Pliego de Bases Técnicas. Partner y Mantenimiento Microsoft Dynamics NAV

Transcripción

1 Plieg de Bases Técnicas Partner y Mantenimient Micrsft Dynamics NAV v. 20/05/2015

2 Índice 1. Cntext Objet Descripción del Servici Prcedimient para el tratamient de ls trabajs Niveles de calidad de servici Entrn Tecnlógic Equip de trabaj Hrari y lugar de prestación del servici Organización Cambis en la cmpsición del equip Garantía Reslución de Dudas ANEXO 1: Prcedimient de tramitación, reslución y validación de las slicitudes de trabaj 12 2

3 1. Cntext VISESA es una Sciedad Pública adscrita al Departament Emple y Plíticas Sciales del Gbiern Vasc, cuy bjetiv principal cnsiste en prmcinar viviendas prtegidas de calidad y llevar a cab pryects de rehabilitación y regeneración urbana en la Cmunidad Autónma, cntribuyend así al esfuerz decidid del Ejecutiv Autnómic pr favrecer en tds ls sectres sciales el derech a una vivienda digna. Creada en 1990, VISESA cmienza a ser perativa en Desde entnces ha finalizad viviendas teniend en pryect y cnstrucción tras La gestión de VISESA se basa en un Sistema Integrad de Gestión de la Calidad, Prevención de Riesgs Labrales y Medi Ambiente, rientad al Mdel de Gestión Avanzada de Euskalit, que alcanza tds ls ámbits y actividades de las sciedades. En el marc de este mdel de gestión se ha definid el prces de apy denminad Prces de Gestión de ls Sistemas de Infrmación, que da apy al rest de prcess de VISESA. La herramienta de ERP perativa en VISESA es Micrsft Dynamics NAV 2013, implantada en VISESA desde principis de 2015, abarcand la gestión de ls siguientes ls prcess de trabaj: a. Área técnica: fertas, pryects, calificacines, cntratación y cntrl de pags de prmcines de vivienda, imputación hraria, etc. b. Ecnómic - Financier: cntabilidad, cartera, ventas y cbrs, cmpras y pags, tesrería, nrmas CSB, existencias, activs fijs, partidas presupuestarias, etc. c. Jurídic: cntratación, avales, licitacines, etc. d. Atención al cliente: clientes, cmercialización elements (libres y vinculads), generación cntrats / escrituras, generación facturas, gestión de alquileres cn pción a cmpra, etc. e. Psventa: recepción llamadas (tele-peradras), registr y seguimient de incidencias, seguimient de las reparacines, etc. 2. Objet El bjetiv de este expediente es la cntratación de un Servici Partner Oficial y de Mantenimient de las aplicacines infrmáticas para el ERP Micrsft Dynamics NAV de VISESA. El servici de mantenimient atenderá las incidencias y mejras cnfrme a las peticines cncretas y singulares que les efectúen pr parte de VISESA, en función de sus necesidades pr l que deberá asumir una carga de trabaj que fluctuará de frma irregular según la cyuntura y necesidades de VISESA en cada mment. De frma meramente rientativa, y en base a la experiencia de ls últims añs cabe esperar una carga media de trabaj de entre hras semanales. VISESA entiende, dentr del ámbit de este cntrat, aquellas tareas necesarias para el mantenimient crrectiv y de mejra de las aplicacines, así cm la realización de las pruebas unitarias y de integración, y el sprte necesari para que el equip de persnas de Visesa crrespndiente efectúe las pruebas funcinales de validación. 3

4 Además, deberá realizar las tareas de: Gestión de licencias. Vigilancia tecnlógica. Participación y presencia en las auditrías. Otras accines puntuales, cm migracines, frmación, etc. Ls trabajs bjet del cntrat deberán realizarse siguiend las pautas establecidas en la metdlgía actual utilizada pr VISESA la que se establezca en su mment. 3. Descripción del Servici Cn la presente adjudicación, VISESA pretende cubrir ls servicis prpis de un Partner de Micrsft Dynamics NAV, que realice la actividad de mantenimient y desarrll de la herramienta de gestión empresarial. El servici se prestará desde las dependencias del partner adjudicatari, cntempland en td cas ls desplazamients para el sprte a implantacines, y la realización de reunines presenciales en dependencias del cliente. El servici requerid debe cubrir ls siguientes REQUISITOS mínims: Servici Puesta en marcha del servici Mantenimient de la licencia de Micrsft Dynamics NAV Descripción Realización de las tareas necesarias para el cncimient del medi y la puesta en marcha del servici. En el plaz máxim de 10 días desde la fecha de firma del cntrat el adjudicatari llevará a cab las tareas necesarias para el cncimient del medi. La puesta en marcha del servici cnsistirá en la realización de un mínim de 5 medias jrnadas de trabaj, en las que se dará traslad del estad de la instalación actual del ERP en VISESA. Cm resultad entregará un infrme de auditría en el que se detalle la situación del ERP y las psibles accines de mejra. Tramitación de la renvación anual del BREP (Business Ready Enhancement Plan). El cste de esta renvación se tiene en cuenta en la valración ecnómica. Gestión de la ampliación de la licencia para el cas de cmpra de bjets y/ licencias de usuaris, además de cnsultas a Micrsft y tras cuestines que puedan surgir. 4

