Software SALUS. Dossier de Descripción

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1 Software SALUS Dossier de Descripción 2010

2 INDICE 1 INTRODUCCIÓN 4 2 CONTROL DE ACCESO A LOS USUARIOS PERFILES DE USUARIO USUARIOS REGISTRO DE ACCESO REGISTRO HISTÓRICO DE DATOS ALTERADOS SEGURIDAD 5 3 PLANIFICACIÓN/PROGRAMACIÓN DE CITAS AGENDAS. CONCEPTO Funcionalidad Visualización Definición/Restricciones Espacio/Tiempo/Persona SALA DE ESPERA TRAZABILIDAD CENTRALIZACIÓN DE OPERACIONES HABITUALES 8 4 HISTORIA CLÍNICA ELECTRÓNICA CONCEPTO POSIBILIDADES ILIMITADAS DE PERSONALIZACIÓN IMPORTACIÓN/EXPORTACIÓN DE DATOS FUNCIONALIDAD ASOCIADA Documentos Informes Petición de pruebas diagnosticas Resultados de Pruebas diagnosticas Cuestionarios MEDICAMENTOS PRESCRIPCIONES/RECETAS 11 5 PROCESOS ADMINISTRATIVOS PRODUCTOS/SERVICIOS Productos simples y productos compuestos Compras Inventarios Lotes/Caducidades PROVEEDORES Pedidos Entregas de producto Facturas y control de gastos Control de vencimientos de pago CLIENTES Presupuestos 12

3 5.3.2 Facturación a compañías aseguradoras o pacientes Cobro de facturas Entregas a cuenta Generación de cuotas periódicas Vencimientos de cobro MÉDICOS COLABORADORES Liquidación periódica CONTROL DE CAJA INFORMES DE GESTIÓN PERSONALIZADOS ESTADÍSTICAS ENLACE CONTABLE 14 6 VARIOS MENSAJES/TAREAS MENSAJES CORTOS SMS SEGMENTACIÓN Y MAILING ETIQUETAS MULTIEMPRESA MULTICLÍNICA ACCESO REMOTO CONTROL DE LLAMADAS TELEFÓNICAS 15 3

4 1 Introducción SALUS es el Software para la Gestión Integral de Clínicas, Centros Médicos y Hospitales. Desarrollado por QSOFT desde 1995, permite gestionar de forma global el conjunto de áreas de Gestión de un Centro de Salud: Agendas, Historias Clínicas, Facturación, Hospitalización, etc. Más de 3000 Centros de Salud en España y otros 23 países se benefician de las ventajas que aporta el Software de QSOFT, entre los cuales pueden mencionarse, por ejemplo: De entre las principales ventajas y beneficios que proporciona SALUS, pueden destacarse las siguientes: o Ha sido diseñado por médicos y directores de Centros de Salud. o Es totalmente adaptable a las particularidades de cada centro. o Aporta múltiples mejoras económicas, tales como la eliminación de errores, el ahorro de tiempo, la toma de mejores decisiones por disponer de mejor información o la eliminación de archivos en papel. o Facilita el cumplimiento de la legislación de protección de datos. o Es muy intuitivo y fácil de utilizar. o Dispone de un servicio de mantenimiento que incluye, entre otros elementos, soporte técnico continuado y actualizaciones del Software. A continuación, se describen en detalle algunas de las principales funcionalidades de SALUS. 4

