MANUAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA

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1 UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO MANUAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA ENERO 20

2 MANUAL DEL SISTEMA DEL CONTROL INTERNO PARA LA UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA CONTENIDO /78 Registr de Certificación del Manual Intrducción. Capítul I.. Aspects Generales del Manual. 09. Objetivs/Alcance. 0.2 Hja de Vida del Manual..3 Hja de Participantes. 2.4 Us del Manual. 3.5 Base Legal. 4 Capítul 2. Nrmas Generales del Cntrl Intern para la UCV Respnsabilidad pr el Establecimient de un adecuad Sistema de Cntrl Intern Cntrl Previ Respnsable del Cumplimient de Cntrl Previ Cntrl Psterir Nrmas de Cntrl Intern Relativas a la Organización de la UCV Nrmas de Cntrl Intern Relativas al Sistema de Presupuest de Gast de la UCV Elabración del Antepryect de Presupuest de Gasts Frmulación del Presupuest Bases para la Frmulación del Presupuest de Gast Discusión y Aprbación Interna del Antepryect de Presupuest Crédits Presupuestaris y Limites del Gast Ejecución Presupuestaria. 3

3 MANUAL DEL SISTEMA DEL CONTROL INTERNO PARA LA UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA CONTENIDO 2/ Prgramación y Ejecución Financiera Registr y Ejecución Presupuestaria Cmprmiss Presupuestaris Mdificación al Presupuest de Gast de la UCV Niveles de Autrización para ls Traspass de Crédits Presupuestaris Niveles de Autrización para ls Auments Disminución de ls Crédits Presupuestaris Rendicines de la Ejecución Presupuestaria de la UCV Evaluación de la Ejecución Presupuestaria Cierre del Ejercici Presupuestari Nrmas de Básicas de Cntrl Intern Relativas a las Cmpras de la UCV Cntratacines Públicas Cmprmis de Respnsabilidad Scial Rendición ante Entes Externs Planificación y Prgramación de Cmpras Sumari de Cntratacines Evaluación de Desempeñ del Cntratista Reprte de las Adquisicines de Bienes, Prestación de Servicis y Ejecución de Obras Inferires a.00 U.T a Empresas que n psean Slvencia Labral Cntrl Perceptiv de la Adquisición de Bienes y Prestación de Servicis Nrmas de Cntrl Intern relativas a ls Bienes de la UCV Adquisición de Bienes Cntrl Perceptiv Códig de Identificación de ls Bienes Seguridad de ls Bienes. 45

4 MANUAL DEL SISTEMA DEL CONTROL INTERNO PARA LA UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA CONTENIDO 3/ Obslescencia, Pérdidas Dañ de ls Bienes Registr de Bienes Reparacines de Bienes de Us Us y Mantenimient de Bienes Custdia de Bienes Inventari Físic de Bienes Enajenación de Bienes Cntrl de Bienes Transferencia de Bienes Dnación de Bienes Cntrl de Bienes Inmuebles Nrmas de Cntrl Intern Relativas al Cicl de Pags Fluj de Caja en la Prgramación Financiera Avance Anticip de Fnds Designación de ls Respnsables del Manej de Fnds Obligación de Presentar Caución Respnsabilidades de ls Funcinaris que Manejan Fnds de Avance Creación y Manej del Fnd de Caja Chica Arques Srpresivs de Fnds Desemblss Mediante Órdenes de Pags y Cheques Cnciliacines Bancarias Manej Custdias de Fnd Valres Retencines de Impuests Facturación. 59

5 MANUAL DEL SISTEMA DEL CONTROL INTERNO PARA LA UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA CONTENIDO 4/ Cnfrmación de Factura Nrmas de Cntrl Intern Relativas al Sistema de Cntabilidad Cntabilidad Integrada Infrmación Financiera Manuales de Cntabilidad Registr y Cntrl de la Ejecución Presupuestaria Cnciliacines de Salds Cnfirmación de Salds Clasificación, Análisis, Evaluación y Seguimient de Salds de Valres pr Cmprbar y Pagar Cierre del Ejercici Cntable Rendición de Cuentas Presentación de Estads Financiers Prpiedad de la Dcumentación Prbatria Nrmas de Cntrl Intern Relativas al Sistema de Administración de Recurss Humans Clasificación de Cargs, Niveles Remunerativs y Requerimients de Persnal Reclutamient y Selección de Persnal Capacitación y Adiestramient del Recurs Human Evaluación de Persnal Cumplimients de ls Deberes del Carg Cntrl de Asistencia Vacacines Egres del Trabajadr Prestacines Sciales. 69

