Tips para la Gestión Eficiente de Contratos de Ingeniería. Ing. Aldo González Córdova,PMP Nippon Koei LAC Co., Ltd

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1 Tips para la Gestión Eficiente de Contratos de Ingeniería Ing. Aldo González Córdova,PMP Nippon Koei LAC Co., Ltd

2 Aldo González Córdova, PMP Ingeniero Mecánico-Eléctrico Nippon Koei LAC Co, Ltd. Acerca del autor Ha prestado servicios de consultoría en Gestión de Proyectos por mas de tres años en PETROPERU S.A. y actualmente se desempeña como Consultor Especialista en el Área de Proyectos de la Nippon Koei LAC Co, Ltd. en el Proyecto de Mejoramiento y Expansión de los Sistemas de Abastecimiento de Agua Potable y Alcantarillado de las Ciudades de Piura-Castilla y Chimbote valorizado en mas de más de MUS$ 90,000.00

3 LOS PROYECTOS. CARACTERISTICAS Y TIPOS

4 Proyecto: LOS PROYECTOS. CARACTERISTICAS Y TIPOS Un Proyecto es un Esfuerzo Temporal llevado a cabo por una Organización, con la finalidad de obtener un producto, servicio o resultado único que le permita cumplir con sus objetivos estratégicos en el corto, mediano y/o largo plazo. Contrato: Un Contrato es un Acuerdo Temporal entre dos partes llevado a cabo, con la finalidad de obtener un producto, servicio o resultado único que permita cumplir con los objetivos estratégicos de las partes en el corto, mediano y/o largo plazo.

5 LOS PROYECTOS. CARACTERISTICAS Y TIPOS 1. Según la Especialidad: - Ingeniería - Gubernamentales - Sociales - Medioambientales - Financieros, etc. 3. Según el Área de Responsabilidad: - Sector Privado - Sector Público 2. Según el Sector: - Energía - Minería - Petróleo - Saneamiento - Transportes, etc. 4. Según su Impacto - Mega Proyectos - Grandes Proyectos - Proyectos Medianos - Proyectos Pequeños

6 CLASIFICACION DE LOS PROYECTOS DE INGENIERÍA CLASIFICACION DE PROYECTOS DE INGENIERÍA 1. Construcción D & C 2. Diseño / Ingeniería EPC 3.Procura ( Adquisición de Bienes) 4. Consultoría / Gerenciamiento 5. Revamping 6. Comisionamiento y Puesta en Marcha 7. Operación y Mantenimiento de Plantas 8. Investigación y Desarrollo (R&D)

7 MODALIDADES DE EJECUCION DE LOS PROYECTOS DE INGENIERÍA 1.FOB 2.EPC 3.DBC 4.BOOT ESTRATEGIA DE CONTRATACION LIMITES DE RESPONSABILIDAD

8 Riesgo del Cliente MODALIDADES DE EJECUCION DE LOS PROYECTOS DE INGENIERÍA Punto de Suministro: Ex. Works FOB (Free On Board) CIF (Cost, Insurance and Freight) Alcance del Suministro: Gestión de la Construcción / Gestión del Contrato Contrato de Gerenciamiento Diseño y Construcción (D&C) EPC (Ingeniería Procura y Construcción) EPIC (Ingeniería Procura, Instalación y Comisionamiento) Llave en Mano Duración del Suministro: BOT (Construcción, Operación y Transferencia) Contrato de Sesión (Term Contract) Riesgo del Cliente

9 CICLO DE VIDA DE LOS CONTRATOS DE INGENIERÍA PLANIFICACION/ PRE-DISEÑO Ingeniería Conceptual Ingeniería Básica Gestión del Contrato-EPC DISEÑO Ingeniería de Detalle Diseños Definitivos Data Sheets PROCURA Gestión de RFP, RFQ de acuerdo a documentos aprobados en la Etapa de Diseño Evaluación Propuestas Adjudicación de y CONSTRUCCION Ejecución de trabajos Gestión de la Construcción (tiempo, Calidad, Presupuesto, etc.) COMISIONAMIENTO Y PRUEBAS Pruebas de Equipos (Pruebas de Terminación) Pruebas Finales (Pruebas de Operación) Firma de Protocolos POST ACEPTACION Y GARANTIA Verificación de Alcance Remediación de defectos Otras Pruebas Cierre del Contrato OCUPACION Preparación de Informe Final Entrenamiento de Personal

