INFORME DE AUDITORIA INTERNA DE LA CALIDAD

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1 INFORME DE AUDITORIA INTERNA DE LA ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Geraldo Escalona Auditor María José Goncalves Auditor Líder María José Goncalves Representante de la Dirección Distribución: María José Goncalves. Representante de la Dirección Miossotys Díaz Auditor Líder COPIA NO CONTROLADA AL IMPRIMIR O FOTOCOPIAR

2 DATOS DE LA AUDITORIA Auditoria Nro.: Fecha de inicio: Fecha de fin: Auditor: Cedula de Identidad Geraldo Escalona Proceso (s): Dirección de Calidad y Auditoría Interna/Proceso de Planificación Gerencia (s): Calidad y Auditoría Interna/Planificación Cliente de la auditoria: Universidad Católica Andrés Bello EQUIPO AUDITOR Nombre y Apellido de los auditores internos: Geraldo Escalona Nombre y apellido del auditor líder: Maria Jose Goncalves Subproceso (s): Control de Documentos/Control de registros/servicio no Conforme/Auditoría Interna/Acciones Correctivas y Preventivas/Planificación Departamento (s): Calidad y Auditoría Interna. OBJETIVO Presentar el resultado de la auditoría realizada en la Dirección de Calidad y Auditoría Interna de la UCAB sede Montalbán Caracas. ALCANCE Validar el cumplimiento de los 6 procedimientos obligatorios de la norma ISO 9001:2008 en la Dirección de calidad y Auditoría Interna de la UCAB, proceso de planificación, así como el proceso de transición del SGC con la Norma ISO 9001:2015 CRITERIOS DE LA AUDITORIA Norma ISO 9001:2008, procedimientos obligatorios de la norma, Manual de Calidad./Transición ISO 9001:2015 ANEXOS Minuta de Apertura / Minuta de Cierre / Plan de Auditoría Proceso/Documento/Actividad Descripción del Hallazgo C NC O NE NA Proceso de Planificación Proceso implementado de acuerdo a lo declarado x Control de los Documentos Proceso implementado de acuerdo a lo declarado x Control de los registros Proceso implementado de acuerdo a lo declarado x Auditoría interna Proceso implementado de acuerdo a lo declarado x 8.3 Control del Servicio No Conforme Proceso implementado de acuerdo a lo declarado x Acción correctiva Proceso implementado de acuerdo a lo declarado x Acción preventiva Proceso implementado de acuerdo a lo declarado x Leyenda: C=Conforme/NC= No Conforme/O=Observación/NE=No Evaluado/NA=No Aplica Página 1

3 CONCLUSIÓN DE LA AUDITORÍA: Mediante el proceso de Auditoria realizado se logró el objetivo de la misma validando la implementación de los procedimientos obligatorios exigidos por la norma ISO 9001:2008, así como el alto grado de compromiso, apertura y participación del personal que se desempeña en la Dirección de Calidad y Auditoria de la Universidad, así como del personal del proceso de Planificación, continuando la tendencia y el involucramiento mostrado por el personal en proceso de auditoría, se considera el logro en la eficacia del mismo de acuerdo a los tiempos establecidos. El sistema de gestión se encuentra implementado y en constante mejora a nivel tecnológico para el manejo de los procesos involucrados en la dirección de Calidad y Mejora Continua y Auditoria Interna, así como en planificación. Es recomendable que cada cambio en los documentos implique la actualización inmediata de las listas maestras, el control de cambios de los documentos aunque se lleva para cada uno de ellos, pudiera ser un poco más explícito en relación a detallar mejor quien solicito el cambio y quien aprueba el cambio dentro del ámbito de acción del documento o proceso involucrado en el cambio. En el seguimiento del programa de Auditoria del año , se evidencio su cumplimiento adecuadamente. En el proceso de planificación se tiene una gran cantidad de información que puede dificultar hacer un seguimiento adecuado a todas y cada una de las iniciativas por proceso, sin embargo es muy buena y valiosa toda la información, también es posible que sea necesario la ampliación de la plantilla del personal del proceso de planificación, como recomendación podríamos hablar de hacer que parte de la planificación es la pertinente para la eficacia y la eficiencia del sistema de gestión de la calidad, es decir delimitar cuales serían las iniciativas que estén estrechamente relacionadas con los objetivos de la calidad y por supuesto con el cumplimiento de la política de la calidad declarada. Para el proceso de transición del sistema de gestión de la calidad de la versión 2008 a la 2015, pudieran tomarse en cuenta los siguientes aspectos (sin limitarse a ellos): 1.- Definición del contexto de la organización Este primer punto, otorga las bases para el nuevo Sistema de Gestión de la Calidad que se va a implementar en la UCAB, de ahí la necesidad de prestarle una atención detallada. Concretamente, este es un nuevo requisito que establece la nueva versión de la norma. En relación a este punto, pueden utilizar diferentes metodologías ajustadas a sus necesidades y a las partes interesadas pertinentes (análisis DOFA, PEST, PESTLE). 2.- Elaboración de una lista de todas las partes interesadas Este segundo paso, forma parte de la misma cláusula Contexto de la organización. Sin embargo, debe considerarse de especial relevancia a tener en cuenta, dado que la identificación de las diferentes partes interesadas así como sus expectativas permitirá a la UCAB llevar a cabo rectificaciones con relación a su dirección estratégica. 3.- Revisión del alcance del Sistema de Gestión de Calidad Al realizar la transición de la ISO 9001, es un buen momento para revisar hasta dónde alcanza el SGC vigente en la UCAB, con el fin de considerar posibles modificaciones en el mismo. Es importante tener en cuenta que gran parte de la credibilidad de nuestro SGC dependerá de su propio alcance. Leyenda: C=Conforme/NC= No Conforme/O=Observación/NE=No Evaluado/NA=No Aplica Página 2

