ACTA No. 001 COMITÉ DE GOBIERNO EN LINEA DE LA ALCALDÍA DE SAN JOSÉ DEL PALMAR CHOCO

Transcripción

1 ACTA N. 001 COMITÉ DE GOBIERNO EN LINEA DE LA ALCALDÍA DE SAN JOSÉ DEL PALMAR CHOCO En el Municipi de San Jsé del Palmar, Departament del Chc, el lunes veinticuatr (24) de May del añ Ds Mil diez (2010), se reuniern en el Despach del Alcalde y previa cnvcatria del Alcalde Municipal el Cmité de Gbiern en Línea, cn el fin de adelantar estudi sbre la implementación Estrategia de Gbiern en línea, cn la asistencia de ls siguientes miembrs: Alcalde Municipal Secretari de Planeación y OO.PP Secretaria de Gbiern Persnera Municipal Secretari de Hacienda Auxiliar administrativa, adscrita Despach Alcalde Auxiliar administrativa, adscrita Secretaría de Gbiern Secretaria del Cncej Seguidamente el Dr. JUAN MANUEL CUELLAR MENDOZA, Alcalde Municipal, infrma a ls presente, que se recibió fici del Ministeri de Tecnlgías Infrmación y las Cmunicacines, Prgrama del Gbiern en Línea, Dr. FRANCISCO CAMARGO SALAS, Crdinadr Articulación y Gestión, en el cual ns cmunica que se realiz una revisión sbre el avance que presenta el municipi en la implementación Estrategia de Gbiern en Línea, encntrand que n se está dand cumplimient a las fases de e interacción cuys plazs venciern en Nviembre de 2008 y Diciembre de 2009 respectivamente, de acuerd cn l estipulad pr el Decret 1151 de Cntinua cmunicand que de acuerd al fici el prcentaje de avance de la fase de es de 75% y para la fase de interacción es de 32%. Pr l anterir, requiere a ls funcinaris administración y presentes a que cumplan cn sus funcines y estén atents a presentar prtunamente la sbre cada un de ls pryects y accines que adelanten en sus ficinas para que sean subids en la página web del municipi. Seguidamente, LUZ ELIANA CABRERA RIOS, Auxiliar administrativa y encargada de subir la a la página web, cmunica que en reiteradas casines ha slicitad a ls funcinaris Alcaldía allegar a su ficina la y registr ftgráfic s actividades y pryects desarrllads pr la Administración, per n ha tenid respuesta psitiva sl alguns la envían. El Alcalde tma la palabra y slicita a la Secretaría de Gbiern y Servicis Administrativs, para que requiera a ls funcinaris públics que prestan sus servicis en el Municipi, para que semanalmente envíen

2 ls infrmes cn evidencia física y ftgráfica, sbre las actividades desarrlladas en cumplimient s funcines de l cntrari se le inicien las investigacines disciplinaria de acuerd a ley 734/2002. La Dra. BLANCA NELLY GALINDO ACOSTA, Secretaria de Gbiern, recmienda cm estrategia para aumentar el índice en la fase de interacción, el de slicitarle al Rectr Institución educativa San Jsé que facilite ls medis y el tiemp en la clase de sistemas, para que estimulen a ls estudiantes para que utilicen uns minuts para que entren a la página web y pinen frmulen recmendacines, quejas reclams que quieren ver se amplié. Igualmente, prpne se creen incentivs mediante cncurss para la vinculación de ls estudiantes del clegi. Prpuestas, que sn aceptadas pr el Cmité. Dándse pr terminada a las 11:45 a.m., para cnstancia se firma pr quienes en ella interviniern, en San Jsé del Palmar Chc, a ls veinticuatr (24) días del mes de May del añ ds mil diez (2010). Dr. JUAN MANUEL CUELLAR MENDOZA, Alcalde Municipal Dra. YINA MARELVY MORENO M., Persnera Municipal Sr. JHON JAIRO ORTIZ MONTOYA, Secretari Planeación Sr. NICOLAS ARIAS TAPIA, Secretari de Hacienda Dra. BLANCA NELLY GALINDO ACOSTA, Secretaria de Gbiern Sra. LUZ ELIANA CABRERA RIOS, Auxiliar Administrativa Sra. DIANA CRISTINA RIVERA, Auxiliar Administrativa Sra. KAREN NIYERED CARDONA, Secretaria Cncej