10 MODALIDADES DE CONTRATACIÓN Y LA ESTRATEGIA DE CONTRATACION Porque Contratamos? RIESGO

11 MODALIDADES DE CONTRATACIÓN Y LA ESTRATEGIA DE CONTRATACION ARREGLOS CONTRACTUALES RIESGO RIESGO

12 MODALIDADES DE CONTRATACIÓN Y LA ESTRATEGIA DE CONTRATACION La base de una contratación exitosa es Cliente Contratista

13 MODALIDADES DE CONTRATACIÓN Y LA ESTRATEGIA DE CONTRATACION Preguntas Clave: 1. Como de deben dividirse los riesgos? 2. Que cantidad de riesgo debe transferirse al Contratista? CONTROL

14 MODALIDADES DE CONTRATACIÓN Y LA ESTRATEGIA DE CONTRATACION ESTRATEGIA DE CONTRATACIÓN DIVISIÓN DEL TRABAJO EJECUCIÓN DEL TRABAJO ORGANIZACIÓN: 1. DIVISIÓN DEL TRABAJO 2. TIPO DE CONTRATO

15 MODALIDADES DE CONTRATACIÓN Y LA ESTRATEGIA DE CONTRATACION FUERZAS ESTRATEGICAS FUERZAS INTERNAS CARACTERISTICAS DEL PROYECTO FUERZAS EXTERNAS Políticas Corporativas Organización Experiencia Recursos Experiencia Impacto del Proyecto Procedimientos Alcance Tamaño Complejidad Objetivos Criterios de Éxito Características de las Fases Programa Especificación Históricas Económicas Financieras Políticas Condiciones de Mercado Entorno Ubicación Geográfica

16 MODALIDADES DE CONTRATACIÓN Y LA ESTRATEGIA DE CONTRATACION LA DIVISIÓN DEL TRABAJO Pre- Diseño Diseño Procura Construcción/ Instalación Comisionamiento y Pruebas Puesta en Marcha A B C D E

17 MODALIDADES DE CONTRATACIÓN Y LA ESTRATEGIA DE CONTRATACION EJECUCIÓN DEL TRABAJO DIVISIÓN DEL RIESGO ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO NIVEL DE SUPERVISIÓN

18 MODALIDADES DE CONTRATACIÓN Y LA ESTRATEGIA DE CONTRATACION Contratista Llave en Mano Precio Fijo Contratista Supervisor Consultor en Project Management Gerenciamiento por el Cliente Reembolsable Participación Directa del Cliente Responsabilidad del Contratista Esfuerzo y Participación Observar Monitorear Reportar Analizar Recomendar Controlar

19 MODALIDADES DE CONTRATACIÓN Y LA ESTRATEGIA DE CONTRATACION Contratos de Riesgo para el Cliente Contratos de Riesgo Compartido Contratos de Riesgo para el Contratista Costo + % de honorarios Costo + Honorarios Fijos Tiempo & Materiales Jornadas Precios Unitarios Lista de Cantidades (BOQ) Costo Objetivo Máximo garantizado Precio Seguro (Firm Price) Suma Alzada Precio Fijo (Fixed Price)

20 MODALIDADES DE CONTRATACIÓN Y LA ESTRATEGIA DE CONTRATACION Conflicto de Definición de Alcance Información de Control de Riesgos Precio Fijo Suma Alzada Precio Seguro Máximo Garantizado Costo Objetivo Lista de Cantidades (BOQ) Precios Unitarios Jornada T& M Costo + Honorarios Fijos Costo + % Honorarios Tiempo de Preparación Contingencias del Contratista Incentivos Complejidad y Tamaño Participación del Cliente Esfuerzo de Supervisión

21 Quien maneja el riesgo? Cliente Ambos Contratista Complejidad? Complejidad? Ubicación del riesgo? Simple Simple Solo Proceso Por Reevaluación Precios Unitarios BOQ Complejo Gerenciamiento Costos + Incentivo Por Reevaluación Precios Unitarios BOM Complejo Alianza Costo+repartición de ganancias Diseño & Construcción Precio Fijo Productos & Procesos Precio Objetivo Precio Fijo o por Reevaluación Ninguno

22 LOS CONTRATOS DENTRO DEL ENTORNO ORGANIZACIONAL INGENIERO 1 (Especialista Civil) INGENIERO 2 (Especialista Electromecánico) GERENTE GENERAL INGENIERO 3 (Especialista Estudios Ambientales) INGENIERO 4 (Gestor Comercial) Estructura Simple Estructura Funcional DEPARTAMENTO DE INGENIERIA A. González DEPARTAMENTO DE OPERACIONES A. Avalos DIRECTOR GENERAL Joaquín Sabina DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Y FINANZAS J. Medrano DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS M. Caceres Ingeniería de Procesos R. Castillo Producción R. Otero Cuentas por Pagar A. Pacheco Capacitación J. Oquelis Ingeniería de Proyectos J. GArcía Mantenimiento M. Coronado Control de Inventarios P. Salazar Control de Personal C. Carmona Control de Calidad E. Suarez

