Actualmente, las empresas cuentan con un

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1 127 Boletín IIE, octubre-diciembre del 2007 Arquitectura de un portal corporativo Isaí Rojas González y Martín Santos D. En este artículo se describen los elementos que integran un portal corporativo, los distintos modelos utilizados por las empresas para organizar su información, así como los servicios y capacidades que ofrece un portal corporativo, para que sea una herramienta amigable y cómoda para el usuario. Se concluye con una descripción general de las capacidades de una herramienta de portal, que el Instituto de Investigaciones Eléctricas (IIE) ha desarrollado para la Comisión Federal de Electricidad (CFE) y que actualmente se tiene instalada en varias áreas de la misma. Figura 1. Universo de información de una organización. Administrador de cuentas bancarias e inversiones Administración de almacenes Control de entregas y transporte Puntos de venta Administración de la producción Administración de activos Administración de mantenimiento operativo Nómina Recursos humanos El sistema de administración de procesos El sistema de gestión de proyectos Los sistemas de control operativo y supervisorio El sistema de capacitación El sistema de gestión normativa que incluye principalmente: Calidad Seguridad en el trabajo y salud laboral Entorno ambiental El sistema de administración del conocimiento El sistema de administración de contenidos El sistema de gestión empresarial El sistema de control de la gestión Herramientas de inteligencia de negocios Herramientas de administración de la infraestructura informática y de comunicaciones Introducción Actualmente, las empresas cuentan con un gran número de sistemas que les permiten llevar a cabo sus actividades y funciones que tienen definidas, algunas de las más importantes se muestran en la Fig. 1: El sistema empresarial o ERP, que lleva la gestión de la información administrativa y contable de la empresa y que normalmente cuenta con los sistemas: Contabilidad Finanzas Administración de ventas Administración de compras

2 Aplicaciones tecnológicas 128 Herramientas de seguridad de la información Herramientas de colaboración tales como: Mensajería instantánea Correo electrónico Foros de discusión Administrador de encuestas Todos estos sistemas generan información que debe compararse, analizarse con prontitud e integrarse. La mayoría de las acciones que se llevan a cabo dentro de las organizaciones diariamente, tienen que ver con realizar estas tareas. En la mayoría de los casos, estos sistemas se desarrollaron o adquirieron separadamente y se encuentran en distintas plataformas y lenguajes, por lo que es necesario llevar a cabo tareas adicionales para integrar la información. El portal corporativo resulta ser un elemento integrador que permite reducir estas tareas al mínimo y orquestar la información, para conducir al usuario a que se enfoque en sus funciones dentro de la organización. Elementos de un portal corporativo La arquitectura de un portal corporativo debe de cumplir con la misión del portal, el cual debe ser (Garther Group, 1999): El único punto de acceso de los usuarios a la información de la empresa Debe de actuar como un sistema reactivo, que avisa cuando algo está sucediendo dentro de ella Debe adaptar la información de salida a cualquier dispositivo Debe de integrar información de cualquier fuente de datos Debe de integrar información desde cualquier plataforma Debe de proveer el servicio de acceso a la información desde cualquier lugar (ubicuidad) Figura 2. Arquitectura de un portal corporativo. Los elementos que forman principalmente un portal, se representan en la Fig. 2. Un portal corporativo está constituido principalmente por los siguientes módulos: Autentificación única de usuarios. Generador de páginas o paneles contenedores. Administrador de aplicaciones. Motor de búsqueda. Administrador de contenido. Colaboración contextual. Administrador de contenido relacional. Administrador de contenido sindicado. Administrador de sistemas externos. Administrador de flujos de trabajo. Administrador de extractores de datos. Administrador de adaptadores de información. Asistente generador de espacios de trabajo. Administrador de objetos de inteligencia de negocios. Espacio de trabajo personal. A continuación se describen de modo general, cada uno de estos módulos y se detallan algunas de sus características generales. Autentificación única de usuarios El módulo de autentificación de usuarios está conformado por todos los servicios del portal que permiten registrar a los usuarios, proveerles de privilegios para ingresar a los servicios que éste proporciona y reconocer a un usuario en las distintas aplicaciones enlazadas al mismo. Este mecanismo conocido como SSO

