INFORME SEGUIMIENTO MAPAS DE RIESGOS INSTITUCIONALES Y POR PROCESOS ENERO-MARZO 2015

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1 SISTEMA DE ALCALDIA DE NEIRA CALDAS A S INSTITUCIONALES Y POR PROCESOS ENERO-MARZO A L C A L D Í A D E N E I R A N U E V A S I D E A S + B I E N E S T A R P A R A N E I R A

2 25

3 PROCESO AREA AUDITADA FECHA ELABORACIÓN MAPA DE S ABRIL 7-25 RESPONSABLE DESTINATARIO Secretaría de Planeación Alcaldesa Municipal Sistema de Control Interno Secretarios de Despacho ASPECTOS GENERALDES DEL PROCESO DE AUDITORÍA OBJETIVO: Realizar seguimiento a las acciones propuestas en los Mapas de Riesgos por procesos y/o dependencias dentro de las fechas planeadas ALCANCE: Verificar el cumplimiento de las acciones definidas en la Alcaldía para el tratamiento de los riesgos institucionales identificados en los procesos y en las dependencias de la Administración Municipal. METODOLOGÍA. Se visitó cada área verificando el cumplimiento de las actividades por parte de los responsables de los procesos y de las dependencias, mediante la observación de registros, entrevista y evidencia objetiva, revisando en forma detallada cada riesgo propuesto, al igual que sus controles y las acciones planteadas para su manejo. DESARROLLO DEL Y EVALUACIÓN El presente documento contiene los resultados del seguimiento a las acciones propuestas dentro del Mapa de Riesgos, de conformidad con el desempeño del Modelo de Operación del Sistema de Control Interno, más exactamente con el ciclo PHVA. En las actividades del mencionado ciclo se centra la verificación de las acciones previstas por la Administración Municipal para la ejecución del proceso, por cuanto es ahí donde se refleja la materialización o no de los riesgos. La Administración Municipal de Neira adoptó la política de administración y manejo de riesgos mediante la Resolución 080 del 28 de Marzo 25, teniendo en cuenta el análisis del contexto estratégico, la identificación, valoración y control de riesgos por proceso con la consolidación de los Mapas de Riesgos Institucionales, los cuales fue diseñados durante la vigencia 25. En este orden de ideas se procedió por parte de control interno a realizar el seguimiento y la evaluación al mapa de riesgos vigente, verificando las acciones definidas por la Administración Municipal para la administración del riesgo a través de la observación y revisión de los registros soporte de cada acción propuesta en visita efectuada a los responsables de los procesos. 1. CONTEXTO ESTRATEGICO Dentro del análisis del contexto estratégico se tuvieron en cuenta los lineamientos que orientan las decisiones de la Administración Municipal frente a los riesgos que pueden afectar el cumplimiento de la misión y objetivos institucionales, de acuerdo con el entorno en el cual se desenvuelve la Administración Municipal, es decir aspectos de carácter social, económico, cultural,

4 político, legal, de orden público y cambios tecnológicos, entre otros. De la misma forma se analizaron aspectos relacionados con la estructura organizacional, ambiente de control, el modelo de operación por procesos, cumplimiento de planes y programas, los sistemas de información y el manejo de recursos. 2. IDENTIFICACION, VALORACION Y DE S POR ROCESO Identificación y Valoración de los Riesgos. En la identificación y valoración de riesgos de la administración municipal de Neira Caldas se tomó como base la definición de riesgos conforme al modelo de operación por procesos y de las dependencias adscritas a la Administración, entre ellos: Gestión Institucional, de Hacienda, Gestión Documental, Sistemas, Almacén, Talento Humano, Planeación, Salud, Educación, Cultura, Inspección, Comisaría de Familia, Gestión Contratación, Control Interno, Umata, La identificación de riesgos en el desarrollo de sus actividades fue: PROCESO/DEPENDENCIA # S IDENTIFICADOS GESTIÓN INSTITUCIONAL 10 SECRETARÍA DE HACIENDA 17 GESTIÓN DOCUMENTAL 12 SISTEMAS 18 ALMACÉN 16 TALENTO HUMANO 9 PLANEACIÓN 9 SALUD 16 EDUCACIÓN 8 CULTURA Y DEPORTE 10 INSPECCIÓN 9 COMISARÍA DE FAMILIA 10 CONTRATACIÓN UMATA 6 SECRETARÍA GENERAL Y ADMINISTRATIVA 4 A continuación se presenta un cuadro en donde se clasifica el cumplimiento de las acciones y en general del mapa de riesgos. PROCESO RESULTADO DE LAS ACCIONES TOTAL ACCIONES IMPLEMENTADAS EN EJECUCIÓN Gestión Institucional Secretaría de Hacienda Gestión Documental Sistemas Almacén Talento Humano Planeación Municipal Salud Educación SIN IMPLEMENTAR