23 LOS CONTRATOS DENTRO DEL ENTORNO ORGANIZACIONAL Estructura Multidivisional SEDE CENTRAL SERVICIOS CENTRALES (p.e. Fiinanzas) J. Bejarano DIVISION OIL & GAS A. Perez Castro DIVISION MEDIA TENSION E. Zorrilla DIVISION CONTROL AUTOMATION C. Ríos GERENCIA DIVISION M. González Departamento Ingeniería R. Hurtado Departamento Comercial C. Castillo Departamento Proyectos R. Seminario Empresa A (Propiedad total) Empresa B (Propiedad total) EMPRESA MATRIZ SEDE CENTRAL Empresa C (90% de las acciones) Empresa D (75% de las acciones) Empresa E (25% de las acciones) Estructura Holding

24 LOS PROTAGONISTAS Y ACTORES EN EL MARCO CONTRACTUAL Cliente/Contratante Contratista El Sponsor STAKEHOLDERS Project Manager Equipo del Proyecto El Usuario Final El Usuario del Proyecto Los Gerentes Funcionales El Equipo de Supervisión La Organización Contratante Gerente de Proyecto Gerente de Obra Residente de Obra El Equipo del Proyecto Sub Contratistas Proveedores La Organización del Contratista

25 PRINCIPALES PROBLEMAS EN LA EJECUCIÓN Y CONTROL PROBLEMA CAUSA PROBABLE ETAPA DEL PROYECTO EN QUE SE GENERA LA CAUSA Corrupción del Alcance del Contrato Desconocimiento de las bases y términos contractuales por parte de la Organización. Inicio/Planificación Mala identificación y gestión de los Planificación/Ejecución Stakeholders. Mala definición de los alcances y Límites del Planificación Contrato. Problemas durante la recepción de la Obra Sobrecostos Mala identificación y gestión de los requerimientos Mala identificación y gestión de los Stakeholders Criterios de Aceptación vagamente definidos Mala selección del Tipo de Contrato Mala definición de los alcances y Límites del Contrato. Mala administración del Contrato Inadecuado Control de Calidad Mala Planificación y gestión de riesgos Planificación Planificación/Ejecución Planificación Planificación Planificación Planificación Planificación/Control. Planificación/Control

26 PRINCIPALES PROBLEMAS EN LA PROBLEMA CAUSA PROBABLE ETAPA DEL PROYECTO EN QUE SE GENERA LA CAUSA Incumplimiento del Mala selección del Tipo de Contrato Planificación Plazo de Ejecución Mala administración del Contrato Mala definición de los alcances y Límites del Contrato. Mala Planificación y gestión de riesgos Planificación Planificación Planificación/Control Paralizaciones durante la ejecución de la Obra Conflictos entre diferentes Contratistas Mala Administración del Contrato EJECUCIÓN Y CONTROL Mala definición del Alcance del Contrato. Inadecuado Control de Calidad Falta de liquidez del Contratista Incorrecta selección de Proveedores Desconocimiento de las bases y términos contractuales de parte del Contratista Estrategia de Contratación incorrecta Mala gestión de los Stakeholders Mala administración del Contrato Mala selección del equipo del Proyecto Mala selección del Tipo de Contrato Mala Gestión de las Comunicaciones Planificación Planificación/Ejecución/Control Planificación Planificación Planificación Planificación Planificación/Ejecución Planificación/Control Planificación Planificación Control

27 PRINCIPALES PROBLEMAS EN LA EJECUCIÓN Y CONTROL PROBLEMA CAUSA PROBABLE ETAPA DEL PROYECTO EN QUE SE GENERA LA CAUSA Demoras para efectuar Desconocimiento de las bases y Planificación/Ejecución pagos y valorizaciones términos contractuales de parte del Contratista. Mala selección del equipo del Planificación Proyecto Entregables no cumplen con los criterios de aceptación establecidos por el Cliente Mala definición del Alcance del Contrato. Inadecuado Control de Calidad Criterios de Aceptación vagamente definidos Mala gestión de los Stakeholders Planificación Planificación/Ejecución/ Control Planificación Planificación/Ejecución

28 LA FIDIC Y SUS MODELOS DE CONTRATO F.I.D.I.C: Federación Internacional de Ingenieros Consultores El Gerenciamiento (Management) es una ciencia que necesita ser resumida continuamente, para desarrollarse e innovarse a través de la práctica. En la contratación de proyectos internacionales de ingeniería, la función de las Condiciones de Contrato es de suma importancia al proporcionar los derechos, obligaciones y responsabilidad de las partes involucradas en la ejecución del contrato

29 LA FIDIC Y SUS MODELOS DE CONTRATO Durante la segunda mitad del siglo pasado, la Federación Internacional de Ingenieros Consultores (FIDIC) se dedicó a recopilar documentos de gestión para todos los tipos de proyectos, de los cuales las Condiciones de Contratación (FIDIC Conditions of Contract) son las de mayor influencia y aplicación. Se aplican a lo largo del mundo, especialmente en proyectos financiados por el Banco Mundial, BID, JICA, etc.

