MANUAL DE USUARIO. Filosofía de Open Mind Systems

Transcripción

1 MANUAL DE USUARIO Filsfía de Open Mind Systems

2 Guión general Este dcument cnsta de ds partes diferenciadas. La primera prprcina un marc teóricpráctic tendente a facilitar el éxit a través de una herramienta específica. La segunda es un manual de usuari de esta herramienta, que permite reslver dudas técnicas a nivel general. Primera parte: 1. General 1.1 Intrducción 1.2 Definición adecuada de empresa 1.3 Tips de empresa 1.4 Funcines/Departaments de una empresa 2. Filsfía Open Mind Systems 3. Prblemas genérics de una empresa 3.1 Análisis financier 3.2 Análisis empresarial 4. Slución prpuesta: cóm gestinar tu empresa 5. CASO DE ÉXITO: De Innva a CreatiVeSLutiNs. 5.1 Origen 5.2 Prblemas y slucines a l larg del tiemp: Análisis financier y empresarial 5.3 Radigrafía actual 5.4 Empresa Qué sms, cm sms, que hacems? 5.5 Crpración Quienes sms 5.6 Departaments Segunda parte: 1. Manual de usuari 0. Primers pass: F.A.Q. s 1. Pestaña de MENSAJES 2. Pestaña de PORTAL 3. Pestaña de VENTAS 2

3 4. Pestaña de PROYECTOS 5. Pestaña de CONTABILIDAD 6. Pestaña de COMPRAS 7. Pestaña de ALMACEN 8. Pestaña de MARKETING 9. Pestaña de RECURSOS HUMANOS 10. Pestaña de CONOCIMIENTO 11. Pestaña de HERRAMIENTAS 12. Pestaña de INFORMES 13. Pestaña de CONFIGURACIÓN 3

4 Primera parte: La Base de nuestrs Sistemas sn las capacidades para su negci Open Mind Systems 4

5 1. General. 1.1 Intrducción. Si estás leyend este fllet quizás sea prque planeas darle un gir radical a tu empresa y rerganizarla desde cer, al mens mdificar aquellas rutinas que sn perjudiciales para la misma. El bjetiv es mejrar tu empresa para generar más beneficis, reducir gasts, buscar la excelencia y la máxima eficiencia, mantener satisfechs a tus clientes y prveedres, y alcanzar éxit empresarial. L que pretendems n es venderte un prduct, sin ayudarte a que encarriles tu negci y puedas llevarl más allá de dnde has llegad. Mstrarte el camin adecuad para facilitarte la cnsecución del bjetiv final. Si pr algún mtiv ntas que tu empresa decae, léete esta guía prque vams a intentar enseñarte cóm debe cnstituirse una empresa, que funcines ha de tener, de cuants departaments ha de cnstar y cm gestinarla para que se cnvierta en un cas de éxit. Se quiere hacer de la frma más amena psible, prescindiend de términs cmplejs y difíciles de entender, per plasmand nuestras ideas de cóm favrecer el éxit empresarial. Empecems! 5

6 1.2 Definición adecuada de empresa Se define cm Grup scial en el que, a través de la administración del capital y el trabaj, se prducen bienes y/ servicis tendentes a la satisfacción de las necesidades de una cmunidad. Definir el tip de empresa que tienes es el primer pas de un asesramient íntegr y fiable. Partiend del cncept general de empresa es necesari precisar qué tip de empresa es la cnsiderada, atendiend a varis criteris. Una premisa muy imprtante: El bjetiv principal de una empresa debe ser ganar diner (ser ecnómicamente sstenible y rentable), y n ayudar sentirse realizad, ya que estas sn cnsecuencias de la cnquista del bjetiv principal, que nunca debems perder de vista. 6

7 1.3 Tips de empresa Existen multitud de clasificacines. Ls principales criteris de clasificación sn Empresas: - Según la actividad (Primaria, Secundaria y Terciaria) - Según el tamañ (Grande y Pymes y Micrempresas) - Según la prpiedad del capital (Privada, Pública, a veces también Mixta) - Según la frma jurídica (Unipersnal, Clectiva, Crprativa, Cmanditarias, S.L., S.A) Otrs criteris de clasificación pueden ser: - Empresas según el ámbit de Actividad (Lcal, Reginal, Nacinal, Multinacinal) - Empresas según destin de beneficis (Cn ánim de lucr, Sin ánim de lucr) Es primrdial saber a que sectr te dedicas, si fabricarás n, el tamañ inicial y a larg plaz de tu empresa, el ámbit de actuación y trs parámetrs semejantes que, determinan a grandes rasgs cm debes enfcar tu negci. Este últim punt implica hablar de términs cm gelcalización, multisede, mvilidad de persnal que definen el camin a seguir para favrecer el éxit empresarial. 7

8 1.4 Funcines - Departaments de una empresa Ests sn alguns de ls departaments básics que frman una empresa y sus funcines básicas. Rdearte de un equip en el que delegar las tareas es una de las bases del éxit. Directr - Gerente Directr de una empresa, representa a la sciedad frente a tercers, recurss y evalúa el cumplimient de las funcines. crdina tds ls Cmpras Adquiere insums (materiales y suministrs) indispensables para la prducción de bienes y servicis y prprcina la seguridad de que ls adquiere en el mment debid, cn la cantidad y calidad requerida y aun preci adecuad, sin rturas de stck. Recurss humans Valrar el capital human y la imagen crprativa, cntrlar el presupuest, reslución de cnflicts, búsqueda de persnal cmpetente para cumplir cn ls requisits de las vacantes, facilitar la frmación y asegurar un cntrl del gast. Prducción Diseñar el prduct, planear y cntrlar la prducción, elegir el sistema de prducción (pr ltes, pedid, cntinua ), fabricar el prduct y cntrlar la calidad. Cntrl de gestión Supervisa y vigila que tds ls departaments cumplan sus bjetivs, reprtand a la dirección general. Marketing Clabra cn el Cmercial para cnseguir más ventas y atender mejr a ls clientes. Cmunicación Crear en una primera fase un víncul emcinal cn el cliente final cn el bjetiv de allanar a Marketing a Ventas el camin. Cmercial - Ventas Cnsigue vender ls bjetivs de ventas planteads para que la empresa cnsiga una rentabilidad, atendiend y fidelizand a ls clientes. 8

9 Administración Cntabiliza las facturas emitidas y recibidas, cbra a ls clientes, paga a ls prveedres y plantilla, y liquida ls impuests en las fechas crrespndientes. Finanzas Obtener financiamient (intern y/ extern), frmular presupuests, determinar csts, realizar peracines, determinar quienes btendrán crédits, cbrar, facturar, manejar efectiv y archivar. Diseñar adecuadamente la estructura de tu empresa te permite dividir el trabaj, delegar (cn tds ls pass que implica) de frma eficiente y ahrrar recurss, ptimizand tus prcess para minimizar el cste final de tus prcess. Una definición previa de ls departaments que necesitas y elegir a las persnas idóneas para cada un de ells es vital. 9