5 Cultura y Deporte Inspección de Policía y Tránsito Comisaría de Familia Gestión Contractual Sistema de Control Interno Umata Secretaría TOTALES GESTIÓN INSTITUCIONAL De los Diez (10) riesgos identificados en este proceso, se contemplaron 15 acciones, se implementaron 5 acciones, se encuentran en ejecución 6 y nos faltan 5 para implementarse. E n cuanto a las acciones implementadas se tiene: A) Se tienen definidas las políticas, objetivos, metas y planes y programas de la Alcaldía, definidas en el Plan de Desarrollo Nuevas ideas + Bienestar para Neira, adoptado mediante Acuerdo Municipal No. 021 del 22, el cual continua con su ejecución b) Se tienen establecidos los indicadores de Gestión que determinan el avance alcanzado por la administración en la ejecución del Plan de Desarrollo y que aseguren la medición del desempeño de los mismos. C) Se tienen establecidas la metodología para la medición de indicadores de Gestión de los planes, programas, proyectos, ejes temáticos y elementos que componen el Plan de Desarrollo. D) Se han Llevado a cabo capacitaciones con la comunidad dando a conocer y explicando los diferentes mecanismos de participación ciudadana que existen. E) Se han dictado capacitaciones al personal en el establecimiento de acciones que orienten a la mejora continua. 2. SECRETARÍA DE HACIENDA Los riesgos identificados para la Secretaría de Hacienda fueron 17 y se definieron 18 acciones que permitirán mitigar el riesgo, de los cuales se han implementado 11, así: 1) Se realizan copias de seguridad sobre toda la información contenida en el sistema, se han tomado las medidas necesarias para que Sólo el Secretario de Hacienda tenga acceso a ciertos módulos de los diferente softwares que maneja la Secretaría, evitando la manipulación de los mismos por parte de otros funcionarios. 2) Se han desarrollado procedimientos mediante los cuales se han realizado los análisis históricos de los ingresos y gastos municipales, se han definido los indicadores y se han aplicado a los respectivos análisis. 3) Se evalúan los ingresos y los gastos mensualmente y se hacen los respectivos ajustes en el PAC y en los Estados Financieros. 4) Se han definido mecanismos para fortalecer los ingresos, tales como realizar acuerdos de pago que han permitido a la fecha alcanzar un 16,2 % sobre el Total de la Cartera del Impuesto Predial con un 50% efectivo del recaudo sobre los mismos acuerdos. 5) Se tienen establecidos los procedimientos normativos, administrativos y financieros para realizar un manejo eficiente

