FORMULACIÓN Y DESARROLLO DE UN PROYECTO PARA OPTIMIZAR EL MANEJO DE ÓRDENES DE PRODUCTO DE PA (PROCESS AUTOMATION) EN LA EMPRESA ABB LTDA

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1 FORMULACIÓN Y DESARROLLO DE UN PROYECTO PARA OPTIMIZAR EL MANEJO DE ÓRDENES DE PRODUCTO DE PA (PROCESS AUTOMATION) EN LA EMPRESA ABB LTDA MARTHA LUCIA GORDILLO SILVA Código Director de Trabajo de Grado: Ing. Guillermo Roa Rodríguez, MSc Artículo presentado como requisito para obtener el título de Especialista en Gerencia Integral de Proyectos. UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA FACULTAD DE INGENIERÍA ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA INTEGRAL DE PROYECTOS AÑO 2015

2 FORMULACIÓN Y DESARROLLO DE UN PROYECTO PARA OPTIMIZAR EL MANEJO DE ÓRDENES DE PRODUCTO DE PA (PROCESS AUTOMATION) EN LA EMPRESA ABB LTDA. FORMULATION AND DEVELOPMENT OF A PROJECT TO OPTIMIZE THE HANDLING OF PRODUCT ORDERS AT THE PROCESS AUTOMATION (PA) AREA IN THE COMPANY ABB LTDA. Martha Lucía Gordillo Silva Administradora de Empresas Estudiante Especialización en Gerencia Integral de Proyectos. Universidad Militar Nueva Granada Bogotá, Colombia magordi17@hotmail.com RESUMEN Este artículo presenta la formulación y desarrollo parcial de un proyecto para optimizar el manejo de órdenes de producto en la empresa ABB LTDA., específicamente para la división de PA (Process Automation) y sus áreas de Instrumentación y Control. El documento muestra un análisis detallado del proceso actual de manejo de las órdenes, áreas involucradas, fases del procesamiento, actividades específicas y finalmente muestra la planificación para el desarrollo del proyecto haciendo énfasis en el cronograma de actividades a desarrollar, avances realizados y beneficios a obtener. La principal contribución del trabajo es la generación de una propuesta de desarrollo tecnológico basada en la estructura del PMBOK que permitirá mejorar el seguimiento a los pedidos tanto en la fase de compra del material como en la fase de entrega a los clientes oportunamente. Palabras Clave: Formulación de un Proyecto, PA (Process Automation), Manejo de Órdenes, Ciclo de Vida, Actividades, Recursos, Cronograma, Costos ABSTRACT This paper presents the formulation and partial development of a project to optimize the management of product orders in the company ABB LTDA., Specifically for the PA (Process Automation) division and their areas of Instrumentation and Control. The document presents a detailed analysis of the actual handling process of orders, areas

3 involved, processing steps, specific activities and finally shows planning for the project emphasizing in the schedule of activities to be developed, progress, and benefits to be obtained. The main contribution of this work is the generation of a technological development proposal based on the PMBOK structure that will improve the follow-up of orders at the purchasing material stage as the on timely delivery to customers. Keywords: Formulation of a Project, PA (Process Automation), Order Management, Lifecycle, Activities, Resources, Schedule, INTRODUCCIÓN Actualmente es común escuchar sobre automatización, especialmente en los sectores que están relacionados con la ingeniería. La automatización industrial es producto del desarrollo de la Revolución Industrial, concretamente, desde que se empezó a utilizar la máquina de vapor de James Watt en el año 1769, fue la primera vez que la fuerza humana o animal fue sustituida por una máquina. Según la Real Academia de las Ciencias Físicas y Exactas, la automática se define como el conjunto de métodos y procedimientos para la substitución del operario en tareas físicas y mentales previamente programadas [1]. Partiendo de esta definición, se encuentran empresas que se dedican a desarrollar tecnologías de automatización y control, las cuales están cada vez más presentes en los mercados nacionales e internacionales y que debido precisamente a su participación cada vez más amplia, se ven en la necesidad de optimizar sus procesos con el fin de ganar posición en el mercado y ofrecer productos y servicios superiores en calidad, precios y tiempos de entrega con relación a los de la competencia. ABB es una compañía líder en tecnología de potencia y de automatización que colabora con los clientes industriales y con las compañías de servicios básicos para mejorar su rendimiento, al tiempo que reducen su impacto medioambiental. Su objetivo es crear valor añadido para todas las partes implicadas, satisfaciendo las necesidades de los clientes, de empleados y de las comunidades en las que desarrolla su actividad empresarial. Esta compañía actualmente está conformada por 5 divisiones o unidades de negocio, las cuales están organizadas en relación con los clientes y las industrias a las que sirven [2]. Una de estas unidades de negocio es la de Process Automation (PA), cuyo principal objetivo es proveer productos y soluciones para instrumentación, automatización y optimización de procesos industriales los cuales son producidos por las fábricas ABB localizadas en varios países del mundo [2]. El proceso que se lleva a cabo para lograr dicha provisión, se completa a través de la cadena de abastecimiento que involucra diferentes áreas de la organización, sin embargo la responsabilidad de garantizar la satisfacción del cliente en términos de