30 LA FIDIC Y SUS MODELOS DE Ventajas: CONTRATO 1. Ahorra una gran cantidad de tiempo y recursos si es que el contrato puede basarse en condiciones contractuales pre-existentes que ya son conocidas y entendidas por ambas partes. 2. Permiten una más fácil negociación del contrato, menos conflictiva proporcionando condiciones más justas que conllevan a una mejor relación contractual con resultados más equitativos. 3. Tienen significados y terminología aceptada y entendida por ambas partes.

31 LA FIDIC Y SUS MODELOS DE Ventajas: CONTRATO 4. Constituyen buenas prácticas cuyo uso ha sido ampliamente difundido y probado con resultados satisfactorios.

32 LA FIDIC Y SUS MODELOS DE CONTRATO Condiciones de Contrato para Construcción (FIDIC RED BOOK): Diseño es realizado por el Cliente/Contratante. Contratista es pagado sobre la base de la medición del trabajo efectuado. Monto contractual aceptado se basa en cantidades estimadas. El Contratista es pagado por la cantidad efectiva de trabajo realizado.

33 LA FIDIC Y SUS MODELOS DE CONTRATO Condiciones de Contrato para Diseño y Construcción de Plantas (FIDIC YELLOW BOOK): Diseño es efectuado por el Contratista Pagado bajo la modalidad de Suma Alzada. Buen balance entre los intereses de ambas partes.

34 LA FIDIC Y SUS MODELOS DE CONTRATO Condiciones de Contrato para Proyectos EPC- Llave en Mano (FIDIC SILVER BOOK): Diseño es efectuado por el Contratista Pagado bajo la modalidad de Suma Alzada. Concebido para Proyectos EPC/Llave en Mano. Coloca la mayor parte del riesgo en el Contratista.

35 LA FIDIC Y SUS MODELOS DE CONTRATO Formato para Contratos Pequeños (FIDIC GREEN BOOK): Para proyectos relativamente pequeños o trabajos de naturaleza repetitiva o de corta duración. Trabajos se ejecutan de acuerdo al diseño proporcionado por el Cliente/Contratante. Máximo US$500,000 y 6 meses de duración.

36 LA FIDIC Y SUS MODELOS DE CONTRATO Formato para Contratos de Diseño- Construcción-Operación (The FIDIC GOLD BOOK): Concebida para contratos de diseño y construcción a los cuales se ha adicionado un periodo de operación y mantenimiento (BOOT)

37 TIPS I.Etapa: Planificación / Pre-Diseño 1. Siempre incluir en las Bases del Contrato, toda la información posible. 2. Realizar una visita al Emplazamiento y efectuar un levantamiento de toda la información de campo con que se disponga. 3. Si es que existe información que no puede ser verificada en campo: No presentar la propuesta Solicitar se incluya en el contrato como causal de modificación.

38 TIPS I.Etapa: Planificación / Pre-Diseño 4. Obtener la aprobación formal por parte del cliente de toda la documentación del Proyecto. 5. Identificar a todos los interesados del proyecto. Utilizar la Matriz de Stakeholders para el Ciclo de Vida del Proyecto. 6. Determinar lo siguiente: Que problema busca resolver el proyecto? Cuales son las necesidades del cliente Cuales son los requerimientos del cliente

39 TIPS I.Etapa: Planificación / Pre-Diseño 7. Establecer claramente los límites del proyecto en la Propuesta. 8. Llevar a cabo dos (2) Kick-Off Meetings: Para el Equipo del Proyecto Para los interesados principales 9. Establecer claramente las Reglas de Juego (Ground Rules) para el equipo del Proyecto y obtener su compromiso formal

40 TIPS II. Etapa: Diseño 1. Elaborar un Cronograma de Diseño y obtener su aprobación formal por parte del cliente. 2. Establecer claramente los hitos principales y asignar formalmente un responsable de su cumplimiento. 3. Implementar una Bitácora (Cuaderno de Obra) para el Diseño 4. Solicitar la aprobación formal del cliente de cada una de las Fases y Documentos de Diseño.

41 TIPS II. Etapa: Diseño 5. Obtener aprobación formal del cliente en relación al formato de presentación y contendido. 6. Indicar claramente en los documentos de ingeniería: Número de Versión del Documento Estado del Documento (EFA; AFC, AFP, AB) 7. Verificar que todo documento aprobado o emitido para construcción, procura, comisionamiento, etc., cuente con la firma expresa del cliente.

42 TIPS III. Etapa: Procura 1. Obtener la aprobación formal del cliente en relación a los documentos de procura. 2. Siempre solicitar al cliente la revisión de ofertas y aprobación de suministros. 3. Establecer un Plan de Contingencias para los retrasos en los suministros. 4. Comprometer al cliente en la inspección y aprobación de suministros en fábrica y solicitar aprobación formal su para despacho a obra.

43 TIPS IV. Etapa: Construcción 1. Entregar siempre al cliente para su aprobación el Dossier de Calidad antes del inicio de las labores de campo. Mínimo 25 d.c. 2. Antes del inicio de las obras, revisar con el cliente el Alcance y Límites del Proyecto. Levantar un Acta 3. Mantener en obra el Dossier de Calidad y actualizarlo conforme a lo establecido en el Plan de Gestión de la Calidad. 4. Solicitar un Permiso de Trabajo e informar al Cliente antes del inicio de cada actividad

44 TIPS IV. Etapa: Construcción 5. Antes del inicio de las obras, asegurarse que se encuentre debidamente aprobado por el cliente la siguiente documentación: Plan de Gestión de Seguridad Plan de Gestión de Calidad Plan de Gestión Ambiental Ingeniería Definitiva 6. Registrar todas las ocurrencias del Proyecto en el Cuaderno de Obra.

45 TIPS IV. Etapa: Construcción 7. Efectuar reuniones de Estado de la Situación con el cliente por lo menos, una vez a la semana. 8. Informar al Cliente sobre cualquier cambio que se pueda presentar en relación al alcance, tiempo o costes y solicitar la modificación respectiva de ser el caso.

46 TIPS V. Etapa: Comisionamiento y Pruebas 1. Entregar al Cliente y solicitar aprobación de los Formatos y Procedimientos para el Comisionamiento y Pruebas. Mínimo 30 d.c. 2. Antes del inicio de las pruebas entregar al Cliente los Certificados de Calibración. 3. Informar formalmente al cliente el inicio de las pruebas y consignarlo en Cuaderno de Obra 4. Antes del inicio de las pruebas, verificar que los Checklists y Formatos, sean los aprobados por el Cliente.

47 TIPS VI. Etapa: Puesta en Marcha 1. Informar al Cliente y solicitar autorización para la Puesta en Marcha. Mínimo 30 d.c. 2. Verificar que se cuenta con todos los permisos y autorizaciones respectivas para la puesta en marcha del sistema. 3. Antes de la puesta en marcha, verificar que se cuenta en el emplazamiento con una copia de todos los documentos As Built del Proyecto aprobados. 4. Solicitar al cliente la conformación de un Comité de Recepción del Proyecto

48 TIPS VI. Etapa: Puesta en Marcha 5. Consignar en una Acta, todas las ocurrencias y observaciones que puedan aparecer durante la Puesta en Marcha 6. Solicitar al Cliente el Cierre del Contrato y efectuar su cierre de acuerdo a lo establecido en las Bases de Contratación y en el Plan de Gestión del Contrato.

49 VII.Etapa: Ocupación TIPS 1. Entregar al cliente toda la documentación relacionada a los entregables del proyecto: 1. Manuales de Operación y Mantenimiento de Plantas 2. Plan de Manejo Ambiental / Estudio de Impacto Ambiental 3. Plan de Abandono de Instalaciones 4. Manuales de Instalación O&M de Equipos 5. Certificados de Calidad 6. Licencias de Funcionamiento de Nuevas Plantas 7. Garantías

50 VII.Etapa: Ocupación TIPS 2. Solicitar formalmente al Cliente el abandono y retiro de equipos, maquinaria e instalaciones provisionales del emplazamiento

51 Información de contacto Aldo M. González Córdova Nippon Koei Co, Ltd. Teléfono Contacto (51) agonzalez@nkoist.com aldo.gonzalez@pmi.org.pe a.gonzalez.cordova@gmail.com Sessión: 1A

52 Preguntas y respuestas

53 Tips para la Gestión Eficiente de Contratos de Ingeniería Ing. Aldo González Córdova,PMP Nippon Koei LAC Co., Ltd