AMP: Automatic Mail Processing

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1 : Automatic Mail Processing Aplicable a Ventas pedidos reservas cierre automático post proceso Atención a clientes reclamos solicitudes de agenda Marketing promociones nutrición de las relaciones Referidos

2 Características Evita el manejo de colas de s por parte de los operadores Existe un autómata programa inteligente- que hace ese trabajo El autómata: se encarga de leer los s y procesarlos durante las 24 horas agenda a cada operador el tratamiento de los mismos asigna las tareas entre los operadores según reglas responde los s en forma diferencial -inteligente- Los operadores miran su agenda y procesan sus tareas pendientes Encuentran el contacto creado con el pendiente asociado Todos los contactos remitentes son creados automáticamente Todos lo s quedan guardados automáticamente en la Historia de cada Contacto Procesos de ayuda y control completan el escenario operativo alarmas, reportes, estadísticas, consultas, Negoxia Automation 2

3 Autómatización casi total Para clientes corporativos regulares: Uso de plantillas predefinidas Reconocimiento automático de contenidos Ingreso instantáneo y automático de pedidos, reservas,etc Respuestas inteligentes según el cliente según inventarios según las reglas predefinidas del negocio multicanal: combinación de , SMS, IVR, Todo inteligentemente integrado al resto de las funcionalidades: repositorio de más de 100 acciones complementarias Negoxia Automation 3

4 Operadores Integran el grupo de usuarios "" Pueden ser cualquier cantidad -y variable- Todos reciben asignaciones según reglas Para cada operador, al procesar su cola de mensajes, se determina: fecha y hora de asignación y resolución del pedido cantidad por operador por período duración promedio, rendimiento mensual, etc. Alarmas de excepción -la cola no se mueve, etc.- Reasignación de la cola a otro operador (x ej. por ausencia) Se comunican entre por chat interno Acceso a base de documentos personales e institucionales Y más! Negoxia Automation 4

5 Beneficios Se ahorra mucho trabajo Mayor productividad de los operadores (30+%) Mayor seguridad de los datos por la automatización Certeza del proceso: nada se pierde, nada se duerme, no hay fraudes Mucho mejor servicio Respuesta instantánea de recepción del requerimiento Menor tiempo de respuesta por requerimiento Control exacto de los datos para los supervisores Posibilidad de realizar más procesos en forma integrada Simplificación operativa de la empresa Ahorro real en presupuesto medible enseguida Negoxia Automation 5

6 Procesos Existe una casilla de correos (o varias), por ejemplo a donde llegan todos los mensajes de los interesados. Un autómata (programa que corre permanentemente y trabaja solo de acuerdo a intrucciones) los va leyendo de a uno y pre-procesando. Reparte los mensajes entre los operadores del Mail Center en forma uniforme mediante la creación de una tarea pendiente en la agenda de cada operador. Siempre quedará una copia de todos los correos y una ficha de todos los contactos. + todo lo demás Negoxia Automation 6

7 Negoxia Automation 7

8 Agenda En la agenda de cada operador figuran sus actividades pendientes, asignadas automáticamente y en reparto uniforme entre todos. Negoxia Automation 8

9 Gestor de Contactos En el gestor de contactos figuran: sus datos filiatorios la Historia de sus transacciones los Pendientes a resolver Negoxia Automation 9

10 Calendarios Vista de Pendientes: diaria semanal mensual anual listado total Al pasar el mouse se amplía la lista de Pendientes Negoxia Automation 10

11 Mail Center Una vez revisados los datos del cliente y verificado el cumplimiento de las condiciones de la reserva, se cumple con la tarea pendiente. Desde el Mail Center se envía la respuesta al requerimiento recibido por . Esta respuesta automáticamente se incorpora a la Historia del contacto quedando la pista de lo realizado. A partir de la Historia se obtienen los reportes deseados con 2 ó 3 clicks. Negoxia Automation 11

12 Gestión del Conocimiento En la Gestión de Documentos se ordenan todos los modelos de respuestas, presupuestos, condiciones comerciales, listas de precios, Estos modelos son usables directamente -como plantillas o adjuntos- desde el Mail Center con 1 click al responder o enviar un Negoxia Automation 12

13 Consultas Es muy fácil autogestionarse y controlar equipos con las formas existentes de consultas y reportes Negoxia Automation 13

14 Consultas En tiempo real y con 1 click por importe duración cantidad de actividades. Con filtros varios Negoxia Automation 14

15 Centro de Reportes En tiempo real y con 1 click por importe duración cantidad de actividades. Con filtros varios Negoxia Automation 15

16 Además La solución puede usar todo o parte de los módulos suguientes: - Marketing Automation (multicanal, para campañas,...) - Mensajería interna entre operadores (chat cerrado, correos) - Envío automático del asunto del por SMS - Formularios inteligentes integrados al sistema - Profesor: práctica ayuda en el lugar de la pantalla cuando se necesita - Negoxia Customer Services (NCS): completo centro en línea de ayuda y soporte al usuario Todas/parte de las funcionalidades del: 1. Gestor de Usuarios (User Management) 2. Gestor de Correos de negocios (Mail Center) 3. Gestor de Conocimiento (Document Center - Knowledge Management) 4. Gestor de Contactos y Empresas (Contact Manager) 5. Facturación, Cuentas Corrientes, Posibilidad de interconectar este sistema con otros existentes o futuros mediante webservices para, por ejemplo, consolidar los datos y las transacciones de los contactos. Más info en nuestro sitio web (http://www.negoxia.com) Negoxia Automation 16

17 Un completo sistema todo en uno Otras funcionalidades integradas Negoxia Automation 17

18 Envío de campañas multicanal MA La campaña será enviada por el sistema al llegar la fecha y hora indicada. La actividad se registra en la historia. Gestión de s repetidos. Test de envío. Resumen final. Completo reporte de todas las campañas, agendadas y enviadas. Usted indica qué quiere enviar (plantilla de Doc Center), a quien (target) y cuándo y el sistema se encarga de hacer el envío y registrar las actividades de forma automática, para cientos o miles de contactos. Se pueden combinar campañas por , SMS. correo convencional y teléfono. Negoxia Automation 18

19 Campañas de SMS/ s automatizadas MA Cuando se envían SMS, personalizados automáticamente, se registran en la Historia del contacto para su control. Cuando se reciben SMS desde el contacto, se define el Workflow de proceso automático, con acciones, patrones de reconocimiento y umbrales. Mucho poder, muy fácil, flexible y Ud. lo maneja con libertad. Vista única del contacto El SMS entrante al contacto figura en la historia y desde allí se procesan automáticamente Los datos filiatorios, la historia, los pendientes y las oportunidades de negocios en una sola pantalla con todas las funcionalidades Negoxia Automation 19

20 Campañas de SMS automatizadas MA Parametrización externa del procesamiento de los SMS recibidos Envío automático de SMS según eventos, interpretación de respuestas y generación de acciones internas o externas. Negoxia Automation 20 El instructor constituye una ayuda permanente en la recordación de la operación El módulo de Workflow elimina de los usuarios del CRM las tareas rutinarias y tediosas, encargándole al autómata su realización con precisión y velocidad. Las nuevas capacidades de aprendizaje permiten que el comportamiento del CRM se mejore a sí mismo en función de los objetivos del usuario.

21 Procesamiento de respuestas a campañas MA Graficar, procesar, contar y buscar patrones en las miles de respuestas a las campañas, con pocos clicks! Ilustrativos gráficos Ahorre grandes cantidades de tiempo y genere un mejor seguimiento de los resultados de sus campañas, automatizando el procesamiento de las respuestas. Completos resúmenes El nuevo módulo de Workflow operable por el usuario otorga mucho control y flexibilidad para crear los procesos que necesite Negoxia Automation 21

22 Workflows con drag-n-drop de acciones MA Reconocimiento inteligente de patrones con sinónimos y metacampos Lista de contactos Acciones registrados definibles por y la web. gobernables por el usuario Procesos automatizados que corren las 24 horas Mediante vivos colores se diferencian las acciones y su secuenciamiento en el tiempo. Arrastrando los colores se definen y ordenan las tareas que componen un proceso. Implementación de procesos de Marketing multicanal (correos, SMS...) 100% automáticos. Pueden participar usuarios ejecutores y responsables (por escalamiento). Negoxia Automation 22

23 Formularios inteligentes integrados MA 0 Los datos ingresados en el formulario se registran directo en su base de datos del CRM. Nuestros formularios inteligentes le permiten automatizar el ingreso de datos recabados a través de su página web, manteniendo todo integrado y con tracking de visitas y preferencias de cada contacto. Lista de contactos registrados por la web. Mantenga su base de datos completa y actualizada sin esfuerzo y muestre folletos desde el Doc Center. Implemente sus procesos automáticos para finanzas, administración, ventas, marketing, producción, Negoxia Automation 23

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