ORGANIZACION Y REALIZACION DE ACTIVIDADES INSTITUCIONALES

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1 CODIGO: SGII-II/RRPP VERSION: PRIMERA AREA: SECRETARIA GENERAL E IMAGEN INSTITUCIONAL DE IMAGEN INSTITUCIONAL TITULO: ORGANIZACION Y REALIZACION DE RUBRO NOMBRE FIRMA FECHA Formulado por: Equipo de Elaboración del Manual de Procedimientos (MAPRO) - OPP Revisado por: Secretaría General e Imagen Institucional VºBº por: Oficina de Planificación y Presupuesto

2 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: SGII-II/RRPP PAG Sede Central ORGANIZACIÓN Y REALIZACION DE FECHA:09/08/2005 2/21 1. OBJETIVO Estandarizar el procedimiento de organización y realización de actividades institucionales realizadas en la Sede Central del INDECI o en cualquier otro local, fuera de la Sede, dependiendo de la envergadura y tipo de ceremonia o evento institucional. 2. ALCANCE Este procedimiento es de aplicación en el Area de Relaciones Públicas y Protocolo de la Unidad de Imagen Institucional de la Secretaria General e Imagen Institucional del INDECI. Describe las actividades desde que la Unidad Orgánica solicitante de la gestión para la organización de evento o reunión, envía el requerimiento a la Unidad de Imagen Institucional, hasta la inauguración, desarrollo de la ceremonia o evento, y clausura del mismo. 3. BASE LEGAL 3.1. Decreto Ley Nº 19338, Ley del stema de Defensa Civil, y sus normas modificatorias Decretos Legislativos s. 442, 735 y 905, Ley Nº y el Decreto de Urgencia Nº Decreto Supremo Nº PCM, que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones (ROF) del INDECI, del 21MAY Resolución Jefatural Nº INDECI, que aprueba las rmas y Procedimientos para la Organización y Realización de Actividades Institucionales, del 01DIC Resolución Jefatural N INDECI, que aprueba el Manual de Organización y Funciones (MOF) del INDECI. 4. REQUISITOS DEL PROCESO 4.1. El requerimiento enviado por las Unidades Orgánicas a la Unidad de Imagen Institucional adjuntando la ficha de organización de actividades institucionales (ver Anexos) con todos los por menores de la ceremonia o evento institucional La coordinación con la DINALOG para las adquisiciones necesarias para el desarrollo de la ceremonia o evento. 5. RESPONSABLES DEL PROCESO 5.1. Jefatura del INDECI Area de Relaciones Públicas y Protocolo de la Unidad de Imagen Institucional Dirección Nacional de Logística.

3 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: SGII-II/RRPP PAG Sede Central ORGANIZACIÓN Y REALIZACION DE FECHA:09/08/2005 3/21 6. CONSIDERACIONES DE LA SOLICITANTE 6.1. La Unidad Orgánica responsable general es la responsable de derivar sus requerimientos a las áreas administrativas correspondientes Los aspectos logísticos necesarios para cada actividad, así como todas aquellas tareas administrativas, como compras, contrataciones, selección de los proveedores y pagos, son de responsabilidad directa de la Dirección Nacional de Logística y la Oficina de Administración En el caso de que el fondo de financiamiento sea externo con fondos PNUD, Comando Sur u otras instituciones y organismos extranjeros, los requerimientos deberán ser procesados a través de los mismos Se deben establecer términos de referencia específicos y claros para aquellos servicios de alquiler que se contratarán a terceros, tales como fotocopiadoras, impresoras, equipos de cómputo, entre otros La preparación de material y los contenidos temáticos deben ser desarrollados y elaborados por el área responsable general, especializada e involucrada directamente en cada actividad: Elaboración del programa temático, preparación del material de ayuda, determinación de la metodología de trabajo, comisiones de apoyo, entre otros Convocatoria, confirmación y reconfirmación de participantes, expositores e invitados De igual forma, se deberán designar al personal de apoyo necesario para el evento con lo relacionado a las tareas administrativas y secretariales: Registro de participantes, entrega de carpetas de trabajo, credenciales y certificados Redacción, trascripción y sistematización de información en general Búsqueda de información vía web y envío de correos electrónicos Con anticipación el responsable general deberá llenar la Ficha de Organización de Actividades Institucionales (ver Anexos) de acuerdo a sus necesidades y según la envergadura de la actividad. DE LA DE IMAGEN INSTITUCIONAL 6.5. La Unidad de Imagen Institucional es la responsable de conducir el protocolo y establecer las acciones de difusión que sean pertinentes, por lo cual es la responsable de la supervisión general de las actividades institucionales de acuerdo a la información detallada en la ficha, proporcionando sugerencias y criterios para la selección de la sede, servicios, materiales y otros, emitiendo opinión oportuna y por escrito en caso sea necesario Toda actividad y acción pre-evento, evento y post-evento que involucre la imagen institucional del INDECI, será objeto de supervisión directa de la Unidad de Imagen Institucional.

