Retiro Licencias no Remuneradas. Traslados, Créditos, Retención en la Responsable del Grupo de Fuente, Seguridad Social, Descuentos

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1 OBJETIVO(S) 2 ALCANCE 3. DEFINICIONES 4. RMAS Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA PROCESO: GESTIÓN DEL TALENTO HUMA Código: GTHPCT03 TIPO DE PROCESO: SOPORTE TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO Verón: 02 MBRE DEL DOCUMENTO: NÓMINA Y PRESTACIONES SOCIALES Página: de 7 ealizar las actividades de liquidación de nómina y prestaciones sociales de los servidores públicos de la Entidad, así como el pago de parafiscales, seguridad social y terceros, mediante el cumplimiento de las normas legales y reglamentos establecidos con este fin, para realizar los pagos correctos y oportunos. Va desde la recepción de los actos administrativos y demás documentos que afectan la liquidación de nomina mensual y prestaciones sociales de los servidores públicos hasta la consolidación y entrega de liquidación al proceso de pagaduría. Accidente de trabajo: Es aquel accidente que tiene relación con el desarrollo de las actividades laborales del empleado. Es aquel accidento que ha sucedido mientras el trabajador desarrollaba una actividad laboral. Aplazamiento de vacaciones: Ocurre cuando el jefe de la Entidad o la persona delegada por éste, habiendo otorgado las vacaciones, y n que el servidor público haya iniciado el disfrute, las aplaza por razones del servicio. Enfermedad Profeonal: Se condera enfermedad profeonal todo estado patológico permanente o temporal que sobrevenga como consecuencia obligada y directa de la clase de trabajo que desempeña el trabajador, o del medio en que se ha visto obligado a trabajar, y que haya do determinada como enfermedad profeonal por el Gobierno Nacional. Interrupción de vacaciones: Ocurre cuando el servidor público se encuentra disfrutando de las mismas y el jefe de la Entidad o la persona delegada ordena la suspenón del disfruto. Incapacidad por Enfermedad General: Se entiende por incapacidad, el estado de Inhabilidad fíca o mental de un trabajador, que le impide desempeñar en forma temporal ó permanente su profeón u oficio habitual. Llcencla Remunerada de Paternidad: Es un derecho que tiene todo trabajador cuya esposa o compañera permanente haya tenido un hijo. Para adquirir este derecho se exige al padre como periodo mínimo de cotización el mismo periodo de gestación. Licencia de Maternidad: Es un beneficio que la ley laboral he reconocido a la mujer que ha a dado a luz, empre que ella sea cotizante del stema de salud. : Conjunto de información que resume las novedades y actividades a pagar a los servidores públicos. Novedad: Es aquella variable que indica un cambio en la estimación de nómina para un respectivo servidor. Ver Normograma Institucional A ELABORO J REVISO APROBO Cargo: Pa(es!4l Es hz o do y0 Cargo: Subdirector de Gestión del Talento Comité de Coordinación de Control Interno Nombre: izh 4j 7Át 4.z4 _IFecha Firma: ly de aprobación: 6.O7.2O4 5 PROCEDIMIENTO Ma. ACTIVIDAD NATURALEZA DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO 2 inicio Recibir y registrar en el aphcauvo de ccrrespcnd:ncia los documentos de II Radicación de toda la correspondencia. Auxiliar Administrativo Sistema de Información de gestión documental Estas novedades pueden ser: Vacaciones, + Horas Extras, Incapacidades Ingreso, ReviniarltP de solicitud y agnar Retiro Licencias no Remuneradas responsable según el terna Comiones, Embargos, Encargos, 3 V Traslados, Créditos, Retención en la Responsable del Grupo de Fuente, Seguridad Social, Descuentos... Gestión Técn ica del Talento Sistema de Información de gestion documental Autozados. n TA: Las novedades que se reciben hasta el día 2 de cada mes, se aplicará en la nomina de ese mes y para aquellas novedades recibidas posterior al día 2 se aplicaran en la nomina del mes guiente. cla novedad 4 corresponde a camadas? 2 N/A VA N/A N/A SI La verificación se realizará de acuerdo con Verificar carnpsrnienio dereqc,tos lo definido en el memorando anual de para otorgar vacaciones y vacaciones y con la programacion que las. Técnico administrativo ti.. Solicitud de disfrute de vacaciones arcas enviaron. Cuando las vacaciones no GTH flo 0 están en la programación anual, se LiiIJ verificara los períodos de causaclón antes de su liquidación

