TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

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1 IDENTIFICACION AREA LUGAR TIEMPO RETENCION ACCESO TRADICIÓN CLASIFICACION CÓDIGO ACTAS ACTAS APERTURA DE BUZON 1 5 Miembro del Coordinadora comité - Manifetacione eterna ( ) - Manifetacione interna ( ) - Manifetacione de uuario peronal o telefónica ( ) ACTAS JUNTA DIRECTIVA de ACTAS COMITÉ Coordinadora ACTAS ASOCIACION DE USUARIOS ACTAS COMITE DE DIRECCION Aeoría de ACTAS COMITE AUDITORIA MEDICA, PARAMÉDICA Y CALIDAD DEL SERVICIO Auditoría Médica REGISTRO DE ACTAS de lo Comité Coordinadora de Auditoría Médica Secretaria (o) del Comité 1 5 Miembro de la Junta Miembro del Comité 1 5 Miembro del Comité Permanentemente 0 Miembro de lo Comite Cumplido lo cinco año en el Archivo e tranfieren al Archivo Hitórico previa. Lo archivo electrónico e eliminan cumplido ei año, previa del documento fíico Aplica para todo lo reponable de cutodiar la acta ACTAS GOBIERNO EN LINEA Comunicacione ACTAS COMITÉ DE CONTRATACION Aeoría Secretaria (o) del Comité Secretaria Aeoría 1 5 Miembro de lo comite 1 5 Miembro de lo comite Llevar en archivo electrónico ACTAS DE ELIMINACIÓN Todo lo 1 0 reponable Reponable de de hacer hacer eliminación - Notificación Documento a eliminación Eliminar ( ) ACTAS COMITÉ DE ÉTICA EN INVESTITACIÓN del Comité Secretaria (o) del Comité Todo lo funcionario 1 5 Miembro en Invetiagación Jefe ODEI X X X Eliminar cumplido el tiempo de retención en archivo de getión ecaneada con firma ACTAS REUNIÓN GRUPO EVENTO ADVERSO ACTAS COMITÉ DESARROLLO ADMINISTRATIVO del Comité Aeoría de Secretaria (o) del Comité Aeoría de 1 Miembro Comité 1 5 Miembro comité X X X Se elimina el documento fíico en archivo de getión una vez cumplido el tiempo de retención. Se conerva como hitórico el medio técnico (documento digitalizado) Se elimina previa

2 ACUERDOS JUNTA DIRECTIVA REGISTRO DE ACUERDOS CONSECUTIVO DE CORRESPONDENCIA CONSECUTIVO COMUNICACIONES INTERNAS Todo lo reponable de emitir comunicacion de de la área que emiten comunicacione 1 5 Miembro de la Junta 1 5 Todo lo funcionario Cumplido lo cinco año en el Archivo e tranfieren al Archivo Hitórico previa. Lo archivo electrónico e eliminan cumplido ei año, previa del documento fíico Cumplido lo cinco año en el Archivo e elimina mediante picado paa u debido reciclaje CONSECUTIVO OFICIOS EXTERNOS Permanentemente 5 El conecutivo e llevará ecaneado con firma CONTRATOS - Regitro de contrato ( ) CONTRATOS EN CALIDAD DE CONTRATANTE Aeoría Secretaria Durante la Aeoría vigencia del contrato 10,, Control Interno, Superviore Se conervan en el Archivo de Getión durante la vigencia del contrato. Cumplido lo 10 año en el Archivo e tranfiere al Archivo Hitórico previa Perona - Etudio previo de conveniencia y jutificación - Certificado de Diponibilidad Preupuetal - Invitación a cotizar - Término de referencia (Convocatoria Abierta o Pública) - Contancia de publicación de término de referencia en la wb - Cotización o propueta del ervicio o bien - Certificado de eitencia y repreentación legal - Formato Único de Hoja de Vida - Perona - Documento de identidad del Repreentante Legal de la perona jurídica - Libreta militar del Repreentante Legal de la perona jurídica