4 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: SGII-II/RRPP PAG Sede Central ORGANIZACIÓN Y REALIZACION DE FECHA:09/08/2005 4/ Las atribuciones directamente encomendadas a la Unidad de Imagen Institucional para la organización, realización y asesoría de las actividades institucionales son las siguientes: Diseño de material impreso a utilizar sugiriendo los criterios de presentación y composición grafica acorde con cada actividad. (cualquier propuesta de otra área deberá regirse al correcto uso del logo, lema y colores institucionales) Supervisión de la sede de la actividad, incluyendo la disposición de salas, banderolas, rotulación, servicios de alojamiento y alimentación ofrecidos, entre otros de su competencia Supervisión de los programas de inicio y cierre, incluyendo actos oficiales de inaguración y clausura, los que deberán ser coordinados permanentemente Apoyo en la provisión de materiales institucionales para las carpetas de trabajo correspondientes Dirección y conducción de las actividades de protocolo institucional: comité de recepción y bienvenida, presentaciones protocolares, conducción de actos oficiales Asignación de presentador, maestro de ceremonias, moderador, oficial de sala, auxiliar de protocolo y/o anfitrionas Sólo en caso de delegaciones oficiales extranjeras, se encargará de los servicios de traslados ida y vuelta del aeropuerto y de proponer un programa de apoyo turístico-cultural Apoyo profesional en la cobertura fotográfica y audiovisual de la actividad, previa evaluación de lo consignado en la ficha adjunta De acuerdo al tema de la actividad institucional y/o coyuntura se evaluará la conveniencia de dar cobertura de prensa La Unida de Imagen Institucional será la única área responsable en materia de organización de conferencias de prensa, convocatorias y difusión de prensa, emisión de material de prensa y despachos periodísticos, entre otros Toda acción de cobertura de prensa queda restringida bajo estricta evaluación de la Unidad de Imagen Institucional y con la aprobación de la Alta Dirección Igualmente la edición y publicación de suplementos especiales, reportajes y artículos, en cualquier canal de difusión periodística vinculados a las actividades institucionales, deben ser coordinadas y supervisadas por la Unidad de Imagen Institucional. 7. SIGLAS 7.1. COEN: Centro de Operaciones de Emergencia Nacional DINALOG: Dirección Nacional de Logística OA: Oficina de Administración RRPP: Relaciones Públicas.

5 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: SGII-II/RRPP PAG Sede Central ORGANIZACIÓN Y REALIZACION DE FECHA:09/08/2005 5/ SGII: Secretaría General e Imagen Institucional SSGG: Unidad de Servicios Generales de la OA SINADECI: stema Nacional de Defensa Civil UE: Unidad de Economía de la OA UII: Unidad de Imagen Institucional de la SGII. 8. DEFINICIONES 8.1. Actividad Institucional: Es cualquier ceremonia protocolar y/o evento local, regional, nacional e internacional organizado en cumplimiento de objetivos institucionales dentro de la sede institucional o fuera de ella Carpeta de trabajo para los participantes: Generalmente está compuesta del programa del evento, Block de tas, tríptico, manual de Comités de Defensa Civil y separatas alusivas al tema del evento Ceremonia Institucional: Actos de transferencia de cargo, suscripción de convenios, instalación de comisiones, inauguración de obras, condecoraciones y premiaciones, conferencias de prensa, presentación de publicaciones, visitas oficiales de misiones y delegaciones así como cualquier otro de carácter protocolar Evento Institucional: Aquella actividad programada cuyo carácter sea: Académico: conferencia, seminario, convención, mesa redonda. Técnico: mesa redonda, panel, foro, simposio, taller. De coordinación: asamblea, comité, comisión, bolsas de trabajo. Promocional: exposición, feria, showroom, exposhow. Social: festividades, celebraciones de efemérides, cenas de honor. Cultural: visita guiada, juegos florales, jornadas, verbenas. Deportivo: olimpiadas, festivales, gymkanas Participante: Persona natural, funcionario del INDECI o autoridad del gobierno peruano que interviene en un evento o ceremonia institucional organizado por el Area de Relaciones Públicas de la Unidad de Imagen Institucional, a petición de una de las Unidades Orgánicas del INDECI, realizado en la Sede Central del INDECI o fuera de la Sede Programa de la Actividad Institucional: Contiene el nombre del evento o ceremonia institucional, el lugar donde se realiza, los días de realización, los temas a tratar, el nombre completo, título y cargo de los expositores, además precisa el tiempo de inicio del evento, los tiempos para cada expositor así como las horas para el coffee breake y/o almuerzo. 9. ANEXOS ANEXO 1: Formato Solicitud de Uso de Auditorio. ANEXO 2: Ficha de Organización de Actividades Institucionales. ANEXO 3: Cronograma de Actividades Institucionales.

