GRUPO DE LA MATERIA: GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN

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1 GRUPO DE LA MATERIA: GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN Autra: María del Aceb Sánchez-Macián Antes de cmenzar sabems l que supne la Gestión de la Cmunicación? Fuente de la Imagen: Wikipedia. PMBOK: según PMBOK la gestión de la cmunicación en un pryect incluye ls prcess requerids para asegurar una planificación prtuna y aprpiada de esta cmunicación, así cm una crrecta selección de ls dats a cmunicar, ls prcess de creación, distribución, almacenamient, recuperación, cntrl y seguimient de dicha cmunicación y la dispsición final de la infrmación del pryect. Qué dice sbre la gestión de la cmunicación la Nrma ISO 21500? El grup de la materia Cmunicación incluye la planificación, la distribución de la infrmación y la gestión de la cmunicación relevante para el pryect. El respnsable de la adecuada cmunicación del pryect es el Prject Manager, que ha de dedicar un elevad % de su tiemp a la planificación, crrecta ejecución y revisión de la misma, cn el fin de intrducir ls cambis necesaris para aumentar la eficacia de esta cmunicación, en la medida de l psible, durante el avance del pryect. Cm primer punt en cmún cn el PMBOK versión 5, la nrma ISO presenta tres grups de prcess principales dentr del Grup de la Materia Gestión de la Cmunicación: Respect a la cmparativa de la Nrma ISO cn el PMBOK versión 4ª, revisams el dcument de análisis realizad pr el Dr. Stanisław Gasik: Esta bra está licenciada baj la Licencia Creative Cmmns Atribución-NCmercial-CmpartirIgual 3.0 Unprted. Para ver una cpia de esta licencia, visita

2 Cm se puede apreciar, ds de ls prcess del PMBOK versión 4ª se han incluid en la nrma ISO en el nuev grup de la materia referid a la Gestión de Partes Interesadas (este grup de la materia también se crea en el PMBOK versión 5ª)- El Dr. Stanislaw Gasik cnsidera que el prces Reprt Perfrmance del PMBOK versión 4ª se incluye en el crrespndiente a Distribute Infrmatin en la Nrma ISO Prcess definids en la ISO para la gestión de cmunicación y cm interaccinan: Cm se ha cmentad, la Nrma ISO define dentr del Grup de la Material Cmunicación, ls siguientes prcess. - Planificar las cmunicacines (Prces en la Nrma ISO 21500) - Distribuir la infrmación (Prces en la Nrma ISO 21500) - Gestinar las cmunicacines (Prces en la Nrma ISO 21500) Pdems bservar en gráfic adjunt que encntrarems prcess en ls grups de planificación, implementación y cntrl. De manera secuencial tendríams: - Planificar las cmunicacines - Distribuir la infrmación - Gestinar las cmunicacines Así mism es imprtante destacar el carácter iterativ de la gestión de la cmunicación, representad pr el Fluj de vuelta del prces Gestinar las cmunicacines hacia ls prcess Planificar las cmunicacines y Distribuir la infrmación Esta bra está licenciada baj la Licencia Creative Cmmns Atribución-NCmercial-CmpartirIgual 3.0 Unprted. Para ver una cpia de esta licencia, visita

3 Esta retralimentación flujs de vuelta sn debids a que las circunstancias que rdean a ls pryects pueden cambiar respect a cóm sn planificads inicialmente están siend ejecutads. La cantidad de infrmación aumenta a l larg de la vida del pryect cn l que es fundamental revisar qué dats han de enviarse a qué grups de interés, en qué mment y a través de qué medis. Cóm interactúa cn ls trs grups de materias y sus respectivs prcess? El prces de gestión de la cmunicación interactúa cn el rest de grups de la materia definids, ya que ha de ser un vehícul para la adecuada distribución de la infrmación que en ells se genera. La gestión de la cmunicación debe ser la autpista que permite que las salidas principales de ls distints grups de prcess que sn entradas en trs lleguen a las partes interesadas adecuadas en el mment precis. Ejempl de interacción cn trs prcess: Ejempl 1: El registr de partes interesadas (salida del prces Identificar las Partes Interesadas, dentr del grup de prcess de Inici) en una entrada principal en el prces de Planificar la cmunicación. Sin embarg, si n se realiza un Plan de Cmunicacines eficaz, de frma que la infrmación necesaria fluya al grup de interés cncret, el registr de partes interesadas queda sin efect. Ejempl 2: La distribución de ls Infrmes de Prgres (principal salida del prces Cntrlar el trabaj del pryect. del Grup de la Material Integración) es una entrada principal en un gran númer de prcess. Sin una crrecta ejecución del prces de distribuir infrmación, dentr del grup de la material de gestión de la cmunicación, este fluj quedaría estancad. Ejempl 3: Las accines crrectivas que se detectan necesarias tras la revisión iterativa de ls planes definids en cada grup de la materia, se han de cmunicar de frma adecuada para lgrar la adaptación necesaria en cada cas. Qué rles existen en el prces de Gestión de la Cmunicación? La definición tradicinalmente aceptada sbre la cmunicación implica que se trata de un intercambi de infrmación (mensaje), entre un emisr y un receptr, a través de un canal cncret. Emisr y receptr han de tener un mism códig definid para que esta cmunicación tenga éxit. Ls rles fundamentales que intervienen en la gestión de la cmunicación del pryect serían ls siguientes: Rl? Directr de Pryect Qué hace en la Gestión de la Cmunicación? Es el respnsable del pryect y debe liderar activamente el prces de Gestión de la Cmunicación teniend en cuenta: Cuales sn las partes interesadas del pryect. Qué infrmación se ha de distribuir a estas partes interesadas, cuand y a través de qué medi. Ha de facilitar una cmunicación abierta y hnesta tant cn el equip de pryect cm cn la gerencia y las partes interesadas. Debe cntrlar la efectividad de la cmunicación. Ha de gestinar las peticines de infrmación ad-hc que surjan, diseñand previamente el prcedimient de recepción y tratamient de las mismas, que se cmunicará a las partes interesadas del pryect, cn el fin de gestinar las expectativas de ests grups. Debe gestinar la aprbación y la aplicación de las medidas crrectivas que se cnsideren necesarias para la mejra adecuación de las cmunicacines. Esta bra está licenciada baj la Licencia Creative Cmmns Atribución-NCmercial-CmpartirIgual 3.0 Unprted. Para ver una cpia de esta licencia, visita

4 Partes Interesadas Equip de Pryect Reciben la infrmación del pryect, según la definición efectuada en el prces de Planificar las cmunicacines. Así mism, generarán peticines de dats ad-hc, que tendrán que ser tratadas pr el equip de pryect. Ls miembrs del equip de pryect: Han de participar en la planificación de la cmunicación. Han de asegurar que esta cmunicación se distribuye, es entendida y fluye a las persnas que han de estar infrmadas. Deben clabrar en realizar ls cntrles necesaris para detectar psibles accines crrectivas. Deben clabrar en implantar dichas accines crrectivas. Está demstrad que el Directr de Pryect dedica un elevad prcentaje de su tiemp a cmunicar (se estima que un 80% del trabaj que realiza en un pryect, está relacinad cn la cmunicación). Sin una adecuada planificación, ejecución y cntrl de esta cmunicación el éxit del pryect puede verse afectad. Según la definición de cmunicación generalmente aceptada, n pdems cnsiderar cm únic emisr de la infrmación de un pryect al Directr del mism al equip de pryect. La infrmación puede prvenir desde grups de interés invlucrads en la iniciativa, siend de gran imprtancia que el Directr de Pryect cntrle la respuesta necesaria a estas accines de cmunicación. A cntinuación, veams en detalle cada un de ls prcess incluids en la Gestión de la Cmunicación: Prces de planificar las cmunicacines: En la Primera Fase del Pryect, el Prject Manager deberá diseñar el Plan de Cmunicacines, que es el salida principal de este prces. Según la Nrma ISO 21500, la finalidad del prces de Planificar las cmunicacines es cnsiderar las necesidades de cmunicación e infrmación de tdas las partes interesadas del pryect, incluyend las necesidades de infrmación bligatria requeridas pr rganisms estatales, diseñand ls medis adecuads para la satisfacción de estas necesidades. En cada pryect varían estas necesidades de infrmación, así cm ls métds de distribución que se han de emplear. El prces de Planificar las cmunicacines ha de ser revisad iterativamente a l larg del pryect, para asegurar la eficacia de la cmunicación. Las buenas prácticas sugieren que es necesari invertir tiemp en determinar si tds las partes interesadas han sid crrectamente registradas, así cm establecer ls mecanisms pr ls cuales la cmunicación puede fluir más fácilmente según el perfil de cada persna, rganización grup de interés. Así mism, nuevas partes interesadas pdrían surgir, pr cambis en el entrn del pryect, a l larg del desarrll de este. La actualización de ls registrs de ls grups de interés es clave en la planificación de la cmunicación. Para el desarrll de este Plan de Cmunicacines habrá que tener en cuenta cm entradas principales: Planes del Pryect: Dnde se recgerá la planificación del pryect, cn la que el Plan de Cmunicacines tendrá que alinearse. Registrs de las partes interesadas: Dcument en el que se determinan cuales sn las partes interesadas implicadas en el pryect. Este dcument es de suma imprtancia en la planificación de la cmunicación, ya que ha de recger tds ls psibles agentes interesads e implicads en el pryect. Descripcines de las funcines: Dcument dnde se definen ls rles y respnsabilidades de ls miembrs del equip de pryect. Cambis aprbads: Tds aquells cambis aprbads en el pryect. Un de ls factres de éxit será la crrecta cmunicación de tdas las mdificacines que Esta bra está licenciada baj la Licencia Creative Cmmns Atribución-NCmercial-CmpartirIgual 3.0 Unprted. Para ver una cpia de esta licencia, visita

5 se hayan autrizad, cn el fin de que cada implicad esté crdinad en cuant a l que en su trabaj est supne. Cóm puede el Directr de Pryect Planificar las Cmunicacines? Para el desarrll del Plan de Cmunicacines se habrá de terminar, en función de ls perfiles de las partes interesadas registradas: Infrmación del pryect que se les prprcinará. Es una clave fundamental de éxit del pryect definir qué infrmación ha de recibir cada perfil de partes interesadas registradas. Frecuencia cn la cual se les hará llegar dicha infrmación. Frma en la que se cmunicará la infrmación definida pr perfil de parte interesada: la cmunicación es la base del éxit de un pryect. Es muy imprtante definir desde el primer mment cual es la frma en la que se ha de cmunicar la infrmación: Vía Web. Vía Mail. Vía Publicación tradicinal. A través de reunines virtuales. A través de reunines presenciales. Pr medi de encuentrs infrmales. Vía telefónica. Otras. Tan imprtante es el enví de esta cmunicación, cm lgrar el feed-back de que nuestrs interlcutres han recibid el mensaje y entendid aquell que querems cmunicar, pr l que es fundamental diseñar así mism cntrles a ese respect. También es un factr de éxit la adecuada cmunicación de la gbernanza del pryect, desde el inici del mism a tds ls implicads. La gbernanza del pryect se define cm un marc a través del que una rganización es dirigida y cntrlada. Puede incluir aspects tales cm: Las plíticas, prcess y metdlgías que se utilizarán en el mism Ls niveles de autridad en el pryect. Las respnsabilidades de las partes interesadas del pryect. La frma de cmunicar asunts de interés riesgs detectads. La definición de la estructura de la gestión. Frma de feed-back sbre la eficacia de la cmunicación planificada y ejecutada. Determinar que frmas de revisión y cntrl pdems implantar para asegurar que la cmunicación está fluyend de frma adecuada. Ejempl de la infrmación a tener en cuenta: Esta bra está licenciada baj la Licencia Creative Cmmns Atribución-NCmercial-CmpartirIgual 3.0 Unprted. Para ver una cpia de esta licencia, visita

