ANÁLISIS DE NECESIDADES

Transcripción

1 Empresa: FOOD INTERNATIONAL Fecha: Manual de Prcedimient ANÁLISIS DE NECESIDADES para la implantación de un Sistema de Gestión Empresarial ERP Avis: Este dcument está prtegid pr las leyes de derechs de autr y trs tratads internacinales. La reprducción, distribución y us n autrizads expresamente pr Infred ST de la ttalidad parte del mism está penad pr la Ley cn severas sancines civiles y penales y será bjet de tdas las accines judiciales que crrespndan. Infred ST. Versión

2 Intrducción La implantación de un Sistema de Gestión Empresarial ERP aprta a tdas las empresas grandes beneficis: Un imprtante aument de prductividad y reducción de cstes, gracias a la autmatización de prcess y a la integración de tdas las áreas de la Empresa, eliminand duplicidades de infrmación, un cntrl efectiv sbre tds ls prcess de negci y dispner de la infrmación necesaria para la tma de decisines en el mment prtun, que sin duda redundarán en una mayr calidad de ls servicis y en un aument de la satisfacción de ls Clientes. Su implantación es una tarea que puede ser cmpleja pr ls numerss factres que intervienen en este prces. Cnviene, pr tant, planificar, ejecutar y cntrlar minucisamente cada una de las Tareas y Fases que cmpnen ests Pryects, para que su desarrll se haga siempre cn el plaz y cstes prevists. Hay ds tareas básicas y previas que deben ser desarrlladas pr la Empresa Usuaria: 1. Organizarse para el Pryect. 2. Definir minucisamente tdas sus necesidades. Este dcument ha sid redactad pr Infred ST, empresa especializada en la implantación de Slucines para la Gestión Empresarial en Pequeñas y Medianas Empresas (PYMES), y tiene cm bjetiv ayudar a las que tienen el pryect de cambi de su Sistema de Gestión Empresarial. Incluye alguns cnsejs que les pueden ser útiles para adaptar su Organización al pryect y cm guía de ayuda para definir sus necesidades, empleand el mínim tiemp psible. Se acnseja también su utilización a aquellas empresas que deseen cncer ls beneficis que les aprtaría la implantación de un Sistema ERP cm Micrsft Dynamics NAV 2009 en su Organización, per que aún n l han decidid. Una vez cumplimentad, Cnsultres Especializads de Infred ST l utilizarán para presentar un PLAN DE IMPLANTACIÓN en el que se verán reflejads y cuantificads ess beneficis. Infred ST. Versión

3 Organización La implantación de un Sistema ERP trae cnsig n sól las ventajas de la autmatización de prcess, integración y ahrrs de cstes, sin también una psible resistencia a ls cambis que se rigina en la Organización de la Empresa pr parte de sus Usuaris. Es necesari estar preparads para enfrentarse de frma psitiva a ests cambis, invlucrand en el Pryect a td el persnal de la Empresa. Estas cn algunas de las medidas que la Empresa deberá tmar: La Gerencia y/ Dirección deberá respaldar y apyar claramente el desarrll del Pryect, en crdinación directa cn el Jefe del mism. Nmbrar un Jefe de pryect que gestinará tant las fases de selección cm de implantación. El Jefe de Pryect se cupará de crdinar las tareas de ls distints respnsables de Departaments: Finanzas, Marketing, Ventas, Almacenes, Cmpras, Prducción, Servicis, RRHH, etc. Es abslutamente fundamental que ests Respnsables estén implicads al máxim y que tengan una respnsabilidad clara y definida sbre ls resultads. La Empresa deberá cnfeccinar un CUADERNO DE NECESIDADES cn la clabración directa de cada un de ls Respnsables de Departaments y la crdinación del Jefe de Pryect. Para esta tarea puede hacer servir cm base el Manual de Prcedimient adjunt. Si esta tarea n es realizada cn minucisidad el Pryect fracasará nada más cmenzar. Su recnducción sól será psible asumiend un mayr plaz de ejecución y especialmente de COSTES. La respnsabilidad de cnseguir ls bjetivs debe asumirla la Empresa Cnsultra a la que se le encargue el Pryect. El Pryect se desarrllará partiend de la base de que es la Empresa Cnsultra quien deberá cncer las NECESIDADES de la Empresa y aprte la SOLUCIÓN adecuada, nunca al cntrari. Infred ST. Versión

