INFORME EJECUTIVO ANUALSOBRE EL AVANCE DEL SISTEMA DECONTROL INTERNO CONTABLE EMPRESAS PÚBLICAS MUNICIPALES DE SIBATE S.C.A.- E.S.P.

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1 INFORME EJECUTIVO ANUALSOBRE EL AVANCE DEL SISTEMA DECONTROL INTERNO CONTABLE EMPRESAS PÚBLICAS MUNICIPALES DE SIBATE S.C.A.- E.S.P. VIGENCIA 2013 PRESENTADO POR: OFICINA DE CONTROL INTERNO SIBATE S.C.A.- E.S.P. EMPRESAS PÚBLICAS MUNICIPALES DE SIBATE FEBRERO DE 2014

2 INFORME ANUAL DE EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE INTRODUCCIÓN El sistema de control interno contable se enmarca dentro del sistema de control interno institucional. La siguiente evaluación se basa en una revisión sobre el estado del Sistema de Control. Interno Contable, desarrollado mediante la aplicación de técnicas de observación, análisis de cuentas, la revisión de los procesos en el manejo de los recursos, bienes y los sistemas de información. Con la realización de este examen se pretende evaluar la gestión desarrollada por el área financiera y la organización en general, para garantizar la permanencia del sistema contable y analizar el grado de implementación del Sistema de Control Interno Contable requerido para mantener la calidad de la información financiera. 2. ALCANCE Para dar cumplimiento a los objetivos de la Auditoria se tomó la información presentada por la Subgerencia financiera para la vigencia del 2013, tomando como base los controles a las actividades, procesos y procedimientos, mas los registros al interior del sistema de información HAS, los tipos de cuentas y movimientos, junto con la información adicional producto de la evaluación del Sistema de Control Interno Contable. 3. OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL El área financiera está definida dentro de la estructura organizacional en cabeza de la Subgerencia Administrativa y Financiera, las funciones están relacionadas en el Manual de Cargos, que define los respectivos niveles de responsabilidad y de mando. La labor de Subgerencia se ha apoyado En los servicios de los auxiliares administrativos, quienes se encargan de la realización de actividades de facturación, tesorería, nómina, causación, contabilidad, conciliación, y en la actualidad todo lo referente a recursos humanos, junto con las demás actividades administrativas, y otras. En general los procedimientos financieros y contables se ajustan a la normatividad vigente en materia del Plan General de Contabilidad Pública, y a los principios de Contabilidad de General Aceptación, así como también las directrices y orientaciones, en torno a la rendición de cuentas. MARCO FUNCIONAL Y PROCEDIMENTAL Existe un manual de Cargos, en donde se encuentra ubicado el cargo del Subgerente Administrativo y Financiero que se encuentra vigente y es donde se evidencia claramente cada unas de las funciones y competencias. Encontrándose plenamente definidos e identificados con cargo a la Subgerencia Administrativa y Financiera los procedimientos: contable, facturación y recaudo, tesorería, presupuesto, nómina, y manejo de almacén. Los cuales fueron adoptados implementados y socializados a todo el personal del área y demás partes interesadas en coordinación del comité del sistema de control interno, para el buen desarrollo de dichos procesos.

3 SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y CANALES DE COMUNICACION El Sistema de información Financiera contiene los módulos (facturación, contabilidad, tesorería, presupuesto, inventario y nómina) para el manejo del área, el cual es operado por un software bajo ambiente SQL (sistema operativo HAS). Se ha propiciado un ambiente adecuado y comunicación permanente del área Financiera con otras áreas de la organización y con entidades externas (proveedores, clientes, entes control ), dando calidad al reconocimiento, registro y declaración de la información contable, lo cual ha permitido mejorar los procesos contables. Se realiza periódicamente el backup, uno por semana generalmente del servidor y HAS realiza copias diarias del sistema operativo. ADMINISTRACION DEL TALENTO HUMANO El Manual de cargos es una herramienta fundamental en el desarrollo de talento humano teniendo en cuenta la política de calidad de la entidad y de acuerdo a (MECI y legislación), se da a conocer al personal de la Empresa todas sus competencias, funciones, actividades, responsabilidades y autoridades encomendadas a cada uno de los cargos con el fin de dar un cumplimiento eficiente de sus labores respaldado por una optimo resultado en la evaluación de desempeño, generando así el logro de los objetivos propuestos por la organización y ofreciendo un excelente servicio a nuestros usuarios y clientes. PROCESO CONTABLE Existe un plan único de cuentas actualizado, a partir del cual se registra la información y se hace revisión periódica a las partidas con el fin de dar cumplimiento al manejo de información contable. Se verificó la presentación de los libros de contabilidad registrados con información contable proveniente de documentos fuente o soporte numerados consecutivamente y codificados de acuerdo con el Catálogo General de Cuentas. Dentro del programa de Gestión de riesgo de la entidad se aplican actividades y para la administración del riesgo que faciliten la identificación, análisis, valoración y manejo claro de aquellos aspectos internos o externos que puedan llegar a constituirse en amenazas dentro de la parte financiera. 