PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DEL SOFTWARE WORLD OFFICE 5.0 PARA AUTO SERVICIO CAMPOS. OSCAR MAURICIO CAMPOS CUERVO. Código.

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1 PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DEL SOFTWARE WORLD OFFICE 5.0 PARA AUTO SERVICIO CAMPOS. OSCAR MAURICIO CAMPOS CUERVO Código PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA FACULTAD DE INGENIERÍA CARRERA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL BOGOTÁ D.C PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DEL SOFTWARE WORLD OFFICE 5.0 PARA AUTO SERVICIO CAMPOS.

2 OSCAR MAURICIO CAMPOS CUERVO Código TRABAJO DE GRADO Director MARTHA RUTH MANRIQUE TORRES LICENCIADA EN MECÁNICA Y DIBUJO PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA FACULTAD DE INGENIERÍA CARRERA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL BOGOTÁ D.C

3 NOTA DE ACEPTACIÓN NOTA PRIMER JURADO NOTA SEGUNDO JURADO Bogotá D.C. Noviembre 26 de

4 A mi Padre, a mi Madre y a mi Hermano, y a todos aquellos que hicieron posible el desarrollo y la culminación de mis estudios. 4

5 INDICE DE CONTENIDO Índice de tablas INTRODUCCIÓN PRESENTACIÓN DE LA PROBLEMÁTICA OBJETIVOS OBJETIVO PRINCIPAL OBJETIVOS ESPECÍFICOS IMPLEMENTACIÓN ANÁLISIS DE LAS BASES DE DATOS ACTUALES Productos y servicios a la venta Terceros DETERMINACIÓN Y CLASIFICACIÓN DEL CATALOGO DE SERVICIOS Y REPUESTOS ESTRATEGIA PARA LA VALIDACIÓN DE LOS DATOS CLASIFICADOS EN EL CATALOGO DE SERVICIOS CLASIFICACIÓN DEL CATALOGO DE REPUESTOS IDENTIFICACIÓN DE LAS CAPACIDADES PROPIAS DEL SOFTAWARE WORLD OFFICE Definición de los procesos a rediseñar PARAMETRIZACIÓN DEL SISTEMA Parametrización Inicial... Error! Marcador no definido Diseño de los formatos para los nuevos documentos de Auto Servicio Campos... Error! Marcador no definido. 4.7 DEFINICIÓN DE ESTRATEGIAS PARA LA IMPLEMENTACIÓN REDISEÑO DE PROCESOS Análisis de los procesos actuales

6 5.8.2 Definición de oportunidades para agregar valor al servicio Rediseño de procesos Determinación de accesos Descripción del flujo de la información... Error! Marcador no definido Definición de estrategias para la capacitación y entrenamiento del personal DEFINICIÓN DE LOS BENEFICIOS ALCANZADOS A TRAVEZ DE LA IMPLEMENTACIÓN DEL SOFTWARE ANALISIS COSTO BENEFICIO DE LA IMPLEMENTACIÓN CONCLUSIONES RECOMENDACIONES BIBLIOGRAFIA Índice de tablas Tabla 1: Simbología diagramas de flujo de proceso (por el autor)..12 Tabla 2: codificación PUC (por el autor) 19 Tabla 3: Nueve primeras clases del PUC (por el autor) Tabla 4: Relación entre procesos y documentos (por el autor)