6 MANUAL DEL SISTEMA DEL CONTROL INTERNO PARA LA UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA CONTENIDO 5/ Seguridad Scial Planes y Beneficis Sciecnómics Integridad y Cmpetencia del Trabajadr Universitari Unidad de Mand Delegación de Autridad Asignación de Funcines Funcines Incmpatibles Canales de Cmunicación Supervisión Directa Régimen Disciplinari 72 Anexs Glsari Términs. 73

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8 INTRODUCCIÓN 7/78 La Universidad Central de Venezuela cm ente de la Administración Pública descentralizada y cn descncentración perativa y funcinal, a través del Vicerrectrad Administrativ unidad respnsable de emitir las plíticas, directrices y estrategias relacinadas cn la administración de ls recurss necesaris para el funcinamient eficiente de la Institución, presenta el Manual de Nrmas del Sistema de Cntrl Intern para la Universidad Central de Venezuela, cm un instrument que pretende implantar, rganizar, mantener y evaluar el funcinamient del Sistema de Cntrl Intern de la Universidad. En términs cnceptuales las Nrmas de Cntrl Intern para el Sectr Públic sn guías generales dictadas pr la Cntralría General de la República, cn el bjet de prmver una sana administración de ls recurss públics en el marc de una adecuada estructura del cntrl intern. Estas nrmas establecen las pautas básicas y guían el accinar de las entidades del sectr públic hacia la búsqueda de la efectividad, eficiencia y ecnmía de las peracines cm un prces cntinu que debe realizar cada entidad pública, para prprcinar seguridad raznable, y lgrar ls siguientes bjetivs: Prmver la efectividad, eficiencia y ecnmía en las peracines y, la calidad en ls servicis que deben brindar, prteger y cnservar ls recurss públics cntra cualquier pérdida, despilfarr, us indebid, irregularidad act ilegal, cumplir las leyes, reglaments y tras nrmas gubernamentales; la cnfiabilidad de la infrmación que se genere y divulgue sbre ls misms; así cm mejrar la capacidad administrativa para evaluar el manej de ls recurss del Estad y garantizar raznablemente el cumplimient de la bligación de ls funcinaris de rendir cuenta de su gestión. Las Dependencias adscritas al Vicerrectrad Administrativ cm Unidades Administradras Centrales de la Universidad Central de Venezuela, serán las respnsable de impartir y velar pr el cabal cumplimient de las Nrmas de Cntrl Intern establecidas en el presente Manual, así cm mantenerl en permanente revisión, en las áreas presupuestaría, administrativa y de recurss humans. Cada unidad administradra descncentrada será respnsable de aplicar el cntrl intern requerid, en cada instancia tramite del prces, a fin de garantizar la eficacia, transparencia y efectividad de las accines. Es imprtante señalar que las nrmas descritas en el presente Manual están en plena cncrdancia cn las establecidas en la Ley Orgánica de la Cntralría General de la República y del Sistema Nacinal de Cntrl Fiscal y del Manual de Nrmas de Cntrl Intern sbre un Mdel Genéric de la Administración Central y Descentralizada Funcinalmente, el mism está cnfrmad pr: Capítul I. Aspects Generales del Manual; cnfrmad pr ls bjetivs, alcance del Manual, la base legal vigente y el enunciad cnceptual cncerniente a las nrmas de Cntrl Intern.