3 INFORME DE EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO ESTRATEGIA GOBIERNO EN LÍNEA TERRITORIAL MUNICIPIO SAN JOSÉ DEL PALMAR DEPARTAMENTO DEL CHOCÓ INFORME Nº. 001 Dand cumplimient al Decret 1151 de 2008 dnde se reglamenta la implementación Estrategia Gbiern En Línea Territrial, el municipi de San Jsé del Palmar del departament del Chcó cnfrmó baj Reslución Nº. 053 de fecha 22 de Septiembre de 2009 el Cmité GEL-T, quienes sn ls respnsables implementación, scialización y ejecución Estrategia Gbiern En Línea en el municipi. Para la implementación exitsa Estrategia Gbiern En Línea, el Cmité GEL-T cn el aval del Señr Alcalde JUAN MANUEL CUELLAR MENDOZA se elabró el Plan de acción dnde se estipulan las metas y las accines específicas para la ejecución Estrategia en el municipi. ACCIONES MARCO OPERATIVO PLAN DE ACCIÓN: 1) Identificación de ls canales página web a la ls que le hace falta. 2) Ubicación s dependencias respnsables faltante y slicitar dicha. 3) Subir la reclectada a ls canales página web institucinal. 4) Prmción de accines necesarias para dar a cncer la página web institucinal. 5) Realización de prcedimients de ls trámites y servicis susceptibles de realizarse pr medi página web del municipi. 6) Determinación s institucines públicas y privadas de interés, cn las cuales la administración municipal pueda hacer enlace cn la página institucinal de San Jsé del Palmar para que la pblación tenga acces a ellas desde web municipal. 7) Implementación de ls mecanisms segurs y cnfiables para la ciudadanía en la participación tma de decisines administración municipal.

4 8) Realización frecuente llamads a la pblación, a través página web, para slicitar pinión en la cuanta a la tma de decisines. AVANCES DE LA EJECUCIÓN: 1. Capacitación de 190 hras pr el Delegad GEL-T a ls Integrantes del Cmité GEL-T. 2. Actualización al 75% de ls canales del siti Web. 3. Para la implementación exitsa Estrategia Gbiern En Línea, el Cmité GELT cn el aval del Señr Alcalde Juan Manuel Cuellar Mendza elabró el Plan de acción dnde se estipulan las metas y las accines específicas para la ejecución Estrategia en el municipi. 4. Scialización y cmunicación a la cmunidad Estrategia Gbiern En Línea y existencia del Siti Web, a través de tarjetas de presentación, tda la papelería Alcaldía Municipal trae impres en el pie de página el crre electrónic y la pagina web. HALLAZGOS ENCONTRADOS. 1. Falta de sensibilización e cnstante a la Cmunidad pr ls diferentes medis existentes en el Municipi (emisra lcal, carteleras), sbre la existencia página web. 2. Realizar capacitacines a través de charlas infrmativas a las diferentes institucines, rganizacines existentes en la región, sbre manej de la página. 3. Falta de cmprmis de trabaj de alguns funcinaris. RECOMENDACIONES.