5 Atención telefónica Mantenimient de la instalación Mantenimient evlutiv y crrectiv Vigilancia tecnlógica Frmación Servici de atención telefónica a cnsultas sbre cualquier cuestión que pueda surgir respect a ls prducts y servicis relacinads cn Micrsft Dynamics NAV, así cm servici de sprte a incidencias: Sprte en hrari de ficina de VISESA 1. Línea directa cn el equip sin tener que pasar pr centralita. La empresa adjudicataria prprcinará el servici de asistencia telefónica sin límite de llamadas. Este servici se facturará pr hras, de acuerd al cste asignad al equip de desarrll. La empresa adjudicataria se respnsabilizará de prestar la asistencia necesaria en el mantenimient general de la instalación para que ls servidres Dynamics NAV y SQL-Server que sprtan la instalación estén siempre perativs y en adecuadas cndicines de rendimient. Td ell en crdinación cn el Área de Sistemas de Infrmación de VISESA. Este servici incluye, entre tras, las siguientes tareas: - Gestión y atención de incidencias de cualquier índle relativas al servici. - Análisis de rendimients del sistema. - Asesramient y asistencia en implantación de sistemas integrads cn el ERP. - Realización de cpias de seguridad periódicas según la plítica de seguridad de VISESA. - Mnitrización de ls servidres Las tareas de mantenimient que impliquen una parada del servici se prgramarán preferentemente fuera del hrari de actividad de VISESA y siempre cn preavis y cnfrmidad de VISESA. Servici de mantenimient evlutiv y crrectiv de la herramienta. Análisis y desarrll de sftware sbre MS Dynamics NAV, a partir de las incidencias y de aquellas slucines a medida slicitadas pr ls usuaris/as y aceptadas pr el Respnsable de Sistemas de Infrmación de VISESA. Este servici se prestará fundamentalmente de frma remta, per también in situ dependiend de las necesidades (tma de requisits, mstrar pilts, reunines cn el usuari final ). Este servici bservará el prcedimient y ls niveles mínims de calidad expuests en ls punts 3.1 y 3.2 del presente dcument. Servici de vigilancia tecnlógica que mantenga al persnal de Sistemas de VISESA actualizad y al tant de las últimas nvedades en el entrn tecnlógic relacinad cn MS Dynamics NAV, incluyend entre tras accines las siguientes: Bletín infrmativ, aviss sbre events, jrnadas, etc. Acces a móduls de frmación Sesines frmativas según las necesidades de ls usuaris y/ del equip de Prcess y Sistemas de VISESA. 1 Actualmente el hrari es: - Hrari de veran (juni, juli, agst y septiembre): de 8:00 a 15:00 - Hrari de inviern (el rest de ls meses): de 8:00 a 17:00 exceptuand parada de cmida. 5

