SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE PROYECTOS Y PROGRAMAS

Transcripción

1 PROCEDIMIENTO SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE PROYECTOS Y PROGRAMAS 1. INTRODUCCION (MOTIVACIÓN Y CONTEXTO) 2. NORMATIVA DE REFERENCIA 3. ALCANCE (TEMÁTICO Y GEOGRÁFICO) 4. PRINCIPIOS BÁSICOS 5. APLICACIÓN DE LA POLÍTICA El dcument que presentams a cntinuación es de bligad cumplimient pr tds ls miembrs del departament de pryects de cada representación y de la sede central; así cm también l es para aquellas persnas que trabajan en clabración directa cn éste. 1. INTRODUCCION (MOTIVACIÓN Y CONTEXTO) El sistema de Seguimient y Evaluación de pryects y prgramas es una guía para mnitrizar y evaluar ls pryects. El prpósit de este manual es ser una guía acerca de ls cmpnentes del seguimient y la evaluación del Cnsej Interhspitalari de Cperación (en adelante CIC). Se trata de un dcument básic para el trabaj que debe ser cumplid pr tdas las persnas que intervienen en este prces (técnicas/s de pryects, crdinadres de pryects, evaluadres, persnal administrativ, etc.), en función de sus respnsabilidades. El bjetiv del presente prcedimient es mejrar el funcinamient y trabaj intern de la entidad en sus prcess de seguimient y evaluación de las intervencines sbre las que se trabaja en el CIC. Se pretende cn ell garantizar el fluj periódic de infrmación hacia la mejra de la gestión y la tma racinal de decisines. Ns

2 encntrams cn una herramienta de apy para abrdar el prces de administración de pryects en su plaz de duración. El CIC entiende el seguimient y la evaluación cm un trabaj sistemátic y bjetiv sbre el desarrll y ejecución de un pryect prgrama. El seguimient supne una bservación cntinuada y periódica de la implementación del prgrama para garantizar que las intervencines respnden al bjetiv de las mismas de acuerd a la planificación definida. La evaluación supne un análisis sistemátic para determinar la eficiencia, eficacia, impact, sstenibilidad y relevancia de ls bjetivs planteads. La evaluación prprcina infrmacines útiles y creíbles. Es respnsabilidad de la entidad integrar las enseñanzas extraídas en las decisines futuras. El prcedimient de Seguimient y Evaluación se crea para: Psibilitar la existencia de un prcedimient para el desempeñ en este sentid de las intervencines del CIC. Mejrar la calidad y el acces de infrmación interna y externa. Obtener dats transparentes, bjetivs y cmprensibles. Obtener infrmación bjetiva y dats cncrets sbre la ejecución de la intervención que se mnitriza. Determinar la: Eficiencia: si ls resultads btenids sn adecuads a ls bjetivs del pryect, también si ests resultads llegan a ls beneficiaris de frma psitiva Eficiencia: si ls resultads btenids sn adecuads cn ls recurss (humans, financiers, materiales, etc ) que se utilizan durante la ejecución del pryect. Pertinencia: si el pryect es adecuad a las necesidades y a las priridades de la pblación beneficiaria. Impact Viabilidad: abrdaje del prces de sstenibilidad 2. NORMATIVA DE REFERENCIA Estatuts Cnsej Interhspitalari de Cperación Códig de Cnducta de las ONGD para el desarrll Mdel de cnveni cn cntrapartes Nrmas de gestión, seguimient y evaluación autnómicas Marc General de la AECID para pryects, cnvenis y accines de cperación Nrmativa específica de seguimient de pryects, cnvenis y accines de cperación AECID Guía cnslidada de aplicación de la nrmativa AECID 3. ALCANCE TEMÁTICO Y GEOGRÁFICO El prcedimient de Seguimient y Evaluación es un dcument de aplicación a tdas aquellas intervencines que respnden a las líneas de intervención del Cnsej Interhspitalari de Cperación: Acmpañamient a la administración general de ls sistemas de salud en prgramas y plíticas de salud, desarrll y mejra de ls sistemas de gestión. Frmación y especialización de ls recurss humans necesaris para el funcinamient de ls sistemas de salud. Apy a ls recurss financiers y su gestión a través de criteris de eficacia y eficiencia en ls servicis de salud. Prestación directa de servicis de salud, únicamente cuand las intervencines l requieran El prcedimient de Seguimient y Evaluación es un dcument de aplicación a tds aquells países de intervención cn la siguiente especificidad:

3 Mzambique: Frtalecimient institucinal Frmación de Recurss Humans Salud infantil Salud maternal VHI/Sida Educación para la salud Energías renvables Agua y saneamient Angla: Cab Verde: España: Frtalecimient institucinal Frmación de Recurss Humans Salud infantil Salud maternal Gestión hspitalaria Sistemas estadístics Frtalecimient institucinal Frmación de Recurss Humans Gestión hspitalaria Telemedicina Sensibilización y Educación para el Desarrll 4. PRINCIPIOS BÁSICOS El CIC muestra su cmprmis cn una cntinua mejra de ls prcess de seguimient y de ls instruments perativs; cn una prmción entre sus trabajadres de la cultura del seguimient y la evaluación; y cn el impuls a la participación frtaleciend las capacidades de ls scis lcales. Existe institucinalmente un cmprmis de cntrl, seguimient y evaluación de la actividad del CIC. El seguimient y la evaluación sn herramientas imprescindibles en el cicl de pryects de cperación internacinal y Educación para el Desarrll. Permiten la cnstrucción del cncimient. Deben prprcinar infrmación a tiemp para la vida de la intervención; permitir cambis; y, facilitar un aprendizaje rganizativ que mejre la institución. Su aplicabilidad cnllevará la retralimentación de ls pryects y prgramas del CIC; el aprvechamient de la infrmación para decisines futuras; y la rendición de cuentas hacia ls financiadres y la sciedad en su cnjunt. El prcedimient de seguimient y evaluación debe: Aumentar la calidad de ls prgramas y pryects, maximizand su impact. Mejrar la implementación. Mejrar una visión clara para el desarrll rganizacinal. Indicar valres añadids e inputs para la calidad. Frtalecer la relación cn las cntrapartes. Cmpartir leccines aprendidas. Favrecer la sstenibilidad Refrzar la atención sbre el cntext en el que se ejecuta la acción. Además debe: Tener un carácter práctic Estar cncebid hacia la acción Ser flexible Presentar hallazgs Cnstruirse participativamente Respnder a las necesidades

4 El seguimient y la evaluación frman parte del prcedimient de gestión cmún de un pryect prgrama. Su utilización permitirá justificar la lógica de intervención, mdificar actividades y diseñar mejres pryects en el futur. Pr tr lad, el seguimient y la evaluación se asumen cm un prces de aprendizaje que permite aprender a partir de las intervencines en prces finalizadas y una incrpración activa desde la experiencia. El aprendizaje facilita un ajuste cntinuad de las prácticas, plíticas, prcess y sistemas para mejrar la habilidad de prgramas y establecer metas que deben ser alcanzadas. Además permite la integración de ideas y prpuestas pr parte del persnal que trabaja en relación a la intervención de ls pryects prgramas. Permite entender la dinámica de trabaj de las cntrapartes y cmunidades de intervención, así cm un cntinu intercambi de experiencias. Además el prces en sí mejra las capacidades institucinales de ls scis lcales. 5. APLICACIÓN DE LA POLÍTICA El plan de seguimient y evaluación establece las siguientes fases de prducción de infrmación: Antes del inici de la actividad: EVALUACIÓN EX ANTE: examen de las alternativas de acuerd a una serie de criteris. PLAN ANUAL detallad de actividades cnsensuad cn las cntrapartes. PLAN OPERATIVO actualizand la identificación Peridicidad mensual: INFORMES DE PROGRESO TÉCNICOS Y ECONÓMICOS INTERNOS: Breves infrmes que sirvan para la entidad y su cmunicación cn financiadres. INFORME DE ACTIVIDADES: Debe remitirse al crdinadr de pryect y éste a su vez a la sede central del CIC. Cn la infrmación mensual se establece un feed-back cnstante cn ls departaments, delegacines y la sede central. Se facilita la cmunicación cn ls financiadres y el trabaj del persnal CIC. Ls infrmes mensuales n deben superar la extensión máxima de 10 páginas. Se debe tener presente que se trata de una infrmación cmplementaria, y de un md de trabaj que permite que el CIC y ls financiadres tengan un seguimient cnstante del trabaj. A su vez, también, ls técnics de pryects tienen una actualización cnstante del estad de ls pryects. Peridicidad trimestral: COMISIONES DE SEGUIMIENTO EN TERRENO: Mantener reunines cn el representante de AECID para valrar la evlución de ls resultads, así cm cn trs financiadres presentes. INFORMES FINANCIEROS. Ls infrmes permiten la cmparación de l ejecutad respect a l prgramad. ANÁLISIS DE POSIBLES MODIFICACIONES SUSTANCIALES DE PROYECTO. Peridicidad anual: COMISIONES DE SEGUIMIENTO EN SEDE CON AGENCIAS FINANCIADORAS CONCILIACIONES BANCARIAS: Elabrar cnciliacines bancarias para llevar el cntrl ecnómic del pryect

