II JORNADAS TÉCNICAS DE OPERACIÓN Y MANTENIMIENTO DE SISTEMAS DE TRANSMISIÓN

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1 MOBILE ASSET MANAGEMENT JUAN PABLO RINCÓN C. HECTOR MARIO SALAZAR Empresa o filial: ISA Dependencia: Dirección Gestión Mantenimiento PALABRAS-CLAVE: MAM Categoría en la que participa: Protecciones y Control DATOS DE LA EMPRESA Dirección: Calle 12S , Medellín - Colombia Teléfono: Fax: RESUMEN: Implantar en ISA un facilitador tecnológico que le permita a los ejecutores de mantenimiento realizar, de la manera mas optima, la gestión de la información técnica en SAP, proveniente de los mantenimientos realizados y contribuir así al mejoramiento de la productividad y rentabilidad, con una herramienta que facilita tomar decisiones con mayor oportunidad. INTRODUCCIÓN: Actualmente la recolección de información proveniente de pruebas e inspecciones en la subestaciones se realiza en forma manual utilizando formatos impresos. Los ejecutores de mantenimiento deben revisar una a una las actividades a realizar 1 en un mantenimiento (Ordenes y avisos de SAP) e imprimir todos los formatos que se utilizarán en las pruebas para luego gestionarlos, teniendo sumo cuidado de no omitir ninguna actividad; Estos formatos provienen de diferentes fuentes como lo son: Manuales del fabricante Hojas de ruta Guías de mantenimiento Formatos en Excel Formatos en Word, etc. Luego de gestionado el formato con los datos obtenidos en las pruebas de campo se deben digitalizar uno a uno los datos para ingresarlos a las respectivos Avisos y Ordenes de mantenimiento en SAP, causando reprocesos, lentitud en la actualización de datos, inexactitud en la trascripción, perdida de tiempo del personal, perdida de información, ingreso

2 de información errada y otros inconvenientes que se presentan en el transito y manipulación de la información. ALCANCE: Alcance Funcional: El alcance funcional del proyecto es lograr la implementación de la solución Mobile de MySAP para permitir la captura de la información en sitio, la sincronización y la gestión de de objetos técnicos para el tratamiento de los datos de mantenimiento mediante la utilización de PC portátiles y asistentes digitales personales o PDA. Mediante la herramienta el ejecutor de mantenimiento podrá sincronizar todas las actividades bajo su responsabilidad al inicio de la jornada de trabajo y así tener todos los datos y puntos de medida requeridos de forma automática en el equipo móvil o PDA. Luego de hacer la gestión sobre los datos podrá sincronizarlos al sistema de manera automática, evitando la manipulación manual de la información. La solución Mobile está integrada al sistema transaccional de SAP R/3 lo que permite medir con mayor oportunidad el desempeño a través del seguimiento de información, sobre costos y recursos consumidos en el proceso de mantener la red. La sincronización de los objetos técnicos es en doble vía y es a solicitud del usuario, los datos a intercambiar según la 2 parametrización del sistema, pueden en cualquier momento subir y/o bajar de los siguientes objetos: Datos de Ordenes y Operaciones Notificación de tiempo Notificación de materiales Avisos Catálogos Ubicación técnica Equipo Documentos de medida Puntos de Medida Alcance Técnico: Se deben analizar los equipos móviles a ser utilizados, teniendo en cuenta el grupo de personas que ingresará los datos en campo, brindando la mayor comodidad, calidad, capacidad de memoria, confiabilidad y seguridad de la información. La aplicación debe ser compatible con la versión mysap ERP ECC 5.0. Alcance Organizacional: La implantación se hará sobre los objetos técnicos de los Centros de Transmisión de Energía - CTE y será usada por el personal ejecutor de los grupos de mantenimiento de Subestaciones y Protecciones. Alcance Geográfico: La implantación inicial es en ISA Colombia, continuando con otras empresas del Grupo Empresarial de ISA.

3 METODOLOGÍA: La implantación de la herramienta en ISA debe contar con profesionales expertos en la solución de MySAP, servicios, metodología y en módulo de mantenimiento PM. Debe contar con una estrategia que esté orientada a lograr una puesta en marcha exitosa que permita la gestión de la información y de los procesos, bajo los parámetros de calidad que exigen los procesos en el día a día de la empresa. orientada a procesos, especialmente diseñada para hacer más eficiente el proyecto, minimizar los riesgos, implementación rápida y tener un uso eficiente de los recursos. La Metodología de implantación se denomina ASAP - AceleratedSAP y tiene las siguientes fases: Fase 1: Preparación del Proyecto Fase 2: Business Blueprint Fase 3: Realización Fase 4: Preparación Final Fase 5: Go Live y Soporte La implantación se realiza sobre el módulo PM de ISA para los CTE y tiene los siguientes elementos de manejo diario y mensual, los cuales se extrajeron de la estadística de los años 2004, 2005 y 2006: 1. Número aproximado promedio de avisos que se manejaran en forma diaria: 100 diarios al mes 2. Número aproximado de órdenes que se manejaran en forma diaria: 30 diarios y 300 al mes 3. Número de usuarios que estarán usando la solución: Frecuencia de sincronización: Inicialmente diaria con una prelación en horas de la noche con una ventana de congestión entre las 5:00 y 7:00 PM (Final de la jornada de trabajo) 5. Número aproximado de documentos para puntos de medida en forma diaria: 50 diarios mes Fig 1: Metodología ASAP Está soportada por tres pilares claves que son: SAP Solution Camposer SAP Roadmaps SAP Solution Manager La implementación del proyecto está conformada por diferentes fases y es 3

4 Fig. 2: ASAP Solution Composer Fig. 4: ASAP Solution Manager Para la realización del presente proyecto se utilizará como base las fases propuestas por ASAP, las cuales al aplicarlas dan como resultado los productos que permiten el desarrollo y finalización del proyecto. Estas fases se describen a continuación. Fase 1: Preparación del Proyecto 1 Fig. 3: ASAP Roadmaps Fig. 5: ASAP Preparación del Proyecto 4

5 El objetivo de esta fase es realizar la planificación inicial y los preparativos para la implementación, definiendo los objetivos, metas, alcance, estrategia de implementación y cronograma del proyecto (Kickoff). Las actividades que se realizan durante esta fase lograran los siguientes productos: - Definición de la programación inicial del proyecto - Project Charter y presentación del Kickoff Esta fase garantiza la creación del documento de Business Blueprint el cual consiste en diseñar los planos empresariales de los procesos de negocio. El Business Blueprint es utilizado para definir el alcance del proyecto y refinar los objetivos, metas y cronograma del proyecto. Lo que se persigue es que el Business Blueprint documente los procesos de la empresa para así lograr un entendimiento compartido de cómo estos van a ser soportados por la solución de SAP. - Organización del equipo del proyecto - Plan Maestro y cronograma inicial - Planificación de necesidades técnicas El tratar estos aspectos al comienzo del proyecto garantiza que éste funcione correctamente y que se ha establecido una base sólida para llevar a cabo el proyecto de forma satisfactoria. Fase 2: Business Blueprint Fig. 7: Mapa de Procesos Los productos de ésta fase son: - Documento de diseño de los Planos Empresariales. Fig. 6: ASAP Business Blueprint 5 - Identificación y descripción funcional en Mejoras, Interfases, Reportes y Conversiones. - Instalación del sistema. - Plan detallado y preparación final.

6 Fase 3: Realización - Material de capacitación para usuario final. Fase 4: Preparación Final 3 4 Fig. 8: ASAP Realización Los objetivos de esta fase son la implementación final en el sistema, pruebas unitarias y pruebas Integrales de los distintos escenarios definidos como críticos, en esta fase se da la aprobación final del modelo diseñado para la empresa y probado en el sistema Se ejecutarán las pruebas para el ambiente productivo y se implantarán los procedimientos de administración del sistema. Los productos de esta fase son: - Configuración del flujo de procesos de acuerdo al alcance. - Diseño detallado de mejoras. - Programas desarrollados y probados. - Pruebas de carga y de extracción masiva. - Roles y Autorizaciones definidos - Procedimientos de usuarios 6 Fig. 9: ASAP Preparación Final La finalidad de esta fase es culminar la preparación del proyecto, que incluye las actividades de pruebas de volumen y stress, capacitación de usuarios finales y desempeño del sistema. Con ello se logra finalizar su disponibilidad para la puesta en marcha. Después de finalizar satisfactoriamente esta fase, estará en condiciones de utilizar la funcionalidad respectiva en el ambiente de producción. Los productos resultantes de las actividades que se realizan durante esta fase son: - Perfiles de seguridad creados - Usuarios finales adiestrados - Ambiente de producción creado - Sistema probado - Plan de puesta en marcha

7 Fase 5: Go Live y Soporte Post Producción - Arranque de actividades de mantenimiento - Soporte y cierre del proyecto APLICACIÓN MAM: 5 Fig. 10: ASAP Go Live y Soporte Post Producción El objetivo de esta fase es contar con la infraestructura necesaria para operar el sistema en los ambientes de producción. Se debe definir en la organización el soporte a los usuarios finales, que debe perdurar durante la vida productiva del proyecto. Durante esta fase, a los usuarios finales del sistema, se plantean numerosas dudas y se apoyaran en el grupo de soporte. Esta fase también sirve para supervisar las transacciones del sistema y optimizar el rendimiento del mismo. Finalmente, el proyecto finalizado se cierra. Fig. 11: Aplicación MAM Luego de la instalación de la aplicación en los PC Portátiles y en las PDA el usuario puede manejar la información proveniente de SAP de una manera segura, debido a que la aplicación le exige la utilización del nombre de usuario con validación por contraseña. Esta validación también se exige en el momento de hacer la sincronización en el sistema. Los productos a generar en esta Fase: - Monitoreo de cargas y conexiones de los usuarios - Análisis de tiempos de respuesta del sistema - Presentación final del proyecto 7 Fig. 12: Validación de Usuarios

