En el panel de navegación, haga doble clic en el nombre de la tabla o de la consulta a la que desee agregar registros.

Transcripción

1 Regstros Regstros Access Funcónes báscas Introducr regstros en la hoja de datos En el panel de navegacón, haga doble clc en el nombre de la tabla o de la consulta a la que desee agregar regstros. Haga clc en el botón stuado en la parte nferor zquerda de la ventana del objeto para crear un nuevo regstro. Tambén puede hacer clc en el botón Nuevo del grupo Regstros de la pestaña INI- CIO. En cada campo del regstro, ntroduzca los datos que desee o seleccónelos a través de la lsta de opcones o del selector de fecha ( Hora. ) s los datos son de tpo Fecha/ En el caso de datos de tpo Datos adjuntos, haga doble clc en el sujetapapeles y, a contnuacón, para agregar el o los archvos adjuntos, haga clc en el botón Agregar. A contnuacón, seleccone los archvos correspondentes y haga clc en el botón Abrr. Los archvos adjuntos aparecerán ahora en el cuadro de dálogo Datos adjuntos. El botón Qutar o la tecla u permten elmnar el archvo selecconado. Haga clc en el botón Aceptar del cuadro de dálogo Datos adjuntos. Para acceder al campo o al regstro sguente, pulse la tecla E o T. Debe respetar el tpo de datos permtdo para el campo y su longtud. Edtons ENI - Reproduccón prohbda 75

2 Access Funcónes báscas Gestón de los datos En una hoja de datos, los símbolos que aparecen a la zquerda de la prmera columna se denomnan selectores de regstro: el lápz ndca que el regstro señalado está modfcándose y que los cambos todavía no se han guardado en el dsco; el astersco representa un nuevo regstro. Introduzca el contendo de cada campo del regstro. S pulsa la tecla k, borrará el contendo del últmo campo completado del regstro actvo. S pulsa de nuevo la tecla k, borrará el contendo de todos los campos completados del regstro actvo. Utlce los sguentes métodos abrevados para nsertar contendo de determnados campos: C : Para nsertar la hora actual. CAO Para nsertar el valor predetermnado para este campo. C ' Para nsertar el valor del msmo campo del regstro anteror. CE Para forzar la línea nueva. La desaparcón del lápz como selector de regstros ndca que los datos se han guardado en el dsco: no deberá efectuar nnguna operacón para guardarlos. S es necesaro, cerre la hoja de datos hacendo clc en el botón de su ventana. Introducr regstros a través de un formularo En el panel de navegacón, haga doble clc en el nombre del formularo a partr del cual desea ntroducr los regstros. Aparecerá el formularo con un regstro vsble en la pantalla. La vsta de presentacón selecconada es la vsta Formularo, y a través de esta vsta se realzará la ntroduccón de los regstros. Haga clc en el botón que aparece en la parte nferor zquerda de la ventana del formularo o en el botón Nuevo del grupo Regstros (pestaña INICIO). Aparecerá un formularo en blanco en la pantalla. 76

3 Regstros Para cada campo del regstro, ntroduzca la nformacón deseada o seleccónela a través de la lsta de opcones o con el selector de fecha ( Fecha/Hora. ) s la nformacón es de tpo En el caso de datos de tpo Datos adjuntos, haga doble clc en el campo y, para agregar el o los archvos adjuntos, haga clc en el botón Agregar. A contnuacón, seleccone los archvos deseados y haga clc en el botón Abrr. Los archvos adjuntos aparecerán ahora en el cuadro de dálogo Datos adjuntos. El botón Qutar de este cuadro de dálogo (o la tecla u) permte elmnar el archvo selecconado. Haga clc en el botón Aceptar del cuadro de dálogo Datos adjuntos. Para acceder al campo o regstro sguente, pulse la tecla E o la tecla T. Debe respetar el tpo de datos permtdo para el campo y su longtud. En un formularo, el lápz vsble en el Selector de regstro ndca que el regstro se está modfcando y que las modfcacones todavía no se han guardado en el dsco. Introduzca el contendo de cada campo del regstro. S pulsa la tecla k, borrará el contendo del últmo campo completado del regstro actvo. S pulsa de nuevo la tecla k, borrará el contendo de todos los campos completados del regstro actvo. Al gual que para la ntroduccón de regstros en la hoja de datos, puede utlzar métodos abrevados para nsertar contendo en campos específcos (véase Introducr regstros en la hoja de datos). Edtons ENI - Reproduccón prohbda 77

