Rol del Arquitecto en un programa y/o proyecto, guía práctica. E. Tito Suárez-Bråthen Sysco Corporation - Houston, Texas

Transcripción

1 Rol del Arquitecto en un programa y/o proyecto, guía práctica E. Tito Suárez-Bråthen Sysco Corporation - Houston, Texas

2 E. Tito Suárez-Bråthen Enterprise Architect Sysco Corporation Acerca del autor Actualmente dirigiendo los equipos de Arquitectura de Empresa y BPM en el proyecto de implementación de SAP en Sysco. Más de 20 años de experiencia en transformación de empresas, sistemas de información, automatización de procesos, reingeniería de procesos de negocios y planificación estratégica; 10+ años de experiencia en Supply Chain y manejo de proyectos. Ex Catedratico en Metro Denver State College e ITT College. Ingeniero Industrial, MSc Computer Science, MSc International Business y MSc Strategic Management (exp 2011); PMP por más de 5 años

3 Sysco Sysco is the global leader in selling, marketing and distributing food products to restaurants, healthcare and educational facilities, lodging establishments and other customers who prepare meals away from home. 400,000+ customers Based in Houston, TX Operaciones en 80+ paises Revenues FY10: 37 billion US$ (+1% from FY2009) Net earnings: 1.2 billion US$ (+12% from FY2009) Three business groups (177 locations solo EEUU y Canada): Broadline: 99 distribution facilities Sygma: 20 locations Specialty: Meat, Produce (Freshpoint), Lodging (GuestSupply), IFG, Asian Foods

4 Qué es Arquitectura de Empresa?

7 Qué es Arquitectura de Empresa? IDS-Scheer-Software AG

9 Definiciones An enterprise architecture (EA) is a conceptual blueprint that defines the structure and operation of an organization. The intent of an enterprise architecture is to determine how an organization can most effectively achieve its current and future objectives [CIO.com] An enterprise architecture (EA) is a rigorous description of the structure of an enterprise, its decomposition into subsystems, the relationships between the subsystems, the relationships with the external environment, the terminology to use, and the guiding principles for the design and evolution of an enterprise. This description is comprehensive, including enterprise goals, business functions, business process, roles, organizational structures, business information, software applications and computer systems [Wikipedia]

10 Definiciones Enterprise Architecture is the process of translating business vision and strategy into effective enterprise change by creating, communicating and improving the key requirements, principles and models that describe the enterprise's future state and enable its evolution. EA means architecting the enterprise to enable change [Gartner] Arquitectura de empresa (AE) es lo que conecta íntimamente ( la tierra en la uña) la misión, la estrategia y los procesos de una organización (empresa) con la estrategia de TI (tecnología de información). Estas conexiones son documentadas a través de modelos de arquitectura que muestran el estado actual ( as-is ) con el estado-futuro ( to-be ) y como (roadmap) se llegara desde el estado actual al estado futuro.

11 Varias áreas especializadas Arquitectura de Empresa Arquitectura de Negocios Arquitectura de Aplicaciones Arquitectura de Seguridad Arquitectura de Organizacion Arquitectura de Informacion Arquitectura de Tecnologia

12 Valor empresarial de AE Iniciativa estratégica de negocios Ejecución Capacidad funcional de AE Traducir la visión de negocio y estrategia en operaciones eficaces de la empresa usando el desarrollo de modelos, principios y requisitos que pueden ser utilizados para apoyar toma de decisiones operativas. Valor empresarial de AE (resultado de negocios) Minimizar los costos operación; maximizar la eficiencia y la eficacia de las operaciones de negocio. Ejecución Crecimiento Identificar las sinergias de negocios, y soporte a oportunidades para colaboración e intercambio trans-organizaciónal, basado en la visión del estado-futuro. Reducir los costos y riesgos asociados con la adquisición, despliegue y utilización de nuevos procesos, tecnologías, personas e información proveyendo orientación, modelos y requisitos para racionalizar el proceso de evaluación. Aumentar la capacidad de identificar las oportunidades de negocios que tengan un máximo impacto. Maximizar la eficiencia y eficacia del capital de operación Transformación Traducir la visión de negocio y estrategia en un cambio eficaz (de la empresa) al crear, comunicar y mejorar los requisitos fundamentales, los principios y modelos que describen el estado futuro de la empresa y permitir su evolución. Maximizar los ingresos/impacto, sobre la base de metas y objetivos de negocio.

