SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ABC. Versión 2.0

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1 SISTEMA ABC Versión 2.0

2 Página 2 de 13 Control de Versiones Fecha Versión Descripción Autor Elaboración Jorge Luis Martelo Ajustes sugeridos por la supervisión del proyecto. Jorge Luis Martelo Página 2 de 13

3 Página 3 de 13 Tabla de Contenido 1. ANTECEDENTES EL PROYE CTO VENTAJAS DEL SISTEMA DEFINICIONES Página 3 de 13

4 Página 4 de ANTECEDENTES Las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos en el nivel Nacional muestran una problemática generalizada en la forma como Administran los documentos 1. Por tales motivos, la SNR se propone el objetivo de procesar manera electrónica los recientes, para lo cual formula 3 estrategias corporativas. 1. Realizar un diagnóstico que permita detectar los documentos que se producen a nivel misional, de archivo y correspondencia y obtener las acciones a seguir. 2. Gestionar un presupuesto de $ para contratar una solución integral de manejo electrónico de documentos.. 3. Implementar un Sistema de Gestión Documental de tipo electrónico que permita dar respuesta a las necesidades y problemáticas documentales de la SNR. Dado el primer paso, se logra determinar que la Correspondencia, los archivos misionales y los archivos administrativos, no se Administran de acuerdo a los procedimientos y normatividad vigente en materia Archivística Nacional, acarreando como consecuencia entre otros problemas: 1 Fue tomado del informe presentado por la Superintendencia de Notariado y Registro en el año 2008, donde se reportó que la documentación que soporta la información registral de la propiedad inmueble de Colombia no se actualiza desde el año 1997 y se estima en 750,000,000 de documentos. Página 4 de 13

5 Página 5 de 13 Prácticas inadecuadas de conservación documental. Acumulación innecesaria en depósitos de documentos. Pérdida de tiempo y retrasos en la recuperación de documentación. Sanciones administrativas y legales por posible pérdida de documentos. Impacto negativo en los servicios al ciudadano, colocando en riesgo la misión de las ORIPS. La Dirección de la Superintendencia, siendo consecuente con la problemática emprende el camino de gestionar los recursos necesarios para iniciar el proyecto; que permita ir acortando la brecha entre el estado actual de la Gestión documental en las ORIPS y el estado deseado, es decir el funcionamiento de un Sistema Integrado de Gestión Documental, acercándose al concepto de oficina sin papel. La Superintendencia genera los pliegos de condiciones para que oferentes expertos en Gestión Documental, realicen sus propuestas y es de esta manera como la firma COLGRABAR empresa colombiana con más de 25 años de conocimiento, experiencia y liderazgo en el manejo integral de la información, sistemas de gestión documental y el desarrollo de software. Se hace acreedora a la Licitación bajo el Contrato Numero 553 de Página 5 de 13

6 Página 6 de EL PROYE CTO El objeto del proyecto a realizar es el diseño, adquisición, implementación e integración de una infraestructura tecnológica de gestión documental ajustada a los procesos misionales, archivísticos y estándares de tecnología de información y comunicaciones (TIC S) de la administración publica y de la Superintendencia de Notariado y Registro. Duración: Tiene una duración de 10 meses. Fases del proyecto: FASE I Adecuación de la solución FASEII Prueba Piloto FASE III Implementación a Nivel Nacional Diseño Funcional Infraestructura tecnológica Solución de SW (Iris Documental) Etapas Planificación y Alcance Adecuación de Software Infraestructura Oficina Bogotá Centro Oficina Tipo A con SIR Oficina Tipo B Etapas Plan de Capacitación Transferencia y tecnológica Implementación y ajustes (Por tipo de oficina) Capacitación y Implementación de las restantes oficinas a nivel nacional Etapas Implementación Pruebas y ajustes Capacitación y Página 6 de 13

7 Página 7 de 13 Alcance: El Sistema de Gestión Documental cubre los procesos de correspondencia, archivos de Gestión, el misional (Registro inmobiliario) para los sistemas SIR y FOLIO Magnético, en las 37 Oficinas de Registro y Sede Principal de forma descentralizada. Cobertura del Sistema 1. OFICINA PRINCIPAL SEDE ADMINISTRATIVA 2. BOGOTA CENTRO 3. BOGOTA NORTE 4. BOGOTA SUR 5. CALI 6. MEDELLIN SUR 7. BUCARAMANGA 8. MEDELLIN NORTE 9. BARRANQUILLA 10. CUCUTA 11. CARTAGENA 12. PALMIRA 13. TULUA 14. BUGA 15. DOS QUEBRADAS 16. ZIPAQUIRA 17. CARTAGO 18. FACATATIVA 19. SOGAMOSO 20. FUSAGASUGA 21. YOPAL 22. RIONEGRO 23. DUITAMA 24. MARINILLA 25. GIRARDOT 26. IPIALES 27. PITALITO 28. BARRANCABERMEJA 29. CHIQUINQUIRA 30. GIRARDOTA 31. TURBO 32. OCANA 33. ROLDANILLO 34. SAN MARTIN 35. VELEZ 36. GARZON 37. SABANALARGA 38. UBATE Página 7 de 13

8 ABC DEL SISTEMA Página 8 de 13 Modelo Funcional Esperado: Interface con Sistemas Misionales RECEPCIÓN TRÁMITE PRODUCCIÓN DISTRIBUCIÓN DISPOSICIÓN FINAL CONSERVACIÓN CONSULTA ORGANIZACIÓN Funcionalidades del Sistema: 1. Sistematización del proceso de Gestión Documental2 en las etapas de producción, recepción, trámite, distribución, organización, conservación, custodia, y disposición final del ciclo vital del documento. 2. Seguimiento de los procesos archivísticos y los Registros de instrumentos públicos. 2 Etapas del ciclo vital del documento, definidas en el PGD Archivo General de la Nación Página 8 de 13

9 Página 9 de Integración del sistema de tramitación electrónico con el físico. 4. Garantizar la trazabilidad, custodia y almacenamiento de la información misional de la SRN. 5. Configuración de expedientes electrónicos. 6. Posibilita el uso de la firma digital. 7. Oportunidad en la búsqueda y recuperación de documentos. Página 9 de 13

10 Página 10 de VENTAJAS DEL SISTEMA - Control de estructura documental a nivel de series, sub series y tipos documentales a partir de la herramienta de tablas de retención. - Control de la estructura Organizacional a nivel de dependencias, cargos y servidores públicos. - Facilidad en la administración, consulta, búsqueda, manejo y seguridad de los documentos digitalizados. - Control de los tiempos de conservación de los documentos. - Manejo de flujos de trabajo con la posibilidad de personalizarlos de acuerdo a las necesidades de los diferentes tipos de proceso. - Integración con aplicaciones de correo electrónico y aplicaciones reconocidas de oficina en Microsoft. - Prevención, detección y reacción a acciones no autorizadas de usuarios. - Permite el almacenamiento y custodia de imágenes en distintas versiones y formatos. Página 10 de 13

11 Página 11 de DEFINICIONES Gestión Documental Gestión Documental 3 es un conjunto de actividades administrativas y técnicas, realizado para un efectivo manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su consulta, conservación y utilización. ARCHIVO GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO HISTÓRICO A continuación se describe de manera general los procesos misionales y de apoyo que Diseño de Colgrabar en desarrollo del PGD Programa de Gestión Documental. Archivo General de la Nación Ciclo Vital del Documento Son las etapas sucesivas 4 por las que atraviesan los documentos desde la Producción, Recepción, Trámite, Distribución, Organización, Consulta, Conservación, hasta la disposición final. 3 Reglamento General de Archivos. Archivo General de la Nación. Bogotá I bid. Página 11 de 13

12 Página 12 de 13 RECEPCIÓN TRÁMITE PRODUCCIÓN DISTRIBUCIÓN DISPOSICIÓN FINAL CONSERVACIÓN CONSULTA ORGANIZACIÓN Diseño de Colgrabar en desarrollo del PGD Programa de Gestión Documental. Archivo General de la Nación Folio magnético Aplicativo que funciona en una base de datos local, que incluye la implementación de todas las actividades registrales, con sus propios controles y seguridades, soportado en Oracle versión 7.x y desarrollado con herramientas modo carácter (Forms 3.0 y Pro*C). Página 12 de 13

13 Página 13 de 13 Sistema de Información Registral (SIR) El sistema funciona en un ambiente WEB con un motor de base de datos Oracle 10g centralizado y opera sobre una granja de servidores de aplicaciones certificado J2EE 1.3 o superior, que provee facilidades de comunicación. Página 13 de 13