3 - Certificado de Matrícula Mercantil (en el evento en que el proponente dearrolle una actividad comercial) - Paz y alvo de pago de paraficale - Certificado de incripción del precio de referencia del bien o ervicio - SICE - Certificación epedida por el área de peronal de ineitencia de peronal en planta - Reporte del Certificado de antecedente diciplinario de la Procuraduría de la Nación - Reporte del Certificado de reponabilidade ficale de la Contraloría de la Nación - Informe Comité Evaluador - Acta Comité de Contratación - Verificación jurídica de cumplimiento de requiito -Oficio remiorio de documento al DAPRE para publicación hoja de vida - Contrato - Recibo de pago de publicación en el Diario Oficial (i a ello hubiere lugar) - Recibo de pago de impueto de timbre (i e a lugar) - Aprobación de póliza Póliza - Recibo de pago de prima - Acta de inicio - Acuerdo de confidencialidad - Acta compromio del Código de Ética y Buen Gobierno intitucional - Informe de uperviión y cumplimiento Adicione (plazo y valor) - Otroi (modificacione - aclaracione) - Comunicacione

4 - Concepto jurídico - Verificación jurídica de documento eitente en el contrato ( ) - Verificación jurídica de cumplimiento de requiito contractuale Peronal Natural - Perona ( ) Perona Natural - Etudio previo de conveniencia y jutificación - Certificado de Diponibilidad Preupuetal - Término de referencia ( ) - Formato único hoja de vida perona natural del DAFP '- Documento que acrediten la condición profeional (diploma) - Documento que acrediten la eperiencia laboral - Declaración de biene y renta - Certificado de incripción epedido por la Secretaria Ditrital de Salud - Documento de identidad - Libreta militar - Regitro Único Tributario - RUT - Contancia de afiliación en lo itema de eguridad ocial en alud y penione - Manifetación de afiliación a la Adminitradora de Riego Profeionale Certificación epedida por el área de peronal de ineitencia de peronal en planta - Reporte del Certificado de antecedente diciplinario de la página web de la Pocuraduría de la Nació - Reporte del certificado de reponabilidade ficale de la Contraloria de la Nación - Evaluación del Proceo de Selección - Acta comité de Contratación

5 - Verificación jurídica cumplimiento de requiito -Oficio remiorio de documento al DAPRE para publicación hoja de vida - Contato - Recibo de pago de publicación Diario Oficial (i e a lugar) - Aprobación de póliza Póliza - Recibo de pago de prima - Acta de inicio ejecución del contrato - Acuerdo de confidencialidad - Acta de compromio del Código de Ética y Buen Gobierno Intitucional - Verificación de título profeional y epecialita (ente univeritario) - Convalidación ante el ICFES de título profeional o potgrado reconocido en el eterior - Adicione (plazo y valor) - Otroi (aclaracione / modificacione) - Informe de uperviión y cumplimiento - Comunicacione - Concepto jurídico CONTRATOS EN CALIDAD DE CONTRATISTA - Invitación a cotizar - Propueta de ervicio - Contrato o convenio - Adicione - Prórroga - Modificacione - Informe de ejecución - Póliza (i a ello hubiere lugar) - Verificación jurídica de documento eitente en el contrato ( )

6 CÓDIGO - Verificación jurídica de cumplimiento de requiito contractuale Peronal Natural - Perona ( ) - Acta CONVENIOS Se conervan en el Archivo de Getión durante - Regitro de contrato la vigencia del convenio. Cumplido lo 10 año en el Archivo e tranfiere al Archivo CONVENIOS DE Aeoría Secretaria Durante la 10, COFINANCIACIÓN Aeoría vigencia, Control del Interno, - Convenio convenio Superviore - Adicione - Prórroga - Modificacione - Informe de ejecución - Póliza (i a ello hubiere lugar) - Concepto jurídico - Informe de ejecución (i a ello hubiere lugar) - Comunicacione CONVENIOS DE COOP. Aeoría Secretaria Durante la 10, TECNICA Aeoría vigencia, Control del Interno, - CDP (i aplica) convenio Superviore - Convenio - Adicione - Prórroga - Modificacione - Modificacione - Informe de ejecución - Póliza (i a ello hubiere lugar) - Concepto jurídico - Informe de ejecución (i a ello hubiere) - Acta - Comunicacione CONVENIOS DE COOPERACIÓN Aeoría Secretaria Durante la 10, DOCENTE ASISTENCIALES Aeoría vigencia, Control del Interno, - CDP (i aplica) convenio Superviore - Convenio - Adicione - Prórroga - Modificacione - Informe de ejecución - Póliza (i a ello hubiere lugar) - Concepto jurídico Hitórico previa

