AUDIENCIA ACLARACIONES INVITACION Proceso No

Transcripción

1 AUDIENCIA ACLARACIONES INVITACION Proceso No Con el fin de efectuar aclaraciones relacionadas con la Invitación No , cuyo objeto es: Contar con una solución tecnológica ERP de última generación conforme alcance técnico y funcional estipulado en el Anexo 7, que se integre con un BPM, CRM y BI, que le permita a FIDUPREVISORA S.A. soportar y gestionar la operación de cada uno de sus negocios y de empresa, dando cumplimiento a la normatividad vigente, apoyando el modelo de negocio definido y sus estrategias de crecimiento, de acuerdo a las condiciones de los presentes Términos. El Proponente debe contemplar dentro de la solución mencionada, el suministro de todo el software adicional y base, licenciamiento y herramientas necesarias, webservices, conectores, interfaces y demás componentes del software requeridas para el correcto funcionamiento de la solución ofertada en su totalidad, con el fin de cubrir todos los requerimientos descritos en las especificaciones funcionales anexas, sin incluir Base de Datos, Servidores y Sistema Operativo requeridos en entorno de pruebas y producción. Igualmente, debe contemplar el servicio de soporte, mantenimiento y actualizaciones y/o alquiler por un plazo de ejecución de cinco (5) años., se dio inicio a la Audiencia para precisión y alcance del contenido de los Términos de Referencia, conforme se estipula en el numeral 2.4 de los mencionados términos, a las 2:00 P.M. con la asistencia de las siguientes personas: Nombre Compañía / Entidad Carlos Amaya Inturia S.A. Florangel Lopez Hidrobo Inturia S.A. Patricia Quiroga Inturia S.A. Luisa Fernanda Vasquez C. ASSENDA S.A. Yassir F. Barceló M. Procibernética S.A. Rodrigo Benitez Procibernética S.A. Diego Polo ASSENDA S.A. Alexander Castrillón ASSENDA S.A. Adriana Moncada ALTAVIA John Fredy Rey DIGITALWARE S.A. Felipe Velosa ORACLE Anyeline Lozada M. TECNOCOM LTDA. Mónica Lamprea Jefe Dirección Jurídica Fiduprevisora S.A. Jaime Panchano FIDUPREVISORA S.A. Ana María García Gerente de Riesgos Fiduprevisora S.A. Diego Mauricio Montañez Sierra Director de Software Fiduprevisora S.A. Claudia Liliana Rodriguez Castillo Gerente Nacional de Planeación Fiduprevisora S.A. Jorge Guillermo Neira Bossa Gerente de Tecnología e Información Fiduprevisora S.A. 1

2 DESARROLLO El Ing. Jorge Guillermo Neira Bossa Gerente de Tecnología de Fiduprevisora S.A., realizó una presentación en donde ilustró el detalle del alcance de la solución tecnológica requerida por la Fiduciaria, al igual que algunos puntos que se considera pertinente recalcar, teniendo en cuenta el condicionado general de los términos. A través de la mencionada presentación, se aclaró el alcance y el porqué de la solución requerida por la Fiduciaria, con base en el modelo planteado. Se aclaró el alcance particular de cada uno de los módulos requeridos, haciendo énfasis en que todos los requerimientos se encuentran en el Anexo 7 de los términos. Se ilustró el contenido del Anexo 13, mencionando la obligatoriedad, certificada, del cumplimiento de los requisitos allí estipulados. Igualmente se ilustró la integración necesaria con otros aplicativos actuales existentes en la Fiduciaria, los cuales deberán seguir operando también en forma integrada. En cuanto al presupuesto, se mencionó la existencia de vigencias futuras dada la ventana de tiempo de ejecución (5 años). Se aclaró que dentro de los cinco años, se cuenta el tiempo de implementación (máximo 12 meses). Se aclaró que las propuestas pueden ser presentadas en forma total o en forma parcial; igualmente la Fiduciaria, podrá adjudicar en forma total o parcial, siempre y cuando se adjudique el módulo ERP. Finalmente, se revisó el cronograma de la invitación y se dio paso a la sesión de preguntas. Empresa: DIGITALWARE S.A. 1. Se puede variar la certificación de Oracle por la certificación de los clientes donde se trabaja bajo Oracle? R/FP: Dado que la certificación mencionada se requiere para avalar el funcionamiento de la herramienta sobre plataforma Oracle, se requiere que ésta sea expedida por el fabricante de la solución. 2. Las certificaciones para BI, CRM, BPM deben cumplir con el 80% de la propuesta o sería posible establecer porcentajes diferentes dado que estos productos pueden no llegar a este valor? R/FP: Se requieren tres (3) certificaciones para cada uno de los productos (ERP / BPM / CRM / BI). Además de las condiciones establecidas para cada certificación, el monto de cada una de éstas deberá ser mínimo el 80% del valor del componente en forma individual 2