6 del presupuesto municipal. 6) Se cuenta con una persona que se encarga de las titularizaciones de los bienes. 7) Se han definido los procedimientos para el recaudo de las rentas municipales (Estatuto de Rentas, Facturas electrónicas de los diferentes impuestos, Software para el manejo del presupuesto, comunicados de prensa, descuentos por pronto pago, ETC), 8) Se cuenta con pólizas de manejo para los funcionarios que tienen responsabilidad en el manejo de los recursos financieros del Municipio. 9) Se revisa periódicamente la información contenida en los Estados Financieros. 10) Se cuenta con cronograma para la rendición de los informes a cargo de la Secretaría a los diferentes Entes de Control y organismos Estatales que los solicitan. 11) Se tienen definidas las políticas y estrategias para que las metas propuestas en la Secretaría se alcancen a lograr. Se cuenta con la disposición de los funcionarios para alcanzar los objetivos institucionales y de la dependencia. 3. GESTIÓN DOCUMENTAL Se identificaron 12 Riesgos, para lo cual se definieron 22 acciones que permiten mitigar el riesgo del proceso GESTIÓN DOCUMENTAL, de los cuales se han implementado 12 acciones, así: 1) Se cuenta con controles documentales para evitar pérdidas, toda la documentación se recibe en la ventanilla única de recepción, allí mediante libro radicador se distribuye a todas las dependencias. 2) Se han impartido capacitaciones sobre gestión documental a los servidores de la Administración Municipal. 3) se revisa constantemente el acervo documental mediante la metodología impartida por el archivo general de la Nación. 4) Se realizan auditorías al proceso de gestión documental. 5) se tienen definidas las rutas documentales. 6) se continúa con los controles de radicación documental. 7) se tienen definidos los controles para la documentación interna y externa. 8) Se han definido políticas de archivo que permite la conservación eficiente de los mismos y evitar el deterioro de la documentación, se cuenta con cajas para archivo. 9) Se realiza visitas al área de archivo para verificar el orden y conservación de la documentación.10) Se cuenta con tablas de Retención documental y se organiza la documentación de acuerdo a ellas 11) Se tienen formatos de la ficha de marcación de las cajas y se tienen cajas de guardado de documentos. 12) Se folian los documentos y se tiene formato para préstamos y devolución de documentos. 4. GESTIÓN DE SISTEMAS Los riesgos detectados para el proceso de gestión de sistemas fueron 18, definiendo 22 acciones que permiten mitigar el riesgo del área de sistemas, las acciones implementadas a la fecha son 6. Así: 1) Se revisan periódicamente de la existencia de backup y se deja registro de las revisiones. 2) Se tienen definidas la metodología para el establecimiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora (procedimiento acciones correctivas, preventivas y/o de mejoramiento). 3) Se realiza mantenimiento preventivo a los equipos tecnológicos de propiedad de la Administración Municipal. 4) Se cuenta con cronograma para realizar el mantenimiento preventivo de los equipos en todas las dependencias de la

7 Alcaldía de Neira. 5) Se tienen medidas de seguridad para evitar los robos. 6) Se realiza inventario semestral de los equipos de cómputo de propiedad de la Administración Municipal. 5. ALMACÉN Se identificaron16 posibles riesgos para el área del Almacén, se identificaron 27 acciones que permiten mitigar los 16 posibles riesgos, de los cuales al primer trimestre del 25 se han implementado 10 acciones, así: 1) Se Establecieron criterios específicos para la verificación adecuada del plan de adquisiciones, se realizan informes sobre el avance de ejecución del plan de adquisiciones. 2) Se Coordinan los suministros de productos o elementos con proveedores conforme necesidades de inventario., todo debidamente controlado por el sistema de contratación, cumpliendo con los requisitos exigidos por la Ley 80 de Contratación. 3) Se realiza Comunicación y concertación con el proveedor para definir específicamente tiempo real de la entrega que están debidamente definidos en los Contratos 4) se tienen definido criterios para la verificación de productos o elementos adquiridos conforme a los requisitos de compra, lo que queda definido en los contratos se suministros. 5) Se hace Inspección y verificación de inventarios y se realiza comparaciones entre inventario físico y contable. 6) Se Lleva a cabo un seguimiento oportuno al trámite en el incumplimiento de pólizas, se definen dentro de los contratos sanciones por incumplimiento. 7) Se documentan las entradas y salidas de almacén. 8) Se tienen definidas las políticas de controles para el manejo o administración adecuada del almacén. 9) Se cuenta con los documentos para los traslados de bienes de un área a otra. 10) Se tiene definida la metodología para la verificación de inventarios, asegurando el adecuado control y administración. 6. GESTIÓN TALENTO HUMANO Se identificaron 9 posibles riesgos que puedan afectar la gestión del Talento Humano y se definieron 13 acciones que mitigan dichos riesgos, de las cuales en el primer trimestre se han implementado 3 acciones, 5 en ejecución y 5 que no han empezado a implementarse. Las implementadas, son: 1) Se Determinaron las actividades o programas prioritarios al inicio del año para asegurar la asignación de recursos suficientes para el desarrollo de los mismos, las cuales quedaron presupuestadas. 2) Se tienen identificadas las necesidades de capacitación, entrenamiento o formación de los funcionarios, se tienen plasmadas en el Plan de Capacitación vigencia 25. 3) Se tienen definidas herramientas para el control de la asistencia a las capacitaciones, se llevan formatos de asistencia. 4) Se tiene definido el programa Institucional de Capacitación y Formación conforme a las necesidades evidenciadas. 5) Se tiene definido el código de ética de la entidad y buen gobierno que regula el buen actuar de los funcionarios. 7. PLANEACIÓN MUNICIPAL Se definieron 9 posibles riesgos, se detectaron 11 acciones que pueden mitigar los riesgos que se puedan llegar a generar en la Dependencia de Planeación Municipal, En el primer