5 2 Control de acceso a los usuarios Cualquier persona que desee utilizar el sistema tiene que estar autorizada previamente. La autorización le permitirá obtener un nombre de usuario del sistema y una contraseña. Sin éstos, no será posible utilizar el programa. 2.1 Perfiles de usuario Cada usuario se asocia a un perfil específico. El perfil de usuario especifica a qué funciones del sistema tiene acceso el usuario. Así, se podrán definir perfiles comunes para todo el personal médico y/o administrativo que, por motivos evidentes, utilizarán áreas diferentes del sistema. 2.2 Usuarios Son todas aquellas personas autorizadas a utilizar el sistema. El nombre de usuario y contraseña es personal e intransferible. En beneficio de la seguridad y de acuerdo a la legislación de protección de datos, no se recomienda que diversas personas utilicen la misma identificación de usuario. 2.3 Registro de acceso Todas las operaciones que realizan los usuarios quedan registradas en el sistema, identificando qué usuario ha realizado una operación, la hora en que se ha realizado, la operación que se ha efectuado y el paciente u otra entidad con quien se ha efectuado la operación. 2.4 Registro histórico de datos alterados Para incrementar la seguridad. SALUS implementa un potente mecanismo que permite que, si se borra o modifica un dato, se siga conservando, en segundo plano, en la base de datos. De esta manera y de forma muy sencilla, en caso de necesidad se puede consultar qué dato estaba escrito en cierto campo tiempo atrás, antes de que se modificara o borrara. SALUS indica qué dato existía antes, qué usuario lo modificó y cuándo. 2.5 Seguridad De acuerdo a la Normativa de Seguridad de Datos especificada según diferentes leyes en cada país, SALUS establece un mecanismo de caducidad de las contraseñas, de modo que éstas deben cambiarse cada cierto tiempo. De forma análoga, cuando SALUS detecta inactividad en un terminal abierto, desactiva la sesión solicitando nuevamente la identificación del usuario. Los parámetros de seguridad son configurados por el propio cliente. 5

6 3 Planificación/Programación de citas Funcionalidad SALUS incorpora una herramienta completa de planificación, basada en múltiples agendas gráficas de muy fácil e intuitivo uso. 3.1 Agendas. Concepto Una agenda permite reservar tiempo para un paciente asociado a un profesional sanitario o a un espacio físico. Cada agenda se divide en diferentes intervalos de tiempo y permite establecer restricciones que desactiven franjas horarias en función de la disponibilidad del profesional o espacio. Las agendas gráficas de SALUS pueden visualizarse independientemente o bien combinadas entre ellas, permitiendo ver una planificación global del centro en una sola pantalla. Las agendas de SALUS permiten: Crear citas puntuales de un cierto tipo. Cada tipo de cita se expresa en un color distinto, definible por el usuario. Crear citas periódicas, para definir tratamientos o terapias prolongadas. Imprimir las citas en una tarjeta como recordatorio para el paciente. Imprimir etiquetas adhesivas para el paciente. Reducir al mínimo el margen de error en la creación de citas, gracias a su sistema de ayudas. Visualizar o cargar la historia del paciente (si el perfil de usuario lo permite). Cargar la ficha de datos de filiación del paciente. Modificar la duración de la reserva efectuada, cortarla y pegarla en otro intervalo horario u otra agenda. Conocer el estado del paciente (ha llegado, está en consulta, ha pagado, etc.). Registrar la asistencia o ausencia del paciente y vincular ésta a datos de facturación, si es necesario. Cargar la hoja de cargos para cobrar el servicio o servicios paciente. Cobrar una deuda a un paciente o ver su estado de facturación. al 6

7 Inhabilitar tiempo de forma puntual. Imprimir la agenda en papel. Efectuar reservas personales (congresos, etc.). Visualizar la agenda diaria, varios días o resumen mensual. Buscar espacios vacíos. Dar citas sin especificar hora (para extracción de fluidos, etc.). Desplazamiento al pasado para consultar la agenda o al futuro para ver estado de reservas y dar cita. Toda la funcionalidad está vinculada a que el perfil del usuario permita su ejecución sin restricciones Visualización El sistema de planificación permite visualizar las agendas independientemente, mostrando uno o varios días en pantalla. También permite ver las agendas combinadas entre ellas visualizando uno o varios días. El tamaño en que se presenta cada agenda en pantalla es inversamente proporcional al número de agendas simultáneamente abiertas y el número de días mostrados Definición/Restricciones El sistema gráfico de planificación de SALUS permite definir restricciones, de manera que en cada jornada solamente podrán darse citas en las horas previamente establecidas. Estas horas pueden variar en diferentes épocas del año de forma que, por ejemplo, el tiempo de ocupación de un profesional se pueda especificar de distinta manera en verano que en invierno Espacio/Tiempo/Persona El sistema de planificación de SALUS permite establecer agendas para personas o espacios físicos. En todas ellas se reserva el tiempo de ocupación de la persona o espacio. En el caso de reserva de espacio también se permite definir qué persona ocupará la ubicación física. Con este mecanismo siempre se puede saber qué persona está ocupada y dónde se ocupa. 7

8 3.2 Sala de espera SALUS integra el control del estado de la Sala de Espera dentro de la agenda. Este control permite visualizar en pantalla los siguientes estados del paciente: Todavía no ha llegado al centro. Ya está en la sala de espera y desde qué hora. Está en consulta y cuál de ellas. Ha salido de consulta y se dirige a recepción. Si ha abandonado el centro abonando totalmente el importe del cargo efectuado. Si ha abandonado el centro sin abonar totalmente el importe del cargo. 3.3 Trazabilidad Es el mecanismo de extensión de la gestión de sala de espera que permite controlar todos los movimientos del paciente por el centro, registrando todos sus tiempos de espera y atención de los diversos profesionales sanitarios que interactúen con él. Este mecanismo de trazabilidad permite, además, medir parámetros de calidad en la atención sanitaria. 3.4 Centralización de operaciones habituales Muchas de las operaciones rutinarias del centro sanitario concurren alrededor de la planificación de los pacientes. SALUS agrupa estas operaciones permitiendo que sean ejecutadas desde el sistema grafico de agendas, ahorrando tiempo y simplificando el manejo del sistema. 8

9 4 Historia clínica electrónica 4.1 Concepto SALUS implementa un sofisticado y completo mecanismo de control de la historia clínica. Este mecanismo permite que cada médico pueda utilizar su propio formato de historia clínica, adaptado a sus necesidades, simplificando la captura manual de datos en papel y proporcionando una mayor agilidad en la obtención de información. 4.2 Posibilidades ilimitadas de personalización SALUS se ha diseñado entendiendo que cada organización sanitaria debe poder capturar datos clínicos de acuerdo a su experiencia y conocimientos. Por ello, permite personalizar de forma muy sencilla y rápida el formato de la historia clínica para cada especialidad, compartiendo, si se desea, información entre especialidades (p.ej. antecedentes clínicos del paciente). Aunque ya dispone de un formato de Historia Clínica predefinido, incluyendo múltiples especialidades médicas, las posibilidades de personalización de SALUS son ilimitadas y se ajustan con precisión a las demandas de los usuarios del sistema. SALUS registra fechas, textos, imágenes, valores numéricos y cualquier otra información de acuerdo al formato requerido. El formato se entrega personalizado, aunque una parte de él puede seguir siendo adaptado, con mucha sencillez, por el departamento de Informática del centro de salud. Las posibilidades de personalización son tan amplias que puede gestionar desde un centro de Medicina Estética a un centro médico multiespecialidad o un centro hospitalario, entre otros. 4.3 Importación/Exportación de datos SALUS permite la importación, como archivo, de cualquier documento electrónico como por ejemplo imágenes, vídeos, archivos de Microsoft Word, Excel, etc. con el fin de adjuntar estos documentos a la historia clínica y poderlos mostrar posteriormente. SALUS también permite la exportación a Excel u otros formatos la información sanitaria contenida en su base de datos, para ser tratada con herramientas estadísticas o remitidas a otro sistema. 9

10 4.4 Funcionalidad asociada La historia clínica de SALUS no solamente actúa como registro de datos, sino que permite realizar ciertas operaciones con comodidad Documentos Permite la emisión, alteración, registro e impresión de documentos preconfigurados, como pueden ser dietas, recomendaciones o consentimientos informados entre otros. SALUS registra cada documento y lo almacena en la base de datos adjuntándolo a la historia clínica del paciente Informes Emitir un informe para dar de alta a un paciente es simple y rápido con SALUS, gracias a su sistema de emisión de informes de acuerdo a las necesidades de cada centro de salud Petición de pruebas diagnosticas Solicitar una prueba diagnóstica es muy simple y rápido. SALUS registra la solicitud, la tramita si es necesario y permite la emisión de un documento para entregar o enviar al profesional o centro que realizará dicha prueba Resultados de Pruebas diagnosticas SALUS permite el registro de los resultados de cada prueba adjuntándolos a la historia clínica del paciente. La información puede adjuntarse como un documento independiente (doc, pdf, jpg, etc.) o integrando la información en la base de datos mediante un enlace directo o indirecto con los equipos de laboratorio Cuestionarios Constituyen un elemento más de personalización de la historia clínica de SALUS. Los cuestionarios permiten establecer listas de preguntas a efectuar a un paciente registrando sus respuestas y evaluándolas si el cuestionario se orienta a este fin. 4.5 Medicamentos SALUS implementa un vademécum de medicamentos, que el centro puede personalizar a su medida. 10

11 4.6 Prescripciones/Recetas Desde la historia clínica de SALUS pueden emitirse recetas que utilizan la base de datos de medicamentos previamente descrita. Estas recetas pueden derivarse a la propia farmacia del centro para que los dispense, facture y organice su propio control de stock, o pueden imprimirse para entregarlas al paciente. 5 Procesos administrativos SALUS integra todos los procesos administrativos para la gestión del centro sanitario. 5.1 Productos/Servicios Como elemento básico de facturación de compra o venta, se establecen los productos o servicios Productos simples y productos compuestos SALUS trata la composición de productos con el fin de simplificar los procesos de facturación y ejercer así un sistema óptimo de control de costes. Un producto compuesto es un multi-producto compuesto por un conjunto de productos simples donde cada uno tiene su coste independiente. El producto compuesto puede cargar un coste al cliente por la suma de todos los productos de la composición o especifico del multi-producto Compras SALUS implementa un completo mecanismo de generación de pedidos y compras a proveedores. Compras periódicas y repetitivas, por reaprovisionamiento (stock bajo) o puntuales. SALUS registra los precios de compra de cada producto para cada proveedor y lo muestra para ayudar a la decisión de compra en cada ocasión Inventarios SALUS controla el stock de cada producto en todo momento y permite realizar un inventario para regularización de stock Lotes/Caducidades El control de stock se realiza por lotes de productos, para poder gestionar las caducidades de elementos perecederos. 5.2 Proveedores Dentro de su concepción integral, SALUS permite una completa gestión de proveedores. 11

12 5.2.1 Pedidos Emite el pedido al proveedor de forma manual o automática mediante un mecanismo de reaprovisionamiento Entregas de producto Registra la recepción de las mercancías, tomando nota de dicha recepción e incrementando el stock de los productos recibidos en cada uno de los almacenes donde se depositen Facturas y control de gastos Registra la factura del proveedor, controlando el gasto y efectuando un registro histórico de las condiciones de compra y precio medio ponderado del producto para cada proveedor Control de vencimientos de pago Toma nota de las condiciones de pago establecidas con cada proveedor para efectuar una previsión de pagos. 5.3 Clientes SALUS permite predefinir cómo se van a efectuar los procesos administrativos con los clientes, como modelo de trabajo del Centro Sanitario Presupuestos Permite registrar y calcular presupuestos, así como entregarlos al paciente para su aprobación. A partir del presupuesto, se puede generar una factura total al inicio o final del tratamiento o diversas facturas parciales durante el periodo en que éste dure Facturación a compañías aseguradoras o pacientes SALUS controla la facturación entendiendo que no siempre el paciente es el cliente. Cuando un paciente se ha registrado previamente como afiliado a una compañía aseguradora, SALUS permitirá la facturación a ésta, siempre y cuando los servicios prestados al paciente se ajusten con los proporcionados por la Compañía Aseguradora. El importe que se factura corresponderá al pactado previamente con la compañía para ese servicio. Toda 12

13 la casuística que se genera a partir de tarifas, pacientes de empresa afiliada a compañía aseguradora, tipos de factura, etc. es contemplada por SALUS Cobro de facturas Las facturas pueden cobrarse en efectivo, tarjeta de crédito u otros modos de pago definibles en la aplicación así como mediante domiciliación bancaria, cargando el importe de la factura en la cuenta que el cliente disponga en una entidad financiera Entregas a cuenta Dentro del proceso administrativo se contempla el proceso de entrega a cuenta de efectivo. Este proceso registra la recepción de dinero de un paciente que se utilizará para abonar el futuro pago de una factura Generación de cuotas periódicas En entornos donde periódicamente se emite un cargo al paciente es muy útil disponer de una herramienta que se encargue de efectuar esta tarea de forma automática. El cargo generado podrá ser abonado directamente por el paciente o cargado en la cuenta de su entidad financiera mediante domiciliación bancaria Vencimientos de cobro SALUS permite fraccionar el pago de una factura en varios vencimientos. 5.4 Médicos colaboradores SALUS registra la actividad generada por los colaboradores del centro con el objetivo de obtener datos económicos y poder generar las correspondientes liquidaciones o comisiones periódicas Liquidación periódica El proceso de liquidaciones periódicas permite calcular automáticamente el monto económico que debe percibir cada colaborador en función de la actividad que realice y el pacto previo de percepción, que puede ser independiente para cada servicio prestado. Este proceso permite calcular un importe final en base a porcentajes o valores absolutos para cada servicio realizado por el colaborador. También tiene en cuenta el momento de pago de cada servicio por parte del paciente o la compañía que paga sus servicios. Todas las liquidaciones son almacenadas por el sistema para un análisis histórico dando opción, además, a que SALUS genere la factura que el colaborador debería emitir al centro y que en ocasiones no emite. 13

14 5.5 Control de caja SALUS efectúa un control del dinero que debe existir en cada caja, en sus diversas formas de cobro. A final de jornada o cambio de turno, permite emitir un informe de caja para efectuar el correspondiente arqueo. 5.6 Informes de gestión personalizados SALUS contiene un completo conjunto de informes de gestión. Adicionalmente, permite la inclusión de nuevos informes complejos en el conjunto y permite que el propio usuario, mediante una sencilla herramienta, pueda generar sus propios informes que recopilen información procedente de la base de datos. Todos los resultados son exportables a una hoja de cálculo. 5.7 Estadísticas SALUS permite extraer información de gestión de la base de datos para enviarla a una hoja de cálculo o software de control estadístico con el fin de realizar estudios complejos. 5.8 Enlace contable SALUS puede enlazarse con cualquier aplicación de gestión contable. 6 Varios 6.1 Mensajes/Tareas Para facilitar la organización y comunicación entre profesionales del mismo centro, SALUS implementa un sistema de mensajería entre usuarios del sistema. Cada mensaje puede tratarse como una tarea a realizar de forma que quien la envía siempre tiene confirmación de cuando ha sido vista por el receptor y cuándo éste marca la tarea como realizada. 6.2 Mensajes cortos SMS Permite comunicar datos de manera automática a los pacientes como, por ejemplo, el recordatorio de una cita próxima o el resultado de una prueba diagnóstica. El mensaje se envía directamente a su teléfono móvil (celular). 6.3 Segmentación y Mailing Mediante este mecanismo se pueden implementar fácilmente técnicas de marketing y fidelización de clientes, mediante el envío de información de tratamientos, servicios u ofertas especiales a cierto segmento de pacientes a quienes pueda interesar. El mecanismo de mailing, por ejemplo, identifica primero al público objetivo, para generar la impresión de una carta personalizada a cada paciente resultante. 14

15 6.4 Etiquetas Proceso similar al anterior, que imprime una etiqueta personalizada para cada paciente resultante. Útil para enviar comunicados preimpresos etiquetados, con los datos del paciente, etiquetaje de radiografías, tubos de ensayo, etc. 6.5 Multiempresa El sistema de facturación de SALUS permite generar ingresos en diversas sociedades, de acuerdo al modelo de gestión del cliente. 6.6 Multiclínica SALUS está diseñado para efectuar la gestión de diversos centros sanitarios de manera consolidada en una única base de datos. Cada centro y usuario tiene acceso a la información que le autoriza su perfil de usuario. Así, por ejemplo, desde un centro pueden utilizarse las agendas de los demás o acceder a las historias clínicas de pacientes que habitualmente son asistidos en otro centro del grupo, o ver de forma independiente o consolidada la facturación de cada sede del grupo. 6.7 Acceso remoto En entornos multiclínica, SALUS permite el acceso de las clínicas a la base de datos a través de Internet. También permite el acceso a la información desde una oficina situada fuera de los centros o desde un hotel o un domicilio, previa identificación en el sistema de seguridad. 6.8 Control de llamadas telefónicas Con el objetivo de mejorar el control del centro, aumentar la velocidad de los departamentos de recepción e información al usuario y dar una imagen más cercana al paciente, SALUS puede implementar un sistema de identificación telefónica de pacientes mediante su número de teléfono. Con este mecanismo, antes de responder al teléfono, el operador ya puede tener todos los datos del paciente en pantalla para darle la información que éste necesite. Para que el sistema pueda funcionar, se necesita una centralita telefónica (conmutador) digital habilitada para tal efecto. 15