10 2.- Filsfía Open Mind Systems Open Mind Systems tiene una filsfía un tant peculiar. Quién decide crear una empresa y dedicarse plenamente a ella l hace principalmente cn la intención de btener beneficis, per suele currir que las persnas que se arriesgan a abrir un negci carecen de ls cncimients previs para que la empresa llegue a funcinar, se cnslide y prgrese. Nuestr mdel esta inspirad en la tería de Abraham Maslw. La pirámide de necesidades para la mtivación ns prprcina la clave para detectar las necesidades de una empresa y mtivarla para acelerar este cambi. La idea básica de esta jerarquía es que las necesidades más altas cupan nuestra atención cuand se han satisfech las necesidades inferires. Las fuerzas de crecimient y madurez dan la pauta al mvimient ascendente sin dejar las necesidades básicas. En ls primers escalnes están las necesidades de déficit de hacer y en ls superires necesidades de Ser. Las necesidades de ser sn una fuerza que las persnas aspiran y necesitan. El prpósit es prprcinar las necesidades básicas a la empresa cn herramientas de BIZ360, y empujar a la rganización a las necesidades superires de ser. Pretendems asesrar a empresas nuevas, en vías de implantación estancadas, a cnseguir el bjetiv de ptimización de su puesta en funcinamient y mejra de su actividad y rendimient. El Directr Ejecutiv de nuestra empresa ns hiz llegar esta carta y recge muy bien, l que querems transmitir a cada una de las empresas que creen que Open Mind Systems pueda ayudarla. 10

11 Cuand las csas se pnen feas, ls durs se pnen en marcha. Ests sn tiemps de valientes, ambiciss, Innvadres y persnas creativas, tiemps para las persnas que desean cambiar. Ests sn tiemps para gente emprendedra y empresarial! Ser emprendedr es, para Open Mind Systems, una actitud necesaria en un negci, y hy en día es un gran privilegi. Después de tda nuestra experiencia en el mund de ls negcis tenems la cnclusión de que hay cuatr cncepts muy imprtantes: N se trata de reinventar la rueda, sin que se trata de saber cóm utilizarla y descubrir cóm agregar valr a la misma. Dedícate a añadir valr a la rueda. Céntrate en tu negci. Haz l que mejr sabes hacer, y hazl cada vez mejr. Cnce tus cstes. Est te ayudará a tmar mejres decisines. Asegura tu margen de benefici. Ahí está tu libertad! Cn ests 4 cncepts cm pilares fundamentales para la creación de negci, Open Mind Systems basa tda su estrategia y esfuerz en dtar a ls empresaris emprendedres de herramientas que mejrarán la Eficiencia de su Negci en tds ls niveles. Est es l que nstrs llamams Glbal Business Efficiency. Parfait Atchadé Directr Ejecutiv y Sci Fundadr 11

12 3. Prblemas genérics de una empresa Si tu empresa es una de las muchas empresas que actualmente está sufriend ls efects de la crisis es ttalmente segur que necesitas ayuda para pder sacarla adelante. Aquí es dnde entrams nstrs, Open Mind Systems, freciéndte una slución que cnsiderams a día de hy necesaria para pder ptimizar tu gestión. A cntinuación se expresan prblemas derivads del análisis de una empresa genérica. Habland de una PYME (puede ser una start-up n, per partims de una start-up para n cmplicar demasiad el discurs. Ya que n querems que se trate de unas terías sin de elements de slucines) de ds a 5 persnas, cm máxim, cn una cartera de clientes y prveedres, un listad de prducts y una idea empresarial que, en principi, pdría tener éxit. El equip está liderad pr una persna emprendedra, ambicisa y cn mucha capacidad de trabaj. Durante el añ 2011 el negci ha caíd pr la crisis y buscams slucines cm ampliar el mercad y aumentar las ventas para seguir a flte. Durante el añ 2012, se ha llevad a cab un asesramient pr parte de OMS que la recnduce a la senda del éxit. Primer hablarems de la situación financiera de la empresa a través del estudi de su balance. En segund lugar hablarems de aquells prblemas que n dependen del cicl ecnómic sin del enfque empresarial. 12

13 3.1 Análisis financier N ns centrarems en el análisis financier pur y dur. Per si se debe resaltar que un análisis financier permite ver claramente dónde pdría estar el prblema prblemas ptenciales. Es cm hacer un análisis de sangre, una radigrafía, para saber el psible alcance de una prblemática que afecta a la cmpañía. Para ells existe un gran númer de indicadres y raznes financieras que permiten realizar un cmplet y exhaustiv análisis de una empresa. Muchs de ests indicadres n sn de mayr utilidad aplicads de frma individual aislada, pr l que es precis recurrir a varis de ells cn el fin de hacer un estudi cmplet que cubra tds ls aspects y elements que cnfrman la realidad financiera de tda empresa. El análisis financier es el que permite que la cntabilidad sea útil a la hra de tmar las decisines, puest que la cntabilidad si n es interpretada, simplemente n dice nada, y mens para un directiv que pc cnce de cntabilidad, lueg el análisis financier es imprescindible para que la cntabilidad cumpla cn el bjetiv más imprtante para la que fue ideada que cual fue el de servir de base para la tma de decisines. Ciert es, que después de realizar dich análisis se llega a la cnclusión de que la empresa tenía muchas, muchísimas csas buenas y muy pcas, pquísimas csas malas. Per estas pcas csas malas eran, a su vez, muy críticas. Hacía falta tmar decisines y aquí entra el asesramient pr parte de Open Mind Systems. 13

14 3.2 Análisis empresarial La pregunta que debería hacerse td empresari es: El únic prblema es la crisis? N hay nada que pueda hacer y para ptimizar mi negci? L ciert es que la crisis ns afecta a tds per uns cierran y trs n, lueg hay algún parámetr ajen a la crisis que también cntribuye a que tu empresa se hunda, se mantenga prgrese. Se expnen a cntinuación algunas situacines reales genéricas derivadas de ideas precncebidas erróneas que se traducen en pérdidas para la empresa y que dependen exclusivamente de la empresa y n del cicl ecnómic. Primer cmentarems algunas deficiencias típicas para alguns de ls rles imprtantes de una empresa. Seguidamente hablarems de prblemas genérics de empresa y trabajadr. Necesidad pr rles de una empresa genérica: Directr Cmercial y de Ventas El hech de n tener un histrial de venta accesible y cn infrmación real y cntrastada (tant de cierre cn éxit cm sin éxit). Aprvechams para recrdar que ls cierres sin éxit, sn tan imprtantes cm ls cierres cn éxit para una empresa, ya que serían ls primers a analizar. El cliente fiel ya es tuy y sl hay que cuidarl, per el cliente insatisfech te puede mstrar tus deficiencias, y est es l que te permitirá aumentar el nivel de fidelización y el númer de clientes. El hech de que existan prblemas de clabración interdepartamental que impiden la crrecta cmunicación y la unicidad de infrmación que permitiría cnseguir más ventas y atender mejr a ls clientes. Este últim puede llevar a n puede tener una relación fluida cn ls clientes y ls prveedres pr falta de una herramienta móvil, rápida y segura. El hech de n dispner de ninguna herramienta para realizar un seguimient (clientes, prveedres, vendedres, intermediaris, resellers ) para cncer sus necesidades. El hech de n dispner de infrmación real, sin duplicidades, actualizada y accesible de, al mens, el departament de ventas para tmar decisines y realizar la supervisión y seguimient de las gestines y gasts cmerciales puede ser prejudicial. El hech de n pder realizar una crrecta selección del persnal de su departament, ni realizar una frmación asciada y un caching psterir también puede ser un element a tener en cuenta. Td est puede enmascarar el prblema de n pder realizar una tarea de mtivación del persnal a su carg a través de la cntinua cmunicación, seguimient y feed-back adecuads. 14

15 También est puede llevar a n pder definir diferentes equips de ventas (para distints prducts, pr ejempl), asignar recurss a ls misms ni permitir el escalad, adecuación, adaptación, mensuración, graduación de ls diferentes cass mientras se tiene acces a un infrme cmplet y actualizad. El directr de ventas necesita una herramienta que le permita pder cntrlar y supervisar a su persnal, las peracines que se están realizand en el mment, y trs parámetrs de frma rápida y práctica. Esta herramienta le permite asegurar la transparencia del cmercial bviand el riesg de que la cartera de clientes sea prpiedad del cmercial y n de la empresa. Directr Ejecutiv N pder tmar decisines para asentar la estrategia e implementar medidas crrectras que le permitan velar pr el cumplimient de ls bjetivs, prque n dispne de: Infrmación real, sin duplicidades, actualizada y accesible de la empresa a nivel glbal de pryects. Una crrecta segmentación del trabaj (pryect) en departaments crrectamente crdinads e intercnectads. N pder crdinar a ls diferentes equips (recurss humans, técnics y financiers) de frma crrecta para la cnsecución de bjetivs. Se necesita una platafrma cmún de cmunicación que trabaje a tiemp real: un ERP ( Enterprise Resurce Planning ). N pder delegar prque n sabe n dispne de herramientas para definir un pryect, planificarl, encntrar a las persnas adecuadas para cada tarea, definir plazs y métds de supervisión. El Directr Ejecutiv necesita ls semáfrs para tmar decisines. Y dedicar su mente despejada y vivaz para centrarse únicamente en la misión y la visión de su empresa (l que slems llamar la ft finish de la empresa). El Directr Ejecutiv es el respnsable final del desempeñ, accines y eficiencia de la empresa ya que tiene la perspectiva glbal de la misma. Hay que recrdar que él es el capitán del barc, sin capitán vams a la deriva y cn él capitán sin brújula, navegams pr instint y pr impuls. Y hy en día Internet es este céan Índic, Atlántic, Pacific que desafió y desafía a muchs capitanes Directr de Prducción N pder realizar un cntrl y supervisión del plan y del prces de prducción (detalles administrativs, técnics y ecnómics) en tiemp real. Est impide presentar slucines a ls prblemas que surgen cn la mayr celeridad psible mediante la elabración de estrategias 15

16 en esta área, la rápida tma de decisines y la planificación de ls prcess que se requieren para la prducción. N pder aplicar la filsfía de pryects prpis externs que puedan ser clabrativs cn el cliente. El sistema de prducción elegid n puede implementarse pr falta de herramientas cmpetentes de gestión. N pder trasladar ls estándares de calidad requerids al prduct, mermand la calidad del mism. N estar crdinad cn trs departaments, cm pr ejempl el departament de cmpras (para psible falta de suministrs de materiales, servicis ), el departament de RRHH (a nivel de cntratación de persnal y cuching) el departament de ventas (para psibles cambis del prduct). El Directr de Prducción necesita pder tmar decisines en función de la retralimentación cnstante respect del trabaj en tiemp real de la empresa. Trabajar pr pryects y delegar de frma adecuada favrecen su tarea. La supervisión de tdas las líneas de prducción de la empresa, incluyend el prduct, el persnal, la maquinaria, y las relacines cn ls demás departaments se favrece y se simplifica cn el us de un ERP. Directr de Marketing N pder realizar un análisis DAFO (análisis de Debilidades, Amenazas, Frtalezas y Oprtunidades) de la cmpañía pr n dispner de infrmación real actualizada, cnfiable y accesible de la prpia cmpañía. Est implica cncer a la cmpetencia y sus prducts, así cm la situación de nuestra empresa. N pder implementar una campaña de marketing útil que le permita crear una ventaja cmpetitiva duradera. La gestión de las campañas de marketing debe ser sencilla y autmatizada en su mayr parte. Requiere cmprender la estructura ecnómica del sectr para identificar ls segments existentes en el mercad y así diseñar una estrategia y una campaña de marketing que mejr se adapta a la empresa de cara al mercad bjetiv final previamente identificad. El directr de marketing necesita tener un cntrl férre de ls prducts, y un cncimient exhaustiv del persnal de ventas y de ls clientes y sus reaccines ante nuestrs prducts. También es interesante la psibilidad de implementar y dirigir las campañas de marketing (en función de la infrmación histórica de la empresa y la aceptación de sus prducts entre ls clientes), así cm pder desarrllar estrategias de marketing para cada un de ls prducts utilizand las variables del marketing mix (prduct, preci, distribución y publicidad). 16

17 Directr de Cmpras y Lgística N pder establecer prcess autmatizads de accines de cmpra en función de las necesidades de cada mment y las existencias. La ausencia de una buena crdinación cn ls diferentes departaments cnllevará que n se pueda suplir en tiemp real cualquier carencia de materiales y suministrs en cualquier punt de la empresa, generand retards y cstes extra. N pder mantener ls cntacts prtuns cn ls prveedres para analizar las características de ls prducts, calidades, cndicines de servici, preci y pag. Tampc puede tener una lista de prveedres alternativs para cada un de ls prducts que se adquieren y que sn necesaris para generar nuestr prduct. El hech de perder much tiemp en el cambi de frmat de td tip de infrmación y dcuments para trámites de cualquier índle. El gerente de cmpras debe tener acces de una frma rápida y segura a gran parte de la infrmación de la empresa para desarrllar su labr cn eficacia. Un gestr de infrmación les facilita la tarea y ls cnvierte en imprescindibles para la empresa. También es muy útil la autmatización de pedids de abastecimient en función de las necesidades futuras de la empresa y el stck actual. Directr Financier N dispner de una herramienta que le permita de frma directa (ya tiene la infrmación intrducida) frmular presupuests, determinar csts, realizar peracines, asients, balances, determinar quienes btendrán crédits, cbrar, facturar, manejar efectiv y archivar. N dispner de una herramienta de infrmes analítics aplicable a la infrmación de la empresa en tiemp real. N tener una base de dats unificada cn dats fidedigns y actualizads que les permita realizar de frma eficiente la cntabilidad, el acces a las facturas emitidas y recibidas, el cbr a ls clientes, el pag a ls prveedres y plantilla, y liquidar ls impuests en las fechas crrespndientes. N dispner de un sistema eficiente de gestión de pags y cbrs, que fluya cn la cntabilidad a nivel de aplicación, y que actualice de frma autmática el balance de situación glbal de la empresa. N dispner de tiemp para btener financiamient (intern y/ extern) puede cnllevar a la perdida de tiemp en recpilar y generar infrmación. La existencia de alguna isla de infrmación que impide ver la realidad ttal. 17

18 El Directr Financier necesita pder supervisar y gestinar ls asunts ecnómic-financiers de la empresa. Dispner de un mdul de cntabilidad integrad en el gestr le ahrra tiemp, y más si este módul realiza de frma directa facturas estandarizadas, asients cntables Prblemas genérics de empresa y trabajadr Las empresas fracasan tds ls días pr una suma de pequeñs errres que se traducen en la escasa ptimización de sus prcess. Entre ls errres más cmunes pdems resaltar sn: 1. El SUPERHOMBRE: Nadie es cmpletamente autsuficiente ni puede pretender abarcarl td. Hay que saber dividir para vencer. L imprtante es saber cual es tu meta y rdearte de ls medis (humans, materiales ) necesaris para llevarl a cab. El éxit de un buen líder u hmbre de negci es saber claramente su límite para dtarse de un buen equip que le cmplete. Y pr l tant, él también mejraría su equip. i. Hay que tener departaments y rdearte de un equip especialista en cada sección. Es imprtante n elegir persnal sin antes capacitarl y cncer más sbre ells y sus rets. ii. Hay que saber dividir el trabaj y tener la pción y capacidad de delegarl. 2. N trabajar pr pryects i. Al cliente le interesa el resultad final de la actividad glbal de la empresa y n el resultad de ls trabajs realizads pr cada un de ls departaments. Pr este mtiv, es necesari adptar una nueva visión del funcinamient de la empresa, mas rientada hacia el cliente y hacia el resultad glbal: visión pr prcess pryects. Est implica una visión hrizntal del funcinamient de la empresa, dnde las unidades rganizativas (departaments) pasan a ser cnsideradas cm eslabnes de una cadena de prestación de servicis, centrándse la empresa en el cliente y n en ella misma. ii. Al separar en departaments, cada un de ells se centra en la tarea que tiene asignada y pierde la visión glbal de las actividades de la rganización. La separación entre las distintas funcines puede dificultar la cmunicación interdepartamental y el fluj de actividades que se desarrllan a nivel glbal en pr la empresa. De ahí la imprtancia de trabajar pr pryects y cn un gestr de cncimient. 3. N dispner de un gestr de infrmación y cncimient centralizad, integral y fiable. Recrdams rápidamente algunas ventajas de su us para n cansar al lectr cn sól ls prblemas: i. Infrmación centralizada; unicidad, fiabilidad e integridad de dats a ls que accede cada departament. 18

19 ii. Sin redundancia ni pérdida de dats. Evita islas de infrmación n cnectables. iii. Cnexión, gestión y crdinación inter/intra departamental. Acelera la cmunicación en tds ls ámbits. iv. Prprcina una visión integrada en tiemp real de tds ls prcess de la empresa, permitiend el seguimient, la supervisión y la gestión in-situ a partir de dats actualizads al instante cn cuadrs de mands persnalizads. v. Las persnas se dedican a l que realmente saben hacer mientras el gestr trabaja al servici de tds ells cm una máquina bien engrasada. vi. En definitiva, l que imprta a ls Directr Ejecutiv y Directr Financier n es la tecnlgía que se usa, sin cm esta puede influir en cnseguir mayr agilidad, eficiencia y mejres resultads ecnómics. vii. En Open Mind Systems pensams que la gestión glbal e integral de una empresa requiere un gestr de Cstes, un gestr de Ventas y Marketing, un gestr de RRHH, un gestr de Prductividad y un gestr estratégic Administrativ. 4. Pr el hech de desaprvechar el ptencial de pder hacer negcis en cualquier lugar, en cualquier mment y de cualquier frma, y si y sl si cuand, dnde y en la medida en que tú seas capaz de crear las cndicines para que curran. Pr es hay que trabajar cn herramientas que ns aseguran: i. Seguridad, mvilidad y rapidez. ii. Herramienta glbal slvente para tds ls cass. b. Pr n tener un cntact real y una cmunicación cntinua y fluida empresa/cliente/prveedr. i. Recrdarse de que sin clientes n hay negci. Fidelizar clientes es cuestión de atinar y satisfacer sus necesidades. ii. N lvidar nunca que nadie es autsuficiente y la interdependencia cn tras empresas hay que tenerlas claras y resueltas en td mment se traducirá en prblemas. c. N tmar decisines en tiemp real cn infrmación verídica y actualizada de la empresa. i. A partir de indicadres y semáfrs ii. Dispner de esta infrmación permite elabrar y valrar la estrategia e implantar medidas crrectras 19

20 Decisines Nivel Jerárquic del decisr Períd Tempral Parte de la rganización afectada Grad de Repetición Estratégicas Alta Dirección Larg Tácticas Nivel Intermedi Medi Operativas Unidades Crt Tda la rganización Áreas funcinales Unidades perativas Muy baj nul Medi Muy alt d. desaprvechar que la tecnlgía ns ayude cn las perativas mecánicas. i. Se trata de utilizar la tecnlgía para rganizar, autmatizar, sincrnizar ls prcess de negci y centralizar la infrmación, per l realmente imprtante es que ls alts mands y la parte administrativa y gerencia aprten ideas y metas, las cuales sirvan de mtivación y exigencias para btener, al final, resultads favrables bjetivamente medibles. ii. La herramienta facilita la labr en tds ls sentids, per n trabaja pr ti. HAY QUE CAMBIAR LA NUMERACIÓN EN EL PUNTO 4 DE LA PAGINA ANTERIOR, YA QUE EMPIEZA POR LA LETRA B EN VEZ DE POR LA A 20