4 4.- Demostrar el liderazgo Este punto vendría a sustituir al requisito de compromiso de la Dirección de la versión ISO 9001:2008. Este punto supone, la necesidad por parte de los líderes de demostrar su compromiso, mediante la toma de responsabilidad por el SGC, el establecimiento de políticas y objetivos de Calidad, así como la provisión de recursos. 5.- Llevar una alineación de los objetivos del SGC con la propia estrategia empresarial El SGC que se implante en la UCAB ha de ser compatible con la propia dirección estratégica de la UCAB. Por ello, es de suma importancia que los objetivos de Calidad vayan en la misma senda que el conjunto de las actividades de la planificación estratégica. 6.- Evaluación de los riesgos y oportunidades La nueva versión de la norma, presta especial atención a los mismos. Para analizarlos, se pone el centro de atención en la propia capacidad que tiene la UCAB de alcanzar los resultados perseguidos, así como en las obligaciones a cumplir por parte de la organización. Tras esta evaluación, se han de plantear posibles métodos para saber cómo enfrentarse a ellos. 7.- Llevar un control de la información documentada Por información documentada nos referimos tanto a los registros como a los procedimientos. En este punto, hay que hacer referencia a la importancia concedida en la nueva revisión de la norma ISO 9001 a la documentación bien documentada. Por ello, la transición de la ISO 9001 es buen momento para lograr mejorar en la documentación existente, así como los controles pertinentes. 8.- El control operacional En términos generales, la versión 2015 de la ISO 9001 establece mejores controles de los procesos. Aquí deben incluirse tanto el control de los criterios como el seguimiento de los diferentes procesos según tales criterios. 9- Realizar una revisión del proceso de diseño y desarrollo Ambas fases han de ser definidas en detalle, incluyendo las responsabilidades, controles, formas de manejar los cambios y personas autorizadas para realizar los mismos, así como acciones a realizar para evitar incidencias ajenas Tener un control de los proveedores externos Es necesario tener en cuenta la importancia de tener garantizados que los procesos, productos y servicios que nos proporcionan de forma externa a la organización cumplen con los requisitos establecidos. Para ello, deben establecer los controles a efectuar y la información precisa a proporcionar a los proveedores Evaluación de desempeño La UCAB debe realizar una evaluación de rendimiento y eficacia del SGC. Para ello, debe saber los aspectos necesarios que requieren seguimiento, así como la forma en la que realizar tal evaluación y la frecuencia Medir y presentar informes A este aspecto también hace especial referencia la nueva versión de la norma, tanto en lo referente a la evaluación del desempeño mencionado en el punto anterior, como en referencia a la auditoría interna y revisión por parte de la Dirección. Se Leyenda: C=Conforme/NC= No Conforme/O=Observación/NE=No Evaluado/NA=No Aplica Página 3

5 producen algunos cambios en los requisitos para ser auditados, aunque en general las técnicas de realización no se alteran mucho. En definitiva, esta transición de la ISO 9001 con los cambios que conlleva puede suponer bastante trabajo al principio. Sin embargo, no debería ser traumático para cada uno de los responsables de procesos, y realizándolo lo antes posible podemos llegar a obtener ventajas importantes frente a la competencia al lograr entre otras cosas, una integración en mayor nivel de nuestro SGC con otras actividades comerciales. Leyenda: C=Conforme/NC= No Conforme/O=Observación/NE=No Evaluado/NA=No Aplica Página 4