4 calidad, tiempo y costo, recae directamente sobre el administrador de órdenes quien hace parte del área de manejo de proyectos. El desarrollo logístico inicia con la recepción de la orden de compra de un cliente en el área de ofertas o ventas; una vez el responsable asignado revisa que las condiciones técnicas y comerciales ofertadas coinciden con la información del pedido recibido, la orden es entregada al área de manejo para su procesamiento, el cual va desde la solicitud de compra a la respectiva fábrica ABB hasta la entrega final al cliente con su respectiva facturación. Dentro de las actividades realizadas por el administrador de órdenes del área de PA se encuentran: la solicitud de compra del material, la cual se realiza mediante una solicitud en la herramienta E-inquiry del programa Lotus Notes; seguimiento al envío de la orden de compra a la respectiva fábrica ABB por el área de compras; seguimiento a la confirmación y despacho a tiempo de la fábrica; seguimiento al proceso de nacionalización por parte del área de comercio exterior; seguimiento al recibo e ingreso del pedido por parte del almacén en el ERP (Baan) de la compañía; solicitud de despacho hacia el cliente; verificación y reporte de entrega al cliente; solicitud de facturación al área encargada y envío de la factura al cliente. Este artículo se basa en un estudio realizado al área de Administración de Órdenes de PA en la empresa ABB LTDA. y ofrece un análisis detallado del proceso ya mencionado en el que se identificaron falencias y oportunidades de mejora puesto que en la actualidad la empresa recibe muchas quejas de los clientes por las entregas no oportunas que se generan por falta de estandarización de procedimientos, deficiencias en los procesos y falta de tecnología para llevar a cabo los seguimientos y reportes. Dado lo anterior, el objetivo principal de este proyecto es proponer el desarrollo de una herramienta que permita optimizar el seguimiento de los pedidos tanto en la fase de compra del material como en la fase de entrega a los clientes, teniendo en cuenta el ciclo de vida aproximado de cada entrega, las partes involucradas en la cadena de abastecimiento, el análisis de recursos asignados para cada labor y la duración óptima de cada actividad, los costos estimados para el desarrollo de la herramienta y finalmente el análisis de los beneficios en términos de efecto e impacto, que se obtendrán luego de la ejecución del proyecto Antecedentes 1. MATERIALES Y MÉTODOS Cuando se habla del alcance de un proyecto, los autores Guido y Clements (2003) y PMBOK (2013) coinciden en su definición, considerando éste como los trabajos que deben realizarse para garantizar al cliente la aprobación y conformidad con los productos entregables, el cual debe contener el enunciado, la estructura detallada de trabajo, entre otros elementos que deben ser controlados [3-4].