4 Access Funcónes báscas Gestón de los datos La desaparcón del lápz en el Selector de regstro ndca que los datos se han guardado en el dsco, por lo que no será necesaro realzar nnguna operacón para guardarlos. S es necesaro, cerre el formularo. Introducr dferentes tpos de datos Al ntroducr datos, debe respetar el tpo de datos permtdo para el campo, su longtud y las sguentes reglas: - Cuando ntroduzca un número con decmales, utlce el separador decmal defndo en el Panel de control de Wndows (generalmente, la coma o el punto). - Cuando ntroduzca un campo de tpo Moneda, escrba el valor del campo sn nnguna presentacón (no escrba el separador de mles, n el símbolo de la moneda). - Cuando ntroduzca una fecha o una hora, utlce el formato defndo en el Panel de control de Wndows o el selector de fecha. - Cuando ntroduzca un campo de tpo Texto largo, puede utlzar las teclas m2 para vsualzar el texto completo, ndependentemente del tamaño del campo reservado para los datos. - Un campo de tpo Autonumeracón no debe completarse, ya que Access aumenta automátcamente el número correspondente. - Cuando ntroduzca un campo de tpo Sí/No, actve o desactve la caslla s el campo aparece en forma de caslla de verfcacón (opcón predetermnada). De lo contraro, ntroduzca el texto sí o no. La tecla O tambén permte actvar o desactvar una caslla de verfcacón. - El contendo de un campo de tpo Objeto OLE no puede completarse a través del teclado, ya que se corresponde con un objeto que se debe nsertar en la base de datos. - Una dreccón de hpervínculo puede nclur 3 elementos separados por un símbolo #: texto#dreccón#subdreccón; el prmer elemento es optatvo: corresponde a un texto mostrado en el campo o control; el segundo elemento corresponde a una dreccón URL completa o a una ruta UNC de un documento; el elemento subdreccón corresponde a una ubcacón en el archvo o en la págna (por ejemplo, una referenca en un documento Word o un número de dapostva de una presentacón PowerPont). Este tpo de campo tambén puede completarse a través del cuadro de dálogo Insertar hpervínculo (C K). 78

5 Regstros Utlzar la Autocorreccón Access dspone de la funcón Autocorreccón que le permte, en la vsta Hoja de datos o Formularo, corregr automátcamente las faltas de ortografía habtuales mentras escrbe y susttur las abrevaturas por texto más largo. Actvar/desactvar la Autocorreccón Haga clc en la pestaña ARCHIVO y, a contnuacón, seleccone Opcones. Seleccone la categoría Revsón y haga clc en el botón Opcones de Autocorreccón de la seccón Opcones de Autocorreccón. Actve o desactve, según desee, las cuatro opcones que preceden a la opcón Reemplazar texto mentras escrbe. Actve o desactve la opcón Reemplazar texto mentras escrbe en funcón de s desea efectuar o no la correccón y la susttucón automátca de texto mentras escrbe. Esta opcón está actvada de forma predetermnada. Haga clc dos veces en el botón Aceptar. m El botón Excepcones del cuadro de dálogo Autocorreccón (pestaña ARCHIVO - Opcones - categoría Revsón - botón Opcones de Autocorreccón) permte defnr las excepcones de las opcones de escrbr texto en mayúscula. Defnr las autocorreccones De forma predetermnada, Access dspone de una lsta consderable de autocorreccones. Puede agregar otras autocorreccones a esta lsta, que se convertrán en palabras o abrevaturas que Access sustturá mentras escrbe. Haga clc en la pestaña ARCHIVO y, a contnuacón, seleccone el botón Opcones. Seleccone la categoría Revsón y haga clc en el botón Opcones de Autocorreccón de la seccón Opcones de Autocorreccón. Actve, s es necesaro, la opcón Reemplazar texto mentras escrbe. Introduzca la palabra con la falta de ortografía o la abrevatura en la seccón Reemplazar. Introduzca la palabra sn faltas de ortografía en la seccón Con. Edtons ENI - Reproduccón prohbda 79

6 Access Funcónes báscas Gestón de los datos Haga clc en el botón Agregar. Repta este procedmento para nsertar sus faltas de ortografía habtuales. Para elmnar una autocorreccón, seleccónela en la lsta y, a contnuacón, haga clc en el botón Elmnar. Haga clc dos veces en el botón Aceptar. Utlzar el botón Autocorreccón A cada palabra corregda mentras escrbe, Access le asoca el botón de la opcón Autocorreccón que le permte ntervenr en dcha correccón s es necesaro. Asegúrese de que la opcón Mostrar los botones de las opcones de Autocorreccón del cuadro de dálogo Autocorreccón (pestaña ARCHIVO - botón Opcones - categoría Revsón - botón Opcones de Autocorreccón) esté actvada. Esta opcón está actvada de forma predetermnada. En la vsta Hoja de datos o Formularo, haga clc en el botón asocado a la palabra corregda. 80