3 Empresa: ASSENDA S.A. 1. En el numeral habla de mesa de ayuda y soporte especializado. Esta pueden ser certificados por el fabricante de la solución? R/FP: Los requisitos mencionados en este numeral, deberán ser provistos por el proponente, dado que será éste quien prestará los servicios de soporte requeridos. 2. La calificación mínima es de 2800 puntos, si es menor de esto, la propuesta será rechazada? R/FP: Si. 3. La selección de los 4 componentes será al tiempo ERP, BPM, BI, CRM? R/FP: Si, sin embargo se recalca que en caso de no seleccionarse un ERP, no se adjudicarán los demás componentes. 4. Cuando tienen estimado iniciar la implementación? R/FP: Conforme el cronograma de la invitación, la fecha estimada para iniciar la ejecución del contrato resultante de esta invitación, es el 9 de agosto de Empresa: Altavia 1. Certificación 80% del valor de cada modulo ó del 100% de la oferta? R/FP: Ver pregunta No. 2 DIGITALWARE 2. Los cinco procesos corresponden a los procesos de ERP? R/FP: Los cinco (5) procesos mencionados para el BPM, corresponden a procesos de negocio que serán definidos por la Fiduciaria, los cuales podrán estar involucrados en los módulos a contratar o en otros que soporten otra operatividad. 3. Si se presentan módulos ejemplo BPM, de terceros la certificación es válida del tercero ó debe hacerse unión temporal. R/FP: Las certificaciones expedidas a nombre de un tercero podrán ser aceptadas siempre y cuando exista una Unión Temporal o Consorcio, del cual haga parte el tercero en mención. En caso contrario, no se aceptará la certificación. En caso de que la certificación se expedida a nombre del fabricante y éste no forme parte del consorcio, será válida siempre y cuando exista certificación expresa del fabricante mencionado al proponente en la que 3

4 se establezca que es representante de la solución y se encuentra avalado por éste. Empresa: Procibernetica S.A. 1. Hay alguna definición de modelo de datos para Business Intelligence? R/FP: Si. La mencionada definición será entregada por la Fiduciaria al proponente seleccionado para su implementación. 2. Existe la definición de los casos de uso para las integraciones solicitadas? R/FP: Si. La mencionada definición será entregada por la Fiduciaria al proponente seleccionado para su implementación 3. Numeral Información General (P.6) Aclarar si la compra actual incluye ERP+CRM+BPM+BI ó solo ERP+CRM como se deduce de lo expresado en (Definición de Alcance P.39) R/FP: El proceso se enfoca a los cuatro (4) componentes. Se emitirá Adenda aclarando el contenido del numeral Numeral 2.2 Presupuesto (P.7) Cuál es el presupuesto para la opción de Adquisición? R/FP: Fiduprevisora cuenta con el presupuesto disponible para la ejecución del proyecto en su totalidad, sin embargo, éste no será informado a los proponentes. 5. Numeral 2.2 Presupuesto (P.7) - Cual es el presupuesto para la opción de Alquiler? R/FP: Ver pregunta anterior. 6. Numeral Certificados mínimos de cumplimiento de contratos similares (P.20) Los términos favorecen y limitan la participación a proponentes que hayan ejecutado contratos en entidades del sector financiero del exterior. Solicitamos levantar esa restricción. R/FP: Fiduprevisora desea contar con soluciones robustas que incluyan las mejores prácticas no sólo en entidades locales sino también en entidades del exterior. Por esta razón se requieren las certificaciones mencionadas en los términos especificados. 7. Numeral (P.21) Certificados mínimos de cumplimiento de contratos similares (P.20) - Favor confirmar si cuando el proponente cuenta con las certificaciones de Respaldo del Fabricante (Numeral p.22), puede 4

5 presentar certificaciones del fabricante de la(s) solución (es), a su propio nombre. R/FP: Las certificaciones mínimas a aportar, deberán avalar la experiencia del proponerte, quien además deberá contar con certificación expedida por el fabricante, en la que certifique que el proponente es representante autorizado. 8. Numeral Evaluación de experiencia. (P.32) Solicitamos retirar la condición de certificaciones adicionales a las solicitadas en R/FP: Las certificaciones adicionales podrán ser aportadas o no por el proponente. Se aclara que éstas tienen efecto de puntaje. 9. Numeral (P.33) Certificaciones de Calidad de desarrollo de software 300 puntos. Este factor de calificación favorece a firmas proponentes desarrolladoras de soluciones, lo cual no es la generalidad en el mercado ERP. Se solicita remover esta condición. Se sugiere pasar los 300 puntos al numeral Costos de adaptaciones adicionales requeridas (P.33) R/FP: Se efectuará aclaración mediante Adenda. Empresa: Inturia S.A. 1. Una solución de BPM requiere un ambiente donde diseñan y simulan los procesos Esto se hará en el ambiente de pruebas? R/FP: Si. 2. Para la integración con otros sistemas legados Los desarrollos en estos sistemas, estarán a cargo de Fiduprevisora? R/FP: La construcción y/o desarrollo requerido para la integración con los sistemas actuales de la Fiduciaria, será responsabilidad de cada proveedor sobre sus soluciones. 3. Para que áreas y operaciones requieren cierres diarios y semanales? R/FP: Esto no debe ser una restricción, ya que debe ser parametrizable a nivel de aplicación para cualquier área u operación, ya sea por negocio o pro empresa. 4. A que se refieren con compartir parametrizaciones de los rubros contables? R/FP: Se refiere a que la solución debe poder asignar guías de parametrización o paquetes de parametrizaciones a nuevas empresas o negocios con el fin de evitar reproceso; de igual forma se debe permitir replicar parametrizaciones por grupos definidos por Fiduprevisora, ejemplo, tipos de negocios. 5

6 Empresa: Oracle 1. Si se presenta una propuesta completa y no se selecciona el total de los módulos como se tendrán en cuenta los servicios profesionales ó consultoría de integración y cual proveedor es el responsable del proceso de integrar? R/FP: La construcción y/o desarrollo requerido para la integración con cada uno de los módulos, independientemente de su origen, será responsabilidad de cada proveedor sobre sus soluciones 2. Cuál es el monto del presupuesto? R/FP: Ver pregunta No. 4 - Procibernética 3. Fiduprevisora es responsable de definir los procesos de negocio a soportar en la solución? R/FP: Si. 4. Hay algunos requerimientos definidos para BPM, BI y CRM o solo se deben ofertar las licencias? R/FP: Se emitirá Adenda en donde se aclarará el alcance de los módulos mencionados. 5. Cuando sea necesaria la integración con sistemas existentes Fiduprevisora será responsable de hacer los desarrollos en esos sistemas para habilitar la integración? R/FP: Ver pregunta No. 2 Inturia 6. Que procesos de negocio se deben soportar por el BPM? R/FP: Se prevé que soporte cinco (5) procesos misionales, los cuales serán definidos por la Fiduciaria. La caracterización de éstos será entregada al proponente seleccionado al momento de generar la planeación del proyecto. 7. Que alcance se espera de la solución de BI? R/FP: Se emitirá Adenda en donde se aclarará el alcance de los módulos mencionados. Siendo las 3:30 P.M se da por finalizada la Audiencia. 6