5 Relacionando este concepto con el objetivo de este proyecto, se puede evidenciar que durante el procesamiento de una orden de producto en el área de PA de la empresa ABB LTDA., el alcance se completa cuando el cliente recibe a satisfacción el pedido solicitado en términos de costo, calidad y tiempo. Dado que para este tipo de órdenes el costeo es realizado directamente por el área de ofertas, estableciendo un precio de venta al cliente y un margen de utilidad para la compañía, la entrega al Administrador de órdenes sólo implica mantener o mejorar el margen para ABB, pues con el cliente ya este aspecto está totalmente claro y aceptado. Con relación a la calidad, entendiendo ésta como el grado en que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos (ISO 9000) [5], se encontró que para las órdenes de producto del área de PA, los materiales tienen una alta aceptación en términos de calidad. Este factor es medido en la organización mediante encuestas de satisfacción al cliente y el registro de reclamaciones que se reciben mensualmente por defectos de calidad. Durante lo corrido del año 2015, y según las encuestas de satisfacción realizadas a clientes, se encontró que para el cierre del mes de abril de 2015 hay una satisfacción del 85% en este aspecto. Este resultado se muestra en la Figura No. 1. Figura 1: Indicadores corte Abril 2015 Fuente: archivos área de calidad PA ABB LTDA. En la gráfica anterior se puede evidenciar también el problema de entregas a tiempo (OTD), el cual ha venido afectando los resultados de los indicadores del actual plan

6 de gestión de la organización NPS (Net Promoted Score), con el cual se mide el desempeño de la empresa a nivel regional. De acuerdo con la sección del PMBOK Plan de mejoras del Proceso [4] y con el análisis del ciclo de vida de los procesos de negocio [6], Para poder identificar los puntos de estancamiento y debilidades del proceso que conllevan a entregas inoportunas, es necesario evaluar el estado actual del proceso. Por lo anterior, a continuación se muestra el diagrama de flujo que está implementado para el manejo de órdenes: DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO DE MANEJO DE ÓRDENES Ofertas / Ventas Ofertas / Ventas Ofertas Manejo Manejo Recibo de Orden de Cliente y revisión de la misma Entrega de Orden al área de Manejo Envío de Reconocimiento de la orden al cliente Recibo de orden y documentos según norma de empresa Validación documentación recibida Manejo Manejo Manejo G. Proyectos Creación Artículos en ERP Elaboración de Orden de Venta en ERP Elaboración E- Inquiry 1ra. Aprobación E- inquiry G. División Controlling G. Compras Compras 4ta. Aprobación E- inquiry Si >usd 50k 3ra. Aprobación E- inquiry 2da. Aprobación E- inquiry Elaboración de Orden de Compra en ERP G. Financiera V. Bo. CSM 5ta. Aprobación E- inquiry No >usd 250k Si Presidencia 6ta. Aprobación E- inquiry Compras Envío de OC al Proveedor / fábrica Manejo Seguimiento a Confirmación y despacho de la OC No Confirmación de Fábrica pedido listo Almacén Manejo Almacén Manejo C. Exterior Despacho al cliente Solicitud despacho al cliente Recibo, Inspección e Ingreso a ERP No Seguimiento a Nacionalización y Entrega en Almacén Validación de llegada y nacionalización Manejo Manejo SAS Manejo Reporte despacho a cliente y confirmación de Solicitud de factura a área encargada (SAS) Emisión de factura Envío de factura a Cliente Figura 2: Diagrama de flujo procesamiento de órdenes PA Fuente: Elaboración propia El anterior diagrama también permite identificar a los involucrados en la cadena con su respectiva responsabilidad dentro del proceso, y como se puede observar, es

