BSC PARA GESTIÓN DE PROYECTOS 2

Transcripción

1 Balanced scorecard para proyectos Juan Gabriel Gantiva Vergara, PMP, PMI RMP Marzo de 2013

2 CONDUCIENDO BSC PARA GESTIÓN DE PROYECTOS 2

3 CONDUCIENDO BSC PARA GESTIÓN DE PROYECTOS 3

4 BALANCED SCORECARD BSC Modelo gerencial de gestión Modelo para definir y aplicar las estrategias en las organizaciones BSC PARA GESTIÓN DE PROYECTOS 4

5 PERSPECTIVAS DEL BSC FINANCIERA CLIENTES VISIÓN Y ESTRATEGIA PROCESOS INTERNOS APRENDIZAJE Y CRECIMIENTO BSC PARA GESTIÓN DE PROYECTOS 5

6 PERSPECTIVAS DEL BSC FINANCIERA Cómo debemos db aparecer ante los accionistas, para tener éxito financiero? CLIENTES Cómo debemos aparecer ante nuestros clientes para alcanzar nuestra visión? VISIÓN Y ESTRATEGIA PROCESOS INTERNOS En qué procesos db debemos ser excelentes para satisfacer a los accionistas y clientes? APRENDIZAJE Y CRECIMIENTO Cómo mantener y sustentar nuestra capacidad de cambiar y mejorar para alcanzar la visión? BSC PARA GESTIÓN DE PROYECTOS 6

7 BENEFICIOS DEL BSC DEFINIR LA DIRECCIÓN Y LOS PROPÓSITOS ALINEACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN COMUNICACIÓN A TODOS LOS NIVELES DE LA ESTRATEGIA REALIMENTACIÓN DE LA ESTRATEGIA BSC PARA GESTIÓN DE PROYECTOS 7

8 BSC Temas estratégicos Objetivos estratégicos Indicadores Iniciativas cat as Proyectos / Operaciones BSC PARA GESTIÓN DE PROYECTOS 8

9 BSC vs. GESTIÓN PROYECTOS ÍTEM BALANCED SCORECARD GESTIÓN DE PROYECTO PMI Uso Empresarial Comunicación de la estrategia Empresarial Dirección de proyectos Tipo organizaciones Cualquier sector (telecomunicaciones, ti, financiera, salud, entre otras) y si es pública,,privada o mixta Cualquier sector (telecomunicaciones, ti, financiera, salud, entre otras) y si es pública, privada o mixta Tamaño organizaciones Cualquiera sin importar su tamaño (pequeño, mediano, grande, global, entre otras) Cualquiera sin importar su tamaño (pequeño, mediano, grande, global, entre otras) BSC PARA GESTIÓN DE PROYECTOS 9

10 GESTIÓN DE PROYECTOS INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CIERRE MONITOREO Y CONTROL FASE 1 FASE 2 INICIO PLANEACIÓ N EJECUCIÓN CIERRE INICIO PLANEACIÓ N EJECUCIÓN CIERRE MONITOREO Y CONTROL MONITOREO Y CONTROL BSC PARA GESTIÓN DE PROYECTOS 10

11 BSC APLICADO A PROYECTOS Temas estratégicos té para proyecto Objetivos estratégicos té del dl proyecto Indicadores d del dl proyecto Procesos Actividades idades BSC PARA GESTIÓN DE PROYECTOS 11

12 TEMAS ESTRATÉGICOS PARA EL PROYECTO BSC PARA GESTIÓN DE PROYECTOS 12

13 TEMAS ESTRATÉGICOS PARA EL PROYECTO S1 S2 S3 S4 S5 S6 S7 Cumplir con los costos según el presupuesto aprobado del proyecto Cumplir con los tiempos programados y acordados para la entrega del producto/servicio del proyecto Cumplir con la totalidad de los requerimientos y funciones para el producto o servicios indicados en el alcance del proyecto Cumplir con la totalidad de requisitos de calidad y normas para el producto/servicio y el proyecto aprobados Realizar la gestión de riesgos del proyecto para lograr el producto/servicio. Lograr la satisfacción del cliente con el producto/servicio del proyecto Contar con los recursos para la realización del proyecto BSC PARA GESTIÓN DE PROYECTOS 13