4 Un pc de infrmación previa... Que es una Slución de Gestión Empresarial ERP? ERP (Enterprise Resurce Planning) Planificación de ls Recurss Empresariales DEFINICIÓN: Es un sistema de planificación de recurss y de gestión de la infrmación que, de una frma estructurada, satisface la demanda de necesidades de la gestión empresarial. OBJETIVOS: Satisfacer las distintas necesidades de infrmación de la empresa, tant interna cm externa, para lgrar una mejr eficiencia en la gestión de la misma, cn infrmación más precisa, mas rápida de btener, fiables y de fácil cmprender, permitiend a ls directivs y analistas de infrmación, tmar decisines para realizar las accines pertinentes y definir las estrategias a implantar en el futur. Que elements cmpnen una Slución de Gestión Empresarial ERP? 1. Infraestructura infrmática: Hardware, Sftware de Base, Cmunicacines, Seguridad, etc. Sbre la que se instalan las Aplicacines Sftware de Gestión. Su diseñ debe realizarl una Empresa especializa, en crdinación cn el Respnsable de Infrmática de la EMPRESA. 2. Base de Dats: También llamada Fichers Maestrs, que cntiene tda la infrmación relativa a ls Entes que intervienen en ls prcess de gestión Empresarial: Clientes, Agentes, Bancs, Prveedres, Transprtistas, Prducts, etc. Una vez intrducids en el Sistema, se utilizan para alimentar de frma autmática ls Prcess de Negci, evitand al máxim psible la entrada manual de infrmación. El diseñ de la Base de Dats que debe sprtar la Slución ERP es respnsabilidad de la Empresa Cnsultra que clabre en la implantación. Es cnveniente que cada un de ls Respnsables de la Empresa anten en el CUADERNO DE NECESIDADES aquells camps de infrmación que a su entender le sn necesaris para desarrllar sus tareas y una descripción de la utilidad que les tienen. Ls Cnsultres especializads ayudarán a cmprbar que estas necesidades están cubiertas. 3. Prcess: Sn un cnjunt de prgramas que, al ejecutarse, generan y gestinan la infrmación relativa a tds ls prcess de negci de la Empresa: Ofertas, Pedids, Facturas, Mvimients de Almacén, Efects al Cbr, etc. Esta infrmación está integrada en la Base de Dats y deben aprtar la Slución a tdas las necesidades de gestión. El respnsable del Pryect y ls Usuaris Respnsable de Áreas de la Empresa deberán incluir en el CUADERNO DE NECESIDADES la relación de tds ls prcess que cnsideren necesaris para el desarrll de la actividad, cn especial mención al Cm deben ser estas Slucines.