7 posible que durante el manejo de un pedido pueda haber hasta 11 involucrados sin contar con el respectivo proveedor que es uno de los actores más importantes. Para identificar las áreas en las cuales se presentan dificultades y retrasos se llevaron a cabo reuniones con las personas involucradas y se evidenciaron las siguientes falencias por área: Ofertas: Entrega no oportuna de los pedidos al área de manejo. Entrega de documentación incompleta que es necesaria para procesar los pedidos. Hay deficiencias en conocimiento técnico de algunos miembros del equipo lo cual genera reprocesos luego de enviar los pedidos a fábrica. Compras: La creación de un pedido puede tomar hasta 3 días. Se requieren múltiples aprobaciones que pueden tardar hasta 1 semana en ser obtenidas y sin ellas no es posible enviar un pedido a la fábrica. No asume el seguimiento de los pedidos como parte de sus responsabilidades No socializa a tiempo información cuando fabrica hace comentarios a las órdenes. Almacén: Se presentan demoras para hacer la recepción de la orden de compra en el ERP de la organización. Se presentan demoras para realizar los despachos especialmente cuando se trata de entregas en el exterior. Facturación: Tarda hasta 2 días para hacer el desbloqueo de una orden de venta generando retrasos para la actividad de despacho. Presenta demoras en la emisión de las facturas para los clientes afectando sobre todo las entregas en el exterior para las cuales se requiere este documento para el proceso de nacionalización. Manejo: Hay demoras en el procesamiento de los pedidos tardando hasta 1 semana para iniciar el procesamiento El cuadro de seguimiento se realiza en el programa Excel y se alimenta de forma manual por el administrador de las órdenes, esto ocasiona pérdida de tiempo e información poco confiable. Hay deficiencias en la retroalimentación a los clientes sobre el estado de sus pedidos.

8 Una vez analizados los anteriores hallazgos, se definió que teniendo en cuenta el alcance del presente proyecto, las acciones a generarse y actividades a realizar debían estar orientadas por el momento a tratar las debilidades del área de manejo ya que inicialmente es el área más factible de tratar pues está bajo la supervisión directa de la Gerencia de Proyectos de la división PA, mientras que las demás son áreas comunes de soporte a toda la organización Gestión de Tiempo del Proyecto Con base en las 3 principales falencias del área de manejo de órdenes de la división PA de ABB LTDA, y siguiendo la guía del capítulo 6 del PMBOK, se realizaron los pasos para la elaboración del respectivo cronograma del plan de acción del presente proyecto: Definir las actividades: Tabla 1. Actividades principales del proyecto No. Actividad Generar herramienta en Sharepoint para optimizar entrega a 1 Manejo 2 Generar Procedimiento para Órdenes Menores 3 Generar herramienta automatizada para seguimiento a pedidos Secuenciar las actividades y asignar los recursos: Tabla 2. Secuencia de actividades completas del proyecto WBS Task Name Responsable Proyecto Optimización Manejo de 1 Órdenes 1.1 Generación Herramienta en Sharepoint Reunión con áreas involucradas Adm. Órdenes Diseño de la herramienta Adm. Órdenes / Ofertas Solicitud al área de IT Adm. Órdenes Desarrollo de la herramienta Área IT Pruebas de la herramienta Adm. Órdenes / Ofertas Ajustes de la herramienta Área IT Implementación con órdenes de Adm. Órdenes / Instrumentación Ofertas Adm. Órdenes / Implementación con órdenes de Control Ofertas

9 1.1.9 Fin herramienta Sharepoint 1.2 Procedimiento Ordenes Menores - PAATE Elaboración de Procedimiento Reuniones de ajustes al procedimiento Entrega de procedimiento a Gerencia de Proyectos Revisión y ajuste del procedimiento Entrega de procedimiento a Gerencia de PA Revisión y ajuste del procedimiento Adm. Órdenes / Calidad PA Adm. Órdenes / Calidad PA Adm. Órdenes / Calidad PA Adm. Órdenes / Calidad PA Adm. Órdenes / Calidad PA Adm. Órdenes / Calidad PA Ingreso del procedimiento en Lotus Notes Calidad PA Divulgacion del procedimiento Gerencia Proyectos Fin Elaboración de Procedimiento 1.3 Seguimiento y Control Revisión del cuadro de seguimiento y Adm. Órdenes / control Calidad PA Desarrollo o ajuste de herramienta de Adm. Órdenes / seguimiento y control Calidad PA / Área IT Ajustes a la herramienta de seguimiento y control Área IT Pruebas a la herramienta de seguimiento y control Adm. Órdenes Pruebas en generación de informes semanales para clientes Adm. Órdenes Implementacion de la herramienta Adm. Órdenes Socialización de la herramienta a Adm. Órdenes / Gerencia de Proyectos Calidad PA Ajustes a la herramienta de Adm. Órdenes / seguimiento y control Calidad PA / Área IT Fin Herramiento de Seguimiento y control Estimar la duración de las actividades y desarrollar el cronograma: Teniendo en cuenta las actividades ya definidas, se genera el respectivo cronograma en Microsoft Project. Es importante aclarar que el presente proyecto ya inició algunas actividades de implementación por lo que se evidencia un avance del 43% de ejecución hasta la fecha de elaboración de este documento. Ver figura 3.

