FONDO FINANCIERO DE PROYECTOS DE DESARROLLO FONADE

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1 ANEXO 02 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS FONDO FINANCIERO DE PROYECTOS DE DESARROLLO FONADE UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE GESTIÓN PENSIONAL Y CONTRIBUCIONES PARAFISCALES DE LA PROTECCIÓN SOCIAL - UGPP, CONVENIO INTERADMINISTRATIVO No OFERTA CERRADA DE CONTRATO OCC Contratar el diseño, construcción, implantación, capacitación, licencias y mantenimiento para el administrador de contenidos empresariales (ECM) para la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y contribuciones parafiscales de la Protección Social UGPP BOGOTÁ D.C., JULIO DE 2011 ANEXO 02 Oferta Cerrada de Contrato OCC Página 1 de 47

2 1. INTRODUCCIÓN La seguridad social en Colombia presenta dos problemas en su institucionalidad que son de índole eminentemente fiscal. Por un lado, la dispersión en el reconocimiento de pensiones y la debilidad en el esquema de defensa judicial que pone en riesgo la estabilidad de las reglas de decisión en esa materia y con ello el impacto fiscal que genera. Por otro lado, los vacíos en la gestión de fiscalización y cobro de las contribuciones parafiscales de la protección social, derivados de la ausencia de mecanismos de coordinación y seguimiento, que dificultan la generación de sinergias entre los distintos componentes del sistema responsables de dicha gestión que afectan la sostenibilidad financiera del Sistema de la Protección Social. Por disposición del artículo 156 de la Ley 1151 de 2007 se creó la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social - UGPP, adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio independiente. La UGPP es la entidad con la que el Gobierno Nacional busca mitigar y eliminar los problemas de institucionalidad que presentan las pensiones del Régimen de Prima Media con Prestación Definida y los parafiscales de la Protección Social en Colombia, por ello y con este objetivo misional identificado se hace necesario el fortalecimiento tecnológico y documental de la UGPP a fin de propender por la seguridad y certeza en la información y la eficiencia y eficacia en la relación entre el ciudadano y el Estado, automatizando trámites y servicios. La Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social UGPP, de conformidad con lo establecido en el Decreto Ley 169 de 2008, tiene por objeto reconocer y administrar los derechos pensionales y prestaciones económicas a cargo de las administradoras exclusivas de servidores públicos del Régimen de prima media con prestación definida del orden nacional o de las entidades públicas del orden nacional que se encuentren en un proceso de liquidación, se ordene su liquidación o se defina el cese de esa actividad por quien la esté desarrollando. De la misma manera, la entidad tiene por objeto efectuar, en coordinación con las demás entidades del Sistema de Protección Social, las tareas de seguimiento, colaboración y determinación de la adecuada, completa y oportuna liquidación y pago de las contribuciones parafiscales de la Protección Social, así como el cobro de las mismas. A través de los Decretos 5021 de 2009 y 5022 de 2009 se establecieron la estructura y organización de la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social - UGPP y su planta de personal, identificando las funciones de cada una de las Direcciones y Subdirecciones. 2. DESCRIPCION DE LA NECESIDAD Expedidos los decretos de estructura organizacional y la planta de personal de la UGPP, la entidad inició labores de manera gradual y progresiva, para lo cual la representante legal fue nombrada el 6 de agosto de 2010 iniciando con las principales actividades administrativas a fin de contar con el soporte y la infraestructura básica para abordar su misión, de modo que permita a la entidad entrar en operación a corto plazo. Bajo este entendido y teniendo en cuenta la reciente puesta en marcha de la UGPP, es necesario proceder con la adquisición de los bienes y servicios mínimos necesarios y suficientes de manera tal que se garantice el cumplimiento de sus objetivos misionales, acorde con las estrategias planteadas por el Gobierno Nacional para atender la problemática presentada en esta materia. De esta manera, la UGPP debe garantizar la seguridad jurídica, la racionalización y la eficiencia operativa del proceso de administración de pensiones reconocidas y el reconocimiento de pensiones en Administradoras del Régimen de Prima Media del orden nacional y entidades públicas del orden nacional que hayan tenido a su cargo el reconocimiento de pensiones, respecto ANEXO 02 Página 2 de 47

3 de las cuales se haya decretado o se decrete su liquidación 1. Así mismo, debe avanzar hacia la consolidación de un esquema integrado de determinación y cobro de las contribuciones parafiscales de la seguridad social que conduzca al mayor cumplimiento de las obligaciones asociadas a las mismas. Para garantizar la eficiencia operativa del proceso de administración de pensiones la UGPP tendrá que ir absorbiendo paulatinamente cada una de las entidades que están desarrollando esa función y de esta manera asimilar y homologar cada área y/o proceso para unificar operaciones y mantener la prestación del servicio de manera continua. Por otro lado, en la consolidación del sistema integrado de determinación y cobro de las contribuciones parafiscales es necesario determinar los medios para articular los subsistemas y permitir una validación de la información de cada contribuyente, monitoreando el pago correcto de los aportes y poder de ésta manera solucionar los problemas de elusión y evasión que se presentan actualmente. Así las cosas, la misión de reconocimiento de pensiones de la UGPP tiene un horizonte finito en el tiempo, en tanto que su tarea de fiscalización y control en el sistema de las contribuciones parafiscales se ha de mantener de manera continua en el tiempo. Por tal motivo, la UGPP requiere un alto soporte tecnológico para poder cumplir sus funciones y lograr la operación de manera continuada e ininterrumpida, logrando la conexión entre todas las partes y/ grupos de interés implicados en el proceso de unificación y consolidación de las pensiones y contribuciones parafiscales de la Protección Social. Con el objeto de avanzar en el soporte tecnológico a la gestión de la Institucionalidad pensional y parafiscal en Colombia, se previó que desde el inicio de la operación, la UGPP, contará con una infraestructura consolidada, que permitiera disminuir cargas operativas, contar con información clara, oportuna,confiable y brindar un entorno funcional a los usuarios internos y una atención oportuna al ciudadano, mediante la implementación de metodologías aceptadas internacionalmente y de soportes en software que permitan entre otros, la articulación de sistemas de información que faciliten la toma de decisiones administrativas relativas al reconocimiento de derechos pensionales y en la determinación y cobro de las obligaciones asociadas a las contribuciones parafiscales de la protección social. Respondiendo a ésta imperiosa necesidad, la Comisión Intersectorial para la Coordinación de la Reinstitucionalización del Régimen de Prima Media, creada mediante el Decreto 4602 de 2008 y conformada por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, el Ministerio de la Protección Social, Cajanal y Caprecom, estableció la necesidad de contratar la prestación de servicios para gestionar la iniciación y puesta en marcha de la Unidad Administrativa, para tal efecto, la Caja de Previsión Social de Comunicaciones Caprecom, suscribió el contrato CN de 2009 de consultoría. En desarrollo del contrato se elaboró y entregó el Plan Estratégico de Tecnología basado en el resultado de otras consultorías contratadas por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, donde se resalta la relacionada con la definición de la arquitectura tecnológica UGPP. En este orden de ideas, el Plan incluye la identificación de los principales servicios informáticos a ser puestos en funcionamiento, así como la formulación, estructuración y priorización del portafolio de proyectos necesarios para la puesta en operación de los servicios identificados; el diseño detallado de los planes prioritarios para el primer año del portafolio de servicios y la construcción de los RFP (Request for proposal) para la adquisición de tres de los servicios informáticos prioritarios para la Unidad, identificados como Data Center, Business Process Management (BPM) y Enterprise Service Bus (ESB) y adicionalmente un sistema de administrador de contenidos empresariales (ECM). Los sistemas de información y componentes identificados en el Plan Estratégico de Tecnologías de la Información, responden a la ejecución eficiente y eficaz de los procesos, facilitando la Estudio técnico para la creación de la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social UGPP. Ministerio de Hacienda y Crédito Público ANEXO 02 Página 3 de 47

4 automatización de tareas, mejorando el flujo de datos e información dentro de la Organización y proveyendo la capacidad de controlar y realizar seguimiento a la ejecución de actividades. Lo mencionado anteriormente, permite consultar la necesidad de la UGPP en cuanto a contar con una alta capacidad para controlar y monitorear el flujo de actividades y de información de una manera integral y oportuna y una alta capacidad de planificación de los recursos asociados a los procesos, dada la magnitud y el alcance de sus funciones (pensiones y parafiscales). El Plan Estratégico de Tecnologías de la Información de la UGPP definió dentro de sus premisas, que La Dirección de TI deberá propender por la estandarización de la infraestructura y aplicativos presentes en la Unidad, así como los derroteros a seguir por la Dirección y la arquitectura tecnológica y empresarial de la entidad. En virtud de lo anterior, la arquitectura tecnológica de la UGPP se ha definido como abierta y escalable, orientada a servicios (SOA) y basada en componentes, cuya columna vertebral de la administración de procesos estará soportada con un BPM (Business Process Management) sobre una plataforma operativa de servidor compatible con las diversas y heterogéneas plataformas operacionales de los sistemas a absorber y con los cuales debe interactuar. Para ejercer la función de reconocimiento de derechos pensionales, la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social UGPP, recibirá diferentes sistemas de información, en especial el de reconocimiento de pensiones propiedad de la Nación, el cual se convierte en el sistema Core para la Gestión pensional. Estos sistemas legados que se reciben, fijan en primera instancia los estándares a utilizar por la Unidad en relación a las plataformas de las aplicaciones y de la administración de los datos, las cuales se basan en Java Enterprise Edition (JEE), aplicando principios de arquitectura de desacoplamiento de capas (Multicapa), por lo que los desarrollos y la construcción de nuevos componentes de software deben corresponder a este estándar de desarrollo. Los datos de los aplicativos de la gestión de sustanciación y reconocimiento de pensiones y el aplicativo utilizado para la generación de novedades de nómina al FOPEP, se encuentran sobre motores de administración de datos en Oracle y Sybase respectivamente. Por lo tanto, por el principio de estandarización definido en el plan estratégico de sistemas, se espera que los nuevos elementos que entran a la infraestructura no sean diferentes a los expuestos para las capas respectivas de BD, Plataforma y Desarrollo. Bajo este entendido y de conformidad con el Plan Estratégico de Tecnología, se ha proyectado una arquitectura de aplicaciones orientada a servicios (SOA - Service Oriented Architecture por sus siglas en ingles), la cual requiere, entre otros, de los siguientes elementos: Elemento Adquisición de la Licencia de la suite del Administrador de procesos de negocio (BPMS), su instalación, configuración, y mantenimiento y soporte por un año Adquisición de la Licencia del Administrador de contenidos empresariales (ECM), y su implementación y mantenimiento. Ventajas Facilita el diseño, prueba y despliegue de procesos, de una manera rápida y efectiva. El sistema permite tener un control e integración del flujo de procesos, a través de la interacción con múltiples actores de una manera coordinada para la ejecución de un proceso. Permite el monitoreo en tiempo real del estado de los procesos y del rendimiento de los funcionarios para la ejecución de sus actividades. Automatiza la ejecución de actividades. Permite el uso de reglas de negocio que puedan afectar múltiples procesos. Por ejemplo para cambios normativos - Permite la administración centralizada y eficiente del ciclo de vida de contenidos y documentos en toda la Unidad, sin importar los canales o tipos de contenidos. - Facilita la interacción con el BPM para la provisión oportuna de información relevante para la ejecución de ANEXO 02 Página 4 de 47

5 Elemento Adquisición de la Licencia del software para Bus de servicios empresariales (ESB), y su implementación y mantenimiento. (se cuenta con estudios de mercado). Consultoría para la construcción de los procesos de negocio y soporte en el diseño de las soluciones que la UGPP requiere utilizando la suite BPMS contratada y para su operación e interconexión, en ambiente SOA, con las soluciones ESB y ECM contratadas y con las aplicaciones de las entidades internas y externas que brindan servicios a la UGPP las cuales se relacionan más adelante en el presente documento. Consultoría para la correcta implementación, operación e interconexión del administrador de contenidos empresariales (ECM), en ambiente SOA, con las soluciones BPM y ESB contratadas y con las aplicaciones de las entidades internas y externas que brindan servicios a la UGPP las cuales se relacionan más adelante en el presente documento. Consultoría para la correcta implementación, operación e interconexión del bus de servicios empresariales (ESB), en ambiente SOA, con las soluciones BPM y ECM contratadas y con las aplicaciones de las entidades internas y externas que brindan servicios a la UGPP las cuales se relacionan más adelante en el presente documento. Ventajas actividades. Es la herramienta fundamental para desplegar una arquitectura SOA en una Organización. Optimiza el re-uso de servicios para la ejecución de los procesos dentro de la Unidad. Minimiza los tiempos de integración y facilita su administración. Es el eje para la futura administración e interacción con los múltiples legacy - Facilita el proceso de construcción de los procesos de negocio - Agiliza el proceso de desarrollo - Facilita el proceso de integración de la solución de administración de contenidos y documentos con los demás componentes que conforman la solución. - Agiliza el proceso de desarrollo - Facilita el proceso de integración de los diferentes componentes de la solución. - Agiliza el proceso de desarrollo A continuación se presenta de manera gráfica la interrelación y articulación de los sistemas de información requeridos para el cumplimiento de los retos institucionales asignados a la UGPP: ANEXO 02 Página 5 de 47