13 Interdependencia entre Gestión de proyectos y Arquitectura de empresa Estrategia organizacional Arquitectura de empresa Gestion de proyectos Estrategia esta documentada en los artefactos de AE Iniciativas (a todo nivel) son claramente alineadas a la estrategia y vision de la empresa Proyectos y su gestión tienen una mayor probabilidad de alineamiento

14 Valor de AE en la gestión de proyectos La visión integral permite generar estimados del tamaño, del proyecto, identificar y medir riesgos y nivel de esfuerzo a la vez que determinar los recursos necesarios para completar un proyecto. La colaboración de AE con la PMO (Project Management Office) es fundamental para completar proyectos a tiempo y dentro de presupuesto. La clave de AE es la eficacia de la gobernanza Adicionalmente, los artefactos de las actividades de AE también constituyen parte de los documentos del proyecto, Enunciado del Trabajo del proyecto (Project charter) Registro de interesados (stakeholders) documentación técnica que se generara durante el proyecto (i.e. Solution Achitecture document)

15 Valor de AE en la gestión de proyectos Cuando se requieren cambios en el proyecto, la AE está en mejor posición de sustentar las razones técnicas, de negocios y/o estratégicas que originaron el cambio, lo cual facilita la discusión y aprobación de la solicitud de cambio La AE no es imprescindible en el éxito de un proyecto, pero a medida que los programas/proyectos se hacen más complejos y estratégicos, la AE se volverá más y más importante. Mi opinión es que en 5 años, una mayoría de la empresas (especialmente globales) tendrán un grupo de AE; y si no lo tienen, no podrán competir con éxito

16 Cuándo se necesita un arquitecto? Cuando un arquitecto es asignado, este se convierte en el arquitecto de solución (Solution architect) del proyecto y su responsabilidad principal es producir el documento Solución de Arquitectura (Solution Architecture document) Idealmente, TODO proyecto alineado con la estrategia organizacional debería tener un arquitecto sin embargo, en general cuando no hay tantos disponibles: Asi como se ha evolucionado a tener una organización PMO, es imprescindible tambien formar una ARB (Architecture review board-comite de evaluación de arquitectura) La ARB es fundamental en definir la participación de arquitectos en un proyecto Proyectos que no son estratégicos o que no estan alineados con la estrategia de la empresa deben ser considerados candidatos, especialmente si su alcance incluye áreas de negocios y TI. La ARB también tiene un rol de definir participación en estos casos Y si no hay ARB? En estos casos, (y asumiendo hay un grupo AE) la alternativa es utlilizar el business case (caso de la iniciativa de negocio) del proyecto para determinar si un arquitecto debe ser asignado. Adicionalmente es importante la colaboración previa entre AE y PMO para insertar una evaluación de la arquitectura del proyecto en la metodología de proyectos, antes de llegar a la etapa de ejecución (al final de la planificación). La evaluación utilizara el documento solución de la arquitectura.

17 Caso Práctico 1 (proyecto sin EA) SYGMA una de las subsidiarias de Sysco Sygma tiene 18 DC (distribution centers) y una oficina corporativa Proyecto: Implementar el sistema ERP de Sysco en Sygma (reemplazo del que tenian) Basicamente: supply chain (ordenes de clientes, ordenes a proveedores, distribución a clientes, gestión de almacenamiento) Existía un grupo AE pero se decidio que no era necesaria la participacion (en contra de la opinion de AE, en gran parte porque el sistema ERP es el que se habia re-diseñado e implementado en 70 OpCos el año anterior. Se contrato servicios de una consultoria para hacer el análisis inicial, recomendaciones, planificación, presupuesto y luego ejecución. Luego de 6 meses, la consultoria presento su analisis y plan. El plan se aprobo y la ejecución del proyecto empezo

18 Caso Práctico 1 (proyecto sin EA) 1 año después, se descubrio que los subsistemas de gestión de almacenamiento y distribución no funcionarian en Sygma. Adicionalmente también se descubrio que el sistema de pronostico, planificación de demanda y reposición tampoco funcionaría. Se decidio entonces que se utilizaría el sistema que Sygma tenia para esos subsistemas que no funcionarian Nuevamente se decidio que AE no era necesaria

19 Caso Practico 1 (proyecto sin EA) Nuevo analisis, plan, presupuesto, aprobación y ejecución 1 año después, se descubrio que ya se habian gastado 6 millones de los 10 asignados; el proyecto estaba alrededor de 50% completo, pero en el plan/presupuesto no se habia tomado en cuenta la infraestructura (que luego se estimo en 15 millones) Guess what happened next

20 Caso Práctico 2 (proyecto con EA) Programa: Transformación organizational 25 proyectos, uno de ellos: SAP, implementación a nivel empresa (~250 compañias) Desde el inicio se definio la participacion de AE como arquitectos de solución Ya estamos cerca a 2 años en el proyecto con el 1er GoLive en el primer cuarto del proximo año, con solo una compañia; seguida de 5 más 4 meses después y asi sucesivamente, completando las broadlines a fines de 2012

21 Segmentos que SAP soportara Freshpoint Asian Sygma Guest Supply Canada Broadlines IFG US Broadlines Single ERP Meat companies

22 Reduccion de costos operativos Incremento de ventas Estandardizacion de procesos Objetivos principales Objetivos del projecto Market share Error rates Process costs Productivity Customer satisfaction Reliability levels

23 Business Process blueprint - Statistics 8 flujos de valor (value streams) PTP - Procure to Pay STC - Source to Contract OTC - Order t ocash PTR - Plan to Retire Assets RTR - Record to Report PTC - Prospect to Customer RTR2 - Recruit to Retire 173 procesos (L2-alto nivel), 1496 (L3-detalle) pasos de procesos Sample BP MTS - Market to Sell

24 Planeamiento de demanda