas aceptadas internacionalmente sobre la dirección de proyectos, desarrollada por el Project Management Institute (PMI / ======!" ==Systems= Página 3

4 Escenario General ======!" ==Systems= Página 4

5 De PMBOK a PM Book PMBOK TSI Guide Book v3.3 Third Edition Project Management (PM Book) Institute (PMI / ======!" ==Systems= Página 5

6 Grupos de Procesos y Áreas de Conocimiento INITIATING PROCESSES PLANNING EXECUTING CONTROLLING GRUPOS DE PROCESOS PROCESSES PROCESSES PROCESSES CLOSING PROCESSES INTEGRATION ÁREAS DE CONOCIMIENTO SCOPE TIME COST QUALITY HUMAN RESOURCES COMMUNICATION RISK PROCURAMENT ======!" ==Systems= Página 6 PMBOK trabaja con dos conceptos fundamentales: Grupos de Procesos: modo lógico de agrupar los procesos de dirección de proyectos, necesarios para cualquier proyecto, con dependencias entre ellos, y que se llevan a cabo en la misma secuencia siempre Áreas de Conocimiento: categoría que agrupa elementos en común

7 PMBOK Grupos de Procesos [PMBOK ] Es un modo lógico de agrupar los procesos de dirección de proyectos, que se estructuran en 5 grupos: inicio, planificación, ejecución, control y cierre. Estos cinco grupos son necesarios para cualquier proyecto, deben contar con dependencias internas claras y deben llevarse a cabo con la misma secuencia en cada proyecto, independientemente del ciclo de vida que aplique. Límites del Proyecto Procesos de Control Procesos de Planificación Entregables del proyecto Usuarios finales Iniciador/ Patrocinador del Proyecto Entradas del proyecto Procesos de Inicio Procesos de Cierre Procesos de Ejecución Registros del proyecto Activos de los procesos ======!" ==Systems= Página 7

8 TSI PM Book Grupos de Procesos ======!" ==Systems= Página 8

9 TSI PM Book Areas de Conocimiento [PMBOK ] Áreas identificadas de la dirección de proyectos definidas por sus requisitos de conocimientos y que se describen en términos de sus procesos de componentes, prácticas, datos iniciales, resultados, herramientas y técnicas Se agrupan en 9 Áreas de Conocimiento. Procesos y actividades necesarios para identificar, definir, combinar, unificar y coordinar el resto de procesos de la gestión de Proyectos Procesos para asegurar que el trabajo requerido queda claramente definido y estructurado Procesos necesarios para definir y monitorizar el calendario del proyecto Procesos involucrados en la planificación, estimación, preparación del presupuesto y control de costes de manera que el proyecto se pueda completar dentro del presupuesto aprobado Procesos y actividades que aseguran que los requerimientos de calidad quedan claramente identificados, definidos y cumplidos Procesos y actividades que aseguran que los requerimientos de calidad quedan claramente identificados, definidos y cumplidos Procesos necesarios para asegurar la generación, recogida, distribución y almacenamiento de información generada en el proyecto y proveerla a las partes interesadas Procesos relacionados con la identificación, análisis, planificación y gestión de los riesgos asociados al proyecto Procesos que aseguran que los productos o servicios externos al ámbito del proyecto son definidos y adquiridos ======!" ==Systems= Página 9

10 TSI PM Book Procesos de Gestión de Proyecto En TSI PM Book, existen 42 procesos para la Dirección de Proyectos distribuidos en 9 Áreas de Conocimiento ======!" ==Systems= Página 10

11 Matriz Grupos de Procesos vs. Áreas de Conocimiento INITIATING PROCESSES PLANNING PROCESSES EXECUTING PROCESSES CONTROLLING PROCESSES CLOSING PROCESSES INTEGRATION SCOPE Develop Project Charter Develop Preliminary Scope Statement Develop Project Management Plan Scope Definition Develop Project Plan Create WBS Direct and Manage Project Execution GRUPOS DE PROCESOS Scope Verification Integrated Change Control Scope Control Monitor and Control Project Work TIME Activity Definition Activity Sequencing Activity Resource Estimating Activity Duration Estimating Schedule Development Schedule Control COST Cost Estimating Cost Budgeting Cost Control QUALITY HUMAN RESOURCES Quality ÁREAS Plannig DE CONOCIMIENTO Human Acquire CONOCIMIENTO Resource Project Planning Team Perform Quality Assurance Develop Project Team Perform Quality Control Manage Project Team COMMUNICATION Communications Planning Information Distribution Performance Reporting Manage Stakeholders Close Project RISK Risk Identification Risk Analysis Risk Response Planning Risk Monitoring and Control PROCURAMENT Plan Purchase and Acquisitions Plan Contracting ======!" ==Systems= Página 11 Request Seller Responses Select Sellers Contract Administration Contract Closure

12 Documentación ISO Procesos de Inicio: procesos mediante los cuales se lleva a cabo la autorización formal para comenzar un proyecto. Procesos de Planificación: procesos que deberán refinar los objetivos planteados durante el grupo de procesos de Inicio y planificar el curso de acción requerido para lograr los objetivos y el alcance pretendido del proyecto. Procesos de Ejecución: procesos que se despliegan para completar el trabajo definido en el grupo de procesos de Planificación con objeto de cumplir los requisitos del proyecto. Procesos de Control: procesos realizados para medir y supervisar regularmente el avance del proyecto, de manera que se puedan identificar las variaciones respecto a la planificación y adoptar, cuando sea necesario, las acciones correctivas, preventivas y de control de cambios para cumplir con los objetivos del proyecto. Procesos de Cierre: procesos requeridos para cerrar formalmente un proyecto y que aseguran que las experiencias adquiridas durante el proyecto queden registradas y a disposición de futuros usos. ======!" ==Systems= Página 12

13 INICIO PLANIFICACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE Crear la Carpeta del Proyecto Determinar cómo se realizará la planificación del proyecto (Project Management Plan) Conseguir el equipo definitivo del proyecto Recopilar mediciones sobre la evolución del proyecto Llevar a cabo los procedimientos de cierre Recopilar información previa (ACE, RFP, Contrato, etc.) Crear el Enunciado del Alcance definitivo (Scope Statement) Dirigir la Ejecución del Proyecto Comparar mediciones frente a las diferentes líneas base (coste, tiempo, etc.) Completar el cierre del contrato Categorizar el Proyecto Determinar el Equipo de proyecto Ejecutar el Project Management Plan (y los planes de proyecto subsidiarios) Analizar las variaciones que se han producido Confirmar que el trabajo efectuado cumple con los requerimientos Nominación del Project Manager Crear WBS (y Work Package Description) Recomendar Cambios y Acciones Correctivas Control del Alcance Obtener aceptación final del proyecto Determinar los documentos que aplican para la Gestión de Proyectos Crear Lista de Actividades Distribución de la información (envío y recepción) Gestión de Configuraciones Crear el Informe Final del Proyecto Recopilar información sobre procesos, procedimientos y experiencias Estimar Requerimientos de recursos Implementar cambios aprobados, Solucionar problemas, acciones preventivas y correctivas Recomendar cambios, solución de problemas, acciones preventivas y correctivas Archivar registros del proyecto Identificar stakeholders Estimar Tiempo y Coste Realizar Aseguramiento de Calidad Control Integrado de Cambios Liberar recursos Documentar las Necesidades del proyecto Determinar Camino Crítico Mejora Continua Seguimiento y Control de Riesgos Determinar los Objetivos del Proyecto Crear Cronograma Desarrollar el equipo del proyecto Realizar Control de Calidad Documentar Asunciones y Restricciones Definir Presupuesto Verificar el Alcance Gestionar el equipo del proyecto Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto (Project Charter) Planificación de Calidad (estándares, procesos, métricas) Aceptación por el Cliente Informar el rendimiento del proyecto Desarrollar el Enunciado Preliminar del Alcance (Preliminary Scope Statement) Definición de la Estructura Organizativa (OBS, RAM) Solicitar respuesta de proveedores Planificación de la Comunicación (requerimientos de comunicación) Seleccionar proveedores Identificación, Análisis y Planificación de respuestas a Riesgos Administración del Contrato ITERACIÓN Planificar Compras y Adquisiciones Desarrollar el Project Management Plan final Ajustar los Planes de Proyecto subsidiarios Obtener aprobaciones formales ======!" ==Systems= Página 13 Realizar Kick-off meeting

14 Quality Gates ======!" ==Systems= Página 14

15 Definition of Q-Gates. Quality Gates are a process and toolset for continuous quality assurance and improvement during the lifetime of projects/services. will give guidelines to follow and achieve System Integration methodologies and standards for deals, projects, and services. will ensure a holistic view and control mechanism on projects/services through continuous (whole application lifecycle) quality checks and tracking of actions. are replacing all previously known and performed Bootstrap- Assessments, Project Audits, and Project Management Audits. will be driven and/or supported by the defined IDE/QA responsible. ======!" ==Systems= Página 15

16 . Quality-Gates. Q-Gate 1 Q-Gate Stage Deal Q-Gates 1-4 Proyectos Handover Project Q-Gates 5-8 TSI-PM-Book SE-Book Delivery Management: Init: 5.x Run: 7 Close: 8 Delivery: 6.x Handover Transition Run Close ALM/Application Services Q-Gates 9, 10 ======!" ==Systems= Página 16