14 OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DEL PROYECTO S1 S2 S3 TEMA ESTRATÉGICO OBJETIVOS ESTRATÉGICOS Mantener la viabilidad O 1.1 Cumplir con los costos según el financiera del proyecto presupuesto aprobado del proyecto Minimizar las desviaciones O 1.2 sobre los costos planeados Cumplir con los tiempos Minimizar las desviaciones programados y acordados para la O 2.1 sobre los tiempos entrega del producto/servicio del estimados proyecto Controlar los cambios Cumplir con la totalidad de los O 3.1 durante el proyecto requerimientos y funciones para el Cumplir con los producto o servicios ii indicados d en el O 3.2 requerimientos alcance del proyecto comprometidos BSC PARA GESTIÓN DE PROYECTOS 14

15 OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DEL PROYECTO TEMA ESTRATÉGICO OBJETIVOS ESTRATÉGICOS S4 Minimizar la cantidad de Cumplir con la totalidad de O 4.1 defectos requisitos de calidad y normas para el producto/servicio y el O Cumplir normas y estándares proyecto aprobados S5 Realizar la gestión de riesgos del proyecto para lograr el producto/servicio. O 5.1 Gestionar los riesgos de forma efectiva BSC PARA GESTIÓN DE PROYECTOS 15

16 OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DEL PROYECTO TEMA ESTRATÉGICO OBJETIVOS ESTRATÉGICOS O 6.1 Involucrar al cliente durante el proyecto Lograr la Mantener e incrementar la satisfacción del O 6.2 satisfacción del cliente S6 cliente con el Capacitar a los usuarios en el uso del O 6.3 producto/servicio producto o servicio del proyecto Capacitar al personal que a realizar la O7.5 operación del producto o servicio Minimizar la rotación del personal O 7.1 Contar con los asignado durante el proyecto S7 recursos para la Utilizar eficientemente los recursos O 7.2 realización del asignados proyecto O 7.3 Adquirir los recursos necesarios O 7.4 Minimizar los accidentes de trabajo BSC PARA GESTIÓN DE PROYECTOS 16

17 MAPAESTRATÉGICO DELPROYECTO

18 INDICADORES Específicos No deben ser ambiguos, deben ser claros, asociados a cada uno de los objetivos Medibles Deben poderse medir, se debe conocer y seguir la forma de medición Logrables Deben ser alcanzables, es decir, deben poderse lograr durante el proyecto y con los recursos y medios definidos. dfiid Duración determinada Deben tener un período para su medición dentro de los tiempos del proyecto. BSC PARA GESTIÓN DE PROYECTOS 18

19 INDICADORES Únicos Deben tener un nombre único. No se deben contradecir unos con otros. No deben medir lo mismo. Frecuencia de medición Se debe indicar la frecuencia de la medición del indicador, independiente si lo realiza una persona o una máquina Forma de medición Se debe indicar el procedimiento y las actividades necesarias para realizar la medición de cada uno de los indicadores Herramientas de medición ió Indicar las herramientas con se mide el indicador Responsable del indicador Se detalla el nombre del cargo de la persona y área que deben realizar el seguimiento del desempeño del indicador BSC PARA GESTIÓN DE PROYECTOS 19

20 INDICADORES Responsable de la medición Se detalla el nombre del cargo de la persona y área que deben realizar el seguimiento del desempeño del indicador. Fuente delosdatos datos Se detalla en donde se almacena la información del indicador. Formula del lindicador d Se debe definir la fórmula y las variables del indicador. Valoración del indicador Definir los rangos de valoración Los rangos de evaluación pueden variar en las diferentes etapas o momentos del proyecto BSC PARA GESTIÓN DE PROYECTOS 20

