White Paper. El presente documento está orientado para dar al lector una visión global de las funcionalidades de DoMUS 4.1

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1 White Paper El presente documento está orientado para dar al lector una visión global de las funcionalidades de DoMUS 4.1 Junio 2013

2 Introducción... 4 Problemas del papel como soporte de la información... 5 o Información no disponible o extraviada... 5 o Documentos repetidos o en múltiples fuentes... 5 o Recuperación poco eficiente... 5 o Deterioro del papel... 6 o Protección de la información... 6 o Espacio físico para archivo... 6 Ventajas tecnológicas... 7 o Reducción de costos... 7 o Facilidad de recuperación de la documentación... 7 o Almacenamiento distribuido Acceso universal... 8 o Administración del Ciclo de Vida de la Información (ILM)... 8 o Compartir la información... 9 o Seguridad sobre los documentos almacenados o Imposibilidad de alteración de la información o Auditoría o Respaldo de la información o Velocidad de Procesamiento - Automatización de Procesos o Mejor atención al cliente Metodología de trabajo o Áreas de proceso de documentación: o Áreas de apoyo: Posibles Aplicaciones y Ejemplos DoMUS Historias Clínicas DoMUS Gobierno DoMUS - Banca y Finanza DoMUS - Industria y Comercio DoMUS Seguros DoMUS - Estudios Profesionales Página 2 de 43

3 DoMUS Toda la Información en papel o digital que se quiera almacenar y recuperar eficientemente Arquitectura o Datos: o Servidor de Aplicaciones: o Módulos Cliente: Los Módulos de la solución DoMUS DoMUS Admin \ Configuración: DoMUS Admin \ Fuera de Línea: DoMUS Admin \ Bandeja de Control DoMUS DocEntry: DoMUS Carga Automática DoMUS Consultas DoMUS Carpeta Virtual Web: DoMUS Check Generación de CD's Autocontenidos Chequeos de integridad: Nuevos Módulos y Funcionalidades DoMUS Módulo DoMUS Full Text: Módulo DoMUS Caché: Funcionalidad DocEntry All In One Servidor DoMUS Página 3 de 43

4 Introducción En los entornos organizacionales actuales se maneja cada vez más información, siendo un alto porcentaje de la misma no estructurada (documentos electrónicos, imágenes, cartas, faxes, tarjetas, libros, expedientes). Esta no puede ser almacenada dentro de una base de datos tradicional, por lo que la dificultad de su gestión crece de forma exponencial en función de su volumen. Esta realidad exige una herramienta que ayude a gestionar la información de forma eficiente y segura, permitiendo la integración con los procesos funcionales y operacionales de la empresa tanto en el ámbito individual como departamental o corporativo. DoMUS es la propuesta para realizar esta gestión. Página 4 de 43

5 Problemas del papel como soporte de la información El papel es tradicionalmente el soporte de la información por excelencia, sin embargo tiene asociados una serie de problemas que describiremos a continuación. o Información no disponible o extraviada La indisponibilidad de información, por lo general, es debido a que está siendo utilizada por otra persona, lo que implica demoras por esperas o la necesidad de realizar copias. El extravío de información puede ser debido a olvidos, archivado incorrecto de los documentos en papel, entre muchas otras situaciones; lo que ocasiona normalmente que sea muy difícil, y la mayor parte de las veces imposible, su recuperación. o Documentos repetidos o en múltiples fuentes En una empresa es habitual el manejo de más de una copia de un documento. Estas copias transitan por distintas vías de la empresa a través de los procesos internos. Existe un problema real en relación a las copias y éste es: cuál es la copia que vale? En un principio cada una de las copias serían iguales, pero a medida que son utilizadas sufren transformaciones, por lo que, para poder identificarlas como pertenecientes a un mismo documento es necesario archivarlas en conjunto. o Recuperación poco eficiente Cuando un usuario inicia un proceso o trámite, generalmente, no tiene toda la información que necesita a su disposición, por lo que tendrá que realizar una búsqueda o realizar una solicitud al archivo para acceder a ella. Muchas veces esta información está en lugares alejados o en múltiples fuentes u ordenada bajos diferentes criterios, lo que implica que su recuperación se hace difícil y lenta, y en diversas ocasiones imposible. Página 5 de 43

6 o Deterioro del papel El uso, el paso del tiempo, las condiciones en las que se encuentra el archivo físico, (grado de humedad, temperatura, polvo, herrumbre, presencia de insectos, roedores u otros) o un siniestro como un incendio, en donde lo que no destruye el fuego lo destruye el agua de los bomberos, deteriora el papel y la documentación termina siendo parcial o totalmente ilegible, con roturas, manchas y marcas. o Protección de la información Es difícil detener al curioso. La información que contiene un documento soportado sobre papel es muy difícil de proteger. Generalmente un documento que no puede ser visto por cualquier usuario, estará marcado con algún sello de Confidencial o similar leyenda. o Espacio físico para archivo Son necesarios grandes espacios destinados para el archivo de la documentación en papel. Es recomendable que estos espacios cumplan con criterios en cuanto a las condiciones ambientales y adicionalmente, es necesario destinar personal especializado para el manejo del mismo. Todo esto redunda en costos elevados. Página 6 de 43

7 Ventajas tecnológicas Los avances tecnológicos en materia de medios de almacenamiento y dispositivos de captura aplicados al desarrollo de sistemas de Document Imaging, brindan muchas ventajas con respecto a la manipulación manual de la información, ya que estos sistemas permiten capturar, almacenar, distribuir, visualizar, imprimir, clasificar y asegurar cualquier documentación que esté en un soporte de papel o soporte digital (archivos de procesadores de texto, imágenes, fotografías, etc.) DoMUS fue concebido basándose en estas tecnologías y brinda una serie de grandes ventajas. A continuación se describen algunas de ellas: o Reducción de costos La reducción de los volúmenes físicos de almacenamiento como consecuencia de la eliminación del papel como soporte de la información reduce costos. Un dato estadístico a tener en cuenta y que incluye costos relacionados con recursos humanos y espacios físicos para almacenamiento es que: si producir un papel cuesta $1, mantenerlo costará $5, administrarlo $25 y recuperarlo en caso de extravío $250. o Facilidad de recuperación de la documentación Toda la información que se encuentra dentro de DoMUS está almacenada en forma ordenada y clasificada de acuerdo a las características de cada uno de los documentos. Por esta razón, la recuperación de los documentos se puede realizar de forma fácil y eficiente utilizando múltiples criterios de acceso basados en combinaciones de los atributos, características y tipos de documentos, entre otros. Podemos afirmar que por esta razón DoMUS es una herramienta imprescindible para agilizar la manipulación de documentación, siendo un elemento sumamente importante para la rápida toma de decisiones ya que permite disponer de la información adecuada en el momento en que se necesita y en el lugar donde se requiere. Página 7 de 43

8 o Almacenamiento distribuido Acceso universal Con DoMUS es posible manejar múltiples repositorios de información distribuidos en diversos lugares físicos (servidores). Sin embargo el usuario DoMUS podrá acceder a través de una única interface a toda la información almacenada. Ya no será necesario realizar copias, ni habrá demoras por búsquedas en lugares remotos; todos los documentos estarán disponibles inmediatamente en un solo lugar lógico. o Administración del Ciclo de Vida de la Información (ILM) DoMUS ofrece una ayuda considerable a la administración de la información y de su ciclo de vida. La solución puede integrarse con herramientas ILM (Information Lifecycle Management) de forma tal que el costo total de propiedad se mantenga bajo al optimizar su almacenamiento de información. El futuro: ILM: Gestión del Ciclo de Vida de la Información La misión de las Tecnologías de la Información ha sido siempre ayudar a las empresas a maximizar el valor de su información al menor costo. Para alcanzar este objetivo es necesario: ofrecer un conocimiento nuevo y más profundo del valor de la información, organizarla en función de su criticidad para el negocio y construir la infraestructura de gestión de la información necesaria, para trasladar este valor al negocio de forma simple. La Gestión del Ciclo de Vida de la Información hará posible la optimización de la gestión del negocio al estar, de manera constante y automática, tomando decisiones que aseguren la disponibilidad de la información para la aplicación que la necesite, en el momento justo, al precio adecuado y basándose en reglas y políticas de negocio predeterminadas. Página 8 de 43