7 1. INTRODUCCIÓN A continuación se describe la forma como el software World Office puede ser implementado como herramienta administrativa dentro de un Taller de mecánica automotriz. Se desea responder a la siguiente pregunta: es posible organizar y agilizar el flujo de la información dentro del área administrativa de Auto Servicio Campos mediante el rediseño de sus procesos y la implementación del software World Office 5.0? El documento esta compuesto en un principio por la descripción de los problemas más relevantes del área administrativa de ASC (Auto Servicio Campos) y sus posibles causas, con lo que se pretende plantear la problemática a atacar. Posteriormente se mencionan datos generales del sector automotriz como referencia al tipo de PYME en la que desarrolla la implementación, luego se documentainformación acerca de los diagramas de flujo (herramienta que va a ser utilizada para el análisis de los procesos), algunas practicas recomendadas para la implementación recopiladas en revistas científicas, información general del software a implementar, la definición del plan único de cuentas para los comerciantes colombianos y su codificación, un glosario de terminología acerca de documentos contables, todo esto como parte del marco de referencia en el que se basa este trabajo de grado. Luego de esto, se describe la forma como la implementación fue desarrollada, empezando por la obtención y análisis de las bases de datos con las que actualmente estaba trabajando el taller (ítems vendidos y terceros), para luego proceder a enunciar los errores identificados y continuar con el desarrollo de una metodología de registro y codificación de las mismas que elimine los errores ya mencionados. También plantea una estrategia para la validación del método anteriormente planteado. A continuación se procede con la definición de las capacidadespropias del software, relacionadas con la implementaciónpara identificar cuales son los procesos que vale la pena analizar y posteriormente rediseñar; luego se procede a documentar los diagramasde los métodos correspondientes a la forma como actualmente se desarrollan cada uno de los procesos administrativos al interior de la empresacon el fin deidentificar problemas y oportunidades para agregar valor al servicio. Luego se ilustra la propuesta del autor documentando cada uno de los procesos rediseñados mediante la diagramación del nuevo flujo de trabajo, su respectiva descripción paso a paso y la definición del mapa de accesos asignados a cada usuario.posteriormente se definen estrategias mediante las cuales se capacite a cada uno de los usuarios del sistema, para lograr que estos interioricen las metodologías diseñadas por el autor. A continuación se definen los beneficios que alcanzadosluego de la implementación, para mas adelante analizarlos frente al costo de la misma; finalmente se concluyen si los objetivos trazados 7

8 fueron alcanzados mediante la propuesta desarrollada.al final del documento se anexan los diagramas que ilustran las descripciones de cada proceso. 2. PRESENTACIÓN DE LA PROBLEMÁTICA La metodología que actualmente emplea la empresa Auto Servicio Campos para desarrollar sus procesos administrativos,no es la adecuada debido a que requiere gran cantidad de recursos y desaprovecha las herramientas con las que ya cuenta el taller. Para sustentar esta afirmación, a continuación se describen las problemáticas que la gerencia quiso resolver mediante la adquisición del software, pero cuyas soluciones aún no han sido implementadas. Entre los problemas mas relevantes para el funcionamiento del taller se destaca las inconsistencias que presentan los datos de cada cliente y su(s) respectivo(s) vehículo(s),generadas por la mala caligrafía con la que se registra la información en las ordenes de servicio.esto da lugar a especulaciones por parte de la persona responsable de digitar la información en el sistema; se estima que entre el 30% y 40% de la información registrada en el sistema presenta datos erróneos o ausencia de los mismos. Siguiendo con otra problemática, no existe un formato para registrar las cotizaciones referentes a reparaciones y/o repuestos solicitadas por el cliente por lo que dichos documentos son realizados usando el formato correspondiente a las ordenes de servicio; esto genera confusiones entre las reparaciones que ya han sido autorizadas y las que están a la espera del concepto del cliente. Además de esto las cotizaciones no son almacenadas de forma organizada, por lo que cuando un cliente solicita la ejecución de los trabajos cotizadosresulta imposible verificar los precios ofrecidos anteriormente. Por otra parte, cuando un cliente solicita garantía para alguna reparación y/o repuesto, la verificación de la vigencia para dicha(s)garantía(s) resulta ser un proceso dispendioso que obliga a la secretaria a abandonar su lugar de trabajo para desplazarse hasta el archivo. Una vez allí debe buscar entre las facturas la fecha en la que la reparación en cuestión fue ejecutada,basándose en la información subjetiva que el jefe de taller y/o el cliente alcanzan a recordar; para el caso de servicios tercerizados, no se cuenta con ningún mecanismo que permita medir la calidad de los mismos. Actualmente las ordenes de servicio se crean de forma manual completando campos en un formato preimpresolo que da lugar a confusiones al momento de registrar la información en la factura de venta, debido al grado de dificultad que se presenta al actualizar la información allí registrada: cuando se requiere eliminar un ítem este debe ser tachado, pero si es necesario adicionar reparaciones y/o repuestos y no se cuenta con el espacio suficiente dentrodel formato, la solución consiste en registrar la información requerida en el respaldo de la hoja. Adicional a esto, en ciertas ocasiones resulta difícil encontrar la orden de servicio correspondiente a un vehículo en particular, debido a que estas son trasladadas entre el taller de reparaciones y secretaría según las necesidades del momento. 8

9 Otro problema significativo parala creación de ordenes de servicio, consiste en que existen varias denominaciones registradas para la misma reparación y/o repuesto, algunas de ellas contienen información demasiado específica que no aplica en todos los casos; debido a esto los historiales de servicio para cada vehículo son confusos, los inventarios de repuestos son imposibles de controlar y se desperdicia espacio en disco para el almacenamiento de la información pertinente. Por otra parte, cuando no se cuenta con existencias suficientes en inventario correspondiente(s) a algún(os) repuesto(s)requerido(s) para la ejecución de alguna reparación, el proceso para la solicitud de dicho ítem es lento: el jefe de taller debe desplazarse hasta la secretaría con el fin de solicitar las compras correspondientes y depende de la disponibilidad de tiempo de la persona encargada de realizar las compras. Del mismo modo, cuando un repuesto ya ha sido solicitado pero aún no ha sido recibido, el jefe de taller debe desplazarse hasta la secretaría para solicitar la confirmación de compra; en este punto cabe resaltar que no existe ningún indicador que permita verificar si la entrega aún esta dentro de los parámetros acordados con el proveedor o presenta alguna demora. El proceso actual implica que la información correspondiente a las reparaciones y repuestos usados debe ser registrada dos veces: la primera, se realiza durante la creación y/o actualización de la orden de servicio, la segunda, durante la realización de la factura de venta. Lo anterior representa un reproceso que puede ser eliminado mediante la sistematización del proceso. La liquidación de la nómina demanda una gran cantidad de tiempo debido a la complejidad del proceso:en primer lugar la búsqueda manual de las facturas correspondientes a cada una de las reparaciones cobradas por cada operario, seguida de la verificación del valor cobrado al cliente y la respectiva liquidación del valor a pagar, hacen que la cancelación total de los salarios tomen en promedio entre uno y dos días. Por otra parte, no existen mecanismos que ayuden a evitar la doble liquidación de un mismo trabajo. Respecto al recaudo de cartera morosa, no se cuenta con una programación que obligue a realizar los cobros de forma periódica, además no existe un mecanismo para registrar los límites y los plazos de crédito, lo que genera una total falta de control sobre los plazos otorgados por la empresa a sus clientes. Otra problemática significativa es la falta de control sobre los movimientos de los inventarios y la doble denominación de repuestos: a pesar de ser una empresa prestadora de servicios, Auto Servicio Campos debe contar un inventario mínimo de partes de recambio como bujías y filtros varios, pero actualmente las compras se realizan de forma menuda y repetitiva según las necesidades del momento. Se estima que la persona encargada de realizar las compras debe desplazarse hasta la zona comercial del barrio Siete de Agosto tres veces al día y que aproximadamente el 70% de los repuestos son adquiridos siguiendo esta metodología; esto implica perdida de tiempo, además de sobrecostos por pago de combustible. Refiriéndose a la administración como tal, no existen mecanismos que permitan controlar los costos de operación, actualmente estos son controlados de forma empírica, por lo que no se cuenta con datos confiables para el planteamiento de políticas de ahorro; del mismo modo no se tiene ningún 9

10 control sobre cuanto devenga cada empleado mensualmente, lo que ha dificultado la inclusión de los operarios al sistema legal de pensiones. El mantenimiento de los equipos propios del taller se realiza de forma correctiva, lo que genera perdidas por paradas no programadas; esto se debe a que no se tienen mecanismos que permitan señalar fechas adecuadas para la realización de mantenimientos preventivos periódicos. En resumen se puede afirmar que la mayor parte de las problemáticas asociadas a los procesos administrativos, se centran en la falta de un sistema que agilice el flujo de la información mediante mecanismos eficientes de clasificación, archivo y consulta. Afortunadamente la empresa ya cuenta con el software y con los equipos necesarios para corregir los problemas anteriormente descritos, es por esto que la problemática central de este trabajo de grado es la implementación de nuevas metodologías que permitan adoptar el software World Office 5.0 como herramienta de trabajo, además de la parametrización del paquete, según las necesidades de la empresa. 3. OBJETIVOS 3.1 OBJETIVO PRINCIPAL Desarrollar una propuesta para implementar el software World Office 5.0 como herramienta para el almacenamiento y consulta de la información pertinente, mediante el rediseño de los procesos dentro de Auto Servicio Campos. 3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS Definir y clasificar la información que deber ser almacenada en el sistema durante el proceso de implementación del software. Validar la información definida. Parametrizar el software según las necesidades de la empresa. Definir e implementar los nuevos procesos de recolección, almacenamiento y consulta de información. Identificar los beneficios obtenidos luego de la implementación. Evaluar los beneficios identificados frente al costo final de la implementación. 10