3 129 Boletín IIE, octubre-diciembre del 2007 (single sign on, firma de acceso única) le permite acceso a cada uno de los servicios que el portal provee y a las aplicaciones que se encuentran enlazadas a éste, eliminando la necesidad de que el usuario tenga que autentificarse en cada una por separado. Esta opción aumenta la seguridad, mejora la organización de los privilegios de acceso a los sistemas y reduce la complejidad de la administración de los mismos (De Clercq, 2002). Generador de páginas o paneles contenedores En este módulo se integran los servicios que generan el contenido que ve el usuario en la pantalla dentro de un navegador, cuando invoca al portal vía una url. Cuenta con servicios que le permiten escoger menúes, páginas y contenedores de información, así como el tema gráfico con el que quiere verlas. Este módulo es el encargado de generar el marco principal del portal, así como todas y cada una de las páginas con la información que el usuario requiere o solicita. Básicamente, el generador construye 3 secciones de la página dependiendo de la posición en la que el usuario se encuentra navegando (Fig. 3) y que son: Figura 3. Elementos de una página. 1) Sección global o de identificación 2) Sección de navegación 3) Sección de información o contenido Administrador de aplicaciones Es el módulo encargado de administrar las aplicaciones que cumplen con estándares del portal y que se registran para poder administrar sus servicios y definir privilegios de los usuarios a los mismos. Este módulo genera la biblioteca de objetos que el usuario puede visualizar y administra los privilegios de acceso por rol, grupo o usuario. Motor de búsqueda El motor de búsqueda cuenta con servicios para generar índices o enlazar índices existentes de la información y sistemas registrados en el portal. Proporciona los servicios para que el usuario pueda realizar búsquedas en la información estructurada y no estructurada de los sistemas (Brin, 2002). Dependiendo del portal instalado, el usuario puede definir distintos mecanismos de búsqueda: textual, por taxonomías, difusa, etc. Administrador de contenido Este módulo se integra con los servicios para diseñar (a través de un editor html en línea), revisar, aprobar y publicar información en el portal a través de páginas de contenido o enlace, a contenido expuesto en repositorios tales como documentos, sonidos, películas, etc. Es el módulo orquestador de información no estructurada, que permite a todos los usuarios generar contenido para el portal. Actualmente es el módulo más utilizado en las empresas para publicar noticias, avisos, servicios internos, información de cada área, etc. El motor de búsqueda puede localizar cualquier contenido almacenado por indexado de texto, categorías, autor o palabras clave. Permite indicar la caducidad del contenido, de tal forma que el portal puede reportar al responsable cuando el contenido ha caducado (Rasco, et al., 2001). Colaboración contextual La colaboración contextual ayuda a enfocar al usuario en la información relativa a la que busca, por ejemplo, permite acercar a los autores de documentos, cuando se localizan documentos de interés y entablar una conversación con ellos instantáneamente. Permite definir información relacionada con un determinado concepto, por ejemplo, cuando se busca información relativa a un proyecto, los mecanismos de colaboración pueden contextualizar a los responsables de tareas, asignaciones, proveedores o autores de guías y procedimientos relacionados. Este módulo proporciona los servicios de mensajería instantánea contextual, videoconferencia, pizarra compartida y sensor de presencia, para saber si un usuario se encuentra

4 Aplicaciones tecnológicas 130 Figura 4. Administrador de contenido relacional. disponible para iniciar una conversación. Este servicio se puede extender a dispositivos móviles como celulares y PDAs (Rasmus, 2002). Administrador de contenido relacional El módulo de contenido relacional proporciona servicios a los usuarios del portal, para enlazar bases de datos relacionales de sistemas de la empresa y realizar procesos de consulta, captura, migración, borrado o actualización de datos (Fig. 4). Este módulo permite que los usuarios puedan construir fragmentos web que muestren los datos enlazados en vistas o tablas, y enlazar los datos con los de otro sistema. Cuenta con servicios que le permiten al usuario construir una interfase para darle mantenimiento al sistema o migrarlo completamente al portal (Kazienko, et al., 2004). Administrador de contenido sindicado Con el crecimiento de la información tanto interna como externa, es difícil dar seguimiento a los cambios que ocurren en páginas de proveedores, clientes, competidores, sitios de interés, servicios internos, comunicados internos, etc. El portal cuenta con un módulo que proporciona servicios para integrar información sindicada, a través del uso del estándar RSS, XML o ATOM, permitiendo canalizar información nueva de todos estos sitios hacia los usuarios del portal que lo requieran. Adicionalmente, el portal puede almacenar los encabezados de las noticias y proporcionarlas aún cuando los servicios no estén disponibles en su origen (Fig. 5) (De la Torre, 2006). Figura 5. Administrador de contenido sindicado. Administrador de sistemas externos Estos servicios del portal permiten enlazar aplicaciones generales desarrolladas con scripts en ASP, PHP, JSP, Servlets, etc. y que estén protegidas mediante un esquema de seguridad basado en claves de acceso, utilizando el método GET o POST, transferido a través del url. Este servicio permite reducir el uso de numerosas claves de acceso para enlazar los distintos sistemas utilizados en la empresa, es decir, el portal actúa como una bóveda que almacena dichas cuentas y claves, de tal forma que el usuario sólo necesita ingresar una vez al sistema e ingresar su cuenta y clave de acceso. El portal almacena el registro y la siguiente vez que el usuario ingresa lo hace directamente. Este servicio se puede utilizar para enlazar aplicaciones internas a la empresa y externas (proveedores, clientes, etc.). Administrador de flujos de trabajo Figura 6. Administrador de flujos de trabajo. El módulo de administración de flujos de trabajo cuenta con servicios que permiten automatizar los procesos repetitivos en la empresa, tales como: trámites (solicitud de vacaciones, comisiones, tiempo extra, etc.) mediante el uso de agentes que empujan el estado de los documentos definidos electrónicamente (formas electrónicas) y que avanzan en el proceso mediante reglas de negocio que son analizadas. Este módulo cuenta con editores para definir los flujos y las reglas de negocio, y construir los formatos de los documentos a utilizar en el mismo. Se puede utilizar añadido a esto, un mecanismo de seguridad para validar los estados del documento mediante firmas electrónicas, certificados digitales, firmas biométricas, etc. (Fig. 6) (Hollingworth, 1995).

5 131 Boletín IIE, octubre-diciembre del 2007 Administrador de extractores de datos Figura 7. Administrador de extractores de datos. El módulo de extracción de datos permite construir consultas a bases de datos relacionales o documentales y extraer información periódicamente, o cada vez que se cumple una regla establecida y configurada por el usuario. Este módulo permite consolidar información que el usuario puede utilizar para tomar decisiones, por ejemplo, extraer datos del sistema ERP para conocer las ventas en un período y programar la regla para que se extraiga esta información cada mes, la cual posteiormente puede ser utilizada para compararla con estadísticas o pronósticos, mediante herramientas de inteligencia de negocios o gestión y tomar decisiones (Fig. 7). Administrador de adaptadores de información El módulo administrador de adaptadores de información cuenta con servicios que permiten la integración de transformadores de información, basados en XML, que dan la posibilidad de adaptar la información a diversos dispositivos del usuario o canales de salida, tales como voz, mensajes sms, etc. (Merlino, 2006). Asistente generador de espacios de trabajo El portal cuenta con servicios de asistencia para crear sitios, conocidos también como espacios de trabajo, donde un grupo restringido de usuarios del portal, puede ingresar y compartir servicios que les apoyen en la conducción de tareas en equipos de trabajo. Estos sitios cuentan con servicios de agenda grupal, foros de discusión, avisos, tareas y biblioteca documental. Se pueden configurar diversos espacios de trabajo para grupos especializados tales como: Espacio para administrar proyectos, comités de especialistas, planeación estratégica, mejora continua, etc. Administrador de objetos de inteligencia de negocios Recientemente, los portales están incorporando adicionalmente herramientas de inteligencia de negocios, para ampliar la capacidad de interconexión de datos, permitiendo integrar bases de datos multidimensionales y elementos de análisis para la toma de decisiones. Estos servicios permiten construir tableros, indicadores y modelos de gestión para apoyar la toma de decisiones, y el control y seguimiento de acciones en la empresa, de acuerdo a su planeación estratégica. Espacio de trabajo personal Una de las características principales del portal es llevar a la persona correcta, la información que requiere en el momento apropiado, por lo que uno de los módulos más importante del portal es el espacio de trabajo personal. El módulo generador del marco principal del portal permite generar un espacio de trabajo para cada usuario, que puede ser personalizado con sus preferencias y que adicionalmente hereda todos los módulos de información a los que el usuario tiene derecho de acceder, de acuerdo a su rol dentro de la organización. Este módulo conduce la información de acuerdo con las funciones que cada usuario tiene para la organización y da la flexibilidad a éste de que lo modifique con sus gustos y preferencias, en cuanto a interfase gráfica y disposición de los servicios, por lo que cada usuario puede llegar a tener su propia versión del portal de la empresa, de tal forma que un director ve la información de su competencia, como pueden ser los tableros de control de gestión, la planeación estratégica, sus acuerdos, minutas y seguimiento a iniciativas asociadas a su planeación, mientras que un usuario de un área relacionada con ventas, puede visualizar con el mismo url, sus metas de venta, sus ventas actuales, sus prospectos, etc. Por lo tanto, mediante esta característica el portal permite enfocar las actividades de los usuarios de acuerdo a su posición dentro de la empresa, dándole más agilidad a ésta para responder a las necesidades de clientes, proveedores, socios de negocio y empleados, y cumplir con sus expectativas oportunamente.

6 Aplicaciones tecnológicas 132 Páginas de contenido adaptivas Figura 8. Fragmentos Web. Adicionalmente, los portales ofrecen a las páginas de contenido tradicionales, páginas que pueden hospedar fragmentos web de distintas aplicaciones. Estas páginas permiten a los usuarios configurar su portal con información necesaria para realizar sus tareas (Fig. 8). La integración de dichas páginas permite adjuntar información de diversas fuentes, aunque éstas se encuentren en distintos lugares geográficos y distintas plataformas. Adaptabilidad gráfica El portal también cuenta con servicios que permiten al usuario cambiar la apariencia física del mismo y adaptarla a sus gustos gráficos. Esta característica facilita la usabilidad del portal, ya que lo hace menos monótono y más amigable. Modelos de arquitectura de información Existen diversos modelos para estructurar la información dentro de un portal corporativo, para las diferentes audiencias que se tienen, entre los que se encuentran: Modelo orientado a servicios internos para empleados B2E - Business-to-Employee, (Empresa Empleado) Este modelo enfoca la principal función del portal, a distribuir los servicios que los empleados requieren para realizar sus funciones, conocer la organización y lo que cada área hace, así como los servicios generales de las áreas de apoyo para que los empleados conozcan sus obligaciones y derechos, por ejemplo: prestaciones, vacaciones, reglamentos, etc. Modelo orientado a servicios externos B2G - Business-to-General Public (Empresa-Público) B2B - Business-to-Business (Empresa Empresa) B2C - Business-to-Customer (Empresa Cliente) Normalmente, estos modelos están orientados a proporcionar información de forma externa a la empresa, a través de internet o extranets. En ellos, la función principal del portal consiste en proveer los servicios para que el público en general conozca lo que la empresa ofrece. Los proveedores, socios de negocios y los clientes puedan tener servicios con los cuales realizar operaciones más cómodamente, por ejemplo: realizar pedidos, reclamos, facturar electrónicamente, comprar vía un catálogo electrónico, dar seguimiento a compras, tener soporte técnico, capacitarse, etc. (Tojib, et al., 2005). Desarrollo sobre portales en el IIE Atendiendo las necesidades que el sector eléctrico demanda en sistemas informáticos, el IIE ha desarrollado desde el 2003, una herramienta para portales corporativos, basándose en la infraestructura adquirida por la CFE para colaboración (Lotus Domino), la cual tiene las siguientes características generales: Cuenta con un mecanismo único de autentificación. Puede instalarse en cualquier sistema operativo. Tiene una arquitectura distribuida. Permite construir y publicar contenido. Integra herramientas de colaboración (correo, mensajería instantánea, sensor de presencia). Permite generar espacios de trabajo especializados. Permite su personalización por cada usuario. Enlaza aplicaciones externas. Adapta información para otros servicios. La Fig. 9 y la Fig. 10 muestran un esquema general del desarrollo, sus componentes y la imagen de la entrada general del portal, la cual puede ser personalizada por los usuarios de acuerdo a sus necesidades. El portal ha sido instalado y personalizado para distintas áreas de la CFE.

7 133 Boletín IIE, octubre-diciembre del 2007 Figura 9. Esquema del portal desarrollado. Figura 10. Portada principal del portal. Conclusiones La arquitectura de un portal corporativo ha evolucionado para dar mayor flexibilidad a las organizaciones y así puedan implementar sus sistemas sin necesidad de utilizar otros u otras herramientas. La gran visión de un portal consiste básicamente en integrar toda la información de la empresa, para lograr 3 objetivos importantes: Contar con herramientas para apoyar la toma de decisiones. Administrar y preservar el conocimiento de la empresa. Adaptar la empresa a los cambios externos. La adopción de un modelo de información para el portal es una decisión clave en la implantación de estas herramientas y su aceptación dentro de la organización, por lo que es necesario realizar un análisis detallado de las necesidades de la misma, antes de decidir qué modelo utilizar. Referencias Garther Group. Enterprise Portal Trends Emerge Among Confusion. April 20, De Clercq, Jean. Single Sign-on Architectures (White paper). Hewlett-Packard Brin, Sergei and Lawrence Page. The Anatomy of Large-Scale Hypertextual Web Search Engine. Standford University Rasco, Patrick and Jackson Justin. MSFC Content Management Research and Requirements Definition. MSFC Huntsville, Alabama Rasmus, Daniel W. The Next Big Thing: Contextual Collaboration. IDEABYTE March Kazienko, P. Kiewra, M Integration of relational databases and Web site content for product and page recommendation Database Engineering and Applications Symposium, De la Torre, Anibal. La RSS navegará por ti. Gacetilla Bitacorera. Volumen 1 Dic Hollingsworth, David. The Workflow Reference Model. Workflow Management Coalition Document Number TC January Merlino, H. Patrón de Diseño de Vistas Adaptables. Centro de Ingeniería del Software e Ingeniería del Conocimiento. Facultad de Ingeniería. Universidad de Buenos Aires, RTIS ISSN , Vol. 8, Tojib, D.R., Surgianto L.F. and Rahim, M.M. A new framework for B2E portal development Proceedings. The 2005 IEEE International Conference. Isaí Rojas González Ingeniero en Sistemas Computacionales, egresado del Instituto Tecnológico de Zacatepec en Becario AIT del IIE en la Gerencia de Sistemas Informáticos en el 2003 y ese mismo año ingresó como investigador por honorarios. Desde entonces ha colaborado en el desarrollo de diversos proyectos para el sector eléctrico, tales como el Portal de la Subdirección Técnica, la Subdirección de Transmisión y la Subdirección de Distribución de la CFE. Actualmente desarrolla herramientas con tecnología web en la plataforma Lotus Domino, para Portales Corporativos, Modelos de Colaboración, Espacios de Trabajo y Herramientas de Gestión. irojas@iie.org.mx Martín Santos Domínguez Ver currículum en la pág. 126.