21 4. Slución prpuesta: cóm gestinar tu empresa Desde Open Mind Systems creems tener la herramienta adecuada para favrecer el éxit de cualquier empresa que esté dispuesta a realizar cambis estructurales y de filsfía. El empresari debe dtarse de habilidades rganizativas, de planificación, y cntrl de ls prcess para facilitar la labr de ls integrantes del equip. Un gran líder cn visión per sin prcess, puede hacer que su equip se desmtive ante el desrden y la descrdinación. Hay que integrar en la gestión empresarial ests 10 cncepts: 1. N hay Negci sin clientes El cliente es la fuente de ingres de cualquier empresa. 2. Cada cliente tiene un cste Ests cstes pueden depender de muchs factres (tamañ, ubicación ) y puede ser variable en el tiemp (un clientes puede salirns hy muy car per rentable mañana). 3. Cncer el cste del prduct/servici que frece 4. Delimitar e intercnectar sus prcess 5. Cmprender la cadena de valr Entendems pr valr la cantidad que l clientes están dispuests a pagar pr l que la empresa les prprcina y la cadena de valr es la secuencia de actividades que generan valr para el cliente final. Léase filsfía Lean. La cadena de valr es el bjet de análisis para detectar las necesidades del cnsumidr final. 6. Tener clar su margen Cn ls punts anterires se puede cncer este margen, a partir del cste del servici/prduct y cliente, y del preci de venta 7. Valrar adecuadamente el pder de la infrmación, pr l tant la imprtancia de un gestr de cncimient Tda la infrmación debe de ser centralizada y tener tds ls departaments intercnectads. Debe haber un histrial asciad y accesible que n se pueda mdificar. 8. Pder tmar decisines cn base en la infrmación real de la empresa en cualquier mment. Cn herramientas de tma de decisines e infrmes actualizads en tiemp real. 9. Tener la capacidad de delegar y asentar su estrategia en decisines cmplementadas en infrmes y semáfrs. Defina departaments, asigne recurss y supervise en tiemp real. 21

22 10. Llevar a su equip a hacer l mejr que sabe hacer y dejar que la máquina trabaje para ell. Una vez que un Directr, Líder Mand Intermedi integre en su perativa ests 10 cncepts entnces, Open Mind Systems le será útil, y cnseguirá ptimizar su Negci (Enhance yur Business). Si tienes la empresa rganizada en departaments, RRHH se habrá encargad de cntratar a gente cualificada para que puedas delegar tareas en ells, pudiend cncentrarte en niveles superires de la empresa. El prces de delegación tiene las siguientes fases: a) Definir el trabaj. b) Planificar. c) Asignar la tarea a la persna adecuada. d) Cmunicar a cada integrante cual es la imagen del trabaj una vez acabad. e) Establecer un plaz. f) Cmunicar ls medis que tendrá para realizar el trabaj. g) Establecer un prcedimient de supervisión. En Open Mind Systems te prpnems la que es una de las mejres slucines que hay actualmente para la gestión de tu negci, te presentams BIZ360, una herramienta que te permite, desde cualquier siti del mund cn acces a Internet, gestinar ttal e íntegramente tu negci a través de cualquier platafrma de acces (Pc, móvil, tablet ). 22

23 BIZ360 es l que llamams una herramienta de negci ERP, planificación de recurss empresariales (en inglés, Enterprise Resurce Planning), y viene a ser un gestr de cncimient especialmente diseñad para la parcela labral empresarial, dnde se integran tds ls prcess relevantes de una empresa a través de la integración de la infrmación de ls distints departaments y áreas funcinales, l que facilita la gestión integral de tds ls recurss de la empresa. Entre ls bjetivs pdems destacar: Optimización de recurss empresariales desde un sistema integral (tds ls departaments de una empresa están relacinads), mdular, escalable (dimensinable y graduable) y adaptable que trabaja cn una base de dats centralizada. Ejempl Integral: El cliente de una cmpañía hace un pedid. Autmáticamente se desencadena un prces de prducción, cntrl de inventaris, planificación de distribución de prduct, cbranza, mvimients cntables. Si la empresa n usa un E.R.P. necesitará varis prgramas que cntrlen tds ls prcess, cn la desventaja de n estar integrads (infrmación duplicada, incmpatibilidad de frmats entre prgramas, aument del margen de cntaminación de la infrmación (capturas de pantalla ) riginándse un escenari prpici para malversacines (islas de infrmación). Cn un ERP, el peradr prcesa el pedid y el sistema ERP se encarga de td l demás, cn la infrmación prtegida y n manipulada. Ejempl Mdular: Cada empresa es diferente per tdas están cmpuestas pr departaments interrelacinads pr la infrmación que cmparten y que se genera a partir de sus prcess. Una ventaja técnica y funcinal de la herramienta es que se encuentra dividida en móduls, instalables en función de ls requerimients del cliente. Ejempls: Ventas, Almacén, Cmpras, RRHH Open Mind Systems n necesita ls móduls de gestión de flta y cmidas, pr ejempl. El ser mdular también facilita la integración pr fases, reduciend así el impact glbal sbre la empresa a nivel de reingeniería para adaptar la empresa a la herramienta. Ejempl Adaptable: La idisincrasia de cada empresa es diferente. La particularización se realiza mediante una cnfiguración de la herramienta que permite adaptarl a necesidades cncretas. Una ventaja técnica y funcinal de la herramienta es que se encuentra dividida en móduls, instalables en función de ls requerimients del cliente. Ejempls: Ventas, Almacén, Cmpras, RRHH Open Mind Systems n utiliza el módul de flta y tiene parametrizad el de cntabilidad a su gust. 23

24 Acces a tda la infrmación cmpartida entre tds de frma cnfiable, precisa y prtuna (integridad de dats), de tal manera que ls dats sl se ingresan una vez, y deben ser cnsistentes, cmplets y cmunes para tds (ls departaments). Apyar a ls clientes del negci, cn tiemps rápids de respuesta, eficiente manej de la infrmación. Td est permite la prtuna tma de decisines y disminución de ls csts ttales. Aunque el ERP pueda tener menús mdulares cnfigurables según el rl de cada usuari de la platafrma, es un td (prgrama únic aunque adaptable cn base de dats centralizada). En definitiva es un sistema ttalmente integrad, que racinaliza y crdina autmáticamente ls diferentes flujs de trabaj, que permite cmpartir infrmación de frma directa, mejrand la eficiencia, el seguimient, la previsión y ls niveles de prductividad reduciend cstes y freciend un mejr servici al cliente. Uniend la herramienta y la filsfía ptenciams nuestras psibilidades de éxit. Puest de relieve la imprtancia de dispner de un gestr de cncimient, la necesidad y la psibilidad de delegar, y la cnveniencia de perar desde un cuadr de mands que te permita trabajar pr pryects y dirigir cn indicadres y semáfrs desde cualquier siti y en cualquier mment sin perder tiemp en tareas que n sn prductivas, usted estará en el camin del éxit. 24