11 4. IMPLEMENTACIÓN A continuación se documenta cada uno de los pasos que fueron realizados para implementar el software World Office 5.0 en la empresa Auto Servicio Campos; básicamente consta de la obtención y análisis de las bases de datos, y el levantamiento de los procesos actuales y la diagramación de sus rediseños. 4.1 ANÁLISIS DE LAS BASES DE DATOS ACTUALES Dentro de la información con la que actualmente trabaja el área administrativa de Auto Servicio Campos, se encuentran dos bases de datos: la primera contiene todos los ítems que hacen referencia a los servicios y los repuestos vendidos, mientras que la segunda almacena la información correspondiente a los vehículos y sus propietarios. A continuación se analizan las dos bases de datos con el fin de identificar errores en la información almacenada: Productos y servicios a la venta Obtención de la información Con el objetivo de consolidar un catalogo de servicios y repuestos es necesario analizar la base de datos donde se listan todos los ítems que han sido facturados hasta el momento; para Descargar esta información se debe seguir la siguiente ruta: Luego de ingresar al sistema, selecciona del panel principal la opción Consultar documento. En el panel Consultar documento selecciona la opción Producto a inventario. En la pestaña Inventarios da clic en el botón Hoja de datos. Finalmente se obtiene la tabla Inventarios compuesta por 2365 registros referentes a los servicios y los repuestos que vende ASC, y que almacena la siguiente información: Consecutivo asignado por el sistema. Código Descripción Existencia máxima permitida Existencia mínima permitida Punto de reorden Unidad de medida Precio para la lista 1 Precio para la lista 2 Precio para la lista 3 Precio para la lista 4 Porcentaje de IVA Selección de estado (activo / no activo) Selección para el grupo 1 Selección para el grupo 2 Observaciones Propiedades Tipo de IVA Selección para facturar con o sin existencias Producto Selección para verificar la utilidad estimada Utilidad estimada Pertenece producto 15 casillas para personalizar 11

12 Análisis de la información La tabla inventarios presenta los siguientes errores: No existe una codificación definida para la clasificación de los servicios ofrecidos. En la mayoría de los registros, la descripción de cada ítem no es generalizada e incluye observaciones que no son validas para todas las ventas. Para los repuestos, no se tiene ningún tipo de control sobre los movimientos de los inventarios. No se cuenta con una lista de precios definida. No se tiene definida una utilidad estimada Terceros Obtención de la información Comprende toda la información que corresponde a los clientes, proveedores y empleados; para descargar esta información se debe seguir la siguiente ruta: Desde el panel principal, se selecciona la opción consultar documento En el panel Consultar documento selecciona la opción Empresa o persona. En la pestaña Inventarios da clic en el botón Hoja de datos. Finalmente se obtiene la tabla terceros en donde se encuentran registrada la información de todas las personas y empresas con las que Auto Servicio Campos tiene algún vínculo comercial, y que contiene la siguiente información: Consecutivo asignado por el sistema Tipo de identificación Número de identificación Digito de verificación del número de identificación Ciudad de procedencia del número de identificación Código Primer nombre Segundo nombre Primer apellido Segundo apellido Propiedades: tipo de tercero Notas Selección de estado (activo / no activo) Clasificación uno Clasificación dos Clasificación tres Propiedades de retención Tarifa ICA Lista de precios Cargo Fecha de ingreso Plazo Vendedor Zona uno Zona dos Además de quince casillas para personalizar Análisis de la información 12