9 o Compartir la información Un usuario que se conecta a DoMUS puede acceder a cualquier documento sobre el cual tenga asignados permisos de acceso. Esto podrá ser a través de la red de su empresa, dentro de una Intranet o hasta de forma remota a través de Internet. Estas vías de acceso abren variadas posibilidades a la utilización de la información almacenada dentro del sistema. Ejemplo: diferentes usuarios consultando y visualizando un mismo documento y al mismo tiempo un cliente habilitado de la organización accediendo a través de Internet a su expediente o legajo. DoMUS ofrece a su vez, la posibilidad de almacenar documentación dentro de un CD auto-contenido conjuntamente con el módulo de búsqueda. Esta funcionalidad de valor agregado es fundamental para la distribución de documentación fuera de la empresa (Manuales, Catálogos, Listas de precios, folletería, etc.). Esto permite que el usuario que recibe el CD pueda realizar búsquedas dentro de éste y acceder a la documentación allí almacenada sin necesidad de tener que efectuar instalaciones adicionales de software en su PC. Página 9 de 43

10 o Seguridad sobre los documentos almacenados Todas las organizaciones tienen políticas de seguridad con respecto a la información a la que puede acceder cada una de las personas que las integran. DoMUS adopta fácilmente dichas políticas, estableciendo permisos de acceso para usuarios particulares o para grupos, sobre los diferentes módulos, los documentos y las páginas dentro de un documento. o Imposibilidad de alteración de la información Utilizando tecnologías de última generación como es la firma digital, se controla que los documentos que están almacenados dentro del DoMUS no sean alterados garantizando que son copia fiel del original. o Auditoría DoMUS fue diseñado pensando en la administración y control de la información que contiene. Por lo tanto es considerado fundamental llevar una pista de auditoría de todas las actividades que se realizan sobre los documentos almacenados. Esta funcionalidad garantiza que en el momento deseado, y con la profundidad requerida, se puedan efectuar extracciones de información relacionadas a la creación, eliminación, acceso y otras actividades relacionadas a los documentos y los usuarios que tienen derechos sobre ellos. o Respaldo de la información Con los sistemas tradicionales de archivo (guardado de documentos sobre papel) es imposible realizar respaldos de la información por los problemas de espacios físicos y recursos que ocasionaría la duplicación de la información y su posterior actualización. Con DoMUS, es posible realizar de forma fácil y eficiente respaldos de toda la información almacenada ya sea en cintas, CD, DVD, Discos Ópticos, y en caso de una contingencia mayor usar éstos para recuperar de forma rápida la información siniestrada. Página 10 de 43

11 o Velocidad de Procesamiento - Automatización de Procesos. Cuando la información se encuentra documentada en soportes tradicionales (papel), ésta viaja por una vía diferente que los procesos de gestión. Un ejemplo: el analista de riesgo tiene que evaluar la concesión de un crédito; para cumplir con este objetivo necesita consultar la carpeta del cliente, si el soporte físico de la carpeta es papel, el analista deberá ir a buscarla o solicitar y esperar hasta que el archivo le envíe la documentación requerida. Otro ejemplo: un cliente que consulta su estado de cuenta bancario y tiene dudas acerca de un débito ocasionado por un cheque, debe concurrir a la agencia de su banco para poder consultar este cheque. En un sistema automatizado es posible integrar la documentación a los procesos de la empresa. El analista de riesgo realiza una simple búsqueda en DoMUS y de forma inmediata accede a la información sin esperas innecesarias. En el caso del cliente, basta que se conecte a través de Internet, consulte su estado de cuenta y presione sobre el débito para poder visualizar la imagen del cheque. La integración de DoMUS con herramientas de workflow, CRM, ERP entre otras, se logra de forma fácil y rápida, obteniendo así un alto grado de automatización y eficacia de los procesos organizativos. o Mejor atención al cliente DoMUS marca una diferencia en la gestión interna de las empresas con un mejor y más eficiente servicio que se brinda al cliente. Con sólo implementar un sistema de consultas a través de Internet, integrando DoMUS con los sistemas actuales de la empresa, cada cliente tendrá acceso de forma segura y confidencial a su información sin la necesidad de trasladarse, desde cualquier lugar y cuando sea necesario. Página 11 de 43

12 Metodología de trabajo Todas las ventajas de un sistema de Document Imaging o Document Management anteriormente citadas, deben ser acompañadas por una metodología de trabajo. La implantación de DoMUS mejorará la forma de trabajo y los procesos internos de la empresa, tanto en el ámbito de las áreas de proceso de documentación (archivo, recepción, mostradores), en las áreas de apoyo (informática, organización y métodos, auditoria), como en las áreas de usuario (clientes, proveedores, funcionarios). A continuación se describe detalladamente la mejora en cada una de las áreas: o Áreas de proceso de documentación: Se entienden por áreas de proceso de documentación, aquellas que cumplen las tareas de recepción, clasificación, almacenamiento, custodia y recuperación de los documentos de la empresa. Tradicionalmente, las tareas realizadas por estas áreas se pueden clasificar de la siguiente manera: a) Almacenamiento de Documentación (Figura 1). La documentación ingresa a la empresa y es recibida por una persona que se encarga de clasificarla de acuerdo a su destino: documentación personal que se entrega directamente al destinatario y documentación de la empresa que se envía a un departamento según reglas más o menos definidas. El personal del departamento se encarga de clasificar la documentación que recibe en función del tipo (facturas, recibos, documentación de clientes, entre otros) y posterior a su respectivo procesamiento la almacena en carpetas, biblioratos, cajonera u otros medios de acuerdo a criterios preestablecidos (por ejemplo: archivo de clientes ordenado por cédula, archivo de proveedores ordenado por proveedor y fecha, etc.) Página 12 de 43

13 En empresas de mayor porte existe adicionalmente un sector o departamento que se dedica al guardado y archivado ordenado de toda la documentación que la empresa recibe y genera. b) Recuperación de documentación (Figura 2). Un usuario solicita documentos a Archivo, este busca los documentos solicitados pudiendo obtener dos resultados: i. Los encuentra: si el usuario requiere el documento original se entrega, y termina este proceso. Queda como responsabilidad del usuario la devolución a Archivo de la documentación recibida. Si el usuario no requiere el original, Archivo realiza una copia del documento y se entrega al usuario dicha copia. Esta documentación puede ser o no devuelta por los usuarios. Si se devuelve a archivo será necesario evaluar si es requerido el archivo de la misma junto con los originales, en este caso surge el problema de múltiples fuentes de información. ii. No los encuentra: esto puede ser por dos razones: la primera es que la documentación está en poder de otro usuario, por lo que será necesario esperar a que termine de utilizarla y la devuelva a Archivo para poder entregarla al usuario solicitante. La segunda razón es que la documentación no se encuentre porque está perdida, por estar mal archivada, porque la tomó un usuario y no la devolvió, u otras múltiples razones. Página 13 de 43

14 Figura 1: Figura 2: Página 14 de 43

15 En una empresa donde se implementa DoMUS, se automatizan los procesos y cambia la forma de gestionar la documentación. Las funciones de las áreas de proceso mejorarán, eliminándose diferentes tareas y manteniendo únicamente las de Recepción de documentación (Figura 3), suprimiéndose aquellas de Recuperación de Información. Serán los usuarios finales quienes recuperen su propia documentación a través del módulo de consultas. Figura 3: Página 15 de 43

16 o Áreas de apoyo: Se entiende por áreas de apoyo, aquellos sectores de la empresa que sirven como soporte para la gestión. Las tareas a realizar por éstas áreas se clasifican de la siguiente forma: a) Definición de Estándares: definición de políticas referentes al manejo de la documentación dentro y fuera de la empresa, clasificación de la información, políticas de trabajo, control de calidad, permisos de acceso, capacitación a usuarios y otros. b) Gestión del Sistema Informático: administración de DoMUS, instalación y configuración del sistema, definición de usuarios y grupos, administración de dispositivos, gestión de respaldos, chequeos de integridad, licenciamiento, etc. c) Control de la Gestión (Auditoría): seguimiento de las acciones de los usuarios sobre el sistema. En DoMUS, todas las acciones realizadas sobre el mismo y sus objetos, quedan registradas dentro de la base de datos. Consultando este registro es posible determinar tiempos de utilización, documentos frecuentemente consultados, cantidad de conexiones, etc. Estas tareas pueden ser realizadas por el departamento de Informática de la empresa, por Organización y Métodos o puede ser realizada por terceras partes. o Usuarios: Son todas aquellas personas que pueden consultar la documentación almacenada dentro del sistema, por ejemplo: personal de la empresa, clientes, proveedores, etc. En sistemas tradicionales, todas las consultas de los usuarios se canalizan a través del sector de archivo (Figura 2), quedando el usuario sujeto a la disponibilidad y el estado físico de los documentos. Con DoMUS, el usuario ya no depende del sector de archivo para realizar sus consultas sino que, a través de su PC, puede realizar todas las consultas y acceder a la información que necesita. Página 16 de 43

17 La forma de acceso es variada y segura (a través de la red de la empresa, de una Intranet, de Internet, o desconectado a través de CD autocontenidos), la información es inalterable, la impresión de los documentos es posible, el compartir información está habilitado (más de un usuario puede acceder a un mismo documento al mismo tiempo), el acceso es rápido sin tiempos de espera innecesarios y en casos de absoluta necesidad se podrá recurrir al documento en papel (si es que éste se archivó porque un proceso adicional o requerimiento legal así lo definió) (Figura 4). Figura 4 Página 17 de 43

18 Posibles Aplicaciones y Ejemplos A continuación se describen algunos ejemplos y posibles aplicaciones de DoMUS para la Gestión Documental y Digitalización en diferentes rubros, organismos y empresas, ofreciendo las ventajas y beneficios descritos en capítulos anteriores: DoMUS Historias Clínicas La solución ofrece el armado de centros de digitalización, utilizando scanners de producción para digitalizar los papeles que componen las Historias Clínicas de sus socios en todo tipo y tamaño de entes de Salud. Es ideal para digitalizar el histórico, activo y pasivo e integrarlo con la Historia Clínica Electrónica o Digital de la organización. Con esta integración los médicos podrán consultar y registrar los datos en su sistema de HC, y este podrá ofrecer un botón para acceder, visualizar y consultar la información digitalizada y analizarla con un solo click. Algunos organismos ofrecen a sus socios acceder a su Historia Clínica desde la Web, utilizando el Módulo de Consultas DoMUS Web Personalizado en su Portal. La solución, al ser paramétrica, permite reutilizar la infraestructura para incorporar otros tipos de documentos que se gestionan en Salud como por ejemplo: Afiliaciones, Solicitudes, Recursos Humanos, Contratos, Declaraciones, Trámites, Facturas de Proveedores, Importaciones, etc. Caso de Éxito Destacado Fondo Nacional de Recursos Uruguay Por información de este caso de éxito - Página 18 de 43

19 DoMUS Gobierno Existen múltiples aplicaciones de la solución DoMUS para organismos gubernamentales. Entidades de mucha generación de papel y que requieren gestión y control. Mesa de Entrada: Se generan mesas de entrada para la recepción de Expedientes y de forma integrada a la solución de Expediente Electrónico de cada organismo, se puede dar un seguimiento a cada documento, consultando su legajo físico sin recurrir a los problemas del papel. Municipios Departamentales: Registro Civil: Partidas de Nacimiento, Matrimonio y Defunción. Documentos de RRHH. Expediente Electrónico, Digesto Municipal, Resoluciones. Otras aplicaciones en el ámbito normativo son Antecedentes, Histórico, Resoluciones, Actas, Dictámenes, etc. Casos de Éxito Destacados Mesa de Entrada Corporación Nacional para el Desarrollo Municipios Departamentales IM de Salto, IM de Florida, IM de Maldonado, IM de Durazno, IM de Artigas, IM de San José. Por información de éstos casos de éxito - Página 19 de 43

20 DoMUS - Banca y Finanza En el ámbito financiero diversos Bancos y entidades Financieras, han optado por nuestra solución para diferentes tipos de documento: Carpetas de Cliente: Personas Físicas, Jurídicas, Carpetas de Riesgo. Una vez digitalizados los documentos de cada carpeta, se puede acceder desde el Core Bancario, a la información de cada cuenta con los permisos previamente definidos. Cheques: DoMUS Check, Integración con Lectoclasificadoras, para digitalizar, clasificar y consultar Cheques, ya sea desde DoMUS Check en los departamentos de Clearing como integrado al Core Bancario y via Web desde el Home Banking Firmas: Se digitalizan y clasifican en DoMUS las Tarjetas de Firmas vinculadas a las Cuentas y Clientes, de forma que posteriormente, integrada al Core Bancario, se puedan validar y autorizar transacciones visualizando la imagen en formato digital. Otras aplicaciones en Banca y Finanza: Faxes, Solitudes, Vales, Poderes, etc. No se mencionan Casos de Éxito por acuerdos de confidencialidad con los clientes. Por solicitud de autorización - Página 20 de 43

21 DoMUS - Industria y Comercio DoMUS se aplica a diferentes empresas de la Industria y el Comercio, de diversos tamaños y volumen. A continuación se describen algunos tipos de documento para diversas áreas y aplicaciones: Administración: Ordenes de Compra, Facturas, Recibos, Remitos, Cheques, etc. Comercio Exterior: Importaciones y Exportaciones. Documentos Logísticos, Embarques, Aduana, etc. Recursos Humanos: Legajos, Carpetas, Contratos, Certificados, Curriculums, Carnets de Salud, Sanciones, etc. Integración con Sistemas ERP, CRM, Producción DoMUS Seguros El área de seguros requiere múltiples documentos soportados en papel. Su digitalización en DoMUS, no solo mejora la gestión y consulta centralizada, sino que ofrece con mayor rapidez, búsquedas documentales complejas. Algunas de los tipos de documento que se gestionan en empresas de seguros son: Pólizas, Siniestros, Modificaciones, Contratos, etc. De acuerdo a la estructura de permisos que el cliente desee implementar, es posible que un asegurado a través de internet pueda acceder a los documentos de su póliza. De forma similar, si las políticas de la organización lo permiten, es posible ofrecer acceso a cada corredor de seguros a las pólizas de sus asegurados. Página 21 de 43

22 DoMUS - Estudios Profesionales. El entorno de los Estudios Profesionales (jurídicos, contables, etc.) plantea dos problemáticas principales: El almacenamiento de la información y documentación y la recuperación rápida de la misma. Permitiendo el acceso a la información, según los permisos correspondientes del usuario, desde la red interna de la organización o Internet. Los profesionales podrían buscar y recuperar sus documentos tanto por el contenido de los mismos, como por la información por la cual se hubieran clasificado. Documentos Legales: Notificaciones, Demandas, Contestaciones Intimaciones, Documentación Probatoria, Sentencias, Artículos, Publicaciones, Actas Documentos Contables: Facturas, Balances, Documentos de Sociedades, Declaraciones, etc. - DoMUS permite integrarse con: Sistemas de Gestión de Expedientes y Manejo de Versionados Sistemas de Manejo de Cuentas, Casos y Clientes. - No se mencionan Casos de Éxito por acuerdos de confidencialidad con los clientes. - Por solicitud de autorización - DoMUS Toda la Información en papel o digital que se quiera almacenar y recuperar eficientemente. Página 22 de 43

23 Arquitectura En el mercado actual donde la tecnología es tan cambiante, es necesario adoptar estándares probados y de vasta utilización en el mercado para el desarrollo de productos. DoMUS es un sistema desarrollado con tecnologías de última generación y estándares del mercado que posibilita a la integración con otras herramientas complementarias. DoMUS es un sistema orientado a Internet y está desarrollado con JAVA utilizando estándares como XML, JSP, ISIS, TWAIN Firma Digital, etc. Su esquema de trabajo utiliza una arquitectura en 3 capas, donde encontramos los siguientes componentes (Figura 5): o Datos: a) Base de Datos: La base de datos es utilizada para mantener la información sobre los documentos (metadata) almacenados en el sistema. En la base de datos no se almacena el contenido de los documentos, éstos se almacenan en el Storage. b) Storage: Estructura de archivos donde se almacenan físicamente los documentos ingresados al sistema. o Servidor de Aplicaciones: El Servidor es el componente a través del cual los Módulos Cliente interactúan con la capa de Datos. Es el responsable de manejar el acceso tanto a la Base de Datos como al Storage. Los clientes se comunican siempre con el servidor y en ningún momento tienen acceso directo a la información almacenada en la Base de Datos o en el Storage. Es multiplataforma y puede ser instalado sobre diferentes sistemas operativos (Windows, Linux, UNIX) y puede comunicarse con Bases de Datos: Oracle, Microsoft SQL Server, DB2, Informix, MySQL y PostgreSQL. Página 23 de 43

24 o Módulos Cliente: A través de la capa cliente todos los usuarios del sistema tienen acceso a las funcionalidades del mismo, se aplica tanto para los usuarios finales como para los usuarios administradores. Los módulos cliente pueden ser ejecutados como: i. Aplicaciones de escritorio (pasando por un proceso de instalación). ii. A través de Internet utilizando el navegador, lo que posibilita aprovechar las funcionalidades de DoMUS sin necesidad de instalar una aplicación en el PC. iii. Interfaces personalizadas e integración con otros sistemas mediante el API que expone DoMUS. Figura 5 Página 24 de 43

25 Los Módulos de la solución DoMUS A continuación se ilustra el flujo e interacción de los diferentes módulos de la Solución DoMUS: Página 25 de 43

26 1. DoMUS Login Usuario autenticado a la Solución de Gestión Documental. 2. DoMUS DocEntry Ingreso de documentos, digitalización mediante integración con escáneres Twain e Isis, clasificación digitada y automática mediante reconocimiento de caracteres. 3. DoMUS Cache procesamiento y transferencia de documentos desde el punto de ingreso (DoMUS DocEntry) al repositorio central (DoMUS Server). 4. DoMUS Server Servidor que maneja la lógica de negocios de la solución e interactúa con los repositorios de información. 5. Infraestructura de la organización: Base de Datos, File System, Servidor de Directorio (LDAP) 6. DoMUS Admin / Bandeja de Control Módulo de control para la realización de correcciones, reportes, monitoreo, etc. 7. DoMUS Admin / Fuera de Línea Generación de información fuera de línea, autocontenida para almacenamiento en discos ópticos o cintas magnéticas. 8. DoMUS Admin / Configuración y Seguridad - Herramienta administrativa para la gestión de usuarios, tipos de documentos, seguridad, auditoría, y funcionalidades según grupos (roles) y perfiles. 9. DoMUS Web Services Fachada de servicios web expuestos para posibilitar la comunicación e integración con otras soluciones. 10. Consultas DoMUS Módulo de consultas web a través del cual un usuario autenticado puede consultar y recuperar la información almacenada en DoMUS. Página 26 de 43

27 A continuación se describe cada uno de los módulos que componen DoMUS DoMUS Admin \ Configuración: Se entiende por Módulos Administrativos a todas las herramientas, funcionalidades y utilidades que permiten realizar la administración y configuración de DoMUS para su correcto funcionamiento. El Módulo de Administración cubre las siguientes áreas: Parametrización de la Base de Datos: configuración de la conexión a la base de datos y creación de la estructura de datos. Configuración de Volúmenes: Volumen es la definición lógica asociada a un lugar físico donde se van a almacenar los documentos ingresados al sistema. Los volúmenes pueden distribuirse a lo largo de múltiples servidores, siendo transparente para el usuario en el momento de acceder a la información. Administración de Estructuras: Previamente a describir la administración de estructuras debemos definir lo que son Documentos. Documentos son todos los objetos que son almacenados dentro del sistema, sin importar su forma de ingreso, formato, cantidad de páginas, etc. La administración de estructuras es la creación y mantenimiento de todas las estructuras lógicas necesarias para posibilitar la clasificación de los Documentos que ingresan al sistema. Página 27 de 43

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