17 INICIO PLANIFICACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE Crear la Carpeta del Proyecto Determinar cómo se realizará la planificación del proyecto (Project Management Plan) Conseguir el equipo definitivo del proyecto Recopilar mediciones sobre la evolución del proyecto Llevar a cabo los procedimientos de cierre Recopilar información previa (ACE, RFP, Contrato, etc.) Crear el Enunciado del Alcance definitivo (Scope Statement) Dirigir la Ejecución del Proyecto Comparar mediciones frente a las diferentes líneas base (coste, tiempo, etc.) Completar el cierre del contrato Categorizar el Proyecto Determinar el Equipo de proyecto Ejecutar el Project Management Plan (y los planes de proyecto subsidiarios) Analizar las variaciones que se han producido Confirmar que el trabajo efectuado cumple con los requerimientos Nominación del Project Manager Crear WBS (y Work Package Description) Recomendar Cambios y Acciones Correctivas Control del Alcance Obtener aceptación final del proyecto Determinar los documentos que aplican para la Gestión de Proyectos Crear Lista de Actividades Distribución de la información (envío y recepción) Gestión de Configuraciones Crear el Informe Final del Proyecto Recopilar información sobre procesos, procedimientos y experiencias Estimar Requerimientos de recursos Implementar cambios aprobados, Solucionar problemas, acciones preventivas y correctivas Recomendar cambios, solución de problemas, acciones preventivas y correctivas Archivar registros del proyecto Identificar stakeholders Estimar Tiempo y Coste Realizar Aseguramiento de Calidad Control Integrado de Cambios Liberar recursos Documentar las Necesidades del proyecto Determinar Camino Crítico Mejora Continua Seguimiento y Control de Riesgos Determinar los Objetivos del Proyecto Documentar Asunciones y Restricciones Crear Cronograma Definir Presupuesto Desarrollar el equipo del proyecto Verificar el Alcance Realizar Control de Calidad Gestionar el equipo del proyecto QGate 8 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto (Project Charter) Planificación de Calidad (estándares, procesos, métricas) Aceptación por el Cliente Informar el rendimiento del proyecto Desarrollar el Enunciado Preliminar del Alcance (Preliminary Scope Statement) Definición de la Estructura Organizativa (OBS, RAM) Solicitar respuesta de proveedores Planificación de la Comunicación (requerimientos de comunicación) Seleccionar proveedores QGate 5.1 Identificación, Análisis y Planificación de respuestas a Riesgos ITERACIÓN Planificar Compras y Adquisiciones Administración del Contrato QGate 7.n Desarrollar el Project Management Plan final Ajustar los Planes de Proyecto subsidiarios QGate 5.2 Obtener aprobaciones formales ======!" ==Systems= Página 17 Realizar Kick-off meeting

18 Q-Gates for Delivery Management: 5, 7, 8 Objective: Planning Executing Initiating..Q-Gates 6.y..Q-Gates 6.y Controlling..Q-Gates 6.y Closing 5.1 Prj Handover 5.2 Prj Startup Review 7.x Loop Back Cycle 8 PrjClosing Provide the required experiece Appropriate tailoring of the Cyclical verification of the Completion of the project with and skills process and standards for the control cycle as TSI PM Book archiving and warranty Allocation of IDE/QA project Check or Project file check Transfer of all the information parallel to the Q-Gates 6.y from Deal (every 3 months or for project results) Planning Executing Controlling Input: All Deal Information Monitoring Log book /files Qualification of the core team (interviews interviews, if required) In the Monitoring Board Project Management plans / guideline TSI PM Book Check SE Book, Top Report Project files: QS Proofs Plan update/correction Risk Risk-Mgmt Final calculation,, final report FC evaluation (status of the order, accrual) Warranty file Decisions: Go / No Go PM, QS, Architects selection Allocation of IDE/QA Determination Q 5.2 schedule Go / No Go Initial planning is released Go / No Go Measurement conversion done Plan update is enough Support level IDE/QA/DO is appropriate (De De-Escalation Escalation) Go / No Go Credit entry PM and PQM Output: Project Assignment Planning with Q-Gate schedules is available Project Team-Structure and SE-Start Start Next Q-Gate schedule Best Practice Lessons Learned Project De-assignment ======!" ==Systems= Página 18

19 Execution of Q-Gates - Process Planning of Q Gate check Organization of Q Gate check Provision of papers Check of papers Performance of interview Finalizing Q Gate review ======!" ==Systems= Página 19

20 Q-Gate Checklists Application Header Degree of completion N: not/absent P: partially (<= 33%) L: largely (33%<x<80%) F: Fully Na: not applicable Remarks Categorie of deviation Cat 1: Must criteria with n or p Cat 2: Must criteria with l or criteria with n or p Cat 3: Criteria with l Documentation of necessary measures ======!" ==Systems= Página 20

21 Q-Gate Checklists Results ======!" ==Systems= Página 21

22 Q-Gate Checklists Results ======!" ==Systems= Página 22

23 Dudas y Cuestiones Alguna duda de algún contenido presentado en esta sesión? ======!" ==Systems= Página 23

24 Gracias por vuestra atención, Y ahora un ejemplo de auditoria Q-Gates. ======!" ==Systems= Página 24