APLICACIÓN DEL SISTEMA DE GARANTIA INTERNA DE CALIDAD EN LA UC3M

Transcripción

1 APLICACIÓN DEL SISTEMA DE GARANTIA INTERNA DE CALIDAD EN LA UC3M Isabel Quintana Martínez / Universidad Carls III Madrid / isqmarti@db.uc3m.es ETAPAS Y MARCO NORMATIVO La Declaración de Blnia de 1999 pus en marcha un prces de cambi cn la creación del Espaci Eurpe de Educación Superir que ha venid afectand a las Biblitecas desde entnces. En especial la implantación de ls Grads, el énfasis sbre el aprendizaje y las necesidades del estudiante, la cmunicación e infrmación electrónica de las asignaturas ha prpiciad la diversificación de espacis y recurss, la ampliación de Servicis así cm mdificacines rganizativas para que las biblitecas CRAIS den sprte a ls ámbits de la frmación universitaria Otr bjetiv de la Declaración hacía énfasis especial en la Calidad ya que se planteaba la: Prmción de la cperación eurpea en el ámbit de la garantía de calidad cn la intención de desarrllar criteris y metdlgías cmparables Cmenzaba así el trabaj de ENQA (Asciación Eurpea para la Garantía de la Calidad en la Educación Superir), en el desarrll de unas Directrices que permitieran asegurar la existencia de Sistemas de Garantía Interna de Calidad (SGIC) en las institucines. Para ell se establecían uns criteris que debían cumplir ls SGIC recgidas en un diseñ de las mismas (1) A nivel nacinal Aneca, junt cn AQU y ACSUG, pus en marcha el Prgrama Audit para: - Facilitar rientacines en el diseñ de ls SGIC de las enseñanzas que se imparten - Pner en práctica un prcedimient de verificación primer y de certificación después para el recncimient pr parte de las Agencias del diseñ de ls sistemas (2) Estas actuacines reflejan además el marc nrmativ españl ya que la refrma de la LOU, en su artícul 31 cnsidera la garantía de calidad cm un fin esencial de la plítica universitaria; y la nueva rganización de las enseñanzas universitarias, prpuesta pr el Ministeri de Educación y Ciencia (MEC), incrpra la garantía de calidad cm un de ls elements básics que un plan de estudis debe cntemplar. Esta cnsideración se hace más patente en el dcument Directrices para la elabración de títuls universitaris de grad y Master, publicad pr el MEC el 21 de Diciembre de En ls principis generales prpuests para el diseñ de nuevs títuls, se

2 incluye la necesidad de intrducir un Sistema de Garantía de la Calidad cm un de ls elements imprescindibles de las futuras prpuestas de títuls El resultad esperad del primer bjetiv de AUDIT se cncreta en el análisis diagnóstic, pr parte de ls Centrs, de sus Sistemas de Garantía Interna de Calidad, cntra un cnjunt de directrices. Esta cmparación puede ayudar a establecer cuál es el camin recrrid y la dirección en la que pdrían rientar sus próximas actuacines. El resultad esperad del segund bjetiv del Prgrama AUDIT se visualiza en la definición y dcumentación Entre el cnjunt de Directrices para el análisis y diseñ del SGIC la Directriz 1.4 se refiere a Cm el Centr/Universidad gestina y mejra sus recurss materiales y servicis, baj esta directriz se incluye el CRAI la Bibliteca tant en su aspect de recurss cm de servicis. La definición de recurss materiales pr parte del dcument es la siguiente: Instalacines (aulas, salas de estudi, aulas de infrmática, labratris, salas de reunión, puests de lectura en bibliteca) y equipamient, material científic, técnic, asistencial y artístic.

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4 Figura 1. Aneca. Herramientas para el diagnóstic en la implantación de SGIC de la frmación universitaria. Dc.03 Directriz 1.4 LA UNIVERSIDAD CARLOS III Y EL SGIC Pr td l expuest la Universidad cmenzó a través de la Cnvcatria 07/08 del Prgrama Audit a la adaptación de las Directrices para elabrar el Manual SGIC-UC3M frmand un grup de trabaj cmpuest pr la Dirección y respnsables de calidad de ls Centrs, Departaments y Servicis cn el sprte de la Unidad Técnica de Calidad (UTC). Para generar la estructura principal del mdel, definir ls agentes implicads y prmver el diagramad de ls prcess de Nivel 1.

5 Ls prcess se dividiern en 3 niveles: - Prcess estratégics - Prcess clave - Prcess de sprte apy Figura 2.. Manual SGIC-UC3M Ed Entre ests últims (Directriz.4) se encuentran ls referids al Servici de Bibliteca que el grup de trabaj definió cm Prcess de gestión de recurss bibligráfics y de infrmación cnsiderand que frman el núcle en el que se integran tant ls aspects referids a la clección cm a ls servicis. El Grup de trabaj de Servicis baj la crdinación de la UTC, trabajó en el desarrll de ls prcess definids en la directriz 4. A l larg del trabaj el Grup de Bibliteca cnstató frente a tras servicis cierta ventaja debid a la cmpleta asunción de la rganización y el persnal biblitecari cm un servici, a la hra de definir ls prcess pr la existencia de la bibliteca cm sistema y la autmatización integrada, para la realización de indicadres pr la existencia de la Red de Biblitecas

6 universitarias y ls cnsrcis en su unifrmización de dats estadístics e indicadres así cm pr el trabaj previ en calidad, evaluacines y autevaluacines llevad a cab desde hace tiemp en nuestrs centrs. Sin embarg esta misma prfesinalización que favrece un ciert nivel de autnmía en la institución tiene cm cntrapartida cierts rasgs de aislamient que n siempre hacen visible para la rganización la necesidad de mecanism interns de crdinación especialmente cn ls Centrs y cn trs Servicis. Se cnstató que existe más una cmunicación que funcina para pryects cncrets que prcedimients cmunes. También se detectó que la Bibliteca muy centrada desde hace tiemp en ls Servicis y en la adaptación al cambi más que en ls prcess, que fuern definids cuand el ámbit de trabaj era más estable, presenta una cierta laguna entre ls servicis que frece y ls prcess (y a veces la rganización) definids para ell especialmente tras la instalación de la clección híbrida cm permanente y las adaptacines al EEES.

7 Figura 3 Diagrama Prces Gestión de recurss bibligráfics y de infrmación Manual SGIC-UC3M Ed

8 Pr ell la Bibliteca n quis representar en el SGIC las nvedades en la rganización debid a ls últims cambis sin representar ls prcess tal cm están y sbre td implicar al persnal de bibliteca en la plasmación de ls misms de cara a la detección de lagunas así cm aspects desestructurads COORDINADORES PROCESOS BIBLIOTECA A) Gestión de recurss bibligráfics e infrmación [GC] Frmación de la clección Respnsable Códig 1ª versión 1. Gestión de prveedres de recurss de infrmación Aurra de Mesa AAB0.GC Gestión del presupuest destinad a recurss de infrmación Aurra de Mesa AAB0.GC Selección de recurss de infrmación Rsa Sánchez AAB0.GC Adquisición y cntratación de recurss de infrmación Rsa Sánchez AAB0.GC Prces técnic y Mantenimient de la clección Respnsable Códig 1ª versión 1. Prces técnic de recurss de infrmación Pilar Alns AAB0.GC Mantenimient de ls recurss de infrmación (incluye inventari y expurg) Pilar Alns AAB0.GC Accesibilidad y difusión de la clección Respnsable Códig 1ª versión 1. Clección impresa y materiales audivisuales Inmaculada Mur AAB0.GC Clección electrónica (mngrafías, revistas, archiv abiert, etc.) Belén Msquera AAB0.GC B) Gestión Prducción institucinal: Web, Platafrma dcente, E-Archiv [PI] Códig 2ª versión 1. Gestión tecnlógica Ana Pveda A AAB0 Carlina Pere A AAB0 2. Gestión de cntenids Victria Raser Susan Webster 3. Diseñ gráfic y aplicación de estil Jsé Carls Ortega A AAB0 C ) Servicis a ls usuaris [SU] Servicis presenciales y a distancia Respnsable Códig 1ª versión 1. Acces a Recurss de Infrmación y Préstam Regina Snet AAB0.SU

9 2. Taller del Aula Lla Santnja AAB0.SU Gestión de usuaris Carmen Dmínguez AAB0.SU Infrmación: general y especializada Alicia Gnzález AAB0.SU Frmación de usuaris: general y especializada Juli Macías y Mayte Rams AAB0.SU Us de instalacines y equips Antni Fernández AAB0.SU D) Prcess interns [PI] Administración Respnsable Códig 1ª versión Gestión ecnómica 1. Aplicación del presupuest anual de gasts de Bibliteca y seguimient: tdas las claves rgánicas de Bibliteca y tds ls capítuls ecnómics 2. Tramitación de cncurss anuales de material bibligráfic cn carg a Inversines: mngrafías, publicacines periódicas y bases de dats. 3. Edición de Publicacines: UCAR cm editr y cedicines (gestión de Derechs de Autr) 4. Tramitación de Ingress de Bibliteca: Pº Interbiblitecari, Sº Publicacines, Cnveni CAM Gestión persnal 1. Apy en la gestión rdinaria del Persnal y Becaris de Bibliteca y calendaris Gestión de material 1. Adquisición material específic para Bibliteca y almacén de suministr para ls distints centrs Figura 4. Crdinación Prcess SGIC Intranet Bibliteca UC3M Dming Sánchez Dming Sánchez Dming Sánchez Dming Sánchez Dlres Barragán Dlres Rmán AAB0.PI AAB0.PI AAB0.PI AAB0.PI AAB0.PI AAB0.PI Cada respnsable junt cn persnas invlucradas en cada un de ls prcess realizó las ds tareas necesarias para su inclusión en el SGIC: el diagrama de fluj y la ficha resumen. De ls diagramas de fluj se han incluid el mdel de la Herramienta de diagnóstic de Aneca (Figura 1) y el Diagrama del prces de Nivel 1 (Figura 3) Las fichas resumen que acmpañan cada diagrama de un prces incluyen: Descripción Grups de interés Desarrll Fechas Respnsables

10 Dcuments/evidencia Indicadres Se incluye cm ejempl la ficha resumen de un Prces de nivel 2: FICHA RESUMEN DE PROCESO Códig Versión Fecha A AAB0 02 Nviembre09 1. Denminación del prces: Gestión de la prducción institucinal: Web, Platafrma dcente y Repsitris abierts 2. Descripción: OBJETO Este prcedimient tiene pr bjet asegurar la gestión óptima de la prducción de infrmación institucinal de la UC3M a través de las platafrmas: Web, AulaGlbal 2, Opencurseware y E Archiv, especialmente en el área de cntenids, para su aplicación en ls ámbits infrmativs, dcentes y de investigación de la cmunidad universitaria y científica. Para ell debe: Definir las necesidades de publicación y difusión que cntribuyan a la calidad y el mayr alcance de la infrmación, enseñanza e investigación Acrdar y establecer las plíticas de cntenids y publicación de dichas platafrmas cn ls agentes implicads Cnfigurar y mantener ls sistemas tecnlógics necesaris en crdinación cn el Servici de Infrmática Identificar y gestinar ls prveedres de cntenids Realizar el prcesamient técnic de dichs cntenids de acuerd a estándares para su cntrl y acces Impulsar y facilitar la adaptación de la nrmativa en el ámbit de la gestión de la Prpiedad intelectual y la prtección de dats Asesrar y reslver incidencias tant a ls prveedres cm a ls usuaris de cntenids

11 Realizar Curss de frmación para actualizar las habilidades de ls usuaris en ests sistemas Realizar campañas de difusión y marketing para captación tant de prveedres cm de usuaris ALCANCE Este prcedimient es de aplicación a las actividades que la Bibliteca realiza para la adquisición, gestión y difusión de cntenids de la prducción institucinal en ls servidres platafrmas indicads. Se aplica a tdas las persnas que en Bibliteca realizan las actividades descritas DEFINICIONES Prducción institucinal: Infrmación para y sbre la Universidad publicada en la Web y Campus Glbal de la misma. Recurss dcentes de las asignaturas aljads pr ls dcentes en Aula Glbal 2. Materiales didáctics estructurads en asignaturas y publicads pr prfesres de la Universidad en el repsitri OpenCurseWare. Prducción científica de prfesres e investigadres de la Universidad y fuentes para la investigación dispnibles en acces abiert desde E Archiv. Web: OraclePrtal Platafrma dcente: AulaGlbal2 (Mdle) Repsitris abierts: E Archiv, Opencurseware UC3M GRUPOS DE INTERES RECURSOS MATERIALES GRUPOS DE INTERÉS Identificación Cauces de Participación Rendición de cuentas Estudiantes Sn usuaris de ls cntenids finales y prprcinan sugerencias de mejra. A través de tda la infrmación pública en la web de la Universidad y en las platafrmas que sn abiertas. Prfesres Prprcinan cntenids, didáctics, de investigación, etc. Ayudan a la difusión de ls pryects y sus resultads. Cnvcatrias de participación en las platafrmas y pr medi de ls pryects de innvación dcente. Se infrma periódicamente del desarrll

12 Además, sn usuaris de las platafrmas, prprcinand sugerencias de mejra. Participan en las accines frmativas. PAS Prprcinan cntenids prpis de ls servicis en que trabajan, sn usuaris de las platafrmas prprcinand sugerencias de mejra. Egresads Prprcinan cntenids de investigación. Sn usuaris de ls cntenids finales y prprcinan sugerencias de mejra. Web de antigus alumns de resultads de ls pryects. Memrias e infrmes estadístics anuales Cnvcatrias de participación de la platafrma web. Tienen acces a la infrmación de resultads de ls pryects. Invitacines para prprcinar cntenids para e archiv. Sciedad Futurs estudiantes Otras Institucines y Cnsrcis Sn usuaris de ls cntenids finales y prprcinan sugerencias de mejra. Cntribuyen a la difusión de ls pryects. En alguns cass pueden hacer una reutilización de ls cntenids, fmentand el us pr parte de tercers. Usuaris de alguns de ls recurss materiales. A través de ls distints cauces de participación y grups de trabaj que se crean en el marc de alguns cnsrcis. A través de tda la infrmación pública en la web de la Universidad y en las platafrmas que sn abiertas. A través de tda la infrmación pública en la web de la Universidad y en las platafrmas que sn abiertas. Infrmes y actas de reunines de ls cnsrcis. DESARROLLO - Gestión y Administración de platafrmas: Selección previa de la platafrma aprpiada Instalación, adaptación e Implementación Sprte y mantenimient y mejra Diseñ gráfic y aplicación de estil institucinal

13 - Gestión de ls Cntenids Prces técnic (Adquisición, descripción y maquetación) Gestión de Prpiedad Intelectual y Prtección de Dats Persnales Revisión y mantenimient de cntenids Mantenimient de ficher de usuaris Mantenimient y gestión de incidencias - Usuaris Asesramient Frmación - Visibilidad Campañas de Marketing y Difusión Cperación cn Institucines y Cnsrcis 3. Fechas de interés (etapas): Plan de acción / Objetivs (Anual) Reunines de seguimient de Grup Prducción Institucinal (Mensuales) Reunines de seguimient de Equip de Dirección (Trimestrales) Reunines de seguimient de Líneas estratégicas (Semestrales) 4. Respnsables: Respnsable de la Unidad Clabración en ls bjetivs de bibliteca relativs a prducción institucinal Planificación y distribución de las actuacines Seguimient y crdinación de las mismas Actualización de indicadres y evaluación Difusión Crdinadres de pryects Gestión y mantenimient técnic y de cntenids Realización de planes de mejra y cnsecución de bjetivs