25 5. CASO DE ÉXITO: De Innva a CreativeSlutins. Presentams a md de ejempl el cas de una empresa ficticia, aunque cierts dats y decisines que se expnen a cntinuación sn reales. Hablarems desde el asesramient que se realiza a la misma desde Open Mind Systems y harems un recrrid pr la histria de este cas de éxit, ls prblemas que hems id detectand y las slucines que hems id prpniend a la empresa, y esta ha terminad adptand. La idea es que cada empresa se sienta identificada cn la frma de slucinar prblemas: unión de filsfía empresarial y herramientas funcinales que te permitan mejrar tu negci, siend este el hil cnductr de la slución para cualquier empresa, incluida la tuya. En este desarrll se incluyen un análisis financier y un análisis empresarial a) Origen Innva fue una empresa fundada pr Luís Manzan a principis del 2010 junt cn un sci capitalista y empresari cnslidad, Jesús Pinsach. Ls perfiles de ls integrantes de la empresa eran muy diferentes. Pr un lad tenems a Luís, recién licenciad en Ingeniería infrmática, cn un premi dnde se recncía sus grandes cncimients técnics. Pr tr lad está Jesús, empresari de la vieja escuela cn cntacts e iniciativa prpia aunque reticente a cambis en cuant a rganización empresarial. Innva estaba dedicada, en un principi, a frecer td tip de slucines infrmáticas (mantenimient infrmátic, gestión de redes, desarrll sftware específic ) en el camp de las nuevas tecnlgías de la infrmación y cmunicación rientadas a Internet. En tería la empresa estaba destinada a despegar pr la calidad técnica y empresarial del persnal de la empresa y pr la parcela labral que desarrllaban per sl fue así al principi. Qué puede hacer una empresa cuand n alcanza sus metas? Analizar y replantear el negci para mejrarls resultads. El prblema de Innva parecía empezar a ser el de cualquier empresa; falta de clientes y fidelización de ls misms, falta de liquidez e ingress, gasts fijs elevads, dispersión labral, crisis ecnómica mundial, recesión per la cuestión n es quejarse pr l que n depende de un, sin hacer td l psible en el ámbit de tu cmpetencia para mejrar el negci. Una vez analizada la situación inicial de esta empresa, la pregunta que lanzams desde Open Mind Systems es inicialmente la misma: Qué pued hacer y para mejrar mi negci? 25

26 b) Prblemas y slucines a l larg del tiemp Análisis financier y empresarial de newinnva La evlución de una empresa es vital para predecir el desenlace de la misma (éxit fracas). Para pder evlucinar, debems partir de la definición de empresa para, así, pder definir ls requisits de la misma. En el cas de Innva este primer punt n estaba clar. La sstenibilidad de la empresa se había vist cmprmetida en el últim ejercici (Albert Casanva). Innva estaba dividida; sin bjetiv clar, sin parcela labral específica, desbrdada de trabaj pr el ampli abanic al que se dedicaban y a la vez cn falta de pryects futurs. Había intrusism labral entre ambs trabajadres al n estar bien definids ls papeles de cada un, habían infrmación y tareas duplicada que impedían la gestión eficiente de la empresa y pr tra parte habían facetas de la empresa que n se cubrían pr descncimient y/ descrdinación. N había un liderazg clar ni una dirección cncreta. La realidad es sin equip n hay éxit, máxime si n sabes hacia dnde te diriges cn certeza y firmeza. Per est sl se ve desde fuera. Para paliar la precaria situación que se divisaba en el hriznte para el añ 2012, decidiern asesrarse a nivel empresarial y, de esta frma slicitarn ls servicis de nuestra empresa; Open Mind Systems (OMS). En OMS destacams que la primera tarea es definir claramente la empresa. En el cas de Innva hablams de una PYME, en particular de una start-up, y est ya ns indica hacia dnde tenems que ir en el sentid de las necesidades básicas de la empresa. En OMS tenems definidas unas plantillas para rientar y clasificar su negci. Así OMS realiza una tarea de asesramient inicial para cmprbar que tdas tus necesidades iniciales están cubiertas. Pr tra parte el prduct es altamente cnfigurable, l que le permite adaptarse a tus necesidades cambiantes. Una vez tenems definida la tiplgía de empresa, definims ls departaments, el rl asciad, y ls prcedimients de crdinación entre ls misms. Inicialmente eran ds superhmbres sin crdinación. Ambs realizaban tareas de tds ls ámbits (financier, ventas, prducción, rrhh ) de tal frma que había trabaj duplicad y sin hacer a la vez: se perdía much tiemp verificand y crdinand y se bservó que est era pc práctic, así que les acnsejams cambiar el estil de trabaj. De acuerd cn la prpuesta de OMS, Luís cmenzó a cuparse de la parte técnica y una parte de la gerencia, mientras que Jesús cmenzó a cuparse de la parte cmercial, de ventas, de RRHH y una parte de la gerencia. Aún así faltaba much pr depurar pues, pr 26

27 ejempl, ambs hacían facturas, atendían a clientes y est, la duplicidad de tareas, era un errr. Así OMS avaló la cnveniencia de incrprar persnal. Se captarn 2 nuevs trabajadres a mediads de 2012; Carls (perfil técnic, que da apy a las funcines técnicas de Luís) y Salvadr (perfil administrativ), l que permitió ds csas imprtantes: pr un lad se separ la parte administrativa de ls demás rles, asumid desde este mment pr Salvadr y pr tra entra en jueg la psibilidad de delegar, al haber aumentad el persnal cualificad de la empresa. Una vez definids cierts departaments y rles asciads y asignad a una persna (aunque sean varis a la misma persna), la empresa cmienza, cn ayuda de OMS, a saber cuales sn sus punts débiles a crregir. En el cas de Innva fue un aciert la cntratación de Salvadr, ya que la empresa requería una persna que se encargara de recurss humans y gerencia (sbre td financiera) para dejar a ls técnics Luís y Carls cncentrarse en su perfil técnic mientras que Jesús se dedica a la captación de clientes y marketing de la empresa. El mer hech de dispner de un cncentradr de peticines, en este cas Salvadr a nivel empresarial y Jesús a nivel de requisits de cliente, que se cmunique cn la sección técnica permite liberar a esta de cualquier tarea ajena a su perfil (administrativ, financier, relación cn clientes ) y est ptencia la eficiencia de la empresa. Es en este mment (finales 2012) cuand aparece Pepe, un Directr Ejecutiv frmad pr OMS, Pepe aprtaba, entre tras csas, la experiencia de la necesidad del gestr de cncimient, la definición explicita de cmetids para cada área (división de la empresa en departaments cn rles cncrets) y la experiencia labral del desarrll de un prduct de similares características en su antigua empresa GesTar (dnde desarrlló un sftware prpi que pretendía ser un gestr empresarial cmplet). El perfil técnic quedaba cmplementad cn un Directr Ejecutiv cn experiencia y bien frmad, que tenía ls bjetivs clars, sabía cm trasmitirls y delegar tareas en frma de pryects supervisads. La sinergia prvca, llegad el mment, beneficis para tds. Las ventajas de un gestr de cncimient glbal se ntarn enseguida: desapareciern las islas de infrmación, se eliminó el tiemp de cambi de frmat de infrmación para que ls diferentes prgramas se cmunicaran, se mejró la crdinación y el tiemp de respuesta del equip en general, y estas fuern sl algunas ventajas inmediatas. La filsfía cmienza a ser clara y parte de la experiencia previa de Innva y de GesTar en crdinación cn asesres experts del sectr cm OMS, plasman las ideas necesarias (que n suficientes) para que el negci siga a flte y pueda experimentar un crecimient. Es precis, pues, definir y cncretar: - Las particularidades de nuestra empresa para diferenciarns de las demás. Est se traduce en una cnfiguración de la suite empresarial. 27

28 - El prduct que frecems y el target (bjetiv). - La división de la empresa en departaments bien definids y crdinads en función de las necesidades de la misma. - La psibilidad de liderar y supervisar de frma real y pr pryects la empresa, cn infrmación verídica y actualizada par asentar tu estrategia y medidas crrectras a través de cuadrs de mands persnalizads. - Las ventajas de un gestr de infrmación centralizad que sea accesible, rápid y segur. - La imprtancia de delegar y las etapas que cnlleva. Td est se traduce en una reestructuración de la empresa cn una nueva definición del Business plan, del plan de cmunicación, y un plan de MARKETING 2.0 (newinnva) que apye tds ests cambis que ns permiten mejrar nuestr negci prpi genéric- y nuestra actividad de frma bjetiva: - Reduciend gasts ecnómics y de tiemp, maximizand el margen de beneficis ecnómics y emcinales. Gaste en vacacines cn la familia. - Favreciend la cmunicación en la empresa y la capacidad de reacción, agilizand la ntificación y gestión inter e intradepartamental a través del gestr empresarial. - Gestinand mejr su cartera de clientes, fidelizand clientes para su empresa a través de un CRM integrad en su gestr empresarial. - Teniend la sensación de cntrl ttal de su negci, área del mism, cn menr esfuerz, pudiend autmatizar tareas y sin temr a perder ls dats. - Realizand una gestión funcinal eficaz de recurss en la tma de decisines cn infrmación veraz y actualizada desde cualquier siti, en cualquier mment y de frma segura a través de un cuadr de mands y pr pryects; cm debería ser cn la tecnlgía dispnible. - Permitiend que cada persna se dedique a l que mejr sabe hacer, sin perder tiemp en tareas secundarias redundantes. Facilitand la mvilidad de persnal. - Actand la pardela labral: ls pryects a medida sn muy cstss en recurss y tiemp aunque reprtan grandes beneficis. L interesante aquí es centrarse en una cartera de servicis fijs, que minimicen el trabaj técnic fij asciad a ls misms. - Para el Directr Técnic esta herramienta será un valis aliad pr su seguridad, su capacidad de cnfiguración y su elevad desarrll tecnlógic entre tras características. 28

29 Td est se traduce en un cnjunt de beneficis, entre ls que pdems destacar: - Cntrl real de gasts que se traduzca en un ahrr cuantificable. Maximiza tu margen. - Gestión eficiente de persnal. - Interacción real y efectiva cn prveedres y clientes. - Sistema en la nube. - Mens tiemp en la gestión, más tiemp libre. - Sensación de cntrl ttal. Mayr cntrl cn menr esfuerz. - Autmatización de tareas. - N tem perder mis dats. Teng un histrial asciad a td. c) Radigrafía actual Actualmente NewInnva (CreatiVeSlutiNs) intenta ser cherente cn ls principis teórics (raznes de ser) transmitids pr OMS y que definen la filsfía de la empresa. Cn ests principis y apyándse en la herramienta prtuna, han pdid ptimizar su empresa, mejrar su negci. Cabe resaltar que ahra dispnen de varias sedes y varis cmerciales cn mucha mvilidad per la escalabilidad (adecuación a la variación de la dimensión) de su negci se ha vist ptenciada cn nuestra herramienta prque es especialmente beneficisa en ests cass particulares cn dispersión gegráfica de sedes y persnal cn mucha mvilidad. Actualmente, desde Open Mind Systems intentams impregnar a las empresas de nuestra filsfía, experiencia y nuestras herramientas para facilitarles el éxit empresarial. A cntinuación se detalla la radigrafía actual de la empresa Open Mind Systems para que la guía de usuari tenga sentid ya que usarems nuestras prpia herramienta de gestión a md de ejempl práctic. En casa de herrer, cuchill de metal. 29

30 5.1 Empresa OMS - Qué sms, cm sms, que hacems? Open Mind Systems es una empresa tecnlógica que utiliza herramientas basadas en web, prpias libres, para satisfacer las necesidades de sus clientes en su gestión empresarial. - Marca: OPEN MIND SYSTEMS - Prtafli de prducts: BIZ360 - Brand: (Glbal) Business Efficiency, Enhance yur Business. - Prduct: rapidez + mvilidad + seguridad. MISIÓN Nuestra misión es frecer a las empresas aquells servicis que mejr se adapten a sus necesidades, cn la máxima efectividad y prfesinalidad psible, freciend Mvilidad + Rapidez + Seguridad. VISIÓN Cnvertims en un referente eurpe en el camp de la gestión empresarial de las PYMES. 30

31 5.2 Crpración OMS - Quienes sms Víctr Sanch, Directr Técnic Sergi Lrenz, Relación Publica Parfait Atchadé, Directr Ejecutiv David Ripll, Respnsable Cmercial Christian Margall, Respnsable SaaS Geline Waf, Respnsable Cmunicación 31

32 5.3 Departaments OMS Cm es de entender n tdas las empresas tienen tds ni ls misms departaments, es decir que cada empresa tiene ls departaments que mejr se ajustan a sus necesidades. También pdems encntrarns cn que alguns departaments en según qué empresas están externalizads. En el cas de Open Mind Systems, pdems encntrar: Dirección (Parfait) Gerencia. (Sergi) Prducción. (Victr y Christian) Marketing (externalizad). Cmercial - Ventas. (Luis, Parfait, Sergi y David) Finanzas (Parfait) Pst venta (Geline) Cmunicación (Geline) 32

33 Segunda parte: Sistemas que mejran tu negci Open Mind Systems 33

34 1. - Manual de usuari: A md de intrducción, realizams un repas a ls móduls más representativs del prduct y, psterirmente se detalla cada un de ls distints escenaris. Mensajería Este módul permite a ls usuaris leer y enviar mensajes (lguear ntas), así cm crres electrónics. También prprcina un mecanism de seguimient a un mecanism de suscripción que permite seguir ls dcuments y para ser cnstantemente actualizad sbre nticias recientes. Calendari Se trata de un sistema de calendari cn tdas sus funcines. Es cmpatible cn un Calendari de events y cn Events recurrentes. Planifica y registra de frma sencilla su actividad empresarial. Agenda de cntacts Este módul frece una visión rápida de su libreta de direccines, accesible desde la página principal. Usted puede seguir sus prveedres, clientes y trs cntacts. Ntas BIZ360 permite rganizarse cn listas de tareas pendientes y ntas eficientes. 34