4. AVANCES EN EL MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD DE LA INFORMACIÓN CONTABLE AÑO 2013 EXISTENCIA Y CUMPLIMIENTO DE POLITICAS Y PLANES SOBRE NECESIDADES DE INFORMACION PRESUPUESTAL, CONTABLE Y FINANCIERA Mediante el análisis y revisión de la información contable registrada durante el año 2013, se ha fortalecido el control contable, implementando así actividades como la creación de mecanismos de recepción y revisión de los documentos emitidos por los proveedores; la lista de chequeo pre-contractual permite no solo controlar que las etapas de la contratación se desarrollen de manera óptica, si no que a su vez permite evidenciar la trazabilidad de la información presupuestal y contable que se desarrolla durante el proceso, unificando así de una manera eficiente el proceso de contratación con la parte contable y presupuestal que se realiza simultanéame. Creación de datos de terceros dentro del sistema operativo, Solicitud de Rut y del documento equivalente para los proveedores de régimen simplificado. El control de fechas al ingreso de documento de proveedores, contratistas, clientes diferentes a los usuarios de servicios públicos, garantizando el oportuno registro de la afectación presupuestal y su adecuado manejo. Son algunos de los elementos que a nivel contable permiten mejorar las necesidades de la información. Con relación a la parte presupuestal se determino un manejo oportuno del registro y la afectación en todo el proceso presupuestal en lo que concierne a la elaboración de documentos soportes como son: Disponibilidad

4 presupuestal, Registro, órdenes de pago, las inspecciones realizadas por control interno se evidencian el soporte de cada uno de estos documentos además de su correcta elaboración. Se dio cumplimiento al principio contable de causación en la parte presupuestal, todo movimiento contable se esta registrando y afectando la contabilidad. Con relación al tema prestacional durante el año 2013 se registró en los libros contables la causación contable en los pasivos estimados, y con respecto al corto plazo correspondiente a los factores prestacionales y demás obligaciones laborales. El registro presupuestal es metódico y se ajusta a la normatividad actual. EXISTENCIA LIBROS DE CONTABILIDAD Y COPIAS DE SEGURIDAD Los libros contables están debidamente foliados y registrados ante la entidad de CAMARA Y COMERCIO Se realizo el registro de libros auxiliares, los cuales están impresos hasta 31 de diciembre de 2013 El Libro Mayor y Balances, el diario columnario se encuentran impresos hasta 31 de diciembre de 2013, así como el inventario y balances hasta 31/12/2013 Se evidencia la existencia de mecanismos de salvaguarda de la información contable y comercial, mediante la realización de copias de seguridad periódicas, el cual es realizado directamente por el software HAS, en donde queda una copia para el área y otra para la Gestión documental, el sistema operativo HAS realiza copias diarias de todos sus módulos (contable, nomina, presupuesto, comercial, inventarios.). VERIFICACION DE INGRESOS COSTOS Y GASTOS El reconocimiento de los ingresos, costos y gastos se hace en cumplimiento del principio de causación, en la oportunidad y términos adecuados, con base en actos administrativos, contratos, facturas de venta, y demás soportes de carácter contable. Se tiene establecida la política de no recibir facturas o soportes de registro en fechas posteriores a su expedición lo cual garantiza la efectividad en la causación de los hechos económicos. PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS EN TESORERIA En el manejo de tesorería existen procedimientos separados tanto para el registro de los recaudos generados en la prestación del servicio públicos ( AAA) llevado a cabo por el encargado de facturación, quien es el encargado de registrar los pagos por los servicios misionales de la Empresa recaudados únicamente en las entidades bancarias del municipio (Banco Popular, Banco de Bogotá, Banco Davivienda), el recaudo de otros ingresos operacionales, como para los giros en el pago de gastos y demás obligaciones, es realizado por el auxiliar contable, lo anterior permitiendo ejercer un mecanismos de control adecuado respecto al manejo del