5 1. Sensibilizar a las institucines y rganizacines para que aprten la cm cmprmis de crecimient cmunitari. 2. Realizar talleres de capacitación del siti web. 3. Realizar sndes para recncer gusts y necesidades de la gente. 4. Crear incentivs, mediante cncurss para la vinculación de ls estudiantes del clegi para la actualización del siti Web. 5. Slicitar a las institucines educativas del Municipi, facilitar ls medis a ls estudiantes y hrari, para que accedan a la página. 6. Requerir a las dependencias respnsables faltante. Para cnstancia se expide a ls veinticuatr (24) días del mes de May del añ ds mil diez (2010). Firmad pr y aprbad pr: Integrantes Cmité GEL-T NOMBRE CARGO FIRMA JHON JAIRO ORTIZ Secretari Planeación y MONTOYA OO.PP BLANCA NELLY GALINDO Secretaria de Gbiern ACOSTA NICOLAS ARIAS TAPIA Secretari de Hacienda YINA MARELVY MORENO Persnera Municipal MOSQUERA LUZ ELIANA CABRERA RIOS Auxiliar administrativa KAREN NIYERED DIANA CRISTINA RIVERA GIL Secretaria Cncej Auxiliar administrativa JUAN MANUEL CUELLAR MENDOZA Alcalde municipal

6 PLAN DE ACCION PROGRAMA GOBIERNO EN LÍNEA MUNICIPIO DE SAN JOSÉ DEL PALMAR CHOCÓ MARCO LEGAL CONSIDERANDO 1. Que el dcument CONPES 3072 de 2000 Estrategia de Gbiern en línea y ls lineamients del Plan Nacinal de Desarrll, rdenan a las entidades públicas del rden nacinal utilizar el pder s tecnlgías de y cmunicación TIC, para mejrar la eficiencia y transparencia administración pública. Y que establece cm una plítica de Agenda de Cnectividad, al prveer al Estad la cnectividad que facilite la gestión de ls rganisms gubernamentales y apye la función de servici al ciudadan. Señala también la creación de una Intranet Gubernamental: ( ) este prgrama está rientad a la creación de sistemas de al interir de ls entes gubernamentales, intercnectads a través de una red basada en tecnlgía Web. La realización de éste prgrama cntempla la actualización y estandarización infraestructura tecnlógica al interir de ls entes gubernamentales, la definición de estándares de intercambi de entre las institucines, la cnslidación física Red Gubernamental cm una Intranet prpiamente definida y la digitalización interna del Estad. 2. Que la Directiva Presidencial N 02 del añ 2000, define ls lineamients Estrategia de Gbiern en línea, y el cmprmis de tdas las entidades del nivel nacinal y descentralizadas en su implementación. 3. Adicinalmente, que el CONPES 3248 de 2003 define el prgrama de renvación administración pública y establece que la finalidad estrategia de gbiern electrónic es ( ) definir una plítica y un cnjunt de instruments adecuads para el manej en el sectr públic de md que se garantice plena transparencia gestión, alta eficiencia en ls

7 servicis prestads a ls ciudadans y en las relacines cn el sectr prductiv y cndicines adecuadas para prmver el desarrll intern y la inserción internacinal. Esta plítica cnfiere sentid a la incrpración y al us tecnlgía infrmática en el desarrll s peracines s entidades estatales, tant en sus actividades internas cm en sus relacines cn tras entidades públicas y privadas, cn ls ciudadans y cn el sectr prductiv. El prpósit últim es facilitar las relacines del ciudadan cn la administración, e incrementar la eficiencia, la transparencia y el desarrll territrialmente equilibrad del Estad. 4. El Cnveni Interadministrativ suscrit entre el Fnd de Cmunicacines y la ALCALDIA DE SAN JOSE DEL PALMAR que facilita la implementación Estrategia y la Nrmatividad aplicable al mism. 5. Que a partir del 14 de Abril de 2008 entr en vigencia el Decret 1151, Pr el cual se establecen ls lineamients generales Estrategia de Gbiern en línea y fechas de cumplimient s siguientes Fases: Fase Plaz para entidades del rden nacinal Plaz para entidades del rden territrial Fase de Infrmación 1 de juni de de nviembre de 2008 Fase de Interacción 1 de diciembre de de diciembre de 2009 Fase de Transacción 1 de diciembre de de diciembre de 2010 Fase de Transfrmación 1 de juni de de diciembre de 2011 Fase de demcracia 1 de diciembre de de diciembre de 2012 Teniend en cuenta que la Estrategia de Gbiern en línea cntribuye cn la cnstrucción de un Estad más eficiente, más transparente, más participativ y que preste mejres servicis a ls ciudadans y las empresas mediante el aprvechamient s Tecnlgías Infrmación y las Cmunicacines; y que una s funcines ALCALDIA DE SAN JOSE DEL PALMAR cnsiste en definir ls lineamients para la implementación efectiva s plíticas y estándares asciads, cm la plítica de actualización del siti Web (dnde deberán estar invlucradas las diversas áreas, direccines y/ prgramas entidad), plítica de us

8 aceptable de ls Servicis Red y de Internet, plítica de servici pr medis electrónics, plítica de privacidad y cndicines de us y plítica de seguridad del siti Web entre trs. Para hacer de esta herramienta, un pryect sstenible y cn cntinuidad, se requiere un Plan de Acción que permita garantizar el cumplimient exits Estrategia de Gbiern en línea y definir las accines que permitan el crrect avance en la ejecución s Fases, tmand cm base el MANUAL PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LA ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA prmulgad pr el MINISTERIO DE COMUNICACIONES y la asignación de ls respnsables ejecución, mnitre y seguimient del mism. ARTICULO PRIMERO: Adóptese el siguiente plan de acción para la estrategia de gbiern en línea territrial en el municipi de SAN JOSE DEL PALMAR departament del CHOCÓ. CONFORMACION DEL COMITÉ Una vez cnvcads ls funcinaris y representantes Cmunidad del municipi, el Cmité de Gbiern en línea ALCALDIA DE SAN JOSE DEL PALMAR, quedó cnfrmad siguiente manera: Alcalde Municipal, Líder del Cmité GEL-T Secretari de Planeación y OO.PP su delegad Secretaria de Gbiern y delegada Oficina de Cntrl Intern Auxiliar administrativ, adscrit Despach del Alcalde Auxiliar administrativ, adscrit a la Secretaría de Gbiern Secretari de Hacienda Persnera Municipal Presidente Cncej Municipal Secretaria Cncej Municipal Jefe de ficina respnsable de Sistemas y/ infrmática Ls integrantes del Cmité participan en la definición del plan de acción de Gbiern En Línea y mantienen una visión

9 cnstante s prtunidades que pdrían generarse cn la incrpración s TIC en sus áreas de acción, para el frtalecimient gestión pública municipal, a través de una mejr atención y participación de ls ciudadans, la eficiencia en ls prcess administrativs y una efectiva prestación de ls servicis a carg del municipi. Para efects actualización del siti Web municipal, tds ls integrantes del Cmité GEL en el Orden Territrial, tendrán usuaris y cntraseñas para el Gestr de Cntenids, ya sea de AUTOR, cn las cuales pdrán incluir, mdificar suprimir registrada pr cada un de ells en la base de dats que alimenta la página Web del municipi; y el Sra. LUZ ELIANA CABRERA RIOS, Nmbre del Editr designad en la entidad territrial tendrá usuaris y cntraseñas de EDITOR, y serán respnsables seguridad, calidad y veracidad que será realmente publicada en la página Web, ya que sn ls encargad de aprbar ls cntenids registrads pr ls autres. MARCO ESTRATEGICO Para dar cumplimient cn el decret presidencial 1151 del 14 de abril de 2008, la Administración Municipal a través del Cmité de Gbiern en Línea Territrial, tendrá para el añ 2010 la pagina Web institucinal funcinand y prestand ls servicis prpuests pr la Estrategia de Gbiern en Línea en tdas las cinc (5) fases sugeridas. Cn est se dará eficiencia, transparencia y participación a ls ciudadans y las empresas, y se prestara mejres servicis haciend us de las tecnlgías y las cmunicacines Objetiv general Ejecutar tdas las accines necesarias para la implementación s cinc fases Estrategia de Gbiern en Línea, para la página Web del Municipi de San Jsé del Palmar. Objetivs específics 1. efectuar la gestión precisa para tener la página institucinal cmpleta en la fase de antes del plaz prpuest pr el decret 1151.

10 2. realizar el trabaj necesari para prmver y dar cncimient página Web, mstrar sus servicis y bndades, utilizand ls medis dispnibles pr el Municipi. 3. implementar las dispsicines requeridas para que la pblación pueda realizar transaccines, de manera cnfiable y garantizada, a través página Web institucinal; y así acatar la 3ª fase estrategia. 4. prceder a buscar las entidades cn las cuales la pagina Web del Municipi pueda prestar el servici de estas, y se vea beneficiada la pblación; para cn est dar cumplimient a la 4ª fase estrategia. 5. buscar ls mecanisms necesaris para rganizar la manera de que la pblación haga parte en la tma de decisines Administración municipal; para dar cumplimient a la 5ª fase estrategia. 6. Mantener el siti web actualizad cn la y frecuencia que establece el Manual de Implementación del Prgrama de Gbiern en Línea. 7. Garantizar ls recurss financiers, físics y humans para respnder pr la sstenibilidad del Prgrama Gbiern en Línea. 8. Designar respnsables dentr Administración Municipal, para realizar el seguimient y la evaluación de ls avances del prgrama del Municipi. MARCO DE ACCIÓN A. Identificación de ls canales pagina Web a ls que le hace falta. B. Requerir a las dependencias respnsables faltante, y slicitar dicha C. Subir la reclectada a ls canales página Web institucinal. D. Prmción de accines necesarias para dar a cncer la pagina Web institucinal E. Realización de prcedimients de participación ciudadana a través página Web del Municipi. F. Identificación de ls trámites y servicis susceptibles de realizarse pr medi página Web del Municipi.

11 ACCIÓN BENEFICIO PARA LOS CIUDADANOS INDICADORES DE GESTIÓN METAS ACTIVIDAD RESPONSABLES RECURSOS TIEMPOS REPUBLICA DE COLOMBIA G. Determinación s institucines públicas y privadas de interés, cn las cuales la Administración Municipal pueda hacer enlace cn la página institucinal de San Jsé del Palmar para que la pblación tenga acces a ellas des Web Municipal. H. Implementación de ls mecanisms segurs y cnfiables para la ciudadanía en la participación tma de decisines Administración municipal. I. Realización frecuente de llamads a la pblación, a través pagina Web, para slicitar pinión en cuant a la tma de decisines. MARCO OPERATIVO A. Identificació n de ls canales página web a ls que le hace falta. B. Ubicación s dependencias respnsables faltante, y slicitar dicha C. Subir la reclectada a ls canales página web institucinal D. Prmción de accines necesarias para dar a Infrmación prtuna y actual de la pagina Infrmación prtuna y actual de la pagina Pagina web cmpleta en Pr medi del administrad r de ítems, revisar ls canales a ls que le falta pr llenar Pr medi del administrad r de ítems, revisar ls canales a ls que le falta pr llenar Ingresar al administrad r de ítems pagina municipal, y subir la a ls canales crrespndientes Cncimient pagina del municipi Increment en el númer de visitas a la pagina Increment en el númer de visitas a la pagina Númer de visitas Increment en el númer de Semanalmente Semanalmente Semanalmente 2 meses Citar a la cmunidad a events de Auxiliar administ rativa Auxiliar administ rativa Auxiliar administ rativa Auxiliar Administ rativa visitas, prmción de Persnal de Despach del Acalde, equip de cmput, Persnal de Despach del Alcalde, equip de cmput, Persnal de Despach del Alcalde, equip de cmput, Radi, carteleras, perifne, sala de 1 mes 1 mes 1 mes 1 añ