6 3.1. Prcedimient para el tratamient de ls trabajs A cntinuación se describe el prcedimient para la gestión de slicitudes de trabajs a realizar sbre el ERP. Recepción y registr de la petición. El punt de partida de cualquier trabaj, l cnstituye la recepción de una slicitud y su registr. El canal habitual para recibir las distintas peticines de las persnas de VISESA es la Aplicación de Slicitudes de Mantenimient existente en VISESA. Establecimient de la tiplgía de la petición. Una vez se recibe la petición, es necesari establecer el ámbit funcinal afectad pr la misma. Es decir, el adjudicatari, cn la supervisión del respnsable de VISESA, y la eventual asistencia del slicitante, deberá analizar la petición recibida y encuadrarla dentr de las tiplgías existentes: - Peticines de cambis en el aplicativ de tip crrectiv. Est incluye cambis de crte tecnlógic, adaptacines a cambis legislativs, crrección de errres funcinales y cualquier tr que tenga un impact en la aplicación similar. - Peticines de desarrll de mejras nuevas funcinalidades. Este tip de peticines deben ser atendidas previa aprbación del Respnsable de Sistemas de Infrmación. Valración y planificación de la petición. El adjudicatari deberá seguir estrictamente las directrices marcadas pr VISESA. Se deberá establecer una valración de la priridad y la viabilidad de la petición recibida siguiend las pautas: - Establecer la priridad de la demanda respect de tras recibidas cn anteriridad (si sn cambis sbre un aplicativ existente). - Evaluar el impact que tiene la petición recibida. Cm resultad de este análisis, el adjudicatari hará entrega de un análisis funcinal, junt cn una planificación cn la relación de ls trabajs a desarrllar y ls recurss, tant temprales cm humans y ecnómics pr tant, a emplear. Asimism, deberá aparecer la repercusión en tras áreas. Reslución y cierre de la petición. La slicitud se dará pr finalizada y cerrada en el mment en que el slicitante acepte su reslución. El fluj de vida asciad a este prcedimient describe en detalle en el ANEXO 1. Adicinalmente a l plantead en este apartad, debe tenerse en cuenta que td trabaj que supnga un cste superir a precisará de aprbación expresa del Respnsable de Sistemas de Infrmación de VISESA. 6

7 3.2. Niveles de calidad de servici Las slicitudes de ls usuaris de VISESA se categrizan según la siguiente tiplgía: Incidencia: Errr fall del crrect funcinamient de la herramienta. Mejra: Tareas que mejran la calidad de la herramienta, incrpran nueva funcinalidad a la herramienta, mejran la funcinalidad existente. Y las siguientes priridades: Priridad Crítica: Cntempla ls siguientes cass y aquells equivalentes: - La slicitud tiene impact direct en la seguridad de ls sistemas. - El usuari n puede desempeñar su trabaj hasta que n se atienda la slicitud. - La slicitud es parte, puede prducir, una incidencia de LOPD. Priridad Alta: Priridad estándar de las slicitudes de tip crrectiv. Además, también aplica a aquellas peticines de tip mejra necesarias para el crrect desarrll de la actividad de VISESA y que justifiquen la necesidad de una rápida intervención pr restriccines en ls plazs de entrega. Priridad Media: Priridad estándar de las peticines de tip mejra. Priridad Baja: Slicitudes para el desarrll de mejras cambis en la herramienta que aunque sean imprtantes n requieran una rápida intervención, ya que el usuari ya dispne de herramientas para seguir realizand su actividad diaria dentr del negci de VISESA. La definición de tiemp de respuesta y tiemp de reslución a cntemplar es la siguiente: Tiemp de Respuesta: interval de tiemp necesari para que el adjudicatari realice un primer prcesamient de la slicitud de servici del usuari de VISESA y frezca una primera respuesta. Esta respuesta n tiene prqué ser la reslución definitiva, per al mens debe cntener una primera valración y una fecha de reslución aprximada. Tiemp de Reslución: interval de tiemp necesari para analizar y reslver la slicitud. En el cas de peticines de mejra cn un alcance extens y que requieran varias fases, se cntempla cm reslución el planteamient y planificación de las distintas tareas a desarrllar para la reslución. En base a ls parámetrs definids, el servici requiere cm mínim ls siguientes niveles de servici: Priridad Crítica Priridad Alta Priridad Media Priridad Baja Tiemp de respuesta 1 hra 2 hras 1 día 1 semana Tiemp de reslución 2 hras 1 día 1 semana 1 mes 7

8 Independientemente de l expresad cn anteriridad, el equip de asesres y técnics pdrá ser reclamad y citad pr VISESA en cualquier mment para la realización de reunines que se cnvquen pr medi de prcedimient urgente. 4. Entrn Tecnlógic En la siguiente tabla se detallan las tecnlgías de servidr hmlgadas pr VISESA: Prduct ERP Server: Dynamics NAV 2013 License number: ES-ZA-001-EXDH0-B Licensed t: VIVIENDA Y SUELO DE EUSKADI, S.A. (VISESA) Base de Dats SQLServer 2008R2 Servidr de Aplicacines Micrsft Windws 2012 Server Virtualización VMWARE Sphere 5 Enterprise Hardware IBM xseries Acces remt Citrix Xen App Server Intranet Micrsft SharePint Server 2010 Estándar Puests cliente Windws 7 y MS Office 2013 Además del servidr de prducción, VISESA dispne de un servidr réplica de pruebas cn el mism sftware que el de prducción. La empresa adjudicataria desplegará el entrn de desarrll en sus instalacines. 5. Equip de trabaj De acuerd cn ls bjetivs establecids y para su cnsecución eficiente, se define la estructura, ls perfiles y las funcines del equip prfesinal mínim necesari: Perfil Respnsable de Cuenta Funcines Ejercer de Respnsable del Cntrat siend su respnsabilidad: Planificar junt cn el Respnsable de Sistemas de Visesa la actividad glbal crdinand al equip de la empresa adjudicataria para la cnsecución de la planificación Distribuir el trabaj entre el persnal encargad de la ejecución del cntrat e impartirle las órdenes e instruccines de trabaj que sean necesarias en relación cn la prestación servici cntratad Supervisar el crrect desempeñ pr parte del persnal integrante del equip de las funcines que tiene encmendadas Cntrlar la asistencia de las persnas del equip 8

9 Garantizar el cumplimient de las nrmas labrales Organizar el régimen de las vacacines del persnal adscrit a la ejecución del cntrat Infrmar en su cas de las incidencias relacinadas cn su equip que pudieran tener implicacines en el desarrll del servici Infrmar acerca de las variacines, casinales permanentes, en la cmpsición del equip de trabaj Garantizar que las persnas que integran el equip de trabaj dispnen de ls recurss de td tip (materiales inmateriales) necesaris para la prestación del servici Respnsable equip desarrll Reprtar mensualmente la cnsecución de ls bjetivs planificads y de la prestación del servici en general apyándse en las casines que así l requiera en el Respnsable Equip Desarrll, y delegand en este un reprte adicinal semanal de las incidencias técnicas y peticines acaecidas y pass a dar. En base a ls bjetivs generales planificads realizar una prgramación de mantenimient y ptimización. Seguimient perativ del servici y planificación de la actividad del equip de analistas / prgramadres. Equip de Analista/ Prgramadres Garantizar que se siga la metdlgía de desarrll establecida y se cmplete adecuadamente la dcumentación asciada. Respnsabilidad sbre la calidad de ls trabajs y la cnsecución de ls bjetivs prevists. En base a la planificación mensual establecida reprte semanal de actuacines de segund y tercer nivel de detalle técnic Estudi de las slicitudes, btención y análisis de requisits, elabración de especificacines funcinales y de diseñ para su reslución, prgramación de slucines infrmáticas sbre Dynamics NAV, realización de pruebas unitarias y de integración y sprte a las pruebas funcinales del usuari. Identificación de prblemas y prpuesta de accines preventivas y crrectras para la ptimización mejra de la funcinalidad el rendimient de las aplicacines asignadas. Actualización y elabración de la dcumentación funcinal y técnica, así cm registr, dcumentación y reprte de la actividad desarrllada. Una misma persna física pdrá realizar las tareas de distints perfiles, pudiend así la persna respnsable del equip de desarrll realizar también trabajs de análisis/prgramación. 9

10 Para la facturación de ls trabajs realizads se tendrá en cuenta a qué perfil crrespnde la naturaleza de las funcines de las tareas ejecutadas y se aplicará la tarifa crrespndiente a la ferta adjudicataria Hrari y lugar de prestación del servici Ls trabajs se realizarán en las dependencias del adjudicatari, except salvedades cm impartir frmación, reunines de seguimient, entrevistas cn usuaris, u tras tareas puntuales que precisen de la presencia de ls cmpnentes del equip en las ficinas de VISESA. La empresa adjudicataria prveerá a su persnal de las herramientas necesarias para el desempeñ de sus funcines, tant herramientas hardware cm sftware. El servici de Mantenimient de ls Aplicativs de Sftware Sistemas deberá estar dispnible durante ls 12 meses del añ para cualquier incidencia necesidad que pueda surgir durante el hrari de la jrnada labral de VISESA. N bstante, en circunstancias excepcinales, que se determinarán a criteri del Respnsable de Sistemas de Infrmación de VISESA, cuand la realización efectiva de ls trabajs n se ajuste a la planificación, el adjudicatari deberá cmprmeterse a una plena dispnibilidad. La empresa adjudicataria n imputará a VISESA ningún gast derivad de ls desplazamients a las ficinas centrales de VISESA en Vitria-Gasteiz: ni respect a ls cstes de transprte, ni a ls del tiemp invertid en el desplazamient Organización El adjudicatari mantendrá, al mens, las siguientes reunines periódicas de seguimient: Seguimient del servici: Peridicidad: Mensual. Lugar: Dependencias de VISESA. Asistentes: Respnsable de Cuenta de la empresa adjudicataria y Respnsable de Sistemas de Infrmación de VISESA. Objet: Revisar el grad de cumplimient de ls bjetivs, las reasignacines y variacines de efectivs de persnal dedicad al pryect, la facturación y la evaluación cntinua del servici. Seguimient perativ: Peridicidad: Semanal. Lugar: Dependencias de VISESA. Asistentes: Respnsable del equip de desarrll de la empresa adjudicataria y Respnsable de Sistemas de Infrmación de VISESA. 10