7 ANEXO. Presentación Audiencia de Aclaración de Términos Invitación Pública No Fiduprevisora S.A. Objeto Contar con una solución tecnológica ERP de última generación conforme alcance técnico y funcional estipulado en el Anexo 7, que se integre con un BPM, CRM y BI, que le permita a FIDUPREVISORA S.A. soportar y gestionar la operación de cada uno de sus negocios y de empresa, dando cumplimiento a la normatividad vigente, apoyando el modelo de negocio definido y sus estrategias de crecimiento, de acuerdo a las condiciones de los presentes Términos. El Proponente debe contemplar dentro de la solución mencionada, el suministro de todo el software adicional y base, licenciamiento y herramientas necesarias, webservices, conectores, interfaces y demás componentes del software requeridas para el correcto funcionamiento de la solución ofertada en su totalidad, con el fin de cubrir todos los requerimientos descritos en las especificaciones funcionales anexas, sin incluir Base de Datos, Servidores y Sistema Operativo requeridos en entorno de pruebas y producción. Igualmente, debe contemplar el servicio de soporte, mantenimiento y actualizaciones y/o alquilerporunplazodeejecución decinco(5)años. 7

8 Modelo Requerido Gestión Documental Modelo DIKW Infraestructura de Hardware Procesos alineados con mejores prácticas Seguridad y control Estrategia de Cambio Organizacional Gerenciamiento de Transformación Empresarial y de Implementación de sistemas de información Infraestr. Hardware Soluciones requeridas ERP/BPM/CRM/BI ERP: Solución Financiero Contable Administrativa 1. Administrativos y Financieros: Activos, Contabilidad, Tributario, Costos, Presupuesto, Tesorería Caja/Bancos Conciliación Bancaria, Facturación y Cartera, Cuentas por pagar, Planeación estratégica, Terceros. 2. Gestión Humana: Nómina, Evaluación de desempeño / competencias, Bienestar y desarrollo del talento humano, Hojas de vida Selección y reclutamiento 3. Cadena de Abastecimiento: Compras, Proveedores, Inventarios. CRM: Solución para gestión comercial BPM: Procesos de Negocio BI: Inteligencia de Negocios 8

9 Condiciones particulares La solución debe ser multiempresa con manejo independiente para todos sus módulos, permitiendo de igual manera realizar consolidaciones de información y operaciones entre empresas con una sola interacción, significando esto que producto de una operación debe afectar una ó más empresas de acuerdo a parámetros preestablecidos; no deben existir restricciones de diseño y flujo de información para el manejo de interoperación entre empresas. El Proponente deberá cumplir con todos los requerimientos etiquetados como mandatorios, conforme el Anexo 7. La infraestructura de base de datos de la Fiduciaria está basada en motor Oracle; el proponente deberá aportar certificación expedida por el fabricante de la solución, en donde conste que ésta funciona sobre plataforma ORACLE, sin embargo, es deseable que dicha solución también funcione en esquemas multiplataforma. El proponente deberá aportar certificación, conforme Proforma No Certificación de Funcionalidad, en la que manifieste conocer el contenido del Anexo 13- Estructura General de Negocio, y, que las soluciones ofrecidas soportan todas las operaciones y funcionalidades requeridas en el Anexo 7, para todos los negocios y sociedad, de manera individual y consolidada, conforme los modelos plasmados en los anexos mencionados. Integración con otros aplicativos 1. Software Jurídico(ORION): BD Oracle/ Arquitectura WEB/.Net 2. Software de Inversiones (PORFIN): BD Oracle / Arquitectura C/S / Oracle Developer 6i 3. Software de Gestión de Calidad(ISolucion): BD Oracle / Arquitectura WEB/.Net 4. Software Administración Fondo de Prestaciones del Magisterio (FOMAG): BDOracle/ArquitecturaWEB/J2EE 5. Software Nómina de Pensionados: BD Oracle / Arquitectura WEB/ J2EE 6. Software de Gestión Documental: BD Oracle / Arquitectura WEB / J2EE. A ser provisto en contratación posterior 7. Software CERO(Control Estratégico de Riesgos) 9

10 Presupuesto FIDUPREVISORA S.A. cuenta con un presupuesto disponible para cubrir los gastos emanados del contrato que resulte de esta Invitación, incluido el Impuesto al Valor Agregado(IVA), si a éste hubiere lugar y demás impuestos, tasas, de carácter nacional legales vigentes al momento de la apertura del presente proceso de selección y demás costos directos o indirectos que la ejecución del contrato conlleve. Las ofertas que se presenten y que superen el valor del presupuesto establecido serán rechazadas. El presupuesto incluye la totalidad de los costos que se requieran para cualquiera de las opciones económicas que el proponente pueda ofrecer (adquisición o alquiler) por el tiempo establecido. FIDUPREVISORA S.A no asume responsabilidad alguna por el mal uso que el proponente haga del presupuesto oficial estimado, para la realización de sus cálculos económicos. Condiciones de la Propuesta Propuesta total: El Proponente podrá presentar una oferta total, que incluya todos los componentes (ERP, BPM, CRM, BI) requeridos y en cuya parte económica puede contemplar una o las dos opciones económicas de remuneración (adquisición o alquiler), que se ajuste en todos los aspectos a las condiciones de esta Invitación, según las especificaciones y requerimientos técnicos mínimos que deben incluir la totalidad de los conceptos solicitados. Propuestas parciales: El Proponente podrá presentar una oferta parcial, que contemple uno o más de los componentes (ERP, BPM, CRM, BI) requeridos y en cuya parte económica puede contemplar una o las dos opciones económicas de remuneración (adquisición o alquiler), que se ajuste en todos los aspectos a las condiciones de esta Invitación, según las especificaciones y requerimientos técnicos mínimos que deben incluir la totalidad de los conceptos solicitados. 10

11 Plazo de Ejecución Tiempo de Ejecución: Cinco(5) años en cualquier modalidad(adquisición o alquiler) Tiempo de Implementación: El Proponente deberá presentar como parte de su propuesta, cronograma de implementación de la solución, en el cual debe distinguirse plenamente el tiempo máximo de entrega de la solución en producción, el cual no podrá superar doce (12) meses a partir de la fecha de perfeccionamiento del eventual contrato que se derive de este proceso. Invitación Pública No Fiduprevisora S.A. 11

12 Estructura General de Negocio Inversión de recursos: -Ingresos -Pagos -Traslados CARTERAS COLECTIVAS Impuestos, Comisiones y Honorarios (1) FIDUPREVISORA SOCIEDAD FIDUCIARIA Transmisiones SFC (1) Fiduprevisora maneja diversidad de conceptos por comisiones o servicios prestados que requieren como insumo para su cálculo información procesada por otros sistemas de información que soportan la operación de Fiduprevisora Modelo General de Integración PROCES OS ESTRAT Gestión de Calidad Indicadores Gestión BI CRM Renta Fija Portales Bancos Portal Fiduprevis ora Afilia / Noved Acciones Prestaciones PROCES OS CORE Inversiones Carteras Colectivas Divisas Riegos Cupos Vinculados Operación Cierre ERP FOMAG SIGN Pagos Nomina ServSalud Negocios Ficha Técnica BPM ECM A x I PROCES OS APOYO Jurídico Embargos Disciplinarios Contratos Procesos 12