12 cncer la institucinal E. Realización de prcedimients de participación ciudadana a través página web del municipi. F. Identificació n de ls trámites y servicis susceptibles de realizarse pr medi de la página web del municipi. G. Determinación s institucines públicas y privadas de interés, cn las cuales la administració n municipal pueda hacer enlace cn la página institucinal de San Jsé del Palmar para que la pblación tenga acces a ellas desde Participaci ón a través, cmunidad cn ls funcinari s alcaldía Cncimient de ls tramites susceptible s de hacerse pr medi Pder realizar trámites y búsqueda de cn tras entidades de rden nacinal, pr medi de San Jsé del Palmar reclams y sugerencias Increment en el númer de visitas, quejas y reclams Numer de trámites realizads pr medi Numer de trámites y búsquedas hechas pr medi página, cn tras entidades Semanalmente Mensualmente 1 añ la página. Clcar en las carteleras publicidad referente a la página. Realizar cuña publicitaria vía radi. Delegar a la mnitra de Cultura para realizar perifne para que haga la ruta prmcinand la pagina. Armar encuestas de interés institucina l, para ser subidas a la pagina, para que la cmunidad participe cn su pinión Seleccinar ls tramites, hacerles la hja de vida, enviarls al DAFP para su aprbación; una vez aprbads, subirls a la pagina Ubicar las entidades, públicas y privadas, de interés para la cmunidad; para que faciliten ls servicis que prestan y autricen su ejecución a través de la página de San Jsé del Palmar. realizar el enlace cn Dependen cias Dependen cias Auxiliar administ rativa events, persnal de la alcaldía Persnal de la alcaldía, equip de cmput, Persnal de la alcaldía autrizada para subir ls tramites, equip de cmput, institucin al Persnal de la alcaldía, medis de cmunicació n, equip de cmput, intranet 1 añ 2 añ s 3 añ s

13 la web municipal. H. Implementació n de ls mecanisms segurs y cnfiables para la ciudadanía en la participación tma de decisines de la administració n municipal. I. Realización frecuente de llamads a la pblación, a través página web, para slicitar pinión en cuant a la tma de decisines. Participaci ón en la tma de decisines administrac ión municipal, transparenc ia en ejecucines. Participaci ón activa y frecuente en la tma de decisines alcaldía Númer de persnas que participan en las cnvcatri as de participaci ón ciudadana para la tma de decisines pr medi municipal Númer de ciudadans participes en las prpuestas hechas pr la alcaldía, para que sean pinadas pr la pblación 1 añ 1 añ esas entidades Buscar ls medis físics y electrónics, para implementar la frma de que la cmunidad participe cn las garantías suficientes de seguridad y cnfianza en el sistema Crdinar cn el alcalde y ls jefes de dependencia ls temas a cnsultar cn la pinión pública para la tma de decisines, y subir las prpuestas a la pagina Auxiliar administ rativa Auxiliar administ rativa Tecnlógic s de sistemas, persnal de la Alcaldía, equips de cmput, Despach del alcalde, encuestas, equips de cómput,. 4 añ s 4 añ s Adicinalmente, se recmienda establecer actividades relacinadas cn: Evaluar el us del siti web pr parte de ls ciudadans, es decir, encuestas de pinión sbre la publicada indagar sbre ls temas de interés para la ciudadanía. Scialización del siti web cn la ciudadanía, es decir, ejercicis de prmción del siti web cm un mecanism de cmunicación de ls ciudadans cn la administración lcal, departamental nacinal. Las accines definidas en el Plan de Acción Municipal del Prgrama Gbiern en Línea, serán sujetas de seguimient y evaluación pr parte Oficina de Cntrl Intern quien haga sus veces y semestralmente se presentaran y publicaran en al siti web para cncimient cmunidad en aras de la transparencia en la Gestión Administración. LISTADO DE INCENTIVOS PARA LOS MUNICIPIOS:

14 La Agenda de Cnectividad cuenta cn diferentes mecanisms que le permiten incentivar la implementación estrategia de Gbiern En Línea Territrial en ls municipis: Categrización de ls sitis Web más visitads en el mes. En el siti Web Agenda de Cnectividad se publica el listad de ls municipis cn la cantidad de visitas realizadas a cada un de ls sitis Web municipales. Además, se publica una nticia sbre ls municipis cn más visitas en el mes. Este PLAN DE ACCIÓN SE ADOPTA, a ls ds (02) días del mes de Octubre del añ ds mil nueve (2009). JUAN MANUEL CUELLAR MENDOZA Alcalde Municipal ELABORO. BNGA