MODELO DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS EN PYMES DE SERVICIOS DE INGENIERÍA

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1 Universidad del Bí-Bí revista Ingeniería Industrial-Añ. 11 Nº2: 5-18, 2012 Mdel de administración de pryects en Pymes...Verdug y Salazar MODELO DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS EN PYMES DE SERVICIOS DE INGENIERÍA PROJECT MANAGEMENT MODEL FOR SMALL SIZES ENGINEERING SERVICES Daniel Verdug Gnzález 1, Eduard Salazar Hrnig 1, RESUMEN En el presente trabaj se desarrlló un mdel de administración de prtafli de pryects para PYMES de servicis de ingeniería; para ell se cnsiderarn ds punts imprtantes: la deinición de prcedimients interns para una retralimentación de infrmación de pryects inalizads y una estructura de apy a la dirección del prtafli, para asignar y cntrlar aprpiadamente ls distints tips de recurss. Se cnsiderarn ls aspects teórics y técnics de la nrmativa PMBOK y de la metdlgía PRINCE2, y se entrega una prpuesta para su implementación mediante herramientas de sftware actuales. De la cmparación, basada en las necesidades y limitación que pseen las PYMES, se aprecia que PMBOK y PRINCE se alinean, cmplementándse entre sí. En cuant a las herramientas infrmáticas, Micrsft Excel y Micrsft Access pueden ser utilizadas cm herramientas de difusión de infrmación y Micrsft Prject cm una herramienta de apy para gestinar ls diverss pryects desde su inici hasta su cierre frmal. Aun cuand existe una resistencia al cambi pr parte de ls miembrs de la rganización, ésta puede ser superada pr medi de estrategias para el prces de cambi, que expliquen la funcinalidad y ls beneicis del nuev sistema. Palabras Claves: Administración de pryects, PYMES de servicis de ingeniería, Gestión de pryects, prcess de cambis, PMBOK, PRINCE2. ABSTRACT In this paper a prject prtfli management mdel fr services engineering PYMEs is develped, cnsidering tw imprtant pints, the deinitin f internal prcedures fr infrmatin feedback f cmpleted prjects and the supprt structure t manage the prtfli, t assign and cntrl prperly the different types f resurces. Theretical and technical aspects f the PMBOK rules and PRINCE2 methdlgy are cnsidered, and a prpsal fr implementatin with current sftware tls is develped. Based n the needs and limitatins f PYMEs, the cmparisn between PMBOK and PRINCE2 shws that PMBOK and PRINCE2 cmplement each ther. Micrsft Excel and Micrsft Access can be used as tls fr disseminating infrmatin and Micrsft Prject as supprt tl fr managing the prtfli frm inceptin t frmal clse. Althugh there is a natural resistance t change in the rganizatin, this can be vercme thrugh strategies fr the change prcess by explaining the functinality and beneits f the new system. Keywrds: Prject management, engineering PYMEs, prject management, change prcesses, PMBOK, PRINCE2. 1 Departament de Ingeniería Industrial, Universidad de Cncepción, Cncepción, Chile. Autr para crrespndencia: esalazar@udec.cl Recibid: Aceptad:

2 Universidad del Bí-Bí revista Ingeniería Industrial-Añ. 11 Nº2: 5-18, 2012 Mdel de administración de pryects en Pymes...Verdug y Salazar INTRODUCCION A medida que las rganizacines requieren administrar de frma simultánea prtaflis de pryects, el entrn de su actividad empresarial se trna más cmplej, las persnas deben integrar diverss equips de trabaj, llevand a la gestión de pryects a nuevs desafís y a tener que tmar decisines cn prntitud (Marjlein y Ralph, 2011). De l cntrari se vlverán más frecuentes ls retrass, generand un impact negativ en el rendimient rganizacinal, en su gestión (Stilling y Eskerd, 2008) y en ls plazs planiicads (Yaghtkar y Gil, 2011). Es pr ell que tiene un rl imprtante la madurez peracinal que psean ls equips de pryects (Andersen y Jessen, 2003), la que cuand es adquirida prprcina alts niveles de calidad, disminuyend ls riesgs y un aument en la cniabilidad de sus prducts y servicis, td est pr medi del us de técnicas y metdlgías de gestión que pueden ser adaptadas al negci (Zdanytė y Neverauskas, 2011), las que tienen que ser cnsensuadas pr la alta directiva para que se lgre el respectiv éxit (McHug y Hgan, 2011). En el añ 2006 se cnfrmó un cmité a carg del diseñ de la nueva nrma ISO/DIS 21500, cm herramienta estándar de la gestión de pryects a nivel internacinal, del que ha emanad un brradr de libre dispsición; en éste se fundamentan ls aspects teórics y técnics de un estándar de administración de pryects resumids en la nrmativa PMBOK (Prject Management Bdy f Knwledge, que crrespnde a una nrmativa estándar estadunidense de administración de pryects, desarrllad pr la entidad Prject Management Institute (PMI). La misma cmprende ds grandes seccines: la primera sbre ls prcess y cntexts de un pryect, la segunda sbre las áreas de cncimient especíic de su gestión. La nueva nrma tiene fecha de publicación para agst del añ 2012, según se especiica en la página icial de la Internatinal Organizatin fr Standardizatin (ISO). Así, también, pdems mencinar el PRINCE2, que es una metdlgía de gestión de pryects que cubre la administración, cntrl y rganización para td tip de pryects; fue creada inicialmente pr la CCTA (Central Cmputer and Telecmmunicatins Agency), y actualmente se encuentra baj el aler de la OGC (Ofice f Gvernment Cmmerce) a la que pertenece su marca registrada. Así cm la administración y gestión de pryects ha lgrad despertar gran interés a nivel internacinal, cm un mecanism de psicinamient en ls mercads altamente cmpetitivs, se ha vuelt necesari implementarl a nivel nacinal, especialmente en las PYMES, las que juegan, y a futur jugarán aún más, un papel imprtante en el desarrll ecnómic y scial de ls países; pr este mtiv es imprtante apyarlas, para que puedan alcanzar sus bjetivs estratégics de frma exitsa (Turner et al., 2010). Baj este cntext, el estudi se centra en las PYMES de servicis de ingeniería que psean tres áreas, y un área se diversiicará en tres sub-áreas. Est pr ls múltiples pryects que tiene que gestinar simultáneamente y la relación que pseen cn la estructura rganizacinal cuand se presentan limitantes en ls tips de recurss, cnvirtiéndse en un ret imprtante que actualmente deben afrntar ls niveles gerenciales. Para td est se iniciará cn una cmparativa entre las ds literaturas, para seleccinar aquellas técnicas y herramientas que mejr se integren a ls prcedimients interns, y lueg analizar ls distints sftware que frece el mercad para deinir ls más cmpetentes en cuant a sus frtalezas y limitacines, para cntinuar cn el diseñ del mdel de administración de pryects, en base al sistema de infrmación de pryects inalizads y al de dirección de pryects, para inalizar cn la deinición de ls rles, las estrategias necesarias para la resistencia al cambi y la implementación del cambi de administración. 6

3 Universidad del Bí-Bí revista Ingeniería Industrial-Añ. 11 Nº2: 5-18, 2012 Mdel de administración de pryects en Pymes...Verdug y Salazar Similitudes y Diferencias de PMBOK y PRINCE2 Antes de efectuar una cmparación hay que tener una cnsideración previa de que el PMBOK es una nrma recncida internacinalmente para la prfesinalización de la administración de pryects, que deine y desarrlla el cuerp del cncimient que un jefe de pryect exits debe entender y ser capaz de practicar, mientras que PRINCE2 es una metdlgía estructurada para la gestión de pryects, se centra en mejrar las prbabilidades de éxit en el desarrll de pryects y deinición de ls rles, per ambs sn métds estructurads para que la gerencia de pryects pueda trabajar eicazmente en cualquier tip de pryect(suárez, 2010). Aun cuand PMBOK y PRINCE2 tienen rígenes y fundaments distints, pseen similitudes que permiten integrar el cncimient entre ambas metdlgías, tal cm: Se basan en buenas prácticas: previ a cualquier publicación, desarrllan un estudi de mercad respect a cóm se está aplicand la nrma el métd, qué incnvenientes se encuentran y qué prcess, fases herramientas sn mens efectivas y que requieran cambis simplemente su eliminación. Sn aplicables a pryects de cualquier tamañ y sectr: usan un vcabulari cmún que permite entender ls cncepts e ideas, facilitand el intercambi de infrmación; se basan en cóm cnseguir ls prducts y n en cóm desarrllar las tareas actividades. Aún cuand PMBOK y PRINCE2 cuentan cn un númer distint de prcess, ésts se agrupan en la tabla 1, cnfrme a la similitud de bjetivs. Tabla 1. Cmparación de Prcess PMBOK / PRINCE2 N PMBOK PRINCE2 1 Inici Puesta en marcha de un pryect Inici del pryect Dirección de un pryect 2 Planiicación Inici de un pryect Gestión de la entrega de prducts 3 Ejecución Cntrl de una fase Gestión de la entrega de prducts 4 Seguimient y Cntrl Dirección de un pryect Cntrl de una fase Gestión de ls límites de fases 5 Cierre Gestión de ls límites de fases Cierre de un pryect En la tabla 2 se agrupan las áreas de cncimient de PMBOK y ls cmpnentes de PRINCE2, baj bjetivs similares para cmprender la relación existente entre ells. Tabla 2. Áreas de Cncimient (PMBOK) y Cmpnentes (PRINCE2) Áreas de Cncimient (PMBOK) Integración Alcances, tiemp y cst Calidad Riesg Cmunicación Recurs Human Adquisicines Cmpnentes (PRINCE2) Gestión del cambi Planes, Business Case Calidad, Gestión de Cniguracines Riesg Cntrl Organización N abarca 7

4 Universidad del Bí-Bí revista Ingeniería Industrial-Añ. 11 Nº2: 5-18, 2012 Mdel de administración de pryects en Pymes...Verdug y Salazar En la deinición de un pryect se aprecian ciertas diferencias. PRINCE2 se reiere a una rganización y un esfuerz tempral que se crea cn el prpósit de entregar un más prducts y/ servicis; deine aprpiadamente ls rles y respnsabilidades, aplica la gestión pr excepción, que es delegar las actividades tareas a un respnsable, se encuentra enfcad en el business case más que cnseguir la inalización del pryect, cnsidera ls stakehlders en la tma de decisines durante el pryect (Suárez, 2010). PMBOK, pr tr lad, prprcina una mayr descripción de herramientas y técnicas que facilitan la dirección de ls pryects, cnsidera ls recurss utilizads para cnseguir una adecuada nivelación de ls recurss durante la ejecución de ls pryects, incrpra la gestión de adquisicines describiend ls prcess necesaris para efectuar la cmpra de algún prduct servici, cnsidera cóm cntrlar prcess de dirección, etc. Tal vez la diferencia más imprtante es que PMBOK se encuentra rientad al prject manager, mientras que el PRINCE2 a la rganización. Entre las variables de dirección de pryects que se aprecian en la tabla 3, el PMBOK n incluye el cncept de beneici, que al n cuantiicarl en términs ecnómics se puede hablar de satisfacción del cliente, per sí incrpra la variable recurss, prprcinand las herramientas de cóm administrarls y gestinarls. Tabla 3. Variables de Dirección de Pryects PMBOK / PRINCE2 PMBOK PRINCE2 Presupuest Cst Crngrama Calendari Calidad Calidad Alcance Alcance Riesg Riesg --- Beneici Recurss --- Gestión de Pryects Un prtafli de pryects es un cnjunt de pryects, prgramas u trs trabajs que sn agrupads para facilitar su gestión y de cumplir cn sus bjetivs estratégics (PMI, 2008), ls que n tienen que ser necesariamente interdependientes estar directamente relacinads. Ls prtaflis se gestinan baj la base de metas especíicas cm la maximización de las utilidades, la evaluación de la inclusión de algún nuev pryect la exclusión prtuna de algún pryect que n cumpla cn ls bjetivs estratégics de la rganización. Ls directres equips de pryects sn, en general, ls respnsables de administrar y gestinar ls prtaflis, debiend realizar ls prcess de identiicación, prirización, autrización, evaluación y selección de ls pryects cm l mencina (PMI, 2008); para ell existen diverss métds de valración de la inversión. Una rganización que decida pasar de la administración tradicinal a una de gestión pr pryects, enfrenta un cambi. El prces implica el pas de una situación inicial a una situación deseable (García y Rlsma, 2006), pr medi de tres etapas: Etapa de descngelar: En esta etapa se deja clar a ls miembrs de la rganización la 8

5 Universidad del Bí-Bí revista Ingeniería Industrial-Añ. 11 Nº2: 5-18, 2012 Mdel de administración de pryects en Pymes...Verdug y Salazar necesidad de cambi. Es clave para reducir la resistencia. Pr ell debe transmitirse, de la manera más clara y adecuada psible, l que se quiere lgrar. Etapa de mvimient: En esta etapa se fmentan ls nuevs valres, actitudes y cmprtamients entre ls miembrs de la rganización. Entre las principales actividades se encuentra la difusión del pryect para la implementación del cambi; el cmunicar a ls miembrs afectads, plantearles ls rets, frmarls y entrenarls en las nuevas habilidades, y desarrllar mecanisms de retralimentación que permitan acceder a infrmación del nuev sistema implementad. Etapa de re-cngelar: En esta etapa se cnslida l aprendid, transfrmad en nrma el nuev patrón de cmprtamient, utilizand mecanisms de apy y refuerz. El cambi rganizacinal se maniiesta cm un mecanism de adaptación a las cambiantes cndicines del medi intern y/ extern, que caracterizan a las rganizacines exitsas, pr medi de prcess de aprendizaje, que requieren: La vluntad decidida pr parte de ls respnsables, que quieren hacer las csas de una manera diferente. Pr ell, este nuev prpósit tiene que incluir la misión, visión y plíticas rganizacinales. La deinición precisa de aquell que se quiere cambiar. La atención, tant de ls aspects técnics cm humans. METODOLOGÍA La metdlgía de trabaj para elabrar la prpuesta cntempló una primera etapa, dnde se analizó una variedad de sftware de dirección de pryects que permitieran incrprar en un sistema de infrmación ls pryects ya desarrllads pr la empresa, que sustenten las áreas de cncimient de PMBOK y ls cmpnentes de PRINCE2, Se cntinua cn una segunda etapa que deinió el diseñ del mdel de administración de un prtafli de pryects que mejr se acmdara a las necesidades de una PYME de servicis de ingeniería. Lueg, en una tercera etapa se deinió el rl de cada miembr de la rganización, la estrategia que permita abrdar la resistencia al cambi y el mecanism de implementación. Td est en base a que la funcinalidad del sftware, la facilidad de su us, la calidad de la infrmación que se genera, el tamañ de la rganización, la experiencia del usuari y la cmplejidad de ls pryects, tiene un impact psitiv sbre el us de sftware pr parte de ls prfesinales del pryect (Saeed et al., 2008). Además, se cnsideró el hech de que ls jefes de pryect pueden ser inluenciads pr prejuicis al mment de la tma de decisines de asignación de recurss (Perks, 2007). Est puede ser especialmente perjudicial si se gestina una amplia gama de pryects, l que sugiere la necesidad de garantizar una representación adecuada inter-funcinal, junt cn que ls gerentes puedan aplicar ls criteris frmales de evaluación que favrecen la entrada multifuncinal. Ests enfques sn pertinentes en la nueva cartera de prducts servicis. 9

6 Universidad del Bí-Bí revista Ingeniería Industrial-Añ. 11 Nº2: 5-18, 2012 Mdel de administración de pryects en Pymes...Verdug y Salazar Análisis de Sftware de Dirección de Pryects y de Recuperación de Dcuments Se analizan en una primera instancia ls sftware de dirección de pryects que el mercad frece, y lueg ls que permiten agilizar la recuperación de infrmación en ls servidres. En la última década se han cmplementad las metdlgías y herramientas de dirección de pryects cn la ingeniería infrmática, permitiend a las rganizacines diseñar y desarrllar sus aplicacines, mediante: Sftware de us intern: herramientas que se sustentan en una base de dats para almacenar grandes cantidades de infrmes, estand su acces limitad al peril deinid para cada usuari; sn utilizads principalmente para la planiicación y cntrl dentr de ls equips del pryect. Entre ls más cncids se encuentra SAP y Primavera Oracle. Sftware de us extern: herramientas de sftware de las que existe un cncimient generalizad. Sn empleadas principalmente para prprcinar infrmación en reunines y la tma de decisines. Entre las más cncidas se encuentra Micrsft Excel, Micrsft Prject, Openprj y Open Wrkbench. En la tabla 4 se aprecian ventajas y desventajas de sftware de gestión de pryects mayrmente demandads pr el mercad (Abdullah et al., 2008). Micrsft Prject 2010 se muestra cm el sftware que mejr se cmplementa cn las necesidades de una PYME en cuant a csts y bjetivs de seguimient de un pryect, además de prprcinar infrmes que agilizan el análisis periódic de ls pryects pr parte de ls distints miembrs de la rganización. Pr tr lad, las PYMES de servicis de ingeniería generalmente n cuentan cn una base de dats de pryects desarrllads, pr l que requiere previamente de un levantamient de infrmación de ls dcuments almacenads en diferentes carpetas de un servidr cmputadres persnales. Para ell existen herramientas que permiten realizar un levantamient de infrmación, indexar ls archivs y deinir sus atributs más imprtantes; entre tras, se pueden mencinar Getflder (freeware), Directry Lister (licenciada), Widget Directry Print (licenciada) y Micrsft Excel (licenciada). Tabla 4. Ventajas y Desventajas de Sftware de Gestión de Pryects Sftware Ventajas Desventajas Diversidad de infrmes Alt cst de licencia Lidiar cn múltiples cntrats externs Pc Intuitiv Primavera P6 Peril de usuari Administrar pryect altamente cmplejs Multi-pryects Rbustez Presentación de infrmes de manej intuitiv Cst de licencia integración cn herramientas de Micrsft Ofice Peril de usuari Micrsft Prject Se Puede integrar cn dats ODBC Intuitiv Multi-pryects Fácil Presentación de infrmes Pc detalle en ls infrmes OpenPrj N tienen Cst N psee integración cn tr Sftware Similar interface a Micrsft Prject Intuitiv Fácil intercambi entre vistas N psee integración cn tr Sftware Open Wrkbench N tiene cst N tiene Asistente de infrmes Intuitiv De las herramientas mencinadas, Micrsft Excel es, en rigr, una aplicación de la familia de Micrsft Ofice para administrar hjas de cálcul, per que incluir entre sus cmplements 10

7 Universidad del Bí-Bí revista Ingeniería Industrial-Añ. 11 Nº2: 5-18, 2012 Mdel de administración de pryects en Pymes...Verdug y Salazar el lenguaje de prgramación VBA (Visual Basic fr Applicatins) aumenta la capacidad de autmatizar tareas y funcines deinidas mediantes macrs; est hace psible diseñar macrs que indexen ls archivs de un directri, especiicand atributs básics prprcinads pr el sistema perativ y atributs especíics que deben ser ingresads en frma manual pr medi de la revisión de cada un de ls dcuments (directamente desde la aplicación mediante un hipervíncul integrad sin la necesidad de salir del prgrama), psibilitand la exprtación de la infrmación en diverss frmats (XLMS, text, HTML, CSV, etc.). El frmat de ls archivs de ls distints prgramas es exprtable a Micrsft Access, que permite crear archivs de bases de dats relacinales y gestinarls mediante una interface gráica simple, que a su vez hace psible manipular ls dats en frmat de tablas, realizar cnsultas que relacinan diferentes tablas, diseñar frmularis para el ingres, edición y búsqueda de dats vinculads, y elabrar infrmes de presentación. Al frmar parte de la familia de Micrsft Ofice, muchas empresas cuentan cn licencia de Micrsft Access (Saeed et al., 2008), pr l que n deben incurrir en gasts adicinales. Diseñ del Mdel de Administración de Pryects En base a la infrmación prprcinada pr el análisis de la etapa 1, se diseñó un mdel de administración de prtaflis de pryects que cmprende, pr un lad la infrmación de ls pryects ya desarrllads, y pr tr lad un sistema de dirección de pryects para frtalecer el desarrll de ls distints prcess, (Figura 1), que permita generar un sistema de retralimentación de infrmación para futurs pryects, centrándse en la acción práctica, la experiencia vivida, la calidad de la interacción scial y cmunicativa, en función y estructura del ambiente de trabaj del pryect (Cicmil et al., 2006). Figura 1. Mdel Cnceptual del Sistema de Administración de Pryects Sistema de Infrmación de Pryects Desarrllads Del análisis realizad, la alternativa que mejr se cmplementa cn las bjetivs de una empresa cm la estudiada es Micrsft Excel 2010, que prprcina el mecanism de indexar 11

8 Universidad del Bí-Bí revista Ingeniería Industrial-Añ. 11 Nº2: 5-18, 2012 Mdel de administración de pryects en Pymes...Verdug y Salazar dcuments cnfrme a las necesidades de cada área de la empresa, pr medi de macrs creadas cn VBA para listar ls archivs de un directri en una hja de cálcul, detalland ls atributs en cada una de las clumnas (ls básics, prprcinads pr el sistema perativ, y ls especíics, que deben ser ingresads manualmente), para lueg exprtar la infrmación a una hja de Micrsft Access 2010, y inalmente transferir la infrmación a una base de dats diseñada cn Micrsft Access. Diseñ y desarrll del sistema de indexación de archivs Utilizar el lenguaje de prgramación VBA de Micrsft Excel para diseñar un sistema basad en macrs, e indexar ls dcuments de un directri. A cada clumna de la hja de dats se le asigna un atribut general y especíic. Atributs de infrmación básica : El sistema perativ prprcina infrmación básica de ls dcuments, la que será ingresada autmáticamente pr una macr al mment de listar ls dcuments, cm: Númer: númer crrelativ de archiv. Acción: hipervíncul al dcument en el servidr (permite ser abiert desde la hja). Nmbre del archiv: detalla el caliicativ que psee el dcument. Fecha de Mdiicación: especiicación tempral de la última mdiicación. Ruta: directri al que pertenece el dcument. Tip de Archiv: identiica el tip de archiv a través de su extensión. Atributs de infrmación especíica: cada archiv cntiene infrmación técnica que es relevante cncer, deinida a juici de ls experts. Ls atributs más imprtantes (ingresads manualmente pr medi de una revisión cmpleta e individual del dcument) sn: Área: área de la especialidad en la empresa a la que pertenece el dcument. Nmbre del pryect: nmbre (caliicativ) asignad a ls archivs de un pryect. Tip de pryect: clasiica al pryect de acuerd al criteri técnic desarrllad. Tip de Dcument: clasiica el dcument pr la infrmación cntenida y su frmat. Dcument: dcument desarrllad pr la empresa una entidad externa. Equip: señala a qué equip hace referencia el dcument. Rubr: clasiica el dcument respect al tip de cliente. Cliente: identiica al cliente al que está asciad el dcument. Cmentari: si el dcument psee algún alcance, se detalla si es necesari. Cn ls atributs deinids se prcede a crear las funcines que realizará cada macr: Listar ls dcuments de un directri especíic, en un rang de celda determinad pr la cantidad de atributs generales y especíics asignads. Especiicar cada un de ls atributs generales que serán utilizads (aquells prprcinads pr el sistema perativ). Especiicar cada un de ls atributs técnics que serán validads en una lista, para que al mment de ser ingresads manualmente se limite su edición. Cnslidación de infrmación en hja de cálcul Una vez indexads tds ls dcuments de cada cliente pr añ y almacenadas las planillas en carpetas pr añ, se prcede a agrupar tda la infrmación mediante Micrsft Excel cn macrs que realizan las siguientes funcines: 12

9 Universidad del Bí-Bí revista Ingeniería Industrial-Añ. 11 Nº2: 5-18, 2012 Mdel de administración de pryects en Pymes...Verdug y Salazar Listar autmáticamente de un directri las planillas de ls clientes de cada añ, utilizand cm únic atribut el nmbre del dcument. Revisar y veriicar la cantidad de hjas de cálcul que psee cada planilla listada, las que se transcriben junt a su nmbre en cada una de las clumnas. Cpiar la lista de dcuments de cada cliente en una nueva hja de cálcul. Ya cn un grup de planillas pr añ se prcederá a agruparlas cn el mism prcedimient que para ls clientes; así se cntendrá la infrmación en una sla hja de cálcul. Transferencia de infrmación y diseñ de frmularis Cn la infrmación agrupada en una hja de cálcul se exprta la infrmación a Micrsft Access, diseñand una interface gráica para manejar la base de dats a través de un sistema de cnsulta y de frmularis que permita buscar dcuments. Así, el usuari pueda deinir ls atributs generales especíics que necesite buscar de un dcument y btenga el direccinamient direct e inmediat al dcument, sin tener que intervenir en el servidr de la empresa. En la igura 2 se aprecia la interacción del sistema de infrmación de pryects entre el usuari y la base de dats en el servidr. Figura 2. Interacción del Sistema de Infrmación de Pryects Sistema de Dirección de Pryects El términ Sftware de Dirección de Pryects es una expresión que cubre una variada gama de herramientas de sftware utilizadas para la planiicación, seguimient y cntrl del presupuest de ls pryects, la asignación de sus recurss, la cnfección de dcumentación, permitiend el manej de un desglse de actividades de alta cmplejidad. Del análisis desarrllad y de las necesidades que presenta una PYME de servicis de ingeniería, la integración de Micrsft Prject cn las herramientas Micrsft Excel y Micrsft Access representa una de las pcines que mejr se cmpatibiliza cn ls bjetivs y alcances rganizacinales, y el grad de us de tecnlgías de infrmación en una PYME a un cst sustentable, para dar frma a un sistema de dirección de prtaflis de pryects. En la igura 3 se deine la estructura y participación de las distintas áreas de la empresa, basada en un sistema de planillas de Micrsft Prject. En la parte superir se aprecia el fnd de recurss, que crrespnde a una planilla que agrupa la ttalidad de recurss pr tip de trabaj, material y cst, que será cmpartida a cada área y sub-área en cada nuev pryect estándar de alta incertidumbre que se incrpre. Así, el sistema veriicará autmáticamente si la asignación de un recurs l sbrecarga en su jrnada de trabaj, y, pr l tant, cnvenga nivelarl en base a plazs unidades adicinales del recurs. Para agilizar el sistema se 13

10 Universidad del Bí-Bí revista Ingeniería Industrial-Añ. 11 Nº2: 5-18, 2012 Mdel de administración de pryects en Pymes...Verdug y Salazar diseñan planillas base para ls pryects que incluyen actividades estandarizadas, junt cn incrprarles el fnd de recurss, las que para pryects estándar se cpiarán y editarán en el cas que alguna actividad n se desarrlle requiera ingresar una nueva; para ls pryects nuevs, de alta incertidumbre, las actividades se detallarán e ingresarán en una planilla nueva a la que se le incrprará el fnd de recurss. Cn las actividades bien deinidas se prcederá a asignar cada tip de recurs y su duración tempral. Es imprtante que la planilla se almacene en la carpeta del cliente, para que el sftware actualice ls recurss que se encuentran cmpartids y veriique autmaticamente las sbreasignacines. Figura 3. Diagrama de Administración de las Planillas pr Área y Sub-Área La planilla del nuev pryect se incrpra a la planilla maestra; en el área de ingeniería, la planilla del nuev pryect se incrpra a la planilla maestra del sub-área crrespndiente (Figura 3) y cada planilla frmará parte de la planilla maestra del área. En las áreas de Medición y Gestión Ambiental, las planillas de ls nuevs pryects se agruparán únicamente en la planilla maestra del área. A medida que las áreas cmiencen a diversiicarse en sub-áreas, se generará su prpia planilla maestra, cm también al incrprarse a futur una nueva área en la empresa. Las planillas maestras se actualizan autmáticamente en el instante que la infrmación es editada actualizada en la planilla de cada pryect; es imprtante que ls equips de pryects, desde el instante que deinen las líneas base para la puesta en marcha, cmiencen a ingresar, a medida que inalizan las actividades, sus hras hmbre reales en la planilla del pryect, para desarrllar el análisis técnic ecnómic respect a l planiicad y extraer resultads cncrets de la infrmación general y especiica que prprcina el sftware. Lueg se faculta a ls subgerentes cn la planilla maestra pr área, y a ls equips de pryects cn las planillas maestras de sub-área, cuantiicar el seguimient y cntrl de ls pryects. Cm también es imprtante desarrllar un seguimient y cntrl glbal de ls pryects, las planillas maestras de cada área se cnslidan en la planilla maestra multi-área, facultand 14

11 Universidad del Bí-Bí revista Ingeniería Industrial-Añ. 11 Nº2: 5-18, 2012 Mdel de administración de pryects en Pymes...Verdug y Salazar únicamente al analista de pryects y al gerente general acces a esa infrmación de acuerd a las plíticas de seguridad dentr de la rganización. Deinición de Rles, Resistencia al Cambi e Implementación Deinición de Rles Cn el nuev sistema de administración de pryects, se tiene que deinir el acces a la infrmación que tendrán ls miembrs de la empresa en cada un de ls grups de prcess (OGC, 2009), l que reestructura el actual rganigrama rganizacinal al incrprar al analista de pryects (Figura 4). Figura 4. Organigrama cn Analista de Pryect Se tiene que deinir el nuev rl que tendrá cada un de ls miembrs del rganigrama: Ingeniers de Pryect: serán ls respnsables de crdinar y gestinar ls pryects que les fuern asignads, de deinir ls tips de recurss, la duración planiicada de cada una de las actividades, e infrmar al analista de pryects de la situación actual y del estad de avance del pryect, incrprará dentr de la planilla del pryect las hras hmbres reales. Subgerente de Área: serán ls respnsable de deinir el luj de trabaj, per dependiend de la cmplejidad del pryect; tendrán que puntualizarl en frma cnjunta cn el Gerente General. En ls pryects que le sn asignads deinirán al equip de pryect. Gerente General: será respnsable de deinir el mecanism de trabaj en ls pryects en dnde interactúan distintas áreas y, en el cas que exista una alta cmplejidad, l deinirá en frma cnjunta cn ls Subgerentes de Área. Tendrá acces a la infrmación cnslidada de tds ls pryects, pudiend acceder a las planillas maestras. Analista de Pryects: será el respnsable de mnitrear el avance, cntrlar y gestinar el cumplimient de ls cmprmiss y actividades de tds ls pryects, además de crdinar cn ls equips de pryects la frma de transcribir las hras hmbre reales en las planillas del pryect (en situacines en las que se desarrllen actividades en terren que escapen a la jrnada semanal estándar). Además, deberá infrmar al Gerente General y a 15

12 Universidad del Bí-Bí revista Ingeniería Industrial-Añ. 11 Nº2: 5-18, 2012 Mdel de administración de pryects en Pymes...Verdug y Salazar ls Subgerentes de Área, la situación actual de tds ls pryects en relación a cmprmiss, csts, plazs y alcances. Estrategias para el Prces de Cambi La resistencia al cambi se presenta, en general, en circunstancias que se requiere cambiar la cnducta habitual de un grup de individus de una rganización. Si bien es ciert que esta resistencia se puede manifestar abiertamente cuand el mand medi n l exige, cuand el mand superir n asigna suicientes recurss para prducir el cambi, es más frecuente que ésta se maniieste de frma encubierta (García y Rlsma, 2006). Ls mtivs que pueden casinar la resistencia al cambi es n saber de qué se trata éste, creer que n se pdrá adecuar al cambi, simplemente n estar dispuest al cambi. Pr l que se debe estructurar una estrategia que permita agilizar el prces de cambi, y que cntempla la realización de la siguiente secuencia de actividades: Evaluar la dispsición al cambi en la rganización. Articular una clara visión del cambi. Cmunicar la necesidad de cambi. Generar el cmprmis de ls líderes. Alinear la situación de cambi cn ls valres culturales. Facilitar la participación en la creación del nuev sistema. Evaluar la evlución y ls resultads btenids. Implementación del Cambi de Administración Cm las PYMES nrmalmente n cuentan cn un Analista de Pryects, éste se debe incrprar a la rganización para que inicialmente sól veriique que cada miembr de ls equips de pryects en cada área registre crrectamente las hras hmbre reales en la planilla del pryect, y asistir a ls subgerentes de área y gerente general en la extracción de infrmación. Gradualmente le serán delegadas al Analista de Pryects tareas y respnsabilidades que en principi eran respnsabilidad de ls Subgerentes de Área, además de desarrllar y cnslidar el us del sistema de dirección de pryects, incrprand también nuevas herramientas cm el cuadr de mand integral y un sistema autmatizad de cntrl de dcuments. Pr el lad de la resistencia al cambi se deben desarrllar las estrategias para que el prces de cambi refuerce el prces de alineación de la situación de cambi cn la cultura de trabaj en la rganización, evitand que las persnas crean que deben utilizar ambs sistemas a la vez, pr n cncer ls beneicis del nuev sistema, incurriend en mayr cst de tiemp y trabaj. Una capacitación cm rganización ttal (grupal) e individual respect de las funcinalidades cn diferentes niveles de prfundidad, de acuerd a la función que cada persna desempeña (McHug y Hgan, 2011). CONCLUSIONES En el presente trabaj se utilizan algunas técnicas y herramientas prprcinadas pr la nrmativa PMBOK y la metdlgía PRINCE2, recncidas internacinalmente y muy utilizadas en la práctica, y se aplican para desarrllar un mdel de administración de prtaflis de pryects en una PYME de servicis de ingeniería. Se prpne la integración de herramientas cm planillas y bases de dats, cn un sftware de dirección de pryects que facilite el 16

13 Universidad del Bí-Bí revista Ingeniería Industrial-Añ. 11 Nº2: 5-18, 2012 Mdel de administración de pryects en Pymes...Verdug y Salazar trabaj de cntrl de recurss en la rganización, mejrand la planiicación de ls csts y plazs, y la nivelación de ls recurss en el tiemp, cm también cuantiicar técnicamente el avance de pryects que se desarrllen simultáneamente. El mdel de administración de prtaflis de pryects se puede incrprar paulatinamente en una rganización pr medi del sftware Micrsft Prject, que facilita la administración de múltiples pryects, integrand Micrsft Excel y Micrsft Access para cnfrmar un sistema de infrmación de pryects a un cst de licencia que pueden sustentar las PYMES. Si bien puede existir alguna resistencia al cambi pr ls miembrs de la rganización, ésta puede ser superada realizand un prgrama de inducción que explique la funcinalidad esperada y beneicis del nuev sistema. Aun cuand en gran parte se trata de beneicis intangibles y difíciles de cuantiicar, las ventajas que frece respect de la planiicación y cntrl de recurss en la empresa, la calidad de la ejecución y cumplimient de plazs cn ls clientes, pne a una empresa en una psición cmpetitiva difícil de superar. Actualmente, una rganización que busca desarrllar nuevs negcis y que se enfrenta a una creciente demanda de sus servicis, un sistema de administración de un prtafli de pryects le permite adaptarse a ls cambis, adquiriend una ventaja estratégica al licitar nuevs pryects. Una vez implementad el mdel, se cnfrmará una herramienta de apy interna a la gestión de ls pryects desde un punt de vista más técnic. Pr un lad, se lgrará extraer infrmación cntable de las distintas herramientas infrmáticas, l que permitirá tener una visión más glbal de las distintas etapas, permitiend anticiparse al cntrl de cambi n planiicad y, pr tr lad, prprcinará infrmación de pryects ya inalizads, l que agilizará y mejrará en alguns cass la planiicación de ls nuevs pryects aprbads. Est tiene directa relación a que la infrmación será almacenada en una base de dats, permitiend así a ls nuevs y vigentes miembrs de la rganización cntar cn la infrmación cuand l encuentren pertinente. Cm se cntará cn infrmación más técnica, sería imprtante estudiar la psibilidad de cmplementar el mdel cn un Balanced Screcard institucinal; est prprcinará un rden en base a ls bjetivs estratégics rganizacines y a las perspectivas de la metdlgía, junt cn analizar cuál sería la mejr alternativa de implementación en cuant a las estrategias de prcess de cambis que se adapten de mejr frma a las PYMES. REFERENCIAS ANDERSEN, E y JESSEN, S. Prject maturity in rganizatin. Internatinal Jurnal f Prject Management, 2003, vl. 21, n. 6, pp ABDULLAH, A; ANBARI, F; MONEY, W. Impact f rganizatinal and prject factrs n acceptance and usage f prject management sftware and perceived prject success. Prject Management Jurnal, 2008, vl. 39, n. 2, CICMIL, S; WILLIAMS, T; THOMAS, J; HODGSON, D. Rethinking Prject Management: Researching the actuality f prjects. Internacinal Jurnal f Prject Management, 2006, vl. 24, n. 8, pp

14 Universidad del Bí-Bí revista Ingeniería Industrial-Añ. 11 Nº2: 5-18, 2012 Mdel de administración de pryects en Pymes...Verdug y Salazar GARCÍA, P Y ROLSMA, D. Gestión de la resistencia al cambi en la implantación de la cultura preventiva. [en línea] [Fecha de cnsulta: el 10 febrer 2011]. Dispnible en: McHUG, O; HOGAN, M. Investigating the ratinale fr adpting an internatinally-recgnised prject. Internatinal Jurnal f Prject Management, 2011, vl. 29, n. 5, pp MARJOLEIN, C.J; RALPH, J.J.M. The effects f Prject Management Infrmatin Systems n decisin making in a multi prject envirnment. Internatinal Jurnal f Prject Management, 2011, vl. 30, n. 2, pp OGC. Ofice f Gvernment Cmmerce. Managing Successful Prjects with Prince [UK]. 5ª ed. PERKS, H Inter-functinal Integratin and Industrial New Prduct Prtfli Decisin Making: Explring and Articulating the Linkages. Creativity and Innvatin Management, vl.16, n. 2, pp PMI. Prject Management Institute. A Guide t the Prject Management Bdy f Knwledge Pensilvania, USA. 4ª ed. SAEED, A; ANBARI, F; MONEY, W. Impact f Organizatinal and Prject Factrs n Acceptance and Usage f Prject Management Sftware and Perceived Prject Success. Prject Management Jurnal, 2008, pp STILLING, B y ESKEROD, P. Prject prtfli management There s mre t it than. Internatinal Jurnal f Prject Management, 2008, vl. 26, n. 4, pp SUÁREZ, L. Estudi de la metdlgía de Gestión de Pryects PRINCE2. Tesis de Titulación. España: Universidad de Málaga, Dpt. Lenguajes y Ciencias de la Cmputación, Málaga, TURNER, R; LEDWITH, A; KELLY, J. Prject management in small t medium-sized enterprises: Matching prcesses t the nature f the irm. Internatinal Jurnal f Prject Management, 2010, vl. 28, n. 8, pp YAGHOOTKAR, K; GIL, N. The effects f schedule-driven prject management in Multi-prject envirnments. Internatinal Jurnal r Prject Management, 2011, vl. 30, n. 1, pp ZDANYTĖ, K; NEVERAUSKAS, B. The theretical substatin f prject management challenges. Ecnmics and Management, 2011, 16, n.1, pp