8 Los usuarios de MAM requieren una capacitación en el manejo de la aplicación, la cual es muy corta debido al manejo transaccional que es idéntico al del sistema SAP R/3 de uso normal. En primera instancia el usuario se bebe apoyar en las guías y manuales de usuario, los cueles son estudiados en la capacitación y se encuentran publicados en la página del Sistema Integrado de Información de ISA. El menú de la aplicación permite de forma fácil la selección del objeto que el usuario desea consultar, sea un aviso, una orden, un punto de medida, etc. Adicionalmente le permite verificar al usuario la correcta sincronización del equipo informándole con un icono verde o rojo el estado de esta. SELECCIÓN DE EQUIPOS: PDA Asistentes Digitales Personales: Los equipos seleccionados para la implementación del proyecto son los PC Portátiles que tiene los grupos de mantenimiento y son utilizados como herramientas de trabajo en campo y como dispositivos móviles mas funcionales para las actividades de registro de datos en campo se estudiaron los Asistentes Digitales Personales PDA, estos fueron probados y evaluados con personal ejecutor del CTE Noroccidente. Por último se tomo la decisión de adquirir PDA Work About Pro El equipo seleccionado tiene las siguientes características más relevantes: - Sistema Operativo Windows CE - Teclado alfanumérico de 52 teclas multifunción y Back Light - Display Monocromático y color con Touch Screen - Procesador Intel de 400Mgz - Memoria de 128M - Puerto USB Fig. 13: Menú de MAM 8

9 Fig. 16: Conexiones a PDA Fig. 14: PDA WorkAbuot Pro7525 La sincronización de las PDA se realiza directamente en el puerto USB de cualquier computador que se encuentre conectado a la RED Corporativa de ISA y que tenga instalada la aplicación ActiveSync. Middleware: El middleware se instalará dentro del actual ambiente BW de ISA y es la versión WAS 6.40 ABAP+Java. Las razones para esta decisión son: No se dispone de servidores para la instalación separada del middleware El ambiente de BW actual está sobredimensionado y la carga que genera el BW es muy baja Fig. 15: Conexión por ActiveSync Backend: El hardware actual es suficiente y no requiere ninguna adición por parte del proyecto. Se instalará el aplicativo MySAP ERP 2004 PI SP01 a mayor 9

10 que manejar formatos impresos, ingresando la información directamente en los Avisos y Órdenes de mantenimiento evitando reprocesos, perdida de información, datos errados, transcripción de datos y lentitud en la actualización de datos en el SAP. Con la implementación del proyecto MAM - Mobile Asset management, por personal de ISA se tiene un grupo de profesionales que tiene el conocimiento funcional y técnico para realizar la implementación en todas las filiales del grupo empresarial. CONCLUSIONES: El manejo de MAM permite incrementar la productividad empresarial al estandarizar la gestión de la información técnica en todas las filiales, reduciendo el tiempo de dedicación en la manipulación manual de formatos impresos, para la captura de datos, que deben ser utilizados actualmente al realizar los mantenimientos. Fig. 17: Landscape General de MAM RESULTADOS RELEVANTES: Con la herramienta MAM - Mobile Asset management la gestión de la información técnica que es realizada por los ejecutores de mantenimiento se optimiza al no tener 10 La utilización de MAM para ingresar los datos técnicos al SAP, permite mejorar la toma de decisiones al contar con información oportuna, confiable, integrada y compartida por toda la organización. La implementación del proyecto tiene una duración continua de cinco meses con la participación conjunta de los consultores de SAP, los analistas de ISA y con los usuarios líderes del proceso, así mismo tiene que garantizar un compromiso

11 permanente de la Alta Dirección para poder lograr los objetivos planteados en la etapa de planificación. experiencia en la implantación de proyectos informáticos. BIBLIOGRAFÍA: Workabout Pro HDK User Manual Octubre de 2004 SAP Mobile Asset Management 2.5 Solutions MAM 25 Installation Guide, version Manejo de MAM-V2, ISA 2007 JUAN PABLO RINCÓN CARDONA: Ingeniero Informático, Tecnólogo Eléctrico con formación en el Gerenciamiento de proyectos. Ha desarrollado proyectos en el Sistema Interconectado Nacional y proyectos Informáticos desde la planificación hasta la puesta en marcha. Trabajó en el grupo de Protecciones y Automatización en la Dirección CTE Noroccidente, desde 1997, actualmente es Analista de Procesos en la Dirección Gestión Mantenimiento y es Analista de nivel dos del Módulo de Mantenimiento en SAP. HECTOR MARIO SALAZAR: Ingeniero de Sistemas, Especialista en Sistemas de Información. Gano el premio de ASUG 2005 en la categoría Mejor Integración de Proyectos de Terceros con SAP. Es Analista de la Dirección Informática desde Actualmente es el Coordinador del Centro de Competencias SAP CCSAP de ISA. Tiene amplia 11

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