10 Figura 3: Cronograma del proyecto Fuente: Elaboración propia

11 2. RESULTADOS Y DISCUSIONES Los resultados encontrados se muestran y discuten a continuación Partes Involucradas Una vez revisados los indicadores de la empresa ABB LTDA con corte al mes de abril de 2015, se evidenció la problemática principal de entregas fuera de tiempo a los clientes de la organización. Este análisis conllevo a la generación del diagrama de flujo (Figura 2), en el que se identificaron las siguientes partes principales involucradas en el proyecto: Figura 4: Involucrados en el Proyecto Fuente: Elaboración propia Un hallazgo importante durante esta fase de revisión, es que las áreas involucradas en la cadena, son áreas de soporte regidas por normas de empresa con tiempos y procedimientos ya establecidos, por lo tanto para poder ser revisados y/o ajustados, se requiere de una serie de aprobaciones de diferentes escalas gerenciales, por lo tanto, para la ejecución de este proyecto no fue posible involucrar actividades que dependieran o afectaran estas áreas. Sin embargo, considerando que dichas falencias están afectando las entregas oportunas a los clientes, la Gerencia de Proyectos fue notificada y queda bajo su responsabilidad la retroalimentación a las respectivas gerencias con el fin de que sean implementadas acciones de mejora en cada área.

12 2.2. Ciclo de Vida del Proyecto Teniendo en cuenta las características del ciclo de vida del Proyecto establecidas en el PMBOK (2013) [4], que constan de: Inicio del proyecto Organización y preparación, Ejecución del trabajo y Cierre del proyecto. En el cronograma del proyecto presentado (Figura 3), se observa que el presente proyecto ya arrancó su fase ejecución con algunas tareas, generando un avance del proyecto del 43%. De acuerdo con la planeación y de cumplirse las fechas programadas, se estima dar cierre al proyecto el 24 de septiembre de Dado que este es un proyecto interno de la empresa ABB LTDA. para generar un desarrollo tecnológico y de mejora de procesos, no se han generado acta de inicio, de avance ni se generará acta de cierre. Sin embargo se deberá cumplir con las fases de monitoreo y control para garantizar que el proyecto genere los resultados esperados. En este aspecto se podrá basar el proceso de cierre en el enfoque de una sola fase mostrado en la guía PMBOK (2013) que se muestra a continuación: Figura 4: Proceso de monitoreo y control de una sola fase Fuente: PMBOK (2013) 2.3. Diseño de Herramienta en Sharepoint El diseño de la herramienta tecnológica se basó en la plataforma Sharepoint que ya estaba implementada en la organización para la gestión documental y de seguimiento de proyectos. Se generó una estructura que se presentó al área de sistemas de información con el fin de crear el sitio para órdenes menores y que una vez implementada permita la exportación de datos a una base de datos en Excel que reduzca el ingreso de información manual por parte de los administradores de órdenes.

