La Factura electrónica. Sesión MeBA 19 abril 2012

Transcripción

1 La Factura electrónica Sesión MeBA 19 abril 2012

2 I-El ABC de la factura electrónica II-Trabajar con factura electrónica III-Proyectos de factura electrónica IV-Práctica en grupo V-Anexos de interés

3 I-El ABC de la factura electrónica: 1-Qué es una factura 2-Qué es la factura electrónica 3-Cómo funciona la factura electrónica 4-Ventajas, beneficios 5-Algunos datos 6-Cuánto cuesta

4 1-Qué es una factura Documento que refleja la la entrega de un producto o la provisión de servicios, junto a la fecha de devengo y la cantidad a pagar como contraprestación RD1496/2003

5 1-Qué es una factura La factura correctamente cumplimentada es el único justificante fiscal que da al receptor el derecho de deducción del impuesto del IVA Directiva 2006/112/CE del Consejo

6 1-Qué es una factura En la factura se encuentran los datos del expedidor y el destinatario, el detalle de los productos y servicios, los precios unitarios y totales y los impuestos Diversos tipos/variantes: Ordinarias, Rectificativas, Recapitulativas

7 2-Qué es la factura electrónica Documento tributario generado por medios informáticos en formato electrónico que reemplaza al documento físico en papel, que conserva su mismo valor legal con unas condiciones de seguridad no observadas en la factura en papel

8 2-Qué es la factura electrónica La factura electrónica es un documento electrónico que cumple con los requisitos legal y reglamentariamente exigibles a las facturas y que, además garantiza la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido, lo que impide el repudio de la factura por su emisor. Art. 1 Ley 56/2007 de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información

9 2-Qué es la factura electrónica 4 condiciones: Formato electrónico Transmisión telemática Integridad y autenticidad Consentimiento de las partes

10 2-Qué es la factura electrónica Firma electrónica avanzada, Basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro Art 3.3 y Art 24.3 Ley 59/2003

11 2-Qué es la factura electrónica Claves: Conservar los datos Asegurar legibilidad en formato original Garantizar acceso Firmar electrónicamente

12 3-Cómo funciona Obligaciones del emisor Obligaciones del receptor

13 4-Ventajas y beneficios Mejora de la eficiencia Integración ERPs Ahorro de costes Optimización de la tesorería Reducción de tiempos de gestión Administración y contabilidad automatizadas Control de acciones erróneas Algunos datos.

14 4-Ventajas y beneficios Situación Actual La empresa genera, recibe y procesa documentos en papel: Listas de Precios Facturas Ordenes de Compra Catálogos de Productos Reportes de Ventas Ordenes de Pago Remitos

15 4-Ventajas y beneficios Situación Actual Los documentos son generados por ordenadores. Los documentos son impresos para ser enviados por correo o fax. El socio comercial al recibir el documento vuelve a digitar la información en otro ordenador. El 70% de la información salida de un sistema informático en papel, es ingresada a otro sistema. Este es un proceso lento, costoso y poco confiable

16 4-Ventajas y beneficios Situación Actual Los documentos son generados por ordenadores. Los documentos son impresos para ser enviados por correo o fax. El socio comercial al recibir el documento vuelve a digitar la información en otro ordenador. El 70% de la información salida de un sistema informático en papel, es ingresada a otro sistema. Este es un proceso lento, costoso y poco confiable

17 4-Ventajas y beneficios La mayor ventaja: debe contemplarse como un elemento integrado dentro de la gestión de una empresa

18 5-Datos Estudios PWC, AECOC

19 5-Datos Estudios PWC, AECOC

20 6-Cuánto cuesta Tamaño de Empresa Características del Proceso Solución Recomendada MicroPymes Mínima inversión Volumen de facturas pequeño Manual Pymes Volumen de facturas medio Automatización parcial Uso y configuración sencilla Semiautomática Grandes Volumen de facturas elevado Automatización total Inversión elevada Multiprocesos Procesos desatendidos Automática

