Reflexiones acerca del impacto de tecnologías y herramientas de gestión en empresas grandes y pymes

Transcripción

1 Reflexiones acerca del impacto de tecnologías y herramientas de gestión en empresas grandes y pymes Carlos Eduardo Méndez Álvarez MBA Facultad de administración i ió

2 INTRODUCCION. Tecnologías y herramientas de gestión en Colombia 1. CONCEPTO DE TECNOLOGÍAS Y HERRAMIENTAS DE GESTIÓN 1.1 TECNOLOGÍAS DE GESTIÓN. Procesos de intervención que buscan resultados previamente establecidos en la perspectiva de cambio planeado. Modifican los conocimientos, habilidades y actitudes de personas en todos los niveles y áreas de la organización. Su metodología conduce a la conformación de grupos de trabajo eficientes, la participación en procesos de decisión, así como a la alineación con rasgos particulares de cultura que aparecen y consolidan en la conciencia colectiva de la organización por su aplicación.

3 1. CONCEPTO DE TECNOLOGÍAS Y HERRAMIENTAS DE GESTIÓN 1.2 HERRAMIENTAS DE GESTIÓN. Metodologías validadas para ser aplicadas en la gestión de la organización. Ofrecen a la alta dirección técnicas o información que permite planear y controlar la organización. Tienen bajo impacto en las competencias, procesos y participación de las personas, así como en su cultura 1.3 PROPUESTA DE UNA CLASIFICACIÓN* 1. Planeación ( Administración por objetivos. Planeación estratégica. Administración por políticas. ) 2. Procesos y estructura ( Justo a tiempo. Reingeniería. Downsizing) 3. Calidad ( Calidad total. Mejoramiento continuo. Six Sigma. Servicio al cliente * Carlos Eduardo Méndez Alvarez. 2008

4 1.3 PROPUESTA DE UNA CLASIFICACIÓN* 4. Dirección de personas ( Empoderamiento. Coaching. Teoría Z, Outplacement,) 5. Cambio y aprendizaje ( Desarrollo Organizacional. Aprendizaje organizacional. Organización cinética ) 6 El Conocimiento en la organizaciòn ( Benchmarking. Capital intelectual Gestión del conocimiento-) 7. Herramientas de gestión: ( Balance scorecard, E-business. Gestion por competencias,. prospectiva, outsourcing )

5 2. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN 2.1. Objetivo General Conocer el grado de información y conocimiento que tienen presidentes, gerentes, directores y mandos medios (testigos privilegiados) sobre las tecnologías o herramientas de gestión, así como acerca de su aplicación y resultados en pequeñas, medianas y grandes empresas en Bogotá 2.2. Objetivos específicos Describir el nivel y la fuente de conocimiento que tienen testigos privilegiados sobre cada una de las tecnologías o herramientas Conocer el nivel de aceptación y de aplicación que han tenido las tecnologías o herramientas de gestión en las empresas investigadas.

6 2. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN 2.2. Objetivos específicos Identificar en aquellas empresas que han aplicado tales tecnologías o herramientas de gestión el grado de participación de la dirección; de consultores externos o internos y de las personas de diferentes cargos y niveles Precisar los resultados que produce para la empresa la aplicación de la(s) Tecnología(s) o herramienta(s) de Gestión Determinar el nivel de incorporación alcanzado por la tecnología o herramienta de gestión en la empresa, identificando sus líderes y la forma como se aplican los y técnicas propuestos por las tecnologías.

7 3. ASPECTOS METODOLOGICOS Unidad de investigación: Presidentes, gerentes, directores y mandos medios,( en calidad de testigos privilegiados) quienes su cargo tienen conocimiento global de la compañía, y aplicación de la tecnologías o herramientas de gestión Criterio de selección : Pequeñas, medianas y grandes empresas en Bogotá. Tipo de Estudio : Exploratorio. No se selecciona una muestra bajo parámetros rigurosos definidos para este propósito. Gran empresa 91 encuestas Pequeña y mediana empresa, 110 encuestas de una base de datos de 200 empresas suministrada por Asociación de pequeños Industriales (ACOPI) Bogotá. Encuestas aplicadas de manera aleatoria, presentando diferencias en el tipo de empresa en su carácter así; público (10%) privado(88%). Mixto (2%). Las anteriores se encuentran en el sector comercial (26%) Industrial (18%) Servicios (56%).

8 3. ASPECTOS METODOLOGICOS La encuesta busca información con 22 preguntas así : 1. Datos de la persona. encuestada: Nombre, cargo, antigüedad, edad. Con referencia a la empresa; clase, sector, años de creación ( pregunta 1) 1. Identifica el grado de conocimiento y la fuente del mismo, que sobre cada una de las tecnologías o herramientas de gestión tiene la persona encuestada ( preguntas ) 2. Información particular de cada empresa sobre la forma como ha asumido el proceso de aplicación de las tecnologías o herramientas de gestión identificando aspectos tales como: la participación de la dirección (preguntas 5-6-7) o de un consultor externo (preguntas ) 11) en el liderazgo del mismo, así como de otras personas( preguntas ) 14) de la organización en el proceso de implantación 3. El impacto y resultados en la aplicación con el propósito de conocer posibles situaciones que indiquen su posible fracaso(preguntas ) 17), o por el contrario, la incorporación al Management de las empresas por su vigencia en el momento de la investigación (preguntas ) 22)

9 GRADO DE CONOCIMIENTO DE LAS TECNOLOGÍAS O HERRAMIENTAS DE GESTIÓN POR PERSONAS DE NIVEL DIRECTIVO EN GRANDES EMPRESAS Tecnologías La conoce y Ha leído Solo sabe que No entiende algo existe Conoce Total 01.Planeación Estratégica 73% 21% 3% 3% 100% 02.S e rvicio a l C lien te 64% 22% 9% 5% 100% 03.Adm inistración por Objetivos 63% 15% 7% 15% 100% 04.Calidad Total 58% 24% 11% 7% 100% 05.Mejoram iento Continuo 57% 22% 12% 9% 100% 06.Justo a Tiem po 53% 25% 11% 11% 100% 07.Reingeniería 53% 21% 14% 12% 100% 08.Desarrollo Organizacional 53% 20% 11% 16% 100% 09.Gestión por com p etencias 49% 23% 14% 13% 100% 10.Em powerm ent 45% 29% 14% 12% 100% 11.Benchm arking 45% 24% 16% 14% 100% 12.Aprendizaje Organizacional 45% 23% 13% 19% 100% 13.Balance Scorecard 41% 31% 13% 15% 100% 14.Adm inistración por Políticas 38% 22% 13% 26% 100% 15.Couch 37% 16% 20% 26% 100% 16.Teorìa Z 36% 30% 12% 22% 100% 17.E-Business 33% 21% 24% 22% 100% 18.Capital Intelectual 29% 21% 23% 27% 100% 19.Gerencia del Conocim iento 25% 25% 21% 29% 100% 20.Prosp ectiva 25% 20% 16% 38% 100% 21.Six Sigm a 20% 26% 13% 41% 100% 22.Organización cinética 20% 16% 24% 40% 100% 23.Outplacem ent 18% 23% 12% 47% 100% 24.Downsizing 16% 20% 14% 49% 100%

10 GRADO DE CONOCIMIENTO DE LAS TECNOLOGÍAS O HERRAMIENTAS DE GESTIÓN POR PERSONAS DE NIVEL DIRECTIVO EN PYMES Tecnología de Gestión La conoce y entiende Ha leído algo Solo sabe que existe No conoce TOTAL % 01.Servicio al Cliente 85% 2% 5% 8% 100% 02.C alidad T otal 70% 10% 5% 15% 100% 03.Planeación Estratégica 68% 8% 10% 14% 100% 04.Desarrollo Organizacional 65% 10% 10% 15% 100% 05.Adm inistración por Objetivos 51% 11% 7% 31% 100% 06.Gestión por com petencias 45% 11% 6% 38% 100% 07.Mejoram iento continuo (Kaizen) 41% 21% 16% 22% 100% 08.Benchm arking 35% 15% 15% 36% 100% 09.Aprendizaje organizacional 33% 20% 11% 36% 100% 10.Reingeniería 30% 22% 11% 37% 100% 11.Gerencia del conocim iento 30% 15% 10% 45% 100% 12.Em powerm ent 29% 19% 9% 43% 100% 13.Justo a tiem po 29% 17% 15% 39% 100% 14.C apital Intelectual 28% 20% 5% 46% 100% 15.Couch 25% 15% 7% 54% 100% 16.E-Business 25% 14% 4% 57% 100% 17.Balanced Scorecard 15% 11% 12% 62% 100% 18.Teoría Z 14% 15% 16% 55% 100% 19.P rospectiva 14% 13% 5% 68% 100% 20.Adm inistración por políticas H o sh in K an ri 10% 16% 15% 59% 100% 21.Organización cinética 5% 5% 5% 85% 100% 22.Six Sigm a 5% 5% 3% 86% 100% 23.Outplacem ent 5% 4% 2% 90% 100% 24.Downsizing 3% 4% 2% 92% 100%

11 La información permite entender y afirmar que la literatura sobre administración referida al Management que es divulgada en Colombia, es abundante y extensa Tales publicaciones permiten identificar lo que se conoce como las tecnologías y/o herramientas de gestión. Sin embargo, es tal el número y la variedad de las mismas que no todas las personas encuestadas tienen conocimiento sobre todas estas La información señala que el nivel de conocimiento además de diverso es disperso y que no existe un conocimiento total al respecto Significa que algunas personas de las encuestadas entienden para cada tecnología y/o herramienta de gestión,sus objetivos, alcance, metodología de implantación, beneficios y dificultades de su aplicación Sin embargo la poca lectura sobre las mismas, indican que este conocimiento es a través de terceros que podrán ser consultores externos.

12 APLICACIÓN DE LAS TECNOLOGÍAS DE GESTIÓN Si aplica No aplica Total No. % No. % Grandes empresas Pymes Total

13 TECNOLOGÍA DE GESTIÓN APLICADA SEGÚN TAMAÑO DE EMPRESA GRAN EMPRESA PYMES TOTAL Tecnología No. % No. % No % Servicio al Cliente Planeación Estratégica Calidad Total Desarrollo Organizacional Mejoramiento Continuo Justo Tiempo Gestión por Competencias Administración por Objetivos Bechmarking Balance Scorecard Empowerment E-Business Aprendizaje Organizacional Couching Reingeniería Administración por Políticas Gestión del Conocimiento Six Sigma Capital Intelectual t l Downsizing Teoría Z Prospectiva Organización Cinética

14 CONOCIMIENTO Y APLICACIÓN El conocimiento, como la utilización de la tecnología y herramienta de gestión obedece a la perspectiva p particular de los directivos de cada empresa a su interés gerencial así como a la fuente de conocimiento Por otro lado, es paradójico que frente a la difusión en diversas fuentes, su aplicación alcance niveles significativos apenas en tres de ellas La alta gerencia (gerente general y de áreas) tienen un rol importante en la propuesta de aplicar la tecnología, es claro también que una vez tomada la decisión el asesor externo es más influyente que en la concepción de la idea para la implantación.

15 PARTICIPACION DE DIRECTIVOS EN APLICACIÓN La participación de los estamentos de la empresa, desde la concepción de la idea de utilizar la tecnología o herramienta de gestión hasta su aplicación cambia En la gran empresa la idea que tiene su origen en la gerencia general pasa en la implantación a los gerentes de área y grupos constituidos para tal fin En las Pymes la gerencia general lidera el proceso que comparte en menor intensidad con los gerentes de área Señala esta información la importancia que : en las pymes tiene el Gerente general en los procesos de implantación de las tecnologías de gestión en las grandes empresas el gerente de área y los comités establecidos para este fin.

16 PARTICIPACION DE CONSULTOR EN APLICACIÓN TAMAÑO PARTICIPACION CION CONSULTOR EXTERNO No. % GRAN EMPRESA PYMES TOTAL 108 NO APLICA

17 PARTICIPACION DE CONSULTOR EN APLICACIÓN En la decisión de aplicación tiene una relativa participación el asesor externo, en este tiene un impacto importante la gerencia general No necesariamente el consultor externo actúa como facilitador del proceso. En la gran empresa existe menor participación que en las pymes. Significa que muchas empresas asumen el proceso con personas vinculadas a ellas El asesor externo tiene una participación diferente de acuerdo al tamaño de la empresa. Hay una participación integral en las diferentes etapas del proceso de cambio en las pymes. En la gran empresa especialmente en las fases de planeación e implementación

18 PARTICIPACION DE CONSULTOR EN APLICACIÓN El tiempo que está vinculado al proceso el consultor externo es menos de un año, siendo significativo que en el 43% de los casos no supere los seis meses Las empresas analizadas consideran que el impacto que por su acción tiene el consultor externo es alto. Las pymes muestran resultados superiores a la gran empresa.

19 PARTICIPACION DE PERSONAL DE LA EMPRESA EN APLICACIÓN PERSONAS SEGÚN NIVEL QUE SE VINCULAN DE FORMA ACTIVA EN LA IMPLANTACIÓN DE LA TECNOLOGÍA DE GESTIÓN Gran Pymes Total Nivel empresa No % No. % No. % Directivos Gerentes Mandos Medios Presidente Jefes de Área Empleados

20 PARTICIPACION DE PERSONAL DE LA EMPRESA EN APLICACIÓN La información indica que el nivel de participación no es significativo en personas diferentes a los niveles de gerencia general y gerentes de área De acuerdo a estos resultados es posible concluir que hay vinculación simultánea de personas con diferentes niveles El nivel de compromiso en las pymes es muy alto y alto ( 90% ). En la gran empresa califica como medio y bajo es significativo ( 51% ).

21 PARTICIPACION DE PERSONAL DE LA EMPRESA EN APLICACIÓN FORMA DE PARTICIPACIÓN DE LAS PERSONAS QUE SE VINCULAN A LA IMPLANTACIÓN DE LAS TECNOLOGÍAS DE GESTIÓN Gran Actividades en que participan empresa Pymes Total No. % No. % No. % Diseño de Objetivos En Actividades de Ejecución En programas de capacitación Planeación Control y seguimiento Otro En pymes participan en actividades de ejecución y en programas de capacitación, planeación, seguimiento y control. No se vinculan efectivamente en el diseño de objetivos En gran empresa mayor vinculación en actividades de ejecución y diseño iseño, con menor peso en capacitación, planeación

22 PARTICIPACION DE PERSONAL DE LA EMPRESA EN APLICACIÓN La participación de los diferentes estamentos en este proceso de cambio es diferente La metodología de implantación de la tecnología o herramienta de gestión se aplica de manera diferente en las empresas Esta diversidad es consecuencia de la interpretación que a la forma de implantarla dan los líderes internos del proceso ó en su defecto el consultor externo Significa que el aprendizaje como la comprensión de la tecnología y su implantación obedece a interpretaciones subjetivas de quienes actúan como líderes, apartándose de la concepción de quien la ha propuesto.

23 RESULTADOS DE LA APLICACIÓN PORCENTAJE (%) DE CALIFICACIÓN QUE LOS ENCUESTADOS OTORGAN A LOS RESULTADOS DE MAYOR IMPORTANCIA Y SIGNIFICATIVOS QUE PRODUCE LA TECNOLOGÍA O HERRAMIENTA DE GESTIÓN GRAN EMPRESA PYMES Optim ización de los Costos (Financiera) % Mayores Utilidades (Financiera) Cum plim iento de los objetivos (Estrategia) Fortalecim iento de la estrategia (Estrategia) Desarrollo y/o m ejora de producto (Merc.) Mayor Participación en el m ercado (Merc.) Increm ento en ventas (M erc.) Posicionam iento m arca y/o producto (Merc.) Manejo y personalización de clientes (Merc.) Increm ento de clientes nuevos (Merc.) Calidad en el Servicio al cliente (Merc erc.) Aum ento productividad-eficiencia (Prod.) Más participación de los em pleados ( G.H) Mejor clim a Organizacional (G.H) %

24 RESULTADOS DE LA APLICACIÓN El resultado de acuerdo al propósito de cada una de ellas Son diferentes los resultados cuando la intervención se realiza en procesos de producción, o los de servicio, a la calidad, ó estructura ó la dirección En las pymes diferentes aspectos evaluados por encima del 80% en la suma de la calificación que otorgan a las opciones 4 y 5 mejor clima organizacional.(70%). Los resultados más altos se encuentran en cumplimiento de objetivos y manejo y personalización de clientes (+ de 90%). En la gran empresa la suma de las opciones 4 y 5 en diferentes aspectos evaluados no supera el 60% en la mayoría de ellos, y el más alto se encuentra en un rango de 67% en posicionamiento de marca o producto

