1. Introducción a la Administración de Proyectos

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Cristián Marín Silva
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1 1. Introducción a la Administración de Proyectos 1.1 Estadísticas Los E.U. gastan cerca de $2.3 trilliones de dólares en proyectos cada año, un equivalente al producto interno bruto del país. El mundo entero, gasta cerca de $10 trilliones de su producto interno bruto de $40.7 trilliones en proyectos de todos tipos. Más de 16 millones de personas se dedican a la administración de proyectos, en promedio ganando cerca de $82,000 usd. al año.* Más de medio millón de proyectos de desarrollo de aplicaciones de tecnologías de la información(ti)fueron iniciados durante 2001, cerca de 300,000 en el año 2000.* Famosos autores y consultores están enfatizando la importancia de la administración de proyectos. Como Tom Peters menciona en su libro, Reinventing Work: the Project 50, To win today you must master the art of the project!. 1.2 Motivación para estudiar Administración de proyectos de Tecnologías de Información (TI) Los proyectos de TI tiene un record terrible Un estudio de 1995 realizado por el Standish Group llamado "CHAOS" encontró que sólo el 16.2% de los proyectos de TI fueron exitosos y cerca del 31% fueron cancelados antes de ser completados; pérdidas por cerca de $ 81 billones de dólares La necesidad de proyectos de TI sigue en aumento En el 2000, hubieron cerca de 300,000 proyecto nuevos de TI En el 2001, cerca de 500,000 Hoy?? 1.3 Ventajas de usar la administración de proyectos de manera formal Mejor control de recursos financieros, físicos y humanos Mejorar las relaciones con clientes Menores tiempos de desarrollo Menores costos Aumentar la calidad, mejorar la confiabilidad Mayores márgenes de ganancias Mejorar la productividad Mejor coordinación interna

Más de 16 millones de personas se dedican a la administración de proyectos, en promedio ganando cerca de $82,000 usd. al año.

2 Mayor moral para los trabajadores 1.4 Qué es un Proyecto? Definición Un proyecto es un "esfuerzo temporal ejercido, para llevar a cabo un producto o servicio"(pmbok Guide 2000, p. 4) Atributos de proyectos Propósito único Temporal Requiere recursos, a menudo de varias áreas Debe tener un patrocinador (sponsor) principal y/o cliente Envolver incertidumbre Ejemplos de proyectos de TI Northwest Airlines desarrolló un sistema de reservaciones llamado ResNet Muchas organizaciones actualizan hardware, software, y redes a través de proyectos Organizaciones desarrollan nuevo software o enriquecen sistemas existentes para realizar distintas funciones de negocios Nota: Proyecto de IT se refieren a proyectos que involucran hardware, software, y redes. 1.5 El " Triple Constraint" Todo proyecto es restringido de diferentes maneras por sus: Metas de alcance: Qué es lo que el proyecto trata de cumplir? Metas de tiempo: Cuánto tiempo toma en completarlo? Metas de costo: Cuánto costará? Es la tarea del project manager balancear las 3.

proyectos de TI Northwest Airlines desarrolló un sistema de reservaciones llamado ResNet Muchas organizaciones actualizan hardware, software, y redes a través de proyectos Organizaciones desarrollan

3 El reporte de 2001 del Standish Group mostró apreciables mejoras en el éxito de proyectos. Los tiempos sobrepasados se redujeron del 222% al 163% El costo excedido bajo de 189% a 145% Características y funciones requeridas aumentaron de 61% a 67% 78,000 proyectos fueron existosos, comparados con 28,000 28% de proyectos de TI fueron existos, comparados contra el 16% Por qué las mejoras?"las razones del aumento en proyectos exitosos varían. Primero, el costo de un proyecto cortado a la mitad. Mejores herramientas han sido creadas para monitorear y controlar el progreso, y mejores project managers capacitados con mejor administración de procesos son usados.* *The Standish Group, "CHAOS 2001: A Recipe for Success" (2001) 1.6 Qué es la administración de proyectos? Es la "aplicación de conocimiento, habilidades, herramientas y técnicas a actividades de proyectos en orden de alcanzar los requerimientos * * (PMI. Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide), 2000, p. 6)

comparados con 28,000 28% de proyectos de TI fueron existos, comparados contra el 16% Por qué las mejoras?"las razones del aumento en proyectos exitosos varían.

4 1.7 Project Management Framework Project Stakeholders Son las personas involucradas o afectadas por las actividades del proyectoincluyen: El sponsor y el equipo del proyecto Staff de soporte Clientes Usuarios Proveedores Oponentes 9 Areas de conocimiento en la administración de proyectos Las áreas de conocimiento describen las competencias clave que los project managers deben desarrollar 4 áreas de conocimiento centrales para tratar con objetivos específicos del proyecto (alcance, tiempo, costo y calidad) 4 áreas facilitadoras de conocimiento a través de las cuales los objetivos son alcanzados (recursos humanos, comunicación, riesgo y procuramiento) 1 área de conocimiento (administración de la integración del proyecto) que afecta y es afectada por todas las demás áreas 1.8 Herramientas y técnicas en la administración de proyectos

de conocimiento centrales para tratar con objetivos específicos del proyecto (alcance, tiempo, costo y calidad) 4 áreas facilitadoras de conocimiento a través de las cuales los objetivos son

5 Asisten a los project managers y sus equipos en varios aspectosalgunos específicos incluyen: Project Charter, scope statement, and WBS (scope) Gantt charts, network diagrams, critical path analysis, critical chain scheduling (time) Cost estimates and earned value management (cost) 1.9 Cómo se relaciona la administración de proyectos con otras disciplinas Gran parte del conocimiento es exclusivo de la administración de proyectos Project managers deben también tener conocimiento y experiencia en Administración general El área de aplicación del proyecto 1.10 Historia de la administración de proyectos Algunas personas consideran que la construcción de las pirámides Egipcias o la muralla China fueron el origen La mayoría consideran al proyecto Manhattan como el primero en usar la administración de proyectos "moderna" Este proyecto de $ 2 billones (en 1946) tuvo su propio project manajer y technical manager

9 Cómo se relaciona la administración de proyectos con otras disciplinas Gran parte del conocimiento es exclusivo de la administración de proyectos Project managers deben también tener conocimiento y

7 1.11 La profesión de Administración de Proyectos El empleo de IT Project Manager está en la lista de las 10 profesiones más demandadas en el contexto de TI Sociedades profesionales como el Project Management Institute (PMI) han crecido tremendamente Programas de investigación y certificación siguen aumentando El Project Management Institute provee la certificación Project Management Professional (PMP) 15 funciones de la Administración de Proyectos

(PMI) han crecido tremendamente Programas de investigación y certificación siguen aumentando El Project

8 Define scope of project Identify stakeholders, decision-makers, and escalation procedures Develop detailed task list (work breakdown structures) Estimate time requirements Develop initial project management flow chart Identify required resources and budget Evaluate project requirements Identify and evaluate risks Prepare contingency plan Identify interdependencies Identify and track critical milestones Participate in project phase review Secure needed resources Manage the change control process Report project status Habilidades sugeridas para Project Managers Se requieren un gran variedad de habilidades Deben estar cómodos con el cambio, entender las organizaciones (suya y el cliente) y se capaces de liderear equipos para alcanzar las metas del proyecto Necesitan habilidades "hard" y "soft", las hard incluyen conocimiento del producto y conocer las distintas herramientas y técnicas de la administración de proyectos; las habilidades soft incluyen el poder trabajar con distintos tipos de personas Communication skills: listening, persuading Organizational skills: planning, goal-setting, analyzing Team Building skills: empathy, motivation, esprit de corps Leadership skills: set examples, be energetic, have vision (big picture), delegate, be positive Coping skills: flexibility, creativity, patience, persistence Technological skills: experience, project knowledge Características de los Project Managers

milestones Participate in project phase review Secure needed resources Manage the change control process Report project status Habilidades sugeridas para Project Managers Se requieren un gran

9 Efectivos Project Manager Lead by example Are visionaries Are technically competent Are decisive Are good communicators Are good motivators Inefectivos Project Manager Set bad examples Are not self-assured Lack technical expertise Are poor communicators Are poor motivators Stand up to upper management when necessary Support team members Encourage new ideas 1.12 Etica en la Administración de Proyectos Etica es parte importante de todas las profesiones Project managers frecuentemente enfrentan dilemas éticos La certificación PMP requiere que los aplicantes acepten el código de conducta establecido 1.13 Software para la Adminitración de Proyectos Hoy día existe una gran diversidad de productos para ayudar en la AP Se dividen en 3 categorías principales: Low-end tools: Manejan pequeños o únicos proyectos, precio menor a $ 200 usd por usuario Midrange tools: Manejan múltiples proyectos y usuarios, precio entre $ 200 y $ 500 usd por usuario, ej. MS-Project High-end tools: También llamados enterprise project management software, diversos tipos de licenciamiento 1.14 La administración de proyectos aplica a muchas áreas Tanto a proyectos de trabajo como a proyectos personales Diversas disciplinas (IT, construcción, finanzas, deportes, etc.)

12 Etica en la Administración de Proyectos Etica es parte importante de todas las profesiones Project managers frecuentemente enfrentan dilemas éticos La certificación PMP requiere que los aplicantes

10 Las habilidades de la AP pueden ayudar en actividades de todos los días

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