6 Grafica No. 1 Interrelación de los sistemas de información El grafico ilustra la arquitectura final que tendrá la UGPP que está compuesta, básicamente, por: - BPM Administrador de Procesos de Negocio - ESB - El Bus de Servicio Empresariales - ECM Administrador de Contenidos Empresariales - BI Inteligencia de Negocios - Sistemas Externos (SIIF / SIIF II, Legacy) - Sistemas de la Seguridad Social (SENA, ICBF, Salud, Riesgos Prof., Subsidio Familiar, Cajas de Compensación) En el alcance de esta consultoría sólo está determinado por los componentes de: - ESB - BPM - Integración del ESB y el BPM con el ECM (de acuerdo con las obligaciones del contratista establecidas en las reglas de participación) - Interacción con los sistemas que se definieron para dicho fin (Cromasoft, Kactus, Cyza) - Interacción con las demás entidades (externas e internas) mencionadas bajo PREMISAS PARA LA CONSULTORÍA SOBRE EL PROCESO La integración se hará utilizando Web Services, los cuales deberán registrarse en el ESB, para las aplicaciones que lo permitan y la utilización de adaptadores/ conectores para las que no lo permitan de manera nativa. El análisis, diseño, desarrollo, implementación pruebas y demás actividades y servicios, como consumidor y como proveedor, requeridos para el correcto funcionamiento del proceso to be mejorado y de sus subprocesos serán de responsabilidad del contratista, en cuanto a los servicios que deben proveer o consumir las demás entidades involucradas en la solución estos serán desarrollados por la UGPP o por la entidad correspondiente. Es importante reconocer que el BPM juega un papel fundamental y transversal en toda la organización, ya que a través de esta herramienta la UGPP podrá diseñar, probar, automatizar y desplegar sus procesos de una manera rápida y efectiva, teniendo un control permanente sobre los flujos de trabajo y las reglas de negocio establecidas para la Unidad. Así mismo, estará en capacidad de monitorear en tiempo real el estado de los procesos y el rendimiento de los funcionarios en la ejecución de sus actividades, lo cual contribuirá en la toma de decisiones informada y oportuna de la alta dirección para la puesta en marcha de la Unidad. ANEXO 02 Página 6 de 47

7 Adicionalmente, dado que la arquitectura del BPM es SOA (service oriented architecture), la UGPP tendrá la oportunidad de articular de una manera amigable los procesos de la organización con los servicios provistos por las demás aplicaciones, mejorando sustancialmente la coordinación y esfuerzo de los recursos tecnológicos, los cuales serán administrados y canalizados por el Bus de Servicios Empresariales (ESB). Un bus de servicios empresariales es la columna vertebral de una arquitectura SOA, ya que es la aplicación encargada de administrar los servicios disponibles a través de las diferentes aplicaciones que hacen parte del ecosistema de la UGPP. Así mismo, este instrumento será muy útil para la Unidad, ya que minimiza los tiempos de integración con otras aplicaciones (ej. legacy systems provenientes de cada una de las Entidades a trasladar en el tema pensional -ej. Cajanal, Caprecom, etc.-) y centraliza su gestión, de tal forma que la UGPP podrá explotar la capacidad de re-uso de servicios para las diferentes necesidades de los procesos de la Unidad. Finalmente, esta herramienta tiene un enorme potencial como facilitador en la integración y transmisión de información parafiscal, lo que la convierte en un instrumento de apoyo sustancial para la coordinación y orquestación del sistema de seguridad social en Colombia. Aunado a lo anterior, el ECM permite la administración centralizada y eficiente del ciclo de vida de contenidos y documentos en toda la Unidad, sin importar los canales o tipos de contenidos. Este tema es crucial, debido al alto volumen y diversidad de documentos que la UGPP manejará durante su gestión (ej. historias pensionales, fiscalizaciones, facturas, correspondencia, etc.) y facilitará la interacción con el BPM para la provisión oportuna de información relevante para la ejecución de actividades. En el proceso de absorción de las entidades, la UGPP tendrá derecho a que las licencias adquiridas puedan ser utilizadas por la UGPP o por las entidades que asumirá (usuarios externos) y a medida que se vayan completando los procesos de absorción de cada entidad las licencias contratadas que ésta utilizaba podrán ser reasignadas, sin costos adicionales de ninguna clase, a los usuarios de las demás entidades en proceso de absorción sin exceder el tope del licenciamiento adquirido. Lo anterior, se describe, con el fin de facilitar el proceso de transición a la UGPP. Ateniendo a la necesidad identificada y a los retos establecidos para la UGPP por el Gobierno Nacional, se suscribió el 27 de diciembre de 2010 el convenio interadministrativo No (numeración FONADE) y (numeración UGPP) a través del cual FONADE ejecutará la Gerencia Integral de Proyectos de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y aquellos conexos a la misión de la UGPP, dentro del cual se incluyó la adquisición de las tres (3) soluciones de software mencionadas anteriormente. 3. ALCANCE REQUERIDO 1. Automatizar del proceso Gestión de Solicitudes Prestacionales asociadas a la pensión enmarcado dentro de una Arquitectura SOA (Service Oriented Architecture) utilizando una herramienta para Administración de Contenidos Empresariales, ECM, operando en conjunto con un Bus de Servicios Empresariales, ESB y un Administrador de Procesos de Negocio, BPM. Integrar al proceso automatizado de Gestión de solicitudes Prestacionales asociadas a la pensión el Sistema de Gestión Documental, ECM, a adquirir, en el contexto de una arquitectura SOA 2. Integrar al proceso automatizado de Gestión de solicitudes Prestacionales asociadas a la pensión el Sistema de Gestión Documental, ECM, a adquirir, en el contexto de una arquitectura SOA 3. Implementar el proceso de correspondencia de la UGPP utilizando la herramienta ECM a adquirir. ANEXO 02 Página 7 de 47