5 INFORMES DE SEGUIMIENTO INTERMEDIOS que crrespndan cn el plaz en función de las aprbacines de pryects. DOCUMENTACIÓN para la JUSTIFICACIÓN ECONÓMICA pr períds anuales. INFORME DE SEGUIMIENTO ANUAL: Este infrme supne un ejercici de análisis del pryect que debe ser elabrad junt a la representación del sci lcal. El cntenid de este ejercici de seguimient será la revisión en detalle de: grad de ejecución de las actividades, prblemas encntrads, análisis de la relación cstebenefici de las actividades en relación a l cnseguid, así cm de la dispnibilidad de ls recurss cmprmetids; el cmprtamient de ls indicadres pr resultad y el grad de adecuación y dispnibilidad de las fuentes de verificación previstas, ls factres externs que pueden haber sbrevenid y la estrategia para evitar sus efects negativs en el pryect, un análisis de prspectiva de ls factres de viabilidad, tales cm géner, desarrll institucinal y desarrll del enfque de derechs; revisión del grad de cumplimient de ls cmprmiss de ls principales scis de la acción, revisión de las pautas de crdinación cn las asciacines lcales relevantes, trs agentes de desarrll presentes en la zna, y la OTC, que hayan sid puestas en marcha pr el pryect; cnclusines y accines a llevar a cab para adecuar la actividad que pdrán reflejarse en la readecuación del crngrama slicitar cambis sustanciales para asegurar la cnsecución de ls resultads prevists Cn la finalización de la ejecución: INFORME FINAL DE LA INTERVENCIÓN: La preparación del Infrme Final es un trabaj clave y clabrativ entre sede y terren. Para que el trabaj resulte eficaz y eficiente psible debe prepararse un plan de trabaj dnde se marquen las respnsabilidades de ls departaments implicads y que supnga una revisión exhaustiva técnica y financiera. La versión definitiva crrerá a carg del CIC, quien l elevará al financiadr crrespndiente. EVALUACIÓN FINAL INTERNA/ EXTERNA / MIXTA según crrespnda: El cnsej Interhspitalari de Cperación quiere cncer el impact de sus actuacines. Pr ell, cn la finalización de la actividad, se realizará una evaluación final externa en la que se verificará el prgres en relación a ls resultads esperads. Esta evaluación tiene pr bjet buscar la mejra de la gestión y de la planificación a futur; arrjar leccines aprendidas; y refrzar la capacidad de rendir cuentas de ls gasts. La evaluación final externa debe argumentarse sbre ls criteris: PERTINENCIA EFICACIA EFICIENCIA IMPACTO POTENCIAL De esta frma, el Cnsej Interhspitalari de Cperación se cmprmete cn la transparencia de sus accines reflejadas en dicha evaluación que será divulgada-scializada en diferentes talleres en terren y en España, allá dnde ls resultads sean de relevancia para accines similares en el sectr. Las evaluacines externas pretenden a) revisar el desempeñ del CIC a través de las metas de evaluación ; b) identificar aquell que fue alcanzad; diseñar ls sucess cmunes, desafís y leccines aprendidas; y asesrar al CIC en relación al marc lógic de ls prgramas pryects; y c) elabrar recmendacines para el frtalecimient de la gestión e intervención en adelante. Las evaluacines deben pner el acent en aquells factres de desarrll que abrdan infrmación sbre la situación y el cntext general en que se lcalizan las accines. En este sentid deben tenerse en cnsideración las plíticas de apy, la capacidad institucinal, ls aspects sciculturales, el enfque de géner ls factres tecnlógics, ambientales y ecnómic-financiers