7 - Informe de ejecución (i a ello hubiere lugar) - Acta - Comunicacione CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS Aeoría Secretaria Aeoría Durante la vigencia 10,, Control del Interno, - CDP (i aplica) convenio Superviore - Convenio - Adicione - Prorroga - Modificacione - Concepto jurídico - Informe de ejecución (i a ello hubiere lugar) - Acta - Comunicacione ACUERDOS DE PRECIOS Aeoría Secretaria Durante la Aeoría vigencia del acuerdo DEMANDAS JUDICIALES Aeoría Secretaria Durante el 10 Aeoría cumplimiet no de la entencia 10, Judírica, Control Interno, Superviore - Demanda - Poder - Contetación demanda - Alegato - Sentencia - Apelación - Sentencia egunda intancia PLANES PLAN INDICATIVO Aeoría de Aeor de 1 10, - Programación - Ejecución - Evaluación PLAN MAESTRO / PLAN ESTRATÉGICO Aeoría de - Programación - Ejecución - Evaluación PLAN OPERATIVO ANUAL Aeor de de, 1 10, Subdireccione, 1 10,, Subdireccione, Oficina, Aeore Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo e tranfiere al Archivo Hitórico. El tiempo e cuenta a partir de la entencia definitiva Cumplido lo diez año en el Archivo e tranfieren al Archivo Hitórico previa. Lo archivo electrónico e eliminan cumplido once año, previa del documento fíico Cumplido lo diez año en el Archivo e tranfiere el epediente de la Direción al Archivo Hitórico previa. Lo epediente de la área e eliminan cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Getión. Lo archivo electrónico e eliminan cumplido once año, previa del documento

8 CÓDIGO - Programación - Ejecución PLAN DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO SECTORIAL - Programación - Ejecución - Evaluación PLAN GERENCIAL DE LA INFORMACIÓN PLAN BIENAL DE INVERSIONES EN SALUD PLAN DE TRABAJO SEGURIDAD DEL PACIENTE INFORMES EXTERNOS CONTRATOS MENSUALES CELEBRADOS (Imprenta) CONTRATISTAS AL SERVICIO DEL ESTADO (Función Pública) EXTRACTO UNICO PUBLICACION (Imprenta) Aeoría de Aeor de Aeor de Seguridad del Paciente Aeoría Aeoría Aeoría INFORMES DE POSTULACION INFORMES EJECUTIVOS CONTRATOS CON MULTA Y SANCIONES A CONTRATISTAS (Cámara de comercio) INFORME CIRCULAR 064 (DNP y Minprotección) Aeoría Aeoría de INFORME AL CONGRESO Aeoría de INFORME INDICE TRANSPARENCIA NACIONAL Aeor de Aeor de Aeor de Seguridad del Paciente Secretaria Aeoría Secretaria Aeoría Secretaria Aeoría de de Secretaria Aeoría Aeor de de de 1 10,, Subdireccione, Oficina, Aeore 1 10,, Subdireccione, Oficina, Aeore 1 10,, Subdireccione, Oficina, Aeore , 1 10, 1 10, , 1 10, Grupo 1 10 Grupo calidad 1 10 Grupo calidad Archivo electrónico en Saturno once año, previa del documento fíico. Cumplido lo diez año en el Archivo e eliminan mediante picado para u reciclaje previa. Lo archivo electrónico e eliminan cumplido once año, previa del documento fíico

9 CÓDIGO REPORTE DE INDICADORES DEL SISTEMA OBLIGATORIO DE GARANTÍA DE LA CALIDAD (Superalud) INFORME SICE - Contraloría de la Nación INFORME LITIGOB - Miniterio de Defena Judicial REQUERIMIENTOS FINANCIEROS (Cámara de Repreentante) INFORMACIÓN PARA LIQUIDACIÓN DE EXCEDENTES FINANCIEROS (D.N.P.) INFORMES INTERNOS INFORMES A LA JUNTA DIRECTIVA INFORMES DE SATISFACCIÓN DE USUARIOS - Ficha técnica evaluación atifacción de uuario ( ) - Conolidado anuale INFORMES EPIM INSTITUCIONAL Aeoría de Aeoría Aeoría Aeoría de Aeoría de INFORME EPIDEMIOLOGICO Oficina de Docencia e Invetigación INFORME CONSOLIDADO MANIFESTACIONES USUARIOS INTERNOS Y EXTERNOS - Bae de dato conolidada manifetacione INFORME DE SEGUIMIENTO A PACIENTES INFORME CENTRO DE CONTACTOS Aeor de Secretaria Aeoría Secretaria Aeoría Aeor de Aeor de de Coordinadora de de Coordinadora Coordinadora Coordinadora 1 10 Grupo calidad 1 10, 1 10, 1 10 Jefatura área 1 10 Jefatura área Se elimina previa ditigalización Se elimina previa ditigalización Se conervan como archivo hitórico previa Se digitalizan lo conolidado anuale y e eliminan la encueta, finalizado el tiempo de retención en el Archivo. Se tranfiere dede. Finalizado el tiempo de retención en el Archivo e elimina previa. Lo informe de la área e llevarán en archivo electrónico. Se conervan como archivo hitórico previa Se elimina previa Se conerva en medio electrónico Se elimina previa Se elimina previa

10 CÓDIGO INFORME REUNION GRUPO GARANTIA DE CALIDAD Programa de Auditoria Interna ( ) INFORME REUNIÓN GRUPO DE APOYO SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIÓN INFORME EVALUACIÓN MATRIZ DE COMUNICACIONES INFORME TRIMESTRAL DE AUDITORIAS INTERNAS Aeoría de Comunicacione Coordinación Garantía de la Aeor de Coordinador Garantía de la Se elimina previa Se conervan como archivo hitórico previa Se conervan como archivo hitórico previa Se conerva en el archivo Hitórico previa INFORME DE REPORTE DE Auditoría Auditoría 1 10 EVENTO ADVERSO Médica Médica Invetigación y análii de evento "egún protocolo de Londré" ( ) INFORME SALA INTERACTIVA 1 10 Se elimina previa Coordinadora Regitro Diario Sala Interactiva ( ) INFORME SIRECI Aeoría de Aeor de INSTRUMENTOS DE CONTROL Reponable de archivo de getión que tengan regitro tranitorio Obervación directa de lavado de mano ( ) HOJAS DE VIDA MIEMBROS COMITÉ DE ÉTICA EN INVESTIGACIÓN Acuerdo de confidencialidad para miembro del en Invetigación ( ) Curriculum vitae miebro del en invetigación y oporte Contrato de pretación de ervicio Informe de uperviión y cumplimiento Coordinación Garantía de la Seguridad del Paciente Secretaria en Invetigación Coordinador Garantía de la reponable de archivo de getión que tengan regitro tranitorio Seguridad del Paciente Secretaria en Invetigación 1 10 Miembro Comité de 1 0 Aociado de valor de la dirección general 3 Mee y Seguridad del Paciente 5 10 Miembro en Invetiagación baja Se conerva en el archivo Hitórico previa

11 CÓDIGO DOCUMENTOS SOMETIDOS AL COMITÉ DE ÉTICA EN INVESTIGACIÓN EVALUACIÓN ASPECTOS ÉTICOS PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN - Declaración de inhabilidad temporal en el en Invetigación ( ) - Evaluación apecto ético de la invetigación ( ) - Requiito para entregar un proyecto de invetigación para evaluación al CEI ( ) - Solicitud de evaluación del Comité - Litado de chequeo conentimiento informado ( ) - Aprobación de lo apecto ético del proyecto - Seguimiento del proyecto - Evaluación final del proyecto - Regitro de documento ometido al en Invetigación Secretaria en Invetigación Secretaria en Invetigación OTROS CONCEPTOS ÉTICOS Secretaria en Invetigación EVENTOS DE RIESGO Seguridad del Paciente EVENTOS DE RIESGO SOSPECHOSOS Análii de cao Reporte incidente y/o evento advero ( ) Hitoria clínica clínica (utrato) Comportamiento incidente y/o evento advero (gráfica) EVENTOS DE RIESGO CONFIRMADOS Análii de cao Reporte incidente y/o evento advero ( ) Secretaria en Invetigación Secretaria en Invetigación Secretaria en Invetigación Seguridad del Paciente Durante la ejecución del proyecto Durante la ejecución del proyecto Permanentemente Miembro en Invetiagación Miembro en Invetiagación 5 0 Miembro en Invetiagación 1 10 Al finalizar el proyecto, e digitaliza y lo fíico e eliminan Bae de dato Se elimina en archivo getión cumplido lo cinco año Se envía lo documento al archivo general una vez cumplido el tiempo de retención. Se conervan dato dentro de la bae correpondiente en la ruta: aturno/calidad/ eguimiento, medición y mejora/ auditoria médica/ Informe de getión e indicadore / conolidado rep. indicente y/o evento advero 2012