21 II-Trabajar con factura electrónica 1-Qué necesito para implantar la factura electrónica. Requerimientos emisión/recepción 2-Facturas electrónicas con plataformas y certificados de terceros (subfacturación y autofacturación) 3-Ejemplos de factura electrónica: XML facturae

22 1-Qué necesito para implantar la factura electrónica Requerimientos Emisor RD/1496/2003: -Consentimiento previo del receptor -Garantizar la autenticidad e integridad (Firmar con un certificado aprobado por la AEAT) -Conservar copia/matriz -Asegurar la legibilidad en formato original y el acceso completo a las facturas: visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea e impresión

23 Es importante analizar si la empresa va a iniciar la implantación desde el punto de vista del emisor o desde el punto de vista de receptor de facturas

24 1-Qué necesito para implantar la factura electrónica Requerimientos Receptor RD/1496/2003: -Disponer de software validación y vigencia de firma -Almacenar las facturas en formato original -Asegurar la legibilidad en formato original y el acceso completo a las facturas: visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea e impresión

25 La complejidad de este tipo de proyecto radica en la necesidad de tratar con un numero indeterminado de formatos electrónicos y de prestadores de certificación, junto con la recepción de facturas en papel

26 2-Facturas electrónicas con plataformas y certificados de terceros Subfacturación y autofacturación (art 5 RD 1496/2003) Acuerdo por escrito Aceptación 15 días Digitalización certificada (Orden EHA 962/2007)

27 Digitalización certificada Proceso mediante el cual, aplicando técnicas fotoeléctricas o de escáner se convierte una imagen contenida en un documento papel en una imagen digital codificada.

28 Digitalización certificada Interacción con las facturas en papel Permite la DC tanto al emisor como al receptor Reconocimiento óptico de caracteres OCR

29 Factura electrónica XML Facturae Ventajas XML: permite el intercambio de datos entre ordenadores y es fácilmente adaptable a las plantillas mediante CSS Formatos: Facturae UBL GS1-XML

30 Factura electrónica XML Facturae Ver ejemplo facturae

31 Factura electrónica XML Facturae Ver ejemplo facturae Bloque Primero: Se registran los datos generales. Bloque Segundo: Se identifica adecuadamente tanto al emisor como al receptor de la factura Bloque tercero: Se determinan los datos comunes de facturas. Identificación de las facturas, bases imponibles fechas importes etc. Bloque cuarto: Detalle de las Facturas, donde se determinan las reglas específicas de cada sector y de cada relación entre compañías. Bloque quinto: Recoge los datos de la Firma.

32 III-Proyectos de factura electrónica Identificación de proyectos avanzados El caso de Cámara de Zaragoza

33 Caso Práctico Cámara Zaragoza

34 Actividades Previas y de Preparación Introducción Proyecto de Innovación interna Abril 2007 Conformación del Equipo de Trabajo Asistencia a Cursos y jornadas de formación en Facturación Electrónica

35 Equipo de Trabajo: Departamentos Involucrados en la Implantación Dirección General Sin el apoyo de la alta dirección, no se puede implementar estos cambios de paradigma Departamento de Administración y Organización Administración Departamento de Formación e Innovación Innovación Tecnologías Departamento de Comunicación Atención al Cliente Recaudación y Caja Informática

36 Metodología de Trabajo desarrollado en Cámara de Zaragoza: El A-B-C de la facturación electrónica -A- Fase de Análisis y Definiciones -B- Fase de Implantación Piloto -C- Fase de Ajuste y Puesta en Marcha

37 Diciembre Oct. Nov. y Enero 2008 Dic. Metodología de Trabajo desarrollado en Cámara de Zaragoza: El A-B-C de la facturación electrónica Inicio (1) Flujo de intercambio actual de facturas (2) Clientes y/o proveedores intercambiar factura electrónica A (3) (4) Opción de facturación electrónica Formato de factura electrónica Junio 07 Julio Agosto (9) (8) (7) (6) Pruebas piloto para facturación electrónica Capacitación B en facturación electrónica Interface con el Portal FaCtur-e Procesos de Facturación Electrónica (5) AMedios de intercambio alternativos Noviembre Octubre Septiembre Agosto (10) B Ajustes al proceso, interface y/o capacitación (11) C Campaña difusión/ información (12) Puesta en marcha Fin No! (Mejora Continua)

38 Fase de Análisis y Definiciones: (1) Flujo de intercambio actual de facturas Análisis de Periodo Temporal Análisis de Facturas EMITIDAS y RECIBIDAS Análisis de Clientes Análisis de importes

39 Fase de Análisis y Definiciones: (2) Clientes y/o proveedores para intercambiar factura electrónica EMPRESA CANTIDAD DE FACTURAS Mac-Puar S.A. 98 Fundacion Laboral De La Construccion De Aragón Exclusivas Centralizadas, S.L. 56 Step Two S.A. 56 Lackey S.A. 50 Telergon S.A. 49 Industrias Iter, S.A. 46 Industrias Quimicas Del Ebro, S.A 46 Productos Porcinos Secundarios S.A. 45 Rivasam, SA. 44 Novapet S.A. 43 Martiparts Componentes De Traccion, S.L. Pieles Turiaso, S.A. 41 Cia Aragonesa Transacciones Saigner, S.L. Patrocinio Lax Lavilla/Frutos Secos Import SA

40 Fase de Análisis y Definiciones: (3) Opción de facturación electrónica Soluciones para la gestión de facturas electrónicas Tamaño de Empresa Características del Proceso Solución Recomendada MicroPymes Mínima inversión Volumen de facturas pequeño Manual Pymes Volumen de facturas medio Automatización parcial Uso y configuración sencilla Semiautomática Opción elegida por la Cámara de Zaragoza Grandes Volumen de facturas elevado Automatización total Inversión elevada Multiprocesos Procesos desatendidos Automática

41 Fase de Análisis y Definiciones: (4) Formato de factura electrónica La opción recomendable Enviar facturas en formato XML Facturae 3.0, 3.1 y/o UBL Recibir facturas en formato XML Facturae 3.0, 3.1 para lograr la integración con la aplicación de gestión interna de la Cámara.

42 Fase de Análisis y Definiciones: (5) Medios de intercambio alternativos Selección de la plataforma de facturación Solicitud de recepción en formato Facturae 3.0/3.1, con firma de acceso gratuito a las RCL y en adjunto a correo a factura@camarazaragoza.com Creación de un formulario web alternativo para pequeñas empresas proveedoras

43 Fase de Implantación Piloto: (6) Analizar los procesos actuales de facturación Procesos de Facturación Electrónica (7) Interface con el Portal Cameral de Facturación Electrónica Plantear o redefinir los siguientes procesos de facturación electrónica: Generación de facturas electrónicas (ERP-In3) Envío de facturas electrónicas mediante la plataforma (firma) Recepción de facturas electrónicas (verificación y validación). Conservación de facturas electrónicas enviadas y recibidas. Gestión de facturas electrónicas erróneas (emitidas y recibidas) Realizar la interface entre el Sistema Informático de Facturación In3 y Camerfactura En el envío de facturas electrónicas, En la recepción de facturas electrónicas. 2ª Fase del Proyecto

44 Fase de Implantación Piloto: (8) Capacitación en facturación electrónica Formación de los empleados de la Cámara que estarán involucrados en el proceso de facturación electrónica: Presentaciones, manual de usuario y formación individualizada a todos los responsables de Departamentos y Servicios. Primeras informaciones a proveedores y clientes (9) Pruebas piloto para la facturación electrónica Selección de los proveedores/clientes para la prueba piloto. Presentación del proyecto para detallar las actividades y la metodología del programa piloto. Capacitación de los usuarios del servicio de facturación electrónica que participen en esta iniciativa por parte del cliente y/o proveedores. Principales ensayos (emisión, recepción, gestión )

45 Fase de Ajuste y Puesta en Marcha: (11) Campaña difusión/ información (12) (10) Ajustes al proceso, interface y/o capacitación de factura electrónica Puesta en marcha Después de las pruebas piloto, se modifican y se realizan cambios para mejorar el proceso de facturación. Se detectaron problemas de interfaces entre el Sistema Informático In3 y la plataforma Camerfactura. Se produjeron inconvenientes en la capacitación de los usuarios del servicio. (Empleados y proveedores/clientes) Información a los clientes y a los proveedores de la adopción por parte de la Cámara de la e-factura: Página web informativa En los documentos de información (3) En la factura de papel actual Con las jornadas y talleres de facturación electrónica (3) El 1 de enero del 2008 comenzamos

46 Evaluación del proceso de facturación y Buenas Prácticas: A partir de enero 2008 Registro de incidencias: La primera factura recibida fue el 17 de enero La primera factura emitida fue el 31 de enero Multitud de incidencias: técnicas con la plataforma y administrativas y técnicas con los proveedores Indicadores de gestión: Porcentaje de facturas electrónicas Nº de proveedores Sistema empleado Facturas erróneas Nº de clientes que rechazan la factura electrónica Evaluación continua: 12 reuniones

47 Mejora del proceso de facturación y Buenas Prácticas: Mejoras desde enero 2008 Nueva formación y sensibilización a los responsables de los Departamentos y Servicios que generan gasto en la Cámara Nueva información y plazos obligatorios para los proveedores (30 de junio 2008) Excepciones previstas: Agencias de viaje y Seguros (31 de diciembre 2008) Solicitud de nuevas funcionalidades a los desarrolladores de la Plataforma Camerfactura Mejoras en el formulario web Preferencia en el pago de facturas electrónicas Conservación y copias de seguridad

48 Conclusiones del proceso de facturación y Buenas Prácticas: Si os puede ayudar nuestra experiencia Equipo de trabajo multidisciplinar, con asignación de responsabilidades (técnicas y administrativas) y apoyo de Dirección Plantear una metodología y seguirla Plantear un calendario amplio con plazos inflexibles Ofrecer medios alternativos para los proveedores (Formulario web, Programa de AEAT, Plataforma Camerfactura, etc.) Insistir mucho a los compañeros de la nueva forma de facturación y relación con los proveedores/clientes

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50 crearfactura.php

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52 Actividades Actividades complementarias Especialización en Facturación Electrónica: Consultoría en Facturación Electrónica Comercialización de Camerfactura Impulsar a lo largo del año jornadas de difusión y de sensibilización. Promover la colaboraciones con otras entidades o programas, como Plan Avanza-Gobierno de Aragón, Camerfirma, IDIA, CECA Promover el uso del intercambio electrónico de documentos estandarizados, como un factor clave, en la gestión de la cadena de abastecimiento de las empresas (facturas, ordenes de compra, avisos de despacho, etc.).

53 Actividades Resultados a día de hoy Una de las pocas entidades públicas que factura electrónicamente: Condición para contratar Más de facturas electrónicas Mayor eficiencia Mayor control Esfuerzo constante con nuevos proveedores y clientes Mejoras del sistema

54 IV-Práctica en grupo Con plataforma Camerfactura Con servicio Hazteunafacturae.com Con formulario web Cámara

55 V-Anexos de interés La facturación electrónica en las AA PP Marco jurídico de la facturación electrónica FAQs-Conclusiones

56 Marco jurídico y portal institucional Legislación aplicable Validador de facturas del Ministerio

57 Marco jurídico y portal institucional Legislación sobre Factura Electrónica y Firma Digital Reglamento de Facturación 1496/2003 Directiva Europea sobre Facturación Electrónica 2001/115/CEE Directiva Comunitaria sobre Firma Electrónica 1999/93/CE Orden sobre la expedición de facturas cuando el destinatario es la Administración General del Estado AGE. PRE/2971/2007 Ley 59/2003 de Firma Electrónica Orden de Facturación Telemática y Conservación de Facturas EHA/962/2007 Ley 56/2007 de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información Resolución de la Agencia Tributaria sobre Facturación Telemática Plazos Facturación Electrónica

58 La facturación electrónica a las AA PP Obligatoria desde el 1/11/2010 Ley 30/2007 de Contratos del Sector Público Ley 56/2007 de Medidas de Impulso S I Orden PRE/2971/2007

59 Contacto: