Código: PR-FAC-01 Vigente a partir de: Control de pedidos y facturación

Transcripción

1 I. OBJETIVO Indicar las actividades que deben realizarse para la generación de facturas derivado de la solicitud de productos por parte del área de ventas. II. ALCANCE El presente procedimiento aplica al personal del área de Facturación y Mesa de Control, desde que se recibe la solicitud de producto / orden de compra, hasta que se reenvía la factura al Encargado de Fábrica. III. RESPONSABILIDADES Facturista 1. Realizar la impresión y entrega de las facturas generadas al Jefe de Almacén al momento de que se requiera realizar la salida de almacén del producto. 2. Enviar de forma semanal al Despacho Contable externo, las facturas impresas generadas en la semana así como una relación de las mismas. 1. Recabar las facturas originales con la firma de recibido y/o guía de embarque y entregarlas al Gerente de Crédito y Cobranza. 2. Mantener actualizado el formato de control de pedidos con el estatus de los pedidos de los clientes y el avance en la producción surtimiento de los productos. IV. POLÍTICAS 1. Todos aquellos pedidos que cuenten con datos erróneos no podrán proceder para la facturación correspondiente. 2. La facturación de pedidos realizados a través de Orden de compra por parte del cliente no se validan por el área de Crédito y Cobranza V. DEFINICIONES No aplica Página: 1 de 6

2 VI. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO CONTROL DE PEDIDOS Viene de PR-VEN-02 Venta de Productos 1. Recibir Solicitud de producto / Orden de Compra a través de correo y registrar en el control de pedidos. Nota: Los folios se asignan de forma alfanumérica de manera consecutiva. Se captura inclusive aquellos que no estén correctos, en cuyo caso se devuelven al Representante de Ventas y se solicitan los ajustes correspondientes. 2. Asignar folio de acuerdo al consecutivo. Nota: Los folios se asignan de forma alfanumérica de manera consecutiva. 3. Enviar el correo con el pedido y folio al Gerente de Crédito y Cobranza y Representante de Ventas. Nota: Las órdenes de compra se facturan inmediatamente sin modificación. Gerente de Crédito y Cobranza 4. Recibir información del pedido y validar estatus crediticio del cliente. Nota: La validación del estatus crediticio del cliente contempla lo siguiente sin ser limitante: a) Verificar que no se encuentre en buró de crédito b) Verificar que no se encuentre en lista negra de clientes c) Verificar que el cliente no tenga adeudos previos d) Verificar que cuente con la solvencia económica para el otorgamiento de crédito e) Verificar el estatus del cliente en el mercado para determinar el monto de crédito a otorgar f) Verificar la forma de pago que se aplicará al cliente Cliente habilitado para facturar? En caso de que NO, continuar en la siguiente actividad. En caso de que SI, continuar en la actividad Notificar al Representante de Ventas y las causas por las que no se puede facturar. Fin de procedimiento. Página: 2 de 6

3 6. Informar al respecto a procedencia para facturar. 7. Imprimir pedido y entregar la solicitud de producto (FO-VEN-04) al Encargado de Fábrica. Conecta con PR-PRE-01 Preparación de mezclas puras / PR-PRE-01 Preparación de mezclas mixtas FACTURACIÓN Viene de PR-ALM-02 Salida de productos de almacén 8. Recibir notificación de la salida de producto del almacén y actualizar el control de pedidos (FO- CPF-01). 9. Solicitar al Facturista que genere la factura correspondiente. Facturista 10. Generar la factura / remisión según monto autorizado para el cliente. Nota 1: En caso de que el cliente no se encuentre dado de alta por ser la primera vez que se le factura, se debe dar de alta con la información del expediente del cliente en el sistema ADMINPAQ. Nota 2: La generación de la factura se realiza mediante el uso del sistema ADMINPAQ, en el módulo de Ventas / Factura electrónica. 11. Dar clic al botón timbrar para informar al personal e instancias correspondientes. Nota: El timbrado en automático avisa al SAT, Representante de Ventas, Cliente y Gerente de Crédito y Cobranza. 12. Reenviar la factura / remisión generada al Encargado de Fábrica. Conecta con PR-ALM-02 Salida de productos del almacén. Página: 3 de 6

4 VII. DIAGRAMA DE FLUJO ANALISTA DE MESA DE CONTROL GERENTE DE CRÉDITO Y COBRANZA Viene de PR-VEN-02 Venta de productos Recibir Solicitud de producto / Orden de Compra a través de correo y registrar en el control de pedidos Asignar folio de acuerdo al consecutivo Enviar el correo con el pedido y folio al Gerente de Crédito y Cobranza y Representante de Ventas Registro: FO-CPF Recibir información del pedido y validar estatus crediticio del cliente Cliente habilitado para facturar? NO Notificar al Representante de Ventas y Analista de Mesa de Control las causas por las que no se puede facturar FIN SI 7 Imprimir pedido y entregar la solicitud de producto al Encargado de Fábrica Formato: FO-VEN-04 6 Informar al Analista de Mesa de Control respecto a procedencia para facturar 8 9 Conecta con PR-PRE-01 / PR-PRE-02 Viene de PR-ALM-02 Salida de productos del almacén Recibir notificación de a salida de producto del almacén y actualizar el control de pedidos Solicitar al facturista que genere la factura correspondiente Registro: FO-CPF FACTURISTA Generar la factura / remisión según monto autorizado para el cliente Dar clic al botón timbrar para informar al personal e instancias correspondientes Reenviar la factura / remisión generada al Encargado de Fábrica Conecta con PR-ALM-02 Salida de productos del almacén Registro: Factura Página: 4 de 6

5 VIII. REFERENCIAS Instituto Mexicano de Normalización y Certificación, A. C., NMX-CC-9001-IMNC-2008 Sistemas de Gestión de Calidad Requisitos. IX. ANEXOS Anexo 1. FO-CPF-01 Control de pedidos CONTROL DE PEDIDOS FO-CPF FECHA DE E- MAIL FECHA DE PEDIDO REFERENCIA DE PEDIDOS RECIBIDOS STATUS REFERENCIA DE REMISIÓN Y/O FACTURA ALMACEN PEND. NO. DE REPRESENTANT CLIENTE COMENTARIOS CONDICIONE P/ EN DE FECHA DE NO. DE FECHA DE NO. DE EN FACT. ENVIADO PEDIDO E DE VENTAS S DE PAGO VERIFICAR REMISIÓN ENTREG REMISON REMISION FACTURA FACTURA Y SURTIR A NO. CAJAS FECHA DE ENTREGA CHOFER NO. DE GUÍA TRANSPORTE FORÁNEO OBSERVACIONES Página: 5 de 6

6 X. CONTROL DE CAMBIOS Versión Descripción Fecha (dd-mm-aa) 01 Por ser la primera versión no existen cambios XI. AUTORIZACIONES Concepto Nombre y Puesto Firma Autorizó Gerardo Torres Sánchez Encargado de Fábrica Revisó Diego Castro García Elaboró Ernesto Martínez del Ángel Coordinador del SGC Página: 6 de 6