13 La tabla terceros presenta los siguientes errores: Existen inconsistencias en los datos de los clientes. Los nombres y apellidos están registrados en desorden La clasificación de terceros no esta siendo utilizada. Para el caso específico de la base de datos Terceros se recomienda organizar cada registro existente de forma manual, y adelantar un proceso de actualización de datos que involucre directamente a los clientes con el fin de garantizar la veracidad de la información. 4.2 DETERMINACIÓN Y CLASIFICACIÓN DEL CATALOGO DE SERVICIOS Y REPUESTOS Basándose en la tabla inventarios, cada registro debe ser analizado para identificar el repuesto al cual se hace mención y el servicio que se esta prestando de la siguiente forma: Registro de la base de datos actual: Revisión general frenos: cambio discos y pastillas Servicios identificados: Cambio de un repuesto y mantenimiento de un sistema Repuestos identificados: discos de frenos, pastillas de frenos De lo anterior se abstraen los siguientes ítems que harán parte del catalogo de servicios ofrecidos Mantenimiento sistema de frenos Cambio pastillas de frenos Cambio discos de frenos Los repuestos deben ser clasificados según su ubicación en el automóvil, de acuerdo con las siguientes categorías: 01 Accesorios 0101 Cinturón de Seguridad 0102 Aire acondicionado y calefacción 0103 Ruedas 0104 Espejos 0105 Platón 0106 Varios 02 Caja de dirección 0201 Caja de dirección 03 Caja de velocidades 0301 Caja de velocidades 04 Cerrajería 0401 Cerrajería 05 Electricidad 0501 Alarma 0502 Luces 0503 Radio 06 Frenos 0601 Sistema Frenos 07 General 08 Latonería y Pintura 0801 Latonería 0802 Plásticos 0803 Accesorios 09 Motor 0901 Motor 0902 Sistema escape 0903 Sistema refrigeración 10 Servicios 11 Suspensión 1101 Suspensión 12 Vidrios 1201 Vidriería 13 Sillas 1301 Sillas 13

14 0504 Sistema eléctrico 0505 Censores y sistemas Además de esto, cada uno de los repuestos va a ser identificado mediante un código alfanumérico que lo relaciona directamente con la categoría en la cual ha sido clasificado, como se muestra a continuación: RE El código esta compuesto por los siguientessegmentos: RE: Iniciales de la palabra REPUESTO. 01: dos dígitos que identifican la categoría 01: dos dígitos que identifican la sub. categoría 001: tres dígitos que representan el consecutivo de registro en el sistema 01: dos dígitos que representaran un registro adicional en donde se consignaran la marca y/o la referencia propia del repuesto, para control de inventarios. De la misma forma, los servicios que han sido abstraídos de los registros actúales son resumidos a continuación junto con su respectivo código de identificación: 01 Adaptar 11 Ensamblar 21 Programar 02 Ajustar 12 Escanear 22 Purgar 03 Alinear 13 Fabricar 23 Reconstruir 04 Analizar 14 Graduar 24 Rectificar 05 Arreglar 15 Inmunizar 25 Reparar 06 Balancear 16 Instalar 26 Rotar 07 Calibrar 17 Lavado 27 Soldar 08 Cambiar 18 Lubricar 28 Verificar 09 Empacar 19 Mantenimiento 29 Otros 10 Enderezar 20 Pintar El siguiente paso en mezclar todos los servicios y repuestos identificados en una matriz, utilizando la opción Concatenar de Microsoft Excel. La matriz se constituye ubicando la lista de los repuestos en su primera columna y la lista de servicios en la primera fila, el resto de los espacios de la matriz se compone por la combinación del cada uno de los servicios los repuestos involucrados. Complementando la metodología ya descrita, se debe definir una codificación que permita identificar completamente el servicio y el repuesto a los cuales se refiere, para esto se propone usar un código alfanumérico compuesto por el segundo, tercer y cuarto segmento del código del repuesto, y complementado como se muestra a continuación: MO XXXXXX El código queda constituido por los siguientes segmentos: MO: siglas para Mano de Obra 01: dos dígitos que identifican la categoría 14