6 Rl Infrmación Peridicidad Frma de Cmunicación Feed-back Miembrs del Cmité de Seguimient el Pryect. Miembrs del Equip de Pryect. Prveedr seleccinad para el pryect. Estad del Pryect. Riesgs detectads. Plan de Cntingencia a emplear en cada cas. Mdificacines sbre el alcance para revisión el Cmité. Próxims pass. Accines realizadas la semana anterir. Accines planificadas para la semana siguiente. Riesgs y punts de interés. Mdificacines aprbadas al alcance inicial. Revisión el estad del pryect. Revisión de la planificación. Detección practiva de riesgs. Mdificacines aprbadas al alcance inicial. Mensual Reunión presencial Cmprbación según las decisines adptadas en la reunión. Semanal Infrme vía mail. Punts de cntrl telefónics a ls respnsables de las tareas de las accines planificadas en la semana siguiente. Semanal Reunión Virtual. Punt de cntrl telefónic durante la semana de trabaj planificad. Es necesari tener en cuenta que múltiples factres, cm la dispersión gegráfica del equip, distintas culturas huss hraris influirán en el diseñ del Plan de Cmunicacines. Cm la prpia Nrma ISO indica, es fundamental que se cnsidere el entrn del pryect, para el diseñ de la cmunicación, cm es el cas de factres externs a la prpia rganización (sci-ecnómics, gegráfics, plítics, regulatris, tecnlógics eclógics) y factres interns a la misma (estrategia, tecnlgía dispnible, madurez en cuant a l que la Dirección de Pryects se refiere, dispnibilidad de recurss, así cm cultura de la rganización y, pr su puest, su estructura). Qué curre cuand n realizams un Plan de Cmunicacines? Cuand n efectuams un Plan de Cmunicacines, la gestión de expectativas de las partes interesadas del pryect es much más cmpleja. N sé cnce cm se cmunicará la infrmación necesaria, ni cuand. Así mism, el aument de peticines de infrmación ad-hc crece expnencialmente, las mismas peticines surgen de partes interesadas distintas y se resiente la eficiencia de ls recurss que han de gestinar estas peticines. Esta bra está licenciada baj la Licencia Creative Cmmns Atribución-NCmercial-CmpartirIgual 3.0 Unprted. Para ver una cpia de esta licencia, visita

7 Prces Distribuir la infrmación: Según la peridicidad definida en el Plan de Cmunicacines es necesari ejecutar la distribución de la infrmación cnsiderada para cada grup de interés definid. Esta distribución de infrmación se realizará durante td el pryect. El prpósit de este prces es: Que la infrmación necesaria en cada cas esté dispnible para las partes interesadas, siguiend el Plan de Cmunicacines. También cntar cn ls elements de cmunicación y recurss necesaris para dar respuesta a slicitudes de infrmación que se realicen ad-hc. Según la Nrma ISO 21500, para el desarrll del prces de Distribuir la Infrmación habrá que tener en cuenta cm principales entradas: Plan de Cmunicacines del pryect: definid en la primera fase del mism, cn el fin de identificar a ls grups de interés a ls que infrmar, infrmación que prprcinar, frma de cmunicación y peridicidad de la misma. Ejempl de frma de distribución de la infrmación planificada: Blg de la iniciativa del Grup ISO Creads ds blgs, un en castellan y tr en inglés, para cmunicar nticias de interés y ls avances del pryect a la cmunidad de usuaris de Internet, interesads en la Nrma ISO 21500, definids cm partes interesadas del pryect. Peridicidad: A demanda (según se prducen las principales nticias y avances a realizar). Infrmes de Prgres: incluyen infrmación sbre las tareas realizadas, accines en prces, riesgs detectads, planes de cntingencia aplicads y trs asunts de interés. Esta bra está licenciada baj la Licencia Creative Cmmns Atribución-NCmercial-CmpartirIgual 3.0 Unprted. Para ver una cpia de esta licencia, visita

8 Resulta fundamental definir cm cmunicar ls prgress efectuads en el pryect, cn el fin de mantener viv el interés pr el mism en la rganización. En casines el equip de pryect trabaja arduamente en la iniciativa per la falta de cmunicación de sus avances hace que la rganización y las partes interesadas del pryect pueden cnsiderar que el desarrll del mism n sigue la intensidad esperada. Es sumamente imprtante cmunicar, desde el mment en que se detecte, cualquier riesg que pueda impactar en el pryect, a ls grups de interés adecuads para recibir esta infrmación. El Prject Manager ha de fmentar que este tip de infrmación, en casines dificil de btener, fluya l antes psible, cn el fin de definir un plan de cntingencia, en cas de que n esté diseñad previamente. Ejempl de Infrme de Prgres: Cmpuest pr ls punts: Resultads btenids Próxims pass Cmentaris y asunts crítics Fechas Clave Accines Pendientes Slicitudes inesperadas. Peticines de infrmación n planificadas, a las que se tiene que dar respuesta para mantener, de frma fluida, la cmunicación en el pryect. Esta bra está licenciada baj la Licencia Creative Cmmns Atribución-NCmercial-CmpartirIgual 3.0 Unprted. Para ver una cpia de esta licencia, visita

9 Es muy imprtante definir desde el inici del pryect cóm las persnas y/ rganizacines invlucradas en un pryect pueden slicitar infrmación ad-hc sbre el mism, así cm determinar la frma en la que se gestinarán estas psibles peticines. Est influye enrmemente en la gestión de expectativas de las partes interesadas, al pder cncerse de anteman la frma en la que pdrá efectuarse la cnsulta y en qué manera esta cnsulta será resuelta a la mayr brevedad psible, según la priridad de la petición. Ejempl de Gestión de Slicitudes Inesperadas: Se define desde el inici del pryect que se creará un buzón genéric al que accederán determinadas persnas del equip, para pder cntar, pr escrit, cn la petición de la infrmación realizada (de esta manera se evitarán errres de interpretación sbre la infrmación slicitada). En el mment en que una petición de infrmación llega al buzón, se envía mail autmáticamente, para cnfirmar la recepción de esta petición, indicand que se tramitará a la mayr brevedad psible la cnsulta. Las distintas cnsultas se pririzarán en función de la urgencia y el perfil de la parte interesada que haya hech la petición de la infrmación. Tras ell, la persna respnsable de dar slución a esta petición de infrmación (previamente definida) preparará la respuesta adecuada (si es necesari, slicitará dats adicinales al peticinari). Plíticas de la rganización prcedimients pueden verse afectads pr este prces. Es relevante que determinems el impact que nuestra frma de distribuir la infrmación puede tener en ls misms. La salida principal de este prces es la Infrmación Distribuida, que ha de ser enviada a través de ls canales adecuads, a ls grups persnas de interés que requieren esta infrmación. Qué curre cuand n Distribuims adecuadamente la infrmación? La crdinación entre las áreas se resiente, es necesari repetir tareas, pues han de realizarse de frma distintas, la rganización de ls recurss se ve afectada y pr l tant, también la planificación del pryect, su calidad y sus cstes. Ls riesgs se incrementan y la gestión de expectativas de las partes interesadas se hace much más cmpleja. Esta bra está licenciada baj la Licencia Creative Cmmns Atribución-NCmercial-CmpartirIgual 3.0 Unprted. Para ver una cpia de esta licencia, visita

10 Prces de gestinar las cmunicacines: Según la Nrma ISO 21500, para el desarrll de este prces habrá que tener en cuenta, cm principales entradas, las ds salidas principales de ls prcess anterirmente definids en cuant a l que al Grup de la Materia de Cmunicacines se refiere: Plan de Cmunicacines: Salida principal del prces Planificar las cmunicacines. Infrmación Distribuida: Salida principal del prces Distribuir la infrmación. El prpósit del prces de Gestinar las cmunicacines es asegurar que las necesidades de infrmación de las partes interesadas del pryect están siend cubiertas, per además que ls prblemas detectads en la cmunicación se están reslviend en el mment en que se presentan. Es imprtante tener en cuenta que el prces de cmunicación en un pryect ha de retralimentarse para implantar las medidas necesarias de mejra, que permitan una cmunicación eficaz cntinuada. La cmunicación es un de ls factres principales en el éxit fracas de un pryect. Según la Nrma ISO 21500, las principales salidas del prces Gestinar las cmunicacines serían: Infrmación exacta y prtuna. Es un factr clave del éxit del pryect la gestión y distribución de la infrmación puntual exacta a ls grups de interés. También es de gran imprtancia saber que la infrmación excesiva e indiscriminada, n dirigida a ls usuaris adecuads, prduce un efect cntrari al desead. Accines crrectivas: Las accines crrectivas sn, para la Nrma ISO 21500, una salida principal en varis prcess. Representan tdas aquellas accines que hems de adptar, que n se hallaban previamente planificadas, cn el fin de, en este cas, mejrar la cmunicación en el pryect. La aprbación y la implantación de las accines crrectivas se ha de realizar cn rápidez, para lgrar su efectividad. Pr ell es fundamental clarificar en la Gbernanza del pryect el prces para su aprbación, cmunicación e implantación. El prces referid a Gestinar las cmunicacines debe fcalizarse en mejrar el entendimient entre las áreas implicadas de un pryect, las persnas que participan en el mism, así cm favrecer la cperación entre las partes interesadas. Para ell es fundamental: Prprcinar infrmación exacta y periódica (siguiend la definición realizada en el Plan de Cmunicacines, que se trata de un dcument viv que se retralimenta cn las mejras necesarias a efectuar). El Plan de Cmunicacines puede revisarse si se detecta que es necesaria una mdificación para mejrar la transmisión de la infrmación, pr ejempl. Esta bra está licenciada baj la Licencia Creative Cmmns Atribución-NCmercial-CmpartirIgual 3.0 Unprted. Para ver una cpia de esta licencia, visita

11 Reslver ágilmente peticines de infrmación ad-hc. El prcedimient a seguir para ell ha de estar, n sl definid, sin también cmunicad a ls grups de interés que sean susceptibles de emplearl durante el pryect. Asegurar la efectividad de la cmunicación, a través de cntrles y feed-back de las partes interesadas a ls que esta se dirige, cn el fin de evitar malentendids una deficiente gestión de expectativas de ls grups de interés a ls que n se les ha dad respuesta esta ha sid inadecuada. Qué curre cuand n enviams la infrmación exacta y puntualmente y n implantams accines crrectivas? Las expectativas de las partes interesadas n se cumplen, la crdinación entre las áreas se resiente, es necesari repetir tareas, pues han de realizarse de frma distinta, la rganización de ls recurss se ve afectada y pr l tant, también la planificación del pryect, su calidad y sus cstes. Ls riesgs se incrementan y la gestión de expectativas se hace much más cmpleja. Cóm mide el Directr de Pryect la eficiencia de la Gestión de la Cmunicación? Es respnsabilidad del Directr del Pryect la definición y seguimient de las métricas de éxit de la gestión de la cmunicación del pryect y estas se han de incluir en el Plan de Cmunicacines y evaluarse en el prces gestinar la cmunicación. El cntar cn métricas definidas permite cmparar pryects y detectar accines crrectivas de frma más rápida y eficiente. Ejempl 1: El númer de cnsultas de dats incluids en cmunicacines planificadas supera las 5 mensuales (la infrmación n está llegand a través del canal adecuad a las partes interesadas, que realizan la cnsulta de infrmación que ya tienen dispnible). Ejempl 2: El tiemp de respuesta en las peticines de infrmación crítica ad-hc n supera las 24 hras. Ejempl 3: El númer de cnsultas de infrmación ad-hc supera las 10 mensuales (es necesari revisar la infrmación distribuida para cmprbar si tds ls dats necesaris pr ls grups de interés del pryect se está incluyend de frma adecuada). Esta bra está licenciada baj la Licencia Creative Cmmns Atribución-NCmercial-CmpartirIgual 3.0 Unprted. Para ver una cpia de esta licencia, visita