6 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: SGII-II/RRPP PAG Sede Central ORGANIZACIÓN Y REALIZACION DE FECHA:09/08/2005 6/ DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO SGII / UII RESPONSABLE Secretaria Jefe Secretaria DESCRIPCION DE ACTIVIDADES 1. Prepara requerimiento. Es una actividad interna Solicita auditorio por correo electrónico 2. Llena formato de solicitud de uso de auditorio y lo envía por correo electrónico al Area de Relaciones Públicas y Protocolo. 3. Recibe correo electrónico con el formato de solicitud de auditorio, lo imprime. Continúa en la actividad 7. solicita auditorio por correo electrónico 4. Realiza una llamada telefónica solicitando el uso del auditorio para una determinada actividad institucional. El del Area de Relaciones Públicas y Protocolo lo atiende. 5. Llena formato de solicitud de auditorio y lo envía al Area de Relaciones Públicas y Protocolo. 6. Recibe requerimiento en el formato solicitud de auditorio. 7. Toma conocimiento, designa al personal de apoyo. 8. Realiza consolidado y entrega al Jefe de la UII para su conocimiento. Continúa en la actividad 16. es una actividad interna 9. Formula el requerimiento, llena la Ficha de Organización de Actividades Institucionales (ver Anexos) y la adjunta al requerimiento. 10. Envía requerimiento múltiple a las unidades orgánicas involucradas. 11. Recibe requerimiento, firma cargo y entrega. 12. Recibe requerimiento, toma conocimiento y designa a personal de apoyo. 13. Recibe requerimiento designado y entrega al Area de Relaciones Públicas y Protocolo. 13. Recibe requerimiento designado y toma conocimiento de la actividad institucional. 14. Realiza cronograma diario de actividades institucionales de acuerdo a la ficha de organización de actividades institucionales y/o solicitud de auditorio.

7 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: SGII-II/RRPP PAG Sede Central ORGANIZACIÓN Y REALIZACION DE FECHA:09/08/2005 7/21 DINALOG OA / UE OA Unidad de Abastecimiento AREA DE CONTABILIDAD / SSGG 15. Realiza sugerencias y criterios para la selección del lugar donde se realizará la actividad institucional, da sugerencias para los servicios y materiales necesarios, según la ficha de organización de actividades institucionales y entrega. 15. Recibe sugerencias de la UII. Se necesita comprar o alquilar 16. Coordina con UII, para que les proporcione sugerencias en las compras o alquiler del local para la sede o de alguna otra cosa necesaria para el desarrollo de la actividad institucional. 17. Prepara y envía requerimiento a la DINALOG. Luego ir al proceso de Procedimiento General para la Adquisición y Contratación de Bienes y Servicios, en el que se descarta si es un proceso de menor cuantía o la contratación de un bien o servicio por caja chica para que luego sea derivado a la Oficina de Administración. En caso sea una adjudicación de menor cuantía, la Unidad de Abastecimiento realiza la compra o la contratación de un servicio y la entrega a la UII, previa firma de un acta de conformidad. 18. Recibe lo solicitado a la DINALOG y revisa. Ir al condicional Es una actividad fuera de Lima, antes de la actividad 19. se necesita comprar o alquilar Es una actividad fuera de Lima 19. Prepara requerimiento de viáticos y envía a la OA. Ir al proceso de Autorización, Control y Rendición de Cuenta de los Viajes en Comisión de Servicio, el que concluye con la entrega de los viáticos para que realice el viaje. Luego ir al condicional La actividad es en la Sede Central, antes de la actividad 20. es una actividad fuera de Lima Actividad NO es en la Sede Central 20. Envía requerimiento a la OA, solicitando servicio de transporte. Ir al proceso de Servicio de Transporte para Atender a las Unidades Orgánicas de la Sede Central, en el que se realiza el servicio de transporte al lugar donde se realizará la actividad institucional. Actividad es en la Sede Central 21. Elabora lista de asistentes y coordina con la UII y con la OET, en el caso de que el requerimiento incluya servicio telemático.

8 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: SGII-II/RRPP PAG Sede Central ORGANIZACIÓN Y REALIZACION DE FECHA:09/08/2005 8/21 DE CAMPAÑA DINALOG SGII PARTICIPANTE / INVITADO Unidad de Abastecimiento Secretaría General 21. Coordina con la unidad orgánica organizadora de la actividad con respecto a la cantidad de asistentes confirmados. Continúa en el condicional Unidad Orgánica necesita materiales de ayuda. Unidad Orgánica NO necesita materiales de ayuda Ir a la actividad 31. Unidad Orgánica necesita materiales de ayuda Material requiere diseño 22. Entrega requerimiento al Area de Campaña. 23. Recibe requerimiento, toma conocimiento, realiza el diseño del material impreso a utilizar y entrega. 24. Recibe diseño de material impreso y entrega a la Unidad Orgánica solicitante. 25. Recibe diseño de material a imprimir para solicitarlo en la DINALOG de acuerdo a la cantidad y/o material necesario para cubrir la actividad. 26. Prepara requerimiento dirigido a la DINALOG y envía. Ir al proceso de Procedimiento General para la Adquisición y Contratación de Bienes y Servicios, el que concluye con la entrega del material impreso solicitado. Continúa en la actividad 28. Material NO requiere diseño 27. Recibe requerimiento, prepara material institucional y entrega. 28. Recibe material institucional y prepara carpetas de trabajo para los invitados. 29. Prepara lista y envía invitaciones a los participantes. Ir al proceso de Administración del Proceso de Trámite Documentario, el que concluye con la entrega de la invitación al participante o invitado. 30. Recibe invitación del INDECI. 31. Responde vía correo electrónico o vía telefónica, confirmación de asistencia y espera la fecha de actividad institucional, para luego ir al proceso de Atención a Visitantes, antes de la actividad 48, a su vez la Unidad Orgánica recibe la comunicación con la confirmación de la asistencia del Participante y/o invitado. 32. Elabora lista de participantes y/o invitados confirmados y entrega al Area de Relaciones Públicas y Protocolo.

9 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: SGII-II/RRPP PAG Sede Central ORGANIZACIÓN Y REALIZACION DE FECHA:09/08/2005 9/21 DINALOG SGII / UII OA / SSGG Unidad de Abastecimiento Requiere comprar un recuerdo o reconocimiento institucional 33. Realiza requerimiento para la DINALOG y envía. Ir al proceso de Procedimiento General para Adquisición y Contratación de Bienes y Servicios, el que concluye con la compra del recuerdo o reconocimiento y con la entrega al Area de Relaciones Públicas y Protocolo de la UII. 34. Recibe requerimiento de la DINALOG. Continúa en la actividad 35. requiere comprar un recuerdo o reconocimiento institucional Ir a la actividad Revisa requerimiento de la Unidad Orgánica para supervisar la disposición de la Sede para la realización de la actividad institucional. Supervisión de Disposición de Sala y Recepción de Visitantes Jefe AREA DE TRANSPORTE / hay autoridades entre los participantes o invitados Ir a la actividad 39. hay autoridades entre los participantes o invitados Ir a la actividad Coordina con Jefatura actividad protocolar. 37. Da a conocer al del Area de RRPP y Protocolo lo coordinado con Jefatura. Es una actividad interna 38. Determina una sala de espera para las autoridades. 39. Entrega una copia del listado de participantes confirmados al Area de Seguridad. 40. Coordina con SSGG la disposición de las sillas y mesas de acuerdo al tipo de actividad institucional. Continúa en la actividad 41. es una actividad interna 41. Coordina con SSGG el traslado del Pabellón Nacional e Institucional. Ir al proceso de Servicio de Transporte para atender a las Unidades Orgánicas de la Sede Central, el que finaliza con el traslado del Pabellón Nacional e Institucional al local externo.