8 trimestre del 25, se han implementado 6 acciones, así: 1) Se ha Verificado la ejecución al Plan de Desarrollo y se ha determinado porcentaje de ejecución de cada uno de los ejes temáticos que componen el mismo. 2) Se cuenta con Cronograma de actividades y seguimiento al cumplimiento del plan de desarrollo Nuevas Ideas + Bienestar para Neira ) Se Realiza informes de supervisión y/o interventoría a la contratación municipal en la que involucra obra pública, licitación pública y todas aquellas en las que interviene la Dependencia de Planeación Municipal, se le hacen requerimientos al contratista, en caso de ser necesario y se hacen informes de ejecución y avance de obra. 4) Se realiza la vigilancia permanentemente sobre la correcta ejecución del objeto contratado a través de un supervisor o un interventor según corresponda. 5) Se hacen Informes de estudios técnicos aplicando las normas que les competen y se suben a la plataforma de contratación SECOP. 6) Se realizan informes de ejecución de la obra antes de autorizar los pagos correspondientes. 8. SALUD Para el área de Salud se identificaron 16 riesgos que pueden afectar el desarrollo normal de la dependencia, se identificaron a la vez 19 acciones que pueden mitigar los posibles riesgos. De los cuales se han implementado 6 acciones así: 1) Se Vigilan adecuadamente las actividades estipuladas en los contratos de prestación de servicios profesionales y con la ESE local contratados para apoyar la ejecución del plan local de salud municipal, se realizan las actas de supervisión y las auditorías respectivas. 2) Se hace una Planeación de los programas y ejecución de los mismos. 3) Se educa en salud y bienestar a la comunidad, se realizan capacitaciones en la zona urbana y rural, se hacen visitas domiciliarias. 4) Se tiene disposición de todo el equipo de trabajo para implementar mejoras continuas en el servicio que presta la Coordinación de salud. 5) Se da cumplimientos de las normas de bioseguridad, la de prevención de enfermedades, también se cuenta con cuenta con personas idóneas y capacitadas en las labores que se llevan a cabo en este procedimiento, se realizan informes permanentes a las entidades de control que regulan la materia en salud, se realizan informes permanentes en la plataforma SIVIGILA, se envían informes permanentes a la Dirección Territorial de Salud de Caldas. 6) Se hace actualización permanente de la base de datos del SISBEN. 9. EDUCACIÓN Se identificaron 8 riesgos que pueden afectar el área de educación por la cual tiene que velar la Administración Municipal y se definieron 16 acciones que pueden mitigar el riesgo en el área en mención. De las 16 acciones se han implementado 6, así: 1) Se han realizado Visitas físicas a los establecimientos educativos 2) Se ha Solicitado apoyo a entidades de orden departamental y nacional, se han presentado proyectos que permitan la consecución de recursos en busca del mejoramiento continuo. 3) Se han conseguido computadores para educar a través del programa estatal VIVE DIGITAL.4) se tienen definidas la metodología para el establecimiento de acciones correctivas, preventivas y de

9 mejora (procedimiento acciones correctivas, preventivas y/o de mejoramiento). 5) Se ha asegurado a través de políticas implementadas la adecuada identificación de necesidades a partir de planes, programas y proyectos para Gestionar la Provisión suficiente de recursos en materia de educación. 6) se mantiene la población estudiantil motivada a través de ayudas educativas, kit escolares, suministros de materiales para estudiar, transporte escolar, refrigerios gratis, almuerzos gratis, educación gratis. 10. GESTIÓN CULTURA Y DEPORTE Se identificaron 10 posibles riesgos que pueden afectar el proceso de gestión cultura y deportes, a la vez se identificaron 10 acciones que pueden mitigar dichos riesgos, de los cuales se han logrado la implementación de 7 de ellos, así: 1) Se han socializado todos los eventos deportivos y culturales con la comunidad tanto del área urbana como rural. 2) Se cuenta con cronograma de eventos y se cumple en la medida de lo posible, se hacen los ajustes cuando la situación lo amerita. 3) Se cuenta con una planificación de los planes, programas y proyectos deportivos y culturales. 4) Se cuenta con convenios interadministrativos para la promoción y realización de eventos, especialmente con la Gobernación de Caldas. 5) Se han efectuado campañas de promoción de actividades culturales, deportivas y recreativas. 6) Las reuniones en las que se promueven eventos culturales y partícipes involucran a los servidores públicos. 7) Se tiene el inventario patrimonial y cultural del municipio. 11. INSPECCIÓN DE POLICÍA Y TRÁNSITO Se detectaron 9 posibles riesgos que pueden afectar la Inspección de Policía y Tránsito, se definieron 12 acciones que pueden mitigar los 9 posibles riesgos. De las 12 acciones definidas, se han implementado 4 acciones, así: 1) Se realizaron los estudios de las cargas laborales de la inspección, se realizaron encuestas sobre clima laboral, se definieron acciones preventivas, correctivas para mejorar el clima laboral. 2) Se han impartido capacitaciones a los servidores públicos de la Inspección 3) se ha solicitado y se ha contado con apoyo policial para las diferentes acciones preventivas por la inspección. 4) Se tomaron acciones para mejorar la seguridad de los archivos. 12. COMISARÍA DE FAMILIA Se identificaron 10 riesgos que pueden afectar la acción normal de la Comisaría de Familia, se detectaron 18 acciones que pueden mitigar los posibles riesgos de los cuales 13 se han implementado durante el primer trimestre del 25, así: 1) Se han realizado las estadísticas de la problemáticas presentadas y se hacen los respectivos seguimientos. 2) Se han Diseñado estrategias que garantizan la existencia de los formatos de pruebas psicotécnicos para el desarrollo de actividades de violencia intrafamiliar. 3) Se han tomado Acciones tendientes a manejar eficientemente el acervo documental de la dependencia. 4) Se Envían los documentos al archivo central de la Alcaldía. 5) Se tiene Libro radicador para llevar control sobre los documentos que se reciben y salen de la dependencia. 6) Se Realizó con debida antelación solicitud de vehículo para poder

10 realizar las diligencias, no se han presentado retraso en las labores. 7) Se tiene instalado la comisaria de Familia y el equipo de trabajo en el mismo sitio. 8) Se Aplicó el Código de infancia y adolescencia. 9) Se hicieron la formulación de demandas y presentación ante las entidades judiciales, en asuntos no susceptibles de conciliación y que no ameriten la apertura de un proceso administrativo de restablecimiento de derechos 10) Se Realizó atención inmediata a las denuncias. 11) Se hicieron los respectivos informes 12) Se Hicieron los respectivos seguimientos para evitar aumento de índices de violencia intrafamiliar 13) la Dependencia ha contado con el apoyo por parte de la Alta Dirección y de Hacienda para tener los recursos técnicos, económicos y logísticos y así realizar las visitas de seguimiento a víctimas de violencia intrafamiliar. 13. GESTIÓN CONTRACTUAL Se identificaron 14 riesgos en el proceso de gestión contractual de la Alcaldía de Neira, se identificaron 18 acciones que pueden mitigar dichos riesgos y de éstas en el primer trimestre se han implementado 10 acciones, así: 1) Se hizo levantamiento de los diagnósticos de necesidades y elaboración del plan anual de adquisiciones para hacer la respectiva contratación y que ésta se encuentre definida en él mismo. 2) Se realizó la Actualización del manual de contratación de la Alcaldía de acuerdo a la normatividad que así lo exigía. 3) Se hace seguimiento y verificación a los estudios previos. 4) Se ha revisado y aprobado el pliego de condiciones por el responsable de la actividad contractual. 5) se tiene estandarizado los modelos de actos de declaratoria de procedimiento desierto y dependen de los criterios señalados en los pliegos estandarizados. 6) Se cuentan con modelos estandarizados de minutas para la elaboración de los contratos que usualmente celebra la Alcaldía de Neira. 7) Se asignan interventores de los contratos que reúnan las cualidades y calidades académicas, intelectuales, técnicas y profesionales para supervisar la ejecución de contratos. 8) Se han convocado mediante concurso de méritos a los interventores de los contratos cuando así las exigencias y las necesidades contractuales lo han requerido. 9) se ha hecho seguimiento y verificación de los informes de Interventoría. 10) Se han realizado auditorías al proceso de gestión contractual de la Alcaldía de Neira. 14. SISTEMA DE Para el sistema de control interno se han identificado 11 posibles riesgos que pueden afectar el normal desenvolvimiento del sistema, a su vez se han identificado 21 acciones que permitirán mitigar el desarrollo de los riesgos. En el primer trimestre de 25 se han podido implementar 9 acciones, así: 1) Se han establecido las metodologías y se han definido los criterios específicos para la planificación y ejecución de auditorías a través del Plan Anual de Auditorías debidamente adoptado mediante acto administrativo, se han definido y documentado los procedimientos de las auditorías mediante guías que han sido aprobadas por el Comité de Control Interno. 2) Se han realizado los informes finales de Auditoría interna realizadas hasta la fecha de acuerdo al cronograma de auditorías

