PROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA PROCEDIMIENTO: FACTURACIÓN, RECAUDO Y CARTERA SISTEMA GESTIÓN DE CALIDAD NORMA ISO 9001

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1 Página 1 de 8 SISTEMA GESTIÓN DE CALIDAD NORMA ISO 9001 Responsable del proceso Responsable del procedimiento Versión Vigente desde: Directora Administrativa Recaudos y pagos 03 Junio 2010 Elaborado por: Revisado por: Contador Directora Administrativa Firma Contador Firma Directora Administrativa Control de cambios en el documento Causa del cambio: Se eliminan las Libretas de pago. Cambio realizado: -R01 VOLANTE DE PAGO Se cambian las libretas por Volantes de pago generados desde la páqina web. Autorizado por: Firma

2 PROCESO: GESTIÓN AMINISTRATIVA Y Página 2 de 8 TABLA DE CONTENIDO OBJETIVO ALCANCE DOCUMENTOS DE APOYO TERMINOLOGÍA DESARROLLO DE LOS REQUISITOS DE LA NTC-ISO Flujograma Descripción del procedimiento..... INDICADORES.... SERVICIO NO CONFORME ACCIÓN PREVENTIVA Y CORRECTIVA Acción Preventiva.... Acción Correctiva ANEXOS Anexo 01: -R01 VOLANTE DE PAGO.... Anexo 02: -R02 CONTRATO DE MATRÍCULAS.... Anexo 03: -R03 PAGARÉ Y CARTA DE INSTRUCCIONES

3 Página 3 de 8 1. OBJETIVO Generar de forma oportuna y confiable el cobro de matrícula, pensiones y de otros servicios de cada uno de los estudiantes y disponer de información en tiempo real sobre el estado de las obligaciones de las familias con el Colegio. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para: La elaboración y el control de las facturas o recibos del servicio educativo (matrícula, pensiones y otros) prestado por la Institución. Establecer convenios de abono o pago total de las obligaciones morosas que las familias tienen con la Institución. Generar facturas o recibos de cobro por la prestación de servicios extracurriculares que ofrece el Colegio. Gestión y Control de la cartera de la Institución. 3. DOCUMENTOS DE APOYO Norma NTC. ISO 9001 : TERMINOLOGÍA No aplica

4 Página 4 de 8 5. DESARROLLO DE LOS REQUISITOS DE LA NTC-ISO Flujograma Inicio - Costos educativos del año escolar - Volantes de pago del año anterior - Circulares informativas de matrículas - Listado de novedades de los estudiantes (ingresos, desvinculaciones) Ingresar información al software de facturación (matrícula) para generar el documento de cobro correspondiente a la matrícula de estudiantes admitidos Actualizar la base de datos de cartera para el cobro de matrícula a los estudiantes activos y a los nuevos estudiantes admitidos Entregar el volante de pago equivalente a la factura de matrícula a los padres. El volante para pensiones se imprime desde la web El software de facturación genera el Informe Listado facturación (matrícula) -R01 VOLANTE DE PAGO -R02 CONTRATO DE MATRÍCULA -R03 PAGARÉ Y CARTA DE INSTRUCCIONES Ejecutar el control de pago de matrículas y otros Generar causación mensual para el cobro de las pensiones y otros servicios Base de datos de cartera (matrículas, pensiones y otros) Ejecutar el control de pagos de mensualidades y generar informes de las familias con morosidad en los pagos - Informe de control de pagos - Informe Estado de cartera Establecer requerimientos y/o convenios de pago con familias que tienen morosidad Sentar en la base de datos de cartera los recaudos realizados por el banco y generar informes Elaborar cartas de reconocimiento, reportar el cumplimiento de las actividades y calcular los indicadores Fin

5 Página 5 de 8 5. DESARROLLO DE LOS REQUISITOS DE LA NTC-ISO Descripción del procedimiento No Actividad Respons. Detalles de la actividad 01 Ingresar información al software de facturación (matrícula) para generar el documento de cobro correspondiente a la matrícula de estudiantes admitidos 02 Actualizar la base de datos de cartera para el cobro de matrícula a los estudiantes activos y a los nuevos estudiantes admitidos 03 Entregar el volante de pago equivalente a la factura de matrícula a los padres 04 Ejecutar el control de pago de matrículas y otros Contador Secretaria Académica Documentos de entrada: - Costos Educativos del año escolar - Facturas de cancelación de servicio del último mes del año inmediatamente anterior - Circular informativas de matrícula - Listado de novedades de estudiantes (pierden, retiros, cancelados, morosos) La información anterior se digita en el software de facturación (matrícula) para la generación de facturas de los estudiantes admitidos El software de facturación (matrícula) genera el Listado de facturación (matrícula) Base de datos de cartera (matrículas) El Contador imprime el volante de pago de la matrícula con la información correspondiente a la base de datos. El cobro se realiza mediante -R01 VOLANTE DE PAGO (hace las veces de factura de servicio educativo) Se realiza entrega a los padres, verificando que se encuentren a paz y salvo por todo concepto del último año cursado. Para el pago de las pensiones los Padres de Familia tienen dos opciones: 1. Imprimir desde la web el volante de pago de pensiones. 2.Hacer un pago/ transferencia virtual. verifica que en el volante de pago se evidencien los pagos correspondientes al curso al que aspira matricular. En el -R02 CONTRATO DE MATRÍCULA, se establecen los derechos y deberes de las familias, los estudiantes y la Institución. El contrato es revisado anualmente por el Asesor Jurídico. Se suscribe un título valor que presta mérito ejecutivo garantizando el pago de los costos educativos durante la permanencia del alumno en la institución a través el registro -R03 PAGARÉ Y CARTA DE INSTRUCCIONES El pago de la mensualidad en forma anticipada representa beneficios para las familias. Los beneficios son establecidos por la Dirección Administrativa. La Secretaria Académica verifica que se diligencien correctamente por parte de los padres y acudientes los documentos -R02 CONTRATO DE MATRÍCULA y -R03 PAGARÉ Y CARTA DE INSTRUCCIONES

6 Página 6 de 8 5. DESARROLLO DE LOS REQUISITOS DE LA NTC-ISO Descripción del procedimiento No Actividad Respons. Detalles de la actividad 05 Generar causación mensual para el cobro de las pensiones y otros servicios. 06 Ejecutar el control de pagos de mensualidades y generar informes de las familias con morosidad en los pagos. 0 Establecer requerimientos y/o convenios de pago con las familias que tienen morosidad. 08 Sentar en la base de datos de cartera los recaudos realizados por el banco y generar informes 09 Elaborar cartas de reconocimiento, reportar el cumplimiento de las actividades y calcular los indicadores Contador Directora Administrativa Directora Administrativa, Asistente Administrativa El Contador mensualmente procede a actualizar el programa de cartera para que se causen las pensiones y otros servicios, teniendo en cuenta las novedades como ingresos o retiros de alumnos. Los pagos se controlan mediante la base de datos de cartera. Genera el listado correspondiente a las familias en estado de morosidad. La Directora Administrativa con el Asesor Legal establecen directamente los requerimientos y/o convenios de pago. Mensualmente se hace la conciliación bancaria. Elaborar certificados de estudio solicitados por las familias (de estudios, para subsidios, de retención en la fuente, paz y salvo y otros). El seguimiento al proceso lo realiza la Directora Administrativa, cada 6 meses y se controla mediante el cumplimiento de indicadores Acciones de control - Generación de cartas y llamadas por inconsistencias en valores - Generación de mora a personas retiradas - Desactualización en el informe de las familias que tienen morosidad en el pago. - Copia de seguridad de la base de datos de cartera y del software de facturación, actualizado diariamente. - Revisión mensual de listados de estudiantes matriculados.

7 PROCESO: GESTIÓN ADMINITRATIVA Y Página de 8 6 INDICADORES Nombre Definición Fórmula Frec. Técn. estad. Resp. Nivel de cartera vencida Establece el monto de la cartera vencida del colegio La sumatoria de la cartera vencida por cien sobre el total de la facturación, mensualidad y otros servicios Mensual Gráfico de barras. SERVICIO NO CONFORME No aplica 8. ACCIÓNES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS 8.1 Acción Correctiva Se aplica sobre las no conformidades detectadas. 8.2 Acción Preventiva Se aplica sobre los riesgos. 9. Anexos R01 VOLANTE DE PAGO -R02 CONTRATO DE MATRICULAS -R03 PAGARÉ Y CARTA DE INSTRUCCIONES

8 PROCESO: GESTIÓN ADMINITRATIVA Y Página 8 de Anexo 01: -R01 VOLANTE DE PAGO Este registro es generado de común acuerdo con la entidad financiera 9.2 Anexo 02: -R02 CONTRATO DE MATRÍCULA Este registro se revisa anualmente 9.3 Anexo 03: -R03 PAGARÉ Y CARTA DE INSTRUCCIONES Este registro se revisa anualmente