25 RESULTADOS DE LA APLICACIÓN Resultados tienen relación directa con conocimiento, la participación de facilitadores internos o externos, el compromiso de las personas de la organización Pymes impacto y resultados en financiera, mercado, producción, estrategia y gestión humana Gran empresa información obtenida no es contundente en ningún aspecto de los evaluados, lo que podría poner en tela de juicio la efectividad de esta aplicación

26 RESULTADOS DE LA APLICACIÓN % SOBRE EL NIVEL IMPACTO DE FACTORES QUE INFLUYERON NEGATIVAMENTE EN L A IM P L AN T AC IÓ N GRAN EMPRESA PYMES Falta de claridad desde la presentación del proceso Falta de objetivos claros que unifiquen esfuerzos No hubo resultados a corto plazo que justifiquen u el proceso Falta de apoyo de la alta gerencia después de la Presentación Falta de com prom iso de los em pleados al enfrentar el cam bio Inconsistencias entre los principios de la tecnología y la cultura organizacional Recursos hum anos y financieros insuficientes para culm inar el proceso Fue una m oda para atender necesidades del m ercado o de la em presa

27 RESULTADOS DE LA APLICACIÓN En grandes empresas hay dispersión en opciones de respuesta Los directivos no coinciden en los resultados observados. La concentración de respuestas al sumar las opciones 4 y 5 es significativa faltó claridad desde la presentación del proceso (48%) y fue una moda para atender necesidades del mercado o de la empresa (52%) Impulsadores del proceso El apoyo de la gerencia después de la presentación (58%) y los recursos humanos y financieros para culminar el proceso (53%)

28 RESULTADOS DE LA APLICACIÓN Es paradójico que en estas empresas con apoyo directivo y recursos suficientes, los resultados no sean los mejores Explica la poca convicción frente al proceso, la falta de compromiso, la comunicación y la incorporación de la tecnología más como una moda. En pymes las percepciones al respecto : El peso de los factores presentados de manera negativa recibe una muy baja calificación de los encuestados El proceso de implementación del proceso de cambio asumido encuentra en la organización condiciones que favorecen su aplicación y propician sus resultados

29 RESULTADOS DE LA APLICACIÓN En total de las empresas el proceso tiene una duración entre 1a3 años En pymes hay un porcentaje importante que señala una duración entre 3 y 5 años. (46%) Los tiempos planteados de acuerdo a la experiencia de las empresas investigadas, se encuentran dentro de los parámetros propuestos por las tecnologías Al contrastar esta información con la participación p que en el proceso tienen consultores externos que acompañan en proceso, se observa que estos tiempos de implantación son de manera importante mayor al tiempo que permanecen los consultores en las empresas.

30 RESULTADOS DE LA APLICACIÓN IN C O R P O R A C IÓ N D E T E C N O L O G ÍA S O H E R R A M IE N T A S D E G E S T IÓ N A L A ADMINISTRACIÓN DE LAS EMPRESAS OBJETO DE INVESTIGACIÓN EN BOGOTÁ TECNOLOGÍA O HERRAMIENTA DE GRAN EM PRESA PYM ES GESTIÓN No. % No. % Planeación Estratégica S e rv ic io a l C lie n te C a lid a d Total Balanced Scorecard G estión por com petencias M ejoram iento continuo (Kayzen) Adm inistración por O bjetivos Em powerm ent Justo a tiem po Benchm arking Couching Adm inistración por políticas Hoshin Kanri Aprendizaje organizacional Desarrollo O rganizacional E-Business Reingeniería Six Sigm a G erencia del conocim iento Downsizing C a p ita l In te le c tu a l Prospectiva O utplacem ent O rganización cinética T e o ría Z

31 RESULTADOS DE LA APLICACIÓN En gran empresa 87 en pymes 91 inician procesos de implantación para un promedio 3 tecnologías no todas las incorporan en su administración PYMES : calidad total, planeación estratégica y servicio al cliente, menos relevante gestión por competencias, desarrollo organizacional GRAN EMPRESA : planeación estratégica y servicio al cliente y en alguna medida, por el poco número de empresas que la habían implementado, el benchmarking Esta información explica situaciones descritas como la importancia que los encuestados dieron a los resultados, la participación de las personas al proceso, el nivel de compromiso entre otros Todos los procesos iniciados no conducen a que la tecnología o herramienta de gestión se incorpore de manera definitiva como una práctica en la gestión de la empresa en su administración