21 INDICADORES OBJETIVO ESTRATÉGICO INDICADOR FORMULA VARIABLES O 1.1 Mantener la CPI: Índice de desempeño del costo Índice de desempeño de viabilidad financiera I EV: Valor ganado los costos del proyecto AC: Valor actual O 1.2 Minimizar las VAC: Variación a la completitud Variación a la desviaciones sobre I BAC: Presupuesto a la completitud completitud los costos planeados EAC: Estimación a la completitud O 2.1 O 3.1 O 3.2 Minimizar las desviaciones sobre los tiempos estimados Controlar los cambios durante el proyecto Cumplir con los requerimientos comprometidos I I I I I Índice de desempeño del cronograma Entregables a tiempo Cambios gestionados Entregables aceptados Cumplimiento de los proveedores SPI: Índice de desempeño del cronograma EV: Valor ganado PV: Valor planeado PET: Porcentaje de entregables a tiempo ET: Cantidad de entregables entregados a tiempo al cliente CEE: Cantidad entregables entregados PCA: Porcentaje de cambios gestionados CA: Cantidad de cambios gestionados CT: Cantidad total de cambios propuestos PEA: Porcentaje de entregables entregados aceptados por el cliente EA: Cantidad de entregables aceptados por el cliente EE: Cantidad de entregables entregados CP: Porcentaje de entregables a tiempo por parte de los proveedores EAP: Cantidad de entregables a tiempo de los proveedores EEP: Cantidad de entregables de los proveedores BSC PARA GESTIÓN DE PROYECTOS 21

22 INDICADORES OBJETIVO ESTRATÉGICO INDICADOR FORMULA VARIABLES DAC: Cantidad de defectos detectados I antes de llegar al cliente Df Defectos detectados d antes DD: Defecto detectado antes de llegar al de llegar al cliente cliente Minimizar la TD: Cantidad defectos detectados O 4.1 cantidad de CDD: Cantidad de defectos detectados por Defectos detectados por el defectos I el cliente cliente DDC: Defecto detectado por el cliente PDC: Porcentaje de defectos corregidos I Defectos corregidos CDC: Cantidad de defectos corregidos TD: Cantidad de defectos detectados PEC: Porcentaje de estándares y normas cumplidos I Estándares y normas CEC: Cantidad de estándares y normas cumplidos cumplidos CEDC: Cantidad de estándares y normas que se deben cumplir O 4.2 Cumplir normas y estándares I Lineamientos de estándares cumplidos PLEC: Porcentaje de lineamientos de estándares y normas cumplidos CLEC: Cantidad de lineamientos de estándares y normas cumplidos CLEDC: Cantidad de lineamientos de estándares que se deben cumplir BSC PARA GESTIÓN DE PROYECTOS 22

23 INDICADORES OBJETIVO ESTRATÉGICO INDICADOR FORMULA VARIABLES I Uso reserva administrativa PRA: Porcentaje de uso de la reserva administrativa RAU: Reserva administrativa utilizada en riesgos desconocidos RAT: Reserva administrativa total O 5.1 Gestionar los riesgos de forma efectiva I I Uso reserva de contingencia Riesgos identificados materializados PRC: Porcentaje de uso de la reserva de contingencia RCU: Reserva de contingencia utilizada en riesgos RCT: Reserva de contingencia total PRIM: Porcentaje riesgos identificados materializados RIM: Cantidad de riesgos identificados materializados RI: Riesgos identificados I Riesgos desconocidos materializados PRDM: Cantidad Riesgos desconocidos materializados RDM: Riesgos desconocidos materializados O 6.1 O 6.2 Involucrar al cliente durante el proyecto Mantener e incrementar la satisfacción del cliente I I I I Riesgos con tratamiento de riesgos Comunicaciones realizadas con el cliente Satisfacción de los interesados Quejas resueltas satisfactoriamente RRT: Porcentaje de riesgos con tratamiento CRT: Cantidad de riesgos con tratamiento CR: Cantidad de riesgos priorizados PCR: Porcentaje de comunicaciones formales realizadas con los interesados CCR: Cantidad de comunicaciones realizadas CC: Cantidad total de comunicaciones planeadas PSI: Porcentaje de interesados satisfechos IS: Interesados satisfechos I: Cantidad total de interesados PQRS: Porcentaje de quejas resueltas satisfactoriamente CQRS: Cantidad de quejas resueltas satisfactoriamente CQI: Cantidad total de quejas de los interesados BSC PARA GESTIÓN DE PROYECTOS 23

24 INDICADORES OBJETIVO ESTRATÉGICO INDICADOR FORMULA VARIABLES O 6.3 O 6.4 O 7.1 O 7.2 O 7.3 Transferir conocimiento a los usuarios en el uso del producto o servicio Transferir conocimiento al personal que a realizar la operación del producto o servicio Minimizar la rotación del personal asignado durante el proyecto Utilizar eficientemente los recursos (personas, máquinas) asignados Adquirir los recursos necesarios I I I I I I Usuarios capacitados en el uso del producto o servicio Personal capacitado en la operación del producto o servicio Rotación del personal asignado al proyecto Recursos efectivamente utilizados Habilidades adquiridas por el personal del proyecto Competencias adquiridas por el personal del proyecto PUC: Porcentaje de usuarios capacitados en el uso del producto o servicio UC: Cantidad de usuarios capacitados en el uso del producto o servicio UP: Cantidad de usuarios del producto o servicio PPCO: Porcentaje de personal capacitado en la operación del producto o servicio UCO: Cantidad de personal capacitado en la operación del producto o servicio UPO: Cantidad de personal de operación del producto o servicio REP: Porcentaje rotación del personal asignado al proyecto PC: Personal del proyecto cambiado PPP: Personal planeado para el proyecto PREU: Porcentaje de recursos efectivamente utilizados EFU: Recursos efectivamente utilizados RP: Recursos planeados PHP: Porcentaje de habilidades adquiridas por el personal del proyecto HA: Habilidades adquiridas porelpersonaldel personal proyecto HP: Habilidades propuestas para ser adquiridas por el proyecto PCP: Porcentaje de competencias adquiridas por el personal del proyecto CA: Competencias adquiridas por el personal del proyecto CP: Competencias propuestas para ser adquiridas por el proyecto O 7.4 Minimizar los accidentes de trabajo I Cantidad de accidentes de trabajo CAT: Cantidad de accidentes de trabajo AT: Accidente de trabajo BSC PARA GESTIÓN DE PROYECTOS 24

25 VARIABLES CÓDIGO NOMBRE OBJETIVO DEL FORMA DE DE LA INDICADOR INDICADOR INDICADOR CÁLCULO FÓRMULA EV: Valor Índice de ganado CPI desempeño de los Medir costos CPI = EV / AC AC: Costo costos actual RANGOS DE EVALUACIÓN BUENO REGULAR MALO 0,98 < CPI < 1,2 0,95 < CPI < 0,97 CPI>1,3 0,94 < CPI BSC PARA GESTIÓN DE PROYECTOS 25

26 CÓDIGO INDICADOR PROCEDIMIENTO DE MEDICIÓN MEDIO DE RESPONSABLE VERIFICACIÓN MEDICIÓN FRECUENCIA DE LA MEDICIÓN RESPONSABLE SEGUIMIENTO FRECUENCIA DEL REPORTE CPI 1. Introducir los costos incurridos en la gestión de riesgos 2. Buscar el valor de costos planeado en el día de la medición 3. Realizar el cálculo de la fórmula en excel ece(o (formato A 35) 4. Verificar en que rango de evaluación se encuentra 5. Registrar valor del indicador en el formato A40, firmar por parte del gerente de proyecto 6. Almacenar en el repositorio de riesgos del proyectos los cálculos detallados en formato de Excel Líder de Microsoft gestión de Project Server riesgos Diario Lunes a Viernes Gerente de proyecto Semanal BSC PARA GESTIÓN DE PROYECTOS 26

27 PROCESOS INDICADOR PROCESO - Definir flujos de caja I Índice de desempeño de los costos - Estimar costos - Definir presupuesto I Variación a la completitud - Realizar monitoreo y control sobre el presupuesto - Definir actividades - Secuenciar actividades I Índice de desempeño del cronograma - Estimar los recursos de las actividades - Estimar la duración de las actividades - Desarrollar el cronograma I Entregables a tiempo - Definir relaciones entre actividades I Cambios aprobados - Realizar control integrado de cambios - Desarrollar project charter - Desarrollar el PMP - Dirigir la ejecución del proyecto - Monitorear el trabajo del proyecto I Entregables aceptados - Cierre del proyecto - Recolectar requisitos - Definir i alcance - Crear WBS - Verificar alcance - Buscar proveedores - Clasificar y evaluar proveedores - Planear adquisiciones I Cumplimiento de los proveedores - Efectuar adquisiciones - Administrar adquisiciones - Cierre de adquisiciones BSC PARA GESTIÓN DE PROYECTOS 27

28 PROCESOS INDICADOR PROCESO - Definir e implementar controles Defectos detectados antes de llegar al I Verificar alcance cliente - Controlar alcance - Verificar alcance I Defectos detectados por el cliente - Controlar alcance I Defectos corregidos - Definir procesos de garantía - Establecer plan de calidad - Planear la calidad I Estándares y normas cumplidos - Asegurar la calidad - Controlar la calidad ld d - Planear la calidad I Lineamientos de estándares cumplidos - Asegurar la calidad - Controlar la calidad I Uso reserva administrativa - Controlar los riesgos I Uso reserva de contingencia - Controlar los riesgos - Identificar riesgos I Riesgos identificados materializados - Analizar cualitativo y cualitativo de riesgos I Riesgos desconocidos materializados - Gestionar los riesgos - Planear respuesta a riesgo I Riesgos con tratamiento de riesgos - Controlar los riesgos BSC PARA GESTIÓN DE PROYECTOS 28

29 PROCESOS I I I I I I I I I I INDICADOR Comunicaciones realizadas con el cliente Satisfacción de los interesados Quejas resueltas satisfactoriamente Usuarios capacitados en el uso del producto o servicio Personal capacitado en la operación del producto o servicio Rotación del personal asignado al proyecto Recursos efectivamente utilizados Habilidades adquiridas por el personal del proyecto Competencias adquiridas por el personal del proyecto Cantidad de accidentes de trabajo PROCESOS - Identificar a los interesados - Utilizar TIC - Planear las comunicaciones - Identificar los interesados - Planificar las comunicaciones - Gestionar expectativas de los interesados - Distribuir ib i información ió - Reportar desempeño - Gestionar cambios - Gestionar equipo - Gestionar conocimiento - Gestionar equipo - Gestionar conocimiento - Desarrollar el plan de recursos humanos - Reportar desempeño - Adquirir el equipo del proyecto - Reportar desempeño - Desarrollar el equipo del proyecto - Motivar al equipo del equipo - Desarrollar el equipo del proyecto - Motivar al equipo del proyecto - Definir normas de salud ocupacional y seguridad industrial que se deben seguir y cumplir BSC PARA GESTIÓN DE PROYECTOS 29

30 CONCLUSIONES Permite mejorar el nivel de madurez de los proyectos al poderlos comparar Este esquema permite estandarizar la forma de ver la efectividad de cada uno de los proyectos El uso de BSC en proyectos permite enfocarse en los elementos claves del proyecto La comprensión por parte de la alta gerencia de las organizaciones de los proyectos se hace más fácil. BSC PARA GESTIÓN DE PROYECTOS 30

31 CONCLUSIONES El mapa estratégico del proyecto permite de forma gráfica y sencilla a todos los involucrados conocer hacia dónde va el proyecto Las estrategias para el proyecto surgen a partir de las restricciones extendidas de cualquier tipo de proyecto Los indicadores permiten cuantificar el logro de los temas estratégicos del proyecto Si una organización ya está utilizando BSC, de una forma natural y fácil, puede incorporar la gestión de proyectos, manteniendo el mismo enfoque BSC PARA GESTIÓN DE PROYECTOS 31

32 RECOMENDACIONES Comenzar su aplicación en proyectos pequeños Capacitar a los diferentes interesados Revisar resultados de los proyectos para ajustar los valores de los indicadores Utilizar de forma continua Compartir la información con el equipo de proyecto BSC PARA GESTIÓN DE PROYECTOS 32