14 Reslución de incidencias Frmación y asesramient a usuaris Obtención de dats y estadísticas 5. Dcuments /y frmularis, así cm bases de dats: Identificación del Registr Códig prces relacinad Tip sprte y tiemp de archiv Respnsable de su custdia hasta enví a Archiv General Actas de reunines Grup Prducción Institucinal Prcedimients Pryects: Prtal, AulaGlbal2 E Archiv, OCW A AAB0 A AAB0 Intranet Intranet Estadísticas e Indicadres A AAB0 Indig Resultads: Memria de Actividades (Web) 6. Indicadres prpuests A AAB0: Númer de access al prtal OCW UC3M Númer de access al E archiv Númer de access a la web UC3M (infrme estadístic) Númer de usuaris/prveedres de cntenids de las platafrmas Númer de cntenids publicads / Usuaris Númer de curss impartids / Usuaris Númer de dcuments de difusión elabrads En febrer de 2009, ANECA ha emitid infrme psitiv verificand el SGIC-UC3M cm el sistema para el seguimient de nuestrs títuls acreditads. Se ha iniciad la implantación del mdel en tds ls Centrs de la Universidad Carls III de Madrid durante el curs , aunque se encuentra aún en un estad incipiente en el Centr de Pstgrad.

15 Ls dcuments que integran el SGIC-UC3M explican la relación entre ells sn: Manual del Sistema de Garantía Interna de Calidad. Mapas y Catálg de Prcess: 8 directrices (de la 0 a la 7, siend esta última de cntrl de dcumentación y meta-evaluación periódica de revisión del SGIC-UC3M) y 65 prcess (7 estratégics, 14 claves y 44 de apy). La Bibliteca ha desarrllad ls prcess de Nivel 1 y 2 que se le pedían en esta fase y ha llevad a cab en alguns de ells el nivel 3. El Grup de Servicis y la Unidad Técnica de Calidad sigue trabajand para el desarrll cmplet de ls prcess y la revisión periódica de ls misms. Durante td este prces la Bibliteca ha detectad que: - Ls prcess que se realizan sbre la clección impresa y audivisual están más establecids que aquells que se realizan sbre la electrónica - La asunción del prces técnic de determinads materiales n se ha prducid de frma cmpleta pr ls biblitecaris de ls centrs - La dependencia de diverss distribuidres y platafrmas externas de infrmación y las características de infrmación web dificulta la recgida de dats de us pr perfiles detallads para cruzarls en Indicadres adecuads - La ampliación de servicis presenciales ha cnllevad la multiplicación de punts de atención en las biblitecas de centr y diversificación de frmas de servici - La relación cn el PDI cm prveedres de cntenids n está frmalizada del td Debid a ell la Bibliteca está trabajand en un ajuste rerganizativ en trn a: Asunción de nuevas tareas, simplificación de trámites y prcess y cmunicación cn PDI que afectarían sbre td a Unidades de prces y Grups Recurss de infrmación y a la reducción e integración de punts de atención así cm a la integración en l psible de la gestión de ls servicis a través del SGIB l que afectaría a las Unidades de Atención a usuaris. Del mism md se detecta la necesidad de recabar mayr infrmación de ls usuaris a través de la realización de encuestas que ahnden más que las realizadas a nivel de Servicis de la universidad.

16 NOTAS 1) Standards and guidelines fr quality assurance in the Eurpean Higher Educatin Area ENQA 3a ed ) Guía para el diseñ de SGIC de la Frmación Universitaria Dc01