5 4. Resultads: Es la infrmación que emana de ls Prcess y que el sistema ns frece en diferentes frmats: Cnsultas pr pantalla, Listads pr Impresra, Sprtes Magnétics para tercers, etc. El Jefe de pryect y ls Respnsables de Áreas de la Empresa deben definir exactamente el frmat y cntenid de ests infrmes incluyéndls en el CUADERNO DE NECESIDADES. Funcines que deben estar Integradas en el Sistema ERP: FM (Financial Mangement) Gestión Financiera y Tesrería. DEFINICIÓN: Gestión de tdas aquellas tareas asciadas a ls mvimients tant ecnómics cm financiers en la empresa. Td est incluye la Cntabilidad, Gestión Presupuestaria, Gestión de Cbrs y Pags, Cash-Flw, Gestión de Activs Fijs, etc. OBJETIVOS: Dtar a la empresa de ls dats financiers y ecnómics necesaris para una crrecta tma de decisines. CRM (Custmer Relatinship Management) Gestión de las Relacines cn el Cliente. DEFINICIÓN: Apy a la relación persnalizada cn ls clientes y mantener una estrecha relación para cncer sus gusts, hábits y necesidades, de manera que favrezca, en la medida de l psible, la ya de pr sí cmpleja labr cmercial. OBJETIVOS: Identificar, atraer y retener a su clientes, además de ayudarles a incrementar la satisfacción de ésts y a ptimizar así la rentabilidad de sus negcis. SCM (Supply Chain Mangement) Gestión de la Cadena de Suministr. DEFINICIÓN: Gestión de aquellas actividades asciadas cn el mvimient de bienes desde el suministr de materias primas hasta el cnsumidr final. Est incluye la selección, cmpra, prgramación de prducción, prcesamient de órdenes, cntrl de inventaris, transprte, almacenamient y servici al cliente. Per, l más imprtante es que también incluye ls sistemas de infrmación requerids para mnitrear tdas estas actividades. OBJETIVOS: Entrega al cliente final del prduct aprpiad, en el lugar crrect y en el tiemp exact, al preci requerid y cn el menr cst psible. RRHH (Human Resurces) Recurss Humans. DEFINICIÓN: Sn tdas aquellas funcines que hacen referencia a la gestión del persnal de una empresa u rganización: selección, evaluación, frmación, titulacines, etc. OBJETIVOS: Gestinar de frma eficiente ls prcess que se realizan alrededr del persnal. B2B & B2C (Business t Business and Business t Custmer) Cmerci Electrónic. DEFINICIÓN: Sn aquellas peracines de cmerci electrónic que cmunican empresas vendedras cn tras empresas (B2B) bien empresas vendedras cn clientes finales (B2C). OBJETIVOS: Sistema que permite aumentar las ventas de la empresa cn dats actualizads y sin necesidad de incrementar cstes estructurales.

6 DMS (Dcument Mangement System) Gestión Dcumental. DEFINICIÓN: Gestión de dcuments electrónics que permite el almacenaje, rastre y búsqueda aunque ests n tengan una rganización clara de sus cntenids. OBJETIVOS: Gestinar ls dcuments aprtand seguridad y almacenaje y reducir la utilización de papel en la ficina. EP (Emplyee Prtal) Prtal de Emplead. DEFINICIÓN: Prtal accesible a través de la intranet de una empresa u rganización que permite a ls empleads gestinar diferente infrmación relacinada cn ells misms cn el Sistema ERP de la empresa. OBJETIVOS: Optimización de ls prcess de trabaj administrativ y accesibilidad desde cualquier punt. BI (Business Intelligence) Análisis de Negci. DEFINICIÓN: Cnjunt de metdlgías y herramientas que permiten la btención y transfrmación de ls dats un sistema cn infrmación desestructurada, en infrmación estructurada y depurada para su expltación. OBJETIVOS: Garantizar la accesibilidad a ls dats a aquells que ls requieran y facilitar la tma de decisines en base a ests. Infred ST. Versión

7 Organización pr Áreas y Departaments 1. Algunas bservacines imprtantes antes de cmenzar Área General de la Empresa 3. Gestión Financiera (FM) a. Cntabilidad b. Tesrería c. Activs Fijs 4. Gestión de las Relacines cn ls Clientes (CRM) a. Marketing b. Preventa c. Autventa d. Servicis e. Cmerci Electrónic 5. Gestión de la Cadena de Suministr (SCM) a. Cmpras b. Existencias/Gestión de Almacenes c. Ventas d. Fabricación e. Gestión de Pryects 6. Recurss Humans (RRHH) a. Nóminas y S.S. b. Gestión de Recurss Humans 7. Genéric a tdas las Áreas a. Gestión Dcumental (DMS) b. Prtal de Emplead (EP) c. Business Intelligence and Reprting (BI) d. Infraestructura Infred ST. Versión

8 1. Algunas bservacines imprtantes antes de cmenzar... 1) La Dirección General de la Empresa, cn la clabración directa del Jefe de Pryect y ls Respnsables de Departaments deberán estudiar y planificar ls cambis que se prducirán en la Organización cm cnsecuencia de la implantación de el Sistema ERP y que precisamente serán la vía para cnseguir una imprtante reducción de cstes perativs, un mayr cntrl sbre tds ls prcess de negci y una mejra sustancial de la satisfacción de sus Clientes. 2) El Jefe de Pryect y Respnsables de Departaments de la Empresa deben centrar sus esfuerzs en describir y dcumentar cn el máxim de detalle psible tds sus Prcess de negci, incluyéndls en el CUADERNO DE NECESIDADES, así cm ls Resultads que desean btener. 3) Este frmulari está diseñad en Micrsft Wrd 2000/2007. Debaj de cada tema les permitirá intrducir td el text que cnsideren necesari. Entregue a cada Respnsable la parte que le crrespnda. Además de un frmulari para la infrmación genérica de la empresa, el rest se rganizan pr Áreas y Departaments. 4) Si el Sistema ERP se ha de implantar en un grup de empresas será necesari rellenar un CUADERNO DE NECESIDADES pr cada una de ellas. Si muchas de las necesidades sn cmunes se recmienda hacer el cuadern de necesidades de la empresa cn más vlumen de negci y cmplejidad, añadir quitar td l necesari para la segunda, tercera,...). 5) El Jefe de pryect y Respnsables de Departaments cumplimentarán ls frmularis describiend en cada apartad la situación que tiene en este mment y la que le gustaría btener cn la implantación del Sistema ERP. Además de la descripción, l mas detallada psible, cmpletará el cuestinari cn tds aquells dcuments que cnsidere necesaris para transmitir sus necesidades: Cpias de pantallas de su aplicación actual u tras Aplicacines cm ejempls de ls resultads que le gustaría btener, diseñ de pantallas de entrada, visualización de dats infrmes impress hechs cn Wrd, Excel a man. L imprtante es que deje reflejad pr escrit y l más gráfic psible tds ls beneficis que desea btener cn la implantación. Tds ls dcuments que se adjunten se deberán numerar y en cada un de ls Apartads se hará figurar el númer y nmbre de ls dcuments. 6) MUY IMPORTANTE: Cada Respnsable deberá incluir en su Cuadern tdas las sugerencias que se le curran respect a la psibilidad de Autmatizar Prcess, eliminación de tareas repetitivas, eliminación de dcuments en papel, etc. de tal frma que tdas se puedan desarrllar cn la menr intervención psible de intrducción de dats manuales pr parte de ls Usuaris. N lvidems que esta debe ser un de ls bjetivs imprtantes para la implantación de un Sistema ERP. 7) Para su cnfección pdrán cntar cn la clabración persnalizada de Cnsultres Especializads de Infred ST. Una vez terminad, el CUADERNO DE NECESIDADES será interpretad pr Infred ST, que requerirá de tdas las aclaracines necesarias para pder cnfeccinar un PLAN DE IMPLANTACIÓN, que recgerá tda la infrmación necesaria para la Dirección General, el Jefe de Pryect y ls Respnsables de Departaments de la Empresa puedan ver reflejads en el mism la slución a tdas sus necesidades. Infred ST realizará las presentacines persnalizadas de la Slución ERP en la que ya se habrán intrducid la parametrización e infrmación suficientes para ver reflejads en su funcinamient l que denminams Mdel Cliente. Infred ST. Versión

9 ANÁLISIS DE NECESIDADES Empresa: FOOD INTERNATIONAL Fecha: A cumplimentar pr el Directr General y el Jefe de Pryect. Área: 2. General Directr General Teléfn: Jefe de Pryect Teléfn: Dats Genérics: Actividad Ecnómica (CNAE): Cifra de Negci (en m..): Númer de Empleads: WEB: Certificacines que psee la Empresa (p.e. ISO xxx,.): Situación frente a la ley de Prtección de Dats (OLPD): Descripción General de la actividad de la Empresa: Descripción de la Organización de la Empresa: (Grup de Empresas, Unidades de Negci, Centrs de Trabaj, Delegacines, Sucursales, Almacenes, etc.). Relación de las Aplicacines Sftware que utilizan en la actualidad para gestinar la actividad de la empresa: Nº de usuaris que las utilizan, Base de Dats que las gestinan, si dispnen de cntrats de actualización/mantenimient, etc. Sistema Ofimátic que utiliza la Empresa: Númer de Usuaris cncurrentes necesaris: Actualmente: Una vez implantad el sistema ERP, teniend en cuenta la rerganización que se prducirá en base a la autmatización de prcess, integración de funcines, etc.): Situación actual de su Sistema Infrmátic de Gestión Empresarial, detalland el nivel de integración entre departaments, carencias, virtudes, etc: