Impacto del Enterprise Resource Planning (ERP) en las Empresas Por: Santiago Lazo

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1 Universidad Interamericana de Puerto Rico - Recinto de Ponce 1 Impacto del Enterprise Resource Planning (ERP) en las Empresas Por: Santiago Lazo Resumen En la actualidad, el mundo empresarial es altamente competitivo; el entorno global en el que se desarrollan las empresas ha provocado que sólo las más eficientes logren el éxito. A pesar de estar en un buen negocio, muchas organizaciones no son capaces de aprovechar el entorno y es común que el mal manejo de la información les lleve a alcanzar pérdidas importantes en su organización (Liu, Baolin, 2009). Una posible solución para obtener un mejor control de las operaciones en una empresa es la implementación de un sistema Enterprise Resource Planning (ERP), definido por Deloitte y Touche, como un sistema de software de negocios que permita a las compañías automatizar e integrar la mayoría de sus procesos, compartir datos comunes y prácticas a través de toda la empresa, producir y acceder a la información en tiempo real. ERP es una arquitectura de software que facilita el flujo de información entre las funciones de manufactura, logística, finanzas y recursos humanos de una empresa (Chyan, 2009). Con este artículo, se pretende que el lector conozca el funcionamiento e importancia que tienen los Sistema de de Planificación de Recursos conocidos como Enterprise Resource Planning (ERP) en inglés. Introducción El objetivo de los ERP es coordinar todas las actividades de negocios de la empresa, desde la evaluación de un proveedor hasta la facturación para un cliente. ERP utiliza una base de datos centralizada para ayudar el flujo de información entre los distintos departamentos de la empresa. Sin embargo, de nada serviría la implementación de un ERP en una empresa si no se trabaja desde el fondo del problema, al contrario, provocaría un problema mayor y más difícil de solucionar. Existe una gran variedad de ERP`s en el mercado, todos flexibles y adaptables a la situación de la empresa con la que trabajarán. Se debe hacer un estudio minucioso de cuál es el que más le conviene, pues aunque son muy parecidos, hay diferencias en costos y están enfocados a diferentes tipos de mercado en particular (Uwizeyemungu, 2009).

2 Universidad Interamericana de Puerto Rico - Recinto de Ponce 2 Entre algunas compañías que han implementado un ERP están las siguientes: Cinsa que utilizó un ERP de ORACLE, GAN AHMSA implemento el ERP de SAP, KODAK el FOUTH SHIFT, MEXICANA DE TELECOMUNICACIONES el ERP de ibaan, SOFT CHOICE el ERP de ORACLE y CASA MARZAM implemento el CARDINAL. Como podemos ver, todas las empresas anteriores son exitosas y aunque no se deba precisamente a la implantación del sistema en ellas, sí tiene mucho que ver en sus logros. De nada les serviría su crecimiento si no supieran manejarlo y adaptarse a la nueva situación del mundo donde el manejo de la información es vital (Katayama, 2003). Importancia del ERP en las Empresas La Planificación de Recursos Empresariales (Enterprise Resource Planning, ERP) es una forma de utilizar la información en áreas claves como fabricación, compras, administración de inventario, cadena de suministros, control financiero, administración de recursos humanos, logística y distribución, ventas, mercadeo y administración de relaciones con clientes. Se trata de unir estos elementos y proporcionar a los usuarios del sistema una manera universal de acceder, ver, y utilizar la información que se guarda en diferentes sistemas de gestión empresarial a través de una sola aplicación. Con un sistema integrado, como el ERP, las barreras de información entre los diferentes sistemas y departamentos desaparecen. Todos los sistemas y procesos controlados computacionalmente en una empresa se pueden integrar bajo un mismo esquema para beneficiar a toda la organización. Así, la unión entre las áreas de recursos humanos y financiera es cada vez más importante para ayudar a modernizar los procesos internos y mejorar la eficiencia. En 1997, más de 20,000 empresas alrededor del mundo pagaron $10 millones a proveedores de sistemas ERP. Actualmente, existe una gran variedad de ERP`s en el mercado, todos flexibles y adaptables a la situación de la empresa con la que trabajarán. Entre los cambios más evidentes que un sistema de ERP proporciona a una corporación, sin dudas, está la mayor confiabilidad de los datos, monitorizados en tiempo real y la disminución del trabajo (Sudip Chahal, 2003).

3 Universidad Interamericana de Puerto Rico - Recinto de Ponce 3 Con la capacidad de integración de los módulos, es posible diagnosticar las áreas más o menos eficientes y enfocarse en procesos que puedan mejorar el desempeño. Cuando mayor es la integración de los módulos del ERP, más eficientes serán los procesos. Esto puede hacer la diferencia a la hora de atender e incluso de retener a un cliente (E.M. Shehab, 2004). Normalmente, algunos procesos internos necesitan ser redefinidos o rediseñados antes de que el sistema ERP entre efectivamente en operación. Al momento de seleccionar un ERP, lo ideal es realizar una investigación detallada, lo cual puede involucrar desde fuentes externas como ser el Internet, publicaciones de información especializada, compañías del mismo segmento o de perfil similar y consultoras, hasta investigaciones hechas por los profesionales de tecnología de la información (Maya Daneva, 2005). Es recomendable que las empresas no dejen en manos de un tercero la responsabilidad de la elección del sistema que será instalado, ya que la empresa es quien conoce las necesidades de su día a día. Características del ERP Entre las características principales de los sistemas ERP están las siguientes: 1. Es una base de datos centralizada. 2. Los componentes del ERP interactúan entre sí consolidando todas las operaciones. 3. En un sistema ERP, los datos se ingresan sólo una vez y deben ser consistentes, completos y comunes. 4. Las empresas que lo implanten deben modificar alguno de sus procesos para alinearlos con los del sistema ERP. 5. El sistema incluye un conjunto de aplicaciones ERP o módulos. 6. Suele haber un software para cada unidad funcional. 7. La tendencia actual es a ofrecer aplicaciones especializadas para determinadas industrias.

4 Universidad Interamericana de Puerto Rico - Recinto de Ponce 4 Beneficios del ERP La implantación de un sistema ERP resulta altamente beneficiosa para la organización ya que permite la posibilidad de automatizar aquellos procesos que se manejen bajo reglas o políticas preestablecidas, evitando así la intervención humana. La integración de la información financiera y los pedidos de los clientes, la estandarización de los procesos de manufacturación, minimización del inventario y la estandarización de la información de RH (Recursos Humanos) son razones por las cuales las empresas desean implementar un sistema de ERP en su organización. Sin embargo, estos sistemas son altamente caros, requieren cambios en la compañía, son complejos y hay pocos expertos en ERP. Cuanto mayor es la integración de los módulos del ERP, más eficientes serán los procesos de una empresa. Para saber si una empresa está apta para trabajar con un ERP es importante contar con la ayuda externa de especialistas en el asunto, en especial consultores. Ellos van a evaluar y a radiografiar la empresa, lo cual les permitirá identificar lo que sea necesario para que el sistema no choque con la cultura organizacional interna. Estos consultores producirán estudios que indicarán las acciones y las adecuaciones posibles (Micrososft, 2004). El éxito de la implementación de un ERP implica un cambio de la cultura organizacional y de los procesos en la organización que se apoya en tres aspectos fundamentales: el producto, los procesos y las personas. La combinación y sincronización de éstos es sumamente importante para el éxito de la implantación. La compra de un sistema ERP representa para la empresa una gran inversión no solo económica sino también de otros recursos, como lo es el tiempo y el esfuerzo de sus empleados, y la migración de información de un sistema a otro con los riesgos que este proceso implica.

5 Universidad Interamericana de Puerto Rico - Recinto de Ponce 5 Una vez implementado un sistema ERP se espera que dure unos cuantos años y acompañe a la empresa en sus proyectos, planes y objetivos de negocio, por lo tanto hay que hacer una investigación sobre qué sistema de ERP es el ideal para la empresa y qué compañía será la consultora (EPICOR, 2009). Todos estos puntos hacen pensar que esta etapa es un proceso crítico, no obstante la selección de sistemas ERP no es un área de mucho estudio, más bien se le ha dedicado más tiempo de estudio a las metodologías de implementación (Ortuño, 2005). Son pocas las metodologías existentes para guiar a los directivos y miembros del equipo de proyecto. Algunos expertos creen que los sistemas ERP pueden hacer que los procedimientos (procesos) de una compañía se vuelvan más eficiente, pero el logro de un impacto positivo va acompañado de factores como la cultura organizacional y el estilo gerencias, así como de conocimientos, habilidades y experiencias (VERA, 2006). Por otro lado, algunas empresas fracasan al implantar sistemas ERP ya que no realizan un estudio para identificar si el implantar un ERP sería rentable para su empresa, pues toman decisiones repentinas y acaban por fracasar en sus negocios. La implantación de estos sistemas requiere cambios organizacionales en las empresas, reingeniería y nuevas formas de trabajo, así que es importante romper con los viejos esquemas, lo cual a veces es muy difícil en los negocios. Es imprescindible también desarrollar canales de comunicación para que un sistema ERP sea exitoso y no fracase. La clave está en no resistirse al cambio (Twain, 2003). CONCLUSIÓN La tecnología ha ocupado un lugar muy importante en las organizaciones ya que ha permitido que sus procesos sean más efectivos y eficientes. El contar con tecnología que se adapte a los cambios constantes que se generan es una ventaja competitiva que hace que las organizaciones sigan teniendo presencia en el mercado.

6 Universidad Interamericana de Puerto Rico - Recinto de Ponce 6 Con la aparición de las herramientas tecnológicas como el ERP que permiten la integración de la información, las empresas se han visto beneficiadas en la administración de la mayoría de sus procesos. Por tanto, implantar un proyecto ERP que involucre a toda la organización es un riesgo que las empresas tienen que enfrentar exitosamente si desean continuar en el mercado. Las tecnologías han pasado de ser un área de soporte y generadora de costos a ser una necesidad estratégica. Las empresas líderes son las que están a la vanguardia en la tecnología, esto es, aquéllas que innovan, tienen éxito y a sus competidoras no les queda más remedio que imitarlas. Referencias Su, Yi-fen, and Chyan Yang. "A structural equation model for analyzing the impact of ERP on Expert Systems with Applications 37, no. 1 (January 2009): Academic Search Premier, EBSCOhost (accessed November 6, 2009). SCM." Sylvestre, Uwizeyemungu, and Raymond Louis. "Exploring an alternative method of evaluating the effects of ERP: a multiple case study." Journal of Information Technology (Palgrave Macmillan) 24, no. 3 (September 2009): Academic Search Premier, EBSCOhost (accessed November 6, 2009). Liu, Baolin, Zhongning Wang, and Zhixing Jin. "The effects of punctuations in Chinese sentence comprehension: An ERP study." Journal of Neurolinguistics 23, no. 1 (January 2009): Academic Search Premier, EBSCOhost (accessed November 3, 2009). Kimura M, Katayama J, Ohira H. Event-related brain potential evidence for implicit change detection: A replication of Fernandez-Duque et al. (2003). Neuroscience Letters [serial on the Internet]. (2008, Dec 31), [cited November 9, 2009]; 448(3): Available from: Academic Search Premier. E.M. Shehab, M. S. (2004). Enterprise resource planning: An integrative review. Business Process Management Journal, EPICOR. (2009). 12 Criteria for Selecting the Best ERP System Replacement. Maya Daneva, R. W. (2005). Requirements Engineering for Cross-organizational ERP Implementation: Undocumented Assumptions and Potential Mismatches. Department of Computer Science, University of Twente, The Netherlands. Micrososft. (2004). ENTERPRISE RESOURCE PLANNING: POWERING GOVERNMENT TRANSFORMATION. Microsoft. Ortuño, M. Á. (2005). Elección de ERP: Criterios y Costes de implantación de un ERP. Microsoft Business Solution. Sudip Chahal, K. M. (2003, March). Deploying ERP on Cost-effective Industry-standard Servers. Intel Information Technology. Twain, M. (2003). ERP System Implementation Overview.

7 Universidad Interamericana de Puerto Rico - Recinto de Ponce 7 VERA, Á. B. (2006). Implementación de sistemas ERP, su impacto en la gestion de la empresa.. Universidad de Concepción. Santiago Lazo Villela, MBA, MIS, ABD - Catedrático Auxiliar Caribbean University, Recinto de Ponce; Profesor a tiempo parcial UIPR, Recinto de Ponce slazo@ponce.caribbean.edu.