11 Objet: Revisar la planificación, prirización y la evlución de ls trabajs, así cm las especificacines funcinales de cada una de las peticines y la validación de las prgramacines de actividades realizadas Cambis en la cmpsición del equip Cn el bjet de garantizar la slvencia técnica del equip, ls cambis de cmpnentes del mism deberán ser autrizads de frma expresa pr el Respnsable de Sistemas de Infrmación de VISESA. La autrización estará sujeta a las siguientes cndicines: 1. Slicitud escrita incluyend justificación detallada y suficiente, explicand el mtiv que suscita el cambi, cn un mínim de 15 días antes de que el mism se haga efectiv. 2. Presentación de la persna sustituta cn un perfil de cualificación técnica igual superir al de la persna que se pretende sustituir. 3. Aceptación pr escrit de la persna sustituta pr parte del Respnsable de Sistemas de Infrmación de VISESA. 4. El traspas de cncimients al candidat elegid crrerá a carg de la empresa, estimándse en un mínim de 15 jrnadas labrables desde su incrpración, n facturables. VISESA se reserva el derech de slicitar la sustitución de algún miembr del equip de trabaj en el cas de que se verifique n cumple cn las slvencia exigida en el presente plieg. 6. Garantía Ls trabajs realizads tendrán una garantía de 24 meses desde el mment de su aprbación pr parte de VISESA. 7. Reslución de Dudas Para slventar cualquier duda sbre el presente Plieg las cnsultas se recibirán preferentemente pr cncurss@visesa.eus 11

12 ANEXO 1: Prcedimient de tramitación, reslución y validación de las slicitudes de trabaj FASE 1: IDENTIFICACIÓN DE NECESIDAD Y SOLICITUD GESTIÓN SISTEMAS DE INFORMACIÓN Identificación de necesidad Tips de Necesidades - Incidencia - Mejra Niveles de crdinación - 1 Persna: Abre la slicitud la interlcutra ERP del área la misma persna que identifica la necesidad. - 2 ó + Persnas de un Área: Abre la slicitud la interlcutra ERP del área la persna acrdada. - 2 ó + persnas de distintas Áreas: Abre la slicitud quien se acuerde que va a crdinar su implantación a nivel de gestión. Registr de slicitud Especificacines Es necesari definir las especificacines cncretas de l que se necesita. A reslución de slicitud 12

13 FASE 2: RESOLUCIÓN DE LA SOLICITUD GESTIÓN SISTEMAS DE INFORMACIÓN Registr de slicitud Análisis de slicitud recibida y Asignación a respnsable de reslución Respnsable Equip de Desarrll Petición de + infrmación a slicitante SÍ Se necesita + infrmación de detalle? Analista/Prgm. asignad a la slicitud NO Reslución y pruebas de prgramación Analista/Prgm. asignad a la slicitud La persna slicitante puede llevar un seguimient de la slicitud A validación de slicitud Pruebas Realizadas Avis a peticinari para validación / pruebas Analista/Prgm. asignad a la slicitud 13

14 FASE 3: VALIDACIÓN DE LA RESOLUCIÓN GESTIÓN SISTEMAS DE INFORMACIÓN Slicitante e implicads Crdinación / realización de pruebas de validación funcinal Avis a peticinari para validación / pruebas OK? NO Reprtar falls A reslución de slicitud SÍ CERRAR slicitud Especificar día y mes de puesta en prducción Especificacines 14