Implementando el Sistema de Comunicación Empresarial: una propuesta práctica

Transcripción

1 Implementand el Sistema de Cmunicación Empresarial: una prpuesta práctica 1. Intrducción El Decret- Ley N. 252, Sbre la Cntinuidad y Frtalecimient del Sistema de Dirección y Gestión Empresarial Cuban, así cm el Decret N. 281, para la Implantación y Cnslidación del Sistema de Dirección y Gestión Empresarial Estatal, establecen que las empresas deben estructurar, entre trs, el Sistema de Cmunicación Empresarial, para el eficaz cumplimient de bjetivs y el perfeccinamient de su gestión. Esta guía aspira a facilitar la bservancia de dichas nrmas, esclareciend el prces y sugiriend maneras de diseñar, implantar y evaluar el Sistema de Cmunicación Empresarial en nuestras entidades. El text n aspira frmar investigadres, per sí prprcinar ls rudiments de estudi necesaris, a aquells que incursinen en el mund de la cmunicación en las rganizacines.

2 2. Sentand las bases UDcumentación a cnsultar Estrategia empresarial Misión y visión empresariales Valres cmpartids declarads Infrmes de balance Banc de prblemas del Frum de Ciencia y Técnica Manual de Identidad Crprativa (en cas de existir) UPautas rganizativas Determinar el especialista grup a carg del tema durante el prces (se puede utilizar asesría externa, per la implementación de la estrategia de cmunicación en una empresa debe realizarla un especialista debidamente capacitad que pertenezca a la misma, sensibilizad cn la prblemática de esta actividad). Crear el área, grup, cmisión cmité que respnderá pr el funcinamient del sistema, cn funcines y facultades específicas. Capacitar a ls Directivs y especialistas vinculads cn la tarea. UPautas metdlógicas 1. Efectuar un diagnóstic que permita cncer el grad de desarrll y características de la cmunicación de la empresa. 2. Acrde a ls resultads del diagnóstic, diseñar el Sistema de Cmunicación Empresarial a implantar, expresad en el Manual de Gestión de Cmunicación. 3. Evaluar periódicamente ls resultads psitivs y negativs de las accines cntenidas en el Manual, tras su planificación y aplicación en la empresa. Dónde asesrarse? * Asciación Cubana de Cmunicadres Sciales (ACCS) de Ciudad de La Habana Presidente: Juan Jsé Ayús García Teléfns: , E.mail: chabana@accs.c.cu * Círcul de Cmunicadres Institucinales Presidenta: Mnica Piniella Gutiérrez mnicapiniella@iift.cu * Círcul de Investigadres de la Cmunicación y la Mercadtecnia Presidenta: Ingrids Rdríguez Guerra prmcin@mintur.tur.cu * Facultad de Cmunicación de la Universidad de La Habana Teléfns: Pizarra

3 3. Sbre el Diagnóstic de Cmunicación El siguiente gráfic muestra ls elements que deben estudiarse, cuys resultads cnstituyen el preámbul para cnfrmar el Manual de Gestión de Cmunicación. Diagnóstic de cmunicación empresarial (Características de la cmunicación en la entidad) Cmunicación interna Cultura rganizacinal (valres) Flujs de cmunicación Clima rganizacinal Mensajes (tips y frecuencia) Canales Características de ls trabajadres Objet scial de la empresa Plíticas Misión/Visión Objetivs y estrategias Retralimentación Cmunicación externa Públics externs Mensajes (tips y frecuencia) Canales Herramientas para diagnsticar (métds y técnicas) Revisión bibligráfica Observación Encuesta Entrevista Grup fcal

4 4. Estructura del Manual de Gestión de Cmunicación - Presentación - Índice 1. Intrducción Reseña, misión, visión, bjetivs, rganigrama y trs dats de interés general de la empresa dnde se aplicará el Manual. 2. Objetivs y camp de aplicación Finalidad del Manual que se presenta y alcance dentr de la estructura empresarial. 3. Términs y Definicines Referencia a términs y definicines, esenciales para la cmprensión del Manual. 4. Respnsabilidades Designación del ( ls) respnsable de la aprbación del Manual y sus mdificacines, así cm del apy y asignación de ls recurss necesaris para su ejecución; quiénes deben implementarl y las funcines específicas del especialista en cmunicación. 5. Plíticas y bjetivs de cmunicación Las Plíticas establecen las priridades empresariales fundamentales. Sn el fundament teóric del cmprtamient de la rganización en general, y de sus trabajadres en particular, rientand ls esfuerzs de tds en función de ls bjetivs que se trazan. Ls Objetivs Estratégics sn prpósits, fines metas que perarán cambis en la rganización. En su frmulación debe precisarse que sean: ALCANZABLES, MEDIBLES Y EVALUABLES, cn vistas a que cada nivel de dirección, área y trabajadr, sepa hacia dónde se dirigen y a dónde quieren llegar en el median y larg plaz. 6. Caracterización del públic bjetiv - Públic Intern: sex, edad, nivel prfesinal, gusts, características de ls clectivs labrales. - Públic Extern: clientes y prveedres, prensa, órgans de dirección del país en ls diferentes niveles, cmunidad, etc. según las priridades que ests representen para la empresa. 7. Flujs de Cmunicación Flujs de cmunicación: Describir que flujs de cmunicación se utilizan en la entidad: descendente, ascendente u hrizntal.

5 8. Canales de cmunicación a utilizar Ejempls: fax, teléfn, radibase, internet (blg, página web), , carta, prensa, murales, televisión 9. Tips de mensajes Describir ls tips de mensaje a emitir hacia ls diferentes públics, clasificads según su finalidad: de tarea, mantenimient humans. Establecer las líneas de mensaje. 10. Plan de Cmunicación para mments de crisis Una crisis puede definirse cm cualquier suces, acción, situación, que incida desfavrablemente en las actividades ctidianas de una institución, pr l que requiere de accines específicas y excepcinales. 11. Presupuest de cmunicación Debe estar incluid en el presupuest de la empresa, definiend el mnt destinad a cada acción de cmunicación. 12. Evaluación Cóm se evaluará y cntrlará sistemáticamente el Plan de Cmunicación a través de las accines cntenidas en él? (Crngramas, fechas de cumplimient y respnsables). 13. Registrs - Plan de Cmunicación anual, cn ls bjetivs y tareas. - Actas de aprbación del Plan de Cmunicación anual. - Evidencias de las accines cmunicativas realizadas. - Resultads del Diagnóstic Organizacinal y trs estudis relativs al tema. - Plan de las medidas elabradas para las dificultades detectadas. - Plan anual de events. - Registr de ls medis de cmunicación masiva y dats de cntact de ls peridistas que atienden la rganización. - Registr de actividades desarrlladas cn la prensa. - Relación de Cuadrs y Funcinaris designads para brindar la infrmación requerida. - Mnitre de ls artículs publicads en la prensa. - Fechas significativas para la empresa.