15 01: dos dígitos que identifican la sub. categoría 001: tres dígitos que representan el consecutivo de registro en el sistema 01: dos dígitos que representan el servicio ofrecido XXX: abreviatura de dos o tres dígitos que representa la marca del automóvil. XXX: abreviatura alfanumérica de dos o tres dígitosque representa la referencia del automóvil Tanto la codificación como los catálogos de servicios y repuestos deben permitir la adición de nuevo registros que permitan complementar de forma estructurada la nueva base de datos a medida que las necesidades del taller lo determinen. 4.3 ESTRATEGIA PARA LA VALIDACIÓN DE LOS DATOS CLASIFICADOS EN EL CATALOGO DE SERVICIOS El catalogo de servicios y repuestos debe ser verificado junto con el jefe de taller para determinar la validez de cada registro, complementar la clasificación y las listas de repuestos y servicios como se muestra a continuación. Utilizando la matriz de combinaciones entre repuestos y servicios, el jefe de taller debe: Verificar la clasificación de cada repuesto confirmando o moviendo el registro a su respectiva categoría, o en caso extremo adicionando una nueva categoría o subcategoría Validar los servicios ofrecidos confirmando, adicionando o eliminando registros de la lista. Eliminar los registros que carecen de sentido por la combinación ilógica entre repuestos y servicios, como los ilustran los siguientes ejemplos: programar rodamiento rueda o escanear reata cinturón de seguridad. Al final de este proceso de validación se espera tener una base de datos de servicios ofrecidos básica que sirva como información de arranque para el sistema. Además, se busca que el jefe de taller interiorice la metodología de registro para la adición de nuevos servicios que complementen la base de datos según los requerimientos del taller. 4.4 CLASIFICACIÓN DEL CATALOGO DE REPUESTOS El catalogo de repuestos debe ser alimentado siguiendo la metodología propuesta a medida que se va requiriendo cada repuesto, esto debido a que la compra y venta de partes automotrices representa una actividad secundaria respecto a la razón social de la empresa. Cabe resaltar que el registro de cada repuesto debe ser único e irrepetible, con el fin de permitir un control real sobre las existencias presentes en inventario; para lograr dicho fin, es necesario que antes de cargar la información de un nuevo repuesto en el sistema se verifique si dicho elemento ya ha sido registrado usando otra denominación. Para esto el operario debe revisar los códigos ya existentes dentro de la categoría en la que clasificaría el nuevo repuesto. 15

16 4.5 IDENTIFICACIÓN DE LAS CAPACIDADES PROPIAS DEL SOFTAWARE WORLD OFFICE 5.0 El software World Office crea y almacena documentos en una base de datos única a la cual se puede acceder desde diferentes computadores de forma simultánea; estos documentos pueden ser consultados y modificados según los permisos que tenga cada usuario. A continuación se listan los documentos que contiene el software junto con una clasificación que enmarca su utilidad: Para el registro de proveedores, empelados y clientes junto con sus vehículos, se dispone de dos documentos. Empresa o persona: registrala información de todos los terceros que tiene algún tipo de relación con la empresa, en condición de empleados, proveedores y clientes. Incluye datos sobre el tipo de tercero, dirección, referencias, estado de cuenta, entre otros. Vehiculo: registra los datos de cada vehiculo, incluyendo información sobre garantías y seguros. Para la recepción y entrega de vehículos, el programa presenta los siguientes documentos: Orden de servicio: permite listar los servicios que deben ser llevados a cabo sobre un automóvil en particular, en el momento en que este ingresa al taller. Permite crear la factura de venta usando la información registrada. Entrada producto terminado: lista los productos que pueden catalogarse como terminados, y puede ser usado para confirmar que los servicios solicitados han sido aplicados en su totalidad a un vehiculo determinado y que este se encuentra listo para ser entregado. Las compras de repuestos pueden ser programadas y registradas mediante el uso de los siguientes documentos: Pedido: solicitud de mercancía por parte de los operarios. Orden de compra: solicitud de mercancía, en donde se especifican precio, cantidades, términos de pago y entrega. Compra remisionada: registro de compras que hallan sido recibidas sin factura. Devolución remisión a proveedores: por cambio de producto o por recepción de la factura correspondiente. Factura de compra: registro de compras de repuestos o servicios. Devolución a proveedores: registro de valores que han sido recibidos de vuelta por concepto de garantías en repuestos o servicios tercerizados. Compra extranjera: compra de materiales en el exterior o en moneda extranjera. Remisión a proveedores Para el manejo de los inventarios: Saldos iniciales: registra las cantidades iniciales de repuestos que están presentes en el inventario. 16

