PROCEDIMIENTO: ADMINISTRACIÓN DE LAS SUBPLATAFORMAS DEL CAMPUS VIRTUAL

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1 Página 1 5 1) Descripción l Procedimiento 1.1) Unidad Responsable: GIDT 1.2) Objetivo: Gestionar, administrar y realizar seguimiento al conjunto sub-plataformas que conforman el campus virtual, optimizando los recursos y manteniendo la acuada prestación los servicios os y administrativos. 1.3) Alcance: El procedimiento inicia con el alistamiento y ajuste cada una las subplataformas que conforman el campus virtual y finaliza con los cursos respaldados en Old Campus. 2) Definiciones 2.1) Concepto 2.2) Definición Es un Portal Web conformado por un conjunto sub-plataformas, don se sarrollan interrelaciones índole a y administrativa en forma reticular, CAMPUS VIRTUAL: para brindar oportunidas socialización, formación, generación conocimientos e interacción estudiantes, cuerpo o y comunidad, con el objeto prestar servicios educativos con calidad y equidad social en forma virtual. SUB-PLATAFORMAS: Parte integral l campus virtual con funciones y servicios específicos. RCA: Registro y Control Académico. Persona que utiliza los servicios las sub-plataformas que componen el campus USUARIO: virtual. Pue ser: estudiante, director curso, tutor curso, coordinador, administrativo y en general quien tenga acceso al campus virtual la UNAD. SIGETEC: Sistema Gestión Tecnológica OLD CAMPUS: Servidor en el cual se almacena el histórico los cursos ofertados por la UNAD, a partir l PTI: Plataforma Tecnológica Integrada APLICACIÓN OFERTA ACADÉMICA INTEGRADA - OAI Aplicación que permite realizar seguimiento a la oferta a, alistamiento, acreditación, migración y restauración los cursos que estarán en matrícula para un período o 3) Condiciones Generales Para realizar una solicitud el usuario be estar activo en la Universidad.

2 Página ) Actividad 1 Recibir solicitud l servicio 4.2) Insumos necesarios para la actividad Oferta Académic a dispuesta en la aplicación OAI. particular para servicios os o administra tivos. 4.3) Descripción tallada la actividad Recibir la oferta a aprobada por la Dirección Campus Virtual para la activación cursos según el período o; o la solicitud tipo administrativo por parte la penncia interesada. La solicitud be realizarse 15 días calendario, previo al inicio actividas. 4) Descripción l Procedimiento 4.4) Resultados o productos la actividad INICIO Recibida 4.5) Códigos registros y documentos asociados Aplicación Oferta Académica Integrada OAI particular (carta l cano con la solicitud) 4.6) Medio archivo 4.7) Código carpeta en la que se archiva (código según la TRD) 4.8) Encargado la actividad (responsables) Dirección PTI 2 Analizar y aprobar la solicitud recibida Analizar la viabilidad la solicitud, si correspon a un nuevo servicio o su complejidad y nivel infraestructura es Aprobación o rechazo la solicitud. Correo notificación informando aprobación o rechazo la Dirección PTI

3 Página Planear el montaje l servicio solicitado. Aplicación Oferta Académic a Integrada OAI alta se solicita aprobación la Mesa Técnica l SIGETEC; si es un servicio que presta la PTI continuamente se aprueba directamente por la Dirección la misma y se establecen los requerimientos infraestructura, software, aplicaciones e información adicional necesaria. Si se rechaza, se da respuesta al usuario indicando los motivos por los cuales fue negada la solicitud. (Finaliza el proceso) Realizar la planeación los servidores requeridos, proyección espacio en disco, requerimientos Infraestructura tecnológica proyectada para el montaje l servicio. solicitud Administrador Sistemas Operativos y Bases