6 Las evaluacines deben estructurarse en base a: Resumen detallad de la ejecución. Estructura de la metdlgía utilizada (visitas, entrevistas...) Presentación y desarrll de la metdlgía utilizada (justificación) Valración en base a: eficiencia, eficacia, pertinencia, impact y viabilidad. Prpuestas. Cnclusines. Valración final. PLAN DE DEVOLUCIÓN DE RESULTADOS Y TRANSPARENCIA: La scialización mencinada debe cntemplarse en un plan de devlución de ls resultads al sci lcal y pblación beneficiaria. La ejecución de dich plan debe cntar cn la participación del clectiv beneficiari y específicamente de quienes hayan participad en las distintas tareas del pryect. Debe garantizarse en la ejecución de ls talleres de devlución de resultads la participación de actres relevantes de la pblación titular de derechs (rganizacines de mujeres, agentes de salud cmunitaria, autridades, etc.). Las accines de seguimient que se realicen deben incluir una reflexión cntinuada sbre aspects cm: Si la intervención sigue siend pertinente para las necesidades de la pblación meta. Si se han prducid cambis que deban rerientar la intervención Si hay persnas que se están viend perjudicadas pr la actividad del pryect prgrama Si hay una adecuada armnización cn tds ls agentes implicads Si se mantiene el acuerd de clabración cn la cntraparte. Si existe una cherencia de presupuest Si se cumplen ls tiemps planificads Si se están tmand medidas para el empderamient de las mujeres Si las institucines públicas están participand del pryect y mejrand sus capacidades Si se están prduciend impacts negativs sbre el entrn Si es adecuad el desarrll hacia la cnsecución de resultads Si existen efects psitivs del impact de la intervención en la pblación meta Si se van generand recurss para la sstenibilidad del pryect Si existe participación de la pblación beneficiaria y agentes de desarrll Si está mejrand la capacidad institucinal de la cntraparte Si la pblación beneficiaria sigue siend aquella sbre la que la ONGD deba fcalizarse Si las plíticas públicas del lugar siguen apyand la intervención Si existe una garantía de derechs humans Si se están cntempland mecanisms de transferencia en cas de ser necesaris a l larg de la vida del pryect Si la matriz de planificación del pryect sigue siend la adecuada Si las actividades están resultand adecuadas para la cnsecución de bjetivs Si se está alcanzand a la pblación meta definida OTRAS CONSIDERACIONES PRÁCTICAS - Elabración de acuerds de clabración entre el CIC y sus cntrapartes cm marc de actuación para el desarrll del pryect. (ver mdel de acuerd de clabración) - Definir persnas de referencia del sci lcal para asegurar su participación en el seguimient, y su grad de implicación. - Establecer calendaris de reunines del equip técnic y ecnómic, para analizar el grad de cumplimient de las tareas, ls prblemas encntrads y las sinergias a desarrllar.

7 - La presentación de ls infrmes de seguimient n interns debe respetar la nrmativa de cada financiadr, mdels y númer de infrmes a presentar. - Ls plazs de entrega sn de bligatri cumplimient. - En la elabración de ls Infrmes de seguimient intervienen crdinadres, técnics de pryects de representación y, en última instancia, técnics de pryects de sede central. Las funcines a desarrllar pr cada un sn las siguientes: El crdinadr se respnsabiliza de la preparación de ls infrmes de estad de las actividades. Debe señalar las deficiencias y ls punts que cnsidere de interés para el financiadr. Deberán tenerse en cuenta las especificacines cncretas de cada financiadr. El técnic de pryects en representación en el país debe servirse de ls infrmes de actividad y analizar la situación del pryect en base a dich dcument. El técnic en sede central revisa el infrme y l prepara para su enví al financiadr. Adjunta la dcumentación necesaria en cas de l requiera el infrme según nrmativa de financiadr.