2 'PROCESO: GESTIÓN DEL TALENTO HUMA Código: GTHPCT03 04 TIPO DE PROCESO: SOPORTE TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO Verón: 02 Oetvircc,ir j Oci r'vc.uio MBRE DEL DOCUMENTO: NÓMINA Y PRESTACIONES SOCIALES Página: 2 de 7 N. ACTIVIDAD NATURALEZA DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO 6 CP ConooIterponibilidad pr.supueetal pera el pago de vacaciones H Consultar la disponibilidad presupuestal para el pago de vacaciones Técnico administrativo disponibilidad <p, N/A N/A N/A N/A upuest tela di FSolicitar a la Subdireccián Financiera adición presupuestal o traslado Incluir la novedad dr vacaciones l stema de liquidación dr nómina A H Se solicita a (a Subdlrecclón Financiera la adición presupuestal en el rubro de vacaciones y prima de vacaciones. Técnico Administrativo Ver procedimiento de Gestión Financiera. Se registran continuamente en el stema de liquidación de nómina las novedades de vacaciones de (os servidores. Técnico Administrativo Elabora la correspondiente resolución, Elaborar y verircer resolución y con la cual se autoriza el pago y se noncoción de vacaciones Técnico Administrativo concede e( disfrute de la vacaciones, previa a la liquidación de nómina. Se 0 y Responsable del Grupo de verifica que este correctamente elaborada Gestión Técnica del Talento y gestiona la firma del Secretario General. N/A Registro de la novedad en el stema de Liquidación de Resolución de notificación Informar teche de inicio y de reintegro al seroicio Una vez realizada esta gestion se notifica Técnico Administrativo al servidor público y al superior inmediato H con antelación minima de 3 dias habites al Responsable del Grupo de Resolución notificación y disfurte de las vacaciones la fecha de inicio Gestión Técnica del Talento de vacaciones y de reintegro al servicio. 2 La necedades un o interoupoión de vacaciones? aelento:: N/A N/A N/A N/A Recibir y verifico que lasolicitud cumpla con requitos para otorgar 3 _aplazamiento o interrupción sr V Verificar que se cumplan (o exigido en circulares y resoluciones relacionadas con el tema de interrupción y aplazamiento de vacaciones. Nota: Se verifica que el cuente con VoBo del Jefe Técnico administrativo obala 4 solicitud? N/A N/A N/A N/A Ióespooderalsenidorpúblicoacerca Identificar las razones de no aprobación, Técnico Administrativo delano aprobación de la solicitud realizada para gestionar con el solicitante se 5 A puede subsanar con el fin de proceder a su Responsable Grupo de Corren electrónico trámite, de lo contrario se debo informar Gestión Técnica de Talento por escrito las razones de rechazo. ()

3 PROCESO: GESTIÓN DEL TALENTO HUMA ICódigo: GTHPCT03 TIPO DE PROCESO: SOPORTE TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO Verón: 02 MBRE DEL DOCUMENTO: NÓMINA Y PRESTACIONES SOCIALES Página: 3 de 7 N. ACTIVIDAD NATURALEZA DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO nocnd.d. corresponde a (Ver procedimiento de Incapacidades) El/A El/A 50 La nooed:d 7 pond %.. horas extras?. N/A El/A El/A El/A 24 Verificar & canrpinr,lento de Verificar que el reporte de horas extras Técnico Administrativo este conforme a los requitos definidos en Información en SIAF 8 reqaitos de pago de horas extras _ y la norma y se procede a liquidar en el Reporte de horas extras GTHFT008 Sistema. Nomina Soasar y verificar la disponibilidad Se consulta en el stema SIAF, el módulo de presupuesto en el rubro de gastos Técnico Administrativo 9 de personal El de presupuesto, Identificando que exista recursos en el rubro de gastos de personal. 