12 Hitoria clínica clínica (utrato) Cao opechoo de infeccione ( ) Acta reunión comité de infeccione Comportamiento incidente y/o evento advero (gráfica) RESOLUCIONES REGISTRO RESOLUCIONES de de 1 50 Funcionario 1 2 Funcionario PROYECTOS PROYECTOS BPIN Aeoría de Aeor de TELEMEDICINA Aeoría de SEGUIMIENTO A LOS PROYECTOS DE INVERSIÓN BPIN Aeoría de PROYECTO ATEI Comunicacione MI LLERAS Comunicacione PUBLICACIÓN MEDIO ELECTRÓNICO Y FÍSICO MECANISMOS DE RESOLUCION DE CONFLICTOS CONCILIACIONES Aeoría Aeor de Aeor de Secretaria Durante el Aeoría cumplimie nto de la entencia Funcionario 5 - Solicitud de conciliación - Notificación - Acta de conciliación TUTELAS Aeoría Secretaria Aeoría Durante el cumplimie nto de la entencia 5 - Demanda de tutela - Contetación tutela - Fallo de tutela DERECHOS DE PETICION Se conervan permanentemente como documento hitórico y e digitalizan por eguridad. Se eliminan previa Se conervan como archivo hitórico previa Se conervan como archivo hitórico previa Se conerva en archivo electrónico Se conervan como archivo hitórico previa Se conervan permanentemente como documento hitórico y e digitalizan por eguridad. Se conerva en medio fíico y e tranfiere al archivo hitórico. El tiempo e cuenta a partir de la entencia Se conerva en medio fíico y e tranfiere al archivo hitórico. El tiempo e cuenta a partir de la entencia

13 RESEÑA HISTORICA INSTITUCIONAL ANTECEDENTES HISTORICOS 1 20 Funcionario - Decreto, reolucione y leye de creación - Acta y reolucione de nombramiento - Ecritura y terreno - Documento aohan - Reetructuracione ANTECEDENTES MEMORIALES 1 20 Funcionario - Miión - Viión - Política - Principio - Matriz DOFA ( ) SOLICITUDES DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL Solicitud de Diponibilidad Preupuetal ( ) Regitro Solicitude de Diponibilidad Preupuetal ( ) AUDITORIAS EXTERNAS Aeoría de de Aeor de REVISORIA FISCAL ENTES DE CONTROL - Reporte de etado de emergencia hopitalaria (Minproteccion) ENTIDADES CONTRATANTES AUDITORIAS DE HABILITACIÓN Coordinación Garantía de la AUDITORIAS DE CERTIFICACION AUDITORIAS DE ACREDITACION Coordinador Garantía de la 1 10 Se conervan permanentemente como documento hitórico y e digitalizan por eguridad. Se conervan permanentemente como documento hitórico y e digitalizan por eguridad. Se conervan permanentemente como documento hitórico y e digitalizan por eguridad. El documento fíico queda como repado o contracara del Certificado de Diponibilidad Preupuetal, aumiendo lo tiempo de retención etablecido para ete. El documento electrónico e elimina en getión al finalizar la vigencia. Se elimina el archivo electrónico al finalizar la vigencia. Se elimina al finalizar la vigencia. Se elimina previa Se elimina previa

14 CÓDIGO PLANILLAS REGISTRO CORRESPONDENCIA REGISTRO DE COMUNICACIONES INTERNAS REGISTRO DE OFICIOS EXTERNOS REGISTRO CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA TRASLADO INTERNO DE DOCUMENTOS REGISTRO CORRESPONDENCIA INTERNA RECIBIDA REGISTRO CORRESPONDENCIA DIAS Y HORAS NO HABILES INVENTARIOS DOCUMENTALES Toda la área que emiten comunicacione Todo la área de lo funcionario que emiten comunicacione de de de lo funcionario que traladan documento de 1 0 Secretaria 1 0 Secretaria 1 0 Secretaria 1 0 Secretaria 1 5 Secretaria Portería Portería Temporal 0 Secretaria 1 5 Área, Archivo Se elimina previa Se elimina en archivo de getión previa Se elimina en archivo de getión previa Se elimina en archivo de getión previa Se elimina en archivo de getión previa Se elimina en archivo de getión previa Se hace la devolución al funcionario de la portería inmediatamente e regitre el documento en la central de correpondencia, para que ea eliminado el formato TRANSFERENCIA PRIMARIA DE DOCUMENTOS Toda la área que realizan tranferencia PAGINA WEB Comunicacione toda la área que realizan tranferencia Actualización WEB área ( ) - Bae de dato Se elimina previa Se elimina mediante picado para u debido reciclaje

15 CÓDIGO ALIANZAS Y CLIENTES PLAN DE TRABAJO Aeoría de PORTAFOLIO INSTITUCIONAL Aeoría de PROPUESTA DE SERVICIO Aeoría de INFORME GESTIÓN POR CONTRATO Aeoría de POSIBLES CLIENTES Aeoría de VERIFICACIÓN REQUISITOS DEL CLIENTE Aeoría de ALIANZAS EN COMUNICACIÓN Comunicacione CIRCULARES REGISTRO CIRCULARES SEGUIMIENTO, MEDICIÓN Y MEJORA INFORMES DE GESTION E INDICADORES Todo lo rep. de área Todo lo rep. de área Aeor de Aeor de Aeor de Aeor de Aeor de Aeor de de de Carpeta compartida en la RED Carpeta compartida en la RED - Análii de PARETO (' ') - Análii de indicadore (' ') PLANES DE MEJORA Coordinadora PLANES DE ACCIÓN DE Todo lo rep. Carpeta MEJORA PREVENTIVOS Y de área compartida en la RED CORRECTIVOS Plan de acción preventiva y correctiva ( ) Herramienta de calidad "5 porque" ( ) Lluvia de idea ( ) 1 5 Grupo garantía de calidad 1 5 Grupo garantía de calidad 1 5 Grupo garantía de calidad 1 5 Grupo garantía de calidad 1 5 Grupo garantía de calidad 1 5 Grupo garantía de calidad 1 5 Grupo garantía de calidad 1 10 Funcionario 1 2 Funcionario X 1 10 Grupo, área 1 0 Todo Todo Se conerva como archivo hitórico y e digitaliza Se conerva como archivo hitórico y e digitaliza Se conerva como archivo hitórico y e digitaliza Se conerva como archivo hitórico y e digitaliza E una bae de dato e tranfiere en medio electrónico E una bae de dato e tranfiere en medio electrónico Se conerva como archivo hitórico y e digitaliza Se conervan permanentemente como documento hitórico y e digitalizan por eguridad. Se eliminan previa Se tranfiere el conolidado original de la área. Cumplido el tiempo de retención en Archivo, e elimina mediante picado, previa Se elimina en archivo de getión, prvia Se elimina en archivo general, previa el original e cutodia en la de. Se puede adoptar cualquiera de la herramienta dieñada

16 CÓDIGO SEGUIMIENTO AL SERVICIO NO CONFORME Y A LAS NO CONFORMIDADES SERVICIO NO CONFORME - NO CONFORMIDAD SERVICIO NO CONFORME - NO CONFORMIDAD DIRECCIÓN SERVICIO NO CONFORME - NO CONFORMIDAD JURIDICA SERVICIO NO CONFORME - NO CONFORMIDAD ASESOR DE DIRECCION AUDITORIAS INTERNAS DEL SISTEMA DE GESTION DE LA Aeoría Aeor de CALIDAD INFORME AUDITORIA MEDICA Auditoría Médica - Retroalimentacion Auditoría Médica ( ) - Auditoria de Hitoria Clínica ( ) - Seguimiento retroalimentación auditoria médica ( ) INFORME AUDITORIAS INTERNAS Plan de auditoría interna ( ) Lita de verificación de auditoría ( ) Informe de auditoria interna ( ) Oportunidad de mejora o no conformidad ( ) REGISTRO DE NO CONFORMES Coordinación Garantía de la Carpeta compartida en la RED Carpeta compartida en la RED Carpeta compartida en la RED Carpeta compartida en la RED Auditoría Médica Coordinador Garantía de la 1 10 Grupo Área 1 10 Grupo Área 1 10 Grupo Área 1 10 Grupo Área 1 10 Grupo y 1 10 Grupo y Se conerva en medio electrónico Se conerva en medio electrónico Se conerva en medio electrónico Se conerva en medio electrónico Se elimina mediante picado, previa Se elimina mediante picado, previa