efectivo. Hay medidas de control respecto de la autorización de soportes contables para el pago, teniendo en cuenta no solo las condiciones de necesidad del servicio, oportunidad y presupuesto, sino también los aspectos de forma y presentación de los documentos. El manejo de la caja menor es realizado por una persona idónea y existe tanto la oportunidad como el control en la legalización para cada uno de los avances. Se han efectuado arqueos por parte de la Oficina de Control Interno verificando la conservación e integridad en su manejo, además de esto se cuenta con el respaldo de una póliza de manejo actualizada para cada vigencia. Con relación al área de cartera en servicios públicos se estableció la unificación de datos que presenta el área comercial con los que posee el área financiera de manera que se ha hecho una conciliación adecuada una organización de documentos soporte para los registros y durante la vigencia 2013 se realizó una masiva gestión de cobro a la cartera vencida durante varios periodos, dando asi cumplimiento a los procedimientos establecidos en el reglamento interno de recaudo de cartera adoptado por la entidad: Los centros poblados quienes hacen referencia a esta cartera, durante 2013 se les realizo cobro persuasivo mediante diferentes comunicados donde en una primera instancia se hace un llamado a comparecer o cancelar su obligación con la empresa, y en una segunda instancia la invitación a acercarse a la entidad para tratar lo correspondiente al

5 incumplimiento de la obligación, siempre recordándoles dentro del comunicado que pueden realizar el pago de la obligación en la sede del banco de Bogotá. MEDIDA PARA PROTECCION ACTIVOS FIJOS Se cuentan con medidas para la salvaguarda de los activos fijos se realiza mediante la adquisición de pólizas que cubren riesgos como incendio, terremoto, explosión, sustracción y daños materiales, para bienes como equipo de laboratorio, muebles, equipos de cómputo; para los vehículos ampara la responsabilidad civil extracontractual y coberturas al vehículo como pérdida total por daños y hurto. La realización periódica de inventarios físicos de bienes como materiales insumos, herramientas se realizan controles en el manejo de dichos activos, mediante comparación que se puede hacer regularmente y aleatoria de los registrado frente al físico propiamente dicho, efectuando un seguimiento y control a las unidades reportadas en cada inventario; el manejo y custodia del almacén principal está a cargo de sola persona quien es quien realiza los correspondiente registros al módulo de inventarios además de realizar la entrega y recepción de pedidos, de acuerdo a orden de compra y/o contratos. Se viene implementando el control de costos de ABC dando desarrollo a la discriminación de cada una de las actividades de los procesos donde estas se asociaron a un centro de costo y se procederá a asignarle un porcentaje a cada actividad lo que lograra determinar la participación final de cada actividad discriminadamente. MEDIDAS PROTECCION PARA SALVAGUARDA Y CUSTODIA DE VALORES, CHEQUES GIRADOS, CHEQUERAS, CHEQUES ANULADOS, SELLOS Y PROTECTORES, Y DEMÁS BIENES ASOCIADOS AL MANEJO DEL DISPONIBLE. El recaudo por concepto de servicios públicos (Acueducto, Alcantarillado, Aseo), se realiza única y exclusivamente en los Bancos anteriormente mencionados y donde responsa las cuentas de la empresa (Banco Popular y Banco de Bogotá, Banco Davivienda) El efectivo, chequeras, documentos de valor son guardados en caja fuerte lo que asegura una mayor seguridad y la clave solo la maneja la subgerencia administrativa y financiera. Se garantizó un mayor control al efectivo recogido en la oficina de contabilidad por la prestación de otros servicios complementarios como el alquiler de maquinaria, recolección de escombros, estudios de viabilidad, análisis de laboratorio; el cual es recibido por una la persona designada por la Subgerencia Administrativa y Financiera, la cual es la responsable de custodiar para posteriormente consignar en la entidad bancaria a más tardar al día siguiente, esta persona designada por la subgerencia administrativa y financiera es el auxiliar contable y cuenta con póliza de manejo. PROCEDIMIENTO DE CONCILIACIONES BANCARIAS Las conciliaciones se están realizando bajo los siguientes parámetros: Conciliaciones efectuadas máximo entre el 15 del mes siguiente. Registro de Ingresos de facturación por lotes y días. La conciliación se hace bajo una comparación de registros, junto con el estracto bancario correspondiente. Diferencias en lo correspondiente a ingresos se analiza conjuntamente con el área de facturación y comercial. Se verificó que la conciliación de saldos bancarios es realizada de forma adecuada, En caso de presentarse partidas conciliatorias se hace el seguimiento y se efectúan los ajustes correspondientes.

6 CONCILIACIÓN SALDO DISPONIBLE ENTRE AREAS PRESUPUESTO, CONTABILIDAD Y TESORERIA Al tener una sola área encargada de la contabilidad y un único programa financiero que efectúan los registros presupuestal, contable y de tesorería, se garantiza una conciliación de saldos, esto es verificado por la subgerencia financiera antes de cada cierre mensual.. REGISTRO DE RETENCIONES TRIBUTARIAS Y DEMAS PASIVOS Desde la transformación de la empresa a partir de 01 de septiembre del año 2007, se ha cumplido con la obligación de la presentación del formulario de retención en la fuente, IVA, ICA, en los tiempos y periodos establecidos por la ley, se ha consignado lo liquidado en las respectivas declaraciones de manera oportuna, los impuestos nacionales se realizan de manera virtual, mientras los municipales como el ICA si se sigue realizando por medio físico, conforme a los lineamientos emitidos por la DIAN. CUMPLIMIENTO PLANES DE COMPRAS Y POLÍTICAS DE CONTRATACIÓN EN ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS. El régimen de contratación de la Sociedad Empresas Publicas Municipales de Sibaté S.C.A. E.S.P. se sujeta a la resolución CRA 151 de 2001 predominantemente a las reglas propias del derecho privado, salvo en cuanto a la Constitución Política, la Ley de Servicios Públicos Domiciliarios o la Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento básico disponen lo contrario. De acuerdo con ello, se configuró un estatuto de contratación, aprobado por la Junta Directiva, mediante Decisión de Junta Directiva No.010 de Noviembre 15 de Para el 2013 el nuevo manual de contratación facilito el ejercicio en la adquisición de bienes y servicios que se basan en estudios previos y solicitud de única oferta según el caso. El comité de compras analizo cuando fue necesario y según lo indica el manual de contratación, las propuestas recibidas con relación a la adquisición de un bien o servicio. Por otra parte es un proceso de mejora continua la adquisición de bienes y servicios en el cual se cuenta con herramientas como es la base de proveedores, la selección y evaluación de proveedores y la lista de chequeo pre-contractual que permite realizar un inspección al proceso por parte de la oficina de control interno antes de realizar la legalización, esto acompañado por revisión previa las pólizas par así proceder a realizar el debido acto administrativo de aprobación por parte de la gerencia. DICTAMEN SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS EMITIDOS POR LA CONTRALORIA La Contraloría General de Cundinamarca emitió un dictamen Sobre los estados Financieros para la vigencia fiscal del año 2011 en la que realizó una auditoria Gubernamental con enfoque integral Modalidad integral para la vigencia del 2011, el cual fue con salvedad y la cuenta fenece. La auditoría realizada durante 2012 para la vigencia fiscal 2011, cuenta con un plan de mejoramiento de 16 hallazgos administrativos con control, supervisión y gestión de la oficina de control interno en compañía de la alta dirección, en el momento de realización de este informe se han enviado 3 seguimientos del plan de mejoramiento aprobado por la contraloría, dando cumplimiento así a lo establecido en la resolución No. 150 de IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS Y CONTROLES La Sociedad Empresas Públicas Municipales de Sibaté S.C.A. E.S.P. en el proceso de garantizar que la información financiera y contable, revele claridad con calidad, ha adelantado objetivos, indicadores,planes de acción, programas y plan de gestión que se desarrollan bajo los lineamientos estratégicos de la Empresa, buscando emplear sistemas cada vez más eficaces, eficientes y efectivos, cuyo objetivo general la mejora continua en calidad, transparencia y fortalecimiento de la gestión pública, acciones que han conducido a lograr propósitos como son:

7 Promover el autocontrol al interior del área y de las dependencias que proveen insumo para la consolidación de la información para la consolidación de Estados Financieros. Con el fin de cumplir con los objetivos misionales la Sociedad Empresas Públicas Municipales de Sibaté S.C.A - E.S.P se cuenta con un adecuado manejo del riesgo, ya que este tema es socializado a toda la entidad, y se es consciente que dicho fenómeno puede ser ocasionado tanto factores interno como externos, motivo por el cual la subgerencia administrativa y financiera analiza, gestiona, valora y controla sus riesgos para mitigar sus impactos. 6. FORTALEZAS Cumplimiento de las normatividad emitida por la contaduría general de la nación, la dirección de impuestos y aduanas nacionales, y todas las políticas establecidas dentro del marco procedimental de la entidad junto con su plan estratégico. Actualizaciones, soporte y mantenimiento permanente del sistema operativo HAS, además de las copias de seguridad que genera automáticamente día a día. Existe un plan único de cuentas actualizado, a partir del cual se registra la información y se hace revisión periódica a las partidas con el fin de dar cumplimiento al manejo de información contable, respaldado por revisiones previas por parte de la subgerencia administrativa y financiera. El nuevo manual de contratación que permite realizar un proceso más detallado de la parte contractual, estudios previos, solicitud de única oferta, revisiones pre-contractuales por la oficina de control interno y la gerencia, permitiendo así un desarrollo óptimo de la parte financiera y presupuestal. Manejo oportuno de registros presupuestales y contables garantizando así la efectividad en la causación de los hechos económicos. Cumplimiento de las acciones de mejora acordados en el plan de mejoramiento suscrito con la Contraloría General de Cundinamarca del cual se enviaron seguimientos durante la vigencia Arqueos de caja, inspección, entrevistas y auditorias por parte de la oficina de control interno que permiten identificar oportunidades de mejora y acciones correctivas con el fin de analizar las causas de aquellos entorpecimientos durante el proceso administrativo y financiero. Protección de activos amparados por pólizas. Sistema operativo para diferentes procedimientos financieros, facturacion, nomina, contabilidad, tesorería, presupuesto, almacén e inventarios permitiendo darle trazabilidad a la información financiera, además de un registro pertinente para cada actividad para después realizar un integración sistematizada de la totalidad de los procesos contables. Cronogramas de información financiera a reportar que permiten verificar las fechas establecidas del envió de dicha información y dar cumplimiento a sus fechas límites. 7. DEBILIDADES Debido a que es una entidad prestadora de servicios públicos AAA debe reportar información contable a la superintendencia de Servicios Públicos y esta maneja un plan contable diferente al de la Contaduría General de la nación, lo que genera la necesidad de homologar cuentas para la superintendencia y lograr un mayor desgaste de labores. Todo el personal no se encuentra capacitado para el desarrollo de actividades contables y apoyó a la subgerencia administrativa y financiera de acuerdo a la responsabilidad que demanda el ejercicio de la profesión contable, lo que ha ocasionado que la subgerente administrativa y financiera desarrolle actividades operativas dentro de los procedimientos contables y financieros para evitar errores o incovenientes futuros.

8 8. RECOMENDACIONES Dar continuidad a los controles establecidos e identificados al interior del área financiera, en aras de mantener y salvaguardar la confiabilidad y utilidad de la información, como producto del proceso contable. Realizar evaluaciones e inspecciones permanentes al proceso de ejecución contable y a sus resultados por parte del área, basadas en procesos de autocontrol y autogestión, garantizando así mismo un óptimo resultado en las evaluaciones independientes, por entes externos, Oficina de Control Interno o la misma Directiva. 9. AVANCES OBTENIDOS RESPECTO DE LAS EVALUACIONES Y RECOMENDACIONES REALIZADAS. Se dio cumplimiento a las sugerencias de mejora dada durante el informe de control interno contable de la vigencia 2012 ya que se ha mantenido la aplicación de las políticas establecidas por la entidad y por los entes reguladores. Se ha dado Cumplimiento a las acciones de mejora acordadas en el plan de mejoramiento suscrito con la Contraloría General de Cundinamarca del cual se ha realizado el envió de los seguimientos correspondientes y finaliza con el cuarto seguimiento en marzo de CONCLUSIONES Teniendo en cuenta la labor integral del control interno respecto de la revisión de la información financiera, económica y social, y de acuerdo con la evidencia obtenida se puede concluir que: Se ha determinado que el área de Contabilidad, Presupuesto, y Tesorería, a cargo de la subgerencia administrativa y financiera ha constituido controles asociados al proceso contable, junto con la creación de procedimientos, registros y documentos de trabajo que han sido de gran ayuda en aspectos como oportunidad, calidad,confiabilidad y transparencia de la información, es importante mantener sin embargo mayores controles en aquellos casos donde tanto la administración como los entes de control han determinado puntos críticos o de mejoramiento. Se ha determinado la existencia de mayores controles asociados al proceso contable, junto con la ejecución de los procedimientos creados, registros y documentos, revisiones previas por la gerencia, control interno y la subgerente administrativa y financiera que han sido vitales en aspectos como registro, oportunidad, calidad y confiabilidad de la información. Este informe es presentado dando así cumplimiento al artículo 5 literal c), artículo 8 literal e) del Decreto 2145 de 1999, modificado por el Decreto 2539 de La resolución 248 de 2007, y resolución 357 de 2008 y es suscrito por el titular de la Oficina de Control Interno. Dado en Sibaté a los veintisiete (27) días del mes de Febrero del año dos mil catorce (2014). Atentamente, JENNIFER PAOLA CORTÉS ACUÑA Jefe de Control Interno