17 Producto a inventario: creación de un registro nuevo para un producto nuevo en el inventario. Entrada almacén: registro del ingresode mercancía al inventario. Salida almacén: registro de salidas de mercancía del inventario Ajuste a inventario: ajusta el valor del inventario al final de cada periodo por conteo, o por ajustes en el valor de las mercancías almacenadas. Para la administración del dinero en caja menor y bancos: Recibo de caja: registro de las transacciones hechas con el dinero de la caja, como recaudos en efectivo. Comprobante de egreso: registro de egresos efectuados mediante cheques. Consignación bancaria: registra las consignaciones bancarias, sin importar si han sido hechas en cheque o en efectivo. Para la facturación y cotización de servicios: Cotización: presupuesto de los costos requeridos para realizar un mantenimiento Remisión: documento previo a la factura para términos de garantía Devolución de remisión: registra la cancelación de las remisiones entregadas, por el cambio de la misma por una factura. Factura de venta: soporte de los servicios y repuestos vendidos. Devolución de clientes: registro de valores reembolsados al cliente, o costos que hallan sido asumidos por ASC por concepto de garantías. Cuenta de cobro: cumple las mismas funciones de una factura de venta, especificando solo los montos y las personas involucradas en la transacción. Liquidación nómina Nómina: liquidación de la nómina según los trabajos realizados por cada operario, además de la cancelación del respectivo valor. Los documentos referentes a la contabilidad: Nota contabilidad: registra operaciones q no tiene soportes contables, como ajustes y cierres Ajustes por inflación: registro de perdida del poder adquisitivo de la unidad monetaria Cancelación cuentas: documento que enmarca las cuentas totales al finalizar un periodo Cuenta contable: sirve para determinar cuentas contables personalizadas para usarlas junto con el PUC precargado Depreciación: registro de los valores causados por la depreciación de activos. Costo ventas: registra el costo que tiene para el taller prestar los servicios que vende Presupuesto: documento que registra los valores que se calcula incurrir en un periodo de tiempo determinado Distribución de costos Cancelación cuentas retención 17

18 La idea principal del uso del software, es permitir a todos los usuarios tener acceso a toda la información acumulada y la de última hora, de forma fácil y rápida Definición de los procesos a rediseñar Según los documentos anteriormente descritos, los procesos que pueden ser afectados mediante la implementación del software se listan a continuación: Recepción de vehículos Cotizaciones Verificación de garantías Actualización órdenes de servicio Solicitud y confirmación compra de repuestos almacén Registro de compras Registro de transacciones bancarias Administración caja menor Facturación y remisión Liquidación de nómina Recaudo cartera Pago compras a crédito Los documentos de tipo contable quedan excluidos de la implementación por tratarse de herramientas para el trabajo especifico del contador, sin embargo no puede decirse que todo el área contable queda fuera de este trabajo de grado, debido a que algunos de los procesos mencionados tienen incidencia directa sobre el sistema contable de la empresa ASC. 4.6 PARAMETRIZACIÒN DEL SISTEMA Parametrización Inicial Antes de empezar a usar el software como herramienta de almacenamiento y consulta, este debe ser configurado siguiendo los pasos descritos a continuación: Crear una empresa: en la pantalla principal del software antes de ingresar a cualquier base de datos se debe seleccionar la opción Registrar, luego de esto el sistema muestra la ventana asistente para activación y registro de licencias en la que se debe seleccionar la opción crear empresa. En el siguiente paso se debe ingresar el nombre de la empresa, el NIT, la dirección y el teléfono de la misma. Posteriormente se debe seleccionar la carpeta donde va a quedar almacenada la base de datos correspondiente a la empresa que se esta creando, además de asignar un nombre a dicha base de datos.en este punto se debe seleccionar un archivo que permite definir las características predeterminadas de la base de datos, siguiendo la ruta C:Archivos de Programa/World Office/ WO10/Backup/; el archivo en cuestión se denomina WDataWO10.bak. 18

