Proyectos exitosos y excelencia en Proyectos: Sinónimos? Midiendo resultados. Por: Yaravi Cardoze IT, MBA, PMP, ITIL

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1 Proyectos exitosos y excelencia en Proyectos: Sinónimos? Midiendo resultados Por: Yaravi Cardoze IT, MBA, PMP, ITIL

2 Introducción Dirigido a: PMs y profesionales de nivel básico, intermedio o en cargos gerenciales Objetivos de Aprendizaje: Tener una visión más clara de cómo medir el éxito de sus proyectos Incluir nuevos indicadores en la medición de desempeño de la PMO Mejorar su proyección profesional como PM, al entender mejor el rol no metodológico del PM

3 Agenda Cómo se mide el éxito de los proyectos? Cómo se mide el éxito de una PMO? Diferencia entre proyecto exitoso y excelencia en proyectos Casos, Recomendaciones y mejores prácticas

4 Perspectiva del Project Manager CÓMO SE MIDE EL ÉXITO DE LOS PROYECTOS?

5 Cuál es la principal causa de fracasos? El 32% de los proyectos no se gestiona adecuadamente (falla de aplicación en la disciplina de Gestión de Proyectos) En el 20% de los proyectos hay una comunicación mala o insuficiente El 17% de los proyectos fracasan por un inadecuado entendimiento del alcance y de la complejidad del proyecto. El 69% de los problemas en los proyectos se deben a una inadecuada implementación de las metodologías de gestión de proyectos 32% Principal causa de fracasos en proyectos 31% Aplicación incorrecta de la metodología Comunicación mala o insuficiente Inadecuado entendimiento del Alcance Otros 20% 17% Datos de una encuesta realizada por KPMG

6 Ciclo Grupos de los procesos PMI Iniciación Planificación Ejecución Control Cierre Planificación del Alcance Desarrollo del Plan de Gestión Definición del Alcance Manejo Ejecución del Proyecto Monitoreo y Control del Proyecto Manejo Integrado de Cambios Project Charter Alcance Preliminar Creación del WBS Planificación de Riesgos Identificación de Riesgos Análisis Cualitativo Análisis Cuantitativo Estimación de Recursos Estimación de Costos Presupuesto de Costos Planificación de RR. HH. Planificación de la Calidad Definición de Actividades Duración de Actividades Planificación de Compras Planificación de Contrataciones Desarrollo del Cronograma Secuencia de Actividades Creación del Project Team Desarrollo del Project Team Aseguraiento de la calidad Requerir Respuesta de Proveedores Selección de Proveedores Distribución de la Información Verificación del Alcance Control del Alcance Control del Cronograma Control de Costos Control de la Calidad Manejo del Team del Proyecto Reportes de Performance Manejo de los Stakeholders Administración de los Contratos Cierre del Proyecto Cierre de los Contratos Planificación Respuesta Riesgos Planificación de las Comunicaciones Control de los Riesgos

7 Rol del Project Manager

8 Cómo se mide el éxito de los proyectos? Aspectos Metodológicos y discretos Aspectos Organizacionales y subjetivos

9 Problema crónico Industria PI para Compañías BIC PI para otras compañías del sector Computadoras y electrónicos Equipos Médicos Telecomunicaciones Automotriz Semiconductores Farmacéutica Tecnología de la Información PI Pipeline index. Un valor de 1.0 indica que la compañía tiene un portafolio de proyectos que ha probado que puede manejar. A mayor valor, mayor la sobre estimación de capacidad BIC Best in Class J. McKay, PRTM Insight 2009

10 Tipos de Proyecto y su impacto en la gestión del PM Aventura Neblina Rec/tecnología NO Metas SI Rec/tecnología NO Metas NO Certeza Rec/tecnología SI Metas SI Rec/tecnología SI Metas NO Película

11 Tipos de Proyecto y su impacto en la gestión del PM Aventura PM: abogado del diablo, contingencias, decisiones on the road Rec/tecnología NO Rec/tecnología NO Neblina PM: hitos, decisiones on the road Criterios para seguir/parar Metas Metas SI NO Rec/tecnología Rec/tecnología SI SI Certeza PM : tiempos y gestión, metodología, contingencias Metas SI Metas NO Película PM: director de orquesta, iteraciones y replanificación Dividir en mini proyectos

12 Impacto de los Recursos Preparación y Conocimiento Disponibilidad Motivación Conocimiento de la Metodología Nivel de Calibración

13 Técnicas Cuantificación de los Beneficios Determine, liste y defina con detalle beneficios Construya un proceso para medir beneficios (consistente) Identifique las fuentes de información 13

14 Técnicas Comunicación en el Proyecto Otros Gerentes Funcionales Usuarios Clientes Dirección Director de Proyecto Equipo de Proyecto Proveedores Patrocinador

15 Técnicas para sentir al cliente Escuchar Capacidad Resultados Comunicar sus necesidades claramente customer requirements. pdf Intensión Integridad Ayudar

16 Proyecto exitoso y excelencia Proyecto Exitoso Cliente Satisfecho (encuesta) Excelencia Clientes Felices /proyectos productivos Presupuesto (desviaciones y contingencias, control de cambios) Liderazgo A tiempo (desviaciones y contingencia, control de cambios) Comunicación Toma de decisiones oportuna y pertinente

17 Perspectiva de la organización y la PMO CÓMO SE MIDE EL ÉXITO DE LA PMO?

18 Relación entre la estrategia empresarial y el portafolio de proyectos Visión: Qué queremos que sea la organización en los próximos años? Visión de la Organización Objetivos: Qué es lo que se va a lograr? Estrategia Misión de la Organización Objetivos Misión: Para que existe la organización?. BSC Operaciones Proyecto Operaciones Operaciones Operaciones Proyecto Proyecto Porfolio de la Organización Operaciones Operaciones Proyecto RESULTADOS ESTRATÉGICOS Accionistas satisfechos Clientes Satisfechos Procesos Efectivos Empleados Motivados

19 Tipos de PMO Repositorio Documentación Mejores Prácticas y Metodología Elementos comunes Coach Mentoring a los PM s Análisis y reportes de desempeño Auditoría Ejecutora Los PM s forman parte de la PMO Desarrollo profesional del los PM s Responsable final del Portafolio

20 Valores de la PMO Ejecutora Value of an Effective & Efficient PMO Value ($) Efficient Program Management Office Value 2: Delivers Incremental Value Traditional Program Management Implementation Planning & Set-up Assessment & Concept Development Validation& Detailing, Planning Time Value 3: Reduces Risk of Failure Value 1: Accelerates Progress

21 Por qué fracasan los programas de proyectos? Large Programs Success Rates Why Projects / Programs Fail Others 53% 16% Successful Technical Problems Problems with Suppliers Insufficient Project Personnel Resources 4% 4% 10% 11% 36% Poor Organization and Project Management Practices 31% 15% Under Perform Cancelled Ineffective Project Planning, communication 20% Poorly Defined or Missing Project Objectives Source: Standish Group International, Survey from 2500 personnel attending project management training

22 Cómo se mide el éxito de las PMO? Aspectos Metodológicos y discretos Aspectos Organizacionales y subjetivos Madurez Beneficios Metodología Aceptación del cliente Indicadores ROI

23 Retos no relacionados al cliente Compartir Recursos y colisiones Establecer baselines Mejorar Pronósticos Alineamien to estratégico y productivid ad Reducir el impacto en otros proyectos de atrasos Holguras mínimas y máximas

24 Indicadores de Éxito para PMO Entrenamiento Procesos Indicadores SMART para PMO Herramientas

25 Clasificación de Indicadores para PMO Patrocinador Estratégicos Equipo PM Indicadores $,t,r,q,d Operacionales Tácticos

26 Técnicas Métricas Intangibles para la PMO Encuestas y baselines SI-NO o acuerdo, desacuerdo (escala Thurstone) Rango de respuestas desde fuerte desacuerdo a fuerte acuerdo (escala Likert) Las encuestas deberán tener no menos de 20 preguntas (confiabilidad e integridad del resultado) Costo de la no calidad - $ Correlación de indicadores

27 9 aspectos a tomar en cuenta para el desarrollo exitoso de la PMO Quality Assurance Risk Management Change Management Program Management 4 Business Alignment 8 3 Technology Alignment Progress Tracking & Reporting Communication Management Issue Management Resource Management

28 Programa / Portafolio exitoso y excelencia de la PMO Programa /Portafolio Exitoso Promedio de clientes satisfechos, sostenido (encuesta) Excelencia Clientes Felices /proyectos productivos Sumatoria de presupuestos(desviaciones y contingencias, control de cambios) Madurez, mediciones y metodología difundida A tiempo (desviaciones y contingencia, control de cambios) Programas menos riesgosos, beneficios medibles Valor de la PMO para la organización

29 Casos de Estudio Caso 1 Aspectos Tangibles: T = 125% $ = 230% Q = 135% Tipo de proyecto: Aventura Aspectos Intangibles: CSAT: 100% Caso 2 Aspectos Tangibles: T = 80% $ = 98% Q = 95% Tipo de proyecto: Certeza Aspectos Intangibles: CSAT: 60%

30 Preguntas

31 Muchas Gracias!!!! Yaravi Cardoze MBA, PMP, ITIL

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