8 4. Suministrar las licencias a perpetuidad 2 para la herramienta ECM instalarlas, configurarlas y brindarles mantenimiento para que el proceso misional de pensiones de la UGPP opere integral y articuladamente en una arquitectura SOA en los ambientes especificados. Se requiere un número de licencias del ECM que permita su utilización concurrente por parte de doscientos cincuenta (250) usuarios internos y externos a la UGPP. 5. Proveer las licencias de desarrollo de las herramientas del Ítem anterior distribuidas de la siguiente manera: Herramientas Numero Licencias Concurrentes ECM 5 6. Capacitación en las herramientas adquiridas 7. Realizar las labores de consultoría y brindar el apoyo técnico necesario, tanto a la UGPP como a la entidad piloto, y a las entidades internas y externas que le prestan servicios de suministro de información a la UGPP para lograr la correcta implementación e integración del proceso automatizado del proceso de Gestión de Solicitudes Prestacionales asociados a pensión con las aplicaciones de las entidades que le brindan servicios a la UGPP. Para llevar a cabo el objeto de este proceso de selección, se requiere de una consultoría a través de la cual se determine y diseñe la mejor forma de implantar el ECM para que cumpla su cometido en cuanto a formar parte de una solución integral del manejo automatizado del PROCESO MISONAL DE GESTIÓN DE SOLICITUDES PRESTACIONALES ASOCIADAS A PENSIONES de la UGPP y su PROCESO DE CORRESPONDENCIA a través de un proceso de implementación y pruebas, que siga altos estándares de calidad, Esto implica que el ECM contratado debe interactuar en el contexto de un arquitectura SOA con el BPM y el ESB que formarán parte de la solución integral mencionada. 4. DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA CONSULTORÍA Y DEL PROYECTO 4.1 CONDICIONES GENERALES Para llevar a cabo el objeto de este proceso de selección, se requiere de una consultoría a través de la cual se revise y mejore el proceso de pensiones suministrado ( to be ) por la UGPP aplicando las mejores prácticas en ECM, para que a través de un proceso de implementación y pruebas, que siga altos estándares de calidad, se le provea de una solución tecnológica integrada con el ESB y con las entidades externas con que debe interactuar la para el logro de sus objetivos. 4.2 LUGAR DE EJECUCIÓN Será en la ciudad de Bogotá D.C, en la sede temporal de la UGPP ubicada en la Carrera 19 A No piso 5 hasta el 31 de marzo de 2011 y cuando lo indique la UGPP, en la sede permanente de la UGPP ubicada en la Avenida El Dorado No. 69B 45 Piso 2 Durante la ejecución del contrato, el contratista deberá proporcionar a su equipo de trabajo todos los elementos necesarios para desarrollar sus actividades, tales como elementos de oficina, equipos de cómputo y licencias de software, y deberá garantizar la disponibilidad de los mismos durante toda la ejecución del proyecto. La UGPP dispondrá de un sitio para que el contratista ubique su equipo de trabajo y los recursos necesarios para el desarrollo del proyecto durante la ejecución del contrato. Se define a perpetuidad como el derecho de uso irrestricto y por tiempo indefinido de las licencias adquiridas, como resultado de un único pago. El proponente a quien se le adjudique este proceso prestará el servicio de mantenimiento por un (1) año al ECM, el cual incluirá el derecho a las mejoras y actualizaciones al mismo que estén disponibles durante ese período. Los proponentes deberán informar también en un anexo a su propuesta las características y el costo anual que tendrán los servicios de mantenimiento a esta herramienta una vez expirado el año de mantenimiento incluido en su propuesta. Dicho servicio deberá incluir la corrección a errores que se presenten en la herramienta v el derecho a las mejoras y actualizaciones de versiones que se produzcan para la misma. ANEXO 02 Página 8 de 47

9 5. CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS RELEVANTES 5.1 Etapa de planeación para la ejecución del contrato Durante las dos (2) primeras semanas de ejecución del contrato, se realizarán la planeación y la coordinación necesarias para iniciar la ejecución de las actividades del proyecto, labores dentro de las cuales se encuentran, entre otras actividades, las siguientes que debe llevar a cabo el contratista: - Realizar una presentación general del proyecto - Presentación para revisión y aprobación por parte del FONADE y la UGPP de los siguientes documentos: Plan de Gerencia del Proyecto Hojas de Vida y Tarjetas Profesionales del equipo de trabajo junto con los documentos que certifiquen la experiencia requerida especificando los roles que cada uno de ellos desempeñara durante la ejecución del contrato. Cronograma general de implementación y puesta en producción del ECM como parte integral del PROCESO MISIONAL DE GESTIÓN DE SOLICITUDES PRESTACIONALES ASOCIADAS A PENSIONES automatizado de la UGPP y de su PROCESO DE CORRESPONDENCIA utilizando también el ECM, en el contexto de una arquitectura SOA, por fases, respetando los requerimientos mínimos establecidos en las reglas de participación, el cual debe mostrar para las diferentes actividades a ejecutar, los responsables de su realización, tanto de la UGPP como los del contratista, especificando su dedicación y esfuerzo requeridos en la realización de las actividades; debe mostrar además los hitos del proyecto, dentro de los cuales deben estar las entregas de todos y cada uno de sus entregables. El cronograma debe contemplar una (1) semana de planeación antes de iniciar la implementación la cual se elaborarán, revisarán y aprobaran los cronogramas detallados de implementación, los generales de pruebas, de estabilización y de puesta en producción del proceso mejorado. Tanto el cronograma por fases como los detallados deben contemplar un (1) mes para la etapa de estabilización. Metodología de trabajo a seguir para la implementación del ECM y del Sistema de Correspondencia Plan de Integración, acorde con una arquitectura SOA, del ECM con el ESB y el BPM, con el Sistema de Correspondencia, con las entidades que le suministrarán servicios de información a la UGPP y con la entidad piloto. Metodología y protocolo de pruebas unitarias, de integración, de regresión, de seguridad, de carga y de interoperabilidad del ECM con el Sistema de Correspondencia, con el ESB y el BPM y con las entidades que le suministrarán servicios de información a la UGPP y con la entidad piloto. Plan de estabilización del ECM y del Sistema de Correspondencia Plan de capacitación para el ECM el cual debe tomar como insumo lo indicado sobre el particular en este documento. Plan de gestión de riesgos, el cual debe ajustarse a las mejores prácticas recomendadas por el PMI en sus últimas versiones. Esquema de aseguramiento de calidad. Requerimientos de hardware y software operacional necesario para las diferentes etapas del proyecto. ANEXO 02 Página 9 de 47

10 Requerimientos de la solución en cuanto a infraestructura eléctrica, de comunicaciones y equipos anexos o complementarios (videobeam, scaners, fax, etc.). Procedimiento sugerido de control de cambios El contratista deberá presentar los anteriores documentos dentro de los cuatro( 4) días hábiles siguientes a la firma del Acta de Inicio del contrato y serán revisados por la Interventoría en conjunto con la UGPP y aprobados antes de finalizar la fase de planeación. Durante esta fase la UGPP y el FONADE deberán presentar, con nombres y roles, su equipo de trabajo. Esta información y la suministrada por el contratista permitirán establecer el equipo base de seguimiento, entendiéndose por tal el conformado por el Interventor, el Supervisor designado por FONADE, el Gerente de Proyecto designado por la UGPP y el Gerente de Proyecto del Contratista. Durante esta fase también deberá efectuarse la primera reunión del Comité Técnico, en la cual se revisarán y aprobarán su reglamento y los documentos presentados por el contratista. 5.2 Etapa de diseño Durante esta etapa el contratista deberá realizar todo el trabajo de campo y de análisis que le permitan diseñar y planear la implementación del ECM en el contexto del PROCESO MISONAL DE GESTIÓN DE SOLICITUDES PRESTACIONALES ASOCIADAS A PENSIONES automatizado de la UGPP y de su PROCESO DE CORRESPONDENCIA con el uso de las herramientas ESB y BPM como partes integrales de la operación de este proceso. Deberá también llevar a cabo todas las labores de consultoría con las entidades externas a la UGPP que le prestan servicios de suministro de información y con el contratista que suministre el BPM y el ESB para diseñar y conformar una solución integral dentro de los fundamentos de la arquitectura SOA. En esta etapa también deben realizarse los análisis y definiciones de las reglas de negocio y requisitos no funcionales de la UGPP que deben ser implantados en el ECM. 5.3 Etapa de implementación y pruebas de la solución El ECM es un componente de una solución automatizada al PROCESO MISONAL DE GESTIÓN DE SOLICITUDES PRESTACIONALES ASOCIADAS A PENSIONES de la UGPP y de su PROCESO DE CORRESPONDENCIA, basada en arquitectura SOA e integrada por un BPM, un ECM y un ESB, que responde a la estrategia mediante la cual la UGPP, iniciando con una entidad externa piloto, asumirá las funciones de dicha entidad en lo correspondiente a la gestión de solicitudes prestacionales asociadas a pensiones, construyendo una plataforma que le permita asumir paulatinamente las funciones de todas las entidades del Estado que actualmente realizan tal gestión para el régimen de prima media como se indica en la introducción.. En cuanto a la implementación del ECM se deben contemplar, además de aquellas que considere necesarias el contratista, las siguientes actividades: Elaboración, revisión y aprobación de los cronogramas detallados para la implementación del PROCESO DE CORRESPONDENCIA y del ECM en el contexto del PROCESO MISONAL DE GESTIÓN DE SOLICITUDES PRESTACIONALES ASOCIADAS A PENSIONES y del PROCESO DE CORRESPONDENCIA, considerando la implementación en si misma del producto, la planeación, preparación y ejecución de las diferentes clases de pruebas, la estabilización de la solución y su puesta en producción como un sistema articulado que debe operar integralmente bajo una arquitectura SOA con las entidades ANEXO 02 Página 10 de 47

11 externas a la UGPP que le suministran servicios de información, con la entidad piloto y soportada en las herramientas ESB y BPM instaladas y en el ECM. Implementación de reglas de negocio y requisitos no funcionales de la UGPP. Formulación y aprobación de: los casos de uso que describen el alcance del ECM tanto en el PROCESO MISONAL DE GESTIÓN DE SOLICITUDES PRESTACIONALES ASOCIADAS A PENSIONES como en el PROCESO DE CORRESPONDENCIA, de sus criterios de aceptación y de los casos y escenarios de prueba, en todas sus modalidades (ver numeral correspondiente), que verificarán el cumplimiento de dichos criterios Inducción general a los usuarios sobre las características del ECM. Implementación del ECM como producto e integración del mismo como parte del PROCESO MISIONAL DE GESTIÓN DE SOLICITUDES PRESTACIONALES ASOCIADAS A PENSIONES automatizado, lo que implica su correcta articulación y operación con el ESB y el BPM, con el PROCESO DE CORESPONDENCIA y con las aplicaciones de entidades externas que le brindan servicios a la UGPP y con la entidad piloto. Capacitación en operación y funcionalidad del ECM según el Plan de Capacitación a los usuarios que realizarán las pruebas Capacitación en administración, operación y funcionalidad del ECM a los demás usuarios según el Plan de Capacitación. Preparación, entrega para revisión y para entrega definitiva de los manuales de operación, de usuario, los manuales técnicos y demás manuales del ECM en idioma español Elaboración del diccionario de datos Elaboración de los planes de las diferentes pruebas (ver numeral correspondiente) tanto del ECM como del PROCESO DE CORRESPONDENCIA incluyendo las etapas de preparación, ajustes y correcciones según hallazgos, repeticiones y los recursos que requerirán las mismas Preparación del ambiente requerido para la ejecución de las diferentes pruebas tanto del ECM como del PROCESO DE CORRESPONDENCIA siguiendo el protocolo aprobado; y elaboración y formalización de las actas respectivas. Ejecución de las diferentes pruebas (ver numeral correspondiente) tanto del ECM como del PROCESO DE CORRESPONDENCIA siguiendo el protocolo aprobado para ello y elaboración y formalización de las actas respectivas. Verificación, por parte de la Interventoría, del correcto funcionamiento del ECM tanto en el PROCESO MISONAL DE GESTIÓN DE SOLICITUDES PRESTACIONALES ASOCIADAS A PENSIONES como en el PROCESO DE CORRESPONDENCIA de acuerdo con los casos prueba y documentos aprobados, y formalización Y de las actas de recibo parcial correspondientes. Diseño de un plan piloto para pruebas del ECM y del PROCESO DE CORRESPONDENCIA incluyendo alcance, recursos requeridos, criterios de medición y de aceptación y ajustes de la solución integral Preparación del ambiente de producción para instalar un piloto de pruebas del ECM y del PROCESO DE CORRESPONDENCIA A la terminación de la implementación del ECM se hará un recibo parcial al contratista a cargo del mismo, condicionando la recepción final y definitiva a la aprobación por parte de la Interventoría, a la finalización del periodo de estabilización de la misma. ANEXO 02 Página 11 de 47

12 5.4 Etapa de ejecución del piloto, de ajustes y de paso a producción Concluidas satisfactoriamente la totalidad de las pruebas y durante la etapa de implementación, se diseñara un piloto que permita verificar en la mayor extensión posible la correcta funcionalidad del ECM como parte de la solución integral del PROCESO MISONAL DE GESTIÓN DE SOLICITUDES PRESTACIONALES ASOCIADAS A PENSIONES automatizado y del PROCESO DE CORRESPONDENCIA. Se procederá entonces, durante esta etapa, al montaje y puesta en operación de dicho piloto con el fin de detectar y resolver tempranamente errores o problemas que pudiera presentar en producción para resolverlos adecuadamente. Resueltos los problemas detectados se autorizará la puesta en producción del ECM. Durante esta etapa debe realizar las siguientes actividades: Preparación del ambiente para la instalación del piloto Instalación y puesta en operación del piloto Corrección de errores y anomalías encontradas durante la operación del piloto Preparación del ambiente para la puesta en producción del ambiente de operación Instalación y puesta en producción de la solución 5.5 Etapa de estabilización Al finalizar la puesta en producción del ECM y formalizado su recibo parcial, el contratista deberá disponer de los recursos necesarios para atender apropiada y oportunamente, por un período de un (1) mes, los requerimientos de soporte en el manejo y operación en producción de este componente tanto en el PROCESO MISONAL DE GESTIÓN DE SOLICITUDES PRESTACIONALES ASOCIADAS A PENSIONES como en el PROCESO DE CORRESPONDENCIA que surjan por parte de la UGPP. Esta etapa se denomina de estabilización y es un proceso aparte, y anterior, al de mantenimiento solicitado por un año del ECM y que se iniciará una vez se de la aceptación final del componente. Para la atención de los eventos que surjan durante la etapa de estabilización, el contratista deberá seguir el esquema de atención de solicitudes contemplado en el plan de estabilización aprobado. El plan de estabilización que presente el contratista en la etapa de planeación debe contemplar entre otros aspectos los siguientes: Esquema de comunicación para el reporte de incidentes Tiempo y medio de atención por tipo de incidente Niveles y procedimiento para el escalamiento de situaciones 5.6 Metodología de implementación El proponente deberá emplear una metodología de implementación estándar y reconocida en el mercado tales como PMI, RUP, UML, que involucre entre otros aspectos: Procesos de modelamiento, levantamiento de requerimientos, análisis, diseño, implementación y pruebas Aseguramiento de calidad Control de cambios Durante la etapa de planeación del proyecto deberá revisarse y aprobarse la metodología a utilizar siendo necesario definir como parte de ella los ciclos, tiempos, e instancias de aprobación de documentos, así como acciones a seguir en caso de no obtener las aprobaciones. ANEXO 02 Página 12 de 47

13 5.7 Integración La solución para el proceso misional de gestión de solicitudes prestacionales asociadas a pensiones de la UGPP debe ser integral en el sentido de que debe ser el resultado del funcionamiento articulado de sus tres componentes principales: el BPM, el ESB y el ECM y de su correcta interacción, en cuanto a la solicitud de servicios y obtención de los resultados de los mismos, en el contexto de una arquitectura SOA, con los aplicativos de las entidades externas con las que interactúa el proceso. 5.8 Migración Teniendo en cuenta que la solución integral a implementar no reemplaza otras aplicaciones existentes en la UGPP, no se requiere migración de datos sino población. 5.9 Cronograma Al iniciar la ejecución del contrato el contratista deberá presentar un cronograma general de la ejecución de todo el proyecto de implementación del ECM y del PROCESO DE CORRESONDENCIA, el cual será revisado en conjunto con la UGPP y la Interventoría a fin de establecer los recursos y dedicaciones requeridos por parte de los recursos de la UGPP en la realización de las diferentes actividades. Este cronograma será revisado y aprobado por la Interventoría y la UGPP y será la base para la elaboración del cronograma detallado de la implementación del ECM y del PROCESO DE CORRESPONDENCIA deberá contemplar actividades, tiempos, recursos y dedicaciones y también será revisado y aprobado por la Interventoría y la UGPP; deberá incluir además, entre otras, las actividades propias de la implementación, las relacionadas con la elaboración y aprobación de documentos, la preparación de ambientes y la capacitación e incorporar como hitos los entregables, la planeación, preparación y ejecución de pruebas, así como los diferentes hitos del proyecto de implementación dentro de los cuales deben estar las entregas y aceptaciones de los diferentes entregables. El cronograma debe ser elaborado en Microsoft Project o en una herramienta en similar y servirá como línea base para el seguimiento a la ejecución Pruebas Clases de pruebas a realizar Para el ECM se realizarán las siguientes pruebas: De funcionalidad, que demuestran el funcionamiento correcto de los elementos del ECM De Integración, que demuestran la correcta interacción entre los diferentes componentes del ECM De carga, que demuestran que el componente satisface las condiciones mínimas de rendimiento esperado en términos de tiempos de respuesta con un número específico de usuarios concurrentes De seguridad. que demuestran que el componente permite el acceso y utilización de la información que procesa sólo a aquellos usuarios que tienen la necesidad de conocerla y que les permite realizar sobre ella sólo las operaciones a que estén autorizados según los perfiles de usuario definidos por la UGPP (roles, SSO, LDAP o Active Directory, Cifrado, Certificados digitales, firmas digitales, etc.) En adición a las anteriores el contratista deberá contemplar en sus cronogramas el diseño, planeación, elaboración de casos de prueba con sus aprobaciones y ejecución de pruebas de interoperabilidad (o de negocio) del ECM con el BPM y el ESB y con el PROCESO DE CORRESPONDENCIA, pruebas estás que deberán realizarse una vez ANEXO 02 Página 13 de 47

14 concluidas las de funcionalidad, de integración, de carga y de seguridad de cada uno de ellos. Las pruebas de interoperabilidad deberán demostrar también la correcta interacción del ECM con las entidades externas que le prestan servicios, en el contexto de una arquitectura SOA, a la UGPP y con la entidad piloto Ejecución de las pruebas Las pruebas las realizará la UGPP, con el acompañamiento en sitio por parte del contratista, siguiendo el plan y protocolo de pruebas aprobado. En dichas pruebas estará presente la Interventoría a discreción. Se aclara que el protocolo de pruebas que presente el contratista en la etapa de planeación debe contemplar, entre otros aspectos: Elementos indispensables para la realización de la prueba Tipificación de los resultados de una prueba Categorización de errores Tiempos de solución de errores resultantes de una prueba según su categoría Condiciones de una reprueba Condiciones de calidad y oportunidad de las pruebas Equipo de apoyo del contratista asignado para las pruebas con sus roles y dedicaciones Esquema de actualizaciones del ambiente de pruebas Formato del acta de ejecución de las pruebas El protocolo de pruebas que presente el contratista será revisado y aprobado por la Interventoría y una vez aprobado deberá seguirse en la realización de las pruebas. Previo al inicio de las pruebas de un componente, y con la antelación que se considere en el protocolo, el contratista deberá formalizar a través del FONADE, los requerimientos de recursos, equipos, ambientes y datos para su ejecución, elementos que serán suplidos por la UGPP. Al finalizar una prueba, los representantes del contratista y de la UGPP designados para su realización, formalizarán junto con sus Gerentes de Proyecto, un acta de ejecución de la prueba, en la que se debe indicar su resultado de acuerdo con la tipificación establecida en el protocolo Capacitación La capacitación a que se hace referencia en las reglas de participación, debe ser impartida por el contratista, en sus instalaciones. Eventualmente y previa concertación sobre el particular con la UGPP y con FONADE, podrían dictarse algunas sesiones en las instalaciones de la UGPP. La capacitación debe tener, en términos generales, el siguiente cubrimiento: Capacitación en la operación, configuración y administración del ECM. Capacitación en la operación y administración del software base, incluida la de la herramienta de bases de datos que utilice la solución. Para el ECM, y en la primera semana de su fase de implementación, el proponente deberá impartir una inducción inicial dirigida a los líderes usuarios y usuarios que participaran en el proceso de formulación de escenarios y casos de prueba, así como en las pruebas, acerca de las características generales del componente, su funcionalidad, el plan de trabajo para su implementación y su correspondiente cronograma. Para el ECM, y con suficiente anticipación a la ejecución de sus pruebas, el proponente deberá impartir una capacitación, dirigida a los líderes usuarios y ANEXO 02 Página 14 de 47

15 usuarios que participaran en el proceso, acerca de la operación de la herramienta y de la funcionalidad implementada. Se deben desarrollar en los funcionarios externos y/o internos, que utilicen el Administrador de Contenidos Empresariales (ECM), las habilidades y conocimientos para poder aprovechar al máximo el uso de las funcionalidades presentes en dicha herramienta. Las capacitaciones previstas serán presenciales y en español. Presenciales se refiere a todas aquellas capacitaciones en las que se requiere reunir a los funcionarios a capacitar, en aulas debidamente dotadas con computadores, conexión a Internet y demás materiales y/o ayudas audiovisuales, que permitan con ayuda de tutores y/o facilitadores el desarrollo de las habilidades y conocimientos específicos. En este caso la conceptualización y diseño de los materiales requeridos son responsabilidad del contratista, así como toda la logística adecuada y necesaria requerida para adelantar la capacitación. Para efectos de la ejecución de las actividades asociadas a la capacitación, se debe tener en cuenta, entre otros, los siguientes aspectos: Los grupos de participantes que se conformen podrán ser de mínimo 5 personas y máximo de 25 personas. El tutor deberá tener como mínimo un (1) año de experiencia laboral relacionadas con tecnologías de la información y las comunicaciones. Son responsabilidad del contratista el suministro, la instalación, puesta a punto y operación de la infraestructura tecnológica (hardware, software base, software de aplicación y comunicaciones) requerida para ejecutar las capacitaciones presenciales. El contratista seleccionado deberá presentar dentro los cuatro (4) días hábiles siguientes a la firma del Acta de Inicio un plan de capacitación el cual será revisado y aprobado por la interventoría del contrato y la UGPP. Capacitación en el Administrador de Contenidos Empresariales (ECM) El objetivo de la capacitación es entrenar a los funcionarios seleccionados por la UGPP (internos y/o externos) en el uso y administración eficiente del ECM, permitiendo explotar al máximo sus funcionalidades. La capacitación está enfocada en dos conjuntos particulares, los cuales se describen a continuación: Conjunto 1: El alcance de la capacitación está orientado hacia 65 funcionarios internos y/o externos, los cuales se encargarán de entrenar internamente a los demás funcionarios en el uso apropiado del ECM (esquema de multiplicador de multiplicadores). Es importante mencionar que la programación de las capacitaciones se realizará por demanda, donde la unidad mínima será de 15 personas y máxima de 25. Así mismo, los temas a tratar como mínimo serán: - La información como activo empresarial - Interacción del BPM y ECM - Introducción a la estructura del ECM - Fundamentos del ECM - Funcionalidades básicas - Entornos de trabajo ANEXO 02 Página 15 de 47

16 - Gestión de usuarios (tipos de usuario/rol, creación, modificación y eliminación) - Gestión de contenidos (creación, modificación y eliminación de registros, flujos de trabajo, validación/rechazo de contenidos) - Digitalización, OCR, ICR e indexación de datos estructurados y no estructurados Conjunto 2: El alcance de la capacitación está orientado hacia 5 funcionarios, los cuales se encargarán de administrar la herramienta dentro de la UGPP. Para tal fin, los temas a tratar como mínimo en la capacitación de este conjunto de personas serán: - Introducción a la arquitectura de la plataforma - Preparación de las bases de datos - Configuración del servidor - Resolución de fallas - Ingeniería de contenidos - Ingeniería de procesos - Gestión de usuarios - Administración de registros - Diseño de formatos - Programación de plantillas Criterio de aceptación de la capacitación De cada sesión o curso de capacitación, el contratista deberá dejar registro documental de los temas tratados, de los asistentes, quienes se registrarán con nombre, documento de identidad, entidad a la que pertenecen y rol en el proyecto, y de la calificación dada por cada uno(a) de ellos al curso o sesión. Una sesión de capacitación o un curso se dará por aceptado cuando al menos del 80% de los participantes le de una calificación mayor o igual a 3.75 / 5.0. En el evento de que estos criterios no se cumplan la sesión de capacitación o curso deberá dictarse nuevamente. 1. Seguimiento al desarrollo del contrato Como parte de las actividades de control al desarrollo del contrato, se efectuaran reuniones de seguimiento cuya periodicidad será definida en el Comité Técnico y en la cual participarán: El Gerente de proyecto del contratista El Gerente de proyecto de la UGPP La Interventoría El Gestor del convenio de FONADE y apoyo profesional cuando se requiera De estas reuniones la Interventoría elaborará las actas respectivas, las cuales deberán ser formalizadas por las partes dentro de los siguientes cinco (5) días hábiles a su entrega para revisión y harán parte de la base documental del proyecto. 2. Informes Mensualmente, el contratista deberá presentar un informe de avance, que debe contener como mínimo: Relación de actividades desarrolladas durante el periodo del informe Relación de actividades a desarrollar durante el siguiente periodo Relación de logros (hitos) alcanzados en el período Relación de logros (hitos) a alcanzar en el siguiente período Cronograma actualizado ANEXO 02 Página 16 de 47

17 Situaciones que requieren de manejo porque afectan o podrían afectar el desarrollo del proyecto Acciones sugeridas para resolver dichas situaciones Estos informes serán revisados y aprobados por la Interventoría. 3. Requerimientos Técnicos Mínimos Se encuentran en los siguientes Anexos Técnicos. Los siguientes son de obligatorio cumplimiento: Anexo 02 Especificaciones Técnicas CM xls Licencia del Administrador de contenidos empresariales (ECM) 4. EQUIPO REQUERIDO 9.1 CANTIDAD DE USUARIOS Y DOCUMENTOS Para efectos de que el oferente pueda dimensionar los servicios, se consideran doscientos cincuenta (250) usuarios concurrentes, mil quinientos (1.500) documentos en promedio radicados para el proceso misional de pensiones y doscientos (200) en promedio para el proceso de correspondencia mensualmente y se destaca que el ECM iniciará su operación con cero (0) documentos. Cuando se radica una solicitud por primera vez, tiene en promedio 20 folios; sin embargo los expedientes existentes manejan en promedio 200 folios. La estructura del expediente es área, serie, subserie, grupo documental y documento. Sin embargo puede sufrir algún cambio dentro de la normatividad del Archivo General de la Nación. Se aclara que el contratista debe otorgarle a la UGPP y sin que ello represente un costo adicional para la entidad, el derecho a reutilizar las licencias de uso adquiridas cuando éstas ya no sean requeridas por los usuarios que las estén usufructuando, sin exceder en ningún momento el número de licencias contratadas. 9.2 REQUERIMIENTOS DE INFRAESTRUCTURA La infraestructura tecnológica para el montaje de la solución será provista por la UGPP (ej. servidores, bases datos, sistemas operativos, conectividad), con excepción de las herramientas a contratar. 5. ALCANCE DE LA SOLUCIÓN La solución debe ser integral y orientada a la AUTOMATIZACIÓN DEL PROCESO MISIONAL DE GESTIÓN DE SOLICITUDES PRESTACIONALES ASOCIADAS A PENSIONES de la UGPP, utilizando en forma articulada las herramientas de BPM, ESB y ECM en un ambiente SOA y a la implementación del PROCESO DE CORRESPONDENCIA de la UGPP utilizando las facilidades del ECM ALCANCE DEL ECM El ECM se utilizará para la implementación del PROCESO DE CORRESPONDENCIA DE LA UGPP y para el soporte de su PROCESO MISIONAL DE GESTIÓN DE SOLICITUDES PRESTACIONALES ASOCIADAS A PENSIONES que se implantará utilizando las facilidades de herramientas BPM y ESB. De ambos procesos se anexan sus diagramas y en el caso del segundo en notación BPMN, el ECM debe tener la capacidad para realizar, entre otras, las siguientes actividades: 1. captura: - De datos / Procesamiento de formularios (datos en papel e imágenes). - De documentos (imágenes y su gestión). - De datos estructurados y no estructurados. ANEXO 02 Página 17 de 47

18 2. Administración, 3. Almacenamiento 4. Preservación 5. Entrega de contenidos y documentos. A continuación se presenta una descripción de los procesos que se encuentran hoy definidos para pensiones y que se incluirán dentro del alcance de la implementación de la solución. Es de aclarar que la consultoría, debe proponer mejoras a incluir y detallar las especificaciones con la integración a otros sistemas existentes. Por lo tanto, los procesos, procedimientos y actividades pueden ser modificados para su optimización de acuerdo con las buenas prácticas existentes. La implementación de la solución podrá ser utilizada en las entidades que serán asumidas por la UGPP. Para efectos de este alcance, se tomará una de las entidades a absorber, para que posteriormente sea escalado a las demás. A la firma del acta de inicio del contrato, se hará entrega en formato BPMN del proceso y subprocesos a ser revisados por el contratista junto con la UGPP en busca de mejoras con base en las recomendaciones por parte del primero y a la luz de las mejores prácticas. 6. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO MISIONAL DE GESTIÓN DE SOLICITUDES PRESTACIONALES ASOCIADAS A PENSIONES (AS IS) Gráfica 2. Cadena de Valor de Gestión de Solicitudes Prestacionales asociados a la Pensión 11.1 OBJETIVO DEL PROCESO MISIONAL DE PENSIONES Atender una solicitud prestacional de una persona que cree tener el derecho, siempre en los términos enmarcados por la normatividad vigente PREMISAS PARA LA CONSULTORÍA SOBRE EL PROCESO Los procesos que se mencionan se encuentran en operación en Cajanal en liquidación- Patrimonio Autónomo Buen Futuro. La asignación de turnos en los diferentes canales está por fuera del alcance de este proceso, pero no su integración con el mismo. Todo proceso deberá integrarse a través de servicios de integración con varios aplicativos sistemas y/o o repositorios dentro de los cuales se encuentran los siguientes: Sistemas Internos / Repositorios Base única del Pensionado, que contiene información completa del pensionado y los actos administrativos emitidos por la entidad. Sistema Cromasoft (core de pensiones) que contiene todas las reglas de negocio para determinar el derecho. Sin embargo se hace necesario revisar cuales de estas reglas pueden ser trasladadas al motor de reglas que hace parte la suite BPM. Sistema Kactus (sistema de Nómina). Es el que maneja información de las novedades de nómina para el pago de la prestación. ANEXO 02 Página 18 de 47

19 Sistema de Gestión documental (ECM). Es el que contendrá y gestionará los documentos asociados con las solicitudes prestacionales de pensiones, los cuales serán un insumo vital para el flujo de actividades dentro del proceso. Es importante recalcar, en caso de que exista un adaptador de integración para el ECM, este debe ser el referente de integración de la herramienta. Sistema Segura Cyza y Validacyza. El aplicativo que hace la validación y verificación de identidad del causante/usuario y la validación de la idoneidad de los documentos presentados por el solicitante. Sistema de correspondencia: El que administra los documentos tanto internos como externos de índole misional y no misional, incluye tanto documentos físicos digitalizados como documentos electrónicos. Sistema de digiturno. Sistema de Firmas Digitales y Estampado cronológico de Certicamaras Sistemas Externos Sistema Interactivo de la oficina de Bonos Pensionales. Registraduría Nacional. Fondo del Prestaciones sociales del magisterio Consorcio Fopep Pasivocol Asofondos Colpensiones Ministerio de Protección Social Sistema Único de Información de Personal (SUIP) del Departamento de la Función Pública A continuación se describen brevemente los sistemas claves para la interacción (Caracterización de los sistemas actores principales, los cuales deberán integrarse durante la ejecución del contrato): Cromasoft: Aplicación 3 Capas (Cliente Middleware Sistemas de Información Corporativos - EIS) cuya tecnología es JAVA (JEE Java Enterprise Edition) Servidor de Aplicaciones: Glassfish Base de datos: Sybase Ase 15 Kactus: Aplicación Cliente Servidor elaborada en Borland Delphi Base de datos: Oracle Cyza: Aplicación elaborada en Microsoft.NET 1.1 Base de datos: Microsoft SQL Server #2#! "#$ / 41 "!! "!! ), 0+ %& '!( )( *+ &, %& '!()(01, + '! ANEXO 02 Página 19 de 47

20 Puesto que la solución integral se implementará con base en una arquitectura orientada a servicios el ECM y demás componentes de la solución deberán interactuar por medio de solicitudes de servicios y la provisión de los mismos. El análisis, diseño, desarrollo, pruebas y demás actividades a realizar para la implementación de los servicios, como consumidor y como proveedor, requeridos para el correcto funcionamiento del ECM y del proceso de correspondencia, serán de responsabilidad del contratista. En cuanto a los servicios que deben proveer las demás entidades involucradas en la solución, estos serán desarrollados por la UGPP o por la entidad correspondiente ALCANCE DEL PROCESO O PROCESOS A AUTOMATIZAR El proceso inicia cuando el causante/usuario hace la solicitud y adjunta los documentos requeridos y termina con el acto administrativo en firme o el agotamiento de la vía gubernativa. Para algunos tipos de prestación se finaliza con la creación de la novedad en nómina. Los flujos alternativos del proceso pueden estar derivados del acatamiento de una orden de autoridad judicial, proveniente de una acción de tutela o de un proceso ordinario DESCRIPCION GENERAL DEL SUBPROCESO ATENDER TRÁMITE DE SOLICITUD PRESTACIONAL El objetivo de este subproceso es recibir la solicitud del Causante/usuario (radicación) y sus respectivos documentos para darle el curso correspondiente Dentro de las principales actividades se encuentran: Crear una presolicitud Verificar el estado del causante con sistema interactiva de la OBP, Realizar primera captura de datos básicos Obtener requisitos y aplicar checklist Generar cartas tipo Digitalizar, indexar y firmar digitalmente los documentos Convertir presolicitud en SP (Solicitud Prestacional) Esperar completitud de documentos (teniendo en cuenta tiempos de espera definidos por la ley) DESCRIPCION GENERAL DEL SUBPROCESO DE NORMALIZAR DOCUMENTOS El objetivo de este subproceso es hacer una validación técnica documental para todos aquellos documentos físicos que presentó el Causante/usuario con el fin de verificar su idoneidad y contenido y poderlos certificar. Dentro de las principales actividades se encuentran: Verificar unificación del Expediente Digitalizar documentos Aplicar protocolo de completitud por documento Realizar segunda captura datos básicos y validar diferencias de datos básicos Realizar primera captura historia laboral y factores salariales Asignar expedientes a sustanciadores para segunda captura (Reparto automático) Realizar segunda captura de tipo de prestación, historia laboral y factores salariales ANEXO 02 Página 20 de 47