17 REFERENCIACION Coordinación Garantía de la Coordinador Garantía de la 1 10 Grupo y PLANEACION EJECUCION - Evaluación de viitante ( ) - Referenciación de mejore práctica ( ) PLAN DE MEJORA CONCEPTOS CONCEPTOS JURIDICOS 1 10 de CONCEPTOS MEDICOS REGISTRO DE CONTROL DE DOCUMENTOS LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS INTERNOS LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS EXTERNOS CONTROL DE CAMBIO DE DOCUMENTOS DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL DIRECCIÓN GENERAL Aeoría NORMOGRAMA Aeoría de RED SATURNO RED SATURNO de RED SATURNO 1 10 Auditoria Médica 0 Grupo calidad Secretaria 0 Grupo calidad Secretaria 1 0 Grupo calidad Secretaria Permanentemente Permanentemente Permanentemente 0 Grupo calidad Secretaria RED SATURNO 2 0 Grupo calidad Comité de Archivo Secretaria Aeoría X 1 10 Aociado de valor Se elimina mediante picado, previa Se conerva como archivo hitórico y e digitaliza por eguridad Se conerva como archivo hitórico y e digitaliza por eguridad Lo litado e actualizan permanentemente y e encuentran en la Red, Saturno Lo litado e actualizan permanentemente y e encuentran en la Red, Saturno Se elimina cumplido el tiempo de retención en archivo de getión ecaneada con firma Se conerva correo electrónico Alfanumérica Publicar en PDF firmada cuando ea aprobada, e elimina el fíico depué de un año de encontrare oboleta Numérico Se conulta por la Red, el original repoa en la Oficina

18 MACROPROCESOS DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO GARANTIA DE LA CALIDAD ALIANZAS Y CLIENTES DESARROLLO INTEGRAL DEL TALENTO HUMANO SERVICIO AL USUARIO APOYO LOGISTICO, ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO DESARROLLO CIENTÍFICO Y TECNOLÓGICO EVALUACIÓN Y CONTROL PROCESOS PLANEACIÓN ESTRATÉGICA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN Y EL CONOCIMIENTO de de 1 10 Uuario interno 1 10 Uuario interno Se tranfieren al Archivo lo proceo oboleto depué de un año de conulta en el Archivo de Getión. Paado lo 10 año e eliminan. Se tranfieren al Archivo lo proceo oboleto depué de un año de conulta en el Archivo de Getión. Paado lo 10 año e eliminan ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS CONTROL DEL SERVICIO NO CONFORME AUDITORÍAS INTERNAS SEGUIMIENTO Y MEDICION DE LOS PROCESOS MONITOREO VOZ DEL USUARIO MERCADEO SOCIAL CONTRATACION SEGURIDAD DEL PACIENTE PROCEDIMIENTOS COTIZACIÓN DE SERVICIOS PROGRAMACIÓN Y PROYECCIÓN DE VIDEOS INFORMACIÓN AL USUARIO ASIGNACIÓN Y CANCELACIÓN TELEFÓNICA DE UNA CITA MÉDICA de 1 10 Uuario interno Se tranfieren al Archivo lo procedimiento oboleto depué de un año de conulta en el Archivo de Getión. Paado lo 10 año e eliminan.

19 CÓDIGO LIQUIDACIÓN DE CONTRATOS ELABORACIÓN DE CONTRATOS AUDITORIA DE HISTORIAS CLÍNICAS ENTREGA DE RETROALIMENTACIONES Y CALIFICACION DE FORMATO DE AUDITORIA SOLICITUD Y ENTREGA DE HISTORIAS CLÍNICAS PARA AUDITORÍA Y REALIZACIÓN DE ACTAS DE AUDITORÍA MÉDICA SOLICITUD, RECEPCIÓN, APROBACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN INSTITUCIONAL EN LA PÁGINA WEB ACTUALIZACION INFORMACIÓN DE SERVICIOS ELABORACIÓN Y ENTREGA DEL PERIÓDICO MI LLERAS MANEJO DE PACIENTE AGRESIVO PEDAGOGIA EN SALA INTERACTIVA SOLICITUD MATERIAL INFORMATIVO Y/O EDUCATIVO DILIGENCIAMIENTO, VALIDACION Y ENVIO DE FORMULARIOS SIRECI A LA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA ESPECIFICACIONES de COMPONENTES POA DOCUMENTOS A PRESENTAR POR LOS FUTUROS CONTRATISTAS SEGÚN SEA SU NATURALEZA JURIDICA IDENTIDAD GRÁFICA PARA EL PERIÓDICO MI LLERAS CÓMO ESCRIBIR DIRECCIONES Uuario interno Se tranfieren al Archivo la epecificacione oboleta depué de un año de conulta en el Archivo de Getión. Paado lo 10 año e eliminan LEGALIZACION DEL CONTRATO U ORDEN

20 DILIGENCIAMIENTO DE LA BASE DE DATOS DE RETROALIMENTACIONES Y AUDITORÍA MÉDICA INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIMIENTO DEL FORMATO DE AUDITORIA MÉDICA INFORMACION EN CARTELERAS COMO USAR LOS LOGOS DE CERTIFICACION CONSULTOR CRONICO TABLA DE CONTRATACION APERTURA DE BUZONES Y TRAMITE DE MANIFESTACIONES DOCUMENTOS QUE DEBE ANEXAR EL CENTRO PARA INICIAR UNA FORMA DE CONTRATACION INSTRUCTIVO PARA ELABORACION DE CONSENTIMIENTO INFORMADO. PROYECTO DE INVESTIGACION INSTRUCTIVO INTERNO PLATAFORMA SIRECI MANUAL DE LA CALIDAD PROMOCIÓN DE LA SALUD Y PREVENCIÓN DE LA ENFERMEDAD CUTANEA PROGRAMA EN PRO DE LA Comunicacione CARICIA MASTER DE PROGRAMAS Comunicacione ESCRITO EN LA PIEL Y CÓDIGOS CÍVICOS ESTRATEGIAS DE DIFUSIÓN Comunicacione DEL PROGRAMA NACIONAL EN PRO DE LA CARICIA PUBLICACIONES EN MEDIOS Comunicacione DE COMUNICACIÓN EXTERNOS NO CIENTÍFICOS de 1 10 Uuario interno 1 10 Grupo calidad Secretaria Grupo calidad Secretaria 1 10 Uuario interno Se tranfiere al Archivo lo manuale oboleto depué de un año de conulta en el Archivo de Getión. Paado lo 10 año e tranfiere al archivo hitórico Se digitaliza ante de u eliminación Terminado el tiempo e tranfiere al archivo hitórico Se digitaliza ante de u eliminación Se elimina mediante picado previa

21 DIVULGACIÓN IMPRESA Comunicacione Solicitude ( ) AFICHES FOLLETOS OTROS CARTELERAS TEGUMENTUM Comunicacione PUBLICACION MEDIO ELECTRÓNICO Y FÍSICO REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN CORRESPONENCIA JUNTA DIRECTIVA DERECHOS DE AUTOR DERECHOS DE AUTOR, ESCRITO EN LA PIEL REGISTRO DE MARCA CODIGOS CIVICOS Comunicacione TARIFAS PROPUESTAS INTERNAS de de de de de de 1 5 Todo 1 10 Todo 1 10 Todo lo uuario interno Se elimina mediante picado previa Terminado el tiempo e tranfiere al archivo hitórico Se elimina mediante picado previa Se conerva como documento hitórico previa Se conerva como documento hitórico previa Se conerva como documento hitórico previa Se conerva como documento hitórico previa Se conerva como documento hitórico previa Se conerva como documento hitórico previa Adminitrador Documental Director, Subdirector, Jefe de Oficina o Coordinador Delegado Mea de Trabajo de Getion Documental Preidente del Comité Intitucional de Firma: Firma: Número de Informe: Firma: Nombre: MABY GUERRERO CASALLAS Nombre: JAVIER CORMANE FANDIÑO Nombre: Nombre: Fecha: Fecha: Fecha: Fecha: