MANUAL DE CLASIFICACION y ARCHIVO EXPEDIENTES

Transcripción

1 _ GERENCA GENERAL GERENCA DE ADMNSTRACON j : ; / MANUAL DE CLASFCACON y ARCHVO EXPEDENTES DE DEPARTAMENTO DE SSTEMAS ADMNSTRATVOS LA PAZ DCEMBRE DE 1996

2 \O Cenral de BOli me* de coms/o1dincia i 1! ;11-0 lo (fe $ nformación o\\ BANCO CENTRAL DE BOLVA TRAMTE Y ARCHVO DE EXPEDENTES <7 1- PROPOSTO Foralecer la capacidad de orden en el expedienes del Banco Cenral de Bolivia manejo de fo? 4> 1> 2- CONTENDO ATRBUCON Generación de expedienes Ordenamieno de expedienes Ordenamieno inerno de los expedienes Descripción de los expedienes Relación con el archivo conable del deparameno Acceso y consula de los expedienes Transferencias al Archivo Cenral Gerencia General y Gerencia de Adminisración 4 REVSON y ACTUALZACON El Deparameno de Sisemas Adminisraivos dependiene de la Subgerencia de Sisemas en consula y coordinación con la Gerencia de Adminisración Gerencias Subgerencias y Deparamenos 5 FECHA DE APROBACON 27 DE D CEMBRE DE 19f6 6 FRMAS DE APROBACON (Gerene General y Gerene de Adminisración -!_;;:;r: :::: :: ;:; Cl:/- OE [:\:\ VA\FCA PME VALENCA G -: ;; E 1 S E : R :1L :;c:: Co!;[í;L::E:L:OL\:; VV/CS Dpo- Siso Adm CASLLA: TE:!:X 8284 NAV1ufA TT;::vnNn!

3 Form o MANUAL DE PROCEDMENTOS GERENCA GENERAL GERENCA DE ADMNSTRACON o; o: : c;;::-::-: 1; ; :!U ú l; CODGO ( e! o o de 0 NORMAS GENERALES: Todas las series documenales y archivadas formando expedienes deberán seguir las normas para su generación ordenamieno descripción y 1 GENERACON DE LOS EXPEDENTES: 11 Desde el momeno de la generación de los expedienes hasa su archivo- se uilizarán como unidad de conservación carpeas\ de fuelle archivadores rápidos folders archivadores de palanca u oro conenedor adecuado máneniendo el mismo ipo de conenedor para cada serie y eviando en lo;posible raspasar la documenación del expediene de unconenedor a oro 12 Los documenos que van formando los expedienes serán archivados por ordencronológico:de ;ramiación de al manera que la documenación más anigua quede arás Los documenos se irán adjunando al expediene uno encima del oro por orden cronológic! 13 La foliación deberá empezar con: el número 1 en el primer documeno creado siguiendo la foliación en orden ascendene hasa la conclusión del rámie y del expediene 14 Por lo general y salvo en casos excepcionales se ubicará en el expediene un sólo ejemplar de cada documeno eviando la duplicidad y el malgaso de papel! 15 En caso de que falara algún documeno original se podrá reponer con una foocopia aclarando en el mismo su calidad 16 Las noas Y proveídos adjunos a los deberán ser separados de los mismos documenos no - ; DC/96 MAAjMLS PAGNA 1-9

4 ;/ MANUAL DE PROCEDMENTOS] Form GERENCA GENERAL GERENCA DE ADMNSTRACON :0:; [ : :: \:;;!;:::_: 1 e rl\ o: \ n w CODGO En caso de devolución de un deerminado documeno o cuando por su valor se guarda ese documeno en una caj a de seguridad el expediene deberá quedarse con una copia o foocopia del mismo en el lugar correspondiene como consancia de la exisencia de dicho documeno Toda la documenación generada en la prosecución de un deerminado rmie deber a ser archivado necesariamene en el expediene correspondiene de al manera que ese conenga la in1:ormación complea sobreodo el asuno ; F i - \ : Deberán eviarse la formación de archivos paralelos de ipos documenales con excepción de los que sean imprescindibles para un mejor manejo de la acción adminisraiva 111 Cada rámie o asuno deberá generar su propio expediene aunque ése sea muy coro y exisieran ya oros expedienes de la misma empresa o persona jurídica Eso en el enendido que el expediene es el resulado de una acción adminisraiva específica 112 En los casos en que hubiera nuevos asunos o conraos relacionados con algún rámie anerior no se abrirá un nuevo expediene quedando los documenos aneriores como anecedenes del rámie cenral 113 Cuando se raa de personas o empresas que rabajan de forma casi permanene con el BCB realizando areas muy similares se abrirá un expediene para la persona o la empresa y se ordenará ineriormene por asunos DC/9o ACTUALZADO! ANALlST A HAA/MLS PAGNA 2-9

5 l MANUAL DE PROCEDMENTOS] Form GERENCA GERENCA GENERAL DE ADMNSTRACON ;:;:::!:_-: :1-: \: ::; (hl 111 Er rco D: [U\1\ TRAMTE Y ARCHVO i r 1 f ; j ț Si un conjuno de documenos vinieran junos ya sea engrapados o anillados se deberán manener en el expediene ambién unidos --Las grapas meálicas serán 116 removidas poseriormene en elarchivo cenral - y Al momeno d:cónluir un rámie :cerrar e 1 expediene el funcionarioresponsable del rámie deberá escribir en la apa de la carpeala fecha de cierre del expediene eso con el fin de faciliar la ransferencia al archivo cenral- l l j: 117 Hasa el momeno que se pueda poner en ejecución un sisema compuar izado de HúA DE RUTA se coninuaran uilizando los cuadernos de :regisro para oda la documenación ORDENAMENTO DE LOS EXPEDENTES 1 1 d :- 21 Cada Deparameno o Unidad del BCB definirá el ipo de documenación y las series documenales que generan expedienes en sus respecivas unidades y normará el ordenamieno de las mismas omando en cuena que cada una de esas series es el resulado de acciones adminisraivas específicas y ienen por lo ano su propia esrucura inerna - -- Para un mejor ordenamieno de los expedienes ésos llevarán auoadhesivos de colores específicos para cada serie documenal Los auoadhesivos serán colocados en la apa de cada carpea en la esquina superior izquierda es decir que el auoadhesivo podrá ser ubicado fácilmene en los gaveeros Si se uilizaran archivadores de Palanca el auoadhesivo irá en el lomo del archivador DC/96 ANALlST A MAA/MLS PAGNA 3-9

6 Form MANUAL DE PROCEDMENTOS] \ : f ; La signaura inforrnal(ión: GERENCA GENERAL GERENCA DE ADMNSTRACON TRAMTE Y ARCHVO DE EXPEDENTES! l ::::\:i:! :: :: r-ij: c \ CODGO - lr o de /ni e/ OoC - ande En los auoadhesivos deberá ir escrio - y clara una signaura que sera propia de cada expediene Lo que significa que no exisirán dos signauras iguales La signaura será por lo ano la unidad de ordenamieno y descripción de cada expediene deberá ener en cuena la siguiene a Oficina producora de la documenación u oficina en la cual se archivará el expediene b Serie;sen al \ : ;: c - 1 : Persona /jurídica o Empresa ráme!!! \1 d Asuno o acción expediene j : \ \i i! : \ 1 1 -: paricipane en el P! adminisraiva que genera el j : :1 ; : :1 e Fecha de aperura del expediene (fecha del primer documeno generado en la;acción adminisraiva correspondiene es decir- sin omar en cuena fechas aneriores de anecedenes f Número de acceso Código de idenificación en el sisema Micro sis u oro sisema compuarizado de descripción Al momeno de cierre del expediene se aumenará a la signaura los siguienes daos: g Fecha de cierre del expediene h Número de fojas que coniene el expediene 25 La signaura expedienes DC/96 deberá figurar complea en odos los MAA/l1LS PAGNA 4-9

7 Form ;; MANUAL DE PROCEDMENTOS GERENCA GERENCA GENERAL DE ADMNSTRACON ( \ 1 \l\ : : :L 1: L O( l:; =rcj Cl! { : CODGO > f - # 1 } \ ; f : y : -j ó j< l :! ;1 :/ -a: o (fe nformación ooc Cada Deparameno o Unidad definira o a su esrucura orgánica e 1 ordenamieno de los expedienes en esanes o gaveas cuidando de no separar las series documenales y manener de manera rígida los principios de procedencia Y orden original El ordenamieno podrá ser cronológico alfabéico alfanumérico o de acuerdo a códigos preesablecidos (número de conrao número de rámie ec Se deberá raar de uilizar la menor canidad de codificadores para una ubicación más rápida : :\ \ Los expedienes de odas las seriesdocurnenales que sean ordenados POR ORDEN ESTRCTA1ENTE ALFABETCO seguirán las siguienes normas de ordenamieno: a b En el caso de personas elorden omará en cuena el pimer apellido Por ejemplo: PEREZ uan \ : \\ / i En caso de mujeres casadas /se;:omará en cuena el apellido de solera Por ejemplo: PEREZ de VARGAS Haría c En caso de empresa unipersonal se omara en cuena el apellido del propieario Por ejemplo: ALDERETE ROSALES Bufee d En el caso de insiuciones se omarán en cuena de acuerdo al orden en que fueron escrias Por ejemplo: BANCO NTERAMERCANO DE DESARROLLO BANCO MUNDAL ec e Si el nombre de la insiución empieza por un ariculo és no será omado en cuena Por ejemplo: Hacienda La preferida será ordenada como PREFERDA LA Hacienda Los expedienes que sean ordenados por orden cronológico de ramiación omarán en cuena la fecha de la primera comunicación que abre el rámie DC/96 ACTUALZADO! MAAjMLS! ; PAGNA 5-9

8 Form MANUAL DE PROCEDMENTOS] N Y SA GERENCA GERENCA TRAMTE GENERAL DE ADMNSTRACON Y ARCHVO DE ::: : ::: ;-:;: ;:: ;;/ ;i: :: ;; CODGO 29 Los expedienes que sean alfanuméricos omarán en cuena aneriores punos :1 \ 1: } 2 10 Los expedienes que sean ordenados siguiendo códigos preesablecidos deberán conar necesariamene con codificadores que permian acceder a la documenación 211 Periódicamene una comisión nombrada expresamene hará una revisión del ordenamieno y la ubicación correca de cada expediene Cada cajón de los gaveeros Y cada esane del archivo deberá llevar los daos sobre la serie documenal y el orden correspondiene en un lugar visible \! ORDENAMENTO NTERNO DE LOS EXPEDENTE5=/: 1 // f ; 3 1 Cada Deparameno o Unidad de 1 BCB deberá normar por escrio el ordenamieno inerno de cada serie documenal esableciendo claramene los documenos mínimos que deberá conener cada ipo de expediene y el orden de y los el mismos omando en cuena la acción adminisraiva rámie específico 4 DESCRPCON DE LOS EXPEDENTES: : 1 41 Todos los expedienes generados como consecuencia de una acción adminisraiva deberán ser descrios a ravés de un sisema compuarizado para llevar un mejor conrol de oda la documenación 42 En el momeno que ingrese un expediene al deparameno o unidad respeciva se deberán vaciar odos los daos correspondienes en el programa compuarizado de acuerdo a normas Y formaos ya previsos en cada programa DC/96 ACTUALZADO! MAA/MLS PAGNA 6-9

9 ( MANUAL DE PROCEDMENTOS] Form GERENCA GENERAL GERENCA DE ADHNSTRACON ;;;; (:\;2; < ;;:::: TRAMTE Y ARCHVO DE EXPEDENTES [ ] 43 En base al sisema de descripción compuarizada se imprimirán periódicamene de acuerdo a las necesidades lisas auxiliares de odos los expedienes i 5 ACCESO Y CONSULTA DE LOS EXPEDENTES: 51 De acuerdo al carácer de confidencialidad de los expedienes el acceso a los mismos se hallará resringido a los siguienes funcionarios de cada 52 Deparameno a b c d e o Unidad: efe dei Deparameno o Unidad Superisor con firma auorizada Pers6nai operaivo de la Unidad Secrearia Uj ier Archivisa f o Los funcionarios descrios en el acápi e anerior deberán soliciar los expedienes a la secrearia o a una persona encargada expresamene del manejo del Archivo quien regisrará la salida del expediene en un cuaderno habiliado expresamene con ese fin Una vez devuelo el expediene la secrearia o encargada anoará la devolución en el mismo cuaderno así como en el sisema compuar izado - 53 También endrán acceso a la información del archivo las Auoridades Y ejecuivos del BCB quienes deberán soliciarlo siguiendo las mismas normas que los funcionarios del Deparameno í ; p 54 Si se precisaran foocopias de cualquiera de los documenos del expediene se soliciarán las mismas a ravés de un formulario al efe del Deparameno o Unidad quien deberá dar su aprobación Una copia del formulario correspondiene deberá adjunarse al expediene precisando las hoj as que fueron foocopiadas DC/96 HAAjMLS PAGNA 7-9

10 Form [ MANUAL DE PROCEDMENTOS GERENCA GENERAL GERENCA DE ADMNSTRACON :! Lr:;;\ ;;:: ;\:;!\ ;; DE C CC!1l ( TRAMTE Y ARCHVO DE EXPEDE CODGO ral debo/ clenc y Al(: 111:> \\ : oro (/ e// e nfonnaci6n ooc : 55 Si algún oro funcionario o persona ineresada direcamene en cualquiera de los documenos o expedienes deseara una consula de los mismos deberá soliciarlo Deparameno por o medio de un formulario al efe Unidad precisando expresamene de los documenos El jefe de Deparameno deberá auorizar la consula > 6 56 En los dos casoseriores la secrearia o encargada deberá regisrar el présamo y!laconsul a en el cuaderno correspondieneasí como en el sisema compuarizado a / l :>: ;< \ r :\ TRANSFERENCAS ALARCHVO CENTRAL : \\ \ ; ( : ii 6 1 Anualmene: ula vez erminada la gesión se realizará la ransferencia de la documenación inaciva al Archivo Cenral del BCB ; El jefe del Deparameno o Unidad esablecerá el iempo de ciclo acivo de cada serie documenal Para deerminar el iempo en que se halla inacivo un deerminado expediene se acudirá al regisro compuarizado donde se han ido regisrando las diversas consulas del expediene :} Para realizar el rámie de ransferencia al Archivo Cenral se enviará una comunicación al deparameno de Archivos de 1 BCB que deberá dar la aprobación de la ransferencia Y enviar un funcionario a la oficina para un diagnósico sobre la canidad y condiciones de la documenación a ransferirse Una vez aprobada la ransferencia se procederá a la misma de acuerdo a las normas generales del Banco para esos rámies y adjunando a la documenación un invenario deallado de los expedienes ransferidos í 1 DC/S6 MAAjMLS PAGNA 8-9

11 ;;:? Form [ MANUAL DE PROCEDMENTOS] ARE A GERENCA GENERAL GERENCA DE ADHNSTRACON TRAMTE Y ARCHVO DE EXPEDENTES 1 (:1 _:i r -- : r ;\: : ::: ; :;;- prxc1 ;:!j- CODGO [ ] 66 El Depararno<:::no o Unidad respeciva abrirá una carpea auxiliar donde deberá guardar de manera ordenada oda la documenación referene al rámie de ransferencia \ j >- \ -/f o ( j : 1 ; > j; l : -!i 1 - ;! : j // fa ::\- \- - i <l ;! o - j - r 11 DC/96 MAA/MLS PAGNA 9-9