32 LAS ENSEÑANZAS DE LA APLICACIÓN 1. EL MODELO DE GESTIÓN EN QUE SE FUNDAMENTA LA ADMINISTRACIÓN Y LA CULTURA Los resultados de aplicación y bajo nivel de incorporación de las tecnologías y herramientas de gestión se explican por hipótesis así: El modelo administrativo que predomina en la administración de una organización es determinante de la conciencia colectiva que se proyecta en el sistema de significados compartidos, explícitos en rasgos altamente arraigados que son referente del comportamiento de las personas de la organización En la administración de las organizaciones colombianas se aplican con mayor énfasis modelos que se sustentan en las teorías, principios y conceptos desarrollados por F.W. Taylor, Henry Fayol, Max Weber; tales modelos dan lugar a rasgos que determinan y permiten describir su cultura

33 LAS ENSEÑANZAS DE LA APLICACIÓN 2. EMPRESARIOS Y DIRECTIVOS DE LAS EMPRESAS Buscan soluciones inmediatas, con resultados que satisfagan las exigencias a su gestión No existe interés por patrocinar el desarrollo de metodologías construidas en su propia realidad No existe la sensibilidad d sobre la posibilidad d de aportar al desarrollo de un Management propio La vía más fácil es intentar con lo que llega de otros contextos, repitiendo los mismos errores de las últimas tres décadas. d

34 LAS ENSEÑANZAS DE LA APLICACIÓN 3. REVISTAS ESPECIALIZADAS Y EMPRESAS DEL SECTOR EDITORIAL Es tan exitoso su plan de promoción que libros sobre tecnologías son best seller en el sector editorial, se han constituido en los promotores directos para que los contenidos de tales libros los quieran aplicar consultores y directivos en las empresas y además enseñarlos en la educación formal y no formal. El asunto queda allí, buenas ventas para las empresas editoriales, bajos resultados para las empresas, frustraciones, bajo nivel de aplicación ió del conocimiento i divulgado. d

35 LAS ENSEÑANZAS DE LA APLICACIÓN 4. LOS CONSULTORES Construyen una metodología de aplicación que se constituye en el Know How que ofrecen a las empresas. Buscan empresas para hacerlas sus clientes y a las que presentan tales tecnologías y herramientas como productos rediseñados con su propia metodología Resultado de la interpretación, la habilidad de diseñar un producto y de buscar el hacerlo realidad por su aplicación Empresas reciben las propuestas de consultoría sobre la tecnología del momento, el directivo escucha propuestas con versiones diferentes, sobre el alcance, la metodología, las implicaciones del proceso, matizado además con diferencias de precio significativas

36 LAS ENSEÑANZAS DE LA APLICACIÓN 4. LA UNIVERSIDAD Y CENTROS DE EDUCACION NO FORMAL La universidad frente a estos nuevos conocimientos, no solamente los incorpora en el currículo de sus programas de formación, sino proporcionar a sus estudiantes, mediante la compra, los libros fuentes de tales tecnologías y herramientas de gestión Los cursos no formales otra fuente para la socialización en el ámbito empresarial Programas orientados a empresarios, directivos, gerentes de nivel medio, supervisores y otros profesionales de la empresa son nicho de mercado para facultades a través de sus programas de educación continua y de empresas especializadas Conferencistas nacionales e internacionales son invitados a participar como expositores en cursos programados en algunas ocasiones masivamente y dictados masivamente con los gurús a las que asisten personas de la empresa

37 LAS ENSEÑANZAS DE LA APLICACIÓN UNA REFLEXION FINAL Las tecnologías y herramientas de gestión tiene una impacto altamente positivo en empresas y personas vinculadas a aspectos de gestión (editoriales, revistas, universidades, consultores, docentes, centros de educación no formal) Resultados no son satisfactorios para quienes van dirigidas, las empresas que las implementan, no se han cumplido los propósitos por las que se decidió su implantación En la mayor de las veces han sido fuente de fracaso, inversiones sin retorno, procesos fallidos. Podrían recibir el calificativo de modas que poco o nada han aportado.