20 < dibilid xpon presapxestol? Sistema de Información de nómina N/A El/A El/A El/A Sohoitar ola Sxbdirección Finonxierxj el ajusta presapueotal de gastos de personal Solicitar traslado de recursos, para poder Responsable del Grupo de 2 A cubrir el pago de las horas extras. Retorna Gestión Técnica de Talento a la actividad Registrar en el aplivosvo de nsrn:na Se registra en el aplicativo de la nomina, la Técnico Administrativo El Sistema de Información de nómina novedad de horas extras. r Se realiza la resolución de reconocimiento Técnico Administrativo Reatara, Resolaoión de de horas entras, se reviso que este reconocimiento de Horas Extras correctamente elaborada y se gestiona la Responsable del Grupo de 3 El firma del Secretario General. Gestión Técnica del Talento. Subdirectora de Gestión del TH. 24 xtdn final <de vidores sqae ran? Y 25 Elaborar l:qo,dax:ón bat de servidores yac se retir o, Cb lo 27 Sistema de Información de nómina, Resolución. N/A N/A N/A El/A A Realizar (a liquidación final del servidor mediante hoja de cálculo. Liquidación de prestaciones sociales definitiva

4 PROCESO: GESTIÓN DEL TALENTO HU Código: GTHPCT03 D.t.e.od I'flPO DE PROCESO: SOPORTE hipo DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO Verón: 02 MBRE DEL DOCUMENTO: NÓMINA Y PRESTACIONES SOCIALES Página: 4 de 7 N'. ACTIVIDAD NATURALEZA DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO Se verifica liquidación final de conformidad Votifi,IorrectOliqurdaOón de 00 con datos de nómina y normatividad servidores queseretiran vigente. Posteriormente se realiza la resolución de reconocimiento de prestaciones sociales, Liquidación de prestaciones sociales definitiva 26 V Nota: La liquidación final de prestaciones Responsable del Grupo de Resolución sociales debe ser enviada al exservidor Gestión Técnica de Talento Oficio al Exservldor público público en los primeros 0 días calendarios guiente a su liquidación. Revisar las novedades de personal y ayos documentos que modifican la liquidación de nómina y registro, en 27 el Sistema de Información de En la revión se verificará el cumplimiento de los requitos de ley, (Vacaciones, incapacidades, Licencias, embargos, prestamos, libranzas, ajustes de salarios, y retención en la fuente), que estén debidamente firmados, comunicados y notificados, y registrados en el stemas Y/o la elaboración de los actos administrativos que requiera la novedad. Responsable de cada temática Actos administrativos por novedad; notificación; registro en el stema de información. Liquidan e inrprinr r Pne nómina paca Esta pre nómina debe incluir las 28 t0óoy, H modificaciones de novedades de personal Pre nómina impresa y liquidada registradas en el stema de información, Revisar pto nómina 29 V 30 nomrna Realiaan ajustes a le liquidación de a nomino 3 A 32 Verificar que la Pre nómina impresa contenga las modificaciones de novedades de planta de personal, parafiscales y seguridad social, vacaciones, pagos a responsable de Nomino. terceros y prestaciones sociales incluidas en el Sistema de información. Pre nómina Planilla de revión de nómina Correo electrónico NIA NIA NIA NIA Se realizan los ajustes requeridos a la nomina, de forma tal que quede correctamente estructurada, Pm nómina ajustada Registrar en un acta las novedades Elabora, acta de novedades deis nontiea y genero, tevisar archivo autorizadas para la liquidación de la plano de segundad social para nomina y proceder a generar archivo plano 32 H Reporte PILA de seguridad social para validar en PILA ohioo está 3 cor tecio? NIA NIA NIA NIA

5 'PROCESO: GESTIÓN DEL TALENTO HUMA ICódigo: GTHPCT03 P.DE PROCESO: SOPORTE ITIP0 DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO Verón: 02 MBRE DEL DOCUMENTO: NÓMINA Y PRESTACIONES SOCIALES Página: 5 de 7 N. ACTIVIDAD NATURALEZA DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO Identificar cuales son las inconstencias Soijoto, correccian a presentadas y solucionar con el Área de corrmpo.rdente 34 A Sistemas y la Subdirección Financiera. Reporte solicitud Correo electrónico. Liquidar la nómina definitiva, guardar y Uqaide, lo nón4no denniuca actualizar los acumulados en el stema 35 H cuando se trate de un servidor público que Registro actualizados en el SIAF viene de otra entidad del estado(n solución de continuidad). Generar y validar, reporte general de Generación de listados de Resumen de nómina, Profeonal Especializad o 36 Generar repones H nomina, resumen de nómina y planilla de Nomina por dependencias y planillas de seguridad social y listado de Bancos, seguridad social y Bancos ecrr.n 37 correcto? SI NIA NIA NIA NIA Se generan los demás documentes de 38 Generen repo,te pero opcnb000sn bancos, devengos, registros presupuestales Listados de resumen II de nómina para firmas del responsable del Grupo de Gestión Técnica y la Subdirección de Gestión del T. H. Solicitordieponibi dod preocpcootal 39 II 40 Solicitar a Gestión Financiera disponibilidad presupuestal previa comparación de datos presupuestales con totales de nomina y anexar soportes. Nota: Solo aplica esta actividad para el mes de enero de cada vigencia. Técnico Administrativo Nomina Subdirección de Gestión del IRnve,youtor,zorloI,qcdocntn final I Se reviso que la nomina este correctamente Talento. denómino V elaborada y se autoriza su paso a tramitar Responsable del Grupo de autorización del ordenador del gasto. gestión Técnica de Talento Subdirección de Gestión del Tramitar autor del Ordenador Enviar el resumen de nómina con todos los Talento. 4 dei Godo H soportes a Secretaria General para firma Responsable del Grupo de del Ordenador del Gasto gestión Técnica de Talento Solicitud disponibilidad Presupuestal Autorización Liquidación de Autorización Liquidación de

6 PROCESO: GESTIÓN DEL TALENTO HUMA Código: GTIPCT03 TIPO DE PROCESO: SOPORTE ITIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO Verón: 02 IMBRE DEL DOCUMENTO: NÓMINA Y PRESTACIONES SOCIALES Página: 6 de 7 N. ACTIVIDAD NATURALEZA DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO Reeobr a Sobd:recx:ón Finnir Remitir a la Subdirecclón Financiera, los documentos pare el pago de Ndrn:ne 42 II reportes de nómina detallada, junto con la PILA. Se generan archivos de Bancos en el stema SIAF, se validan Y convierten en la Generar archivos de Bancos para 43 cargan en SIIF sanjar, H marro, para su posterior cargue en la carpeta compartida. Adicionalmente se Imprimen los reportes de bancos. 2 Se comunica a presupuesto la entrega de Informar errroega de arob:vos de los archivos de banco en la carpeta 44 Bancos II compartida y de los reportes de archivo a 2 No la mano. anexos Archivos XLMS Reportes de Bancos Correo electrónico Reporte de Archivo Archivos XLMS r.senten. errores en el % N/A N/A N/A N/A archivo de bancos,7l 47 Alustar el archivo de Bancos Se realiza los ajustes correspondientes e el 46 A archivo de banco y retorna a la actividad Responsable del sub área de 42. nomina () Archvoreneleopodiente vrrespondientn Generar N.W. de Terceros 48 H H Archivar en el expediente correspondiente Generar en vi stema SIAF vi listado de pago a terceros y remitir a tesorerías para sus fines pertinentes. Generar listado de exentes AFC y cuentos volvntu,ies Se genera del SIAF el listado de cuentas AFC y Cuentas voluntarias, se calcula la retención contingente y se diligencian los 49 H formatos de pago. Se remite a tesorena memorando con listados y formatos de pago Auxiliar Administrativo Secretario Sub área de nomina Secretario/Técnico administrativo Generar y enea, comprobantes del no,,, no Se genera y envía del SIAF los comprobantes de pago de nomina a todos 50 4 responsable del sub área de los correos institucionales de los servidores nomina públicos. Archivos XLMS Reportes de Bancos Soportes Correo electrónico. Anexos Correo electrónico. 