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2 xcp Composición de aplicaciones de gestión de expedientes Mario Montesinos Director Preventa España & Portugal 2

3 La agilidad es la prioridad para el 88% de los CIOs Source: The Economist Intelligence Unit Report Organizational agility : How business can survive and thrive in turbulent times 3

4 Tres características de un negocio ágil: Toma y ejecución de decisiones rápida Cultura de alto rendimiento Capacidad para acceder a la información adecuada en el momento adecuado Source: The Economist Intelligence Unit Report Organizational agility : How business can survive and thrive in turbulent times 4

5 Agilidad Menor coste Menos riesgo xcp 5

6 Estructurados ExpedientesProyectos Características Características Características Millones por día Decenas a miles diarios Número pequeño Muy estructurados Semi-estructurados Algo estructurados Basado en sistemas Sistemas/Personas Basado en personas Centrado en datos Centrada en Centrado en proyectos relacionados información/contenidos Ejemplos Ejemplos Ejemplos Transacciones financieras Gestión de reclamaciones Desarrollo de nuevos CRM, ERP RRHH nuevo empleado productos Fusiones y adquisiciones 6

7 Finanzas Recursos Humanos Atención al cliente Legal Servicios corporativos Cuentas por pagar (A/P) Cuentas por cobrar (A/R) Resolución de reclamaciones Gestión de proveedores Facturas Administración de prestaciones Nuevos empleados Reestructuración y despidos Revisión de rendimiento de empleados Comunicaciones con clientes Call center Servicios Gestión de contratos Gestión de asuntos legales Auditoría y conformidad Seguridad y salud Gestión de equipamiento y facilities Monitorización de calidad y rendimiento Gestión de viajes 7

8 Energía & Servicios Sector Público Servicios financieros Seguros Sanidad Control de cambios Cumplimiento de normativas FERC Distribución de documentación (Transmittals) Procesamiento de documentación técnica Gestión de subvenciones Gestión de procesos Desempleo Seguridad social Concesión de licencias Préstamos Apertura de cuentas Resolución de disputas Asesoría financiera Gestión de reclamaciones Seguros Apertura de pólizas Gestión de pólizas Expediente de paciente Gestión de reclamaciones Nuevo afiliado Gestión de ingresos en el periodo 8

9 Retos de la gestión de expedientes Los retos de la organización Los procesos son ineficientes como se están ejecutando La información es incompleta o está en el sitio inadecuado Falta de visibilidad (KPIs) Dificultad para normalizar Los retos de IT El negocio demanda un ROI más rápido Reducir el TCO Menos recursos Reducir la complejidad 9

10 Aproximaciones posibles para crear aplicaciones de gestión de expedientes Aplicaciones desarrolladas estáticas 10

11 Complejidad innecesaria Errores de diseño Requisitos del cliente vagamente definidos Cambio de alcance 11

12 Ratios de fracaso 66% de los proyectos de IT puede demostrarse que son un fracaso en cierta medida Fuente: The Standish Group International Study 12

13 Aproximaciones posibles para crear aplicaciones de gestión de expedientes Aplicaciones desarrolladas estáticas Aplicaciones compuestas dinámicas 13

14 xcp plataforma de composición Permite crear aplicaciones dinámicas de gestión de expedientes sin necesidad de programar utilizando herramientas gráficas: Definición de roles y funciones Lógica de negocio Integración con otros sistemas Capa de presentación Monitorización de los servicios Ofreciendo al usuario toda la información necesaria para hacer su trabajo 14

15 Procesamiento del expediente Interno Apertura del expediente Cierre del expediente Mapeo de datos Componer docs Mapeo de datos Datos cliente Revisión docs Web Registro Borrar Registro Notificaciones Móvil Escáner (papel) Externo Generación de documentos Records management Archivado Actualizaciones 15

16 Proceso Comunicaciones Eventos Datos Políticas Personas Contenido Colaboración Reporting Con una carpeta de expediente virtual, con toda la información en su contexto: la revisión y tomas de decisiones es mejor y más rápida permite además realizar tareas en paralelo, que manualmente solo pueden ser secuenciales acelerando la resolución del expediente 16

17 Patrones de diseño Un patrón describe un problema que ocurre infinidad de veces en nuestro entorno, así como la solución al mismo, de tal modo que podemos utilizar esta solución un millón de veces más adelante sin hacerlo ni siquiera dos veces de la misma forma (Christopher Alexander) Patrones de diseño de procesos: Inicio de procesos (HTTP POST, , FTP, Web Service request) Mapeo de datos de proceso Invocación de procesos Patrones de interfaces de usuario Vistas de: tarea, listas de tareas, contenido de carpetas, visualización de documentos Acciones configurables (botones) Patrones de monitorización Proceso de control BAM Data Source Builder Dashboard builder 17

18 Actividades Formularios Interfaz de usuario 18

19 Ensamblar Configurar Seleccionar Construyendo aplicaciones Las aplicaciones están compuestas como una red de procesos Los procesos se crean a base de componentes preconstruidos Los interfaces de usuario se crean a base de formularios pre-construidos y componentes que ofrecen servicios específicos 19

20 Implementación de una aplicación xcp 20

21 Definición del modelo de datos Modelo de datos Qué tipos de documentos y carpetas se van a utilizar y qué metadatos tienen Organización de la documentación Cómo se organiza los expedientes en función de su ciclo de vida: Archivados En revisión Nuevos Rechazados 21

22 Definición de roles y funciones Ejemplo: Gestión de subvenciones Solicitante Presenta una solicitud de subvención Se comunica con el gestor vía Monitoriza el estado de su solicitud vía el portal público Gestor de subvenciones Evalúa la petición Requiere más documentación al solicitante vía Asigna la solicitud a diferentes revisores para su comentario Evalúa los comentarios y toma la decisión de aprobar o rechazar la subvención Revisor de subvenciones Evalúa las solicitudes que le son asignadas y vota por la aprobación o rechazo de las mismas Administrador Gestiona las colas de trabajo de subvenciones y balancea la carga con otras tareas Monitoriza los procesos y los reportes de rendimiento del personal 22

23 Implementación de la lógica Abrir Expediente Clasificar y validar Mandar Notificación Expediente Monitorización estado Gestionar expediente Solicitar documentación Iniciar proceso de revisión Cerrar expediente Enviar notificación 23

24 Implementación de la lógica Herramienta gráfica de drag-anddrop para la implementación de procesos y subprocesos Utilización de: Variables de proceso Tipos estructurados de datos Contenido estructurado Contenido no estructurado Depuración del proceso para poder testear el proceso junto con sus integraciones antes de ponerlo en producción: Puntos de ruptura Toma de decisiones Entradas y salidas Eventos de sistema Orquestación entre sistemas 24

25 Implementación de la capa de presentación Inicio de tramitación: portales, , formularios Visualización de carpetas: Carpeta del expediente (raíz), subcarpetas de correspondencia Lista de tareas: Vista para el Gestor de subvenciones y vista para el Revisor de subvenciones Tareas: Tareas del Gestor de subvenciones y tareas del Revisor de subvenciones Inicios de procesos auxiliares: Inicio de proceso auxiliar de votaciones, Inicio del proceso auxiliar de correspondencia, Inicio del proceso auxiliar de petición de documentos Buscador de expedientes Colas de trabajo: WQ de tramitaciones Dashboards: peticiones abiertas, tendencias, ejecución de tareas y gestión de fondos 25

26 Implementación de la capa de presentación LOGIN Rol Gestor Revisor Búsqueda Rendimiento tramitadores Mis expedientes Mis expedientes Tareas Monitor tipos de expedientes Mi Carpeta Mi carpeta Colas de tareas Monitor por geografías Expedientes abiertos 26

27 Implementación de la capa de presentación Gestor Evalúa la petición y puede pedir la revisión de diferentes personas, para tomar la decisión de aprobar o rechazar la petición Puede solicitar mas información al solicitante o mandarle notificaciones 27

28 Implementación de la capa de presentación 28

29 Capa de presentación Monitorización del sistema La monitorización de los procesos de negocio en ejecución permite: entender los procesos desde diferentes puntos de vista en función del rol del usuario obtener datos reales para realimentar la fase de análisis y poder optimizar los procesos 29

30 Capa de presentación Monitorización del sistema 30

31 Implementación de la capa de presentación 31

32 Componentes reusables Herramientas de composición xcelerators Comunidad 32

33 xcelerators Aceleran el desarrollo y el despliegue Componentes Software y no-software Aplicaciones de ejemplo, plantillas de soluciones, instaladores exprés, documentación y formación 33

34 Aplicaciones de ejemplo, tutoriales y documentación 34

35 xcelerators de EMC 35

36 Comunidad Comunidad activa online Desarrolladores y diseñadores Documentos, ejemplos, consejos, discusiones, etc. Acceso gratuito al software y código de ejemplo Developer.emc.com/documentum 36

37 Developer.emc.com/documentum 37

38 xcelerators de la Comunidad xcp 38

39 Catalogo de diseño de patrones 39

40 Algunos ejemplos xcp 40

41 Algunos ejemplos Business Drivers Reducir el tiempo y costes administrativos de crear cuentas de nuevos clientes Gestión de expedientes de préstamos y créditos Replicar procesos de negocio a través de múltiples regiones con el mínimo esfuerzo Enlazar productos a procesos para incrementar el servicio al cliente Resultados Reducción del tiempo de desembolso de entre un 25 y un 30 % Actualización rápida de los procesos para reaccionar ante cambios del mercado Monitorización y ejecución de mejora en los procesos Implementación basada en estándares permite simplificar el despliegue global 41

42 Algunos ejemplos Business Drivers Tiempos de procesamiento muy largos debidos a los grandes atrasos Gestión de expedientes hipotecarios Experiencia del usuario compleja debido al uso de múltiples sistemas externos Adherencia a normativas legales Resultados Reducción del tiempo de procesamiento al 50%, de 30 días a 2 semanas Incremento del 100% de préstamos procesados con los mismos recursos Reducción de la complejidad del soporte de la documentación de los préstamos Mejora de la conformidad mediante la visibilidad de los procesos 42

43 Algunos ejemplos Business Drivers CNAM: Caisse Nationale d Assurance Maladie Seguro sanitario público Francés 55 Millones de asegurados (85% de la población) profesionales sanitarios Gestión del riesgo Aumentar la productividad y la eficiencia Mejorar el servicio al ciudadano y a colaboradores Resultados Primera versión de la aplicación construida en 3 meses Mejora de la eficiencia de los agentes, mediante el acceso 360 de toda la información del expediente Reemplazo de los procesos basados en papel y consolidación de sistemas Solución flexible 43

44 Resumiendo Reduce el coste de desarrollo mediante el uso de menos recursos Minimiza el riesgo de fallo durante el proyecto, en su explotación y su mantenimiento, mediante el uso de configuración y patrones de diseño probados Acelera el despliegue porque necesita menos tiempo para desarrollar aplicaciones y probarlas que los métodos tradicionales Facilita la evolución de las aplicaciones mediante una metodología basada en componentes 44

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