10 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: SGII-II/RRPP PAG Sede Central ORGANIZACIÓN Y REALIZACION DE FECHA:09/08/ /21 SGII / UII DINALOG Jefe Unidad de Abastecimiento 42. Coordina con el personal de eventos del local externo para disposición de sillas y mesas. 43. Organiza un comité de recepción para recibir a los invitados oficiales. Participantes NO vienen del extranjero Ir al proceso de Atención a Visitantes, antes de la actividad 48. Participantes vienen del extranjero 44. Coordina con el Jefe de la UII para contratar un servicio turístico. 44. Coordina con el. 45. Solicita visto bueno del Jefe del INDECI, quien a su vez realiza las modificaciones a las propuestas de la UII en caso fuera necesario, y da su V B. 46. Comunica al Area de RRPP y Protocolo realizar requerimiento para contratar un servicio turístico. 47. Recibe comunicación del Jefe de la UII y realiza requerimiento a la DINALOG para la contratación del servicio turístico. Espera la conclusión del proceso logístico mientras da los pormenores correspondientes al comité de recepción de los visitantes extranjeros. Ir al proceso de Procedimiento General para la Adquisición y Contratación de Bienes y Servicios, en el que se realiza la contratación del servicio turístico de acuerdo al requerimiento realizado por la UII. Ir al proceso de Atención a Visitantes, a su vez la Unidad Orgánica recibe la comunicación con la confirmación de la asistencia del participante y/o invitado. Durante el Desarrollo de la Actividad Institucional 48. Coordina con el Jefe del INDECI, lo correspondiente a la ceremonia de inauguración. Actividad requiere cobertura audiovisual 49. Coordina con el Area de Audiovisuales si se va a realizar tomas fotográficas, video grabación y/o grabación de audio de la actividad institucional. Ir al condicional Es necesario convocar a la prensa, antes de la actividad 50.

11 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: SGII-II/RRPP PAG Sede Central ORGANIZACIÓN Y REALIZACION DE FECHA:09/08/ /21 DE PRENSA Actividad institucional NO requiere cobertura audiovisual Es necesario convocar a la Prensa 50. Coordina con el Area de Prensa. Ir al proceso de Difusión de Actividades de Defensa Civil a través de los Medios de Comunicación, el que concluye con la difusión de la actividad en medios escritos, radiales y/o televisivos. Continúa en la actividad 51. es necesario convocar a la Prensa 51. Supervisa la ceremonia de inaguración de la actividad institucional. Está en el programa la entrega de algún recuerdo o reconocimiento institucional 52. Realiza anuncio según programa para que el Jefe lo entregue, quien luego del anuncio del comunicador de UII, realiza la entrega del recuerdo o reconocimiento institucional. está en el programa la entrega de algún recuerdo o reconocimiento institucional 53. Supervisa la ceremonia de clausura de la actividad institucional. Luego ir al proceso de Atención a Visitantes, el que finaliza con la despedida del visitante luego de realizada la actividad institucional, dando fin al proceso.

12 11. DIAGRAMA DE FLUJO

13 ORGANIZACION Y REALIZACION DE OA Secretaria INDECI SGII DE IMAGEN INSTITUCIONAL AREA Jefe DINALOG DE ABASTECIMIENTO OET Inicio 1 Prepara requerimiento Es una actividad interna Solicita auditorio por correo electrónico 2 Llena formato de solicitud de auditorio y lo envía por correo electrónico 4 Realiza llamada telefónica solicitando auditorio... 3 Recibe correo electrónico y lo imprime 4 Recibe llamada telefonica y coordina 5 Llena formato de solicitud de auditorio y envía 6 Recibe requerimiento en formato solicitud de auditorio 7 Toma conocimiento, designa a personal de apoyo 9 Formula requerimiento, llena ficha de actividades institucionales y adjunta 8 Recibe consolidado y toma conocimiento 8 Realiza consolidado y entrega para conocimiento del Jefe de UII 10 Envía requerimiento múltiple a las unidades orgánicas involucradas 11 Recibe requerimiento, firma cargo y entrega 12 Recibe requerimiento, toma conocimiento y designa personal de apoyo 11 Recibe requerimiento, firma cargo y entrega 13 Recibe designación y entrega al Area de RRPP y Protocolo 13 Recibe designación, toma conocimiento 14 Realiza cronograma diario de actividades institucionales de acuerdo a la ficha de actividades institucionales y/o solicitud de auditorio 15 Recibe sugerencias de la UII 15 Realiza sugerencias y criterios para la selección del lugar, servicios y materiales según la ficha y entrega Se necesita comprar o alquilar 16 Coordina con UII 16 Coordina con la unidad orgánica 17 Prepara requerimiento para DINALOG y envía Procedimiento General para la Aquisición y Contratación de Bienes y Servicios 18 Recibe lo solicitado de la DINALOG y revisa Es una actividad fuera de Lima 19 Prepara requrimiento de víaticos y envía Autorización, Control y Rendición de Cuentas de los Viajes en Comisión de Servicio Actividad es en la Sede Central 20 Envía requerimiento a la OA solicitando servicio de transporte Servicio de Transporte para Atender a las Unidades Orgánicas de la Sede Central 21 Elabora lista de asistentes y coordina con las UO involucradas 21 Coordina 21 Coordina α