4 Página Alistar y realizar ajustes operativos máquinas y/o servidores la plataforma. 5 Asignar permisos y particular (carta l cano con la solicitud) Circular programac ión a. Cursos virtuales entregado s por la dirección l campus virtual o las unidas as. Reporte posible concurrencia, manda en medios navegación, software o aplicaciones requeridas, posibles métodos mantenimiento. Alistar y ajustar los servicios la plataforma para la preparación l servidor (Sistema operativo, aplicaciones), instalación la aplicación requerida por el servicio, migración o carga los servicios solicitados (Migración y restauración cursos, instalación aplicaciones, etc), y la carga los usuarios con el rol administrativo respectivo. Realizar el proceso asociación Apertura l espacio virtual para los procesos os. Acta entrega usuario administración l Servidor para los servicios administrativos solicitados. Usuarios matriculados Acceso al espacio solicitado s mis cursos virtuales a los administrad ores (PTI y VIMEP quien acredita) Perfiles habilitados Administrador Sistemas Operativos y Bases Administrador

5 Página 5 5 roles. 6 Habilitar el acceso al campus usuarios RCA. Instancia Virtual para servicios os o administra tivos. usuarios con los respectivos cursos, acor al listado registrado por el solicitante, los actores cargados en la aplicación OAI, o la información recibida a través las aplicaciones matrícula según el caso. Habilitar el acceso los usuarios a las plataformas campus virtual y a los cursos preparados e informar a la Dirección Campus Virtual. en los cursos respectivos. Cursos habilitados para los usuarios en Campus virtual a tutores y directores curso Perfiles habilitados a estudiantes Bases Registro Y Control Académico. Dirección PTI 7 Cerrar espacio virtual y realizar Circular programac ión a. Instancia Virtual Confirmar con la Dirección campus virtual la finalización las Cursos cerrados y montados en Correo a dirección l campus virtual Administrador Bases

6 Página 6 5 respaldo los cursos. para servicios os o administra tivos. Oferta a entregada por la VIMEP actividas los cursos y reporte notas a RCA. Generación las copias en disco duro restaurándolo en el servidor OLDCAMPUS. Reinstalación los cursos y confirmación su funcionalidad, para procer a borrar la información en el NAP las Américas con el fin iniciar el alistamiento l siguiente periodo u oferta a. Old Campus FIN confirmació n finalización actividas Registro: FORMATO BITACORA DE BACKUPS

7 Página 7 5 5) Diagrama Flujo l Procedimiento Dirección PTI Administrador Sistemas Operativos y Bases Administrador Bases Registro Y Control Académico. Administrador Bases Recibir solicitud l servicio Analizar y aprobar la solicitud La solicitud fué aprobada? Planear el montaje l servicio solicitado. NO Informar al solicitante las razones por las cuales fue rechazada la solicitud. Alistar y realizar ajustes operativos máquinas y/ o servidores la plataforma. Asignar permisos y roles. FIN Habilitar el Acceso al Campus Cerrar espacio virtual y realizar respaldo los cursos. FIN

8 Página 8 5 6) Documentos Referencia 6.1) Tipo Documento 6.2) No. y Fecha Aprobación 6.3) Nombre Resolución Resolución Resolución l 11 Junio l 17 Junio l 23 Enero 2012 Por la cual se crea el Sistema Gestión Tecnológica - SIGETEC, la Universidad Nacional Abierta y a Distancia - UNAD, y se conforma el Comité Estratégico l Sistema Gestión Tecnológica y la Mesa Técnica para su operación. Por la cual se estructuró el grupo funcional Gestión Técnica la Plataforma Tecnológica Integrada la Universidad. Por la cual se modifica parcialmente la Resolución No l 17 Junio 2011, en el sentido reformar la estructuración la PTI. 7) Modificaciones/actualizaciones 7.1) Versión 7.2) Fecha 7.3) Descripción resumida la modificación/actualización 0 23/09/2013 Primera versión emitida Se actualiza la asociación a procedimientos y registros e inclusión nuevas finiciones