11 definido y aprobado por el comité De Control Interno y debidamente documentado 3) Se han emitir juicios basados en evidencias sobre los aspectos más importantes de la gestión así como los resultados obtenidos en las auditorías internas realizadas, lo que ha quedado debidamente documentado y soportado en los informes realizados. 4) Se Recolectó la información suficiente que permitió emitir juicios basados en evidencias de la gestión realizada y las auditorías realizadas. 5) SE ha realizado evaluación de los resultados de la gestión basado en evidencias (soportes documentales) como plan de desarrollo, presupuesto, estados financieros, planes de acción, plan de adquisiciones. 6) Se han elaborado planes de mejoramiento internos basados en los hallazgos que se han detectado en las auditorías realizadas, se han realizado seguimientos a los mismos. 7) Se ha diseñado plan de fomento de la cultura del autocontrol, se han elaborado folletos, se han realizado boletines, se han dado instrucciones a las diferentes dependencias. 8) Se han definido las metodologías y criterios específicos para la realización de auditorías. 9) Se han establecido criterios específicos para el seguimiento y control de las acciones o planes de mejoramiento derivadas de los hallazgos de auditoría. Se encuentra todo debidamente documentado 15. UMATA Se encontraron 11 posibles riesgos que pueden afectar a la UMATA, también se pudieron identificar 11 posibles acciones que pueden ayudar a mitigar los posibles riesgos, de las cuales se han implementado 4 acciones durante el primer trimestre del 25, así: 1) Se han aplicado por parte de la dependencia las normas archivísticas y manejo eficiente del acervo documental. 2) Se han aplicado los procedimientos debidos a las comunicaciones oficiales que se reciben o se despachas de la dependencia. 3) Se han aplicado los procedimientos y se han realizado los controles a las peticiones, quejas y reclamos suscitados por parte de la comunidad. 4) Se han recibido capacitaciones sobre normas de gestión documental. 16. SECRETARÍA GENERAL Y ADMINISTRATIVA. Se tienen definidos 4 posibles riesgos que pueden afectar a la Secretaría y se identificaron 9 posibles acciones para mitigar los riesgos, de los cuales se han implementado 3 acciones, así: 1) Se ha entregado informes de actividades en el Comité de Gobierno realizado entre los Funcionarios de la Administración Municipal. 2) SE han establecido procedimientos a través del plan de fomento de la cultura del autocontrol 3) Se ha puesto en funcionamiento el aplicativo SUIT, los cuales ya tienen conexión directa con los trámites de la Alcaldía, a la fecha se han aprobado 5 trámites que se enlazan directamente con el aplicativo. NO CONFORMIDADES A continuación se presentan las no conformidades de acuerdo con el seguimiento a las diferentes acciones propuestas por la Alcaldía para controlar o mitigar los riesgos identificados y que no fueron cumplidas:

12 1. GESTIÓN INSTITUCIONAL a) No se ha impartido capacitación al personal en el establecimiento de acciones que orienten a la mejora continua. b) No se ha realizado la actualización de los procesos y procedimientos adoptados, la caracterización de los mismos y puesta en práctica del sistema en el interior de la alcaldía municipal. c) No se ha establecido una metodología para la medición de indicadores de Gestión por proceso. d) No se cuenta con un documento donde se encuentren definidas las políticas y objetivos de calidad. e) No se han establecido políticas de calidad que permitan verificar el cumplimiento de los requisitos y no se han definido los requisitos necesarios para garantizar el normal desarrollo del Sistema de Gestión de Calidad el que se necesita definir, implementar y documentar. 2. SECRETARÍA DE HACIENDA a) No se cuenta con un documento donde se encuentren definidas las políticas y objetivos de calidad. b) No se han establecido jornadas de sensibilización a los funcionarios con respecto a las políticas y objetivos de calidad. c) No se han definido estrategias con los responsables de procesos. d) No se han documentado los procesos, lo que puede llevar a incumplir las metas planteadas. 3.GESTIÓN DOCUMENTAL a) No se cuenta con una definición ni documentación de las políticas y metas de la Alcaldía y de la Dependencia b) No se cuenta con un manual de calidad y operaciones. c) No se ha iniciado el proceso de capacitación a los funcionarios de la Alcaldía en la vigencia de 25, se tiene documentado el Plan de Capacitación, es necesario contar con el acto administrativo que le da vida al plan. d) No se cuenta con un documento sobre programa de gestión documental el que debe contener las políticas de la misma, es necesario documentarlo. e) No se tiene acto administrativo que adopte las tablas de retención y valoración documental. 4. SISTEMAS a) No se cuenta con un adecuado sistema de redes eléctricas se debiera tener una planta para eventualidades. b) No se tiene una intranet. c) no se cuenta con un servidor propio. d) No se cuentan con los equipos suficientes para cumplir con las labores asignadas, se

13 requiere adquirir equipos con tecnología de punta. e) No se capacita al personal en el establecimiento de acciones que orienten a la mejora continua. f) No se cuenta con la definición de los procesos y procedimientos que involucra el área de sistemas, es necesario diseñar, adoptar el Manual de procesos y procedimientos. g) Es necesario contar con el 100% del software licenciado h) No se cuenta con una planificación de los proyectos que involucra el área de sistemas. i) No se cuenta con copias de seguridad de todas las áreas de la administración, se debe contar con copias de seguridad y centralizarlas en la oficina de sistemas. j) No se cuenta con software antivirus actualizado para todos los equipos 5. ALMACÉN a) No se tienen documentos donde se encuentren definidas las políticas y objetivos de calidad b) No se han realizado jornadas de sensibilización a los funcionarios con respecto a la política y objetivos de calidad. c) No se tienen Definido los procedimientos que especifiquen los criterios y controles para la clasificación de los bienes que por sus características deban ser dados de baja. d) No se aplica la clasificación de bienes, materiales y servicios de acuerdo a las guías impartidas por COLOMBIA COMPRA EFICIENTE que regula el Estado Colombiano. e) No se cuentan con controles establecidos para solicitud de paz y salvos por parte de los funcionarios y contratistas que dejen de prestar funciones a la Administración Municipal. f) No se cuenta con indicadores que mida la gestión del almacén y del manejo de los bienes del municipio. g) No se cuenta con una metodología para la medición de indicadores de gestión por procesos en la dependencia. h) No se tiene definida una metodología para la implementación de acciones, preventivas, correctivas y de mejora del área. 6. TALENTO HUMANO a) Están documentados los planes de capacitación, bienestar del empleado y plan de incentivos pero falta su adopción mediante acto administrativo. b) No se han realizado las evaluaciones de desempeño de los empleados de carrera y de libre nombramiento y remoción. c) No se han implementado las políticas de capacitación. d) No se han desarrollado comités de bienestar del empleado. e) No se cuenta con manual de inducción y reinducción. 7. PLANEACIÓN MUNICIPAL a) No se han realizado jornadas de capacitación para exponer los avances del plan de

14 desarrollo a los servidores públicos. b) No se tiene diseñado ni documentado un sistema de gestión de calidad para la Alcaldía de Neira. c) No se cuenta con manual de procesos y procedimientos. 8. SALUD a) No se han desarrollado jornadas de capacitación para los funcionarios del área. b) No se tienen definidos las políticas de calidad para el área, ni un sistema de gestión de calidad que involucre a la Coordinación de Salud. c) No se tiene definida el área como tal dentro del organigrama, es necesario crear la Dirección Local de Salud como lo exige la normatividad vigente. d) No tiene definido un manual de funciones para el área e) No se cuenta con manual de procesos y procedimientos. 9. EDUCACIÓN a) No se ha capacitado al personal en el establecimiento de mejoras continuas de la dependencia. b) No se ha actualizado el manual de funciones de la dependencia. c) No se cuenta con personal de planta en la dependencia. d) No se cuenta con un manual de indicadores de gestión para el área que permita medir la gestión realizada por la misma. 10. CULTURA Y DEPORTE a) No se cuenta con indicadores de gestión, ni políticas de calidad, ni manual de procesos, ni manual de funciones actualizados para la dependencia. 11. INSPECCIÓN a) No se capacita al personal en el establecimiento de acciones que orienten la mejora continua b) No se verifica la eficacia de las acciones establecidas en los procesos, ni en los indicadores de gestión, ni en las políticas de calidad. c) No se ha definido una metodología para el establecimiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora (procedimiento acciones preventivas, correctivas y/o de mejoramiento). 12.COMISARÍA DE FAMILIA a) No se Capacita al personal en el establecimiento de acciones que orienten a la mejora continua b) No se ha verificado la eficacia de las acciones establecidas en auditorias de los procesos. A la fecha no se han realizado auditorías al área. c) No se hacen con los funcionarios terapias de descarga emocional, tratamiento especial

15 en régimen laboral, pausas activas, capacitaciones a los funcionarios, demasiada carga laboral para los funcionarios. 13. GESTIÓN CONTRACTUAL b) No se cuenta con una numeración secuencial que permita identificar claramente el orden cronológico de la contratación. c) No existe equilibrio en los contratos informados en las diferentes plataformas de control COVI, SECOP, SIRECI, SIA, existen diferencias en el Número de contratos subidos a una y otra plataforma. d) Se presentan errores de digitación en la información sobre los contratos, en valores, modalidad de la contratación, estado de las mismas. e) Se deja a un lado la etapa post-contractual al subir la información en el SECOP Y COVI, no se suben todos los documentos soportes. 14. SISTEMA DE. a) No se cuenta con personal suficiente para ejercer el sistema de control interno, ya que la demasiada carga laboral dificulta el cumplimiento de labores por parte de la funcionaria encargada. b) No se cuenta con manual de procedimientos c) No se tienen documentado un manual de sistema de gestión de calidad. d) No se cuenta con un programa de inducción y reinducción. e) No se cuenta con un manual de indicadores, ni fichas de indicadores que permitan evaluar la gestión realizada por la Administración Municipal. f) No se ha concluido con la implementación del MECI 1000: 24, falta la etapa de cierre, pero cabe indicar también que se han logrado avances considerables en el Sistema de Control Interno, lo que ha permitido implementar muchos de los elementos del MECI de los que se tenían falencias en la administración Municipal. g) Aún existen falencias en los inventarios de trámites y servicios, faltan aún subir trámites al sistema SUIT, se han logrado avances pero falta aunar mayores esfuerzos para alcanzar la meta h) Se requiere mayor compromiso por parte de todos los funcionarios en el fomento de la cultura del autocontrol, se debe trabajar en coordinación con todos los equipos y comités para que la cultura del autocontrol sea eficiente en la Administración Municipal. 15.UMATA a) No se cuentan con indicadores que midan la gestión de la Dependencia. b) No se cuenta con manuales de procesos y procedimientos para la dependencia. c) No se cuenta con una política clara de gestión de calidad.

16 16. SECRETARÍA GENERAL Y ADMINISTRATIVA. a) No se cuenta con el personal suficiente para cumplir con las responsabilidades asignadas a la dependencia, existe exceso de carga laboral para la Secretaría. b) No se cuenta con manual de procesos y procedimientos. c) No existen indicadores de gestión definidos para medir la eficiencia y eficacia de la Secretaría. 3. RECOMENDACIONES 1. Crear la cultura del autocontrol en la Administración Municipal, capacitar en políticas de administración del riesgo y de la importancia de los mapas de riesgos para el logro de objetivos y metas institucionales. 2. Fortalecer los mecanismos que se soportan en las políticas institucionales, donde los responsables de las diferentes áreas involucren a los funcionarios en un ambiente de compromiso en la búsqueda de acciones encaminadas a la prevención y administración de los riesgos. 3. Diseñar controles efectivos que impidan la materialización de los riesgos y verificar su pertinencia de manera periódica por parte de los responsables de los procesos. BIBIANA MARÍA NOREÑA GARCÍA Control Interno (e.)

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