19 Luego de esto el programa vuelve a la pantalla inicial y esta listo para ingresar a la base de datos recién creada, usando el nombre de usuario Administrador 1 y la contraseña 0. Configuración inicial: siguiendo la ruta Panel Principal, Asistente de configuración, y configuración inicial se accede al asistente para la configuración inicial; a continuación se describe la información que debe ser digitalizada en cada uno de los paso: o Información de la empresa: el software debe presentar los datos que fueron ingresados al momento de crear la empresa (nombre, nit, dirección y teléfono). Posteriormente se debe seleccionar el tipo de contribuyente correspondiente a la empresa y el nombre de la misma según como esta registrada en el RUT. o Liquidación de impuestos: selecciona las actividades económicas que desempeña la empresa, según el código ICA. Luego debe incluir la actividad de renta, el código de administración, la ciudad, los códigos de departamento y municipio y el numero de establecimientos. o Información legal: debe registrar los datos personales del representante legal y del revisor fiscal de la empresa. o Empresas no responsables de IVA: selecciona la empresa recién creada en caso que esta no sea responsable del IVA. o Contabilizaciones: configura como se realizaran los modelos contables que serán asignados a los productos y servicios que ofrece la empresa, definiendo la actividad económica, el porcentaje de impuesto y la agrupación económica. o Centro de Costos: determina si la empresa trabaja o no con estos. o Definición centro de costos: determina la cantidad de dígitos, y se le asigna un código a cada centro de costos que la empresa maneje. o Consignaciones: se debe especificar los datos de las cuentas bancarias con las que cuenta la empresa. o Bodegas: debe registrar la información de cada una de las sucursales con las que cuenta la empresa. Al finalizar este proceso el sistema muestra un resumen de todos los datos que acaban de ser configurados. Configuración General: empezando en el panel principal del software, se debe seleccionar la opción Configuración General, para obtener la ventana en la que se configurarán los siguientes parámetros: o Impuestos: se debe registrar los montos mínimos correspondientes a las sanciones de impuestos nacionales y distritales. Estos valores deben ser actualizados año tras año, de acuerdo a los valores decretados por las autoridades correspondientes. o General; en esta ficha es posible configurar las siguientes opciones: Salario mínimo: de acuerdo a lo decretado por las correspondientes autoridades, dicho valor debe ser actualizado año tras año. 19

20 Porcentaje exento de ingresos laborales: Corresponde al valor del salario que queda exento de la retención en la fuente. Cupo de crédito: si esta opción es habilitada, permite controlar la facturación para un cliente en particular según su cupo de crédito. Empresas no responsables de IVA: de acuerdo a las bases de datos que se almacenen en el servidor, permite seleccionar empresas para las cuales la facturación reflejará cero por ciento en el valor correspondiente a este impuesto. Activar permisos de usuario: aplica los permisos que han sido configurados para cada uno de los usuarios del sistema. Activar auditoria de registros: si esta opción es habilitada permitirá registrar cada uno de los cambios que cada usuario realice sobre la base de datos. Tipo de letra en informes: permite seleccionar la tipografía con la que se imprimirán cada uno de los documentos. Documentos: en esta ficha es posible configurar las siguientes opciones: o Habilitar la reimpresión de cheques y comprobantes; permite imprimir estos documentos más de una vez. o Bodega predeterminada: permite seleccionar una locación específica en la cual se realiza el trabajo facturado. o Facturación con base en: permite seleccionar si la facturación debe replicar los últimos precios facturados, o si debe basarse en una lista de precios configurable. o Manejo de decimales en contabilización: permite seleccionar entre cero y dos decimales para todas las contabilizaciones del sistema. Centro de costos: permite el manejo de centro de costos agrupados hasta en tres niveles; en esta ficha se puede configurar cuantos niveles y dígitos tendrá cada centro de costos. Impresiones: permite asignar un formato predeterminado o previamente diagramado para la impresión de cada uno de los documentos que maneja el software. Configuración bancaria y parafiscal: siguiendo la ruta Panel Principal, Modificar Documento, Cuenta Contable, Hoja de datos, obtiene todas las cuentas contables creadas en la base de datos; en este listado debe registrar en las correspondientes cuentas los nombres de los bancos en los que la empresa deposita su dinero, la EPS, ARP, caja de compensación familiar y fondo de pensiones en las que están afiliados cada uno de los empleados. La contabilización de cada cuenta se hace de forma automática de acuerdo a los movimientos que se registren. Creación de Usuarios: seleccionando la opción usuarios del panel principal, seguido de la opción agregar, el sistema solicita los datos correspondientes a cada uno de los usuarios que van a trabajar con el software (Nombre usuario, nombre sesión y contraseña. Los usuarios pueden ser deshabilitados al desmarcar la opción Activo en este mismo cuadro de dialogo Diseño de los formatos para los nuevos documentos de Auto Servicio Campos El software cuenta con un diseñador de informes mediante el cual es posible determinar que información hará parte de los documentos impresos, además de diagramarlos; la tabla 4 relaciona 20