35 Gestr de Atención a Clientes (CRM) y Prveedres (SRM) BIZ360 cnsta de un módul de atención al Cliente y un módul de atención al prveedr. Esta aplicación permite a un grup de persnas gestinar de frma inteligente y eficiente clientes ptenciales, prtunidades, reunines y llamadas telefónicas. Así pues, gestina tareas clave cm la cmunicación, identificación, prirización, asignación, reslución y ntificación. BIZ360 permite que en tds ls cass se realice un seguimient cn éxit pr parte de ls usuaris, clientes y prveedres. Puede enviar autmáticamente recrdatris, elevar (escalar) la slicitud, la activación de métds específics y muchas tras accines sbre la base de sus prpias nrmas de la empresa. L mejr de este sistema es que ls usuaris n tienen que hacer nada especial. El módul de CRM tiene una puerta de enlace de crre electrónic para la interfaz de sincrnización entre mails y BIZ360. De esta manera, ls usuaris sól pueden enviar mensajes de crre electrónic cn la slicitud de seguimient. Gestión de Ventas La funcinalidad frecida en esta área es similar a la frecida en el área de cmpras. Esta área permite: Creación de pedids de venta. Revisión de ls pedids en sus distints estads. Cnsulta de ls pedids de venta. Cnfirmación de enví. Se puede definir una fecha de facturación y las cndicines individualmente en cada pedid. Ls gasts de enví pueden asignarse usand una tabla de tarifas dnde se pueden cnsultar ls precis de ls diferentes prveedres de transprte. Albaranes autmátics desde pedid. Albaranes de envís parciales. 35

36 Gestión de Pryects (PMS) Este módul permite: Definir tareas y requerimients de estas tareas. Asignar cn eficiencia ls recurss a ls requerimients. Organización. Planificación y desarrll de pryects. Cmunicación autmática cn ls partners. Impresión de diagramas de Gantt. Se pueden cnfigurar pryects relacinads cn servicis, sprte, fabricación Permite definir Subpryects. Cntrl de tareas y planificación de pryects. Calendaris de tareas. Cntrl de cstes de pryects. Cntabilidad y Finanzas La cntabilidad en BIZ360 es de dble entrada y sprta múltiples divisines de la cmpañía y múltiples cmpañías, así cm varis idimas y mnedas. La mayría de ls asients cntables sn generads autmáticamente pr el sistema, pr l tant se evita la El área de finanzas está enlazada cn td el rest de móduls de la aplicación, pr l que n intrducción manual de dats y ls errres de digitación. sl permite llevar la cntabilidad, cbrs y pags, sin que existen accines definidas interactuand cn tras áreas que ptimizan la gestión glbal de la empresa. Además este módul permite llevar una cntabilidad analítica presupuestaria y de cstes, además de ls siguientes punts: Definición de la estructura del plan cntable. Ejercicis, períds (mensuales, trimestrales). Definicines de impuests (IVA, recarg de equivalencia, retencines IRPF). Plazs de pag. Liquidacines. Prcess autmátics de Cierre del añ 36

37 Gestión de Cmpras Esta área permite: Realizar el seguimient de tarifas de sus prveedres y cnvertirlas en órdenes de cmpra. BIZ360 tiene varis métds de mnitrizar factura y realizar el seguimient de la recepción de materiales slicitads. Gestinar entregas parciales del prveedr y mercancías faltantes. Gestión de reclamacines a prveedr pr retrass en la entrega. Las reglas de reabastecimient de mercancía del sistema permiten generar brradres de pedids de cmpra (Necesidades de cmpra) autmáticamente. También es pueden cnfigurar para que se ejecute un prcedimient ttalmente ajustad a las necesidades de cmpra marcadas pr el área de fabricación. Facturación, Cbrs y Pags BIZ360 permite cualquier cmbinación de creación de facturas desde pedid albarán. Un pedid varis albaranes, un albarán una factura, un albarán varias facturas etc. Igualmente se pueden cnfigurar tdas las frmas de cbr pag que utilice la empresa (Girs, pagarés, transferencia, cnfirming, factring etc) Cnfiguración de frmas de pag de Clientes cbr de prveedres. Facturas autmáticas desde pedid albarán. Generación autmática de efects de cbr y pag. Remesas de recibs (CSB19, CSB58), órdenes de pag transferencia (CSB34). Imprtación de extracts bancaris (AEB43). Enví telemátic de remesas al banc. Cnciliación bancaria autmática. Gestión de bancs prpis, bancs de Clientes y bancs de prveedres. 37

38 Sistema de Gestión de almacenes e inventaris (MRP) En este módul se pueden gestinar aspects cm: Gestión de almacenes en distintas ubicacines (pblacines). Gestión de la rtación de inventari y niveles de Ejecución de las órdenes de stck. empaquetad generadas pr el sistema. Ejecución de enví cn albaranes de entrega y cálcul de ls gasts de enví. Gestión de ltes y númers de serie para trazabilidad. Cálcul de niveles teórics de stck y valración autmática de stck. Definición de reglas para reabastecimient de stck. Campañas de Marketing El módul de marketing de BIZ360 permite diseñar y realizar el seguimient de campañas de marketing y mailings a distints tips de actres que intervienen en el funcinamient de cualquier empresa (clientes, prveedres, cntacts, etc.). Gestión de Recurss Humans El módul de gestión de recurss humans frece la siguiente funcinalidad: Gestión de empleads y calendari de vacacines. Gestión de cntrats de empleads Gestión de beneficis. Gestión de ausencias. Gestión de Prcess de reclamación. Gestión del rendimient de empleads. Gestión de perfiles y respnsabilidades de ls empleads. 38

39 Estadísticas (Dashbards y pantallas de análisis avanzad) BIZ360 cuenta cn infrmación estadística dinámica para finanzas, pryects y fabricación, además de facilitar infrmación, sirve para rganizar el trabaj de un usuari emplead. Particularice su tabler y dispnga de tda la infrmación actualizada que cnsidere relevante a glpe de vista. Gestr Dcumental Este gestr permite rganizar la infrmación asciada a la empresa cm pr ejempl: Plans en hja de ruta prducts. Pedids escaneads de ls clientes asciads al pedid registrad en el BIZ360. Cntrats firmads escaneads, asciads a un pryect, pedid de venta Cliente A cntinuación se muestran un a un ls diferentes escenaris de frma exhaustiva para ls diferentes usuaris en función de la pestaña. Alguns usuaris, en función de su plítica y permiss de acces, n pdrán acceder a alguns móduls. Ls móduls explicads pr rden serán: - PRIMEROS PASOS: F.A.Q. s - MENSAJES - PORTAL - VENTAS - PROYECTOS - CONTABILIDAD - COMPRAS - ALMACÉN - MARKETING - RECURSOS HUMANOS 39