13 La estructura creada y solicitada es la que se muestra en las imágenes a continuación: INSTRUMENTACIÓN PROYECTOS MENORES Figura 5: Sitio Sharepoint Fuente: Sitio Administración de Proyectos Sharepoint ABB LTDA. Esta figura muestra la pantalla general del sitio donde deberá generarse acceso a las órdenes de producto de Instrumentación y Control. ESTRUCTURA ORDENES MENORES BU CUENTAS INSTRUMENTACION AUTOMATIZACIÓN ORDEN OC. AUTO-003 BU PROYECTO P. MENORES P AUTOMATIZACION S.A. ADICIONAL AD.00 - PO ESTRUCTURA PROYECTOS FORMATOS 1 S. Hand Over 2 S. Orden Compra 3 S. Orden Venta 4 S. Control y Legalizaciones 4.1 Contract Abstract 5 S. Comunicaciones ESTRUCTURA PROYECTOS FORMATOS 1 S. Hand Over 2 S. Orden Compra 3 S. Orden Venta 4 S. Control y Legalizaciones 4.1 Contract Abstract 5 S. Comunicaciones Figura 6: Estructura Sitio Sharepoint Fuente: Creada por Administrador de Proyectos a partir de [7] En esta figura se evidencia la solicitud de las carpetas que deberán generarse una vez se crear un sitio en la herramienta.

14 CLIENTE Seleccionable Lista de Clientes P.O CLIENTE Campo alfanumérico FECHA PERFECCIONAMIENTO P.O Seleccionable Calendario OFERTA No. ID. OPORTUNIDAD Campo alfanumérico Campo numérico MONEDA Seleccionable COP, USD, EUR, GBP, SEK, CHF VALOR Campo numérico B.U. Seleccionable PAOG, PATU, PAPM, PAMP COSTO PA GROSS MARGIN INCOTERM VENTA Campo numérico Campo alfanumérico Campo alfanumérico FECHA CONTRACTUAL Seleccionable Calendario Figura 7: Plantilla para crear sitios Fuente: Creada por Administrador de Proyectos a partir de [7] Finalmente, esta figura muestra la plantilla que se deberá generar y diligenciar para crear un pedido en el sitio y con la que posteriormente se podrá exportar la información a una base de datos que permita el seguimiento y control Procedimiento para órdenes menores Una de las principales contribuciones de este proyecto es la generación de un procedimiento para estandarizar el procesamiento de las órdenes de producto de la empresa ABB LTDA en el área de PA. Esta actividad ya fue iniciada y a la fecha tiene un avance del 48%. El procedimiento generado es el PAATE016 que se muestra en el anexo 1 (Procedimiento de Ordenes Menores en PA) Impacto en el proceso Una vez finalizado este proyecto, se espera obtener impactos positivos en el procesamiento de los pedidos de productos del área PA de ABB LTDA como siguen: Automatización de la herramienta para hacer seguimiento a los pedidos tanto en la fase de compra como para generar reportes a clientes Liberación de recursos para agilizar el procesamiento de órdenes luego de ser recibidas en el área de manejo

15 Estandarizar el procesamiento de los pedidos Asignar indicadores de medición para las órdenes de producto Lograr mayor satisfacción de los clientes por cuanto se les entregará información más oportuna y confiable Entregas a tiempo por cuanto se deberá lograr mayor agilidad en los procesos y mejor seguimiento a las fábricas 3. CONCLUSIONES Al terminar la presente investigación y considerando los objetivos trazados en la formulación y desarrollo parcial del proyecto para optimizar el manejo de órdenes en el área de PA dentro de la empresa ABB LTDA., se formulan las siguientes conclusiones: La gerencia de la organización ABB LTDA. está comprometida con el desarrollo de proyectos orientados a mejorar procesos para satisfacer a los clientes y brindar un mejor servicio. Gracias a la guía del PMBOK se logró establecer los involucrados en el proceso, sus responsabilidades y deficiencias aunque no fue posible establecer acciones para las falencias allí encontradas. Se logró formular una propuesta para generar una herramienta tecnológica que facilite no sólo la gestión documental sino el seguimiento a los pedidos de producto de la organización. Se generó un procedimiento para el procesamiento de los pedidos que está pendiente de concluir, pero que permitirá estandarizar las actividades relacionadas con el proceso. Se estableció el cronograma del proyecto que tiene una fecha de finalización futura por lo cual deberá hacerse seguimiento para lograr el alcance de este proyecto según lo planeado. Se considera que el desarrollo de esta herramienta y acciones aportará un beneficio significativo para cumplir con las entregas a tiempo a los clientes, sin embargo como ya se ha mencionado, existen otros factores externos al área de manejo que están afectando el proceso y que representan un riesgo para el cumplimiento de los objetivos. Aunque en la herramienta solicitada se generará una gran parte de la información que se lleva en los actuales cuadros de seguimiento, aún queda información que deberá incluirse de forma manual porque la herramienta Sharepoint aún no facilita esos ingresos. Por lo tanto, se propone que para

16 una futura revisión, debe evaluarse con el área de Sistemas otro software más avanzado que garantice automatización al 100%. REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS [1] Ebel F., Idler S., Prede G., Scholz D. (2008). Fundamentos de la técnica de automatización, libro técnico. En: cnica_de_automatizacion.pdf (30 mayo del 2015). [2] ABB LTDA. (2015). Global Site. En: (30 mayo del 2015). [3] Guido J., Clements, J. (2003). Administración exitosa de proyectos. International Thomwm Editores. México. [4] Project Managment Institute, Inc. (2013). Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos. Guía del PMBOK Quinta Edición. Pensilvania EE. UU. p 120, [5] International Standards Organization ISO 9000:2005. Quality Management Systems Fundamentals and Vocabulary. Geneva, Switzerland: ISO. [6] Galvis Lista E. y González Zabala M.P. Herramientas para la gestión de procesos de negocio y su relación con el ciclo de vida de los procesos de negocio: una revisión de literatura (Trabajo de Grado). (2014). Ciencia e Ingeniería Neogranadina, Universidad Militar Nueva Granada. Bogotá. 55 p. [7] ABB LTDA. (2015). Sharepoint. En: (Sitio Privado). ANEXOS Anexo 1. Procedimiento de Ordenes Menores en PA. (Fuente: documento en desarrollo por parte del área de manejo PA y Calidad PA de la empresa ABB LTDA). 1.0 VISION GENERAL

17 1.1 Introducción El Administrador de Órdenes, es el responsable por la gestión administrativa de una orden, revisa los aspectos pactados con el cliente, programa y coordina que la entrega se lleve a cabo dentro del tiempo establecido en la misma, este documento define el control del proceso para el manejo de órdenes. 1.2 Objetivo(s) Establecer las actividades en la administración de órdenes para el inicio, trámite y/o ejecución, seguimiento, control y cierre de las órdenes de tal forma que se asegure la calidad de los productos y/o servicios, se obtenga la satisfacción del cliente, se garantice un ambiente laboral seguro y se tenga un proceso continuo de mejora. 1.3 Alcance / Aplicabilidad Este documento es aplicable a la división PA. 1.4 Definiciones claves y Abreviaturas AO: Administrador de Órdenes AOF: Analista de Ofertas SAS: Shared Accounting Services IPD: Ingeniero de Producto Orden de Compra o Servicio Términos y condiciones acordados entre un cliente o proveedor y ABB transmitidos por cualquier medio Referente a otras Normas del Grupo Este documento está directamente relacionado con los procedimientos: NEZCP003 NEZCP096 PAATE006 Requisitos mínimos en HSEQ para procesos Base instalada de equipos ABB Control al cambio en proyectos 2.0 CONTENIDO / REQUERIMIENTOS DEL DOCUMENTO 2.1. Roles y Responsabilidades Administrador de Órdenes - AO

18 Recibir y Verificar que las órdenes estén de acuerdo con lo cotizado por el área comercial. Coordinar la prestación de servicios que se reciben a través de órdenes menores. Crear y/o validar artículos en el ERP. Registrar las órdenes en el módulo de venta del ERP. Solicitar la compra de los materiales mediante la base de datos einquiry. Realizar seguimiento a los proveedores para el despacho de la orden de compra. Verificar que los procesos internos de las áreas involucradas se realicen a tiempo. Solicitar el despacho del material para el cliente. Pedir la factura al área de SAS PROCESO DE ORDENES DE PRODUCTO Proceso de Inicio La fase de inicio de una orden de producto se da mediante la autorización para comenzar dicha orden, esto se refleja cuando el área de ofertas entrega la nueva orden al área de administración de órdenes, con los formatos F01-PAATM003, - Check List para Entrega de documentación de OC a manejo Proceso de Ejecución Artículos en el ERP-BAAN Se debe verificar que el material este creado en el ERP cumpliendo todas las características técnicas del material a suministrar en la respectiva orden. De lo contrario se procederá a la creación del artículo en el ERP Orden de Venta Generar en el ERP-BAAN la orden de venta incluyendo cada línea del material requerido por el cliente einquiry Se genera la requisición de compra de acuerdo al procedimiento NEZCP079 Compra Local y extranjera SEGUIMIENTO