14 INVITADO / PARTICIPANTE JEFATURA ORGANIZACION Y REALIZACION DE SECRETARIA GENERAL INDECI SGII DE IMAGEN INSTITUCIONAL Jefe AREA DINALOG DE ABASTECIMIENTO OA SSGG AREA DE SEGURIDAD α a UO necesita materiales de ayuda Material requiere diseño 25 Recibe diseño de material a imprimir para solicitarlo a la DINALOG de acuerdo a la cantidad y/o material 22 Entrega requerimiento al Area de Campaña 24 Recibe diseño de material impreso y entrega 23 Recibe requerimiento, toma conocimiento, realiza diseño de material impreso a utilizar y entrega 26 Prepara requerimiento para DINALOG y envía 28 Recibe material institucional y prepara carpetas para los invitados 27 Recibe requerirmiento, prepara material institucional y entrega Procedimiento General para la Aquisición y Contratación de Bienes y Servicios a 29 Prepara lista y envía invitaciones a los participantes Administración del Proceso de Trámite Documentario 30 Recibe invitación 31 Responde confirmando asistencia 31 Recibe confirmación Actividad institucional 32 Elabora lista de Participantes confirmados y lo entrega al Area de RRPP y Protocolo 32 Recibe lista de participantes confirmados b Requiere comprar recuerdo o reconocimiento institucional 33 Realiza requerimiento para la DINALOG Procedimiento General para la Aquisición y Contratación de Bienes y Servicios 34 Recibe requerimiento de la DINALOG 35 Revisa requerimiento de la unidad orgánica para supervisar la disposición de la Sede para la actividad Supervisión de Disposición de Sala y Recepción de Visitantes 36 Coordina con UII 36 Coordina con Jefatura actividad protocolar Hay Autoridades entre los Participantes o Invitados 37 Da a conocer lo coordinado con Jefatura 37 Toma conocimiento c Es una actividad interna 38 Determina una sala de espera para las autoridades 39 Entrega una copia de listado de participantes confirmados al Area de Seguridad 39 Recibe listado de los participantes en las actividades institucionales β

15 OA SSGG Jefe ORGANIZACION Y REALIZACION DE INDECI SGII DE IMAGEN INSTITUCIONAL AREA DE AUDIOVISUALES AREA DINALOG DE ABASTECIMIENTO JEFATURA β 40 Coordina con UII la disposición de sillas y mesas 40 Coordina con SSGG la disposición de las sillas y mesas de acuerdo al tipo de actividad institucional Servicio de Transporte para Atender a las Unidades Orgánicas de la Sede Central 41 Coordina con SSGG el traslado del pabellón nacional y institucional c 42 Coordina con el personal de eventos del local para disposición de sillas y mesas 43 Organiza un comité de recepción para recibir a los invitados oficiales 44 Coordina con el 44 Coordina con el Jefe de la UII para contratar un servicio turístico Participante viene del extranjero b 45 Solicita VºBº del Jefe del INDECI 45 Realiza modificaciones o da su VºBº 46 Comunica al Area de RRPP y Protocolo 47 Recibe comunicación, realiza requerimiento a DINALOG Procedimiento General para la Aquisición y Contratación de Bienes y Servicios Requerimiento a DINALOG b Atención de Visitantes Durante el Desarrollo de la Actividad Institucional 48 Coordina la ceremonia de inaguración 48 Coordina con UII la ceremonia de inaguración Actividad requiere cobertura audiovisual 49 Coordina con el Area de RRPP 49 Coordina con el Area de Audiovisuales Es necesario convocar a la Prensa 50 Coordina con el Area de Prensa Difusión de Actividades de Defensa Civil a Través de los Medios de Comunicación 51 Supervisa la ceremonia de inaguración de la actividad Está en el programa la entrega de algún recuerdo o reconocimiento institucional 52 Realiza anuncio según programa para que el Jefe del INDECI lo entregue 54 Hace entrega del recuerdo o reconocimiento institucional 53 Supervisa la ceremonia de clausura Atención a Visitantes Fin

16 ANEXOS

17 ANEXO 1 In stitu to N a cio nal de D efe ns a C iv il U n id a d de Im a ge n In s titu c io n a l S o lic it u d d e U s o d e A u d ito rio G E N ER A LID A D E S D E L E V E N T O : T IP O D E E V EN T O : NO M B R E : A RE A T É CN IC A R ES P O NS A B LE : CO O RD IN AD O R D E S IG N A DO : T E LE F O NO : F E CH A (S): HO R A DE IN IC IO : H O R A DE T E R M IN O : P AR T IC IP A NT E S : E X P O S IT O RE S : IN V IT A DO S : D IS PO S IC IÓ N D E S A L A : S AL A : T IP O A U DIT O RI O : S ILLA S T I PO A UL A: M ES A S D E S ILLA S T I PO U M E S AS D E SI LLA S T I PO A RO : M E S A S DE S ILLA S M O B IL IA R IO D E A PO Y O : A T R IL: P A NE L DE H O N O R: P E R SO N AS E ST A N DA R T E S : NA C IO N A L IND E C I O T RO : B AN D ER IN E S DE M E SA : NA C IO NA L IN DE CI O T RO : O T R O S: S O P O R T E T E C N O L Ó G IC O : M I CR Ó F O NO (S ): D E P ED E S T AL DE M ES A E Q U IP O DE S O NID O G RA B A DO RA T E LE V IS O R V HS P R O Y E CT O R M U LT IM E D IA LA P T O P R E T RO P RO Y EC T O R E CR A N P U NT E R O L AS E R C RO NO M E T R O ( S ) S ER V IC IO S D E A P O YO : M A E S T R O D E C ER E M O NIA S A U XI LIA R DE P R O T O CO LO G RA B A CI Ó N D E A U DI O A NF I T RIO N AS T O M A S F O T O G R A F ICA S V ID EO G RA B A CIO N S ER V IC IO S D E A L IM E N T A C IO N : C O F F E E B R EA K : P IS C O D E HO N O R : O T RO : O B S ER V A C IO N ES : IM PO R T A N T E : F a v or a dju ntar P r og ra m a P r elim ina r, Lis ta de In v ita dos y o tros pe rtine ntes

18 Instituto Nacional de Defensa Civil Unidad de Imagen Institucional ANEXO 2 FICHA DE ORGANIZACIÓN DE 1. GENERALIDADES DEL EVENTO: TIPO DE EVENTO:... NOMBRE DEL EVENTO:... FECHA(S):... HORARIOS:... DE LOS PARTICIPANTES: CANTIDAD PARTICIPANTES:... EXTRANJEROS... NACIONALES CANTIDAD EXPOSITORES: EXTRANJEROS... NACIONALES INVITADOS MESA PRINCIPAL: EXTRANJEROS... NACIONALES AUTORIDADES INVITADAS: PRESIDENTE... MINISTROS/VICEMINISTROS CONGRESISTAS.... EMBAJADORES/ DIPLOMÁTICOS ALCALDES/GOB. REG..... OTROS SEDE DEL EVENTO: TIPO DE ESTABLECIMIENTO:...CATEGORÍA:... DISTRITO SUGERIDO: SALAS REQUERIDAS: CANTIDAD:... CAPACIDAD:.... MESA PRINCIPAL: SI NO 2. DISPOSICIÓN DE SALAS: PANEL DE HONOR:.. PERSONAS EXPOSICIONES: TIPO AUDITORIO:... SILLAS TIPO AULA:.... MESAS DE... SILLAS TIPO U... MESAS DE. SILLAS TIPO ARO:... MESAS DE... SILLAS TIPO TALLER... MESAS DE... SILLAS TALLER:. PARTICIPANTES MESA PRINCIPAL: SI NO ALMUERZO:. PARTICIPANTES 1. RESPONSABLE GENERAL:... COORDINADOR DESIGNADO:... FONDO FINANCIAMIENTO EXTERNO:... SUPERVISION GENERAL: DE IMAGEN INSTITUCIONAL 2. UU.00 RESPONSABLE: DE IMAGEN INSTITUCIONAL (AREA DE RELACIONES PÚBLICAS) RESPONSABLE DESIGNADO:...

19 3. ACCESORIOS PARA SALA: ESTANDARTES: NACIONAL INDECI OTRO BANDERINES DE MESA: NACIONAL INDECI OTRO.... MICROFONO (S) :... DE PEDESTAL.... DE MESA... SOLAPEROS PUNTERO LASER... CRONOMETRO(S).... PODIO OTROS: SERVICIOS DE ALIMENTACION: COFFEE BREAK: CANTIDAD:...FECHA:... HORA:... ALMUERZO: CANTIDAD:...FECHA:... HORA:... PISCO DE HONOR: CANTIDAD:...FECHA:... HORA:... OTRO: SERVICIOS PROFESIONALES: ELABORACION DE PROGRAMA RECEPCION Y PRESENTADOR MODERADOR MAESTRO DE CEREMONIAS ACTOS DE INSTALACION, INAUGURACIÓN Y CLAUSURA DE EVENTOS TRASLADO AL AEROPUERTO ( SOLO PARA DELEGACIONES EXTRANJERAS ) OFICIAL DE SALA COBERTURA DE PRENSA OTRO: SERVICIO AUDIOVISUAL: TOMAS FOTOGRAFICAS VIDEO GRABACION GRABACIÓN DE AUDIO VHS-TELEVISOR EQUIPO DE SONIDO PORTATIL PROYECTOR MULTIMEDIA/RETROPROYECTOR ECRAN EN COORDINACION CON DINAEC OTRO: PROGRAMA DE APOYO TURISTICO: ( SOLO PARA DELEGACIONES EXTRANJERAS ) VISITAS GUIADAS: LUGAR... PERSONAS:... HORA:... CIRCUITOS TURÍSTICOS: TIPO... PERSONAS:... HORA:... OTRO: UU.OO RESPONSABLE: DE IMAGEN INSTITUCIONAL (AREA DE RELACIONES PÚBLICAS) RESPONSABLE DESIGNADO: UU.OO RESPONSABLE: DIRECCION NACIONAL DE LOGISTICA OFICINA DE ADMINISTRACION RESPONSABLES DESIGNADOS: UU.OO RESPONSABLE: DE IMAGEN INSTITUCIONAL ( AREA /O AREA DE PRENSA ) RESPONSABLES DESIGNADOS: UU.OO RESPONSABLE: DE IMAGEN INSTITUCIONAL ( AREA DE AUDIOVISUALES ) RESPONSABLE DESIGNADO: UU.OO RESPONSABLE: DE IMAGEN INSTITUCIONAL ( AREA DE RRPP ) RESPONSABLE DESIGNADO:

20 8. SERVICIO TELEMÁTICO EQUIPOS DE COMUNICACIONES VHF HANDIES PC S, IMPRESORAS Y PERIFERICOS ASIGNADOS ORGÁNICAMENTE A NIVEL RESPONSABLE DEL EVENTO. SOPORTE TÉCNICO DE LOS EQUIPOS ASIGNADOS. OTROS: UU.OO RESPONSABLE: OFIC. DE ESTADISTICA Y TELEMATICA RESPONSABLE DESIGNADO: SERVICIOS DE APOYO LOGISTICO Y DE SERVICIOS GENERALES: ALQUILER DE EQUIPO DE SONIDO ALQUILER DEL SERVICIO DE TELECONFERENCIA ALQUILER DE PC S / LAPTOP S / IMPRESORAS / PERIFERICOS ADQUISICIÓN DE ARREGLO(S) FLORALE(S) ALQUILER DE SERVICIO DE FOTOCOPIADORA ALQUILER DE SERVICIO DE TRANSPORTE TURISTICO SUMINISTRO DE ENERGIA ELECTRICA ALQUILER DE TOLDOS, MESAS Y SILLAS CONFECCION DE BANDEROLAS, BANNERS Y GIGANTOGRAFIAS SERVICO DE MULTICOPIADO SERVICIOS DE IMPRESIONES OTRO SERVICIO: UU.OO RESPONSABLE: DIRECCION NACIONAL DE LOGISTICA OFICINA DE ADMINISTRACION Y ESTADISTICA RESPONSABLES DESIGNADOS: OTRO: UU.OO RESPONSABLE:... RESPONSABLE DESIGNADO:... OBSERVACIONES: IMPORTANTE: ADJUNTAR EL PROGRAMA PRELIMINAR, LISTA DE PARTICIPANTES, ITINERARIOS DE VIAJES Y OTROS DATOS PERTINENTES.

21 ANEXO 3 INSTITUTO NACIONAL DE DEFENSA CIVIL Unidad de Imagen Institucional CRONOGRAMA DE DEL AL FECHA ACTIVIDAD HORA PARTICIPACION DURACION