6.PUNTOS DECONTROL MBRE DE LA ACTIVIDAD METODODE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO Se verifica que la solicitud de vacaciones, este Solicitud de Verificar cumplimiento de conforme a lo definido en el memorando anual y Cada vez que se presenten Solicitud de disfrute de requitos de solicitud de Técnico administrativo con la programación que cada una de las Vacaciones vacaciones vacaciones dependencias realizaron para la vigencia. GTH 90 0 Elaborar y verificar resolución y Se verifica que la resolución y notificación estén Cada vez que se presenten Solicitud de 0 notificación de vacaciones correctamente elaboradas Vacaciones Responsable del Grupo de Gestión Técnica del Talento. Subdirectora de Gestión del Talento. Resolución Recibir y verificar que la Verificar que se cumplan lo exigido en circulares Responsable del Grupo de solicitud cumpla con requitos y resoluciones relacionadas con el tema de Gestión Técnica del Talento Cada vez que se presenten Solicitud de 3 para otorgar aplazamiento o Interrupción y aplazamiento de vacaciones.. interrupción. Nota: Se verifica que el cuente con Vacaciones Subdirectora de Gestión del VoBo del Jefe Talento. Verificar el cumplimiento de Se verifica que la solicitad de pago de horas Técnico Administrativo Reporte de de 8 requitos de pago de horas extras cumpla con los requitos definidos en la Cada vez que se presenten solicitud horas extras pago de horas extras extras norma. Nomino GTHFTO08 Verificar la correcta liquidación Responsable del Grupo de Se verifica liquidación final de conformidad con Cada vez que se presente un retiro de 26 de los servidores que se retiran Gestión Técnica de Talento datos de nómina y normatividad vigente servidor público Plantilla de Calculo de liquidación Resolución

7 PROCESO: GESTIÓN DEL TALENTO HUMA ICódigo: GTHPCT03 ITIPO DE PROCESO: SOPORTE TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO VersIón: 02 MBRE DEL DOCUMENTO: NÓMINA Y PRESTACIONES SOCIALES Página: 7de 7 6. PUNTOS DE CONTROL N. MBRE DE LA ACTIVIDAD MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO Revisar Las novedades de En La revión se verificará el cumplimiento de Actos personal y otros documentos que los requitos de Ley, (Licencias, embargos, administrativos modifican La Liquidación de prestamos, Libranzas, ajustes de salarios, por novedad; nómina y registrar en el Sistema retención en La fuente), que estén debidamente oficios de 27 de Información de firmados, comunicados y notificados,,, Mensual Responsable de cada temática notificación; registrados en el stemas Yfo la elaboración de registro en el Los actos administrativos que requiera la stema de novedad. información. Revisar pre nómina Verificar que la Pre nómina impreso contenga Las modificaciones de novedades de planto de personal, parafiscales y seguridad social, 29 vacaciones, pagos a terceros y prestaciones Mensual sociales incluidas en el Sistema de Información. Pre nómina Formatos de Nomina Revión de Pre nomina Revisar y autorizar (a Liquidación Se revisa que La nomina este correctamente Responsable del Grupo de Autorización final de nómina elaborada y cumpla Los requitos necesarios 40 Mensual gestión Técnica de Talento Liquidación de para que se pueda autorizar por parte del ordenador del gasto. 7. CONTROL DE CAMBIOS DESCRIPC DEL CAMBIO FECHA DEL CAMBIO VERSION Se ajusto el numeral 5 de( formato de procedimientos, donde se registra la escala Tiempos y en el numeral 7 Elemento que cambia los cuales se eliminaron a todos Los procedimientos que venían de la primera verón. Se elimino actividades 6 a 38 de gestión de incapacidades y se ajusto responsables de todas Las actividades del procedimiento en su verón 0, 29/05/205 2