19 El AO realizará seguimiento a: Envió de la orden de compra al proveedor por parte del área de compras Revisión del reconocimiento de la orden enviado por el proveedor Verificación del despacho del proveedor en la fecha establecida Proceso de nacionalización por parte del área de Comercio exterior Realización de los procesos internos de las áreas involucradas para el despacho al cliente DESPACHO Se genera la nota de preparación emitida por el ERP- BAAN según el procedimiento PAPSE009 DESPACHOS. Se valida el despacho y se notifica al cliente FACTURACION Se solicita la emisión de la factura al área de SAS. En los casos que aplique se le solicita autorización o número de ingreso al cliente previo a la solicitud de la factura. Gestión de las comunicaciones El AO será el canal oficial de las comunicaciones entre el Cliente y la organización, podrá existir comunicación directa de IPD o AOF con el cliente para aclaraciones técnicas, pero manteniendo al AO informado. Las comunicaciones podrán ser escritas, por correo electrónico, telefónicas, lync o video conferencia Archivo de los documentos Después de la creación de cada orden en Sharepoint, cada área de la organización directamente relacionada con la orden debe almacenar en las respectivas carpetas los documentos que se deban compartir, para el correcto control del mismo PROCESO DE ORDENES DE SERVICIO Proceso de Inicio La fase de inicio de una orden de servicio se da mediante la autorización para comenzar dicha orden, esto se refleja cuando el área de ofertas entrega la nueva orden al área de administración de órdenes, con los formatos F01-PAATM003, - Check List para Entrega de documentación de OC a manejo Proceso de Ejecución Orden de Venta

20 Generar en el ERP-BAAN la orden de venta de acuerdo a la orden de compra del cliente GESTION DE RECURSOS El AO junto con GS de acuerdo a la orden de compra o servicio del cliente coordina la asignación del IP. Cuando el recurso requerido sea externo ABB se solicita la respectiva orden de servicio o contrato al área de compras de acuerdo a la norma NEZCP038 CONTRATACION DE SERVICIOS CON TERCEROS. COORDINACION DEL SERVICIO Se coordina con el cliente la fecha de ejecución del servicio, posteriormente se solicita al recurso asignado el cumplimiento de los requisitos de la norma NEZCP037 Requisitos HSEQ EN Proyectos y Servicios. Una vez terminado el servicio, los recursos asignados enviarán al AO el informe técnico y los soportes de HSE de la ejecución. El informe técnico se envía al cliente para su aprobación. FACTURACIÓN Se solicita la emisión de la factura al área de SAS. En los casos que aplique se le solicita autorización o número de ingreso al cliente previo a la solicitud de la factura. Gestión de las comunicaciones El AO será el canal oficial de las comunicaciones entre el Cliente y la organización, podrá existir comunicación directa de IP con el cliente para aclaraciones técnicas, pero manteniendo al AO informado. Las comunicaciones podrán ser escritas, por correo electrónico, telefónicas, lync o video conferencia. Archivo de los documentos Después de la creación de cada orden en Sharepoint, cada área de la organización directamente relacionada con la orden debe almacenar en las respectivas carpetas los documentos que se deban compartir, para el correcto control del mismo. 3. Proceso de Seguimiento y Reporte La trazabilidad de las órdenes se realiza por medio de un cuadro de seguimiento en el que se registran todos los pedidos, posteriormente se verifica las fechas de entrega de fábrica y entrega al cliente, para la toma de acciones pertinentes.