9 INTRODUCCIÓN 8/78 Capítul. Se describen las Nrmas de Cntrl Intern que deben ser adptadas pr ls funcinaris respnsables del manej, cntrl de ls recurss y bienes de la Universidad Central de Venezuela, su prpósit principal es servir de guía para el establecimient de nrmas relativas al Sistema de Presupuest de Gasts, Cntratacines Públicas, Bienes, Cicl de Pags, Sistema de Cntabilidad y para el Sistema de Administración de Recurss Humans. En este capítul también se anexa un glsari de términs general utilizad en el desarrll de las Nrmas de Cntrl Intern.

10 ASPECTOS GENERALES DEL MANUAL I 9/78 CAPITULO I ASPECTOS GENERALES DEL MANUAL

11 ASPECTOS GENERALES DEL MANUAL / OBJETIVO Y ALCANCE I. 0/78 Objetiv Establecer ls lineamients, accines, métds, prcedimients y mecanisms de prevención, cntrl, evaluación y de mejramient cntinu de la Universidad Central de Venezuela, a fin de garantizar una función administrativa transparente, eficiente, cumpliend cn las leyes y nrmas que regulan el cntrl intern y el cntrl fiscal de la gestión pública Objetivs Específics Crear mecanisms que garanticen la eficacia, la eficiencia y la ecnmía en tdas las peracines, prmviend y facilitand la crrecta ejecución de las funcines y actividades inherentes a la Universidad Central de Venezuela. Establecer lineamients generales dirigids a facilitar ls prcess relativs a ls registrs cntables, a fin de cntribuir a generar un cntrl sbre ls activs, pasivs, ls ingress y gasts de la Universidad Central de Venezuela. Diseñar lineamients generales en el área de recurss humans que cntribuyan a crear un marc nrmativ, a fin de rientar la actuación Alcance Las dispsicines cntenidas en este Manual, referid a ls bjetivs y lineamients generales del cntrl intern, aplican a las Unidades Administradras de las Facultades y Dependencias, Centrales, quienes deben cumplir cn l establecid en sus respectivs Manuales de Nrmas y Prcedimients, sin quebrantar el cumplimient que deben prestar a las demás nrmas que regulan la Administración Pública y el Sistema Nacinal de Cntrl Fiscal. a la Dirección de Recurss para el establecimient de sus bjetivs y metas en esta materia.

12 ASPECTOS GENERALES DEL MANUAL / HOJA DE VIDA DEL MANUAL I.2 /78 Nº FECHA DE VIGENCIA RESPONSABLE ADMINISTRATIVO era Nviembre 200 Direccines adscritas al Vicerrectrad Administrativ de la UCV RESPONSABLE ACTUALIZACIÓN División de Organización y Sistemas PRINCIPALES CAMBIOS REALIZADOS La Sección 2.6 Nrmas de Cntrl Intern Relativas al Cicl de Pags parte de este Manual, sustituye el Manual de Plíticas Generales y Nrmas de Cntrl Intern de la División de Tesrería, Aprbad pr Cnsej Universitari según Prmulgación de fecha 0/07/2005.

13 ASPECTOS GENERALES DEL MANUAL/ HOJA DE PARTICIPANTES I.3 2/78 NOMBRES Y APELLIDOS Ninska Bada Yanectsy López Federic Mntaner Kirmene Jiménez María Teresa Cubeddu Yraida Alnz Beatríz Angul Bartl Rdríguez Rssana Cappellucci Raiza Ocha Luisa Trres UNIDAD Dirección de Recurss Humans Dirección de Administración y Finanzas Dirección de Asistencia y Seguridad Scial División de Planificación del Persnal de la UCV División de Cmpras y Actividades Cmerciales División de Cntabilidad División de Tesrería División de Bienes División de Planificación y Frmulación Presupuestaria. División de Evaluación Presupuestaria División de Cntrl y Ejecución Presupuestaria

14 ASPECTOS GENERALES DEL MANUAL / USO DEL MANUAL I 0.4 3/78 Para la crrecta implantación de este Manual, se debe tmar en cuenta l siguiente:. El Manual se encuentra rganizad de manera tal, que el usuari pueda encntrar una infrmación clara y precisa de ls entes respnsables del Sistema de Cntrl Intern de la UCV, así cm las accines que deben desempeñar para el cumplimient del mism. 2. Este Manual está dividid en capítuls y seccines cn el fin de hacer más fácil su actualización, slamente pdrá ser mdificad pr la adscrita a la Dirección de Planificación y Presupuest a slicitud de las respectivas Direccines adscritas al Vicerrectrad Administrativ. 3. La aplicación del presente Manual y el cumplimient de las Nrmas de Cntrl Intern aquí descritas, recaen sbres las autridades cmpetentes. 4. Cualquier cambi en el rdenamient legal vigente, en las plíticas del Sistema de Cntrl Intern, que afecte estructura del Manual, generará también un cambi en su cntenid 5. cn el fin de adaptarl a las nuevas plíticas emitidas. 6. El Manual debe estar a dispsición de td el persnal que frme parte de las Facultades y/ Dependencias Centrales en frma física y electrónica, el mism se encuentra publicad en el Prtal de la Universidad Central de Venezuela, barra de navegación, pestaña Sbre la UCV/Manuales Administrativs de la UCV.

15 ASPECTOS GENERALES / BASE LEGAL I.5 4/78 El Manual de Cntrl Intern para la Universidad Central de Venezuela, está nrmad pr un cnjunt de dispsicines legales tales cm: Leyes, Decrets, Reglaments, Prvidencias Administrativas, Reslucines, Nrmativas Labrales e Instructivs, ls cuales deben cnsiderarse en tda su amplitud: Cnstitución de la República Blivariana de Venezuela, Enmendada. Publicada en Gaceta Oficial N Extrardinaria de fecha Ley Orgánica de la Cntralría General de la República y del Sistema Nacinal de Cntrl Fiscal Publicada en Gaceta Oficial N , de fecha 7 de diciembre de 200. Ley Orgánica de Simplificación de Trámites Administrativs, Decret Nr , Véase Nr Extrardinari Publicada en Gaceta Oficial de la República Blivariana de Venezuela, de fecha 3 de juli de Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sectr Públic Publicada en Gaceta Oficial N , de fecha 09 de ener del 2003 y sus refrmas parciales, publicads en las Gacetas ficiales Nr , 38.98, , y de fecha 3/07/2004, 3/05/2005, 3/07/2008, 23/04/2009, y 4/07/200 respectivamente. Ley Orgánica de la Administración Pública Publicada en Gaceta Oficial N 5.890, de fecha 3/07/ Ley Orgánica del Trabaj, Publicada en Gaceta Oficial N 5.52 Extrardinari, de fecha 9/06/ 997. Ley Orgánica de Prevención, Cndicines y Medi Ambiente de Trabaj. Publicada en Gaceta Oficial Numer de fecha 26/07/2005. Ley Orgánica del Segur Scial. Publicada en Gaceta Oficial de fecha 30/2/ Ley Orgánica del Sistema de Seguridad Scial. Publicada en Gaceta Oficial N de fecha 30/2/2002. Ley de Universidades, Publicada en Gaceta Oficial Nr..429 Extrardinari de fecha 08/09/970. Ley Cntra la Crrupción, Publicada en Gaceta Oficial Nr extrardinaria, Publicada en Gaceta Oficial de la República Blivariana de Venezuela Nr de fecha 07/04/2003. Ley de Cntratacines Públicas. Publicada en Gaceta Oficial de la República Blivariana de Venezuela Nr del 24/04/2009. Ley de Cntratacines Públicas, Refrma Parcial publicada en Gaceta Oficial Nr de fecha 06/09/200. Ley del Estatut de la Función Pública. Publicada en Gaceta Oficial N , de fecha 06/09/2002. Ley de Alimentación para ls Trabajadres. Publicada en Gaceta Oficial N de fecha 27/2/2004. Ley del Estatut sbre el Régimen de Jubilacines y Pensines de ls Funcinaris Funcinarias Empleads Empleadas de la Administración Pública Nacinal, de ls Estads y de ls Municipis y su Reglament. Publicada en Gaceta ficial de fecha 28/ Ley de Impuest al Valr Agregad. Publicada en Gaceta Oficial de fecha /08 de 2004, vigente desde el 0/09/2004. Ley de Refrma Parcial del Decret 363 cn Fuerza y Rang de Ley del Timbre Fiscal Gaceta Oficial N de fecha

16 ASPECTOS GENERALES / BASE LEGAL I.5 5/78 Ley de Refrma Parcial de la Ley Orgánica del Sistema de Seguridad Scial. Publicada en Gaceta Oficial Nº 5.89 Extrardinari del 3/07/2008. Ley de Refrma Parcial de la Ley del Timbre Fiscal del Estad Nueva Esparta publicad el Códig de Cmerci, cn la Refrma Parcial del Códig de Cmerci de fecha 26 de juni de 955. Códig Orgánic Tributari Gaceta Oficial N de fecha Decret cn rang y fuerza de Ley Orgánica de Ciencia y Tecnlgía e Innvación N Publicada en Gaceta Oficial N , de fecha 03 de agst 2005, referid al us del sftware libre. Reglament de la Ley de Cntratacines Públicas, Publicada en Gaceta Oficial Nr del 9 de may de Reglament de la Ley de Impuest Sbre la Renta Gaceta Oficial N 5662 extrardinaria de fecha Reglament Parcial de la Ley de Impuest Sbre la Renta en materia de Retencines (Decret 808) Gaceta Oficial N de fecha Reglament sbre la Organización del Cntrl Intern en la Administración Pública Nacinal, Publicada en Gaceta Oficial de la República Blivariana de Venezuela Nr del 25 de septiembre de Reglament de la Ley que establece el Impuest al Valr Agregad Gaceta Oficial N 5363 de fecha Reglament de la ley de Timbres Fiscales Gaceta Oficial N de fecha Reglament de la Ley Orgánica de la Cntralría General de la República, y del Sistema Nacinal de Cntrl Fiscal Publicada en Gaceta Oficial de la República Blivariana de Venezuela N de fecha 2 de agst de Reglament de la Ley Orgánica del Trabaj. Publicad en Gaceta Oficial N de fecha 25/0/999. Reglament cn fuerza de Ley de Refrma de la Ley General de Bancs y tras Institucines Financieras de fecha 3 de nviembre de 200. Reglament Nº de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sectr Públic sbre el sistema presupuestari G.O 578 del Reglament N 3 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sectr Públic, sbre el Sistema de Tesrería Publicada en Gaceta Oficial N , de fecha 0 de may de Reglament Parcial N 4 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sectr Públic, sbre el Sistema de Cntabilidad Pública, publicada en Gaceta Oficial N Extrardinari, de fecha 2 de diciembre de Refrma parcial de la Ley de Impuest Sbre la Renta Gaceta Oficial N de fecha Refrma Parcial del Reglament N de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sectr Públic, sbre el Sistema Presupuestari Publicada en Gaceta Oficial N 5.78 Extrardinari, de fecha 2 de agst de Refrma de la Ley del Timbre Fiscal del Estad Aragua Gaceta Oficial del Estad Aragua 523 de fecha Prvidencia N 00 de fecha mediante la cual se designan a ls Agentes de Retención del Impuest un pr mil (x000) a tds ls rganisms y entes públics e institucines financieras ubicadas en la jurisdicción del Distrit Capital Gaceta Oficial del Distrit Capital N 3.

17 ASPECTOS GENERALES / BASE LEGAL I.5 6/78 Prvidencia Administrativa del Servici de Administración Tributaria del Distrit Capital SATDC-SSIF de fecha Prvidencia Administrativa mediante la cual se designan a ls Entes u Organisms Públics Nacinales, Estadales, Municipales y Privads cm agentes de retención del Impuest de Timbre Fiscal pr las Ordenes de Pag a la Prestación de Servicis y Cntratación de Obras. Gaceta Oficial del Estad Aragua 536 de fecha Prvidencia Administrativa Y demás Manuales de Nrmas y Prcedimients, Reslucines y Circulares aprbadas pr Cnsej Universitari en referencia al Cntrl Intern. Prvidencia Administrativa N SNAT/2005/0056- A. Mediante la cual se designan a ls Entes Públics Nacinales cm Agentes de Retención del Impuest al Valr Agregad de fecha Prvidencia Administrativa SNAT que establece la bligación de declarar pr Internet a ls sujets pasivs especiales Gaceta Oficial 39.7 de fecha Prvidencia Administrativa SNAT/2009/0095 cumplimient de ls deberes de infrmación y enteramient en materia de retencines de Impuest sbre la renta Gaceta Oficial de fecha Decret cn Rang, valr y fuerza de Ley que establece el Impuest al Valr Agregad Gaceta Oficial N de fecha Manual de Nrmas de Cntrl Intern Sbre un Mdel Genéric de la Administración Central y Descentralizada Funcinalmente, dictada pr la Superintendencia Nacinal de Auditría Interna mediante Prvidencia Administrativa Nº (Gaceta Oficial Nº de fecha ). Nrmas Generales de Cntabilidad del Sectr Públic Publicada en Gaceta Oficial N 36.00, de fecha 04 de diciembre de 996. Nrmativas Labrales Vigentes para el persnal Dcente, Administrativ, Prfesinal, Obrer, de Servicis y Vigilancia de la Universidad central de Venezuela.

18 I NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO 2. 7/78 CAPITULO NORMAS GENERALES DEL CONTROL INTERNO PARA LA UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA

19 I NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO 2. 8/ NORMAS GENERALES DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA LA UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA Cnfrme a l establecid en el Artícul 35 de la Ley Orgánica de la Cntralría General de la República y del Sistema Nacinal de Cntrl Fiscal, el Cntrl Intern se define cm un sistema que cmprende el plan de rganización, las plíticas, nrmas así cm ls métds y prcedimients adptads dentr de un Ente u Organism sujet a la Ley, para salvaguardar sus recurss, verificar la exactitud y veracidad de su infrmación financiera y administrativa, prmver la eficiencia, ecnmía y calidad en sus peracines, estimular la bservancia de las plíticas prescritas y lgrar el cumplimient de su misión, bjetivs y metas. Según la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sectr Públic en su Artícul 5 define: el sistema de cntrl intern del sectr públic, cuy órgan rectr es la Superintendencia Nacinal de Auditría Interna, cmprende el cnjunt de nrmas, órgans y prcedimients de cntrl, integrads a ls prcess de la administración financiera así cm la auditría interna. El sistema de cntrl intern actuará crdinadamente cn el Sistema de Cntrl Extern a carg de la Cntralría General de la República tiene pr bjet prmver la eficiencia en la capacitación y us de ls recurss públics, el acatamient de las nrmas legales en las peracines del Estad, la cnfiabilidad de la infrmación que se genere y divulgue sbre ls misms; así cm mejrar la capacidad administrativa para evaluar el manej de ls recurss del Estad y garantizar raznablemente el cumplimient de la bligación de ls funcinaris de rendir cuenta de su gestión. Sn integrantes del Sistema Nacinal de Cntrl Fiscal, ls órgans de Cntrl Fiscal indicads en el Artícul 26 de Ley Orgánica de la Cntralría General de la República y del Sistema Nacinal de Cntrl Fiscal, la Superintendencia Nacinal de Auditría, y las máximas autridades, ls niveles directivs y gerenciales de ls Órgans y Entidades a que se refiere Artícul 9 numerales de la al de la mencinada Ley. En el cas de la Universidad figuran cm integrante el Cnsej Universitari. Cnstituyen instruments del Sistema Nacinal de Cntrl Fiscal las plíticas, Leyes, reglaments, nrmas, prcedimients e instructivs, adptads para salvaguardar ls recurss de ls entes sujets a Ley Orgánica de la Cntralría General de la República y del Sistema Nacinal de Cntrl Fiscal, verificar la exactitud y veracidad de su infrmación financiera y administrativa; prmver la eficiencia, ecnmía y calidad de sus peracines, y lgrar el cumplimient de su misión, bjetivs y metas, así cm ls recurss ecnómics, humans y materiales destinads al ejercici del cntrl.

20 I NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO 2. 9/ Respnsabilidad pr el Establecimient de un adecuad Sistema de Cntrl Intern La respnsabilidad de rganizar, establecer, mantener y evaluar el Sistema de Cntrl Intern, según el Artícul 36 de la Ley Orgánica de la Cntralría General de la República y del Sistema Nacinal de Cntrl Fiscal, le cmpete a la máxima autridad, la cual debe ser la respnsable de rganizar, establecer y mantener un adecuad Sistema de Cntrl Intern, de acuerd a la naturaleza, estructura y fines de esta Institución. Cada funcinari respnderá ante su superir inmediat el funcinamient del Sistema de Cntrl Intern dentr de su ámbit de peración, de tal frma que finalmente la respnsabilidad descansará en el nivel ejecutiv más alt. En el cas de la Universidad Central de Venezuela la máxima autridad es ejercida pr el Cnsej Universitari, el cual debe velar pr la implementación de nrmas, manuales de prcedimients, métds y demás instruments que cnstituyan el Sistema de Cntrl Intern, s pena de incurrir en las respnsabilidades que a tal efect señalan ls Artículs 92 y 62 de la Ley Orgánica de la Cntralría General de la República y del Sistema Nacinal de Cntrl Fiscal y la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sectr Públic, respectivamente. El Sistema de Cntrl Intern prprcinara garantía raznable del cumplimient de sus bjetivs. Esta garantía hace relación a ls riesgs del cntrl intern para alcanzar su bjetiv, pr l cual dichs riesgs deben ser identificads y evaluads tant cualitativa cm cuantitativamente. Es característica fundamental del Sistema de Cntrl Intern que el benefici que se btiene del mism justifique su cst de funcinamient. El Sistema de Cntrl Intern debe estar smetid a pruebas selectivas y cntinúas de cumplimient y exactitud a fin de detectar cn prntitud cualquier desviación en el lgr de las metas y bjetivs establecids, así cm a la adecuación de las accines administrativas, presupuestarias y financieras de ls prcedimients y nrmas prescritas Cntrl Previ Según la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sectr Públic en su Artícul 32 crrespnde a la máxima autridad de cada rganism entidad la respnsabilidad de establecer y mantener un sistema de cntrl intern adecuad a la naturaleza, estructura y fines de la rganización. Dich sistema incluirá ls elements de cntrl previ y psterir incrprads en el plan de rganización y en las nrmas y manuales de nrma y prcedimients de cada ente u órgan, así cm la auditría interna.

21 I NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO 2. 20/78 El cntrl intern previ, cmprende ls prcedimients perativs y administrativs incrprads en el plan de rganización, en ls reglaments y Manuales Administrativs de la Universidad Central de Venezuela, que deben ser aplicads pr las unidades administradras de las Facultades y Dependencias Centrales, antes de la adquisición de bienes y servicis a la celebración de trs cntrats financiers para la universidad, cn el fin de verificar el cumplimient de las nrmas que regulan tales acts, ls hechs que ls respaldan, la cnveniencia y la prtunidad de su ejecución. Las unidades administradras de las Facultades y Dependencias Centrales, serán las respnsables de aplicar el cntrl intern requerid, en cada instancia tramite del prces, a fin de garantizar la eficacia, transparencia y efectividad de las accines ejecutadas, así cm velar prque cada peración este debidamente respaldada pr ls sprtes necesaris. En la fase de adquisición de cmprmiss financiers debe verificarse el cumplimient de las siguientes cndicines: la crrecta imputación del pag, el cumplimient de las garantías necesarias, precis justs y raznables y el cumplimient de las dispsicines establecidas en la Ley Orgánica de Cntratacines Públicas y demás texts legales aplicables. En la fase de ejecución de pags se debe asegurar el cumplimient de ls siguientes requisits: dispsicines legales y reglamentarias, imputación crrecta a crédits del presupuest a crédits adicinales debidamente autrizads y dispnibilidad presupuestaria y financiera. Se debe aplicar el cntrl previ en cada un de ls pass del prces administrativ, ya que su misión cnstituye un supuest generadr de respnsabilidad administrativa de acuerd a l previst en el Artícul 9 de la Ley Orgánica de la Cntralría General de la República y del Sistema Nacinal de Cntrl Fiscal" que establece: Sin perjuici de la respnsabilidad civil penal, y de l que dispngan tras Leyes, cnstituyen supuests generadres de respnsabilidad administrativa ls acts, hechs u misines que se mencinan a cntinuación:. La adquisición de bienes, la cntratación de bras de servicis, cn inbservancia ttal parcial del prcedimient de selección de cntratistas que crrespnda, en cada cas, según l previst en la Ley de Licitacines en la nrmativa aplicable. 2. La misión, retard, negligencia imprudencia en la preservación y salvaguarda de ls bienes derechs del patrimni de un ente u rganism de ls señalads en ls numerales al del artícul 9 de esta Ley. 3. El n haber exigid garantía a quien deba prestarla haberla aceptad insuficientemente.

22 I NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO 2. 2/78 4. La celebración de cntrats pr funcinaris públics, pr interpuesta persna en representación de tr, cn ls entes y rganisms señalads en ls numerales al del artícul 9 de esta Ley, salv las excepcines que establezcan las Leyes. 5. La utilización en bras servicis de índle particular, de trabajadres, bienes recurss que pr cualquier títul estén afectads destinads a ls entes y rganisms señalads en ls numerales al del artícul 9 de esta Ley. 6. La expedición ilegal n ajustada a la verdad de licencias, certificacines, autrizacines, aprbacines, permiss cualquier tr dcument en un prcedimient relacinad cn la gestión de ls entes y rganisms señalads en ls numerales al del artícul 9 de esta Ley, incluyend ls que se emitan en ejercici de funcines de cntrl. 7. La rdenación de pags pr bienes, bras servicis n suministrads, realizads ejecutads, ttal parcialmente, n cntratads, así cm pr cncept de prestacines, utilidades, bnificacines, dividends, dietas u trs cncepts, que en alguna manera discrepen de las nrmas que las cnsagran. En ests cass la respnsabilidad crrespnderá a ls funcinaris que interviniern en el prcedimient de rdenación del pag pr cuy hech, act u misión se haya generad la irregularidad. 8. El endeudamient la realización de peracines de crédit públic cn inbservancia de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sectr Públic de las demás Leyes, reglaments y cntrats que regulen dichas peracines en cntravención al plan de rganización, las plíticas, nrmativa interna, ls manuales de sistemas y prcedimients que cmprenden el cntrl intern. 9. La misión del cntrl previ. 0. La falta de planificación, así cm el incumplimient injustificad de las metas señaladas en ls crrespndientes prgramas pryects.. La afectación específica de ingress sin liquidarls enterarls al Tesr patrimni del ente u rganism de que se trate, salv las excepcines cntempladas en las Leyes especiales que regulen esta materia. 2. Efectuar gasts cntraer cmprmiss de cualquier naturaleza que puedan afectar la respnsabilidad de ls entes y rganisms señalads en ls numerales al del artícul 9 de esta Ley, sin autrización legal previa para ell, sin dispner presupuestariamente de ls recurss necesaris para hacerl; salv que tales peracines sean efectuadas en situacines de emergencia evidentes, cm en cass de catástrfes naturales, calamidades públicas, cnflict interir exterir u trs análgs, cuya magnitud exija su urgente realización, per infrmand de manera inmediata a ls respectivs órgans de cntrl fiscal, a fin de que prcedan a tmar las medidas que estimen cnvenientes, dentr de ls límites de esta Ley. 3. Abrir cn fnds de un ente u rganism de ls señalads en ls numerales al del artícul 9 de esta Ley, en entidades financieras, cuenta bancaria a nmbre prpi de un tercer, depsitar dichs fnds en cuenta persnal ya abierta, sbregirarse en las cuentas que en una varias de dichas entidades tenga el rganism públic cnfiad a su manej, administración gir. 4. El pag, us dispsición ilegal de ls fnds u trs bienes de que sean respnsables el particular funcinari respectiv, salv que ésts cmprueben haber prcedid en cumplimient de rden de funcinari cmpetente y haberle advertid pr escrit la ilegalidad de la rden recibida, sin perjuici de la respnsabilidad de quien impartió la rden.

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